5 infames fracasos de implementación de ERP & por qué fracasaron
Todos sabemos que aprendemos más de nuestros fracasos que de nuestros éxitos. Pero el problema es que los fracasos son bastante dolorosos a corto plazo. Especialmente cuando hablamos de un fracaso en la implementación de un ERP, que representa mucho tiempo y dinero desperdiciados.
Una de las mejores formas de obtener el aprendizaje sin sufrir el dolor financiero es aprender de los fracasos de otros. En este artículo, analizaré algunos de los mayores fracasos de implementaciones de ERP de la historia y explicaré por qué fracasaron.
Así que, mientras empiezas a pensar en qué software ERP es el más adecuado para ti, dediquemos también un tiempo a considerar los errores generales que quieres evitar.
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1. El desastre del ERP de Hershey
Para el primer ejemplo de la lista, retrocedamos unos años hasta finales de la década de 1990. Aunque la música y la moda eran diferentes, los errores que cometió Hershey al implementar un ERP siguen siendo atemporales.
Qué ocurrió
El plan de implementación de Hershey para su nuevo ERP consistía en sustituir una larga lista de sistemas heredados que se utilizaban en toda la empresa. Los errores en el proceso de implementación hicieron que la empresa no pudiera utilizar los sistemas antiguos ni los nuevos para procesar pedidos durante semanas, lo que provocó una pérdida de 100 millones de dólares en ventas.
En lo que respecta a los riesgos de la implementación de un ERP, este es prácticamente el peor escenario posible.
El fracaso provocó que el precio de las acciones se desplomara y la empresa tardó muchos años en recuperarse.
Qué lo provocó
El fracaso fue un caso práctico de manual sobre cómo no llevar a cabo una implementación de ERP. El proceso requería 48 meses para completarse, pero Hershey obligó al equipo de implementación a terminarlo en 30, para estar preparados antes del año 2000. Sencillamente, no había tiempo suficiente.
Esto hizo que muchos aspectos de la transición se llevaran a cabo con prisas, que se realizasen pruebas inadecuadas y que se proporcionase una formación limitada al personal.
Quién fue responsable
La culpa recae principalmente en la alta dirección, que presionó para cumplir un plazo poco realista sin asignar recursos adicionales para garantizar que se impartiera la formación adecuada y facilitar así la transición.
Cómo podría haberse evitado
Todo el desastre se habría evitado si se hubiera establecido un plazo realista y se hubiera probado suficientemente el software ERP antes de su puesta en marcha. Esto habría garantizado que la plataforma estuviera plenamente operativa y preparada para recibir pedidos —ya sabes, los 100 millones de dólares en pedidos que estaban esperando.
2. El fracaso del software de la cadena de suministro de Nike
El siguiente nombre de nuestra lista es Nike, cuya implementación defectuosa de un ERP no solo causó importantes problemas a la empresa, sino que también tuvo un coste de implementación desorbitado de unos 400 millones de dólares.
En palabras del presidente, presidente del consejo de administración y director ejecutivo de Nike, Phil Knight: “Esto es lo que obtienes por 400 millones de dólares, ¿eh?”
Qué ocurrió
La implementación del ERP de Nike produjo previsiones tremendamente inexactas. Parte del nuevo sistema estaba diseñada para automatizar aspectos de la cadena de suministro, incluida la gestión del inventario y de los pedidos. En resumen, no funcionó, lo que provocó un exceso de inventario de determinados artículos y una cantidad insuficiente de otros.
Costó 100 millones de dólares en ventas perdidas y el rendimiento financiero resultante provocó una caída del 20 % en el precio de las acciones de Nike.
Qué lo provocó
La integración del nuevo software ERP con los sistemas existentes de Nike no se probó adecuadamente, lo que provocó inexactitudes en todo el sistema. La causa principal fue un fallo en su software de planificación de la demanda, que no logró prever correctamente la demanda de la amplia gama de productos de Nike.
Después de los hechos, quedó claro que el proyecto sufrió una falta de coordinación y comunicación entre el equipo de TI y las unidades de negocio. También se subestimó la complejidad que implicaba integrar el nuevo software en la infraestructura ERP existente de Nike.
Quién fue responsable
Al tratarse principalmente de un problema técnico, los equipos de TI y de gestión de proyectos asumieron una responsabilidad considerable por las pruebas insuficientes y las deficientes estrategias de integración. Esto resulta especialmente grave teniendo en cuenta el elevado presupuesto asignado al proyecto.
Dicho esto, la alta dirección también desempeñó un papel al no garantizar una supervisión adecuada de ese presupuesto, que debería haber sido más que suficiente para hacer bien el trabajo.
