Cómo crear un presupuesto empresarial duradero en 7 pasos
¿Tu presupuesto empresarial se parece más a un propósito de Año Nuevo — establecido con las mejores intenciones, pero olvidado al cabo de unas semanas? Esta guía te ayudará a elaborar un presupuesto empresarial que se mantenga (a diferencia de mis aspiraciones de planificación de comidas para 2025)...
Conceptos básicos del presupuesto empresarial
Un presupuesto empresarial es un plan de ingresos y gastos para tu negocio. En el lado de los ingresos, incluye tu mejor estimación de los ingresos brutos (cuánto dinero entra). En el lado de los gastos, incluye los costes fijos, los costes variables, los costes de capital y los gastos no operativos (todos los lugares en los que tu empresa gasta dinero).
Las organizaciones más grandes utilizan software de presupuestación y previsión para crear y mantener presupuestos, supervisados por el director financiero. En las empresas más pequeñas, el propietario o el contable pueden encargarse de la presupuestación.
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Si no crees que tomarte en serio tu presupuesto sea importante, considera lo siguiente:
- La mitad de las pequeñas empresas no consigue crear un presupuesto operativo general
- La mitad de las pequeñas empresas fracasa durante los primeros 2 años
Decide tú si esas cosas están relacionadas...
Los 5 principales beneficios de la presupuestación
Por supuesto, la presupuestación te ayuda a planificar los gastos, los cambios en los ingresos y mucho más. Pero, más allá de lo evidente, ¿cuáles son los principales beneficios de la presupuestación para los propietarios de empresas?
1 - Contratación proactiva
La dotación de personal es una de las mayores fuentes de estrés para los propietarios de pequeñas empresas. Recuerdo mi propia experiencia dirigiendo un negocio y lo mal que se me daba predecir cuándo necesitaríamos incorporar ayuda adicional.
Esto provocó que mis primeros empleados y yo estuviéramos sobrecargados de trabajo y, después, debido a una sobrerreacción, que un grupo de empleados nuevos no tuviera suficiente trabajo cuando las cosas se ralentizaron.
Fue duro y me hizo perder mucha confianza de algunos empleados excelentes. Aprende de mis errores y adelántate a la presupuestación.
2 - Prepararse para la financiación
Cualquier préstamo bancario tradicional requerirá un plan de negocio detallado, con un presupuesto bien estudiado.
Aunque los inversores pueden ser algo más flexibles, lo más probable es que quieran ver un presupuesto operativo completo y una previsión de rentabilidad antes de entregarte su dinero.
3 - Reducir los costes de financiación
Si has presupuestado de forma eficaz, también puedes determinar qué tipo de financiación te permitirá ahorrar más dinero.
Por ejemplo, imagina que aparecen algunos costes inesperados importantes. Podrías recurrir a tu línea de crédito, utilizar una tarjeta de crédito o incluso recurrir al factoring de facturas. Compruebas tu presupuesto y te das cuenta de que estás proyectando una entrada de efectivo el mes que viene con un 90 % de certeza, lo que significa que solo necesitas una fuente de financiación a corto plazo.
En este caso, en lugar de solicitar un préstamo, probablemente podrías utilizar simplemente una tarjeta de crédito y aprovechar el periodo de gracia para no pagar intereses durante entre 21 y más de 50 días (dependiendo del momento del ciclo de facturación en que realizaste la compra).
4 - Menos estrés
Dirigir un negocio puede ser estresante. Tanto que una encuesta de Xero descubrió que los propietarios de pequeñas empresas tenían puntuaciones de «bienestar» inferiores a las de la población general.
Es duro verlo... y es parte de la razón por la que estoy aquí, escribiendo este tipo de cosas.
La presupuestación puede reducir tu estrés como propietario y gestor de una empresa al ayudarte a estar mejor preparado para los cambios del negocio. Sé que ya tienes menos tiempo del que te gustaría, pero al sentarte a preparar un presupuesto puedes tranquilizarte y evitar tener que dar marcha atrás.
5 - Toma de decisiones más informada
El propietario medio de una pequeña empresa toma más de 6 millones de decisiones al año... Bueno, quizá no sea realmente así, pero hay muchísimas cosas que decidir, lo que conduce rápidamente a la fatiga decisoria.
Tu presupuesto puede automatizar algunas decisiones financieras básicas, como cuánto reservar para tu próximo ciclo de nóminas o si puedes aprovechar una nueva oportunidad este trimestre.
Buenas prácticas para la presupuestación empresarial
Un presupuesto empresarial de calidad debe ser lo más preciso y completo posible. Utiliza estas buenas prácticas para asegurarte de dar en el clavo y evitar errores habituales de presupuestación.
