Pronóstico con ERP: Una Guía Completa para Maximizar los Márgenes

¿Qué es la previsión con ERP?

La previsión con ERP es el proceso de aprovechar datos y tendencias pasadas para producir suposiciones fundamentadas sobre las condiciones futuras, proporcionándote una guía basada en datos para ayudar en el proceso de planificación empresarial.

Este enfoque basado en datos ofrece información valiosa que puede guiar la toma de decisiones estratégicas, y llevar a un negocio más exitoso.

Esto es posible porque los sistemas ERP ayudan a centralizar y gestionar todos los procesos empresariales: gestión de inventarios, contabilidad, gestión de proyectos y gestión de relaciones con clientes, desde una única plataforma centralizada.

Qué necesitas para crear previsiones adecuadas

Para obtener el máximo provecho de la previsión con ERP, necesitarás:

Datos sólidos

Las previsiones hechas con ERP son como los pronósticos del tiempo: confías en ellos para planear con anticipación, pero no sirven de nada si no están respaldados con datos. Por lo tanto, recopilar datos relevantes, tanto internos como externos, es el primer paso hacia una previsión adecuada. Por ejemplo:

• Datos de inventario: movimiento de stock, ubicaciones y niveles de producto. Esto es beneficioso para empresas en los sectores de retail, comercio electrónico o manufactura.
• Datos de ventas: facturas de ventas, pedidos de clientes y pagos de clientes. Incluye informes de todos los puntos de contacto de venta: sistemas de punto de venta, transacciones en línea y ventas desde plataformas de redes sociales.
• Datos financieros: información sobre beneficios, ingresos y gastos.
• Costos de producción: tiempos de producción, procesos de producción y costo de la mano de obra.
• Datos de empleados: nómina, asistencia y reportes de desempeño de los empleados.
• Reportes de retroalimentación de clientes: respuestas directas de clientes mediante encuestas, reseñas o tickets de soporte.
• Reportes de investigación de mercado: análisis de la competencia, estudios de comportamiento del consumidor o whitepapers del sector.
• Tendencias del sector: cambios a nivel macro como regulaciones, avances tecnológicos o eventos globales.

¿Quién participa en el proceso de previsión con ERP?

Respuesta corta: cada miembro del equipo en la cadena de ingresos de tu empresa que gestione KPIs que contribuyen a una previsión. Los miembros específicos del equipo variarán según el sector, pero en general incluirán:

1. Representantes de ventas

Los representantes de ventas gestionan y cierran nuevos negocios, renovaciones y oportunidades de expansión. Como contribuyentes individuales que se concentran en una o más oportunidades potenciales a la vez, juegan un papel importante en encontrar, producir y revisar los datos de oportunidades necesarios para la previsión con ERP.

También son uno de los mayores beneficiarios de la funcionalidad del ERP, pero esa es una historia para otra URL.

2. Gerentes de ventas

Los gerentes de ventas son los miembros del equipo que supervisan a tus representantes; en la mayoría de las organizaciones, se les conoce como responsables o ejecutivos de cuentas. Para la previsión con ERP, el gerente de ventas recopila los datos de todos los tratos de los representantes para crear un solo conjunto de datos de previsión para el equipo. También supervisan las actualizaciones del pipeline y aportan su propia perspectiva al conjunto de datos.

3. Líderes de ventas

Los líderes de ventas son los responsables con cuota dentro del área comercial que están por encima de los gerentes de ventas, incluyendo a todos hasta el CRO. Cumplen un papel fundamental en la previsión con ERP proporcionando datos históricos de ventas, perspectivas sobre tendencias del mercado y comportamientos de compra de los clientes. Esta información ayuda a crear previsiones realistas que permitan definir objetivos alcanzables y orientar las decisiones estratégicas del negocio.

4. Operadores de ingresos (RevOps)

El papel de un operador de ingresos es proporcionar visibilidad a todo el equipo de ingresos, mejorar la eficiencia en el proceso de ingresos, impulsar la previsibilidad de los ingresos y lograr el crecimiento de los ingresos. Para la previsión, dirigen el proceso de pronóstico y lideran la implementación con el equipo de ventas.

5. Analistas de Negocio

Los analistas de negocio son considerados expertos en su industria. Estas personas tienen habilidades para recolectar, limpiar y analizar datos. Además, brindan una valiosa perspectiva del sector para la previsión, asegurando su precisión.

Si no cuentas con analistas de negocio internos, valdría la pena considerar cómo podrías contratar algunos—mediante un acuerdo contractual—para ayudarte a configurar tus previsiones en el ERP.

6. Director Financiero (CFO)

El CFO actúa como el comité de dirección de todo el proceso de previsión ERP. Es el punto de escalada para los operadores de ingresos, líderes de ventas y analistas de negocio. Además, investiga tendencias en la previsión y redirige los recursos del negocio en función de la visión general.

