Cómo crear manualmente proyecciones realistas de flujo de caja
Existen muchas opciones de software para pronosticar el flujo de caja, pero, para muchos, aprender a hacerlo manualmente es el método preferido para comenzar. Por esa razón, quise crear una guía completa para ayudarte a crear proyecciones precisas de flujo de caja para tu negocio.
¿Qué son las proyecciones de flujo de caja?
Las proyecciones de flujo de caja ayudan a los profesionales financieros y operadores de negocios a estimar la cantidad de dinero que ingresará y saldrá de una empresa durante un período específico. El objetivo es anticipar correctamente el saldo potencial de caja, los déficits o los excedentes, para que puedas mantener un flujo de caja saludable y positivo mientras creces el negocio.
Estas proyecciones suelen observar períodos mensuales, trimestrales o anuales para ayudar a identificar cuándo:
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- Se necesita financiación adicional
- Los egresos superan a los ingresos
- Hay exceso de efectivo disponible
Dependiendo de la complejidad de tus relaciones con clientes y condiciones de pago, puedes crear tu modelo de flujo de caja proyectado en una hoja de cálculo o elegir un enfoque basado en software.
¿Por qué son importantes las proyecciones de flujo de caja para tu empresa?
Comenzar y administrar algunos de mis propios negocios durante los últimos diez años, con presupuestos limitados, ha traído sus propios desafíos. Afortunadamente, mi experiencia con la proyección y gestión del flujo de caja en otros negocios me ha servido bien—probablemente marcando toda la diferencia entre el fracaso y el éxito en mis propios emprendimientos.
He aprendido que proyectar el flujo de caja es vital para la planificación empresarial, identificar déficits de efectivo, gestionar el capital de trabajo, obtener financiación y optimizar el rendimiento del negocio.
1. Planificar para el Futuro
La planificación financiera incluye encontrar formas de mejorar el flujo de caja, lo cual implica proyecciones de flujo de caja que te permitan anticipar tus necesidades financieras.
Al comprender cuándo se esperan ingresos y egresos de efectivo, puedes tomar decisiones informadas sobre inversiones, expansiones o medidas de reducción de costes.
2. Gestión Proactiva de Riesgos
Proyectando tu flujo de caja, puedes identificar períodos en los que tus ingresos podrían no ser suficientes para cubrir tus egresos. Esto te permite tomar medidas proactivas para cubrir la brecha, como obtener financiación o ajustar tus gastos.
3. Gestión del Capital de Trabajo
Las proyecciones de flujo de caja te ayudan a gestionar tu capital de trabajo de manera efectiva. Puedes determinar el nivel óptimo de inventario, negociar condiciones y precios favorables con tus proveedores y asegurarte de que tienes suficiente efectivo disponible en cuentas bancarias u otras fuentes para satisfacer las necesidades operativas diarias.
4. Obtención de Financiación
Si estás buscando financiación de inversores o bancos, querrán ver que tienes un conocimiento claro de tu flujo de caja y que puedes generar suficiente efectivo para pagar cualquier deuda o generar retornos sobre su inversión.
5. Supervisión del Rendimiento Empresarial
Cuando se trata de supervisar el rendimiento financiero de tu empresa, la creación de proyecciones de flujo de caja actúa como referencia. Al comparar tu flujo de caja real con el proyectado, puedes identificar cualquier discrepancia y tomar medidas correctivas si es necesario.
Qué necesitas para proyecciones precisas
Reunir toda la información necesaria es importante antes de crear proyecciones de flujo de caja. Esto incluye tanto datos financieros históricos como estimaciones futuras.
Estos son los elementos clave de información que necesitarás:
1. Datos Financieros Históricos
Comienza recopilando tus estados financieros anteriores, como estados de resultados, balances generales y estados de flujo de caja. Estos te proporcionarán información sobre tus ingresos, gastos, los diferentes tipos de flujo de caja, y los patrones de movimientos de efectivo en el pasado.
2. Estimaciones de ventas e ingresos
Pronosticar tus ventas futuras e ingresos es necesario para crear previsiones de flujo de caja precisas. Recuerda, el rendimiento pasado no siempre indica cómo será el futuro, así que considera factores como tendencias de mercado, comportamiento del cliente, variaciones estacionales y cualquier actividad o evento empresarial futuro que pueda afectar tus ventas. Lo mismo aplica para los gastos.
3. Estimaciones de gastos
Al igual que con los ingresos, estimar y facturar tus gastos es esencial. Categoriza tus gastos en costos fijos (por ejemplo, alquiler, sueldos) y gastos variables (por ejemplo, materias primas, gastos operativos diarios, semanales, mensuales o periódicos). Sé lo más detallado posible para asegurar precisión.
4. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Ten en cuenta cualquier factura pendiente que aún deba ser pagada por tus clientes (también conocidas como cuentas por cobrar) o cualquier factura o recibo pendiente que debas pagar (también conocidas como cuentas por pagar).
