Approvisionnement ERP – Comment votre système peut vous faire économiser de l’argent
Rationalisation des achats en entreprise: L’approvisionnement ERP rationalise les activités de sourcing, de gestion des fournisseurs et de traitement des bons de commande, en les intégrant à d’autres fonctions de l’entreprise.
Le travail d’équipe fait la force: Les systèmes ERP favorisent la collaboration inter-départementale en intégrant différentes fonctions comme la finance, l’inventaire, les ventes et les achats.
Efficacité déverrouillée: Les principaux avantages incluent l’automatisation des tâches, l’accélération des cycles d’approvisionnement et la possibilité pour les équipes de se concentrer sur des activités stratégiques telles que la conformité et la gestion des risques.
Je sais, ça peut prêter à confusion, mais non — l'approvisionnement ERP n'est pas le processus de sélection et de choix d'un logiciel ERP adapté. Même si, bien sûr, cela reste essentiel pour une mise en œuvre réussie.
Si vous cherchez de l’aide pour choisir un système ERP, vous vous adressez aux bonnes personnes. Voici actuellement les meilleurs systèmes du marché :
L'approvisionnement via ERP consiste à utiliser le logiciel ERP choisi pour automatiser et organiser les activités d'approvisionnement de l'entreprise. Restez avec moi, je vais vous montrer comment garantir à votre système un retour sur investissement optimal.
Introduction à l'approvisionnement ERP
L'approvisionnement ERP (aussi appelé ERP dans l'approvisionnement) consiste à rationaliser des processus tels que le sourcing, la gestion des fournisseurs et le traitement des commandes d'achat grâce à une solution ERP.
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On estime que le marché des logiciels d’approvisionnement a généré environ $4,6 milliards en 2021, et ce secteur ne cesse de croître depuis, avec SAP et Oracle en tête de catégorie.
Par exemple, si vous utilisez déjà un ERP pour gérer les ressources humaines et la finance, il pourrait proposer un module d'approvisionnement à intégrer. Ou, si vous disposez d’un outil d’automatisation de l’approvisionnement, il peut contenir une intégration ERP permettant de relier votre processus d'achat aux autres fonctions de l'entreprise.
En définitive, tout système d'approvisionnement par la planification des ressources d'entreprise vous aide à gérer efficacement les budgets, suivre les dépenses et minimiser les coûts.
Avantages de l'ERP dans l'approvisionnement
Le travail d’équipe est essentiel à la réussite d’une entreprise, ainsi, des départements qui travaillent en silos risquent l’échec ou la lenteur. Les systèmes ERP intègrent des fonctions telles que la finance, la gestion des stocks, les ventes et (bien sûr !) l’approvisionnement, favorisant la collaboration et la performance.
Plus concrètement, le logiciel ERP optimise l’approvisionnement en simplifiant l'achat de biens et services auprès de plusieurs fournisseurs, en maximisant les ressources et en maintenant des partenariats précieux.
Les avantages clés de l’ERP dans l’approvisionnement incluent :
1. Gain de temps et réduction des coûts
Les systèmes d'approvisionnement ERP automatisent les tâches courantes, accélérant ainsi le cycle d’achat et permettant à votre équipe de se concentrer sur des activités stratégiques telles que la conformité et la gestion des risques.
En unifiant données et processus liés à l’approvisionnement, les plateformes ERP aident aussi à identifier des pistes d’économies. Par exemple, si un article est réapprovisionné chaque semaine, vous pouvez l’acheter en gros pour bénéficier de tarifs de gros. Ou, si vous constatez que vous ne rentabilisez un achat qu’en fin de trimestre, vous pouvez tenter de négocier des conditions de paiement plus souples avec vos fournisseurs.
Le résultat ? D’importants gains de temps et d'argent.
2. Meilleure gestion des dépenses
Les systèmes ERP d’approvisionnement fournissent des analyses et données en temps réel sur les dépenses, permettant un meilleur contrôle budgétaire et comptable.
