Lista de verificación para nuevos CFO: una hoja de ruta para tus primeros 100 días
Gartner predice que el 30% de los márgenes EBITDA se reducirán para 2027 debido a la débil demanda y al aumento de los costes.
Si eres el CFO, este y otros muchos problemas desafortunados acabarán encima de tu mesa antes de lo que imaginas.
Si quieres comenzar con fuerza, vas a necesitar un plan de acción... o, quizá, una nueva checklist para el CFO.
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Antecedentes de la checklist para el CFO
¿Por qué tomar consejos de mí? Como líder experimentado en informes financieros durante más de 15 años y certificado como Project Management Professional y profesional de TI, que ha ayudado a implementar sistemas financieros en pymes, grandes empresas y organismos gubernamentales, podrías decir que he aprendido un par de cosas.
Entre esas cosas, he aprendido que casi el 90% de los nuevos CFO luchan contra la autocrítica, lo que impacta negativamente en su desempeño.
Aunque puedo asegurarte que te has ganado tu lugar en la alta dirección hasta el infinito, estoy convencido de que la checklist para nuevos CFO que he elaborado te ayudará aún más.
No hay tiempo que perder, así que vayamos al grano con las iniciativas que lanzarán tu nuevo rol de la mejor manera posible.
Primeros 30 días: familiarízate con el terreno
Identifica asuntos financieros urgentes
Tómate un tiempo durante el primer mes para evaluar la situación financiera actual de tu empresa. Luego, organiza reuniones iniciales con las partes interesadas clave para añadir contexto a tus conclusiones.
¿Por qué? Te han contratado por una razón, así que necesitas averiguar exactamente cuál es esa razón desde una perspectiva imparcial.
Comprender estos temas es esencial, así que es importante que recopiles la mayor cantidad de información de primera mano antes de empezar a preguntar a cada interesado. Es como ser un detective contratado por la mafia... necesitas descubrir qué ha pasado, pero ten cuidado de no señalar con el dedo.
Comprende la economía unitaria y la política
La economía unitaria se refiere a los ingresos y costes directos asociados a cada actividad empresarial en tu empresa. Cuando se analiza correctamente, proporciona una visión general de la salud financiera.
Asegúrate de comprender la política, los actores y su impacto. Desarrollar un conocimiento profundo de la economía unitaria y la posible política que afecta a los departamentos y la cultura es también crucial.
Preguntas para hacer:
- ¿Cuánto nos cuesta adquirir un cliente?
- ¿Cuál es nuestro margen de beneficio en productos o servicios individuales?
- ¿Cuál es el clima político de la empresa y su impacto?
Las respuestas ayudarán a guiar los procesos de toma de decisiones sobre la asignación del gasto y los posibles escenarios de crecimiento. Esto ayuda a definir y alinear las principales prioridades de un nuevo CFO con las necesidades organizativas más amplias.
Continuo: desarrolla y fomenta relaciones sólidas
En toda la organización
Un CFO eficaz y progresista no puede trabajar en aislamiento.
Convertirse en un líder financiero exitoso en el mundo tecnológico actual va mucho más allá de hacer cálculos. Se trata de construir relaciones sólidas con todas las unidades de negocio y partes interesadas externas con las que trabajarás. Incorpora estos objetivos e interacciones.
- Comprende las necesidades únicas de cada unidad. Así podrás identificar dónde el negocio está siendo demasiado laxo con el presupuesto (te miro a ti, equipo de ventas) y qué equipos podrían necesitar un poco más de fondos.
- Habla abiertamente sobre cómo los procesos financieros afectan a estos departamentos. Esto te dará una visión más profunda de cómo funcionan las cosas y permitirá que otros vean el valor del equipo financiero. La interacción interdepartamental puede mejorar la gestión del gasto y asegurar la alineación entre las acciones operativas y los planes financieros.
