Gagnez du temps et de l’argent grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs (Pourquoi & Comment)
Les coûts des comptes fournisseurs peuvent rapidement s'accumuler. Les entreprises modernes utilisent des logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs pour réduire au minimum les coûts de gestion du service des comptes fournisseurs.
Un logiciel d'automatisation AP utilise des technologies comme l'intelligence artificielle (IA), le traitement intelligent des documents et le traitement du langage naturel. Ces technologies facilitent le traitement des factures, la prise de décisions basées sur les données, et l'extraction ainsi que la saisie des données des factures dans votre système comptable.
Dans ce guide, j'explique la signification de l'automatisation des comptes fournisseurs et comment elle peut rationaliser le flux de travail des comptes fournisseurs.
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Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs ?
L'automatisation des comptes fournisseurs (AP) est le processus qui consiste à utiliser un logiciel pour automatiser les tâches répétitives. Ces systèmes utilisent des technologies modernes telles que l'automatisation robotique des processus (RPA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’IA pour automatiser les processus.
Par exemple, les solutions AP peuvent automatiquement rapprocher les factures des bons de commande. Il est également possible de configurer le système pour transmettre automatiquement une facture à un membre de l'équipe selon votre processus d'approbation.
Solutions AP sur site ou dans le cloud
Les solutions de comptes fournisseurs peuvent être installées sur site ou dans le cloud. Le logiciel d'AP sur site fonctionne généralement sur l'infrastructure matérielle de l'entreprise, tandis que les solutions dans le cloud sont accessibles de n'importe où, à tout moment.
Bien que les solutions dans le cloud présentent leurs propres risques (par exemple, des violations potentielles de données, des interruptions de logiciel), les avantages d'une personnalisation facile, d'une collaboration transversale et d'une meilleure visibilité l'emportent souvent sur ces inconvénients.
L’automatisation des AP est-elle vraiment si efficace ?
L'automatisation des AP peut vous faire économiser beaucoup d'argent. Selon un rapport IOFM, le coût moyen de traitement des factures, selon le volume, est le suivant :
| Volume de factures | Coût moyen de traitement d'une facture avec automatisation | Coût moyen de traitement d'une facture sans automatisation | Différence de coût par facture grâce à l'automatisation |
|---|---|---|---|
| Moins de 20 000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20 000–100 000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Plus de 100 000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Quel que soit votre volume de factures, l’automatisation des AP, des factures et des dépenses peut vous faire économiser des milliers de dollars sur l’ensemble de vos factures. En plus de réduire les coûts de traitement, les systèmes d'automatisation AP permettent au service des comptes fournisseurs de gagner un temps précieux et de consacrer ses ressources à des tâches nécessitant une intervention humaine.
Comment fonctionne l'automatisation des comptes fournisseurs ?
Le processus d'automatisation AP commence lorsque vous recevez une facture. Une solution d'automatisation de bout en bout peut extraire des informations supplémentaires de la facture, exécuter l'ensemble du flux AP et effectuer le paiement.
Tout système d'automatisation AP se compose de trois éléments principaux :
Organisation des factures et des reçus
Un système d'automatisation AP organise les factures provenant de plusieurs sources, y compris les factures dans votre boîte de réception, les factures reçues via un portail fournisseur ou les factures papier que vous recevez par courrier. Le système convertit les factures papier en versions électroniques.
Les directeurs financiers qui souhaitent aider le service AP à gagner du temps en automatisant les tâches manuelles peuvent compter sur les logiciels d'automatisation AP, car le service AP n'aura plus à trier et organiser les factures lui-même.
Validation, paiement et rapprochement des factures
Après que le logiciel d'automatisation AP a extrait les informations des factures et les a intégrées dans le système, les membres concernés de l'équipe AP doivent valider la facture.
Le système transmet automatiquement la facture au bon membre de l'équipe. Ce membre devra vérifier l'exactitude de la facture et sa conformité aux conditions contractuelles. Dans certains systèmes, il est possible d'automatiser le processus de rapprochement des contrats.
Le système envoie les factures validées à votre logiciel comptable ou à votre système ERP pour le paiement.
Une fois le paiement effectué, le système AP compare les factures avec les montants et les bénéficiaires figurant sur le relevé bancaire.
Archivage et audit
Toutes les factures et paiements sont ajoutés à une base de données, afin que vous puissiez vous y référer lorsque nécessaire à l'avenir. De plus, exécuter l'ensemble du processus de traitement des comptes fournisseurs (AP) à l'aide d'un seul système permet de créer un historique d'audit. Vous pouvez suivre une facture ou un paiement spécifique à tout moment durant un audit sans grande difficulté.
Logiciel d'automatisation AP vs. Automatisation DIY
Vous pouvez utiliser une solution d'automatisation AP ou adopter une approche DIY (fait maison). Si vous n'êtes pas très à l'aise avec la technique, il est plus simple d'utiliser un logiciel. L'approche DIY nécessite des compétences techniques, même si vous utilisez un outil sans code.