Cómo podría haberse evitado
Las pruebas exhaustivas de extremo a extremo (probablemente ya estés notando un patrón) del nuevo software de planificación de la demanda dentro del entorno operativo real habrían identificado los problemas antes de su puesta en marcha.
Implementar un despliegue por fases, en lugar de un enfoque de todo o nada, habría permitido a Nike detectar y resolver los problemas a menor escala.
Una mejor comunicación y coordinación entre el departamento de TI y las unidades de negocio también habría contribuido en gran medida a identificar y evitar estos problemas antes.
3. El proyecto ERP abandonado de Lidl
El coste de 400 millones de dólares de la implementación del ERP de Nike puede parecer enorme, pero la implementación del ERP de Lidl, que fue abandonada, le costó aún más. Después de 7 años, la cadena de supermercados de descuento abandonó su proyecto de implementación del ERP tras gastar más de 500 millones de euros (545 millones de dólares estadounidenses) en él.
Empresa: Lidl.
Error: Grande.
Qué ocurrió
Lidl invirtió 500 millones de euros en un proyecto ERP con la esperanza de mejorar los procesos empresariales y la coherencia de los datos. Sin embargo, el proyecto fue abandonado porque el nuevo sistema no podía adaptarse a los procesos únicos de Lidl, lo que obligaba a la empresa a personalizar todo el sistema ERP desde cero.
Qué lo causó
Es, en esencia, un caso de querer encajar una pieza redonda en un agujero cuadrado. Algunos aspectos aparentemente sencillos de los procedimientos operativos de Lidl simplemente no eran compatibles con el software minorista estándar del ERP. Por ejemplo, el sistema de gestión de inventario existente de Lidl utilizaba precios de compra, mientras que el ERP utilizaba precios minoristas.
Lidl no estaba preparada para realizar cambios en sus procesos de datos, por lo que fue necesario personalizar el software.
Este deseo de mantener sus métodos operativos existentes también causó problemas con la migración de datos, ya que la insistencia de Lidl en mantener sus estructuras de datos específicas, en lugar de adaptarse al modelo del ERP, generó complicaciones adicionales.
Quién fue responsable
La dirección de Lidl y el proveedor del ERP comparten la responsabilidad de este fracaso. La dirección de Lidl tuvo la culpa por la deficiente supervisión del proyecto y por no ser lo bastante flexible para adaptar sus procesos al nuevo sistema. El proveedor del ERP, por su parte, no personalizó adecuadamente su software para satisfacer las necesidades específicas de Lidl (ni gestionó las expectativas sobre si era posible hacerlo en la práctica).
El equipo del proyecto también desempeñó un papel al no tender eficazmente un puente entre los requisitos empresariales y las capacidades técnicas del sistema ERP.
Cómo podría haberse evitado
Era necesario realizar un análisis mucho más detallado del proyecto antes de iniciarlo. Las diferencias técnicas significativas entre los procesos de Lidl y la gestión de datos utilizada por el proveedor del ERP deberían haberse insinuado al menos antes de comenzar.
También debería haber habido una mayor flexibilidad y disposición por parte de Lidl para adaptarse, de modo que sus procesos empresariales pudieran alinearse con los procedimientos estandarizados del sistema ERP.
Implementar un enfoque más iterativo y gradual para el proyecto habría permitido a Lidl identificar y abordar los problemas progresivamente, en lugar de enfrentarse a un enorme revés después de siete años.
Garantizar unas prácticas sólidas de gestión del cambio e involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones podría haber facilitado una transición más fluida, un proyecto exitoso y un desperdicio económico que fuera inferior al PIB de Santo Tomé y Príncipe.
4. Los problemas de centralización de Hewlett-Packard
Para demostrar que los fracasos de los ERP pueden afectar a cualquier sector, ahora paso al tecnológico. Hewlett-Packard (HP) sufrió un importante fracaso en la implementación de un ERP durante su intento de centralizar su sistema de procesamiento de pedidos de Norteamérica. El objetivo de este proyecto era consolidar varios sistemas heredados en un único sistema ERP.
Curiosamente, esta era la trigésima quinta vez que HP realizaba una implementación de este tipo.
Qué ocurrió
Son muchas pequeñas cosas que se fueron acumulando. Ninguna de ellas por sí sola habría creado el problema, pero la combinación de todas creó un problema mayor de lo que esperábamos.
La fallida implementación del ERP provocó graves interrupciones en el proceso de cumplimiento de pedidos de HP, lo que se tradujo en una pérdida de ingresos de 160 millones de dólares. El fallo causó retrasos importantes en los envíos y el procesamiento de pedidos, lo que puso a prueba las relaciones con los clientes y afectó a la reputación de la empresa.
