Approvisionnement ERP – Comment votre système peut vous faire économiser de l’argent
Je sais, cela peut prêter à confusion, mais non — la « procurement ERP » n'est pas le processus de vérification et de sélection d’un logiciel ERP adapté. Bien sûr, cela reste essentiel pour une mise en œuvre réussie.
La procurement ERP consiste à utiliser votre logiciel ERP choisi pour automatiser et organiser les activités d’achats de l’entreprise. Restez avec moi, et je vais vous montrer comment garantir le meilleur retour sur investissement avec votre système.
Introduction à la gestion des achats via ERP
La procurement ERP (aussi appelée ERP appliqué aux achats) consiste à rationaliser des processus d’achats comme la recherche de fournisseurs, la gestion des fournisseurs et le traitement des bons de commande grâce à une solution ERP.
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Évalué à environ $4,6 milliards en 2021, le marché des logiciels de gestion des achats poursuit sa croissance régulière, avec SAP et Oracle en tête du secteur.
Par exemple, si vous utilisez déjà un logiciel ERP pour la gestion des ressources humaines et des finances, il peut inclure un module achats que vous pouvez également intégrer. Ou, si vous avez un outil d’automatisation des achats, il peut contenir une intégration ERP permettant de connecter votre flux d’achats aux autres fonctions de l’entreprise.
En fin de compte, tout système de procurement ERP vous aidera à gérer efficacement les budgets, à suivre les dépenses et à réduire les coûts.
Si vous cherchez de l’aide pour choisir un système ERP, vous êtes au bon endroit. Voici actuellement les meilleurs systèmes sur le marché :
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Avantages de l’ERP pour la fonction achats
Le travail d’équipe est essentiel à la réussite d’une entreprise, donc les services qui fonctionnent en silos risquent plus d’échouer ou de progresser lentement. Les systèmes ERP intègrent des fonctions comme la finance, la gestion des stocks, les ventes et (évidemment !) les achats, favorisant la collaboration et la performance.
Plus concrètement, les logiciels ERP optimisent le processus achat en facilitant l’achat de biens et services auprès de différents fournisseurs, en maximisant vos ressources et en préservant des relations fournisseurs de valeur.
Les principaux avantages de l’ERP pour les achats incluent a;:
1. Gains de temps et d’argent
Les systèmes d’achats ERP automatisent les tâches répétitives, accélérant le cycle d’achat et permettant à votre équipe de se concentrer sur des activités stratégiques telles que la conformité et la gestion des risques. a;
En unifiant les données et les processus achats, les plateformes ERP vous aident également à identifier des pistes d’économies. Par exemple, pour un article réapprovisionné chaque semaine, vous pouvez commander en gros pour bénéficier de remises. Ou, si vous constatez que l'amortissement d’un achat n’a lieu qu'en fin de trimestre, vous pouvez tenter de négocier des conditions de paiement plus souples avec vos fournisseurs.
Le résultat ? Un gain de temps et d’argent significatif.
2. Une meilleure gestion des dépenses
Les solutions ERP achats fournissent des informations en temps réel et des analyses des dépenses, offrant ainsi une maîtrise accrue de la comptabilité et du budget.
Vous pourrez suivre les tendances de dépenses, identifier les anomalies et mieux gérer vos ressources. Ce niveau de visibilité vous permet de prendre des décisions fondées sur les données, d’éviter les dépassements de budget et de mieux optimiser la gestion des achats.
3. Gestion améliorée de la relation fournisseur
Des relations solides avec les fournisseurs facilitent les achats, et les systèmes ERP contribuent à leur développement. Ils servent de point centralisé pour le suivi des performances fournisseurs, la gestion des vendeurs et l’administration des contrats.
Avoir toutes ces données centralisées améliore la collaboration et garantit une résolution rapide des problèmes, limitant ainsi la fréquence des retards de livraison des fournisseurs et le non-respect des engagements de qualité. Cela permet également de meilleures négociations et une chaîne d’approvisionnement plus fiable.
Il y a de fortes chances que [la plupart des entreprises] aient très peu d’opportunités pour analyser la performance des fournisseurs. Ajoutez à cela le fait que l’information nécessaire peut être très difficile à obtenir… Les systèmes ERP peuvent non seulement recueillir et stocker ces informations, mais aussi produire des rapports en quelques clics.
Défis de l’ERP dans les achats
Les systèmes ERP offrent une multitude d’avantages, mais ils ne sont pas exempts de défis et de zones d’ombre. En les comprenant à l’avance, vous augmentez considérablement vos chances de les éviter.