5. Reservas de efectivo y líneas de crédito
Considera tus reservas de efectivo disponibles, líneas de crédito existentes, margen disponible en tarjetas de crédito o préstamos que puedas utilizar si es necesario. Estos actuarán como un colchón y te ayudarán a afrontar desafíos financieros inesperados.
Una vez que hayas reunido esta información, estarás listo para comenzar a crear tus proyecciones de flujo de caja.
¿Quiénes están involucrados en la creación de proyecciones?
Crear proyecciones de flujo de caja no es una tarea solitaria. Se deben involucrar las partes interesadas clave para asegurar la precisión y obtener diferentes perspectivas. Aquí tienes algunas personas que deberían participar en el proceso.
1. Propietarios del negocio
Si eres el CFO, tienes un conocimiento profundo de las finanzas del negocio… pero aún necesitas la participación del propietario. Los propietarios de pequeñas empresas saben qué esperan en términos de desempeño y objetivos, y deben estar informados.
Vuestra aportación combinada es crucial para estimar las ventas, gastos y flujos de efectivo futuros, especialmente ante cambios o desarrollos relevantes en el negocio.
2. Asesores financieros
Si trabajas de cerca con asesores financieros externos, debes incluirlos en este proceso. Ellos ven muchos negocios como el tuyo, por lo que su experiencia puede ser invaluable para crear previsiones de flujo de caja precisas.
Pueden brindar orientación sobre la estimación de ingresos y gastos en función de la política bancaria, cambios en tasas y otros aspectos de financiamiento, asegurando que tus previsiones se alineen con los principios contables.
3. Líderes de ventas y marketing
Tus equipos de ventas y marketing están en la primera línea, interactuando con clientes e impulsando los ingresos. Si no tienes un gran historial de datos para revisar, considera involucrarlos en este proceso.
Pueden aportar información valiosa sobre tendencias del mercado, comportamiento del cliente y promociones o campañas próximas que puedan afectar las ventas.
4. Líderes de operaciones y producción
De manera similar, si la información aún está algo fragmentada en tu empresa, querrás sumar a este equipo.
Los líderes de operaciones y producción tienen un conocimiento profundo de los cambios o proyectos por venir que pueden requerir financiación adicional. Incluirlos en el proceso garantiza que se contemplen todos los gastos y que las previsiones sean realistas.
Cómo crear proyecciones de flujo de caja
He usado esta guía paso a paso muchas veces y descubrí que simplifica el proceso de proyección de flujo de caja.
Paso 1: Elige tu herramienta preferida
Si aún prefieres evitar el uso de software contable—incluso el diseñado para pequeñas empresas—, puedes crear proyecciones de flujo de caja utilizando una hoja de Excel, Google Sheets o una aplicación web similar.
La elección de la herramienta depende de tu nivel de comodidad y la complejidad de tus finanzas.
Paso 2: Establece el período de tiempo
Decide el período de tiempo adecuado para tus proyecciones de flujo de caja. Dependiendo de tus actividades o modelo de negocio, puedes optar por dividirlo en períodos semanales, mensuales, trimestrales o periódicos.
Las proyecciones semanales y mensuales son las más comunes para pequeñas empresas.
Paso 3: Estimar los Ingresos
Empieza estimando tus ingresos para cada período. Considera datos históricos de ventas, tendencias del mercado, comportamiento de los clientes y cualquier evento o promoción próxima.
Sé realista, pero mantente en el lado conservador de tus estimaciones e incluye posibles fluctuaciones.
Paso 4: Categorizar los Gastos
- Clasifica tus gastos en costos fijos (por ejemplo, alquiler, salarios) y costos variables (por ejemplo, materias primas, publicidad y gastos de marketing).
- Asigna a cada categoría de gasto una cantidad específica para cada período.
- Consulta a las partes interesadas relevantes para cada categoría y asegúrate de que estás incluyendo costos realistas.
Paso 5: Considera el Momento Oportuno
Ser realista con el cronograma es uno de los aspectos más importantes a considerar en este proceso de proyección.
Ten en cuenta el momento en que se reciben los ingresos y los gastos. Algunos ingresos pueden recibirse de inmediato, mientras que otros pueden tener plazos de pago más largos. De manera similar, los gastos pueden ser anticipados o distribuirse en el tiempo.
Según mi experiencia, muchas pequeñas empresas son demasiado optimistas sobre cuándo ingresarán los ingresos y eligen pagar las facturas demasiado tarde, lo que afecta las relaciones con proveedores y acreedores, así como las condiciones de pago favorables.
Paso 6: Considera la Estacionalidad
Si tu empresa experimenta fluctuaciones estacionales, ajusta tus proyecciones de flujo de caja en consecuencia. Identifica los períodos de alta y baja actividad y asegúrate de que tus proyecciones los tengan en cuenta.
La estacionalidad es otro factor que suele pasarse por alto y que genera proyecciones de flujo de caja poco realistas y conduce a crisis de liquidez.
Paso 7: Considera Cuentas por Cobrar y por Pagar
Incluye cualquier factura pendiente que aún deba pagarte un cliente (cuentas por cobrar) y cualquier factura o pago pendiente que debas realizar (cuentas por pagar).