Qué lo causó
Bouchard lo atribuyó a tres categorías principales de problemas:
- Trabajar de forma aislada
- Problemas de integridad de los datos
- Aumento de la demanda de productos durante la implementación
Quién fue responsable
Este fallo fue el resultado de la acumulación de muchos problemas menores que provocaron una gran interrupción. En este caso, el equipo de gestión del proyecto es probablemente el principal responsable del fallo, ya que su trabajo consiste en resolver estos problemas y garantizar que haya recursos suficientes para abordarlos.
Cómo podría haberse evitado
La solución pasa por un proceso de planificación más exhaustivo y por una revisión continua por parte del equipo de gestión del proyecto. Es muy posible que el hecho de haber completado con éxito 34 proyectos anteriores les generara un exceso de confianza, haciendo que perdieran el foco en los detalles de esta implementación concreta.
5. Desglose de la implementación del ERP de Revlon
En 2018, Revlon sufrió un importante fallo en la implementación de su ERP durante su intento de modernizar e integrar sus operaciones en Norteamérica. Como ocurre con muchos proyectos de ERP, el objetivo era consolidar los diversos sistemas heredados de Revlon en una única plataforma optimizada para mejorar la eficiencia.
Qué ocurrió
El nuevo sistema ERP provocó grandes problemas en la cadena de suministro de la empresa, dejó desabastecidos sus procesos de fabricación e impidió que pudiera completar los pedidos de varios clientes clave. Para intentar compensar los retrasos y mantener satisfechos a esos clientes, Revlon decidió gastar aún más dinero en envíos urgentes, lo que agravó todavía más el impacto financiero.
Además del impacto operativo, Revlon sufrió retrasos en el anuncio de sus resultados financieros, lo que provocó que las acciones cayeran casi un 7 % en solo 24 horas y que los accionistas interpusieran una demanda contra la empresa. Cerraron el cuarto trimestre de 2018 con una pérdida neta superior a 70 millones de dólares.
Qué lo causó
Dicho sin rodeos, la solución ERP no funcionó como debía. La causa principal del problema, una vez más, fue la falta de pruebas y validación suficientes antes de poner el sistema en funcionamiento.
El sistema no se integró correctamente con los procesos existentes de Revlon, lo que provocó errores en los datos y fallos operativos.
Quién fue responsable
El equipo de gestión del proyecto fue responsable de no garantizar que se realizaran pruebas y validaciones adecuadas del sistema antes de su puesta en funcionamiento. Cualquier proyecto de implementación de un ERP debería incluir una fase de pruebas exhaustiva y prolongada, para que este tipo de problemas pueda evitarse antes de que ocurra.
El proveedor del ERP, el equipo de implementación y cualquier socio de implementación externo contratado deberían haber previsto estos posibles problemas e insistido en realizar más pruebas y validaciones.
Cómo podría haberse evitado
La solución más sencilla y sensata habría sido probar la nueva tecnología en un área más pequeña de la empresa. Una compañía del tamaño de Revlon cuenta con muchas unidades de negocio diferentes que podrían haberse utilizado como entorno de pruebas antes de poner el sistema en funcionamiento en toda Norteamérica.
Y, por supuesto, aquí también tengo que criticar a los responsables del proyecto. Deberían haber establecido un proceso de pruebas más exhaustivo para identificar estos problemas antes de que ocurrieran. Como mínimo, sabemos que ese año no recibieron su bonificación por éxito…
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Entonces, ¿qué significa todo esto para tu implementación de ERP? Bueno, independientemente de si estás buscando un ERP para una pequeña empresa o para una corporación multinacional, hay lecciones comunes que se pueden aprender de estos fracasos:
- Establece plazos realistas: evita apresurar el proceso de implementación.
- Pruebas exhaustivas: prueba minuciosamente el sistema antes de ponerlo en funcionamiento.
- Comunicación eficaz: garantiza una coordinación clara entre todos los equipos.
- Flexibilidad: debes estar dispuesto a adaptar los procesos empresariales y los flujos de trabajo para ajustarlos al nuevo sistema.
- Planificación detallada: prioriza un plan de proyecto meticuloso y una estrategia de gestión de datos.
- Implementaciones por fases: implementa el sistema ERP gradualmente para identificar los problemas lo antes posible.
- Invierte en formación: proporciona una formación exhaustiva a todos los usuarios.
- Involucra a las partes interesadas: consigue el apoyo de todas las partes interesadas relevantes y gestiona el cambio de forma eficaz.
Si sigues estas directrices, tendrás las mejores posibilidades de lograr una implementación de ERP exitosa y sin complicaciones.
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