15 formas de reducir los costos operativos (y mantenerlos bajos)

Costes operativos =  Coste de los bienes vendidos + Gastos operativos

• Coste de los bienes vendidos (COGs): Incluye los gastos directos relacionados con la producción de bienes y servicios.
• Gastos operativos (OpEx): Son los gastos indirectos generados por las operaciones normales del negocio.

Aquí tienes un resumen rápido de los diferentes tipos de COGs y gastos operativos que puedes experimentar:

Las empresas no pueden operar sin cubrir sus costes operativos, pero estos tienden a comerse los beneficios si no se gestionan adecuadamente. La mayoría de los líderes deben vigilar tanto los COGS como los gastos operativos para medir qué es lo que afecta más a la rentabilidad.

Normalmente, llegan a la misma conclusión: reducción de costes = más ingresos. 

Pero incluso las mejores ideas no pueden garantizar mejores márgenes de beneficio. Recortar los gastos empresariales es un camino más fácil y seguro para aumentar los beneficios—por eso los gerentes prefieren este enfoque. Sin embargo, existe otra cara de la moneda. 

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Tomemos este ejemplo: Un negocio de comercio electrónico redujo el gasto en marketing pagado. Definitivamente esto reducirá sus costes operativos de forma significativa, pero al disminuir la inversión publicitaria, también corre el riesgo de disminuir los visitantes al sitio web, lo que puede afectar las ventas en el futuro. 

Además, también puede disminuir la productividad de los empleados si no se implementa correctamente. Reducir la plantilla implica que menos empleados tendrán que asumir más responsabilidades, lo que afecta la satisfacción general y el flujo de trabajo operativo a largo plazo. En última instancia, esta solución solo ofrece beneficios a corto plazo.

Por eso es importante aplicar recortes de costes con una estrategia bien pensada que se centre en las áreas adecuadas en lugar de simplemente intentar ahorrar unos pocos dólares.

CapEx vs. OpEx

Los gastos de capital y los gastos operativos son dos caras diferentes de la misma moneda. Los gastos operativos incluyen los gastos necesarios para que tu empresa funcione a diario. Los gastos de capital, por otro lado, son gastos para adquirir, mejorar y mantener activos físicos.

15 estrategias para reducir los costes operativos

¿Pensaste que iba a presentarte el problema y no darte soluciones? Aquí tienes 15 estrategias que puedes implementar ahora para asegurarte de reducir eficazmente los costes operativos a lo largo del tiempo:

1. Adopta la tecnología

La nueva tecnología está enfocada en mejorar la eficiencia y la productividad, pero también puede reducir los costes operativos si se implementa correctamente. De todas, he identificado dos sistemas que pueden reducir los costes de forma directa:

Automatización:

Las herramientas de automatización simplifican tareas rutinarias y repetitivas para que los empleados puedan centrarse en actividades que generen ingresos, como la experiencia del cliente, la investigación y el desarrollo de productos. 

Por ejemplo, las herramientas de automatización contable pueden ahorrar tiempo y mano de obra a las pequeñas empresas al completar automáticamente los procesos financieros. La automatización de los asientos contables también reduce los errores manuales, proporcionando datos más precisos sobre el flujo de caja, ingresos, gastos, etc. 

Echa un vistazo a algunas de mis opciones principales de software contable para que veas cómo pueden impactar en tu negocio:

Computación en la nube:

Además del acceso ilimitado a los datos y operaciones empresariales desde cualquier lugar, la computación en la nube también reduce significativamente el mantenimiento y las actualizaciones de TI por dos motivos principales: 

• Como suelen ser gestionados por un tercero, es responsabilidad del proveedor garantizar la continuidad del servicio. 
• Utilizan un modelo de precios de "pago por uso", por lo que las empresas solo pagan por los recursos que consumen.  

Aunque existen desde hace años, las empresas aún no han aprovechado completamente los beneficios del uso de soluciones basadas en la nube, incluido el ahorro de costos. Con más de la mitad de los líderes empresariales diciendo que no ven un retorno de su inversión, todavía queda mucho por hacer para aprovechar estos beneficios. 

2. Subcontrata funciones empresariales

Subcontratar funciones empresariales secundarias puede ahorrar costes operativos al mismo tiempo que aumenta la productividad y la satisfacción del cliente. Permite a las empresas acceder a talento y oportunidades de alta calidad sin los gastos administrativos y laborales asociados a un empleado a tiempo completo. 

Además, los servicios de terceros ofrecen apoyo operativo de principio a fin. Por ejemplo, un servicio gestionado mejorará la experiencia general de soporte al cliente con las mejores herramientas, procesos y feedback. En última instancia, funcionará como una extensión de tu empresa, enfocada en ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales. 

