Pronóstico en ERP: Una Guía Completa para Maximizar los Márgenes
Eliminando la Incertidumbre: El pronóstico en ERP se basa en un análisis lógico en lugar de suposiciones, ofreciendo un espectro de posibilidades sobre los resultados futuros en vez de apuntar a una predicción única y definitiva.
Pronóstico Frecuente: Las fechas de pronóstico en ERP cambian según los ciclos de negocio y la estacionalidad. Algunos pronostican de forma regular (1-3 meses) o estratégica (6-12 meses).
Datos Fundamentales: Para pronosticar con precisión con tu ERP, tendrás que hacer un trabajo previo. Esto incluye definir el problema que estás intentando resolver, recopilar los datos necesarios y realizar un análisis exhaustivo.
A diferencia de la quiromancia y la adivinación con bola de cristal, la previsión en ERP se basa en la lógica y no en suposiciones. El objetivo no es predecir un único futuro cierto, sino identificar un rango de posibilidades.
Por supuesto, nada es seguro y, en última instancia, dependerás de la intuición y el juicio para la planificación empresarial. Sin embargo, una previsión eficaz proporciona el contexto crucial que informa tu intuición.
En este artículo, te enseñaré cómo utilizar los datos dentro de tu sistema ERP para descubrir oportunidades financieras latentes para tu negocio.
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¿Qué es la previsión en ERP?
La previsión en ERP es el proceso de aprovechar datos y tendencias pasadas para producir suposiciones informadas sobre condiciones futuras, proporcionándote una guía basada en datos para ayudar con el proceso de planificación empresarial.
Este enfoque basado en datos proporciona información valiosa que puede guiar la toma de decisiones estratégicas, lo que lleva en última instancia a un negocio más exitoso.
Esto es posible porque los sistemas ERP ayudan a centralizar y gestionar todos los procesos empresariales: gestión de inventarios, contabilidad, gestión de proyectos y gestión de relaciones con clientes, desde una única plataforma.
¿Qué necesitas para crear buenas previsiones?
Para sacarle el máximo partido a la previsión en ERP, necesitarás:
Datos sólidos
Las previsiones en ERP son como los pronósticos del clima: dependes de ellos para planificar, pero no sirven de nada si no están respaldados por datos. Por ello, reunir datos relevantes, tanto internos como externos, es el primer paso hacia una buena previsión. Por ejemplo:
- Datos de inventario: movimiento de stock, ubicaciones y existencias de productos. Esto es útil para negocios en el sector minorista, ecommerce o sectores manufactureros.
- Datos de ventas: facturas de venta, pedidos y pagos de clientes. Incluye informes de todos los puntos de venta—sistemas POS, transacciones en línea y ventas por plataformas de redes sociales.
- Datos financieros: información sobre beneficios, ingresos y gastos.
- Costos de producción: tiempos de producción, procesos y coste de mano de obra.
- Datos de empleados: nóminas, asistencia y reportes de desempeño del personal.
- Informes de retroalimentación del cliente: opiniones directas de los clientes a través de encuestas, reseñas o tickets de soporte.
- Informes de investigación de mercado: conocimientos derivados de análisis de la competencia, estudios de comportamiento del consumidor o documentos de la industria.
- Tendencias de la industria: cambios macro tales como modificaciones regulatorias, avances tecnológicos o eventos globales.
¿Quién participa en el proceso de previsión en ERP?
Respuesta corta: cada miembro del equipo en la cadena de ingresos de tu empresa que gestione KPIs que alimenten una previsión. Los miembros específicos variarán según tu industria, pero en general, incluirán:
1. Representantes de Ventas
Los representantes de ventas gestionan y cierran nuevas oportunidades de negocio, renovaciones y expansiones. Como colaboradores individuales que se centran en una o más oportunidades potenciales a la vez, desempeñan un papel importante en encontrar, generar y revisar los datos de oportunidad necesarios para la previsión en ERP.
También son uno de los mayores beneficiarios de la funcionalidad ERP, aunque esa es una historia para otro enlace.
