Nueva lista de verificación para directores financieros: una hoja de ruta para tus primeros 100 días
Gartner predice que se espera que los márgenes de EBITDA del 30 % se reduzcan para 2027 debido a la débil demanda y al aumento de los costos.
Si ocupas el puesto de director financiero, esto —y una desafortunada multitud de otros problemas— serán asuntos sobre tu escritorio antes de que te des cuenta.
Si quieres empezar con buen pie, vas a necesitar un plan de acción… o, quizás, una nueva lista de comprobación para directores financieros.
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Contexto de la lista de comprobación para directores financieros
¿Por qué aceptar consejos de mi parte? Como líder con más de 15 años de experiencia en informes financieros y profesional certificado en gestión de proyectos y especialista en tecnologías de la información que ha ayudado a implementar sistemas financieros en pymes, grandes empresas y organismos gubernamentales, se podría decir que he aprendido algunas cosas.
Entre esas cosas, he aprendido que casi el 90 % de los nuevos directores financieros tienen dificultades con la inseguridad personal, lo que afecta negativamente a su desempeño.
Aunque podría asegurarte hasta quedarme sin voz que te has ganado tu lugar en la alta dirección, estoy convencido de que la nueva lista de comprobación para directores financieros que he creado te ayudará aún más.
No hay tiempo que perder, así que vayamos al grano con las iniciativas que harán que empieces tu nuevo puesto con buen pie.
Primeros 30 días: conoce el terreno
Identifica los problemas financieros urgentes
Dedica algo de tiempo durante el primer mes a evaluar el estado actual de las finanzas de tu empresa. Después, organiza reuniones iniciales con las partes interesadas clave para añadir contexto a tus conclusiones.
¿Por qué? Te contrataron por una razón, así que necesitas averiguar exactamente cuál es desde una perspectiva imparcial.
Comprender estos problemas es esencial, por lo que debes asegurarte de recopilar tantos datos de primera mano como puedas antes de empezar a preguntar a las distintas partes interesadas. Es como ser un detective contratado por la mafia… necesitas averiguar qué ocurrió, pero ten cuidado de no señalar culpables.
Comprende la economía unitaria y la política interna
La economía unitaria se refiere a los ingresos y costos directos asociados con cada actividad empresarial de tu empresa. Cuando se calculan correctamente, proporcionan una imagen general de la salud financiera.
Asegúrate de comprender la política interna, a las personas implicadas y su impacto. También es crucial desarrollar un conocimiento profundo de la economía unitaria y de los posibles conflictos políticos que afectan a los departamentos y a la cultura.
Preguntas que debes hacer:
- ¿Cuánto nos cuesta adquirir un solo cliente?
- ¿Cuál es nuestro margen de beneficio en cada producto o servicio?
- ¿Cuál es el clima político de la empresa y cuál es su impacto?
Las respuestas ayudarán a orientar los procesos de toma de decisiones relacionados con la asignación del gasto y los posibles escenarios de ampliación. Esto ayuda a definir y alinear las principales prioridades del director financiero con las necesidades más amplias de la organización.
De forma continua: desarrolla y fomenta relaciones sólidas
En toda la organización
Un director financiero eficaz y progresista no puede trabajar de forma aislada.
Convertirse en un líder financiero exitoso en el mundo actual impulsado por la tecnología va más allá de hacer cálculos. Se trata de construir relaciones sólidas con todas las unidades de negocio y las partes interesadas externas con las que trabajarás. Incorpora estos objetivos e interacciones.
- Comprende las necesidades específicas de cada unidad. Puedes determinar dónde la empresa está siendo demasiado flexible con el presupuesto (te estoy mirando a ti, equipo de ventas) y qué equipos podrían necesitar un poco de dinero extra.
- Habla abiertamente sobre cómo los procesos financieros afectan a estos departamentos. Esto te proporcionará una comprensión más profunda de cómo funcionan las cosas y permitirá que los demás vean el valor del equipo financiero. La interacción interfuncional puede mejorar la gestión del gasto, al tiempo que garantiza la alineación entre las acciones operativas y los planes financieros.
