15 tapaa vähentää toimintakustannuksia (& pitää ne kurissa)

Toimintakustannukset =  myytyjen tuotteiden kustannukset + toimintakulut

• Myytyjen tuotteiden kustannukset (COGs): Koostuvat tuotteiden ja palveluiden tuottamiseen suoraan liittyvistä kuluista.
• Toimintakulut (OpEx): Ovat tavanomaisesta liiketoiminnasta syntyviä välillisiä kuluja.

Tässä on nopea katsaus erityyppisiin COG-kustannuksiin ja toimintakuluihin, joita yrityksellesi voi syntyä:

Yritykset eivät voi toimia kattamatta toimintakustannuksiaan, mutta ne syövät helposti voittoja, jos niitä ei hallita asianmukaisesti. Useimpien johtajien on seurattava sekä COG-kustannuksia että toimintakuluja selvittääkseen, mikä vaikuttaa kannattavuuteen enemmän.

Yleensä he päätyvät samaan johtopäätökseen: kustannusten vähentäminen = enemmän tuloja. 

Parhaatkaan ideat eivät kuitenkaan takaa parempia voittomarginaaleja. Liiketoiminnan kulujen leikkaaminen on helpompi ja varmempi tapa kasvattaa voittoja – siksi johtajat suosivat tätä lähestymistapaa. Sillä on kuitenkin kääntöpuolensa. 

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Otetaan esimerkiksi seuraava tilanne: Verkkokauppayritys vähensi maksulliseen markkinointiin käytettyjä varoja. Tämä vähentää sen toimintakustannuksia varmasti merkittävästi, mutta mainoskulujen pienentäminen vähentää samalla verkkosivuston kävijämäärää, mikä voi vaikuttaa tulevaan myyntiin. 

Lisäksi se voi heikentää työntekijöiden tuottavuutta, jos sitä ei toteuteta asianmukaisesti. Työvoiman vähentäminen tarkoittaa, että harvempien työntekijöiden on otettava vastuulleen enemmän tehtäviä, mikä vaikuttaa kokonaistyytyväisyyteen ja toimintojen työnkulkuun pitkällä aikavälillä. Loppujen lopuksi tämä ratkaisu tarjoaa vain lyhytaikaisia hyötyjä.

Siksi kustannusleikkaukset on tärkeää toteuttaa harkitun strategian avulla ja keskittyä oikeisiin alueisiin sen sijaan, että vain pyrittäisiin säästämään muutama euro.

CapEx vs. OpEx

Pääomamenot ja toimintamenot ovat saman asian kaksi eri puolta. Toimintamenot sisältävät kulut, joita yritys tarvitsee päivittäiseen toimintaansa. Pääomamenoja puolestaan käytetään fyysisten omaisuuserien hankkimiseen, päivittämiseen ja ylläpitämiseen.

15 strategiaa toimintakustannusten vähentämiseen

Et kai ajatellut, että esittelisin ongelman tarjoamatta ratkaisuja? Tässä on 15 strategiaa, jotka voit ottaa käyttöön nyt varmistaaksesi, että vähennät toimintakustannuksia tehokkaasti ajan mittaan:

1. Hyödynnä teknologiaa

Uusi teknologia keskittyy tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseen, mutta se voi myös vähentää toimintakustannuksia, jos se otetaan käyttöön asianmukaisesti. Olen tunnistanut joukosta kaksi järjestelmää, jotka voivat suoraan pienentää kustannuksia:

Automaatio:

Automaatiotyökalut yksinkertaistavat tylsiä ja toistuvia tehtäviä, jotta työntekijät voivat keskittyä liikevaihtoa tuottaviin tehtäviin, kuten asiakaskokemukseen, tutkimukseen ja tuotekehitykseen. 