2. Gerentes de Ventas
Los gerentes de ventas son los miembros del equipo que supervisan a tus representantes; en la mayoría de las organizaciones, son conocidos como responsables de cuentas o ejecutivos de cuentas. Para la previsión en ERP, el gerente de ventas compila los datos de todos los acuerdos de los representantes para crear un conjunto único de previsión a nivel equipo. También supervisan actualizaciones del embudo de ventas y aportan su propio juicio al conjunto de datos.
3. Líderes de Ventas
Los líderes de ventas son cargos de liderazgo comercial con cuota, por encima de tus gerentes de ventas, incluyendo todos hasta el CRO. Desempeñan un papel clave en la previsión en ERP proporcionando datos históricos de ventas, información sobre tendencias de mercado y comportamiento de compra de clientes. Esta información ayuda a crear previsiones realistas que respaldan objetivos comerciales alcanzables e informan decisiones estratégicas del negocio.
4. Operadores de Ingresos (RevOps)
El rol de un operador de ingresos es proporcionar visibilidad a todo el equipo de ingresos, mejorar la eficiencia en todo el proceso de ingresos, impulsar la previsibilidad de los mismos y lograr el crecimiento de ingresos. Para la elaboración de pronósticos, dirigen el proceso del pronóstico y se encargan de implementarlo al equipo de ventas.
5. Analistas de Negocios
Los analistas de negocios son considerados expertos en la materia dentro de su industria. Estas personas son expertas en recopilar, depurar y analizar datos. Además, aportan información valiosa sobre la industria para un pronóstico, garantizando su precisión.
Si no cuentas con analistas de negocios internos, valdría la pena considerar cómo podrías utilizar algunos—mediante un acuerdo contractual—para ayudarte a configurar los pronósticos de tu ERP.
6. Director Financiero (CFO)
El CFO actúa como el comité directivo de todo el proceso de pronóstico ERP. Es un punto de escalada para los operadores de ingresos, líderes de ventas y analistas de negocios. Además, investiga tendencias en el pronóstico y redirige los recursos del negocio según la visión general.
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Cómo hacer un pronóstico utilizando un ERP
Aquí tienes un proceso sencillo de cinco pasos que puedes emplear para empezar a generar pronósticos ERP ahora mismo.
Paso 1: Define el problema
Esta suele ser la parte más desafiante del pronóstico ERP, porque depende menos del propio sistema ERP y más de tu conocimiento del negocio. Aquí, debes articular claramente tres aspectos clave:
- Para qué es el pronóstico
- Cómo funciona el mercado en el que operas
- Quiénes son tus clientes y competidores
Estas preguntas pueden ayudar:
- ¿Qué estás pronosticando? Normalmente son cifras de ventas, producción o niveles de inventario.
- ¿Cómo usarás el pronóstico? ¿Estás estableciendo metas de ventas, planeando la asignación de recursos o mitigando riesgos potenciales?
- ¿Cuál es el contexto de tu tarea de pronóstico? ¿Es a corto o largo plazo? ¿Existen patrones estacionales? ¿Cuáles son los factores clave que influyen en tu pronóstico?
Supón que diriges una tienda minorista y necesitas predecir las ventas diarias del próximo trimestre. Utilizando tácticas como el pronóstico de la demanda, deberás tener en cuenta aspectos como las tendencias estacionales (hola, temporada navideña), promociones (como esa venta relámpago que estás planeando) e incluso influencias externas como cambios de mercado o problemas en la cadena de suministro.
Esto te ayudará a anticipar las necesidades del cliente y alinear el inventario con la demanda real, reduciendo el desperdicio y las oportunidades perdidas.
Paso 2: Recopila y prepara los datos
Este paso implica identificar los puntos de datos relevantes dentro de tu sistema ERP. Por ejemplo, el historial de ventas, los plazos de entrega, la capacidad de producción, los costos y los niveles de inventario que alimentarían tu tarea de pronóstico.
Una vez tengas tu lista clave, extrae y consolida los datos de los diferentes módulos del ERP.
Si el lenguaje técnico te intimida, no te preocupes: las consultas de datos generalmente se realizan en el lenguaje computacional natural del sistema ERP. Todo lo que tienes que hacer es plantear preguntas específicas sobre los datos—en lenguaje natural—para extraer información específica o respuestas de los conjuntos de datos complejos de tu sistema ERP.
