«Gestión del gasto» y «gestión de gastos»: estos dos términos suelen utilizarse indistintamente en el ámbito empresarial. Aunque como conceptos presentan similitudes, es importante comprender que son ideas diferentes, cada una con sus propios matices operativos específicos. Exploremos la esencia de cada término, expliquemos las diferencias entre la gestión del gasto y la gestión de gastos, y presentemos ejemplos de herramientas SaaS que ayudan a facilitar cada proceso.
Diferencias entre costes, gasto & gastos
Es importante empezar con un poco de confusión. Es broma (más o menos).
He visto diferentes publicaciones de blog afirmar que existe una diferencia fundamental entre los términos coste, gasto y gastos... pero no estoy de acuerdo. Costes = gasto = gastos.
Es hora de hacer una aclaración. Hay casos en los que estos términos se utilizan de forma diferente. La gestión de gastos suele referirse específicamente a los gastos reembolsables y las cuentas de gastos. Los contables suelen llamar «gastos» a todas las cosas que implican «gasto» (es decir, los costes asociados a la actividad empresarial); sin embargo, cuando se habla de gestión de gastos, «gasto» probablemente se refiere al proceso de aprobar, realizar el seguimiento y reembolsar los gastos en los que incurren los empleados individualmente.
Definición de la gestión del gasto
La gestión del gasto hace referencia a la estrategia integral y a las iniciativas empleadas por las organizaciones para controlar y optimizar sus gastos durante todo el ciclo de adquisición. Esto incluye desde la identificación de una necesidad hasta su satisfacción mediante la búsqueda de proveedores, la compra, la recepción y el pago.
Una herramienta como Coupa, una plataforma de gestión del gasto basada en la nube, proporciona una solución integrada que cubre las adquisiciones, la facturación y la gestión de gastos, ofreciendo una visibilidad completa de todas las categorías del gasto empresarial. Esta visión clara permite a las empresas comprender sus patrones de gasto, detectar ineficiencias y diseñar mejoras estratégicas. Las empresas que utilizan la gestión del gasto se benefician de una visibilidad presupuestaria y unos flujos de trabajo de aprobación más accesibles, que permiten controlar los gastos «no autorizados» y exigir revisiones más rigurosas.
Los sectores como la fabricación, el comercio minorista y la logística, que gestionan procesos de adquisición amplios, suelen implementar estrategias rigurosas de gestión del gasto. Debido a sus gastos considerables y diversos, estos sectores pueden beneficiarse enormemente de las eficiencias y reducciones de costes que aporta una gestión integral del gasto.
En qué consiste la gestión de gastos
La gestión de gastos, un componente de la gestión del gasto, se centra en el control y el reembolso de los gastos empresariales en los que incurren los empleados. Esta categoría puede incluir costes operativos como viajes, ocio y material de oficina que los empleados pagan en el desempeño de sus funciones.
Una solución SaaS para la gestión de gastos como Expensify o Concur proporciona un proceso optimizado para realizar el seguimiento, informar y reembolsar estos gastos. Con el seguimiento automatizado de recibos, las comprobaciones del cumplimiento de las políticas y los rápidos procesos de reembolso, estas herramientas simplifican y agilizan la gestión de gastos.
La gestión de gastos es un aspecto fundamental para los sectores con un alto grado de gastos iniciados por los empleados, como las empresas de consultoría, ventas y servicios profesionales. Estos sectores requieren un seguimiento minucioso de los gastos individuales para garantizar una facturación precisa a los clientes y el reembolso a los empleados.
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Formas de gestionar los gastos
Ya he hablado un poco del software, pero hay más de una forma de hacerlo (aunque recomendaría no hacer daño a los animales y utilizar simplemente un software). Estas son las formas más habituales en las que los profesionales gestionan los gastos.
