15 Maneras de Reducir los Costos Operativos (y Mantenerlos Bajos)
Reduce Costos, No Calidad: Al buscar reducir costos, asegúrate de elegir opciones que no afecten la productividad ni la satisfacción de los empleados. Si lo haces, podría tener consecuencias negativas.
Aprovecha la Tecnología: Considera la tecnología cuando busques reducir costos. El software de automatización puede ayudar a bajar los gastos y optimizar las operaciones.
Considera Recursos Externos: Freelancers y contratistas pueden aportar mucho a tu negocio, normalmente a un costo más bajo.
Identifica Redundancias: ¿Hay servicios que ya no utilizas? ¿Suscripciones innecesarias? Asegúrate de aprovechar todo lo que compras para sacarle el máximo beneficio.
Reducir los costos operativos es imprescindible para los directores financieros que buscan incrementar las ganancias y mantener la competitividad. La clave, sin embargo, está en encontrar ahorros sin perjudicar la calidad o la eficiencia—más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad?
Con años de experiencia en operaciones financieras, he aprendido lo que realmente funciona para mantener bajos los costos. Entiendo los desafíos a los que te enfrentas: presupuestos ajustados, cambios económicos y una presión constante. Por eso, esta guía está llena de consejos reales y prácticos que se ajustan a tu realidad.
Aquí encontrarás formas simples y efectivas de reducir gastos sin interrumpir tu negocio. Desde contratos con proveedores hasta automatización, estas estrategias te ayudarán a ahorrar dinero. ¡Así que, comencemos a hacer que cada dólar cuente!
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Comprendiendo los costos operativos
Los costos operativos son los gastos asociados con el mantenimiento diario y funcionamiento de tu empresa. Se calculan mediante la siguiente fórmula:
Costos Operativos = Costos de los Bienes Vendidos + Gastos Operativos
- Costos de los Bienes Vendidos (COGs): Considera los gastos directos asociados a la producción de bienes y servicios.
- Gastos Operativos (OpEx): Son gastos indirectos generados por las operaciones normales del negocio.
Aquí tienes un resumen rápido de los diferentes tipos de COGs y gastos operativos que puedes encontrar:
| Costos de los Bienes Vendidos | Gasto Operativo |
Mano de obra directamente vinculada a la producción | - Ventas y marketing - Nómina/impuestos sobre la nómina - Seguro |
| Materiales directos necesarios para la producción de bienes y servicios | - Costos de materiales - Suministros de oficina |
| Impuestos sobre las instalaciones de producción | - Alquiler - Servicios públicos - Costos legales |
| Costos de transporte | - Costos de flete de entrada/salida - Otras tarifas de entrega |
Las empresas no pueden funcionar sin cubrir sus costos operativos, pero estos tienden a reducir las ganancias si no se gestionan correctamente. La mayoría de los líderes necesita estar pendiente tanto de los COGS como de los gastos operativos para medir qué está impactando más en la rentabilidad.
Por lo general, llegan a la misma conclusión: reducción de costos = más ingresos.
Pero incluso las mejores ideas no pueden garantizar mejores márgenes de ganancia. Recortar gastos empresariales es una manera más sencilla y segura de aumentar las ganancias, por lo que los directivos prefieren este enfoque. Sin embargo, hay otro aspecto.
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Veamos este ejemplo: Un negocio de comercio electrónico redujo los gastos en marketing pagado. Esto definitivamente reducirá considerablemente sus costos operativos, pero al recortar en publicidad también corre el riesgo de reducir visitas al sitio web, lo cual puede impactar las ventas en el futuro.
Además, si no se implementa correctamente, también puede disminuir la productividad de los empleados. Reducir la plantilla significa que menos empleados deberán asumir mayor responsabilidad, lo que afecta la satisfacción general y el flujo de trabajo operativo a largo plazo. En última instancia, esta solución solo ofrece beneficios a corto plazo.
