Reconocimiento de Ingresos SaaS: La Guía de 5 Pasos de la ASC 606
Las empresas SaaS necesitan seguir la ASC 606. Esta norma contable ha establecido un precedente muy claro y orientativo para el reconocimiento de ingresos en SaaS.
Por ejemplo, las empresas SaaS suelen cobrar las cuotas de suscripción por adelantado, por lo que surge la pregunta: ¿Cuándo debe reconocerse esa cuota de suscripción como ingreso en el estado de resultados?
En esta guía discuto varios conceptos relacionados con el reconocimiento de ingresos en SaaS, incluyendo ingresos diferidos y el reconocimiento de ingresos por mejoras, degradaciones y cancelaciones de planes. Si eres CFO de una empresa SaaS o formas parte del equipo de contabilidad de una compañía SaaS, esta guía es para ti.
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El principio de reconocimiento de ingresos en SaaS
El reconocimiento de ingresos es un concepto contable que determina cuándo una empresa puede registrar las ventas como ingresos en su estado de resultados.
Reconocer correctamente los ingresos es vital porque el MRR y ARR, que dependen de la forma en que se reconocen los ingresos, son métricas clave de contabilidad SaaS. Inversores y otros interesados normalmente buscan maximizar MRR y ARR; sin embargo, solo puedes aumentar estas métricas si reconoces los ingresos; los pagos adelantados por servicios aún no prestados no pueden sumarse al MRR ni al ARR.
El concepto de reconocimiento de ingresos proviene de la contabilidad de acumulación. Si sigues la contabilidad de caja, reconoces los ingresos cuando recibes el efectivo; sin embargo, la contabilidad de acumulación requiere que los ingresos se reconozcan cuando prestas los servicios por los cuales el cliente ya pagó (o pagará).
Supón que hoy es el último día del periodo contable. Unos minutos antes de que termine el día, un cliente paga $500 por la suscripción anual de próximo año a tu producto. ¿Agregas los $500 a tu facturación en el estado de resultados del año actual?
No.
La norma de reconocimiento de ingresos (ASC 606) establece que una empresa solo puede reconocer ingresos una vez que se hayan devengado. Aunque el cliente haya pagado la suscripción, aún no has prestado el servicio. Solo puedes reconocer los ingresos cuando el cliente utiliza tu producto.
Si no cumples con tus obligaciones de desempeño, tendrás que devolver a los clientes un importe prorrateado, lo que puede derivar en problemas de flujo de caja.
Por qué debes hacer bien el reconocimiento
Los ingresos se reconocen de acuerdo con el marco y las directrices definidas en la ASC 606.
El FASB (Financial Accounting Standards Board) y el International Accounting Standards Board (IASB) desarrollaron conjuntamente la ASC 606 (Ingresos provenientes de contratos con clientes) para abordar los requisitos de reconocimiento de ingresos de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) y los US GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de EE. UU.).
Elaborar los estados financieros en cumplimiento de la ASC 606 (o de la NIIF 15) es fundamental para la conformidad. El proceso de cinco pasos descrito en la ASC 606 ayuda a garantizar que cumplas con las directrices de reconocimiento de ingresos.
Reconocimiento de ingresos: el proceso de 5 pasos
Las compañías SaaS son empresas de suscripción. El modelo de negocio SaaS implica recibir pagos en una modalidad basada en uso o por suscripción de manera mensual, trimestral o anual.
A efectos de esta guía, analizaré los planes de ingresos por suscripción. Cuando tu empresa ofrece servicios a lo largo del periodo de suscripción, puede que debas reconocer los ingresos de manera prorrateada, dependiendo de la frecuencia de pago de tus clientes.
La ASC 606 describe un proceso de reconocimiento de ingresos en cinco pasos. Es un proceso independiente del sector que ayuda a todas las empresas, sean SaaS o de otro tipo, a determinar cuándo deben reconocer los ingresos.
