Automatisation des Comptes Fournisseurs : Guide Complet
Les coûts des comptes fournisseurs peuvent rapidement s’accumuler. Les entreprises modernes utilisent des logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs pour réduire au minimum les coûts de gestion du service des comptes fournisseurs.
Les logiciels d’automatisation AP utilisent des technologies comme l’intelligence artificielle (IA), le traitement intelligent des documents et le traitement du langage naturel. Ces technologies aident à traiter les factures, à prendre des décisions fondées sur les données, et à extraire et saisir les données des factures dans votre système comptable.
Dans ce guide, j’explique la signification de l’automatisation des comptes fournisseurs et comment elle peut optimiser le flux de travail des comptes fournisseurs.
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Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?
L’automatisation des comptes fournisseurs (AP) est le processus qui consiste à utiliser un logiciel pour automatiser les tâches répétitives. Ces systèmes utilisent des technologies modernes telles que la Robotic Process Automation (RPA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’IA pour automatiser les processus.
Par exemple, les solutions AP peuvent automatiquement faire le rapprochement entre les factures et les bons de commande. Alternativement, vous pouvez configurer le système pour envoyer automatiquement les factures à un membre de l’équipe selon votre processus d’approbation.
Solutions AP sur site vs. basées sur le cloud
Les solutions de gestion des comptes fournisseurs peuvent être soit sur site, soit basées sur le cloud. Les logiciels AP sur site fonctionnent généralement sur l’infrastructure matérielle de l’entreprise, tandis que les solutions sur le cloud sont accessibles de partout, à tout moment.
Bien que les solutions cloud présentent leurs propres risques (par exemple, violations potentielles de données, interruptions logicielles), les avantages comme la facilité de personnalisation, la collaboration entre services et la visibilité accrue l’emportent souvent sur ces inconvénients.
L’automatisation AP est-elle vraiment si bénéfique ?
L’automatisation AP peut vous faire économiser des sommes considérables. Selon un rapport IOFM, le coût moyen de traitement des factures en fonction du volume est :
| Volume de factures | Coût moyen de traitement d’une facture avec automatisation | Coût moyen de traitement d’une facture sans automatisation | Différence de coût par facture grâce à l’automatisation |
|---|---|---|---|
| Moins de 20 000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20 000–100 000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Plus de 100 000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Quel que soit votre volume de factures, l’automatisation des processus AP, des factures et des dépenses peut vous faire économiser des milliers de dollars sur l’ensemble de vos factures. Outre la réduction des coûts de traitement, les systèmes d’automatisation AP permettent au service des comptes fournisseurs d’économiser beaucoup de temps et de ressources, leur permettant de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée nécessitant une intervention humaine.
Comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs
Le processus d’automatisation AP commence dès que vous recevez une facture. Une solution d’automatisation de bout en bout peut extraire des informations supplémentaires de la facture, exécuter le flux de travail complet AP et traiter le paiement.
Tout système d’automatisation AP se compose de trois éléments :
Organisation des factures et des justificatifs
Un système d’automatisation AP organise les factures provenant de plusieurs sources, notamment celles de votre boîte mail, des factures reçues via un portail fournisseurs et des factures envoyées au format papier. Le système convertit les factures sur papier en factures électroniques.
Les directeurs financiers qui souhaitent aider le service AP à gagner du temps en automatisant les tâches manuelles peuvent compter sur le logiciel d’automatisation, car le service n’aura plus à trier et organiser les factures.
Validation, paiement et rapprochement des factures
Après extraction des données des factures par le logiciel AP et leur intégration au système, les membres concernés de l’équipe AP doivent approuver la facture.
Le système envoie automatiquement la facture au membre d’équipe approprié. Celui-ci doit vérifier l’exactitude de la facture et la conformité avec les conditions contractuelles. Dans certains systèmes, il est possible d’automatiser le processus de rapprochement contractuel.
Le système transmet les factures approuvées à votre logiciel comptable ou à votre système ERP pour paiement.
Une fois le paiement effectué, le système AP fait le rapprochement entre les factures et les montants et bénéficiaires mentionnés sur le relevé bancaire.
Archivage et audit
Toutes les factures et paiements sont ajoutés à une base de données, afin que vous puissiez vous y référer lorsque nécessaire à l'avenir. De plus, exécuter l’ensemble du workflow de comptes fournisseurs à l’aide d’un seul système contribue à créer une piste d’audit. Vous pouvez retrouver une facture ou un paiement précis à tout moment lors d’un audit, sans difficulté majeure.
Logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs vs. automatisation maison
Vous pouvez utiliser une solution d’automatisation des comptes fournisseurs ou adopter une approche maison. Si vous n’êtes pas à l’aise avec la technologie, il est plus facile d’utiliser un logiciel. L’approche maison nécessite certaines connaissances techniques, même si vous utilisez un outil sans code.