Construir relaciones con los demás puede ayudar a agilizar los procesos, ayudarte a comprender la nómina y conducir a tiempos de resolución más rápidos si surge alguna discrepancia.
Otro aspecto fundamental es comprender la cultura existente de tu empresa. Cada interacción contribuye a formar esta comprensión.
Preguntas que debes hacer:
- ¿Cómo colaboran las personas?
- ¿Qué impulsa a las personas de cada equipo?
Los nuevos directores financieros que se incorporan a entornos potencialmente desestructurados deben marcar la pauta fomentando un entorno de trabajo positivo y eficiente.
Dentro de su(s) equipo(s) financiero(s)
Mantener una conexión con los responsables de los departamentos pertinentes, los servicios de terceros, los miembros de la junta directiva y otros colegas del área financiera basada en la confianza y la comunicación abierta es crucial para las operaciones diarias.
Puede aprovechar sus conocimientos existentes sobre la organización, incluidos sus puntos fuertes y débiles, lo que le permite acceder a un conocimiento de la organización que va más allá de las cifras.
Pero existe un posible desafío… Tenga en cuenta que es posible que se haya pasado por alto a otros responsables del equipo financiero para el puesto de director financiero.
Asegúrese de escuchar las ideas, responder a las preguntas de sus colegas, proporcionar comentarios constructivos, ayudarles a encontrar logros rápidos y establecer expectativas claras desde el primer día. Esto fomenta el respeto mutuo, lo que conduce a vínculos más sólidos.
A los 30 días: visión a largo plazo y objetivos estratégicos
Una de sus principales responsabilidades como director financiero de una empresa tecnológica es la planificación financiera y el establecimiento de la brújula financiera de su empresa tecnológica.
Crear una visión y unos objetivos coherentes con las aspiraciones empresariales más amplias es fundamental para el director financiero, por lo que debe intentar iniciar este proceso al cumplirse el primer mes y completarlo como máximo 45 días después de asumir su nuevo puesto.
De forma continua: garantizar la alineación con la estrategia de la empresa
Lograr la alineación entre los objetivos del departamento financiero y la estrategia general de la empresa no solo es beneficioso, sino esencial, especialmente para que las operaciones financieras tengan éxito en cualquier empresa tecnológica que genere entre $5-$50M al año. Esta integración permite que las finanzas apoyen el crecimiento y proporcionen plenamente una gestión inteligente de los recursos.
La alineación estratégica se logra manteniendo la atención sobre los asuntos operativos diarios mientras se centra en los aspectos generales, como la identificación de indicadores clave de rendimiento (KPIs) a nivel de equipo y corporativo. El seguimiento de los KPI garantiza que todos los esfuerzos impulsen a la empresa hacia sus objetivos estratégicos.
De forma continua: establecer objetivos estratégicos
El siguiente paso de la planificación financiera es definir objetivos estratégicos individuales para crear una hoja de ruta financiera. Debe estar preparado para responder a estas preguntas:
- ¿Qué hitos deben alcanzarse en uno, tres y cinco años?
- ¿En qué mercados deberíamos planificar entrar o expandirnos?
- ¿Qué cliente nos conviene buscar?
- ¿Dónde estamos gastando innecesariamente?
- ¿Qué equipos o departamentos necesitan mayor visibilidad sobre sus operaciones?
Su planificación financiera dará forma significativa a estas respuestas y creará una hoja de ruta viable para el avance de su organización.
A los 60 días y anualmente: auditar los procesos existentes
Los nuevos directores financieros deben facilitar la auditoría de los procesos existentes para evaluar el estado actual e identificar posibles problemas. La realización de una auditoría le permitirá ver cuál es la situación actual y descubrir cualquier señal de alerta o ineficiencia.
3 aspectos clave que debe buscar:
- Datos inexactos: Si tus cifras no cuadran, podría ser una señal de problemas más profundos con la introducción de datos o los procedimientos de informes financieros.
- Falta de controles internos: Las deficiencias en los controles internos pueden dejar margen para errores o posibles fraudes. Asegúrate de que existan mecanismos de control y contrapesos en todas las operaciones financieras.