Papel & bolígrafo
La gestión tradicional de gastos consiste en conservar y clasificar físicamente los recibos, anotar los gastos en un libro de contabilidad o cuaderno y sumar los costes manualmente. Aunque este enfoque es sencillo, puede requerir mucho tiempo y ser propenso a errores humanos. Además, puede resultar difícil realizar un seguimiento y organizar los recibos en papel, especialmente para las empresas más grandes con gastos más importantes.
Hojas de cálculo
Como paso adelante respecto al papel y el bolígrafo, muchas empresas utilizan Excel o Google Sheets para gestionar los gastos. Normalmente, esto implica introducir cada gasto en una hoja de cálculo específica, a menudo categorizado por tipo, fecha o proyecto. Las hojas de cálculo pueden calcular automáticamente los totales y proporcionar un análisis de datos básico. Sin embargo, este método sigue requiriendo la introducción manual de datos, y la complejidad puede aumentar con el volumen de transacciones. Las hojas de cálculo tampoco permiten almacenar recibos fácilmente ni integrarse con otros sistemas financieros, lo que puede dar lugar a procesos fragmentados e ineficientes.
Software
El software de gestión de gastos lleva este tedioso proceso al siglo XXI al automatizar muchas tareas manuales y proporcionar visibilidad en tiempo real de los gastos. El principal beneficio del software de gestión de gastos es que permite a los usuarios capturar y cargar fácilmente los recibos de forma digital, categorizar los gastos y enviar informes para su aprobación, todo ello dentro de la plataforma.
El software puede integrarse con otros sistemas financieros para transferir datos sin interrupciones, reduciendo el riesgo de errores. Además, estas soluciones suelen incluir funciones de análisis que proporcionan información valiosa sobre los patrones de gasto, lo que ayuda en la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones estratégicas.
El software de gestión de gastos es el método más eficiente y eficaz, especialmente para organizaciones grandes o aquellas con gastos significativos incurridos por los empleados. Las opciones especializadas, como el software de gestión de gastos para organizaciones sin ánimo de lucro y el software para el sector sanitario, también pueden abordar las necesidades específicas de cada sector en materia de informes y cumplimiento normativo.
¡También consigue que los altos directivos procesen realmente sus gastos de forma adecuada!
Funciones más útiles del software de gestión de gastos
Se debe considerar cualquier herramienta que ayude a controlar el gasto de la empresa, garantizar la precisión de los informes de gastos y mejorar la estructura de precios; sin embargo, hay una serie de aspectos funcionales que el software de gestión de gastos debe ayudarte a conseguir. Históricamente, estos han sido los más útiles para mí.
Automatización de cuentas por pagar (AP)
La automatización desempeña un papel importante tanto en la gestión del gasto como en la gestión de gastos. Agiliza el proceso de aprobación y pago de facturas, reduciendo el trabajo manual y minimizando los errores. En el contexto de la gestión del gasto, la automatización de AP —una función integrada en muchos de los mejores programas de cuentas por pagar— proporciona una visión integrada de todos los gastos de la empresa, lo que permite a las organizaciones analizar los patrones de gasto e identificar oportunidades de ahorro.
En cuanto a la gestión de gastos, la automatización de AP garantiza una gestión eficiente de los gastos de los empleados, desde las auditorías de las tarjetas de crédito corporativas y el envío de recibos hasta el reembolso, fomentando la transparencia y el cumplimiento de las políticas. Herramientas como AvidXchange y Bill.com ofrecen automatización de AP, impulsando la eficiencia, reduciendo el riesgo de fraude y ofreciendo una visión más clara de la situación financiera de una empresa.
Al adoptar la automatización de AP, las empresas pueden lograr una capa adicional de control y optimización, mejorando aún más sus prácticas de gestión del gasto y de gastos.
Actualizaciones en tiempo real
Las actualizaciones en tiempo real de los gastos y del gasto son cruciales para las empresas por varios motivos.
- Mejora de la toma de decisiones: El acceso a datos en tiempo real garantiza que la dirección pueda tomar decisiones oportunas y fundamentadas basándose en la información más precisa y actualizada. Esto permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios y asignar los recursos de forma óptima.