Vous pourrez suivre les habitudes de consommation, détecter des anomalies et mieux gérer vos ressources. Ce niveau de visibilité favorise des décisions éclairées, évite les dépenses excessives et garantit une gestion des dépenses plus efficace.
3. Gestion améliorée des relations fournisseurs
De solides relations fournisseurs facilitent l’approvisionnement—et les systèmes ERP permettent de les bâtir. Ils servent de point centralisé pour le suivi de la performance des fournisseurs, la gestion des partenaires et l’administration des contrats.
Rassembler toutes ces données en un seul endroit favorise la collaboration et garantit une résolution rapide des problèmes, limitant ainsi la fréquence à laquelle les fournisseurs ne respectent pas les délais de livraison et les engagements de qualité. Cela permet également de meilleures négociations et des chaînes d'approvisionnement plus fiables.
Il est probable que [la plupart des entreprises] aient très peu l’occasion d’effectuer une analyse des performances de leurs fournisseurs. Ajoutez à cela le fait que les informations requises peuvent être très difficiles à obtenir… Les systèmes ERP peuvent non seulement recueillir et stocker ces informations, mais aussi produire des rapports en quelques clics simples.
Défis de l’ERP dans les achats
Les systèmes ERP offrent de nombreux avantages, mais ils présentent aussi des défis et des angles morts. En les comprenant à l'avance, vous augmentez vos chances de les éviter.
Les difficultés les plus courantes liées à l’utilisation de l’ERP pour les achats concernent la flexibilité des processus, la collaboration, les achats non contrôlés, la résistance au changement et les limites de personnalisation. Voici comment :
Flexibilité des achats
Puisque les plateformes ERP sont conçues pour standardiser les processus opérationnels, elles peuvent parfois rendre difficile l’adaptation à des besoins spécifiques à l’entreprise.
Par exemple, il peut être nécessaire de modifier votre processus d’achat suite à des problèmes de fournisseurs ou à des évolutions du marché. Des cadres ERP trop rigides peuvent manquer d’agilité, entraînant retards et occasions manquées.
Heureusement, adapter les flux de travail avec un logiciel ERP évolutif, mettre à jour régulièrement vos processus et demander des solutions sur mesure auprès du fournisseur de la plateforme peuvent aider à résoudre ce problème.
Problèmes de collaboration
Pour des achats efficaces, toutes les parties prenantes — de la finance à la production en passant par la gestion des stocks — doivent être alignées et disposer d’un accès en temps réel aux informations.
Cependant, un système ERP peut parfois créer des silos menant à des erreurs de communication, des tâches en double et des inefficacités, particulièrement si les modules de la plateforme ne sont pas bien intégrés.
Améliorez la communication entre départements en investissant dans l'intégration fluide des modules ERP clés. Prévoyez également des réunions interservices fréquentes et des programmes de formation pour renforcer la collaboration et la compréhension du système.
Achats non contrôlés
Les achats non contrôlés (également appelés dépenses sauvages) interviennent lorsque des membres de l’équipe effectuent des achats en dehors des processus définis. Cette déviance peut entraîner des dépassements de budget, des relations tendues avec les fournisseurs, des problèmes de conformité et bien d’autres soucis.
Les systèmes ERP peuvent aider à prévenir cela en imposant des politiques d’achats ; mais assurer une conformité totale de toute l’équipe reste difficile, voire parfois impossible.
Éliminez ce risque en fournissant des directives claires, en mettant en place des processus d’approbation, et en réalisant des audits réguliers pour détecter les achats sans enregistrement.
Résistance au changement
La mise en œuvre d’un ERP implique généralement des modifications majeures dans les processus existants, et les employés habitués aux anciennes méthodes peuvent opposer une certaine résistance.
Cette résistance peut entraîner une adoption plus lente et une efficacité réduite du nouvel outil ERP. Évitez ces problèmes grâce à une gestion du changement soignée, une formation complète des employés et une communication claire des bénéfices.
Impliquer les employés lors de l’implémentation et des phases de test favorise également leur adhésion ( jeu de mots assumé ) et réduit la résistance.