Crea un margen de seguridad
Los presupuestos utilizan tus mejores estimaciones (cálculos aproximados, en algunos casos) para proyectar cifras. Es una buena idea crear un margen de seguridad de una de estas dos maneras.
1. Inflar los gastos variables
La primera consiste simplemente en suponer que tus gastos variables serán ligeramente superiores (entre un 5 y un 10 %) a tus proyecciones e incorporarlo a tu presupuesto.
2. Incluir una reserva de efectivo
La alternativa consiste simplemente en mantener una reserva de efectivo como partida en tu presupuesto (y una cuenta equivalente al efectivo real en algún lugar) para cubrir gastos inesperados o déficits de ingresos. Prefiero este método, por lo que lo he incluido en mi proceso paso a paso más adelante en este artículo.
Utiliza las herramientas adecuadas
Una hoja de cálculo de Excel es una apuesta segura para crear tu primer presupuesto, pero existen opciones mejores.
La mayoría de los programas de contabilidad cuentan con algún tipo de función presupuestaria si todavía no estás preparado para invertir en un programa específico de previsión.
Recurre a los expertos
Si estás externalizando tu contabilidad y otras tareas financieras, puede tener sentido recurrir a la ayuda de expertos para elaborar el presupuesto de tu empresa.
Si cuentas con algún tipo de departamento de contabilidad interno, debería participar al 100 % en este proceso. Han recibido formación precisamente para este tipo de tareas, así que lo mejor que puedes hacer es confiar en ellos e involucrarlos.
Aprende y adáptate
Puede que tu presupuesto empresarial inicial no sea del todo exacto, y no pasa nada.
Al comparar posteriormente tu presupuesto con los datos financieros reales, puedes extraer conclusiones que te ayudarán a mejorar los futuros ciclos presupuestarios. También es un buen momento para repasar tus conocimientos de previsión financiera, aprender las reglas de oro de la contabilidad o leer algunos libros de contabilidad para principiantes.
4 métodos habituales de elaboración de presupuestos
Hay más de una forma de elaborar un presupuesto; aquí tienes una visión general de los mejores marcos presupuestarios empresariales.
Presupuestación de base cero
En la presupuestación de base cero, los ingresos totales menos los gastos totales y los ahorros asignados serán iguales (¡lo has adivinado!) a cero.
¿Significa eso que no estás obteniendo beneficios? No, solo significa que estás asignando una tarea específica a cada euro. Un presupuesto de base cero puede incluir partidas para “retribución del propietario”, “fondo para imprevistos” o “fiesta de Navidad de la oficina”. La idea es asignar cada euro a un propósito específico.
En el contexto empresarial, estos presupuestos también parten de cero, lo que significa que empiezas desde cero y tú o los responsables de departamento debéis justificar cada coste, aunque sea recurrente. La mayoría de las organizaciones jóvenes utilizan este método.
Presupuestación incremental
La presupuestación incremental toma los resultados financieros de años anteriores y después suma o resta lo necesario para alcanzar el presupuesto del año actual.
Por ejemplo, si estás elaborando un presupuesto para 2025, utilizarías los datos reales de 2024 para los ingresos y los gastos. A partir de ahí, añadirías cambios incrementales —un aumento previsto de los ingresos por aquí, un gasto eliminado por allá— para alcanzar tu nuevo presupuesto.
Presupuestación basada en actividades
La presupuestación basada en actividades analiza todas las actividades empresariales que tienen costes financieros, registrando e investigando cada gasto partida por partida.
Es un proceso más riguroso que otros métodos de elaboración de presupuestos empresariales, pero puede tener sentido en situaciones en las que una empresa quiere reducir drásticamente los costes o descubrir ineficiencias en el gasto.
Presupuestación participativa
La presupuestación participativa incluye las aportaciones de más personas, no solo de ti y tu contable, como responsables de niveles inferiores y jefes de departamento.
Esto proporciona a las distintas partes interesadas un mayor sentido de pertenencia al proceso presupuestario, aunque la aprobación final siga correspondiendo a los responsables de mayor rango.
Si tienes un equipo que lleva ya un tiempo trabajando contigo, este método suele dar buenos resultados, aunque requiere algo más de tiempo.
Crear un presupuesto empresarial en 7 pasos
Aquí tienes un plan práctico para crear tu presupuesto empresarial desde cero.
1. Establece los aspectos básicos de tu presupuesto
Antes de empezar, asegúrate de:
- Seleccionar el método de presupuestación que quieres utilizar; como he mencionado, explicaré un enfoque de presupuestación de base cero
- Elegir una herramienta de presupuestación, ya sea una hoja de cálculo, una herramienta de software o papel y bolígrafo (si quieres volver loco a alguien tan acostumbrado a la tecnología como yo)
- Consultar con las partes interesadas pertinentes (tu contable, los responsables de departamento, etc.)