Una vez hayas recopilado los datos para el pronóstico, depúralos y valídalos buscando valores faltantes, duplicados y anomalías.
Por ejemplo, si estuvieras proyectando ventas para una cadena minorista, depurar los datos recopilados exigiría eliminar anomalías (por ejemplo, ventas inusualmente altas debidas a una promoción) y gestionar números nulos (por ejemplo, por cierres de tiendas).
Finalmente, etiqueta los puntos de datos depurados para prepararlos para procesamiento y análisis posterior.
Paso 3: Realiza un análisis preliminar de los datos
Echar un vistazo temprano a los datos puede decir mucho. Es posible que de inmediato detectes problemas con la calidad o la usabilidad de los datos. Este análisis también puede revelar patrones o tendencias útiles.
Por suerte, los sistemas ERP vienen equipados con herramientas de visualización de datos. Estas herramientas transforman conjuntos de datos complejos en mapas, gráficos, diagramas y tablas claros y concisos, facilitando mucho su comprensión e interpretación. Así que, como primer paso natural, comienza visualizando tus datos con gráficos.
¿Qué ves?
- ¿Hay algún dato que parezca significativamente diferente al resto?
- ¿La estacionalidad es importante?
- ¿Puedes identificar tendencias que se repiten?
- ¿Hay evidencia de que tendencias económicas generales (periodos de crecimiento y recesión) están influyendo en tus datos?
Ahora también es un buen momento para buscar y eliminar entradas duplicadas en tu conjunto de datos. En algunos casos, según el conocimiento que tengas del negocio y de los datos, podrías hacer suposiciones razonables para rellenar pequeños vacíos. Al reducir la cantidad de datos que necesitas analizar, puedes agilizar todo el proceso de pronóstico.
Paso 4: Elige un modelo de pronóstico
El software ERP suele estar equipado con varios modelos de pronóstico, como el promedio móvil, suavizado exponencial, modelos estacionales e incluso opciones más complejas como ARIMA y autorregresión vectorial.
Pero con tantas opciones, ¿cómo elegir el mejor?
Spoiler: No existe una fórmula mágica.
El mejor modelo para tu pronóstico dependerá de su finalidad, la fuerza de las correlaciones entre la variable pronosticada y cualquier variable explicativa, y la disponibilidad de datos históricos.
Por ejemplo:
- Para tendencias a corto plazo, un promedio móvil simple puede funcionar bien.
- Para tendencias a largo plazo, un modelo más avanzado como una red neuronal o prophet podría ser apropiado.
- Si valoras la interpretabilidad y la simplicidad, considera usar modelos de pronóstico como promedios móviles o regresión lineal.
- ¿Cuentas con pocos datos históricos? Los métodos cualitativos, como el método Delphi, funcionan muy bien.
Paso 5: Analiza e interpreta los resultados
Ahora viene la parte emocionante. Una vez que hayas elegido el modelo de pronóstico más adecuado para tus objetivos, es momento de ponerlo a prueba. Simplemente alimenta tu modelo con los datos y deja que haga su trabajo.
Por ejemplo, supongamos que tienes datos sobre la satisfacción del cliente, el gasto en marketing y las ventas. Usando el análisis de regresión, podrías averiguar si existe una relación entre las ventas y los gastos de marketing. Si existe dicha relación, puedes comenzar a predecir cómo los cambios en las ventas se verán afectados por las influencias del marketing.
Cómo mejorar la calidad de tus pronósticos
Hay tres áreas principales en las que enfocarse para mejorar los pronósticos en ERP:
Profundiza tu comprensión
Analiza más a fondo tu software ERP, especialmente sus capacidades de análisis cruzado. Cuanto más fácilmente tu ERP se integre con herramientas de terceros como Google Analytics, mayor será la calidad de tus pronósticos.
Asegúrate de que tus datos sean buenos
Asegúrate que los datos que recibes de socios en cuanto a logística, proveedores, producción y más sean exactos. Los datos fiables son la base de pronósticos fiables.