Esimerkiksi taloushallinnon automaatiotyökalut voivat säästää pienyritysten aikaa ja työvoimaa suorittamalla talousprosessit automaattisesti. Taloushallinnon kirjausten automatisointi vähentää myös manuaalisia virheitä ja tuottaa tarkempia tietoja esimerkiksi kassavirrasta, liikevaihdosta ja kuluista. 

Tutustu joihinkin parhaisiin taloushallinnon ohjelmistovaihtoehtoihini saadaksesi käsityksen siitä, miten ne voivat vaikuttaa yritykseesi:

Pilvipalvelut:

Sen lisäksi, että pilvipalvelut mahdollistavat rajoittamattoman pääsyn yrityksen tietoihin ja toimintoihin mistä tahansa, ne vähentävät merkittävästi myös IT-ylläpidon ja -päivitysten tarvetta seuraavista kahdesta syystä: 

• Koska niitä hallinnoi yleensä ulkopuolinen palveluntarjoaja, palvelun jatkuvuudesta huolehtiminen on palveluntarjoajan vastuulla. 
• Niissä käytetään käytön mukaan laskutettavaa hinnoittelumallia, joten yritykset maksavat vain käyttämistään resursseista.  

Vaikka pilvipalvelut ovat olleet käytössä jo vuosia, yritykset eivät ole vielä täysin ymmärtäneet pilvipohjaisten ratkaisujen käytön hyötyjä, kuten kustannussäästöjä. Yli puolet yritysjohtajista kertoo, etteivät he näe sijoituksilleen tuottoa, joten näiden hyötyjen saavuttamiseen on vielä pitkä matka. 

2. Ulkoista liiketoimintatoimintoja

Liiketoiminnan toissijaisten toimintojen ulkoistaminen voi pienentää toimintakustannuksia ja samalla parantaa tuottavuutta sekä asiakastyytyväisyyttä. Sen avulla yritykset voivat saada käyttöönsä korkeatasoista osaamista ja mahdollisuuksia ilman kokoaikaiseen työntekijään liittyviä hallinnollisia ja työllistämiskustannuksia. 

Lisäksi ulkopuoliset palvelut tarjoavat kokonaisvaltaista operatiivista tukea. Esimerkiksi hallinnoitu palvelu parantaa asiakastuen kokonaiskokemusta parhaiden työkalujen, prosessien ja palautteen avulla. Viime kädessä se toimii yrityksesi jatkeena ja keskittyy auttamaan sinua saavuttamaan liiketoimintatavoitteesi. 

3. Keskity harkittuihin rekrytointipäätöksiin

Jos ulkoistaminen ei sovi sinulle, voit pienentää toimintakustannuksia palkkaamalla oikeanlaista osaamista.

• Palkkaa työntekijöitä, jotka pystyvät hoitamaan useita vastuita: Pienemmissä yrityksissä työntekijöiden odotetaan yleensä hoitavan monenlaisia tehtäviä. Kun nämä odotukset tunnistetaan jo rekrytointiprosessin aikana, voit keskittyä palkkaamaan henkilöitä, joilla on useita taitoja. Voit esimerkiksi palkata yrityksen oman verkkosuunnittelijan avustamaan myös satunnaisissa graafisen suunnittelun tehtävissä. 
• Palkkaa alihankkijoita, konsultteja ja freelancereita: Osa-aikaisen avun hankkiminen on toinen hyvä tapa vähentää toimintakuluja. Saat korkealaatuista työtä ilman palkkalistoilla pitämiseen liittyvää hallinnollista taakkaa. Oikean henkilön löytäminen voi kuitenkin viedä aikaa. 

Muista, että alihankkijoiden ja freelancereiden hoidettavissa vastuissa on rajansa. Alihankkijat eivät esimerkiksi välttämättä sovellu myyntitehtäviin, mutta he voivat hoitaa esimerkiksi verkkokehitystä, tekstien kirjoittamista, hakukoneoptimointia, graafista suunnittelua ja ulkoistettuja taloushallinnon palveluita.