Les défis les plus courants lors de l’utilisation d’un ERP dans les achats incluent la flexibilité des processus, les problèmes de collaboration, les achats hors process, la résistance au changement et les limites de personnalisation. Voici comment :
Flexibilité des achats
Puisque les plateformes ERP sont conçues pour standardiser les processus opérationnels, il peut parfois être difficile de s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Par exemple, vous devrez peut-être actualiser votre processus d’achat en raison de problèmes fournisseurs ou de changements du marché. Des cadres ERP rigides risquent de manquer de souplesse, ce qui conduit à des retards et à des opportunités manquées.
Heureusement, personnaliser les workflows avec un ERP flexible, mettre à jour régulièrement les processus et chercher des solutions sur-mesure auprès de l’éditeur peuvent aider à surmonter ce problème.
Problèmes de collaboration
Pour que les achats soient réalisés efficacement, toutes les parties prenantes — de la finance à la production en passant par la gestion des stocks — doivent être alignées et disposer d’un accès en temps réel à l’information.
Cependant, un système ERP peut parfois créer des silos, sources de mauvaise communication, de tâches redondantes et d’inefficacités, surtout si ses modules sont mal intégrés.
Améliorez la communication entre les départements en investissant dans des intégrations fluides entre les modules essentiels de l’ERP. Planifiez également des réunions inter-fonctionnelles fréquentes et des programmes de formation pour renforcer la collaboration et la compréhension du système.
Achats hors process
Les achats hors process (également appelés achats sauvages) désignent les achats réalisés par certains membres de l’équipe en dehors des procédures d’approvisionnement définies. Ces écarts peuvent engendrer des dépassements de budget, des relations tendues avec les fournisseurs, des problèmes de conformité, et bien d’autres tracas.
Les systèmes ERP peuvent aider à éviter cela en imposant les politiques d’achats ; mais obtenir une adhésion totale de l’équipe, à la lettre, est difficile, voire parfois impossible.
Éliminez ce risque en définissant des directives claires, en mettant en place des circuits d’approbation et en réalisant des audits réguliers afin de détecter tout achat non enregistré.
Résistance au changement
La mise en œuvre d’un ERP entraîne généralement des changements importants dans vos modes de fonctionnement, et les collaborateurs habitués aux anciennes méthodes peuvent s’y opposer.
Cette résistance peut ralentir l’adoption et réduire l’efficacité du nouvel outil ERP configuré. Évitez ces problèmes en menant une gestion du changement approfondie, en proposant des formations complètes et en communiquant clairement les bénéfices du projet.
Impliquer les employés dans le processus d’implémentation et de tests contribue également à obtenir leur adhésion (jeu de mots voulu) et à réduire les réticences.
Limites de personnalisation
Les systèmes ERP standards ne correspondent pas toujours exactement à des processus d’achat spécifiques, et leur personnalisation peut s’avérer complexe, coûteuse, voire peu pratique. De plus, les personnalisations poussées peuvent engendrer des problèmes ultérieurs.
Supposons que vous ayez besoin d’effectuer des contrôles de maintenance réguliers ou de mettre à jour le logiciel. Il serait préférable d’automatiser ces actions grâce à un programme préconfiguré du fournisseur ERP, mais les personnalisations additionnelles exigent souvent une saisie manuelle supplémentaire.
Prévenez de tels revers en choisissant un système ERP qui propose des options de personnalisation modulaire et en impliquant votre fournisseur ERP pour vous aider avec les aspects nécessaires. Limitez-vous également aux personnalisations essentielles afin d’éviter de complexifier le système et de rendre les futures mises à jour incompatibles.
Fonctionnalités clés des modules ERP de gestion des achats
Vous êtes prêt à exploiter la puissance des ERP pour la gestion des achats. Génial ! Pourtant, avec autant de systèmes possibles, faire un choix peut sembler accablant.
Gagnez du temps et choisissez la meilleure plateforme pour votre organisation en examinant ces principales fonctionnalités des modules ERP d’approvisionnement. Même si votre option préférée ne propose pas chacune de ces solutions, elle doit répondre à vos exigences les plus essentielles.
| Fonctionnalités clés d’un module ERP de gestion des achats | |
| Gestion des bons de commande (PO) | Simplifie la création, la validation et le suivi des demandes et bons de commande |
| Gestion des contrats | Gère les contrats et accords fournisseurs pour une conformité et une visibilité maximales |
| Gestion des stocks et des commandes | Synchronise l’approvisionnement avec les niveaux de stock pour éviter ruptures ou surstocks |
| Sourcing | Identifie et évalue les fournisseurs potentiels pour une base diversifiée et fiable |
| Gestion de la main-d’œuvre sous contrat | Surveille et optimise l’utilisation des salariés temporaires ou contractuels selon les besoins achats. |
| Gestion des risques et des performances fournisseurs | Évalue et suit la performance et les risques des fournisseurs afin de maintenir un haut niveau d’exigence |
| Analyse des dépenses | Fournit un aperçu des dépenses achats pour détecter des sources d’économies et améliorer la situation financière |
| Intégrations | Permet la connectivité de l’écosystème via l’échange automatique de données |
1. Gestion des bons de commande (PO)
Tout module ERP d’achats complet inclut des capacités avancées de gestion des bons de commande. Cette fonctionnalité permet la création, la validation et le suivi des PO, garantissant que vous recevez les articles souhaités en temps voulu et que tout est bien documenté. Vous pouvez également retrouver ces avantages auprès d’un logiciel de gestion des bons de commande.