L’option la plus simple : le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs
Les solutions logicielles d'automatisation des comptes fournisseurs ont un coût. Mais si vous choisissez la bonne solution, vous compenserez largement ce coût grâce au temps économisé et à des processus plus rapides et plus efficaces.
Voici comment un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs exécute le processus de gestion des comptes fournisseurs :
- Numérisation des données de factures : Le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs utilise l’OCR pour lire et convertir les factures en données numériques. Autrement, vous pouvez permettre à vos fournisseurs de soumettre directement une facture électronique.
- Rapprochement des factures : Le système compare les données des factures avec les bons de commande correspondants et les bons de livraison. Le rapprochement automatisé garantit que toutes les factures sont exactes et conformes aux conditions du contrat.
- Aiguillage de la facture pour approbation : Le système achemine la facture vers le membre de l’équipe ou le service concerné en fonction de règles préconfigurées. Vous pouvez également mettre en place des alertes ou des rappels pour garantir une approbation dans les délais.
- Paiement : Une fois qu’une facture est approuvée, le système d’automatisation des comptes fournisseurs exécute le paiement ou le planifie selon les modalités de votre contrat. Cela vous permet d’utiliser la période de crédit disponible et d’optimiser votre trésorerie. Sinon, le système peut effectuer des paiements en temps réel lorsqu’un escompte pour paiement anticipé est proposé. Le système transmet aussi les informations pertinentes à votre système comptable, ce qui met à jour votre bilan.
- Rapprochement bancaire : Une fois les paiements effectués, le système rapproche les paiements avec les montants des relevés bancaires pour vérifier que les montants et les bénéficiaires sont corrects.
- Reporting : L’un des meilleurs atouts d’un système d’automatisation des comptes fournisseurs est la génération de rapports pertinents. Le système exploite les données collectées lors de l’exécution des processus pour produire des rapports détaillés. Ces rapports renseignent sur l’affectation des dépenses de votre entreprise et vous aident à identifier des opportunités de réduction des coûts.
Un logiciel d’automatisation de bout en bout élimine le besoin de factures papier. Il prend en charge les processus manuels, afin que votre service comptabilité fournisseurs puisse se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
L’alternative économique : l’automatisation des comptes fournisseurs maison
Automatiser vous-même les processus de comptes fournisseurs vous fera économiser de l’argent, mais cela peut être très chronophage.
La manière la plus simple d’automatiser votre workflow de comptes fournisseurs est d’utiliser un outil d’automatisation sans code comme Zapier. Par exemple, vous pouvez configurer Zapier pour extraire les données de vos factures. Gardez cependant à l’esprit qu’il existe différentes difficultés liées à l’utilisation d’un outil sans code. Tout d’abord, il doit pouvoir s’intégrer aux autres solutions logicielles que vous utilisez pour la facturation, la saisie de données et les paiements.
Si l’outil d’automatisation ne s’intègre pas avec l’une des solutions, vous ne pourrez pas créer un flux d'automatisation de bout en bout. Le processus exact de mise en place d’une automatisation des comptes fournisseurs dépend de vos outils. Si vous ne savez pas par où commencer, Zapier constitue votre meilleure option.
Cependant, il est préférable d’investir dans une solution complète d’automatisation des comptes fournisseurs si vous souhaitez automatiser immédiatement vos workflows et bénéficier d’un support en cas de problème.
Avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs
En plus d’optimiser les processus du service comptabilité fournisseurs, l’automatisation offre des avantages dans plusieurs domaines de l’entreprise. Voici les bénéfices les plus notables de l’automatisation des comptes fournisseurs :
Économies de coûts
L’automatisation des comptes fournisseurs permet d’économiser à plusieurs niveaux. Par exemple, les systèmes automatisés s’intègrent aux applications métier, éliminant la nécessité de transférer les informations manuellement.
L’un des principaux avantages des logiciels de gestion des comptes fournisseurs est qu’ils contribuent à prévenir les erreurs, vous évitant ainsi de devoir les corriger plus tard.
Puisque l’automatisation des comptes fournisseurs permet de traiter les factures et d’effectuer les paiements plus rapidement, elle vous aide à profiter des escomptes pour paiement anticipé.
Bénéficier des remises pour paiement anticipé peut s’avérer difficile sans automatisation—d’après l’IOFM, la plupart des entreprises profitent de moins de 21 % des offres de remise pour paiement anticipé, et 12 % des entreprises ne collectent aucune remise pour paiement anticipé.
Efficacité et précision améliorées
Des processus efficaces contribuent à réduire le coût des processus de comptabilité fournisseurs, accélèrent les cycles de validation, permettent d’allouer les ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des habitudes de dépenses, et améliorent la productivité des employés.
Les logiciels d’automatisation de la comptabilité fournisseurs améliorent également la précision car ils ne sont pas sujets aux risques d’erreurs humaines comme votre personnel. En automatisant les processus de comptes fournisseurs, vous minimisez le risque d’erreur humaine, ce qui s’avère bénéfique à l’approche de la période fiscale.