Por eso, es importante implementar recortes de costos con una estrategia bien pensada que se enfoque en las áreas correctas, en lugar de simplemente tratar de ahorrar unos pocos dólares.
15 estrategias para reducir costos operativos
No pensaste que te iba a presentar el problema y no darte soluciones, ¿verdad? Aquí tienes 15 estrategias que puedes implementar ya mismo para asegurarte de que reduces los costos operativos de manera eficaz con el tiempo:
1. Adopta la tecnología
La nueva tecnología se centra en mejorar la eficiencia y la productividad, pero también puede reducir los costes operativos si se implementa correctamente. De todas ellas, he identificado dos sistemas que pueden reducir directamente los costes:
Automatización:
Las herramientas de automatización simplifican tareas mundanas y repetitivas para que los empleados puedan centrarse en actividades que generen ingresos, como la experiencia del cliente, la investigación y el desarrollo de productos.
Por ejemplo, las herramientas de automatización de contabilidad pueden ahorrar tiempo y mano de obra a las pequeñas empresas al completar automáticamente procesos financieros. Automatizar los asientos contables también reduce los errores manuales, proporcionando datos más precisos sobre el flujo de caja, ingresos, gastos, etc.
Echa un vistazo a algunas de mis mejores opciones de software de contabilidad para tener una idea de cómo pueden impactar en tu negocio:
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Computación en la Nube:
Además de proporcionar acceso sin restricciones a los datos y operaciones empresariales desde cualquier lugar, la computación en la nube también reduce significativamente el mantenimiento y las actualizaciones de IT por las siguientes dos razones:
- Como suelen ser gestionados por un tercero, es responsabilidad del proveedor garantizar la continuidad del servicio.
- Utilizan un modelo de precios de pago por uso, por lo que las empresas solo pagan por los recursos que consumen.
Aunque existen desde hace años, las empresas aún no han aprovechado plenamente los beneficios de usar soluciones basadas en la nube, incluyendo el ahorro de costes. Con más de la mitad de los líderes empresariales diciendo que no están viendo retornos de su inversión, todavía queda mucho por avanzar para aprovechar estos beneficios.
2. Subcontratar Funciones Empresariales
Subcontratar funciones empresariales secundarias puede ahorrar en costes operativos mientras aumenta la productividad y la satisfacción del cliente. Permite a las empresas acceder a talento y oportunidades de alta calidad sin los gastos administrativos y de empleo asociados a un empleado a tiempo completo.
Además, los servicios de terceros proporcionarán soporte operativo de extremo a extremo. Por ejemplo, un servicio gestionado mejorará la experiencia general de atención al cliente con las mejores herramientas, procesos y retroalimentación. En definitiva, funcionará como una extensión de tu empresa, enfocado en ayudarte a alcanzar tus metas empresariales.
3. Enfócate en Contratar con Inteligencia
Si la subcontratación no es lo tuyo, puedes reducir los costes operativos contratando al talento adecuado.
- Contrata empleados capaces de asumir múltiples responsabilidades: Las empresas más pequeñas generalmente esperan que sus empleados lleven varios sombreros. Reconocer estas expectativas desde el proceso de selección te permite centrarte en contratar talento con habilidades múltiples. Por ejemplo, puedes contratar a un diseñador web interno para que también ayude ocasionalmente con tareas de diseño gráfico.
- Contratar contratistas, consultores y freelancers: Contar con ayuda a tiempo parcial es otra excelente manera de reducir los gastos operativos. Obtienes trabajo de alta calidad sin la carga administrativa de mantener a alguien en la nómina. Sin embargo, encontrar el ajuste adecuado puede llevar tiempo.
Ten en cuenta que sí existe un límite para las responsabilidades que pueden asumir los contratistas y freelancers. Por ejemplo, puede que los contratistas no sean adecuados para ventas, pero sí pueden encargarse de tareas como desarrollo web, redacción, SEO, diseño gráfico y servicios de contabilidad offshore.
