Cómo crear manualmente proyecciones realistas de flujo de caja
Existen muchas opciones de software para pronosticar el flujo de caja, pero para muchos, aprender a hacerlo manualmente es el método preferido para comenzar. Por esa razón, quise crear una guía completa para ayudarte a elaborar proyecciones precisas de flujo de caja para tu negocio.
¿Qué son las proyecciones de flujo de caja?
Las proyecciones de flujo de caja ayudan a los profesionales financieros y a los operadores de negocios a estimar la cantidad de efectivo que entrará y saldrá de una empresa durante un periodo específico. El objetivo es anticipar adecuadamente el posible saldo de caja, los déficits o los excedentes, para que puedas mantener un flujo de caja saludable y positivo mientras haces crecer el negocio.
Estas proyecciones suelen abarcar periodos mensuales, trimestrales o anuales para ayudar a identificar cuándo:
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- Se necesita financiación adicional
- Las salidas de efectivo superan las entradas
- Hay exceso de efectivo disponible
Dependiendo de la complejidad de tus relaciones con los clientes y los términos de pago, construirás tu modelo de flujo de caja proyectado en una hoja de cálculo o te decantarás por una solución basada en software.
¿Por qué son importantes las proyecciones de flujo de caja para tu empresa?
Comenzar y dirigir algunos de mis propios negocios en los últimos diez años, con presupuestos limitados, ha traído sus propios desafíos. Por suerte, mi experiencia con la proyección y gestión del flujo de caja en otros negocios me ha servido—probablemente haya marcado la diferencia entre el fracaso y el éxito en mis propios emprendimientos.
He aprendido que la proyección de flujo de caja es fundamental para la planificación empresarial, identificar déficit de efectivo, gestionar el capital de trabajo, conseguir financiación y optimizar el desempeño del negocio.
1. Planificación para el futuro
La planificación financiera incluye encontrar formas de mejorar el flujo de caja, lo que implica hacer proyecciones que te permitan anticipar tus necesidades financieras.
Al comprender cuándo se esperan las entradas y salidas de efectivo, puedes tomar decisiones informadas sobre inversiones, expansiones o medidas de reducción de costos.
2. Gestión proactiva del riesgo
Al proyectar tu flujo de caja, puedes identificar periodos en los que tus ingresos no cubrirán tus salidas de efectivo. Esto te permite tomar medidas proactivas para cubrir esa brecha, como buscar financiación o ajustar tus gastos.
3. Gestión del capital de trabajo
Las proyecciones de flujo de caja te ayudan a administrar tu capital de trabajo de manera efectiva. Puedes determinar el nivel óptimo de inventario, negociar condiciones y precios favorables con los proveedores y asegurarte de tener suficiente efectivo disponible en cuentas bancarias u otras fuentes para cubrir tus necesidades operativas cotidianas.
4. Conseguir financiación
Si estás buscando financiación de inversores o bancos, querrán ver que tienes un conocimiento claro de tu flujo de caja y que puedes generar suficiente efectivo para pagar cualquier deuda o generar retornos sobre sus inversiones.
5. Supervisión del desempeño empresarial
Al supervisar el desempeño financiero de tu empresa, crear proyecciones de flujo de caja sirve como punto de referencia. Al comparar tu flujo de caja real con el proyectado, puedes identificar discrepancias y tomar medidas correctivas si es necesario.
Qué necesitas para proyecciones precisas
Reunir toda la información necesaria es importante antes de que puedas crear proyecciones de flujo de caja. Esto incluye tanto datos financieros históricos como estimaciones futuras.
Estos son los datos clave que necesitarás:
1. Datos financieros históricos
Comienza reuniendo tus estados financieros anteriores, como el estado de resultados, balance general y estados de flujo de efectivo. Estos te darán información sobre tus ingresos, gastos, los diferentes tipos de flujo de caja y los patrones de tu flujo de efectivo en el pasado.
2. Estimaciones de ventas e ingresos
Pronosticar tus ventas y tus ingresos futuros es necesario para crear proyecciones de flujo de caja precisas. Recuerda que el desempeño pasado no siempre es un indicador de cómo será el futuro, así que considera factores como tendencias del mercado, comportamiento de los clientes, variaciones estacionales y cualquier actividad o evento empresarial próximo que pueda impactar tus ventas. Esto también es válido para los gastos.
3. Estimaciones de Gastos
Al igual que con los ingresos, estimar y facturar tus gastos es fundamental. Clasifica tus gastos en costos fijos (por ejemplo, alquiler, sueldos) y gastos variables (por ejemplo, materias primas, gastos operativos diarios, semanales, mensuales o periódicos). Sé lo más detallado posible para asegurar la precisión.
4. Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
Ten en cuenta cualquier factura pendiente que aún deban pagarte tus clientes (también conocidas como cuentas por cobrar) o cualquier factura o cuenta pendiente que tú debas pagar (también conocidas como cuentas por pagar).
5. Reservas de Efectivo y Líneas de Crédito
Considera tus reservas de efectivo disponibles, líneas de crédito existentes, margen en tarjetas de crédito o préstamos a los que puedas acceder en caso de necesidad. Estos actuarán como un colchón de seguridad y te ayudarán a enfrentar desafíos financieros inesperados.