Construir relaciones puede ayudar a agilizar procesos, a comprender la gestión de nóminas, y a una mayor rapidez en la resolución de discrepancias si surgen.
Otro aspecto clave es entender la cultura de tu empresa actual. Cada interacción ayuda a formar esta comprensión.
Preguntas para hacer:
- ¿Cómo colaboran las personas?
- ¿Qué motiva a las personas en cada equipo?
Los nuevos CFO que llegan a entornos potencialmente poco estructurados deben marcar la pauta fomentando un ambiente de trabajo positivo y eficiente.
Dentro de su(s) equipo(s) de finanzas
Mantener una conexión con los responsables de departamento relevantes, servicios externos, miembros del consejo y otros colegas financieros basada en la confianza y la comunicación abierta es crucial para las operaciones diarias.
Puedes aprovechar su conocimiento existente de la organización, incluidas sus fortalezas y debilidades, lo que te permite acceder a información sobre la organización más allá de los números.
Pero hay un posible desafío… Ten en cuenta que otros miembros del equipo financiero pueden haber sido pasados por alto para el puesto de CFO.
Asegúrate de escuchar las ideas, responder las preguntas de tus colegas, brindar retroalimentación constructiva, ayudarlos a conseguir pequeños logros y establecer expectativas claras desde el primer día. Esto fomenta el respeto mutuo, lo que conduce a lazos más fuertes.
A los 30 días: Visión a largo plazo y objetivos estratégicos
Una de tus responsabilidades principales como CFO tecnológico es la planificación financiera y establecer la brújula financiera para tu empresa de tecnología.
Crear una visión y unos objetivos coherentes con las aspiraciones empresariales más amplias es fundamental para el CFO, por lo que deberías comenzar este proceso al alcanzar el primer mes, completándolo a más tardar a los 45 días de haber asumido tu nuevo cargo.
Continuo: Garantizar el alineamiento con la estrategia de la empresa
Lograr la alineación entre los objetivos del departamento financiero y la estrategia más amplia de la empresa no solo es beneficioso, es esencial, especialmente para unas finanzas exitosas dentro de cualquier empresa tecnológica con ingresos anuales de $5-$50M. Esta integración permite que las finanzas apoyen el crecimiento y administren los recursos de manera inteligente.
La alineación estratégica se logra manteniendo la atención en los asuntos operativos diarios mientras se concentran en aspectos generales, como identificar indicadores clave de rendimiento (KPI) a nivel de equipo y corporación. El seguimiento de los KPI garantiza que todos los esfuerzos lleven a la empresa hacia sus objetivos estratégicos.
Continuo: Definir objetivos estratégicos
El siguiente paso en la planificación financiera es definir objetivos estratégicos individuales para crear una hoja de ruta financiera. Debes estar preparado para responder estas preguntas:
- ¿Qué hitos se deben alcanzar en uno, tres y cinco años?
- ¿A qué mercados debemos planificar ingresar o expandirnos?
- ¿Qué tipo de cliente es el más conveniente para perseguir?
- ¿Dónde estamos haciendo gastos innecesarios?
- ¿Qué equipos o departamentos necesitan mayor visibilidad sobre sus operaciones?
Tu planificación financiera modelará en gran medida estas respuestas y creará una hoja de ruta para el avance de la organización.
A los 60 días y anualmente: Auditar procesos existentes
Los nuevos CFO deben facilitar la auditoría de los procesos existentes para evaluar el estado actual e identificar posibles problemas. Realizar una auditoría te permitirá ver dónde están las cosas actualmente y descubrir posibles advertencias o ineficiencias.
3 aspectos clave a tener en cuenta:
- Datos inexactos: Si tus números no cuadran, podría ser señal de problemas más profundos en la entrada de datos o en los procedimientos de reporte financiero.
- Falta de controles internos: Los déficits en controles internos pueden dejar espacio para errores o posibles fraudes. Asegúrate de que existan mecanismos de control y supervisión en todas las operaciones financieras.
