Lista de Verificación para Nuevos CFO: Una Hoja de Ruta para tus Primeros 100 Días
Gartner predice que el 30% de los márgenes EBITDA se reducirán de aquí a 2027 debido a la débil demanda y al aumento de costos.
Si estás en el puesto de CFO, esto —junto a otros problemas desafortunados— estarán pronto en tu escritorio antes de que te des cuenta.
Si quieres empezar con buen pie, vas a necesitar un plan de acción... o, quizá, una nueva lista de verificación para el CFO.
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Antecedentes de la lista de verificación para CFO
¿Por qué tomar consejos de mí? Como líder experimentado en informes financieros durante más de 15 años y profesional certificado en Gestión de Proyectos y Tecnología de la Información, que ha ayudado a implementar sistemas financieros en PyMES, grandes empresas y organismos gubernamentales, podría decirse que he aprendido unas cuantas cosas.
Entre esas cosas, he aprendido que casi el 90% de los nuevos CFO enfrentan inseguridad que afecta negativamente su desempeño.
Aunque puedo asegurarte que te has ganado tu puesto en el C-Suite hasta el cansancio, estoy seguro de que la lista de verificación que he creado para nuevos CFO te ayudará aún más.
No hay tiempo que perder— así que vayamos directo al grano con las iniciativas que harán que tu nuevo rol arranque de la mejor manera.
Primeros 30 días: Conoce el panorama
Identifica problemas financieros urgentes
Tómate un tiempo durante el primer mes para evaluar el estado actual de las finanzas de tu empresa. Luego, organiza reuniones iniciales con los principales interesados para dar contexto a tus hallazgos.
¿Por qué? Te han contratado por una razón, así que necesitas averiguar exactamente cuál es esa razón desde una perspectiva imparcial.
Comprender estos problemas es esencial, por lo que debes tener cuidado de recopilar la mayor cantidad de datos de primera mano posible antes de consultar a los interesados individuales. Es como ser un detective contratado por la mafia... necesitas descubrir qué sucedió, pero ten cuidado de no señalar culpables.
Comprende la economía unitaria y la política interna
La economía unitaria se refiere a los ingresos directos y costos asociados a cada actividad empresarial en tu compañía. Cuando se analizan correctamente, ofrecen una visión general de la salud financiera.
Asegúrate de entender la política interna, quiénes son los principales actores y su impacto. Desarrollar un conocimiento profundo de la economía unitaria y de la política interna que afecta a los departamentos y a la cultura, también es crucial.
Preguntas para hacer:
- ¿Cuánto nos cuesta adquirir un solo cliente?
- ¿Cuál es nuestro margen de beneficio por producto o servicio individual?
- ¿Cuál es el clima político de la empresa y su impacto?
Las respuestas ayudarán a guiar los procesos de toma de decisiones sobre la asignación de gastos y posibles escenarios de aumento de escala. Esto ayuda a definir y alinear las principales prioridades de un nuevo CFO con las necesidades globales de la organización.
En curso: Desarrolla y fomenta relaciones sólidas
En toda la organización
Un CFO efectivo y proactivo no puede trabajar en aislamiento.
Convertirse en un líder financiero exitoso en el mundo actual, impulsado por la tecnología, va más allá de analizar cifras. Se trata de construir relaciones sólidas con todas las unidades de negocio y partes interesadas externas con las que trabajarás. Incorpora estos objetivos e interacciones.
- Comprende las necesidades únicas de cada unidad. Así puedes determinar dónde el negocio es demasiado laxo con el presupuesto (te miro a ti, ventas) y qué equipos podrían necesitar un poco de dinero extra.
- Habla abiertamente sobre cómo los procesos financieros afectan a estos departamentos. Esto te dará una comprensión más profunda de cómo funcionan las cosas y permitirá que otros vean el valor del equipo financiero. La interacción transversal puede mejorar la gestión del gasto al tiempo que garantiza la alineación entre las acciones operativas y los planes financieros.