- Mejora de la gestión del flujo de caja: La visibilidad en tiempo real de los gastos y los patrones de gasto ayuda a predecir y gestionar el flujo de caja de forma más eficaz. De este modo, las empresas pueden planificar los gastos futuros, evitar la falta de liquidez y garantizar la estabilidad financiera.
- Control de costes: Las actualizaciones inmediatas permiten a las empresas detectar y abordar rápidamente los problemas de gasto excesivo. La detección temprana de las desviaciones presupuestarias puede ayudar a evitar que pequeños problemas se conviertan en dificultades financieras importantes.
- Mayor transparencia: Esta visibilidad puede mejorar el cumplimiento normativo, reducir el fraude y fomentar la responsabilidad y la rendición de cuentas sobre el gasto.
Reembolsos más rápidos: En cuanto a los gastos de los empleados, las actualizaciones en tiempo real garantizan que los reembolsos puedan procesarse rápidamente, aumentando la satisfacción de los empleados.
Capacidades presupuestarias
El software de gestión del gasto desempeña un papel fundamental en la elaboración de presupuestos al aportar estructura, automatización, controles y análisis más profundos al proceso de gestión del gasto de la empresa y del flujo de caja. Así es como funciona:
- Previsión: Con acceso a datos históricos de gasto, el software de gestión del gasto puede ayudar a prever las tendencias de gasto futuras. Este enfoque basado en datos permite una planificación presupuestaria más precisa y eficaz.
- Procesos automatizados: Las herramientas de gestión del gasto pueden automatizar diversos elementos de la gestión presupuestaria, incluidos los flujos de aprobación de gastos y el seguimiento del gasto con respecto al presupuesto. Esto puede ahorrar mucho tiempo y reducir la posibilidad de errores humanos.
- Informes y análisis: Estas plataformas suelen incluir funciones de elaboración de informes y análisis que pueden proporcionar información sobre los patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro de costes y respaldar la toma de decisiones estratégicas relacionadas con el presupuesto.
- Cumplimiento: Al establecer límites de gasto predefinidos en el software en función del presupuesto, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de las políticas y evitar el gasto excesivo.
Integración: El software de gestión del gasto a menudo puede integrarse con otros sistemas financieros, como software de contabilidad o ERP, garantizando un flujo de datos fluido y una gestión presupuestaria más coherente.
Al mejorar la visibilidad, permitir el seguimiento en tiempo real, automatizar los procesos y proporcionar información valiosa, el software de gestión del gasto puede mejorar significativamente la eficacia de la elaboración de presupuestos y contribuir a una mejor gestión financiera general.
Integraciones adecuadas
La integración del software de gestión del gasto con los sistemas de contabilidad aporta multitud de beneficios y resulta esencial para una gestión financiera eficiente.
- Mayor precisión: La introducción manual de datos entre sistemas puede ser propensa a errores humanos e incoherencias. La integración entre los sistemas de gestión del gasto y de contabilidad ayuda a automatizar la transferencia de datos, eliminando errores de introducción y mejorando la precisión de los datos.
- Eficiencia de tiempo y costes: La introducción manual de datos requiere mucho tiempo y recursos considerables. Al automatizar este proceso, las empresas pueden ahorrar un tiempo valioso y reducir los costes operativos.
- Actualizaciones en tiempo real: Las integraciones son fundamentales para garantizar que cualquier cambio realizado en el sistema de gestión del gasto se refleje automáticamente en el sistema de contabilidad, proporcionando datos financieros precisos y actualizados, y reduciendo las costosas investigaciones y tareas de resolución de problemas.
- Procesos optimizados: La transferencia automatizada de datos entre sistemas agiliza las operaciones financieras y mejora la productividad y la eficiencia. Por ejemplo, los detalles de las compras pueden rellenarse automáticamente en el sistema de contabilidad para procesar las facturas y realizar los pagos más rápidamente.