Limites de la personnalisation
Les solutions ERP standards ne correspondent pas toujours parfaitement aux processus d’achats spécifiques à votre entreprise et leur personnalisation peut s’avérer complexe, coûteuse, voire impraticable. De plus, une personnalisation poussée peut engendrer d’autres problèmes sur le long terme.
Imaginons qu’il faille effectuer des contrôles de maintenance réguliers ou mettre le logiciel à jour. Automatiser ces tâches avec un programme préconfiguré par le fournisseur ERP serait idéal, mais les personnalisations « add-on » peuvent nécessiter des interventions manuelles supplémentaires.
Pour éviter ces écueils, optez pour un ERP offrant des options de personnalisation modulaires et impliquez votre fournisseur d’ERP pour les aspects essentiels. Ne procédez qu’aux personnalisations vraiment nécessaires afin d’éviter de complexifier le système, ce qui pourrait poser des problèmes lors de futures mises à jour.
Principales fonctionnalités des modules d'approvisionnement ERP
Vous êtes prêt à exploiter la puissance des ERP pour la gestion des achats. C'est formidable ! Mais avec autant de systèmes potentiels, faire un choix peut sembler écrasant.
Gagnez du temps et choisissez la meilleure plateforme pour votre organisation en vérifiant la présence de ces principales fonctionnalités dans le module d’approvisionnement ERP. Même si l’option que vous préférez n’offre pas toutes ces solutions, elle doit répondre à vos besoins les plus essentiels.
| Principales fonctionnalités des modules d'approvisionnement ERP | |
| Gestion des bons de commande (PO) | Simplifie la création, l’approbation et le suivi des demandes et des bons de commande |
| Gestion des contrats | Gère les contrats et accords fournisseurs pour une conformité et une visibilité maximales |
| Gestion des stocks et des commandes | Synchronise les achats avec les niveaux de stock pour éviter les ruptures ou les excédents |
| Sourcing | Identifie et évalue de nouveaux fournisseurs potentiels pour diversifier et fiabiliser la base fournisseurs |
| Gestion de la main-d’œuvre externalisée | Contrôle et optimise l’utilisation de travailleurs temporaires ou sous contrat selon les besoins d’approvisionnement. |
| Gestion du risque et des performances fournisseurs | Évalue et suit les performances et risques fournisseurs afin de maintenir des standards élevés |
| Analyse des dépenses | Fournit des informations sur les dépenses d’achat pour identifier les économies potentielles et renforcer la situation financière |
| Intégrations | Permet la connectivité du parc d’outils grâce à l’échange de données automatisé |
1. Gestion des bons de commande (PO)
Chaque module d’approvisionnement ERP complet inclut des capacités poussées de gestion des bons de commande. Cette fonctionnalité permet de créer, d’approuver et de suivre les bons de commande, assurant ainsi la réception des articles nécessaires et une documentation rigoureuse. Vous pouvez également profiter de ces avantages en utilisant un logiciel de gestion de bons de commande.
2. Gestion des contrats
La gestion des contrats consiste à administrer efficacement les accords fournisseurs et à surveiller leur statut. Le bon module ERP d’approvisionnement sert de référentiel de contrats, garantissant l’accessibilité de toutes les informations de chaque accord, l’assurance de la conformité et la simplification des renouvellements.
3. Gestion des stocks et des commandes
Les capacités de gestion des stocks et des commandes vous permettent d’aligner vos achats sur les niveaux de stock et la demande des clients, ce qui prévient les ruptures ou les achats excessifs. Cela garantit également un suivi fluide des commandes et des livraisons.
4. Sourcing
Si vous souhaitez simplifier et accélérer le processus de sélection et d’évaluation des fournisseurs, un module d’approvisionnement ERP doté d’un outil de sourcing stratégique est à privilégier. Cette fonctionnalité comprend une base de données fournisseurs permettant de trouver et d’évaluer des partenaires fiables, ce qui fait gagner du temps et améliore la qualité de vos approvisionnements.