Construir relaciones con otros puede ayudar a optimizar los procesos, comprender la gestión de nóminas y lograr tiempos de resolución más rápidos si surge alguna discrepancia.
Otro aspecto fundamental es comprender la cultura de la empresa en la que estás. Cada interacción ayuda a formar este entendimiento.
Preguntas para hacer:
- ¿Cómo colaboran las personas?
- ¿Qué motiva a las personas en cada equipo?
Los nuevos CFO que se incorporan a entornos potencialmente poco estructurados deben marcar la pauta fomentando un ambiente de trabajo positivo y eficiente.
Dentro de tus equipos financieros
Mantener una conexión con los jefes de departamento relevantes, servicios externos, miembros de la junta y otros colegas financieros basada en la confianza y la comunicación abierta es crucial para las operaciones diarias.
Puedes aprovechar su conocimiento existente de la organización, incluyendo sus fortalezas y debilidades, lo que te permite acceder a información sobre la organización más allá de los números.
Pero hay un posible desafío… Ten en cuenta que otros miembros del equipo financiero pueden haber sido pasados por alto para el puesto de CFO.
Asegúrate de escuchar ideas, responder preguntas de tus colegas, proporcionar retroalimentación de manera constructiva, ayudarlos a lograr victorias rápidas y establecer expectativas claras desde el primer día. Esto fomenta el respeto mutuo, lo cual conduce a vínculos más sólidos.
A los 30 días: Visión a largo plazo y objetivos estratégicos
Una de tus responsabilidades principales como CFO tecnológico es la planificación financiera y el establecimiento del rumbo financiero para tu empresa tecnológica.
Crear una visión y metas alineadas con las aspiraciones de negocio más amplias es fundamental para el CFO, por lo que deberías comenzar este proceso en el primer mes y finalizarlo a más tardar a los 45 días de asumir tu nuevo cargo.
En curso: Garantizar la alineación con la estrategia de la empresa
Lograr la alineación entre los objetivos del departamento de finanzas y la estrategia general de la empresa no solo es beneficioso, es esencial, especialmente para unas operaciones financieras exitosas dentro de cualquier empresa tecnológica que genera entre $5-$50M al año. Esta integración permite que las finanzas impulsen el crecimiento y brinden una gestión inteligente de recursos.
La alineación estratégica ocurre al mantenerte al tanto de los asuntos operativos diarios y, al mismo tiempo, centrarte en los grandes temas, como identificar indicadores clave de desempeño (KPIs) a nivel de equipo y corporativo. El seguimiento de los KPIs garantiza que todos los esfuerzos dirijan a la empresa hacia sus objetivos estratégicos.
En curso: Definición de objetivos estratégicos
El siguiente paso en la planificación financiera es definir objetivos estratégicos individuales para crear una hoja de ruta financiera. Debes estar preparado para responder estas preguntas:
- ¿Qué hitos deben alcanzarse en uno, tres y cinco años?
- ¿En qué mercados deberíamos planificar entrar o expandirnos?
- ¿Qué tipo de cliente es ideal para que busquemos?
- ¿Dónde estamos gastando innecesariamente?
- ¿Qué equipos o departamentos necesitan mayor visibilidad de sus operaciones?
Tu planificación financiera dará forma significativa a estas respuestas y creará una hoja de ruta accionable para el camino de tu organización hacia adelante.
A los 60 días y anualmente: Auditar los procesos existentes
Los nuevos CFO deben facilitar la auditoría de los procesos existentes para evaluar el estado actual e identificar posibles problemas. Realizar una auditoría te permitirá ver cómo están las cosas en la actualidad y descubrir cualquier señal de alerta o ineficiencia.
3 elementos clave a tener en cuenta:
- Datos inexactos: Si tus cifras no cuadran, esto podría señalar problemas más profundos en la entrada de datos o en los procedimientos de reporte financiero.
- Falta de controles internos: Déficits en los controles internos pueden dejar margen para errores o posibles fraudes. Asegúrate de que existan mecanismos de control y equilibrio en todas las operaciones financieras.