3. Concéntrate en decisiones inteligentes de contratación

Si la subcontratación no es lo tuyo, puedes reducir los costes operativos contratando al talento adecuado.

• Contrata empleados que puedan llevar varias responsabilidades a la vez: Las empresas más pequeñas suelen esperar que los empleados desempeñen múltiples funciones. Reconocer estas expectativas desde el proceso de contratación te permite centrarte en captar talento con habilidades diversas. Por ejemplo, puedes contratar a un diseñador web interno para que también ayude en tareas ocasionales de diseño gráfico. 
• Contrata contratistas, consultores y freelancers: Incorporar ayuda a tiempo parcial es otra excelente forma de reducir los gastos operativos. Obtienes trabajo de alta calidad sin la carga administrativa de tener a alguien en la nómina. Sin embargo, encontrar el perfil adecuado puede llevar tiempo. 

Ten en cuenta que sí existe un límite para las responsabilidades que pueden gestionar los contratistas y freelancers. Por ejemplo, los contratistas quizá no sean los más adecuados para ventas, pero sí pueden gestionar tareas como desarrollo web, redacción de textos, SEO, diseño gráfico y servicios de contabilidad offshore.

4. Negocia con proveedores  

Revisar regularmente los contratos con proveedores ayuda a garantizar que obtienes el máximo beneficio por tu dinero. Como resultado, es probable que encuentres precios y condiciones contractuales desfavorables que puedan ser renegociados, incluyendo plazos de pago, servicios, descuentos y entregas. 

Puedes conseguir condiciones más favorables en los contratos con proveedores revisando:

• Mayores volúmenes de pedido para que puedas beneficiarte de descuentos por volumen. Esto funciona tanto para materias primas como para software. Por ejemplo, puedes conseguir un mejor precio para tu ERP con una suscripción más larga o más completa.
• Plazos de contrato más largos brindan a los proveedores la confianza de que buscas un compromiso a largo plazo. Esto anima a los proveedores a ofrecer sus servicios y productos a tarifas más competitivas. 
• Términos de contrato actualizados también pueden ser beneficiosos. Por ejemplo, puedes negociar plazos de entrega más rápidos para asegurarte de que puedas lanzar productos o servicios más rápidamente. En definitiva, aumentarás tus ingresos al reducir el tiempo de salida al mercado.

5. Implementa planes de trabajo remoto e híbrido

El espacio de oficina, en promedio, cuesta a las empresas entre el 5 y el 15% del gasto operativo total. Pasar a un entorno de trabajo híbrido o completamente remoto puede reducir considerablemente estos costes.

Sin embargo, un reciente artículo de Los Angeles Times concluyó que el trabajo totalmente remoto (WFH) suele reducir la productividad de los empleados. En lugar de eso, recomendaría una configuración de trabajo híbrida. Así, obtienes lo mejor de ambos mundos: reducir gastos operativos y al mismo tiempo minimizar el impacto sobre la productividad y los ingresos. 

Pero tampoco descartes un modelo completamente remoto. Empresas como Buffer han tenido un gran éxito con su ambiente de trabajo totalmente remoto. De hecho, fueron un paso más allá y adoptaron una semana laboral de 4 días. 

6. Revisa los beneficios para empleados

El costo de los beneficios para empleados representa en promedio alrededor del 30% de la compensación total de cada empleado. Esto es una parte importante del coste total para la empresa (CTC) por empleado. Sin embargo, no puedes recortar los beneficios de manera arbitraria o podrías hacer que algunos empleados se sientan muy descontentos. En lugar de eso, adopta un enfoque sistemático para asegurarte de no incomodar a tu plantilla. 

Primero, comienza revisando el uso de los beneficios. Identifica los beneficios más populares y los más costosos. Luego, habla con tus empleados. Asegúrate de conocer cuáles les gustan y por qué.

Author's Tip

Algunos beneficios como el seguro de salud nunca deberían estar en la lista de recortes. Pero prepárate para negociar nuevos términos, como reducir los niveles de servicio, para disminuir la carga financiera de la empresa.

7. Aprovecha los descuentos por pronto pago

Es conocido que los proveedores ofrecen descuentos a las empresas que pagan sus facturas puntualmente, especialmente los proveedores pequeños para quienes cada factura cuenta para seguir en funcionamiento. 

Si tu proveedor ofrece descuentos, comienza a saldar tus facturas antes del vencimiento para aprovecharlos. Si no ofrecen descuentos por pronto pago, añade una cláusula durante la renegociación del contrato. Es muy probable que acepten si eres un cliente a largo plazo con buen historial crediticio.