5. Gestion de la main-d’œuvre externalisée
Cette fonctionnalité du module d’approvisionnement ERP vous permet de gérer efficacement les travailleurs temporaires ou sous contrat, en alignant leur emploi sur les besoins d’achat et les objectifs de l’organisation. Vous gagnez en visibilité et en contrôle sur la main-d’œuvre sous contrat, ce qui améliore la qualité globale, réduit les coûts et accroît l’efficacité des processus.
6. Gestion du risque et des performances fournisseurs
Cette fonctionnalité est essentielle pour un usage réussi de l’ERP en approvisionnement, car elle permet d’évaluer et de surveiller les risques potentiels liés à vos fournisseurs.
En bref, une bonne gestion du risque et des performances fournisseurs signifie moins de problèmes et des standards de performance élevés. On dit oui !
7. Analyse des dépenses
Les meilleurs modules d’approvisionnement ERP intègrent des fonctionnalités d’analyse des dépenses, qui révèlent les tendances des achats. Vous pouvez ensuite exploiter ces informations pour identifier des pistes d’économies, optimiser vos stratégies d’achats et améliorer la performance financière globale.
8. Intégrations
Enfin, il est essentiel que vos modules ERP d’achat offrent des capacités d’intégration étendues, permettant des opérations efficaces et une connexion sans faille avec les autres processus et systèmes de votre entreprise.
Découvrons plus en détail les intégrations ERP et achats.
Intégration de logiciels d’automatisation des achats
L’intégration de votre logiciel d’automatisation des achats (ou module ERP) avec le reste de vos fonctions métier et de vos outils n’est pas une tâche facile, mais c’est 100 % rentable.
Que vous synchronisiez votre ERP achats avec des outils financiers ou que vous le connectiez à un fournisseur d’identités pour l’ensemble de vos équipes, ce guide vous aidera à réussir l’intégration de logiciel d’automatisation des achats avec les systèmes ERP.
1. Évaluez vos besoins en matière d'intégration
Évaluez les processus de vos systèmes actuels afin d’identifier ceux qui doivent communiquer avec votre module d'approvisionnement ERP, ainsi que les données à échanger.
Pour cela, commencez par dresser la liste de tous les systèmes impliqués dans l’approvisionnement au sein de votre organisation, comme votre CRM, votre logiciel comptable, et votre application de gestion des stocks. Ensuite, définissez le flux de données entre ces systèmes et déterminez les objectifs d’intégration, comme les mises à jour en temps réel ou le traitement par lots.
2. Choisissez le meilleur type d’intégration
Vous pouvez intégrer votre logiciel d'automatisation des achats ou module ERP au reste de vos processus métier et de vos outils de différentes manières. Choisissez la méthode d’intégration qui correspond le mieux à la complexité et aux besoins d'évolutivité de vos systèmes.
Par exemple, les intégrations basées sur API conviennent parfaitement pour l’échange instantané de données entre systèmes source et destination, comme votre CDP et CRM.
En parallèle, les solutions intermédiaires comme les bus de service d’entreprise (ESB) et les outils iPaaS sont parfaits respectivement pour les environnements complexes à plusieurs systèmes, et pour des implémentations moins complexes, plus abordables.
3. Élaborer un plan d’intégration approfondi
Selon la complexité et la portée de vos opérations, l’intégration du module achats à l’ERP peut prendre de quelques minutes à plusieurs semaines.
Un plan détaillant le processus d'intégration, les responsabilités, les étapes clés et les délais permet d’uniformiser le projet, garantissant organisation et efficacité.
Cette étape implique également de :
- Cartographier les champs de données.
- Définir les flux de travail.
- Mettre en place des mécanismes de suivi.
Cette étape est très spécifique et dépendante de votre organisation. C’est pourquoi je vous recommande de travailler avec un chef de projet interne ou un consultant ERP externe si vous ne pouvez pas formaliser ce plan vous-même.
4. Mettez en œuvre l’intégration
Intégrez vos systèmes concernés conformément au plan établi, mais commencez par des tests ERP pilotes afin de vous assurer que tout fonctionne comme prévu avant un déploiement complet.
5. Surveillez et maintenez l’intégration
Une fois vos intégrations ERP achats en production, veillez à suivre leurs performances et à maintenir le système pour assurer son efficacité dans la durée.