4. Neuvottele toimittajien kanssa  

Toimittajasopimusten säännöllinen tarkistaminen auttaa varmistamaan, että saat rahoillesi parhaan vastineen. Näin löydät todennäköisemmin epäedullisia hinnoittelu- ja sopimusehtoja, joista voidaan neuvotella uudelleen, kuten maksuehdoista, palveluista, alennuksista ja toimituksista. 

Voit muuttaa toimittajasopimusten ehtoja itsellesi edullisemmiksi tarkastelemalla seuraavia asioita:

• Suuremmat tilausmäärät jotta voit hyödyntää volyymialennuksia. Tämä toimii sekä raaka-aineiden että ohjelmistojen kohdalla. Voit esimerkiksi saada ERP-järjestelmällesi paremman hinnan pidemmän tai kattavamman tilauksen ansiosta.
• Pidemmät sopimusehdot antavat toimittajille luottamusta siihen, että tavoittelet pitkäaikaista sitoutumista. Tämä kannustaa toimittajia tarjoamaan palveluitaan ja tuotteitaan kilpailukykyisemmillä hinnoilla. 
• Päivitetyt sopimusehdot voivat myös olla hyödyllisiä. Voit esimerkiksi neuvotella nopeammista toimitusaikatauluista varmistaaksesi, että pystyt tuottamaan tuotteita tai palveluita nopeammin. Näin kasvatat kokonaisuutena liikevaihtoasi lyhentämällä markkinoillepääsyaikaa.

5. Ota käyttöön etä- ja hybridityösuunnitelmat

Toimistotilat maksavat yrityksille keskimäärin 5–15 % kaikista operatiivisista kuluista. Siirtyminen hybridi- tai täysin etätyöhön perustuvaan työympäristöön voi pienentää näitä kustannuksia merkittävästi.

Tuoreessa Los Angeles Timesin artikkelissa kuitenkin todettiin, että täysin etätyöhön perustuvan WFH-mallin tiedetään heikentävän työntekijöiden tuottavuutta. Sen sijaan suosittelisin hybridityöjärjestelyä. Näin saat molempien vaihtoehtojen parhaat puolet: pienemmät operatiiviset kulut ja samalla vähäisemmät vaikutukset tuottavuuteen ja liikevaihtoon. 

Älä kuitenkaan sulje täysin etätyöhön perustuvaa mallia pois. Bufferin kaltaiset yritykset ovat saavuttaneet suurta menestystä täysin etätyöhön perustuvalla työympäristöllään. Itse asiassa ne veivät asian vielä pidemmälle ottamalla käyttöön nelipäiväisen työviikon. 

6. Tarkista henkilöstöedut

Henkilöstöetujen kustannukset ovat keskimäärin noin 30 % työntekijän kokonaispalkkiosta. Tämä on suuri osa työntekijäkohtaisista kokonaiskustannuksista eli CTC-kustannuksista. Henkilöstöetuja ei kuitenkaan voi leikata mielivaltaisesti, sillä muutoin jotkut työntekijät saattavat tulla hyvin tyytymättömiksi. Sen sijaan toimi järjestelmällisesti varmistaaksesi, ettet aiheuta työntekijöissäsi vastareaktiota. 

Aloita tarkastelemalla henkilöstöetujen käyttöä. Tunnista suosituimmat ja kalleimmat edut. Keskustele seuraavaksi työntekijöidesi kanssa. Varmista, että tiedät, mistä eduista he pitävät ja miksi.

Author's Tip

Joitakin etuja, kuten sairausvakuutusta, ei pitäisi koskaan asettaa leikkausuhan alle. Ole kuitenkin valmis neuvottelemaan uusista ehdoista, kuten palvelutason alentamisesta, jotta yrityksen taloudellista taakkaa voidaan keventää.