Una vez que hayas reunido esta información, estás listo para comenzar a crear tus proyecciones de flujo de caja.
¿Quiénes Participan en la Creación de Proyecciones?
Crear proyecciones de flujo de caja no es una tarea en solitario. Los principales interesados deben participar para asegurar la precisión y obtener diferentes perspectivas. Aquí tienes algunas de las personas que deben estar involucradas en el proceso.
1. Propietarios del Negocio
Si eres el CFO, comprendes en profundidad las finanzas del negocio... pero aún así necesitas involucrar al propietario. Los propietarios de pequeñas empresas saben lo que esperan en términos de rendimiento y metas, y deben estar al tanto de todo.
Su aporte conjunto es fundamental para estimar ventas, gastos y flujos de efectivo futuros, debido a cualquier cambio importante o desarrollo relevante para el negocio.
2. Asesores Financieros
Si trabajas de cerca con algún asesor financiero externo, deberías incluirlos aquí. Ven numerosos negocios similares al tuyo, por lo que su experiencia puede ser de gran valor para crear proyecciones de flujo de caja precisas.
Pueden aportar orientación para estimar ingresos y gastos en relación con políticas bancarias, cambios de tasas y otros factores financieros para asegurar que tus proyecciones se alineen con los principios contables.
3. Líderes de Ventas y Marketing
Tus equipos de ventas y marketing están en la primera línea, interactuando con los clientes y generando ingresos. Si no tienes un gran historial de datos para revisar, considera integrarlos en este proceso.
Pueden brindar información valiosa sobre tendencias de mercado, comportamiento de clientes y próximas promociones o campañas que puedan afectar las ventas.
4. Líderes de Operaciones y Producción
De manera similar, si la información aún está algo fragmentada en tu empresa, querrás involucrar a este equipo.
Los líderes de operaciones y producción tienen un conocimiento profundo de los cambios o proyectos próximos que pueden requerir fondos adicionales. Incluirlos en el proceso asegura que todos los gastos estén contemplados y que las proyecciones sean realistas.
Cómo Crear Proyecciones de Flujo de Caja
He utilizado esta guía paso a paso muchas veces y comprobé que simplifica el proceso de hacer proyecciones de flujo de caja.
Paso 1: Elige tu Herramienta Preferida
Suponiendo que todavía quieras evitar usar software de contabilidad —incluso el diseñado para pequeñas empresas— puedes crear proyecciones de flujo de caja utilizando una hoja de Excel, Google Sheets u otra aplicación web similar.
La elección de la herramienta depende de tu nivel de comodidad y de la complejidad de tus finanzas.
Paso 2: Establece el Periodo de Tiempo
Decide el período de tiempo adecuado para tus proyecciones de flujo de caja. Dependiendo de tus actividades o modelo de negocio, puedes optar por dividirlo en períodos semanales, mensuales, trimestrales o periódicos.
Las proyecciones semanales y mensuales son las más comunes para pequeñas empresas.
Paso 3: Estima los ingresos
Comienza estimando tus ingresos para cada período. Ten en cuenta datos históricos de ventas, tendencias del mercado, comportamiento de los clientes y cualquier evento o promoción próxima.
Sé realista, pero inclínate por el lado conservador en tus estimaciones, y considera posibles fluctuaciones.
Paso 4: Categoriza los gastos
- Clasifica tus gastos en costos fijos (por ejemplo, alquiler, salarios) y costos variables (por ejemplo, materias primas, gastos de publicidad y marketing).
- Asigna a cada categoría de gasto una cantidad específica para cada período.
- Consulta con las partes interesadas relevantes para cada categoría para asegurarte de que estás incluyendo costos realistas.
Paso 5: Ten en cuenta el momento adecuado
Ser realista con los momentos es una de las cosas más importantes que hay que considerar en este proceso de proyección.
Ten en cuenta el momento en que recibes los ingresos y cuando incurres en los gastos. Algunos ingresos pueden recibirse de inmediato, mientras que otros pueden tener plazos de pago más largos. De manera similar, los gastos pueden vencerse por adelantado o repartirse en el tiempo.
Según mi experiencia, muchas pequeñas empresas son demasiado optimistas sobre cuándo recibirán los ingresos y tienden a pagar las facturas demasiado tarde, lo que afecta las relaciones con proveedores y vendedores y los términos de pago favorables.
Paso 6: Ten en cuenta la estacionalidad
Si tu negocio experimenta fluctuaciones estacionales, ajusta tus proyecciones de flujo de caja en consecuencia. Identifica los períodos de mayor y menor actividad y asegúrate de que tus proyecciones contemplen estas variaciones.
La estacionalidad es otro factor que suele pasarse por alto y que crea proyecciones de flujo de caja poco realistas, lo que lleva a problemas de liquidez.
Paso 7: Considera cuentas por cobrar y por pagar
Ten en cuenta cualquier factura pendiente que aún no haya sido pagada por tus clientes (cuentas por cobrar) y cualquier factura o cuenta pendiente que debas pagar (cuentas por pagar).