Surveillez les nouveaux problèmes comme les incohérences de données, les lenteurs du système, ou encore les besoins de mise à jour. Exploitez les outils d’automatisation de la surveillance, programmez des contrôles de maintenance réguliers et récoltez les retours des utilisateurs finaux pour détecter rapidement et lever les éventuels obstacles.
Applications sectorielles de l'approvisionnement ERP
L’ERP dans les achats améliore la gestion des fournisseurs et soutient diverses fonctions métiers, notamment la production, le commerce de détail, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et la logistique.
- Industrie manufacturière : Dans l’industrie, les modules ERP achats facilitent l’acquisition des matières premières et des composants, assurant que la production ne soit pas interrompue par des ruptures d’approvisionnement.
- Vente au détail : Pour les détaillants, les systèmes ERP d'approvisionnement aident à gérer les relations avec les fournisseurs, à négocier de meilleurs accords, à prévoir la demande et à s'assurer que les magasins disposent des bons produits au bon moment.
- Gestion de la chaîne d'approvisionnement : Les modules d'approvisionnement ERP facilitent la gestion de la chaîne logistique et garantissent la disponibilité de tous les composants nécessaires à la production et à la distribution en coordonnant les activités d'achat auprès de plusieurs fournisseurs.
- Logistique : Les logiciels ERP d'approvisionnement dans la logistique permettent des livraisons ponctuelles et des coûts minimaux grâce à une gestion efficace du transport et des entrepôts.
Tendances à venir dans l'approvisionnement via ERP
L'approvisionnement ERP a un avenir prometteur, de nouvelles technologies offrant une efficacité accrue. Restez en avance sur vos concurrents en vous adaptant aux exigences de ces tendances futures essentielles, aux avancées ERP et à l’évolution des technologies d'approvisionnement :
→ ERP mobile
Les applications ERP mobiles gagnent du terrain dans l'approvisionnement car elles permettent aux utilisateurs de consulter et gérer facilement les achats professionnels de n'importe où.
Cette tendance favorise des prises de décision rapides, une meilleure collaboration et une productivité accrue pour les professionnels de l'approvisionnement en déplacement.
→ Solutions ERP dans le cloud
Les solutions ERP fondées sur le cloud gagnent en popularité chaque jour, avec le marché mondial des ERP cloud qui devrait atteindre une valorisation de 40,5 milliards de dollars d'ici 2025.
La raison de cet engouement auprès des équipes d'approvisionnement est évidente : si les ERP sur site offrent souvent une sécurité et un contrôle accrus (voici l’un des avantages clés des solutions ERP sur site), les ERP cloud sont plus flexibles, évolutifs et économiques.
→ Internet des objets (IoT)
L'intégration des objets connectés (IoT) dans les systèmes ERP permet une collecte de données en temps réel et une visibilité détaillée de la chaîne logistique. Il n’est donc pas surprenant que les fournisseurs intègrent de plus en plus cette technologie. Les données de l’IoT permettent aussi une prise de décision éclairée, une optimisation des niveaux de stock et une meilleure performance des fournisseurs.
Relier les données de l’IoT et les données transactionnelles est la porte d’entrée vers la transformation numérique.
→ Intégration des systèmes d’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle est une tendance qui a bouleversé le secteur technologique ces dernières années, et la niche ERP n’y a pas échappé.
L’IA s’intègre de plus en plus dans les systèmes d’approvisionnement ERP pour automatiser les tâches répétitives, analyser de larges ensembles de données et prévoir la demande, anticipant ainsi les risques de la chaîne logistique.
Passez au numérique — Dématérialisez vos processus
L’approvisionnement traditionnel repose sur des documents physiques et de nombreux processus manuels qui devraient désormais appartenir au passé.
Désormais, l’e-approvisionnement via les systèmes ERP s’impose comme la solution à privilégier. Ils numérisent les documents d’achat et automatisent les relations avec les fournisseurs, assurant un cycle d’approvisionnement plus rapide, fluide et rentable.
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