Las 3 reglas de oro de la contabilidad y cómo utilizarlas
Las tres reglas de oro de la contabilidad son fundamentales para la contabilidad por partida doble.
Luca Pacioli, el padre de la contabilidad, codificó la contabilidad por partida doble y las tres reglas de oro en su libro de matemáticas denominado Summa de arithmetica.
Estas reglas proporcionan la base para el sistema contable moderno. En esta guía, te ayudo a comprender las tres reglas de oro de la contabilidad desde cero.
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Tipos de cuentas
Las tres reglas de oro de la contabilidad varían según el tipo de cuenta con la que estés trabajando y tus políticas generales. Por suerte, solo hay tres categorías de cuentas. Estas son:
Cuenta nominal
Las cuentas nominales son cuentas temporales cuyos saldos se transfieren a una cuenta permanente al finalizar el periodo contable. Piensa en ellas como un corral de espera para tu rebaño de saldos antes de que se muden a su pradera permanente.
Las cuentas de ingresos y gastos son cuentas nominales. Otros ejemplos de cuentas nominales incluyen cuentas de alquiler, intereses y salarios.
Al final del periodo contable, las cuentas nominales se cierran transfiriendo sus saldos a una cuenta del libro mayor. Los saldos en la cuenta del libro mayor incluyen gastos e ingresos, que luego se transfieren a la cuenta de pérdidas y ganancias (es decir, el estado de resultados).
Cuenta real
Las cuentas reales suelen permanecer abiertas durante más de un periodo contable. Mantienen saldos al final del año fiscal y aparecen en el balance general. Todos los activos y pasivos se registran en los libros como cuentas reales.
Mobiliario, terrenos y cuentas por cobrar son ejemplos de cuentas reales. Aquí tienes más ejemplos de los tipos de asientos que podrías encontrar en una cuenta real:
- Gastos relacionados con activos que deben capitalizarse, como el flete pagado para transportar un nuevo activo a tu ubicación.
- Depreciación de activos tangibles y amortización o deterioro de activos intangibles.
- Compra y venta de activos.
- Dinero prestado o reembolsado.
Cuenta personal
Las cuentas personales son aquellas que pertenecen a una persona real o una persona jurídica, es decir, una entidad empresarial (no un amigo imaginario). Por ejemplo, supón que tu empresa pide dinero prestado a la empresa de un amigo. Necesitarás registrar la empresa de tu amigo como prestamista en tus libros mediante la creación de una cuenta personal para su empresa.
Las reglas de oro de la contabilidad
Una vez aclarados los tipos de cuentas, podemos hablar de las tres reglas de oro de la contabilidad. Hay una regla de oro para cada tipo de cuenta.
Según la contabilidad por partida doble, cada transacción empresarial afecta al menos a dos cuentas. Las cuentas se debitan o acreditan según el tipo de transacción y el tipo de cuenta, pero el importe del débito es siempre igual al importe del crédito.
Un asiento de débito se realiza en el lado izquierdo de una cuenta. Los asientos de débito aumentan los saldos en las cuentas de activos y gastos, y reducen los saldos de las cuentas de patrimonio, pasivo o ingresos.
Por otro lado, una entrada de crédito se realiza en el lado derecho de una cuenta. Los créditos incrementan los saldos de las cuentas de ingresos, patrimonio y pasivo, y disminuyen los saldos de las cuentas de activos y gastos.
Aunque el software contable puede realizar los asientos contables por ti, aprender a hacerlo es importante para entender la lógica detrás de cómo se registran las transacciones.
Con esa base comprendida, estas son las tres reglas de oro de la contabilidad:
Regla para cuentas nominales: Debitar gastos y pérdidas, y acreditar ingresos y ganancias
Todos los gastos y pérdidas se debitan en una cuenta de gastos, mientras que los ingresos y las ganancias se acreditan en una cuenta de ingresos.
Aquí tienes algunos ejemplos:
- Carga la cuenta de papelería cuando gastas $50 en papelería para tu negocio
- Carga la cuenta de activo para registrar el gasto por depreciación
- Abona la cuenta de intereses cuando recibes $100 en intereses por el depósito bancario de la empresa
- Abona la cuenta de ventas cuando un cliente se suscribe a una suscripción anual
Regla para cuentas reales: carga lo que entra y abona lo que sale
Cuando un activo ingresa a tu empresa, carga la cuenta de activo. Si un activo sale de la empresa, abona la cuenta de activo.
Por ejemplo, supongamos que tu empresa (Empresa X) pide dinero prestado al negocio de tu amigo (Empresa Y).
El efectivo está ingresando a tu empresa, así que cargas la cuenta de efectivo con la cantidad de dinero prestado.
Aquí tienes algunos ejemplos más:
- Carga la cuenta de activo cuando gastas $5,000 en un activo para mejorar su eficiencia
- Carga al acreedor cuando reembolsas el dinero que te prestó
- Abona la cuenta de activo cuando vendes dicho activo
- Abona la cuenta de línea de crédito cuando tomas dinero prestado usando tu línea de crédito
Regla para cuentas personales: carga al receptor y abona al dador
Al registrar asientos para una cuenta personal, carga a quien recibe el dinero y abona a quien lo entrega.