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Cómo hacer previsiones usando ERP

Aquí tienes un sencillo proceso de cinco pasos que puedes usar para comenzar a generar previsiones con ERP ahora mismo.

Paso 1: Define el problema 

Esta suele ser la parte más desafiante de la previsión con ERP porque depende menos del propio sistema ERP y más de tu conocimiento del negocio. Aquí, debes articular claramente tres cosas clave:

1. Para qué es la previsión
2. Cómo funciona el mercado en el que operas
3. Quiénes son tus clientes y competidores 

Imagina que tienes una tienda minorista y necesitas predecir las ventas diarias para el próximo trimestre. Utilizando tácticas como la previsión de la demanda, tendrás que considerar aspectos como tendencias estacionales (hola, temporada navideña), promociones (como esa venta relámpago que planeas) e incluso factores externos como cambios en el mercado o problemas en la cadena de suministro.

Esto te ayudará a anticipar las necesidades de los clientes y a ajustar el inventario a la demanda real, reduciendo el desperdicio y las oportunidades perdidas.

Paso 2: Recopila y prepara los datos

Este paso implica identificar los puntos de datos relevantes dentro de tu sistema ERP. Por ejemplo, el historial de ventas, los plazos de entrega, la capacidad de producción, los costos y los niveles de inventario que alimentarán tu tarea de previsión. 

Una vez que tengas tu lista prioritaria, extrae y consolida los datos de los diferentes módulos del ERP.

Consultar datos simplifica el proceso

Implica redactar y ejecutar consultas sobre la base de datos centralizada de tu sistema ERP para recuperar los datos necesarios en función de parámetros previamente definidos.

Si el lenguaje técnico te intimida, no te preocupes: las consultas de datos generalmente se realizan en el lenguaje informático natural del sistema ERP. Solo tienes que formular preguntas específicas sobre los datos—en lenguaje natural—para extraer información o respuestas puntuales de los complejos conjuntos de datos en tu sistema ERP.

Una vez que hayas recopilado los datos para la previsión, límpialos y valídalos buscando valores faltantes, duplicados y anomalías.

Por ejemplo, si estuvieras proyectando las ventas de una cadena minorista, limpiar los datos recopilados implicaría eliminar anomalías (por ejemplo, ventas inusualmente altas debido a una promoción) y gestionar los valores nulos (por ejemplo, debido al cierre de tiendas).

Por último, etiqueta los puntos de datos depurados para prepararlos para su posterior procesamiento y análisis.

Paso 3: Realiza un Análisis Preliminar de los Datos

Echar un vistazo a los datos desde el principio puede ser muy revelador. Puedes detectar de inmediato problemas de calidad o usabilidad de los datos. Este análisis también puede revelar patrones o tendencias útiles.

Por suerte, los sistemas ERP están equipados con herramientas de visualización de datos. Estas herramientas transforman conjuntos de datos complejos en mapas, gráficos, esquemas y diagramas claros y concisos, facilitando su comprensión e interpretación. Así que, como primer paso natural, empieza visualizando tus datos mediante gráficos.

Ahora también es un buen momento para buscar y eliminar cualquier entrada duplicada en tu conjunto de datos. En algunos casos, según tu conocimiento del negocio y de los datos, podrías hacer suposiciones razonables para rellenar pequeños vacíos. Al reducir la cantidad de datos que necesitas analizar, puedes optimizar todo el proceso de previsión.

Paso 4: Elige un Modelo de Pronóstico

El software ERP suele venir cargado con diversos modelos de previsión, como promedio móvil, suavizamiento exponencial, modelos estacionales y opciones aún más complejas como ARIMA y vector auto-regresivo.

Pero con tantas opciones, ¿cómo eliges la mejor?

Spoiler: No existe la solución mágica. 

El mejor modelo para tu pronóstico dependerá de su aplicación prevista, la fuerza de las correlaciones entre la variable a pronosticar y cualquier variable explicativa, y la disponibilidad de datos históricos.

Por ejemplo:

• Para tendencias a corto plazo, podría funcionar bien un promedio móvil simple. 
• Para tendencias a largo plazo, un modelo más avanzado como una red neuronal o prophet podría ser adecuado.
• Si valoras la interpretabilidad y la simplicidad, considera utilizar modelos de previsión como promedios móviles o regresión lineal.
• ¿Tienes pocos datos históricos? Los enfoques cualitativos, como el método Delphi, funcionan muy bien. 

Paso 5: Analiza e Interpreta los Resultados

Ahora viene la parte emocionante. Una vez que hayas elegido el modelo de pronóstico más adecuado para tus objetivos, es hora de ponerlo a prueba. Simplemente introduce tus datos en el modelo y deja que haga su magia.

Author's Tip

Compara tu pronóstico con los datos reales. Esto te permite evaluar la precisión no solo del modelo, sino de todo el proceso, y ajustar cada paso en consecuencia.