7. Hyödynnä ennenaikaisen maksun alennukset

Toimittajien tiedetään tarjoavan alennuksia yrityksille, jotka maksavat laskunsa ajallaan, erityisesti pienten toimittajien kohdalla, joille jokainen lasku auttaa pitämään toiminnan käynnissä. 

Jos toimittajasi tarjoaa alennuksia, ala maksaa laskusi ennen eräpäivää hyödyntääksesi niitä. Jos hän ei tarjoa ennenaikaisen maksun alennuksia, lisää tällainen ehto sopimuksen uudelleenneuvottelun yhteydessä. Hän todennäköisesti suostuu, jos olet pitkäaikainen asiakas ja luottohistoriasi on hyvä.

8. Tunnista ja poista päällekkäisyydet

Kartoita työntekijöidesi päivittäinen työ tunnistaaksesi ne erityiset alueet, joilla syntyy hukkaa. Käyvätkö työntekijät esimerkiksi työmatkoilla keskusteluja, jotka voitaisiin käydä videopuhelussa? Käyttävätkö he ohjelmistoja tehokkaasti? 

Keskustele myös työntekijöiden kanssa tunnistaaksesi tehottomuudet, joita voidaan korjata operatiivisten kustannusten vähentämiseksi, ja tarjoa heille kannustin palautteen antamiseen. 

9. Ota huomioon kestävän kehityksen näkökulma

On olemassa monia kestävän kehityksen aloitteita, jotka voivat auttaa planeettaa. Koska tarkastelemme kuitenkin ratkaisuja, jotka vähentävät suoraan liiketoiminnan kustannuksia, olen rajannut vaihtoehdot kahteen käytäntöön: 

• Siirry paperittomaan toimistoon: Kun huomioit myös paperin käytöstä aiheutuvat kustannukset, kokonaiskustannukset voivat helposti kaksin- tai kolminkertaistua pelkän paperin hintaan verrattuna. Yritykset voivat poistaa nämä kustannukset kokonaan siirtymällä digitaaliseen toimintatapaan. Säilytä sen sijaan asiakirjat ja tiedostot pilvipalvelussa. Ne ovat helpommin saatavilla, vievät vähemmän tilaa ja niiden ylläpito on edullisempaa.
• Paranna energiatehokkuutta: Yritysten omistajat voivat investoida aurinkopaneelien kaltaiseen teknologiaan tuottaakseen energiaa toimistoissa, tehtaissa, varastoissa ja muissa tiloissa. Se säästää rahaa ajan mittaan. Lisäksi saatat olla oikeutettu valtion tai paikallishallinnon myöntämiin verohyvityksiin kestävien käytäntöjen käyttöönotosta. 

10. Lopeta käyttämättömistä tilauksista maksaminen

Vaikka unohdetut tilaukset eivät ehkä ole suuri ongelma, yritykset saattavat maksaa enemmän kuin on tarpeen tai odotettavissa (eli maksaa ylimääräisistä käyttäjäpaikoista tai palveluista, joita ne eivät käytä nykyisessä taloushallinnon ohjelmistokokonaisuudessaan). 

Yritykset voivat vaihtaa palvelunsa sopivampaan pakettiin, neuvotella paremman sopimuksen tai siirtyä ilmaiseen versioon. Toinen toimiva ratkaisu on toimittajien palvelujen yhdistäminen. Zoomin käyttämisen sijaan videokokouksiin ja Google Driven käyttämisen sijaan tiedostoihin voit esimerkiksi harkita Microsoft Teamsin käyttöä, sillä se tarjoaa molemmat.  

11. Hyödynnä dataan perustuvia näkemyksiä

Kustannusten leikkaaminen ei tarkoita ideoiden heittelemistä seinälle ja niiden tarttumisen toivomista (niinkin voi toki tehdä, mutta sitä ei suositella). Parempi lähestymistapa on käyttää olemassa olevia kustannustietoja kulujen tunnistamiseen ja optimointiin. Tämä voi kuitenkin olla monimutkaista, jos yrityksesi on suuri ja siinä on paljon liikkuvia osia. 