8. Identifica y elimina redundancias

Haz un mapa de las tareas diarias de tus empleados para identificar las áreas específicas donde están siendo ineficientes. Por ejemplo, ¿los empleados hacen viajes de negocios para conversaciones que podrían hacerse por videollamada? ¿Utilizan el software eficientemente? 

Además, habla con los propios empleados para identificar ineficiencias que puedan ser corregidas para reducir costes operativos y ofréceles un incentivo que motive su retroalimentación. 

9. Adopta una perspectiva sostenible

Existen muchas iniciativas sostenibles que pueden ayudar al planeta. Pero como estamos evaluando soluciones que directamente reduzcan los costes empresariales, lo resumí en dos prácticas: 

• Elimina el papel: Cuando también consideras el costo de usar el papel, el costo total puede fácilmente duplicar o triplicar el valor del propio papel. Las empresas pueden eliminar por completo este gasto digitalizándose. En su lugar, almacena documentos y archivos en la nube. Serán más accesibles, ocuparán menos espacio y el mantenimiento es más económico.
• Hazte eficiente energéticamente: Los propietarios de negocios pueden invertir en tecnología como paneles solares para generar energía en oficinas, fábricas, almacenes, etc. Ahorrarás dinero a largo plazo. Además, podrías ser elegible para créditos fiscales estatales o locales por implementar prácticas sostenibles. 

10. Deja de Pagar Suscripciones que No Usas

Aunque las suscripciones olvidadas pueden no parecer un gran problema, es posible que las empresas estén pagando más de lo necesario o esperado (es decir, pagando por usuarios o servicios extra que no están utilizando en su paquete actual de software contable). 

Las empresas pueden optar por cambiarse a un plan más adecuado, negociar mejores condiciones o pasar a la versión gratuita. Otra solución viable es consolidar los servicios de los proveedores. Por ejemplo, en vez de usar Zoom para videollamadas y Google Drive para archivos, podrías considerar Microsoft Teams, que ofrece ambos.  

11. Usa Información Basada en Datos

Reducir costes no es lanzar ideas al aire esperando que funcionen (bueno, puedes hacerlo pero no es recomendable). Una mejor estrategia es utilizar los datos de costes existentes para identificar y optimizar gastos. Sin embargo, esto puede ser complejo si tu empresa es grande y tiene muchos aspectos que gestionar. 

Ahí es donde un ERP puede ayudar. Conecta los procesos empresariales individuales y proporciona información sobre todo el panorama, desde ventas y marketing hasta inventario y entregas. Los ERP también ofrecen herramientas de análisis predictivo para evaluar futuras necesidades en la cadena de suministro, mantenimiento, personal, etc.

12. No Tienes Que Conformarte: Busca Alternativas

Ya hemos hablado de esto antes en el apartado de contratos con proveedores y reducción de desperdicio. Pero buscar alternativas no debe limitarse a una revisión anual. 

Somos criaturas de costumbre. Nos gusta seguir usando lo que ya funciona. Pero a veces hay mejores opciones—nuevas tecnologías, opciones más baratas o mejores ofertas, etc. Mantente atento a alternativas más económicas a lo que estás usando actualmente. Puedes cambiar al nuevo producto o utilizar el cambio para negociar una mejor oferta con tu proveedor actual.

13. Establece Políticas Claras de Gastos

Si tu empresa reembolsa gastos a empleados, considera establecer directrices claras sobre los límites diarios de tarjetas, gastos de viaje y formatos de reporte. Limitar y aclarar las normas asegurará que los empleados no hagan un mal uso de la tarjeta de la empresa y ayudará a reducir gastos innecesarios. 

14. Optimiza las Interacciones con el Cliente

Los clientes siguen prefiriendo la interacción humana al tratar con una empresa. Pero ofrecer experiencias humanas puede resultar costoso. 

Las empresas pueden reducir estos gastos cualificando las consultas de los clientes. Se puede utilizar tecnología como chatbots impulsados por IA para responder preguntas simples y derivar los temas más complejos a un representante de atención al cliente. 

Otra opción es invertir en la creación de un centro de ayuda con documentación detallada para resolver diferentes situaciones. Los propios clientes podrán encontrar soluciones mientras que los representantes podrán usarlo para atender cualquier incidencia. 

15. Analiza y Ajusta Continuamente

Has puesto en marcha todo para reducir tus costes operativos. Pero esto no significa que ya todo sea perfecto. Puede haber áreas y procesos que requieran más optimización para disminuir gastos aún más. 

Para detectar estas áreas, necesitas monitorizar de forma continua los procesos existentes y nuevos, compararlos con los datos históricos y hacer los ajustes necesarios para obtener el mayor beneficio de tus actualizaciones. Implementar un ERP puede ayudarte en esto. Ofrece módulos para medir tus procesos de negocio e identificar gastos excesivos. 

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