- Mala gestión del flujo de caja: Fondos que no se asignan de manera eficiente o presentan una alta tasa de consumo sin un retorno sobre la inversión (ROI) significativo pueden indicar una mala gestión de los recursos.
Si estos problemas u otras señales de alerta no se abordan rápidamente, pueden causar daños catastróficos con el tiempo. Además, si puedes hacer algo al respecto… ¿por qué no lo harías?
Este proceso de auditoría puede simplificarse mediante el uso de software de auditoría financiera y contable, que rastrea y analiza las métricas empresariales de forma integral, permitiéndote centrarte en los aspectos más subjetivos de tu función.
De 60 a 90 días: Prioriza los hallazgos de tu auditoría
Después de realizar la auditoría, el siguiente paso es la priorización. Como CFO, tendrás que decidir qué necesita ser priorizado y cómo.
Piénsalo como un proceso de triaje que prioriza la urgencia y el impacto, abordando los problemas que afectarán significativamente la salud financiera de tu empresa.
Comienza categorizando los problemas según su gravedad y cómo impactan los objetivos de la empresa. Luego, crea un plan de acción para cada categoría, comenzando por los elementos de alta prioridad.
Cuando elaboras un plan así y lo completas antes de cumplir los 90 días, demuestras tu utilidad e inspiras confianza en toda la organización respecto a tus capacidades. En otras palabras, querrás hacerlo.
Continuo: Establece controles financieros efectivos
Como CFO, ya sea primerizo o con experiencia previa en el sector tecnológico, contar con controles financieros adecuados debe estar en tu checklist de nuevo CFO.
Implementar controles financieros internos adecuados es tan crucial como parece desafiante; sin embargo, es una de las áreas más importantes en las que vas a intervenir en tu función. Ahora que estás al mando, eres responsable de todo lo que se escape.
Continuo: Implementa procedimientos contables sólidos
Los procedimientos contables sólidos establecen la base de unos controles financieros robustos. ¿Y esto cómo se ve en la práctica?
Aquí tienes un ejemplo. Piensa en tu sistema de seguridad doméstica: es de varias capas, con alarmas, cerraduras y quizás videovigilancia. Un buen procedimiento contable debe tener varias capas, como prácticas de contabilidad precisas, auditorías periódicas y procesos estrictos de aprobación de gastos. Los procedimientos contables son tu primera línea de defensa contra errores o fraudes.
Los procedimientos y sistemas contables proporcionan datos fiables para informar los indicadores clave de rendimiento (KPI), que son los puntos de chequeo para medir la salud de la función financiera. Empieza con buen pie realizando estas tres tareas.
- Familiarízate con todos los procesos internos actuales
- Identifica problemas urgentes y no urgentes
- Resuelve todos los problemas urgentes de inmediato
- Establece un plazo realista para abordar los problemas no urgentes próximamente
Puedes sentirte abrumado al principio, pero recuerda: Roma no se construyó en un día.
Continuo: Mantén la transparencia en el flujo de caja
Un CFO exitoso sabe que la transparencia es fundamental al gestionar el flujo de caja en toda la organización y al realizar pronósticos de planificación financiera y análisis (FP&A).
Compartir la información financiera puede ayudar a fortalecer la confianza del equipo y facilitar una toma de decisiones más informada, mejorando en última instancia la gestión de los gastos.
¿Cómo lograr esta transparencia?
La clave está en usar herramientas de transformación digital moderna que permitan a todos los miembros relevantes del equipo tener visibilidad en tiempo real del estado del flujo de caja. Estas herramientas facilitan la automatización de tareas y flujos de trabajo rutinarios y liberan tiempo para la planificación estratégica, haciendo tus jornadas mucho más sencillas.
Después de tus primeros 90 días
Deberías procurar tener todas estas tareas completadas o estandarizadas para su análisis continuo al final de tus primeros 90 días. Si lo logras, te estarás preparando para el éxito durante mucho tiempo.
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