Le choix le plus simple : logiciel d'automatisation AP
Les solutions logicielles d'automatisation AP ont un coût. Mais choisissez la bonne solution et vous amortirez rapidement ce coût grâce au temps économisé et à des processus plus rapides et efficaces.
Voici comment un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs exécute le processus AP :
- Numériser les données de facturation : Le logiciel d'automatisation AP utilise l'OCR pour lire et convertir les factures en données numériques. Alternativement, vous pouvez permettre à vos fournisseurs de soumettre directement une facture électronique.
- Appariement des factures : Le système compare les données de facturation avec les bons de commande et les accusés de réception de livraison correspondants. L’appariement automatisé garantit que toutes les factures sont exactes et conformes aux conditions du contrat.
- Diriger la facture pour approbation : Le système transmet la facture au membre ou au service concerné, selon des règles préconfigurées. Vous pouvez aussi mettre en place des alertes ou rappels pour garantir une approbation dans les temps.
- Paiement : Une fois la facture validée, le système d'automatisation AP exécute le paiement ou programme le paiement selon les termes de votre contrat. Cela vous permet d'utiliser la période de crédit disponible et d’optimiser la trésorerie. Alternativement, le système peut effectuer les paiements en temps réel lorsqu'une remise pour paiement anticipé est disponible. Le système transmet également les informations pertinentes à votre logiciel comptable, qui met alors à jour votre bilan.
- Rapprochement : Une fois les paiements effectués, le système rapproche les paiements avec les montants présents sur les relevés bancaires afin de s'assurer que le montant et les bénéficiaires sont corrects.
- Reporting : L’un des plus grands avantages à utiliser un système d'automatisation AP est la création de rapports pertinents. Le système exploite les données recueillies lors de l’exécution des processus AP pour générer des rapports détaillés. Ces rapports indiquent où votre entreprise dépense son argent et vous aident à identifier des opportunités de réduction des coûts.
Un logiciel d’automatisation de bout en bout élimine le besoin de factures papier. Il gère les tâches manuelles, permettant ainsi à votre service des comptes fournisseurs de se concentrer sur des missions plus stratégiques.
Le choix économique : automatisation AP DIY
Automatiser vous-même vos processus AP vous fera économiser de l'argent, mais cela peut s’avérer assez chronophage.
Le moyen le plus simple d’automatiser votre flux de travail AP est d’utiliser un outil d’automatisation sans code comme Zapier. Par exemple, vous pouvez configurer Zapier pour extraire des informations depuis vos factures. N’oubliez pas qu’il existe plusieurs défis liés à l’utilisation d’un outil d’automatisation sans code. Tout d’abord, il doit pouvoir s’intégrer aux autres solutions logicielles que vous utilisez pour la facturation, la saisie de données et les paiements.
Si l’outil d’automatisation ne s’intègre pas à l’une de vos solutions, vous ne pouvez pas créer une automatisation de flux de travail de bout en bout. Le processus exact pour mettre en place votre propre automatisation AP dépendra des outils que vous utilisez. Si vous ne savez pas par où commencer, Zapier reste votre meilleure option.
Cependant, il est préférable d’investir dans une solution complète d’automatisation AP si vous souhaitez commencer directement à automatiser vos workflows, et bénéficier d’une assistance lorsque quelque chose ne fonctionne pas.
Avantages de l’automatisation AP
En plus d’optimiser le flux de travail du service AP, l’automatisation AP offre des bénéfices dans plusieurs domaines de l’entreprise. Voici les avantages les plus notables de l’automatisation AP :
Réduction des coûts
L’automatisation AP permet de réaliser des économies sur plusieurs plans. Par exemple, les systèmes d’automatisation s’intègrent à vos applications métiers, éliminant la nécessité de transférer manuellement des informations.
Vous faites également moins d’erreurs en utilisant un logiciel, ce qui vous fait gagner du temps en corrections par la suite.
Puisque l’automatisation AP permet de traiter plus rapidement les factures et les paiements, elle vous aide à bénéficier des remises pour paiement anticipé.
Bénéficier des remises pour paiement anticipé peut s’avérer complexe sans automatisation : selon l’IOFM, la plupart des entreprises profitent de moins de 21 % des offres de remise pour paiement anticipé, et 12 % des entreprises ne profitent d’aucune remise pour paiement anticipé.
Efficacité et précision renforcées
Des processus efficaces permettent de réduire les coûts liés aux traitements des comptes fournisseurs, d’accélérer les cycles d’approbation, de libérer des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des habitudes de dépenses, et d’améliorer la productivité des employés.
Les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs (AP) renforcent également la précision puisqu’ils ne sont pas sujets aux risques d’erreurs humaines comme le sont vos collaborateurs. L’automatisation des processus de comptes fournisseurs minimise la probabilité d’erreur humaine, ce qui est très utile à l’approche de la période fiscale.
La précision est essentielle car elle aide à rester conforme, inspire confiance aux fournisseurs et parties prenantes, et permet de générer des rapports fiables facilitant la prise de décisions financières avisées.