2. Gestion des contrats
La gestion des contrats implique de gérer efficacement les accords fournisseurs et de contrôler leur statut. Un bon module ERP de gestion des achats sert de référentiel pour les contrats, garantissant que tous les détails sont facilement accessibles, ce qui aide à rester en conformité et à simplifier les renouvellements.
3. Gestion des stocks et des commandes
Les fonctionnalités de gestion des stocks et des commandes vous aident à aligner les activités d’achat sur les niveaux de stock et la demande client, afin d’éviter les pénuries ou les achats excessifs. Elles garantissent également un suivi efficace des commandes et un flux de livraison sans accroc.
4. Sourcing
Si vous souhaitez simplifier et accélérer votre processus de sélection et d’homologation des fournisseurs, privilégiez un module ERP achats doté d’un outil de sourcing stratégique. Cette fonctionnalité propose une base de données fournisseurs qui facilite l’identification et le contrôle de fournisseurs fiables, ce qui permet de maximiser les ressources et d’améliorer la qualité de vos achats.
5. Gestion de la main-d’œuvre sous contrat
Cette fonction du module ERP achats permet de gérer efficacement les travailleurs en contrat ou temporaires, en alignant leur mission sur les besoins achats et les objectifs organisationnels. Vous gagnez ainsi en visibilité et en maîtrise sur votre main-d’œuvre ponctuelle, ce qui amène une meilleure qualité, une réduction des coûts et des processus plus efficients.
6. Gestion des risques et des performances fournisseurs
Cette fonctionnalité est essentielle pour une utilisation efficace d’un ERP en gestion achats, car elle permet d’évaluer et de suivre les risques liés aux fournisseurs.
En bref, une bonne gestion du risque et des performances fournisseur se traduit par moins de problèmes et un haut niveau de qualité. Oui, on prend !
7. Analyse des dépenses
Les meilleurs modules ERP achats proposent des fonctionnalités d’analyse des dépenses claires qui permettent de révéler les tendances de consommation. Vous pouvez ainsi utiliser ces informations pour repérer des pistes d’économies, optimiser vos stratégies achats et améliorer la performance financière globale.
8. Intégrations
Enfin, il est essentiel que votre module ERP achats propose de solides capacités d’intégration, afin d’assurer des opérations fluides et une connexion sans couture avec les autres processus et systèmes de l’entreprise.
Explorons plus en détail les intégrations ERP appliquées aux achats.
Intégration d'un logiciel d'automatisation des achats
L'intégration de votre logiciel d'automatisation des achats (ou module ERP) avec le reste des fonctions et outils de votre entreprise n'est pas une mince affaire, mais c'est 100% rentable.
Que ce soit la synchronisation de votre ERP achats avec des outils financiers ou sa connexion à votre fournisseur d'identité d'équipe, ce guide vous aidera à connecter efficacement un logiciel d'automatisation des achats avec des systèmes ERP.
1. Évaluer vos besoins en matière d'intégration
Évaluez les processus actuels de vos systèmes pour identifier ceux qui doivent communiquer avec votre module achats ERP, ainsi que les données devant être échangées.
Commencez par dresser la liste de tous les systèmes impliqués dans les achats au sein de votre organisation, comme votre CRM, votre logiciel comptable et votre application de gestion des stocks. Ensuite, définissez le flux de données entre ces systèmes et énoncez les objectifs de l’intégration, comme la mise à jour en temps réel des données ou le traitement par lot.
2. Choisir le meilleur type d'intégration
Vous pouvez intégrer votre logiciel d'automatisation des achats ou module ERP au reste de vos processus et outils métier de différentes façons. Choisissez la méthode d'intégration correspondant le mieux à la complexité et aux besoins d’évolutivité de vos systèmes.
Par exemple, les intégrations basées sur API sont idéales pour des échanges de données instantanés entre systèmes source et destination, comme votre CDP et CRM.
Dans le même temps, les intermédiaires comme les bus de services d'entreprise (ESB) et les outils iPaas conviennent respectivement aux environnements complexes multi-systèmes et aux implémentations moins complexes et économiques.
3. Élaborer un plan d'intégration approfondi
Selon la complexité et l’étendue de vos opérations, l’intégration ERP des achats peut prendre de quelques minutes à plusieurs semaines.