- Mala gestión del flujo de efectivo: Los fondos que no se asignan eficientemente o que tienen una alta tasa de consumo sin un retorno de inversión (ROI) significativo pueden indicar una mala administración de los recursos.
Si estos problemas o señales de alerta no se abordan rápidamente, pueden causar daños catastróficos con el tiempo. Además, si puedes hacer algo al respecto… ¿por qué no hacerlo?
Este proceso de auditoría se puede simplificar mediante el uso de software de auditoría financiera y contable, que rastrea y analiza métricas empresariales completas por ti, permitiéndote centrarte en los aspectos más subjetivos de tu rol.
60-90 Días: Prioriza Tus Hallazgos de la Auditoría
Después de realizar la auditoría, el siguiente paso es la priorización. Como CFO, deberás decidir qué se debe priorizar y cómo.
Piénsalo como un proceso de triaje que prioriza la urgencia y el impacto: abordar los problemas que afectarán significativamente la salud financiera de tu empresa.
Comienza clasificando los problemas según su gravedad y cómo afectan los objetivos de tu empresa. Luego, crea un plan de acción para cada categoría, empezando por los elementos de mayor prioridad.
Cuando haces un plan así y lo completas antes de los 90 días, demuestras tu utilidad e inspiras confianza en toda la empresa sobre tus capacidades. En otras palabras, querrás hacerlo.
En Curso: Establece Controles Financieros Efectivos
Como CFO, ya sea por primera vez o de regreso en la industria tecnológica, contar con controles financieros adecuados debe estar en tu lista de tareas por hacer como nuevo CFO.
Establecer controles financieros internos adecuados es tan crucial como suena de desafiante; sin embargo, es una de las áreas más importantes que vas a abordar en tu rol. Ahora que estás a cargo, eres responsable de cualquier cosa que pase por alto.
En Curso: Implementa Procedimientos Contables Sólidos
Procedimientos contables sólidos conforman la base de controles financieros robustos. ¿Cómo se ve eso?
Aquí tienes un ejemplo. Piensa en tu sistema de seguridad en casa: es multicapa, con alarmas, cerraduras y quizás videovigilancia. Un buen procedimiento contable debe tener varias capas, como prácticas de contabilidad precisas, auditorías regulares y procesos estrictos de aprobación de gastos. Los procedimientos contables son tu primera línea de defensa contra errores o fraudes.
Los procedimientos y sistemas contables proveen datos fiables para informar sobre los indicadores clave de desempeño (KPI), los puntos de referencia para medir la salud de tu función financiera. Comienza con buen pie realizando estas tres tareas.
- Familiarízate con todos los procesos internos actuales
- Identifica problemas urgentes y no urgentes
- Resuelve todos los problemas urgentes de inmediato
- Establece un cronograma realista para abordar los problemas no urgentes pronto después
Parece abrumador al principio, pero recuerda que Roma no se construyó en un día.
En Curso: Mantén la Transparencia del Flujo de Efectivo
Un/a CFO exitoso/a sabe que la transparencia es fundamental al gestionar el flujo de efectivo en toda la organización y al hacer pronósticos de planificación y análisis financiero (FP&A).
Compartir información financiera puede ayudar a fortalecer la confianza del equipo y facilitar una toma de decisiones más informada, mejorando finalmente la gestión de gastos.
¿Cómo logras esta transparencia?
La clave es utilizar herramientas modernas de transformación digital para que todos los integrantes relevantes del equipo tengan visibilidad en tiempo real del estado del flujo de caja. Estas herramientas facilitan la automatización de tareas y flujos de trabajo rutinarios y liberan tiempo para la planificación estratégica, haciendo tus días mucho más sencillos.
Después de tus primeros 90 días
Deberías procurar tener todas estas tareas completadas o estandarizadas para el análisis continuo al final de tus primeros 90 días. Si lo haces, te estarás preparando para el éxito a largo plazo.
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