La précision est essentielle car elle garantit la conformité, renforce la confiance avec les fournisseurs et parties prenantes, et permet de générer des rapports fiables pour prendre de bonnes décisions financières.
Collaboration en équipe
Les équipes chargées de la saisie et de l’approbation des factures ont un accès en temps réel à toutes les factures et fichiers, ce qui aide à rationaliser les flux de travail. Cela permet aux équipes de collaborer sur les factures sans avoir à rechercher le document, confirmer les détails par email ou téléphone, ni gérer les imprécisions.
Toutes les équipes — comptabilité fournisseurs, finance et comptabilité — peuvent consulter les mêmes données, où qu’elles se trouvent. Cela leur permet de résoudre plus rapidement les écarts.
Par exemple, lorsqu’un fournisseur appelle concernant un écart de paiement, l’équipe « comptes fournisseurs » peut contacter la comptabilité et se référer à la transaction dans le système, sans avoir à rechercher manuellement la transaction dans le relevé bancaire. Ils peuvent résoudre ensemble plus efficacement la demande du fournisseur, grâce à l’accès centralisé aux données de la comptabilité fournisseurs.
Satisfaction fournisseur améliorée
Les systèmes d’automatisation des comptes fournisseurs présentent également des bénéfices à l’extérieur de l’entreprise. Payer régulièrement les fournisseurs à temps crée une bonne relation, ce qui fait de vous un partenaire privilégié. Ce lien peut s’avérer précieux en cas de besoin urgent de livraison ou pour demander un service exceptionnel en situation compliquée.
Prise de décision guidée par les données
Les données sont le carburant de la croissance de votre entreprise car elles aident à prendre des décisions éclairées.
En fait, les 40 % des organisations qui fondent leurs décisions sur les données sont plus performantes que celles qui se fient à leur instinct.
Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs centralisent les informations de toutes les transactions en temps réel. Elles s’appuient sur ces données pour créer des graphiques interactifs et des rapports détaillés.
Ces graphiques et rapports offrent aux équipes financières la transparence, la visibilité et la possibilité de suivre les indicateurs financiers nécessaires à une prise de décision stratégique.
Prévention de la fraude
Prévenir la fraude est un gros défi.
Voici pourquoi : Selon le Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 de PwC, plus de la moitié des grandes entreprises subissent chaque année une forme de fraude liée aux factures.
Pour se rendre compte du coût que cela peut représenter pour une entreprise : selon le Financial Professional Census Report 2022, qui a interrogé 2 750 cadres financiers, le coût annuel moyen estimé de la fraude liée aux factures s’élève à 280 000 $ par entreprise de taille intermédiaire.
Les solutions d’automatisation alimentées par l’IA sont capables de repérer les incohérences dans les transactions, réduisant ainsi la probabilité que ces fraudes aboutissent. Le système surveille toutes les transactions et, en cas d’anomalie, il envoie une notification à la personne concernée.
Les meilleurs systèmes disposent de fonctionnalités de sécurité et de traçabilité qui facilitent la détection de la fraude et l’identification de la personne responsable. Prévenir la fraude est crucial pour la conformité et la protection de vos actifs.
Mettre en place un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs
Globalement, un logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs est votre allié pour réduire le coût de l’automatisation des processus AP. Voici quelques conseils rapides pour bien démarrer :
- Déterminez vos besoins : Quels sont les objectifs de votre entreprise et comment l’automatisation des comptes fournisseurs peut-elle vous aider ? Répondez à cette question avant de commencer à comparer les solutions.
- Constituez votre équipe : Comme pour tout lancement de logiciel, vous devrez réunir une équipe centrale, allant des parties prenantes à l’informatique, aux achats, à la comptabilité, et plus encore. Identifiez qui fera partie de votre équipe de déploiement au cours de ce processus.
- Faites vos recherches : Lorsque vous êtes prêt à commencer la construction ou la sélection, il est important de rechercher les fournisseurs potentiels qui correspondent à vos critères. N’hésitez pas à demander des démonstrations si elles sont proposées et à vous inscrire à des essais gratuits pour réellement tester la solution.
Une fois que vous avez tout réuni, si vous ne savez toujours pas par où commencer, j’ai compilé quelques-uns de mes principaux fournisseurs de logiciels de gestion des comptes fournisseurs pour vous aider à démarrer.
Mettez les comptes fournisseurs en pilotage automatique
Les équipes des comptes fournisseurs ont déjà une charge importante. Au lieu de leur faire perdre du temps avec la saisie manuelle de données et la transformation des factures fournisseurs papier en factures électroniques, donnez-leur la possibilité de se consacrer à des missions stratégiques telles que l’analyse des flux de trésorerie et des tendances de dépenses.
Utilisez un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs pour automatiser l’approbation des factures, le traitement des paiements et d’autres tâches manuelles dans votre flux de travail. Ce faisant, vous pourrez réduire vos coûts globaux de gestion des comptes fournisseurs, permettre à votre équipe d’en faire plus et prendre des décisions plus éclairées à partir de données réelles.
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