Paso 8: Incluye Reservas de Efectivo y Líneas de Crédito
Incluye tus reservas actuales de efectivo y las líneas de crédito existentes de las que puedes disponer si lo necesitas. Estas funcionarán como un salvavidas, asegurando que cuentes con un colchón en caso de que las cosas se compliquen.
Paso 9: Modela Otros Escenarios
Aunque es imposible predecirlo todo (te estoy mirando a ti, pandemia), es importante considerar posibles circunstancias que pueden impactar tu flujo de caja. Esto puede incluir cambios en el mercado, cambios regulatorios o gastos inesperados.
Incluye un colchón y supuestos en tus proyecciones para cubrir las incertidumbres.
Paso 10: Revisa y Refina
Es importante analizar tu estado de flujo de efectivo, crear tus proyecciones de flujo de caja y revisarlas cuidadosamente—tanto solo como con otras personas. Busca inconsistencias, errores o supuestos poco realistas y, lo más importante, haz ajustes cuando los detectes.
Recuerda que las proyecciones de flujo de caja no son inamovibles. Deben revisarse y actualizarse regularmente a medida que cambian tu negocio y tu situación financiera. Al comparar el flujo de caja real con las proyecciones, puedes realizar ajustes y perfeccionar tus estimaciones para lograr una mayor precisión.
Cuándo Crear Proyecciones de Flujo de Caja
Las proyecciones de flujo de caja deben realizarse con regularidad para minimizar las posibilidades de llevarte sorpresas con tus finanzas; sin embargo, sé que hay un millón de cosas que deberías estar haciendo regularmente.
Estos son los momentos en los que realmente necesitas hacer estas proyecciones.
Al Comenzar un Nuevo Negocio
Si estás iniciando un nuevo negocio, no tienes nada a lo que recurrir en caso de que las cosas no salgan como esperabas. Las proyecciones de flujo de caja ayudan a consolidar el escenario más realista para ti e identificar posibles desafíos desde el principio.
Si buscas financiación
Tanto si solicitas un préstamo como si buscas inversores, las proyecciones de flujo de caja son un componente crucial de tu presentación (uno de los beneficios del software de originación de préstamos es que te puede ayudar a prepararlas). Prestamistas e inversores quieren ver que tienes un entendimiento claro de tu flujo de caja y que puedes generar suficiente efectivo para pagarles a tiempo.
Si estás expandiéndote
Si hay planes de expandir el negocio, las proyecciones de flujo de caja pueden ayudarte a determinar su viabilidad financiera.
Te permiten evaluar el impacto de la expansión en tu flujo de caja y, si es necesario, identificar necesidades de financiación adicionales a corto y largo plazo.
Antes de tomar decisiones financieras importantes
Si estás a punto de hacer una propuesta, es una buena idea asegurarte de estar preparado primero. ¿Por qué debería ser diferente en los negocios?
Siempre que se consideren decisiones financieras importantes, como la compra de activos, la firma de contratos o el lanzamiento de nuevos productos o servicios, evaluar el impacto en el flujo de caja es fundamental para ayudarte a tomar decisiones informadas.
Ejemplo de proyección de flujo de caja
Para ayudarte a visualizar cómo se crean las proyecciones de flujo de caja, aquí tienes un ejemplo básico de una proyección mensual para una pequeña empresa:
3 mayores errores a evitar
Debes evitar algunos errores comunes durante el proceso de proyección de flujo de caja.
Sobreestimar los ingresos
Tendemos a ser demasiado optimistas al estimar los ingresos. Sin embargo, es importante ser realista y basar tus proyecciones en datos históricos, tendencias del negocio y del mercado, e información confiable, ya que el optimismo en este caso no ayuda.
Incluye en tus cálculos a los clientes que pagan con retraso y, como mínimo, asume que un porcentaje de los ingresos puede no materializarse a tiempo (o nunca). Esto asegura que tengas un pequeño colchón por si los ingresos no entran como esperabas.
Subestimar los gastos
De manera similar, subestimar los gastos puede llevar a faltantes de efectivo. Sé minucioso al categorizar tus gastos y considera todos los costos potenciales, incluidos los ocultos o los gastos extraordinarios.
Del mismo modo que has generado un margen de seguridad en los ingresos, hazlo en los gastos asumiendo que tendrás algunos costos imprevistos o aumentos de precio, para evitar sorpresas desagradables.
Ignorar la estacionalidad
Si tu negocio presenta fluctuaciones estacionales, no tenerlas en cuenta puede convertirse en un problema mayor de lo que imaginas. Por eso tiene sentido pedir opinión a otras partes interesadas, que pueden tener información sobre costes que aún no has considerado. A menudo, tienen conocimientos específicos del sector sobre los gastos y ciclos de ingresos de cada temporada o periodo.
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Contar con el conocimiento y las herramientas necesarias para crear proyecciones realistas de flujo de caja sin depender de software costoso te ayuda a demostrar ante los implicados que tienes lo necesario para sacar adelante el negocio.
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