Tässä ERP-järjestelmä voi auttaa. Se yhdistää yksittäiset liiketoimintaprosessit ja tarjoaa näkemyksiä koko kokonaisuudesta myynnistä ja markkinoinnista varastoon ja toimituksiin. ERP-järjestelmät tarjoavat myös ennakoivan analytiikan työkaluja toimitusketjun, kunnossapidon, työvoiman ja muiden tulevien tarpeiden arviointiin.

12. Älä pelkää vertailla vaihtoehtoja

Olemme käsitelleet tätä jo aiemmin toimittajasopimusten ja hukan vähentämisen yhteydessä. Vaihtoehtojen etsimistä ei kuitenkaan pitäisi rajoittaa vuosittaiseen tarkasteluun. 

Ihmiset ovat tapojensa orjia. Pidämme kiinni siitä, mikä toimii juuri nyt. Joskus tarjolla on kuitenkin parempia vaihtoehtoja — uutta teknologiaa, edullisempia vaihtoehtoja, parempia sopimuksia ja niin edelleen. Pidä silmällä käyttämiisi tuotteisiin ja palveluihin verrattuna edullisempia vaihtoehtoja. Voit joko siirtyä uuteen tuotteeseen tai käyttää siirtymistä neuvotellaksesi nykyisen palveluntarjoajasi kanssa paremman sopimuksen.

13. Määritä selkeät kulukäytännöt

Jos yrityksesi korvaa työntekijöiden kuluja, harkitse selkeiden ohjeiden laatimista päivittäisistä korttirajoista, matkakuluista ja raportointimuodoista. Selkeät rajat varmistavat, etteivät työntekijät käytä yrityksen luottokorttia väärin, ja vähentävät samalla tarpeettomia kuluja. 

14. Tehosta asiakasvuorovaikutusta

Asiakkaat suosivat edelleen henkilökohtaista vuorovaikutusta asioidessaan yrityksen kanssa. Inhimillisten kokemusten tarjoaminen voi kuitenkin olla kallista. 

Yritykset voivat vähentää näitä kuluja luokittelemalla asiakkaiden kyselyt. Ne voivat käyttää tekoälychatbottien kaltaista teknologiaa vastatakseen yksinkertaisiin kysymyksiin ja ohjatakseen monimutkaisemmat tarpeet asiakaspalvelijan käsiteltäviksi. 

Toinen lähestymistapa on investoida ohjekeskuksen perustamiseen ja laatia sinne yksityiskohtaiset dokumentaatiot erilaisten tilanteiden ratkaisemiseksi. Asiakkaat voivat etsiä niiden avulla ratkaisuja itse, ja asiakaspalvelijat voivat käyttää niitä ongelmien ratkaisemiseen. 

15. Analysoi ja säädä jatkuvasti

Olet ottanut käyttöön kaiken tarvittavan toimintakustannusten vähentämiseksi. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki olisi täydellistä. Joillakin alueilla ja prosesseissa saattaa olla vielä optimointimahdollisuuksia, joiden avulla kustannuksia voidaan vähentää entisestään. 

Näiden alueiden tunnistamiseksi sinun on seurattava jatkuvasti nykyisiä ja uusia prosesseja, verrattava niitä aiempiin tietoihin ja tehtävä muutoksia, jotta saat päivityksistäsi parhaan hyödyn. ERP-järjestelmän käyttöönotto voi auttaa tässä. Se tarjoaa moduuleja liiketoimintaprosessien mittaamiseen ja ylimääräisten kulujen tunnistamiseen. 

Tilaa lisää operatiivista tietoa

Oletko valmis kehittämään liiketoimintasi toimintoja teknologian avulla? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme, joka tarjoaa asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavilta yritysjohtajilta.