Por ejemplo, supón que tienes datos sobre la satisfacción del cliente, gastos de marketing y ventas. Usando análisis de regresión, podrías averiguar si existe una relación entre ventas y gastos de marketing y ventas. Si existe una relación, puedes empezar a predecir cómo los cambios en las ventas se verán afectados por influencias de marketing.

Cómo Mejorar la Calidad de Tus Pronósticos 

Existen tres áreas principales en las que enfocarse para mejorar las previsiones de ERP:

Profundiza tu Conocimiento

Investiga más a fondo tu software ERP, especialmente sus capacidades de análisis cruzado. Cuanto más integrado esté tu ERP con herramientas de terceros como Google Analytics, mayor será la calidad de tus pronósticos.

Asegúrate de que tus Datos sean Correctos

Asegúrate de que los datos que recibes de socios en logística, proveedores, producción y otros sean precisos. La información fiable es la base de los pronósticos fiables.

Audita tu Sistema

Asegúrate de contar con todo lo necesario para obtener pronósticos de calidad. Si no es así, considera implementar módulos ERP adicionales o actualizar tu plan a medida que evolucionen tus necesidades de previsión, para acceder a análisis avanzados.

Esta personalización continua agiliza el proceso de pronóstico para todos los involucrados.  

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Cuándo Realizar Pronósticos 

El plazo específico de pronóstico de tu ERP dependerá de los ciclos y la estacionalidad de tu negocio.

Por ejemplo, supongamos que tu empresa ha identificado una tendencia de aumento en la demanda de clientes durante el verano. Con este conocimiento, aumentarías los niveles de producción en verano para satisfacer el auge de la demanda y maximizar las ventas, o lanzarías campañas de marketing específicas durante esos meses para atraer nuevos clientes e incrementar aún más los ingresos.

Para la mayoría de las empresas, hay dos tipos de pronósticos a considerar, los cuales tienen plazos diferentes:

Mejores Prácticas para el Pronóstico con ERP

Mantente Actualizado

Programa actualizaciones y mantenimiento regulares de tu solución ERP. Un sistema bien mantenido previene discrepancias de datos y protege la integridad de tu información. Esto se traduce en pronósticos confiables porque sabes que están basados en datos pulcros y precisos.

Revisa Tu Trabajo

Compara periódicamente tus pronósticos con el rendimiento real de la empresa. Luego, ajusta tu proceso y modelos de pronóstico según sea necesario basándote en cambios del mercado, datos nuevos y otras circunstancias imprevistas.

Conoce Tu Sistema a Fondo

Aprovecha los recursos de capacitación proporcionados por tu proveedor de software o por un consultor ERP. Muchos proveedores ofrecen instrucciones sobre cómo usar al máximo sus funcionalidades de pronóstico.

Empieza Simple

Los pronósticos avanzados basados en estadística pueden parecer complejos al principio, así que comienza con una tarea sencilla, como estimar la demanda promedio histórica de un producto. Luego, analiza cuán cerca está ese pronóstico simple de la demanda observada en la realidad. A partir de ahí, avanza hacia técnicas que aborden complicaciones como la estacionalidad y las tendencias. 

Cómo Elegir el Software ERP Adecuado

Los sistemas ERP varían enormemente en escala, alcance y funcionalidad. Así que, naturalmente, no cualquier software ERP sirve para tus necesidades de pronóstico. Como mínimo, debes considerar la escalabilidad, la rentabilidad, los requisitos de integración y los modelos de implementación antes de seleccionar el más conveniente.

Para muchas empresas, los ERPs modernos ofrecen soporte operativo inmediato sin personalizaciones extensas. Sin embargo, algunas requieren funcionalidades adicionales más allá de las capacidades incorporadas.

Si tu empresa utiliza muchos procesos especializados, te convendría más un tipo de software ERP extensible que se integre con soluciones heredadas o desarrolladas internamente, o que permita a tu equipo de TI programar funciones adicionales según las necesidades. 

Perspectiva Sin Magia

No existe una forma mística de predecir el futuro de tu empresa. El pronóstico con ERP ayuda a tu negocio transformando datos caóticos en insights estructurados y accionables. Permite una mejor planificación de flujo de caja, decisiones más inteligentes de inventario y respuestas más rápidas ante cambios en el mercado, todo lo cual contribuye directamente a márgenes de ganancia más saludables.

Y cuando incorporas pronósticos externos a la mezcla (como tendencias del sector, indicadores económicos o plazos de proveedores), básicamente le das a tu ERP una perspectiva más amplia. En lugar de reaccionar a lo que ya ha sucedido, te adelantas a lo que está por venir.

Así que, ya seas una empresa consolidada o una startup en crecimiento, la previsión con ERP debe ser una herramienta fundamental en tu arsenal.

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