Usemos el mismo ejemplo anterior.
La empresa Y ha prestado dinero a tu negocio. Para registrar esto, abre una nueva cuenta en tus libros para la empresa Y y abona la cuenta por el monto del dinero recibido en préstamo.
La cuenta de la empresa Y tendrá ahora un saldo acreedor y aparecerá como un pasivo en tu balance general.
Aquí tienes más ejemplos:
- Carga la cuenta de la empresa Y cuando tu empresa vende un activo a la empresa Y y esta promete pagarlo el próximo año
- Abona la cuenta de la empresa Y cuando tomas dinero adicional prestado de la empresa Y
- (En el caso de una sociedad) Abona tu propia cuenta en la sociedad cuando prestas capital adicional al negocio
- (En el caso de una sociedad) Carga tu cuenta en la sociedad cuando retiras capital del negocio
Ejemplo de las tres reglas de oro de la contabilidad
Veamos un ejemplo donde aplicamos las tres reglas juntas.
Supón que la empresa de tu amigo (Empresa Y) le debe a tu empresa $20,000. Has decidido adquirir muebles usados de la empresa Y para saldar la cuenta. El valor de mercado actual de los muebles es $19,750.
La empresa Y ofrece servicios de marketing. Como necesitas ayuda para gestionar anuncios, decidiste hacer un proyecto piloto de $500 con la empresa Y para gestionar los anuncios.
Después de adquirir los muebles y usar los servicios publicitarios de la empresa Y, pagas a la empresa Y $250 ($20,000 - $19,750 - $500) en efectivo.
Así es como debería verse el asiento en el libro diario:
| Tipo de cuenta | Cuenta | Cargo ($) | Abono ($) | Regla aplicable |
|---|---|---|---|---|
| Cuenta real | Mobiliario | 19,750 | Carga lo que entra | |
| Cuenta nominal | Gasto en publicidad | $500 | Carga los gastos y las pérdidas | |
| Cuenta real | Efectivo | $250 | Abona lo que sale | |
| Cuenta personal | Empresa Y | $20,000 | Abona al dador |
La cuenta de mobiliario, una cuenta real, aparecerá en el balance general.
El gasto de publicidad aparecerá en el estado de resultados.
El efectivo se reducirá en $250 en tu balance general.
Y, por último, la empresa Y ya no aparecerá como deudor en tu balance general.
Ventajas de las reglas contables
Además de proporcionar un marco lógico para el sistema de partida doble, las tres reglas de oro de la contabilidad ofrecen los siguientes beneficios:
- Estructura universal para registrar transacciones financieras: Todas las empresas en todos los países del mundo utilizan el sistema de contabilidad de partida doble para mantener sus libros contables; por lo tanto, comprender las reglas de oro de la contabilidad ayuda a los profesionales financieros de todo el mundo a entender e interpretar la información financiera.
- Interpretación consistente: La consistencia en los procesos y la lógica contable elimina la ambigüedad. La adhesión a las reglas de oro garantiza que cualquier persona que lea las entradas contables comprenda claramente la transacción.
- Comparabilidad: Las reglas de oro de la contabilidad hacen que los estados financieros de la misma empresa a lo largo del tiempo y los estados financieros de otras empresas sean comparables.
- Estados financieros precisos: El balance general debe cuadrar y el estado de resultados necesita una cifra precisa de utilidad neta. Las reglas contables ayudan a registrar asientos correctos, por lo que es más probable que tus estados financieros sean también precisos.
Aunque no todos los países del mundo siguen los GAAP (te estoy mirando a ti, EE.UU.), las reglas de oro tienen muchas similitudes en su efecto previsto, ayudando a reducir las diferencias en la información financiera global.
¿Quién debe adherirse a las reglas contables?
Las reglas contables se aplican a cualquier empresa que lleve libros contables… es decir, a todas. Esto difiere de otros requisitos contables, que suelen exigir reportes menos estrictos a las pequeñas empresas que a las que cotizan en bolsa.
Por ejemplo, el IRS permite que una corporación o sociedad con un promedio anual de ingresos brutos inferior a $27 millones en los últimos tres años utilice la contabilidad basada en efectivo. Según el tamaño de tu empresa, puede que necesites seguir la contabilidad en efectivo, en efectivo modificado o la contabilidad por el método de acumulación.
Sin embargo, todas las empresas todavía deben registrar las transacciones siguiendo las reglas de la contabilidad financiera del sistema de partida doble.
FAQ
¿Cómo se aplican las reglas de oro de la contabilidad?
¿Cuáles son los tres tipos de cuentas?
Las tres reglas de oro simplificadas
Las tres reglas de oro de la contabilidad son simplemente un marco simplificado para registrar transacciones con precisión. Puede que necesites algo de práctica para aprender estas reglas, pero una vez que estés cómodo con ellas, estarás listo para aprender conceptos contables más avanzados.
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