Estos son los cinco pasos del proceso:
Paso 1: Identifica el contrato
¿Qué condiciones deben cumplirse al establecer un contrato con un cliente antes de proporcionarle acceso a tu SaaS? Los ingresos solo se reconocen en contratos válidos con clientes, por lo que es importante identificar los contratos en los que el cliente haya aceptado los términos y condiciones de tu empresa. El contrato puede ser escrito, verbal o implícito, según tu política.
Paso 2: Especifica claramente las obligaciones
El contrato genera obligaciones de desempeño para tu empresa. Cuando los bienes o servicios se combinan con los bienes o servicios principales que ofrece tu compañía, deben contabilizarse por separado. Solo puedes reconocer ingresos una vez cumplidas tus obligaciones.
Paso 3: Calcular el valor de la transacción
El valor de la transacción es el ingreso por suscripción que esperas recibir de un cliente por ofrecer tu SaaS. Por ejemplo, si el precio de tu producto es de $500 por año, el valor de la transacción para todas las compras de suscripción anual sería de $500.
Paso 4: Asignar valores de transacción
Asignar un valor de transacción implica detallar los criterios para distribuir el precio de transacción entre las obligaciones de desempeño. Por ejemplo, si has cumplido con el 50% de tus obligaciones, puedes reconocer el 50% del ingreso en tu contabilidad, independientemente de si el cliente ha pagado por adelantado o pagará después.
Paso 5: Reconoce tus ingresos
Los ingresos pueden ser reconocidos cuando tú, la entidad que cobra, satisfaces una obligación de desempeño. Supón que tu obligación de desempeño incluye dar acceso a tu producto a tus clientes durante 12 meses (por $500). Puedes reconocer $41.67 al final de cada mes, o $125 por trimestre, en tu software contable.
Conceptos de reconocimiento de ingresos
Antes de continuar, es importante entender tres términos clave:
- Ingresos diferidos: Los ingresos diferidos (o ingresos no devengados) son el monto que has facturado pero que aún no se reconoce como ingreso porque no has prestado el servicio. Los ingresos diferidos aparecen como un pasivo en tu balance general porque tu negocio podría tener la obligación de reembolsar el dinero a los clientes si no prestas el servicio.
- Ingresos no facturados: Los ingresos no facturados son ingresos reconocidos que aún no han sido facturados. Puedes tener ingresos no facturados si un cliente ha estado utilizando tu SaaS, pero los hitos de facturación en tu contrato solo permiten facturar en una fecha posterior (como al final del trimestre o del año). Los ingresos no facturados son parte de las cuentas por cobrar en el balance general.
- Reservas (bookings): Las reservas incluyen el valor de los contratos con un cliente por un período de tiempo específico. Representan el compromiso del cliente de pagarte a cambio de tu SaaS. Las reservas indican el crecimiento futuro de los ingresos, lo que ayuda a estimar la rentabilidad futura y los flujos de caja.
Problemas comunes con el reconocimiento de ingresos en SaaS
El reconocimiento de ingresos es sencillo cuando se trata de suscripciones anuales. Pero, ¿qué sucede cuando los clientes cancelan su suscripción a mitad de período o cambian a un plan superior o inferior? ¿Cómo reconoces los ingresos cuando tu SaaS se agrupa con funciones personalizadas, tarifas de soporte o servicios de consultoría?
La norma ASC 606 ofrece orientación sobre cómo contabilizar estos casos. A continuación he incluido algunos de los escenarios más comunes que puedes encontrar al reconocer ingresos de SaaS, usando el siguiente ejemplo:
Supón que creas una factura de $6,000 para XYZ Ltd. en enero. Así se vería el cronograma de ingresos:
- Fin del 1er trimestre: $1,500
- Fin del 2° trimestre: $1,500
- Fin del 3er trimestre: $1,500
- Fin del 4° trimestre: $1,500
Reconocimiento de ingresos por mejora de plan
XYZ Ltd. sube a un plan de nivel superior, que cuesta $9,000 por año, al final del primer trimestre. Al finalizar dicho trimestre, habrás reconocido $1,500 en ingresos.