4. Negocia con Proveedores
Revisar periódicamente los contratos con proveedores ayuda a asegurar que estás obteniendo el mayor valor por tu dinero. Como resultado, es probable que encuentres condiciones y precios desfavorables en los contratos que se pueden renegociar, tales como plazos de pago, servicios, descuentos y entregas.
Puedes hacer que los contratos con proveedores sean más ventajosos para tu empresa revisando:
- Mayores volúmenes de pedido para que puedas aprovechar descuentos por volumen. Esto aplica tanto para materias primas como para software. Por ejemplo, puedes obtener un mejor precio por tu ERP al suscribirte por más tiempo o con una suscripción más completa.
- Contratos de mayor duración dan a los proveedores la confianza de que buscas un compromiso a largo plazo. Esto incentiva a los proveedores a ofrecer sus productos y servicios a tarifas más competitivas.
- Actualizar los términos contractuales también puede ser beneficioso. Por ejemplo, puedes negociar plazos de entrega más rápidos para garantizar que puedas sacar productos o servicios al mercado más rápidamente. En general, así aumentas tus ingresos reduciendo el tiempo de llegada al mercado.
5. Implementa planes de trabajo remoto e híbrido
El espacio de oficina, en promedio, representa entre el 5 y el 15% del gasto operativo total de las empresas. Adoptar un entorno de trabajo híbrido o totalmente remoto puede reducir significativamente estos costos.
Sin embargo, un reciente artículo del Los Angeles Times encontró que el enfoque totalmente remoto es conocido por reducir la productividad de los empleados. En cambio, recomendaría una configuración de trabajo híbrida. Así obtienes lo mejor de ambos mundos: reduces los gastos operativos mientras minimizas el impacto en la productividad y los ingresos.
Pero tampoco descartes una configuración totalmente remota. Empresas como Buffer han tenido mucho éxito con un entorno de trabajo 100% remoto. De hecho, fueron un paso más allá al introducir la semana laboral de 4 días.
6. Revisa los beneficios para empleados
El costo de los beneficios para empleados representa en promedio cerca de un 30% de la compensación total del empleado. Esto es una porción considerable del costo total por empleado (CTC). Sin embargo, no puedes recortar beneficios sin más, o podrías afectar gravemente la satisfacción de tus empleados. En su lugar, toma un enfoque sistemático para asegurarte de que los empleados no se vean afectados negativamente.
Primero, comienza revisando el uso de los beneficios. Identifica los beneficios más populares y los más costosos. Luego, habla con tus empleados. Asegúrate de saber cuáles les gustan y por qué.
7. Aprovecha los descuentos por pago anticipado
Se sabe que los proveedores ofrecen descuentos a empresas que pagan sus facturas puntualmente, especialmente los proveedores pequeños, para quienes cada factura es fundamental para mantenerse en funcionamiento.
Si tu proveedor ofrece descuentos, comienza a pagar tus facturas con antelación para aprovecharlos. Si no ofrece descuentos por pronto pago, añade una cláusula durante la renegociación del contrato. Es muy probable que accedan si eres un cliente de largo plazo con buen historial crediticio.
8. Identifica y elimina redundancias
Analiza el día a día de tus empleados para identificar áreas específicas donde hay desperdicios. Por ejemplo, ¿los empleados realizan viajes de trabajo para reuniones que podrían hacerse por videollamada? ¿Están utilizando el software de forma eficiente?
Además, conversa con los propios empleados para identificar ineficiencias que se puedan corregir y así reducir los costos operativos, ofreciéndoles un incentivo para motivar su retroalimentación.
9. Aplica una visión sostenible
Existen muchas iniciativas sostenibles que pueden ayudar al planeta. Pero como buscamos soluciones que reduzcan directamente los costos empresariales, me enfocaré en dos prácticas:
- Elimina el papel: Cuando también consideras el costo de usar el papel, el costo total puede fácilmente duplicar o triplicar el costo del propio papel. Las empresas pueden eliminar completamente este gasto al volverse digitales. En su lugar, almacena documentos y archivos en la nube. Serán más accesibles, ocuparán menos espacio y el mantenimiento es más barato.