- Elegir el periodo para la planificación de tu presupuesto (trimestral, anual, etc.)
- Recopilar los registros de los años anteriores tanto de ingresos como de gastos
Una vez hecho esto, estarás listo para elaborar tu presupuesto.
2. Recopila toda la información sobre los ingresos
Tu presupuesto debe comenzar con una estimación de los ingresos procedentes de todas las fuentes que puedas prever razonablemente durante el periodo para el que elaboras el presupuesto (trimestre o ejercicio fiscal). Se trata de los ingresos totales generados por tu empresa a partir de todas las fuentes, antes de los gastos.
Un consejo sensato: Ahora no es el momento de ser optimista sobre la captación de nuevos clientes. Ni siquiera puedo contar cuántas veces se me han venido abajo compromisos verbales.
En el caso de una empresa consolidada, puedes utilizar los ingresos de tus registros actuales. En el caso de una empresa nueva, puedes utilizar las estimaciones de tu plan de negocio o de empresas comparables del sector… pero querrás volver a consultarlas con frecuencia para comprobar cómo avanzas con respecto al plan.
Asegúrate de ajustar cualquier estacionalidad de tu empresa. Por ejemplo, si estás elaborando un presupuesto para el primer trimestre de 2025, puede tener más sentido utilizar los registros del primer trimestre de 2024 en lugar de los ingresos medios de todo el ejercicio fiscal.
3. Resta los costes fijos
Los costes fijos son gastos que se mantienen iguales independientemente de los ingresos que generes. Incluyen:
- Alquiler
- Salarios mensuales* (*los salarios por hora pueden ser un coste variable, pero las nóminas de los empleados asalariados a largo plazo se consideran un coste fijo)
- Seguros
- Amortización de deudas
- Costes fijos de suministros y herramientas SaaS (WiFi, cuotas mensuales del sistema TPV, software de contabilidad, etc.)
Suma todos tus costes fijos reales basándote en los datos de los meses anteriores. Recuerda incluir los gastos fijos menos frecuentes, como una factura del seguro que pagas trimestralmente o los impuestos inmobiliarios anuales.
Cuando lo tengas todo reunido, resta estos costes fijos de tus ingresos.
4. Resta los costes variables
Los costes variables son gastos que cambian de un mes a otro, generalmente junto con las variaciones de la producción o el rendimiento de tu empresa. Incluyen:
- Materias primas
- Coste de los bienes vendidos
- Costes variables de suministros, como la electricidad
- Salarios por hora de los empleados
- Tu salario o retribución como propietario (si varía en función de los beneficios)
- Campañas de marketing
Los costes variables pueden estimarse mediante fórmulas dentro de tu presupuesto (si utilizas una hoja de cálculo o una herramienta avanzada de presupuestación).
Como los costes variables aumentan junto con la producción de tu empresa (es decir, el número total de unidades producidas), puedes utilizar los costes variables totales para definir un coste variable por unidad y hacer que las celdas se actualicen dinámicamente junto con esta cifra.
5. Reserva un fondo para imprevistos
Un fondo para imprevistos es, básicamente, un fondo de emergencia para tu empresa. Está ahí para cubrir gastos imprevistos o incluso gastos habituales si tus ingresos quedan por debajo de las previsiones.
La cantidad que reserves en tu fondo para imprevistos depende de la naturaleza de tu empresa, la estabilidad de tus ingresos y las opciones de financiación rápida que tengas a tu disposición.
Ten en cuenta que, una vez establecido, no necesitas repetir este paso a menos que retires fondos del fondo. No tienes que presupuestar un fondo de contingencia nuevo cada trimestre o año; solo debes asegurarte de tener algunos fondos reservados para este propósito.
Del mismo modo, el fondo de contingencia no es un «gasto» y no reduce técnicamente tu rentabilidad, aunque aconsejo calcularlo en esta etapa para que no tengas la tentación de utilizar tu colchón para otra cosa.
Qué hacer con tu fondo de contingencia
El hecho de que no utilices activamente tu fondo de emergencia para hacer crecer tu negocio no significa que debas dejarlo en una cuenta bancaria sin intereses.
Siempre debes mantener tu fondo de contingencia en un activo muy líquido, pero también podrías obtener algún rendimiento; por eso, elegir una cuenta de ahorro empresarial de alta rentabilidad o un fondo del mercado monetario puede ser una buena opción.
