15 maneras de reducir los costos operativos (& mantenerlos bajos)

Costos operativos =  Costo de los bienes vendidos + Gastos operativos

• Costo de los bienes vendidos (COGs): Incluye los gastos directos relacionados con la producción de bienes y servicios.
• Gastos operativos (OpEx): Son gastos indirectos generados por las operaciones comerciales normales.

A continuación, presentamos un resumen de los distintos tipos de COGs y gastos operativos que puedes tener:

Las empresas no pueden funcionar sin cubrir sus costos operativos, pero estos tienden a reducir las ganancias si no se gestionan adecuadamente. La mayoría de los líderes deben supervisar tanto los COGs como los gastos operativos para medir qué factores afectan más la rentabilidad.

Por lo general, llegan a la misma conclusión: reducción de costos = más ingresos. 

Pero ni siquiera las mejores ideas pueden garantizar mejores márgenes de ganancia. Reducir los gastos empresariales es una forma más sencilla y segura de aumentar las ganancias, por lo que los gerentes prefieren este enfoque. Sin embargo, también tiene un lado negativo. 

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Veamos este ejemplo: Una empresa de comercio electrónico redujo su inversión en marketing pagado. Esto sin duda reducirá sus costos operativos significativamente, pero al reducir la inversión publicitaria, también corre el riesgo de recibir menos visitantes en el sitio web, lo que puede afectar las ventas en el futuro. 

Además, también puede disminuir la productividad de los empleados si no se implementa adecuadamente. Reducir la plantilla significa que menos empleados deben asumir más responsabilidades, lo que afecta la satisfacción general y el flujo de trabajo operativo a largo plazo. En última instancia, esta solución solo ofrece beneficios a corto plazo.

Por eso es importante implementar recortes de costos con una estrategia bien planificada que se enfoque en las áreas adecuadas, en lugar de simplemente reducir unos cuantos dólares.

Gastos de capital frente a gastos operativos

Los gastos de capital y los gastos operativos son dos caras de la misma moneda. Los gastos operativos incluyen los gastos que tu empresa necesita para funcionar día a día. Los gastos de capital, por otro lado, son gastos utilizados para adquirir, actualizar y mantener activos físicos.

15 estrategias para reducir los costos operativos

No pensabas que te presentaría el problema sin ofrecerte soluciones, ¿verdad? Estas son 15 estrategias que puedes implementar ahora para asegurarte de reducir eficazmente los costos operativos con el tiempo:

1. Adopta la tecnología

La nueva tecnología se centra en mejorar la eficiencia y la productividad, pero también puede reducir los costos operativos si se implementa adecuadamente. De todas las opciones, he identificado dos sistemas que pueden reducir directamente los costos:

Automatización:

Las herramientas de automatización simplifican las tareas tediosas y repetitivas para que los empleados puedan centrarse en tareas que generan ingresos, como la experiencia del cliente, la investigación y el desarrollo de productos. 

Por ejemplo, las herramientas de automatización contable pueden ahorrar tiempo y trabajo a las pequeñas empresas al completar automáticamente los procesos financieros. Automatizar los asientos contables también reduce los errores manuales y proporciona datos más precisos sobre el flujo de caja, los ingresos, los gastos, etc. 

Echa un vistazo a algunas de mis opciones principales de software de contabilidad para hacerte una idea de cómo pueden influir en tu empresa:

Computación en la nube:

Además de permitir un acceso ilimitado a los datos y las operaciones empresariales desde cualquier lugar, la computación en la nube también reduce considerablemente el mantenimiento y las actualizaciones de TI por las dos razones siguientes: 

• Como normalmente son gestionadas por un tercero, es responsabilidad del proveedor garantizar la continuidad del servicio. 
• Utilizan un modelo de precios de pago por uso, por lo que las empresas solo pagan por los recursos que consumen.  

Aunque llevan años disponibles, las empresas aún no han comprendido plenamente los beneficios de utilizar soluciones basadas en la nube, incluidos los ahorros de costes. Puesto que más de la mitad de los líderes empresariales afirma que no está obteniendo beneficios de sus inversiones, aún queda mucho camino por recorrer para aprovechar estos beneficios. 

2. Externaliza funciones empresariales

La externalización de funciones empresariales secundarias puede reducir los costes operativos y, al mismo tiempo, aumentar la productividad y la satisfacción del cliente. Permite a las empresas acceder a talento y oportunidades de alta calidad sin los gastos administrativos y laborales adicionales asociados con un empleado a tiempo completo. 

Además, los servicios de terceros proporcionarán asistencia operativa integral. Por ejemplo, un servicio gestionado mejorará la experiencia general de atención al cliente con las mejores herramientas, procesos y comentarios. En última instancia, funcionará como una extensión de tu empresa, centrada en ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales. 