Un plan décrivant le processus d’intégration, les responsabilités, les étapes clés et l'échéancier permet d’encadrer le projet tout en assurant son organisation et son efficacité.
Cette étape nécessite également de :
- Cartographier les champs de données.
- Définir les flux de travail.
- Mettre en place des mécanismes de suivi.
Cette étape est très spécifique et dépendante de votre organisation. Je recommande donc de travailler avec un chef de projet interne ou un consultant ERP externe si vous n’êtes pas en mesure d’établir ce plan vous-même.
4. Mettre en œuvre l’intégration
Intégrez vos systèmes concernés en suivant le plan défini, mais commencez par des tests ERP pilotes pour garantir que tout fonctionne comme prévu avant un déploiement complet.
5. Surveiller et maintenir l’intégration
Une fois vos intégrations ERP achats en service, assurez-vous d'en suivre les performances et de maintenir le système pour garantir son efficacité dans la durée.
Soyez vigilant quant aux problèmes qui pourraient apparaître, tels que des incohérences de données, des ralentissements du système ou des besoins de mise à jour. Utilisez aussi des outils d'automatisation de la surveillance, planifiez des audits de maintenance réguliers et recueillez les retours des utilisateurs finaux afin de détecter et corriger rapidement tout obstacle.
Applications sectorielles de la gestion des achats via ERP
L'ERP dans les achats améliore la gestion des fournisseurs et soutient diverses fonctions de l'entreprise, notamment la production, la vente au détail, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la logistique.
- Production : Dans l’industrie manufacturière, les modules d’achat ERP facilitent l’acquisition de matières premières et de composants, pour que la production ne soit pas interrompue par manque d’approvisionnement.
- Vente au détail : Pour les détaillants, les systèmes ERP d’achats aident à gérer les relations fournisseurs, négocier de meilleurs accords, anticiper la demande et s'assurer que les magasins disposent des bons produits au bon moment.
- Gestion de la chaîne d'approvisionnement : Les modules achats ERP facilitent la gestion de la chaîne d’approvisionnement et garantissent la disponibilité de tous les composants pour la production et la distribution, en coordonnant les achats auprès de plusieurs fournisseurs.
- Logistique : Les logiciels ERP achats dans la logistique permettent des livraisons ponctuelles et des coûts réduits grâce à une gestion efficace du transport et des entrepôts.
Tendances à venir dans les achats via ERP
L’avenir des achats via ERP est prometteur, avec de nouvelles technologies stimulant une efficacité accrue. Préparez-vous à prendre de l’avance en adoptant ces tendances cruciales, avancées des ERP, et évolutions des technologies d’achats :
→ ERP mobile
Les applications ERP mobiles gagnent du terrain dans les achats, car elles permettent aux utilisateurs de consulter et gérer facilement les achats de l’entreprise, où qu’ils soient.
Cette évolution favorise des prises de décision rapides, une meilleure collaboration et une productivité accrue pour les professionnels des achats en déplacement.
→ Solutions ERP dans le cloud
Les solutions ERP basées sur le cloud gagnent en popularité chaque jour, avec la valeur du marché mondial des ERP cloud qui devrait atteindre 40,5 milliards de dollars d’ici 2025.
Ce succès auprès des équipes achats n’est pas un hasard : bien que les ERP sur site offrent davantage de sécurité et de contrôle (c’est un avantage clé des solutions ERP sur site), les ERP cloud sont plus flexibles, évolutifs et économiques.
→ Internet des objets (IoT)
L’intégration d’objets connectés (IoT) dans les systèmes ERP permet une collecte de données en temps réel et une visibilité détaillée sur la chaîne d’approvisionnement. Il n’est donc pas surprenant que les fournisseurs adoptent de plus en plus cette technologie. Les données IoT permettent également de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les niveaux de stocks et d’obtenir une meilleure performance des fournisseurs.
Lier les données IoT et transactionnelles est la porte d’entrée vers la transformation numérique.
→ Intégration de systèmes d’IA
L’intelligence artificielle est une tendance qui a bouleversé le secteur technologique ces dernières années, et la sphère ERP n’y a pas échappé.
L’IA s’intègre de plus en plus aux systèmes d’achats ERP afin d’automatiser les tâches répétitives, analyser de grands volumes de données et anticiper la demande — pour réduire proactivement les risques dans la chaîne d’approvisionnement.
Passez à l’action : adoptez le zéro papier
La gestion traditionnelle des achats repose sur des documents physiques et de nombreux processus manuels qui appartiennent au passé.
A l’avenir, l’e-procurement via les ERP s’impose. Ces systèmes numérisent l’historique des achats et automatisent la gestion des relations fournisseurs, pour des cycles de commande plus rapides, fluides et économiques.
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