Paso 8: Incluye reservas de efectivo y líneas de crédito
Considera tus reservas de efectivo actuales y cualquier línea de crédito existente a la que puedas recurrir si es necesario. Esto funcionará como una red de seguridad, asegurando que tengas un colchón por si las cosas van mal.
Paso 9: Modela otros escenarios
Aunque es imposible predecirlo todo (te estoy mirando a ti, pandemia), es importante considerar posibles circunstancias que puedan afectar tu flujo de caja. Esto podría incluir cambios en las condiciones de mercado, cambios regulatorios o gastos imprevistos.
Incluye un margen y supuestos en tus proyecciones que contemplen las incertidumbres.
Paso 10: Revisa y perfecciona
Es importante analizar tu estado de flujo de caja, elaborar tus proyecciones de flujo de caja y revisarlas con detenimiento, tanto solo como con otras personas. Busca inconsistencias, errores o supuestos poco realistas y, lo más importante, haz los ajustes necesarios cuando los encuentres.
Recuerda que las proyecciones de flujo de caja no están grabadas en piedra. Deben revisarse y actualizarse regularmente a medida que tu negocio y tu situación financiera evolucionan. Al monitorear tu flujo de caja real en comparación con tus proyecciones, podrás hacer ajustes y perfeccionar tus pronósticos para lograr una mayor precisión.
Cuándo crear proyecciones de flujo de caja
Las proyecciones de flujo de caja deben desarrollarse en intervalos regulares para minimizar la probabilidad de que tus finanzas te tomen por sorpresa; sin embargo, sé que hay un millón de cosas que deberías estar haciendo normalmente.
Aquí tienes los momentos en que definitivamente necesitas hacer estas proyecciones.
Al iniciar un nuevo negocio
Si estás comenzando un nuevo negocio, no tienes nada a lo que recurrir si las cosas no salen como esperas. Las proyecciones de flujo de caja te ayudan a definir el escenario más realista para ti e identificar posibles desafíos antes de que ocurran.
Si buscas financiación
Ya sea que estés solicitando un préstamo o buscando inversores, las proyecciones de flujo de caja son un componente crucial de tu propuesta (uno de los beneficios del software de originación de préstamos es que puede ayudarte a prepararlas). Los prestamistas e inversores quieren ver que tienes un entendimiento claro de tu flujo de caja y que puedes generar suficiente efectivo para devolverles su dinero a tiempo.
Si vas a expandirte
Si hay planes para expandir el negocio, las proyecciones de flujo de caja pueden ayudarte a determinar su viabilidad financiera.
Te permiten evaluar el impacto de la expansión sobre tu flujo de caja y, si es necesario, identificar necesidades de financiación adicionales a corto y largo plazo.
Antes de tomar decisiones financieras importantes
Si vas a proponer matrimonio, es una buena idea asegurarte primero de que estás listo. ¿Por qué debería ser diferente en los negocios?
Cada vez que se consideran decisiones financieras importantes, como la compra de activos, la firma de contratos o el lanzamiento de nuevos productos o servicios, evaluar el impacto en el flujo de caja es importante para ayudarte a tomar decisiones informadas.
Ejemplo de proyección de flujo de caja
Para ayudarte a visualizar cómo se crean las proyecciones de flujo de caja, aquí tienes un ejemplo de una proyección mensual básica de flujo de caja para una pequeña empresa:
3 errores más grandes a evitar
Debes evitar algunos errores comunes durante el proceso de proyección de flujo de caja.
Sobreestimar los ingresos
Todos sentimos la tentación de ser demasiado optimistas al estimar los ingresos. Sin embargo, es importante ser realista y basar tus proyecciones en datos históricos, tendencias del negocio y del mercado, e información confiable, ya que el optimismo aquí no te favorece.
Incluye en tus cálculos a los clientes que suelen pagar con retraso y, al menos, asume que un porcentaje de los ingresos puede que no se materialice a tiempo (o nunca). Esto asegura que tengas un pequeño colchón, por si acaso los ingresos de efectivo no son los esperados.
Subestimar los gastos
De igual forma, subestimar los gastos puede provocar problemas de liquidez. Sé minucioso al categorizar tus gastos y considera todos los costes posibles, incluidos los ocultos o puntuales.
Así como añadiste un margen de seguridad en los ingresos, haz lo mismo suponiendo que surgirán algunos costes extraordinarios o aumentos de precios, para evitarte sorpresas desagradables.
Ignorar la estacionalidad
Si tu negocio experimenta fluctuaciones estacionales, no tenerlo en cuenta puede convertirse en un problema mayor de lo que imaginas. Aquí es donde tiene sentido recibir comentarios de otros interesados, que pueden tener información sobre costes que aún no has considerado. Muchas veces, tienen conocimiento específico del sector sobre los ciclos estacionales de costes y de ingresos.
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Tener los conocimientos y herramientas necesarios para crear proyecciones realistas de flujo de caja sin depender de software costoso te ayuda a demostrar a las partes interesadas que tienes lo necesario para hacer que esto funcione.
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