3. Céntrate en tomar decisiones de contratación inteligentes

Si la externalización no es lo tuyo, puedes reducir los costes operativos contratando al talento adecuado.

• Contrata empleados que puedan asumir varias responsabilidades: Las empresas más pequeñas suelen esperar que los empleados desempeñen múltiples funciones. Reconocer estas expectativas durante el proceso de contratación te permite centrarte en contratar talento con varias habilidades. Por ejemplo, puedes contratar a un diseñador web interno que también ayude ocasionalmente con tareas de diseño gráfico. 
• Contrata a profesionales por contrato, consultores y trabajadores autónomos: Incorporar ayuda a tiempo parcial es otra excelente forma de reducir los gastos operativos. Obtienes trabajo de alta calidad sin la carga administrativa de mantener a alguien en nómina. Sin embargo, encontrar a la persona adecuada puede llevar tiempo. 

Ten en cuenta que existe un límite para las responsabilidades que pueden gestionar los profesionales por contrato y los trabajadores autónomos. Por ejemplo, los profesionales por contrato quizá no sean las personas adecuadas para las ventas, pero pueden gestionar tareas como el desarrollo web, la redacción publicitaria, el SEO, el diseño gráfico y los servicios de contabilidad externalizados en el extranjero.

4. Negocia con los proveedores  

Revisar periódicamente los contratos con los proveedores ayuda a garantizar que obtienes el máximo valor por tu dinero. Como resultado, es probable que encuentres algunos precios y condiciones contractuales desfavorables que pueden renegociarse, incluidos los plazos de pago, los servicios, los descuentos y la entrega. 

Puedes negociar los contratos con los proveedores en condiciones más favorables para ti revisando:

• Volúmenes de pedido más grandes para que puedas aprovechar los descuentos por volumen. Esto funciona tanto para las materias primas como para el software. Por ejemplo, puedes conseguir un mejor precio para tu ERP con una suscripción más larga o completa.
• Plazos contractuales más largos brindan a los proveedores la confianza de que buscas un compromiso a largo plazo. Esto los anima a ofrecer sus servicios y productos a tarifas más competitivas. 
• Actualizar los términos del contrato también podría ser beneficioso. Por ejemplo, puedes negociar plazos de entrega más rápidos para garantizar que puedas producir productos o prestar servicios con mayor rapidez. En general, aumentar tus ingresos al reducir el tiempo de comercialización.

5. Implementa planes de trabajo remoto e híbrido

El espacio de oficina cuesta a las empresas, en promedio, entre el 5 y el 15 % del gasto operativo total. Pasar a un entorno de trabajo híbrido o completamente remoto puede reducir significativamente estos costos.

Sin embargo, un artículo reciente de Los Angeles Times descubrió que se sabe que un enfoque de trabajo desde casa completamente remoto reduce la productividad de los empleados. En su lugar, recomendaría establecer un modelo de trabajo híbrido. De esa manera, obtienes lo mejor de ambos mundos: reducir los gastos operativos y minimizar el impacto en la productividad y los ingresos. 

Pero tampoco descartes un modelo completamente remoto. Empresas como Buffer obtuvieron un gran éxito con su entorno de trabajo totalmente remoto. De hecho, fueron un paso más allá al introducir una semana laboral de 4 días. 

6. Revisa los beneficios de los empleados

Los costos de los beneficios para empleados representan, en promedio, alrededor del 30 % de la compensación total del empleado. Esto supone una gran parte del costo total para la empresa por empleado (CTC). Sin embargo, no puedes recortar los beneficios de los empleados arbitrariamente, ya que podrías descontentar mucho a algunos empleados. En su lugar, adopta un enfoque sistemático para asegurarte de no generarles malestar. 

Primero, comienza por revisar el uso de los beneficios por parte de los empleados. Identifica los beneficios más populares y los más costosos. A continuación, habla con tus empleados. Asegúrate de saber qué beneficios les gustan y por qué.

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Algunos beneficios, como el seguro médico, nunca deberían estar sujetos a recortes. Pero debes estar preparado para negociar nuevos términos, como reducir los niveles de servicio para disminuir la carga financiera de la empresa.

7. Aprovecha los descuentos por pronto pago

Se sabe que los proveedores ofrecen descuentos a las empresas que pagan sus facturas a tiempo, especialmente los proveedores pequeños, para quienes cada factura contribuye a mantener el negocio en funcionamiento. 

Si tu proveedor ofrece descuentos, comienza a pagar tus facturas por adelantado para aprovecharlos. Si no ofrece descuentos por pronto pago, añade una cláusula durante la renegociación del contrato. Lo más probable es que acepte si eres un cliente a largo plazo con un buen historial crediticio.

8. Identifica y elimina las redundancias

Analiza el día a día de tus empleados para identificar las áreas específicas en las que se desperdician recursos. Por ejemplo, ¿los empleados hacen viajes de negocios para conversaciones que podrían realizarse mediante una videollamada? ¿Utilizan el software de manera eficiente? 