Audita tu sistema
Asegúrate de contar con todo lo que necesitas para realizar pronósticos de calidad. Si no es así, considera implementar módulos adicionales en el ERP o actualizar tu plan conforme evolucionen tus necesidades de pronóstico, para obtener acceso a análisis avanzados.
Esta personalización continua agiliza el proceso de previsión para todos los involucrados.
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Cuándo realizar previsiones
El calendario específico de previsión de tu ERP dependerá de los ciclos y la estacionalidad de tu negocio.
Por ejemplo, supongamos que tu empresa ha identificado una tendencia de aumento de la demanda de clientes durante el verano. Con esta información, aumentarías la producción en verano para satisfacer el aumento de la demanda y maximizar las ventas, o lanzarías campañas de marketing dirigidas durante estos meses para captar nuevos clientes y aumentar aún más los ingresos.
Para la mayoría de las empresas, hay dos tipos de previsiones a considerar, que tienen cronogramas diferentes:
| Tipo de Revisión | Período | Tipo de planificación | Uso |
| Revisión regular | 1-3 meses | Corto plazo | Gestión de flujo de caja e inventario |
| Planificación estratégica | 6-12+ meses | Largo plazo | Asignación de recursos y planificación de presupuesto |
Mejores Prácticas para la Previsión en ERP
Mantente actualizado
Programa actualizaciones y mantenimiento regulares de tu solución ERP. Un sistema bien mantenido previene discrepancias en los datos y resguarda la integridad de tu información. Esto se traduce en previsiones fiables, ya que sabes que están basadas en datos limpios y precisos.
Revisa tu trabajo
Compara periódicamente tus previsiones con el desempeño real de la empresa. Luego, actualiza tu proceso y modelos de previsión según los cambios del mercado, nuevos datos y otras circunstancias imprevistas.
Aprende a fondo tu sistema
Aprovecha los recursos de capacitación proporcionados por tu proveedor de software o por un consultor ERP. Muchos proveedores ofrecen instrucciones sobre cómo utilizar al máximo las funcionalidades de previsión.
Empieza por lo simple
Las previsiones avanzadas basadas en estadísticas pueden parecer complejas al principio, así que comienza con una tarea más sencilla, como estimar la demanda histórica promedio de un producto. Luego, analiza qué tan cerca estuvo esa previsión simple de la demanda realmente observada. Desde ahí, avanza a técnicas que aborden complicaciones como la estacionalidad y las tendencias.
Cómo Elegir el Software ERP Adecuado
Los sistemas ERP varían mucho en escala, alcance y funcionalidad. Así que, naturalmente, no cualquier software ERP servirá para tus necesidades de previsión. Como mínimo, debes considerar la escalabilidad, rentabilidad, requisitos de integración y modelos de implementación antes de elegir el adecuado.
Para muchas empresas, los ERPs modernos ofrecen soporte operativo inmediato sin personalización extensa. Sin embargo, algunos requieren funcionalidades adicionales más allá de las amplias capacidades integradas.
Si tu empresa utiliza muchos procesos especializados, te beneficiarás más de un tipo de ERP extensible que se integre con soluciones heredadas o desarrollos propios, o que permita que tu equipo de TI programe funciones adicionales según las necesidades.
Estos son algunos de los mejores sistemas ERP que hemos encontrado—si quieres más información, puedes leer mi análisis exhaustivo sobre cada uno de ellos.
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Visión de Futuro sin Adivinanzas
No existe una manera mística de predecir el futuro de tu empresa. La previsión con ERP ayuda a tu negocio transformando datos caóticos en información estructurada y accionable. Permite mejor planificación de flujo de caja, decisiones más inteligentes sobre inventarios y respuestas más ágiles ante cambios del mercado—todo lo cual se traduce directamente en márgenes de beneficio más saludables.
Y cuando incorporas previsiones externas (como tendencias del sector, indicadores económicos o calendarios de proveedores), básicamente le das a tu ERP una visión más amplia. En lugar de reaccionar a lo que ya ocurrió, detectas lo que está por venir.
Así que, ya seas una empresa consolidada o una startup emergente, la previsión con ERP debería ser una herramienta fundamental en tu arsenal.
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