Solo asegúrate de poder acceder al dinero rápidamente, en cualquier momento y sin complicaciones ni comisiones.
6. Evalúa los beneficios previstos
Ahora puedes calcular tus beneficios previstos, ya que tienes tus ingresos y gastos totales estimados.
Si la cifra es positiva, estás en números negros y ¡proyectas un año rentable! Si es negativa, estás en números rojos. No te preocupes; es bastante habitual que las empresas atraviesen periodos de pérdidas netas.
¿Por qué «en números negros»?
Como estamos hablando de dinero, podrías suponer que «en números verdes» tiene más sentido, y tendrías razón… si el término hubiera surgido recientemente. «En números rojos» es una forma abreviada de «en tinta roja», en referencia a una época en la que las empresas anotaban las pérdidas con tinta.
Si era rojo, era malo. Si era negro, seguía siendo bueno.
Antes de aceptar esta cifra como definitiva, asegúrate de que el número resultante tenga sentido lógico. Es una forma rápida de revisar tu trabajo y comprobar que no has dejado nada fuera.
Si cobras un salario variable como propietario, también podrías esperar hasta este paso para determinar cuál es esa cifra. Solo asegúrate de no contabilizarlo dos veces: si ya has incluido el salario del propietario en tus costes variables, no vuelvas a contarlo aquí.
7. Revisa tu presupuesto
Los presupuestos deben revisarse en intervalos relevantes, como el final de cada mes, trimestre o año fiscal. Si tu empresa se encuentra en una etapa inicial o está creciendo rápidamente, querrás revisar el presupuesto con mayor frecuencia.
Si estás creando un presupuesto empresarial por primera vez, deberías revisarlo al menos una vez por trimestre y compararlo con tus ingresos y gastos reales. Esto también puede ayudarte a elaborar mejores previsiones: un presupuesto preciso = previsiones más precisas
Si descubres que tus cifras reales se alejan considerablemente de tus estimaciones, puede ser el momento de volver a examinar tu presupuesto o utilizar un modelo de previsión diferente para mejorar tus estimaciones.
5 tipos de presupuestos empresariales
Ahora conoces los conceptos básicos de la elaboración de presupuestos empresariales. Para profundizar, estos son los distintos tipos de presupuestos que pueden ser relevantes para tu empresa.
Presupuesto maestro
Un presupuesto maestro es una visión general de los ingresos y gastos previstos de todos los departamentos de una empresa; es lo que te he preparado para elaborar en este artículo.
En las empresas más grandes, es habitual contar con presupuestos operativos para cada departamento o proyecto, además de un presupuesto maestro que lo reúne todo.
Presupuesto operativo
Los presupuestos operativos se utilizan para estimar gastos e ingresos en función de las operaciones específicas en cuestión, de ahí su nombre.
Cuando tu organización es pequeña y persigue un objetivo central, el presupuesto operativo es el mismo que el presupuesto maestro. Sin embargo, cuando crezcas, elaborarás presupuestos operativos para cada proyecto o departamento específico que emprendas.
Presupuesto de capital
Un presupuesto de capital se utiliza para evaluar posibles inversiones, proyectos o adquisiciones importantes. Por ejemplo, una empresa puede elaborar un presupuesto de capital para estudiar la apertura de una segunda planta de fabricación.
El presupuesto de capital analizaría los gastos e ingresos previstos de ese posible proyecto específico para evaluar su rentabilidad y determinar si representa un buen uso del capital de la empresa.
Presupuesto de efectivo
Un presupuesto de flujo de caja es una estimación del flujo de caja de una empresa durante un periodo específico (que puede ser semanal, mensual, trimestral o anual).
Es un punto de partida útil para el análisis del flujo de caja y ayuda a garantizar que una empresa disponga de efectivo suficiente para continuar sus operaciones.
Presupuesto de mano de obra
Un presupuesto de mano de obra es algo diferente: es una herramienta híbrida de finanzas y recursos humanos que se utiliza para estimar el número de horas de empleados o contratistas necesarias para cumplir un requisito de producción previsto o alcanzar objetivos de ingresos.
Puede ser útil para calcular los costes laborales, estimar los ingresos (si se factura a los clientes por hora, por ejemplo) y ayudar a RR. HH. a tomar decisiones de personal más fundamentadas.
Un mejor presupuesto, un mejor negocio
Aunque un presupuesto es solo un componente de tu estrategia empresarial general, es muy importante. Gestionar una empresa sin presupuesto es un poco como hornear un pastel sin receta. Claro, podría funcionar, pero ¿estás dispuesto a apostar por ello? Ve sobre seguro y hornea mejores pasteles consigue mejores resultados empresariales con un presupuesto empresarial bien estructurado.
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