- Mala gestión del flujo de caja: Los fondos que no se asignan de manera eficiente o que tienen una alta tasa de consumo sin un retorno significativo de la inversión (ROI) pueden indicar una mala gestión de los recursos.
Si estos problemas u otras señales de alerta no se abordan rápidamente, pueden causar daños catastróficos con el tiempo. Además, si puedes hacer algo al respecto… ¿por qué no lo harías?
Este proceso de auditoría puede simplificarse mediante un software de auditoría financiera y contable, que realiza un seguimiento y análisis exhaustivo de las métricas empresariales por ti, lo que te permite centrarte en los aspectos más subjetivos de tu función.
Días 60-90: Prioriza los resultados de tu auditoría
Después de realizar la auditoría, el siguiente paso es establecer prioridades. Como director financiero, tendrás que decidir qué debe priorizarse y cómo.
Piensa en ello como un proceso de priorización que determina la urgencia y el impacto, abordando los problemas que afectarán significativamente a la salud financiera de tu empresa.
Empieza por clasificar los problemas según su gravedad y el impacto que tienen en los objetivos de tu empresa. Después, crea un plan de acción para cada categoría, empezando por los elementos de mayor prioridad.
Cuando elaboras un plan como este y lo completas antes de que transcurran 90 días, demuestras tu utilidad e inspiras confianza en tus capacidades en toda la empresa. En otras palabras, querrás hacerlo.
Continuo: Establece controles financieros eficaces
Como director financiero por primera vez o que regresa a la industria tecnológica, contar con controles financieros adecuados debe formar parte de tu lista de tareas para tu nuevo puesto.
Establecer controles financieros internos adecuados es tan crucial como parece abrumador; sin embargo, es una de las áreas más importantes que abordarás en tu función. Ahora que estás al mando, eres responsable de todo lo que se escape entre las grietas.
Continuo: Implementa procedimientos contables sólidos
Los procedimientos contables sólidos sientan las bases de unos controles financieros firmes. Entonces, ¿cómo se ven en la práctica?
Aquí tienes un ejemplo. Piensa en el sistema de seguridad de tu hogar: cuenta con varias capas, como alarmas, cerraduras y quizá videovigilancia. Un procedimiento contable sólido debería tener varias capas, como prácticas precisas de contabilidad, auditorías periódicas y procesos estrictos de aprobación de gastos. Los procedimientos contables son tu primera línea de defensa contra errores o fraudes.
Los procedimientos y sistemas contables proporcionan datos fiables para definir indicadores clave de rendimiento (KPI), los puntos de referencia para medir la salud de tu función financiera. Empieza con buen pie con estas tres tareas.
- Familiarízate con todos los procesos internos actuales
- Identifica los problemas urgentes y no urgentes
- Resuelve rápidamente todos los problemas urgentes
- Establece un plazo realista para abordar poco después los problemas no urgentes
Al principio puede parecer abrumador, pero recuerda que Roma no se construyó en un día.
Continuo: Mantén la transparencia del flujo de caja
Un director financiero eficaz sabe que la transparencia es fundamental al gestionar el flujo de caja en toda la organización y en las previsiones de planificación y análisis financieros (FP&A).
Compartir información financiera puede ayudar a reforzar la confianza del equipo y facilitar una toma de decisiones más informada, mejorando en última instancia la gestión del gasto.
¿Cómo puedes lograr esta transparencia?
La clave está en utilizar herramientas modernas de transformación digital para ofrecer a todos los miembros pertinentes del equipo visibilidad en tiempo real del estado del flujo de caja. Estas herramientas facilitan la automatización de tareas y flujos de trabajo rutinarios y liberan tiempo para la planificación estratégica, haciendo que tus días sean mucho más llevaderos.
Después de tus primeros 90 días
Al final de tus primeros 90 días, deberías haber completado o estandarizado todas estas tareas para el análisis continuo. Si lo haces, estarás sentando las bases para alcanzar el éxito durante mucho tiempo.
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