- Mayor visibilidad y control: La integración permite a los equipos financieros obtener una visión global del gasto de la organización en el contexto de datos financieros más amplios. Esta visión integral ayuda a mejorar la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y el control.
- Auditoría y cumplimiento: Disponer de un flujo de datos fluido entre los sistemas de gestión del gasto y de contabilidad garantiza un registro de auditoría completo y preciso. Simplifica el proceso de auditoría, favorece el cumplimiento y ayuda a detectar anomalías o actividades fraudulentas.
En esencia, la integración del software de gestión del gasto con los sistemas de contabilidad es una decisión estratégica que puede mejorar significativamente las operaciones financieras de una organización, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones, ahorro de costes y una mayor eficiencia empresarial general.
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La divergencia entre la gestión del gasto y la gestión de gastos
La principal diferencia entre la gestión del gasto y la gestión de gastos reside en su alcance. La gestión de gastos es un proceso táctico centrado en realizar el seguimiento, validar y reembolsar los gastos de los empleados. En cambio, la gestión del gasto ofrece una visión estratégica y macroscópica del gasto total de la organización, incluidos, entre otros, los gastos de los empleados.
Por ejemplo, una empresa de gestión de viajes podría utilizar una herramienta de gestión de gastos como Expensify para realizar un seguimiento de los costes de viaje de sus empleados, mientras utiliza simultáneamente una herramienta de gestión del gasto como Coupa para obtener una visión global de todos los gastos empresariales, incluidas las campañas de marketing, los contratos con proveedores y las inversiones en infraestructura informática. Esta perspectiva integral es clave para identificar oportunidades de ahorro de costes más amplias e impulsar mejoras en los procesos.
Diferencias desde una perspectiva general
Aunque la gestión del gasto y la gestión de gastos comparten elementos comunes, no son idénticas. Comprender sus funciones y aplicaciones específicas es fundamental para las organizaciones que desean gestionar sus costes de forma eficaz.
La gestión del gasto proporciona una visión panorámica de todos los gastos de la organización (incluido el seguimiento de gastos), fomentando la reducción de costes y el aumento de la eficiencia en todos los procesos de adquisición.
En cambio, la gestión de gastos se centra en los costes incurridos por los empleados para garantizar el cumplimiento de las políticas, prevenir el fraude y agilizar los reembolsos. En otras palabras, las soluciones de gestión del gasto tienden a centrarse más en el control de costes y pueden considerarse soluciones proactivas de gestión de efectivo.
Un concepto un tanto extraño para muchas empresas SaaS respaldadas por capital riesgo que buscan crecer a toda costa, la gestión de gastos suele pasarse por alto en las startups en fase inicial. El desencadenante para implementar controles de gastos suele producirse cuando un responsable de finanzas enfadado descubre una factura vencida de un evento de marketing de hace meses, o cuando un responsable de ventas demasiado entusiasta carga los gastos de un viaje comercial que incluye cenas de bistec y langosta para un cliente sin aprobación previa.
No siempre es culpa de Marketing y Ventas, pero casi siempre lo es.
Con la proliferación de conjuntos de herramientas SaaS, que se está convirtiendo en un desafío para los equipos de finanzas y TI a la hora de realizar un seguimiento, la primera incursión en procesos más rigurosos suele consistir en controlar las suscripciones.
En el clima económico actual, las empresas deben desenvolverse hábilmente en ambas disciplinas para reforzar sus resultados financieros. Aprovechar las herramientas SaaS adecuadas puede ayudar a las organizaciones a lograrlo, proporcionando una estrategia eficaz para la gestión de costes y la creación de valor.
La forma rápida de mejorar los márgenes
En lugar de esperar hasta que ese ejecutivo enfadado te recrimine que has pasado algo por alto o, peor aún, tener que ser tú ese ejecutivo enfadado, deberías adelantarte a los acontecimientos, averiguar qué se te está escapando y dejar gratamente impresionados a tu consejo y a tu CEO.
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