Collaboration d’équipe
Les équipes chargées de la saisie et de l’approbation des factures bénéficient d’un accès en temps réel à tous les documents et fichiers, ce qui permet de rationaliser les flux de travail. Ainsi, la collaboration autour des factures s’effectue sans la difficulté de rechercher le document, de vérifier les informations par email ou téléphone, ou de gérer des inexactitudes.
Toutes les équipes — comptes fournisseurs, finance et comptabilité — peuvent consulter les mêmes données où qu’elles se trouvent, ce qui facilite la résolution rapide des écarts.
Par exemple, lorsqu’un fournisseur appelle concernant un écart de paiement, l’équipe AP peut échanger avec la comptabilité et accéder à la transaction dans le système sans devoir la rechercher manuellement dans le relevé bancaire. Ils peuvent ainsi répondre collectivement à la demande du fournisseur plus efficacement, grâce à un accès centralisé aux données AP.
Satisfaction accrue des fournisseurs
Les systèmes d’automatisation des comptes fournisseurs apportent également des avantages au-delà de l’entreprise. Payer systématiquement les fournisseurs à temps permet d’entretenir de bonnes relations et de devenir un partenaire privilégié. Cette confiance peut s’avérer précieuse si vous avez besoin d’une livraison urgente ou d’un service exceptionnel dans une situation délicate.
Prise de décision basée sur les données
Les données sont le véritable carburant de la croissance de votre entreprise : elles vous aident à prendre des décisions éclairées.
En effet, les 40 % des organisations qui fondent leurs décisions sur les données sont plus performantes que celles qui se basent uniquement sur l’intuition.
Les solutions d’automatisation AP rassemblent en temps réel toutes les informations issues des transactions. Elles utilisent ces données pour générer des graphiques interactifs et des rapports détaillés.
Ces graphiques et rapports offrent aux équipes financières transparence, analyses et la capacité de suivre les indicateurs financiers nécessaires pour des décisions stratégiques.
Prévention de la fraude
La prévention de la fraude est un véritable défi.
Voici pourquoi : selon l’enquête PwC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022, plus de la moitié des grandes entreprises sont victimes chaque année d’une forme de fraude liée aux factures.
Pour avoir une idée du coût potentiel pour une entreprise : selon le Financial Professional Census Report 2022, une enquête auprès de 2 750 responsables financiers, le coût annuel moyen estimé de la fraude aux factures s’élève à 280 000 $ pour une entreprise de taille moyenne.
Des solutions d’automatisation s’appuyant sur l’IA peuvent détecter les incohérences dans les transactions et réduisent ainsi les risques de fraude. Le système surveille toutes les transactions et, en cas d’anomalie, avertit le membre d’équipe concerné.
Les meilleurs systèmes disposent de fonctionnalités de sécurité et de responsabilité intégrées facilitant la détection des fraudes et l’identification des personnes responsables. Prévenir la fraude est fondamental pour garantir la conformité et protéger vos actifs.
Mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs
En résumé, un logiciel d’automatisation AP est la clé permettant de réduire les coûts liés à l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs. Voici quelques conseils pratiques pour commencer l’implémentation :
- Déterminez vos besoins : Quels sont les objectifs de votre entreprise et comment l'automatisation du traitement des factures fournisseurs (AP automation) peut-elle vous aider ? Trouvez la réponse à cette question avant de commencer à comparer les solutions.
- Constituez votre équipe : Comme pour tout lancement de logiciel, vous devrez réunir une équipe principale, des parties prenantes à l'informatique, en passant par les achats, la comptabilité, et plus encore. Identifiez qui fera partie de votre équipe de déploiement lors de ce processus.
- Faites vos recherches : Lorsque vous êtes prêt à démarrer la mise en place ou à comparer les offres, il est important de rechercher les fournisseurs potentiels qui répondent à vos critères. N'hésitez pas à demander des démonstrations si elles sont proposées et inscrivez-vous à des essais gratuits pour vous faire une idée concrète de la solution.
Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations, si vous ne savez toujours pas comment commencer, j'ai compilé certains de mes meilleurs fournisseurs de logiciels AP pour vous aider à démarrer.
Mettez le traitement des factures fournisseurs sur pilote automatique
Les équipes en charge du traitement des factures fournisseurs ont déjà beaucoup à faire. Au lieu de leur faire perdre du temps à saisir manuellement des données ou à convertir des factures fournisseurs papier en factures électroniques, donnez-leur la possibilité de se concentrer sur des tâches stratégiques telles que l’analyse des flux de trésorerie et des tendances de dépenses.
Utilisez un logiciel d'automatisation de la comptabilité fournisseurs pour automatiser la validation des factures, le traitement des paiements et d'autres tâches manuelles de votre flux de travail. Ceci vous permettra de réduire vos coûts globaux liés à la comptabilité fournisseurs, de donner plus d’autonomie à votre équipe et de prendre de meilleures décisions basées sur des données réelles.
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