Cuando el cliente mejora de plan, deberás emitir una nota de crédito por $4,500:
$4,500 = $6,000 (monto facturado en enero) - $1,500 (ingreso reconocido)
La nota de crédito pone en cero la cuenta del cliente. Una vez que emites una factura prorrateada al final del primer trimestre, tus ingresos diferidos serán de $6,750:
$6,750 = [$9,000 cuota de suscripción ÷ 12 meses] x 9 meses
A partir del siguiente trimestre, reconocerás $750 cada trimestre.
Reconocimiento de ingresos por reducción de plan
XYZ Ltd. bajó a un plan que cuesta $3,000 por año al final del primer trimestre. Como habrás reconocido $1,500 en ingresos, deberás emitir una nota de crédito por $4,500 para poner en cero la cuenta del cliente:
$4,500 = $6,000 (monto facturado) - $1,500 (ingreso reconocido)
Después de emitir una factura prorrateada, tus ingresos diferidos serán de $2,250:
$2,250 = [$3,000 cuota de suscripción ÷ 12 meses] x 9 meses
A partir del siguiente trimestre, reconocerás $250 cada trimestre.
Reconocimiento de ingresos en caso de cancelación
El reconocimiento de ingresos en caso de cancelación depende de los términos de tu contrato. Aquí tienes dos posibilidades:
- Reembolsos prorrateados: Si tu política es reembolsar una cantidad prorrateada, simplemente puedes acreditar ese importe en la cuenta del cliente. Aún así deberás reconocer los ingresos obtenidos antes de la fecha de cancelación.
- Sin reembolsos: Si tienes una política de no reembolso, puedes reconocer los ingresos diferidos en la fecha de la cancelación. No necesitas acreditar la cuenta del cliente ya que, bueno, no hay reembolso.
Reconocimiento de ingresos en caso de servicios combinados
Los servicios combinados crean obligaciones de desempeño separadas, por lo que debes separar los ingresos provenientes de estos servicios y de tu SaaS. Puedes reconocer los ingresos de los servicios incluidos en el paquete (como servicios profesionales o de implementación) únicamente después de prestar el servicio, incluso si el cliente ya está usando tu SaaS.
Supón que ofreces servicios de implementación como parte de un paquete combinado. El cliente ha pagado este servicio por adelantado. Sin embargo, puedes reconocer estos ingresos solo después de que el cliente utilice tu servicio de implementación. En este caso, es bastante claro: simplemente reconoces el ingreso cuando el servicio ha sido completado.
Reconocimiento de ingresos por complementos
Los ingresos por complementos se reconocen cuando son facturados. Supón que XYZ Ltd. quiere incluir el complemento de desarrollo personalizado, que cuesta $150, para abril y mayo.
Como XYZ Ltd. quiere usar el complemento de desarrollo personalizado en abril y mayo, es en ese momento en que debes reconocer el ingreso, es decir, $150 tanto en abril como en mayo.
Reconocimiento de ingresos por cuentas incobrables
Cuando un cliente se niega a realizar el pago después de usar tu servicio, debes registrar ese monto incobrable como una cuenta incobrable según los GAAP.
Por ejemplo, supón que XYZ Ltd. tiene $500 de ingresos no facturados. Antes de que emitas una factura, XYZ Ltd. se declara en bancarrota, por lo que ya no pueden pagar el monto adeudado. Debes registrar los $500 pendientes en su cuenta como una cuenta incobrable. Esto es un ejemplo de eliminación total.
Si XYZ Ltd. acepta pagar $250, solo necesitas dar de baja $250. Esto se llama eliminación parcial.
En cualquier caso, la incapacidad de pago de un cliente afecta tus reservas y, por consiguiente, tus ingresos futuros y tu utilidad neta.
Fin de la historia
¡Y eso es todo! Gracias a la ASC 606, el reconocimiento de ingresos para SaaS y otros servicios tecnológicos se ha vuelto relativamente sencillo.
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