También habla con los propios empleados para identificar cualquier ineficiencia que pueda corregirse con el fin de reducir los costos operativos, y ofréceles un incentivo para fomentar sus comentarios. 

9. Adopta una perspectiva sostenible

Existen muchas iniciativas sostenibles que pueden ayudar al planeta. Pero, dado que estamos analizando soluciones que reducen directamente los costos empresariales, lo he resumido en dos prácticas: 

• Elimina el papel: Cuando también consideras el costo de usar el papel, el costo total puede duplicar o triplicar fácilmente el costo del papel en sí. Las empresas pueden eliminar por completo este costo al digitalizarse. En su lugar, almacena documentos y archivos en la nube. Serán más fáciles de acceder, ocuparán menos espacio y su mantenimiento será más económico.
• Adopta la eficiencia energética: Los propietarios de empresas pueden invertir en tecnología como paneles solares para generar energía en oficinas, fábricas, almacenes, etc. Esto te permitirá ahorrar dinero con el tiempo. Además, podrías ser elegible para créditos fiscales estatales o locales por implementar prácticas sostenibles. 

10. Deja de pagar por suscripciones que no utilizas

Aunque las suscripciones olvidadas quizá no sean un gran problema, las empresas podrían estar pagando más de lo necesario o de lo previsto (es decir, pagando por puestos o servicios adicionales que no utilizan en su conjunto de herramientas de software contable actual). 

Las empresas pueden optar por reducir su servicio a un plan más adecuado, negociar un acuerdo mejor o cambiarse a la versión gratuita. Otra solución viable es consolidar los servicios de los proveedores. Por ejemplo, en lugar de usar Zoom para las reuniones por video y Google Drive para los archivos, podrías considerar usar Microsoft Teams, que ofrece ambos servicios.  

11. Utiliza información basada en datos

Reducir costos no consiste en lanzar ideas contra la pared y esperar que funcionen (bueno, puedes hacerlo, pero no es recomendable). Un enfoque mejor es utilizar los datos de costos existentes para identificar y optimizar los gastos. Sin embargo, esto puede ser complejo si tu empresa es grande y tiene muchos elementos en movimiento. 

Aquí es donde un ERP puede ayudar. Conecta procesos empresariales individuales para ofrecer información sobre todo el panorama, desde las ventas y el marketing hasta el inventario y la entrega. Los ERP también ofrecen herramientas de análisis predictivo para evaluar cualquier necesidad futura en la cadena de suministro, el mantenimiento, la fuerza laboral, etc.

12. No tengas miedo de comparar opciones

Ya hemos hablado de esto anteriormente en relación con los contratos con proveedores y la reducción de desperdicios. Sin embargo, buscar alternativas no debería limitarse a una revisión anual. 

Los seres humanos somos criaturas de hábitos. Nos gusta seguir con lo que funciona en este momento. Pero a veces existen opciones mejores: nuevas tecnologías, opciones más económicas, mejores acuerdos, etc. Mantente atento a alternativas más económicas a lo que utilizas actualmente. Puedes cambiarte al nuevo producto o utilizar el cambio para negociar un acuerdo mejor con tu proveedor actual.

13. Establece políticas de gastos claras

Si tu empresa reembolsa los gastos de los empleados, considera establecer directrices claras sobre los límites diarios de las tarjetas, los gastos de viaje y los formatos de informes. Unos límites claros garantizarán que los empleados no hagan un uso indebido de la tarjeta de crédito de la empresa y, al mismo tiempo, reducirán cualquier gasto innecesario. 

14. Agiliza las interacciones con los clientes

Los clientes siguen prefiriendo las interacciones humanas al relacionarse con una empresa. Pero ofrecer experiencias humanas puede ser costoso. 

Las empresas pueden reducir estos gastos clasificando las consultas de los clientes. Pueden utilizar tecnología como los chatbots de IA para responder preguntas sencillas y derivar los requisitos más complejos a un representante de atención al cliente. 

Otro enfoque consiste en invertir en la creación de un centro de ayuda con documentación detallada para resolver diversos escenarios. Los clientes pueden utilizarlo para encontrar soluciones por sí mismos, mientras que los representantes pueden usarlo para resolver cualquier problema. 

15. Analiza y ajusta continuamente

Has puesto todo en marcha para reducir tus costos operativos. Pero esto no significa que todo sea perfecto. Puede haber áreas y procesos que requieran optimización para reducir aún más los costos. 

Para identificar estas áreas, debes supervisar continuamente los procesos existentes y los nuevos, compararlos con los datos históricos y realizar ajustes para aprovechar al máximo tus actualizaciones. Implementar un ERP puede ayudarte con esto. Ofrece módulos para medir tus procesos empresariales e identificar gastos excesivos. 

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