- Hazte eficiente energéticamente: Los propietarios de negocios pueden invertir en tecnología como paneles solares para generar energía en oficinas, fábricas, almacenes, etc. A la larga, esto te ahorrará dinero. Además, podrías ser elegible para créditos fiscales estatales o locales por implementar prácticas sostenibles.
10. Deja de Pagar Suscripciones No Utilizadas
Aunque las suscripciones olvidadas pueden no parecer un gran problema, las empresas quizás estén pagando más de lo necesario o de lo esperado (es decir, pagando por usuarios o servicios adicionales que no están utilizando en su actual paquete de software contable).
Las empresas pueden optar por cambiar a un plan más apropiado, negociar un mejor acuerdo o pasarse a la versión gratuita. Otra solución viable es consolidar los servicios de los proveedores. Por ejemplo, en lugar de usar Zoom para reuniones por video y Google Drive para archivos, podrías considerar usar Microsoft Teams, que ofrece ambos servicios.
11. Usa Perspectivas Basadas en Datos
Reducir costos no consiste en lanzar ideas al aire y esperar que funcionen (bueno, puedes hacerlo, pero no se recomienda). Un mejor enfoque es utilizar los datos de costos existentes para identificar y optimizar los gastos. Sin embargo, puede ser complejo si tu empresa es grande y tiene muchos procesos en movimiento.
Aquí es donde un ERP puede ayudar. Conecta los distintos procesos empresariales para proporcionar perspectivas de todo el panorama, desde ventas y marketing hasta inventario y entregas. Los ERPs también ofrecen herramientas de análisis predictivo para anticipar futuras necesidades en cadena de suministro, mantenimiento, fuerza laboral, etc.
12. No Tengas Miedo de Comparar Alternativas
Ya hablamos de esto antes en los apartados sobre contratos de proveedores y reducción de desperdicios. Pero buscar alternativas no debería limitarse a una revisión anual.
Los seres humanos somos criaturas de costumbres. Nos gusta mantener lo que está funcionando en este momento. Pero a veces existen mejores opciones —nuevas tecnologías, alternativas más baratas, mejores acuerdos, etc. Mantente atento a alternativas más económicas para lo que usas actualmente. Puedes cambiar al nuevo producto o usar el cambio como argumento para negociar un mejor acuerdo con tu proveedor actual.
13. Establece Políticas Claras de Gastos
Si tu empresa reembolsa a los empleados sus gastos, considera establecer directrices claras sobre límites diarios de tarjeta, gastos de viaje y formatos de reporte. Tener límites claros garantizará que los empleados no usen indebidamente la tarjeta de crédito de la empresa y ayudará a reducir gastos innecesarios.
14. Optimiza las Interacciones con Clientes
Los clientes todavía prefieren la interacción humana al tratar con una empresa. Pero ofrecer experiencias humanas puede ser costoso.
Las empresas pueden reducir estos gastos cualificando las consultas de los clientes. Pueden usar tecnología como chatbots de IA para responder preguntas simples y escalar los casos más complejos a un representante de atención al cliente.
Otra estrategia es invertir en la creación de un centro de ayuda con documentación detallada para resolver distintas situaciones. Los clientes podrán consultar por sí mismos, mientras que los representantes podrán apoyarse en ese recurso para resolver cualquier inconveniente.
15. Analiza y Ajusta de Forma Continua
Ya has implementado todo para reducir tus costos operativos. Pero esto no significa que todo esté perfecto. Puede haber áreas y procesos que aún requieran optimización para reducir los costos aún más.
Para identificar estas áreas, necesitas monitorear continuamente los procesos existentes y los nuevos, comparar con datos históricos y realizar ajustes para obtener el máximo provecho de tus mejoras. Implementar un ERP puede ayudarte en esto. Ofrece módulos para medir los procesos de tu empresa e identificar gastos en exceso.
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