Gagnez du temps et de l’argent grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs (Pourquoi et comment)
Les coûts des comptes fournisseurs peuvent rapidement s’accumuler. Les entreprises modernes utilisent des logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs pour réduire les coûts liés au fonctionnement du service.
Les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs utilisent des technologies telles que l’intelligence artificielle (IA), le traitement intelligent des documents et le traitement du langage naturel. Ces technologies aident à traiter les factures, à prendre des décisions fondées sur les données, ainsi qu’à extraire et à saisir les données des factures dans votre logiciel de comptabilité.
Dans ce guide, j’explique la signification de l’automatisation des comptes fournisseurs et comment elle peut rationaliser le flux de travail du service concerné.
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Qu’est-ce que l’Automatisation des Comptes Fournisseurs ?
L’automatisation des comptes fournisseurs (AP automation) est le processus qui consiste à utiliser des logiciels pour automatiser les tâches répétitives. Ces systèmes exploitent des technologies modernes telles que Robotic Process Automation (RPA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’IA pour automatiser les processus.
Par exemple, les solutions AP peuvent faire correspondre automatiquement les factures aux bons de commande. Sinon, vous pouvez configurer le système pour transmettre automatiquement la facture au membre de l’équipe concerné selon votre processus d’approbation.
Solutions AP sur Site vs. Basées sur le Cloud
Les solutions de gestion des comptes fournisseurs peuvent être installées sur site ou hébergées dans le cloud. Un logiciel AP sur site fonctionne généralement sur l’infrastructure matérielle de l’entreprise, tandis que la version cloud est accessible de n’importe où, à tout moment.
Bien que les solutions cloud comportent certains risques (par exemple, potentielles violations de données, indisponibilités logicielles), les avantages en termes de personnalisation, de collaboration croisée et de visibilité accrue l’emportent souvent sur ces inconvénients.
L’automatisation AP est-elle vraiment si bénéfique ?
L’automatisation AP peut vous permettre de réaliser d’importantes économies. Selon un rapport IOFM, le coût moyen du traitement des factures varie selon le volume comme suit :
| Volume de factures | Coût moyen de traitement d’une facture avec automatisation | Coût moyen de traitement d’une facture sans automatisation | Différence du coût par facture grâce à l’automatisation |
|---|---|---|---|
| Moins de 20 000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20 000–100 000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Plus de 100 000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Quel que soit votre volume de factures, l’automatisation des comptes fournisseurs, des factures et des dépenses peut vous faire économiser des milliers de dollars sur l’ensemble de vos flux. Au-delà de la baisse des coûts de traitement, les systèmes d’automatisation AP économisent beaucoup de temps et de ressources au service concerné, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches nécessitant une intervention humaine.
Comment Fonctionne l’Automatisation des Comptes Fournisseurs
Le processus d’automatisation commence dès la réception d’une facture. Une solution d’automatisation de bout en bout extrait les informations supplémentaires du document, exécute tout le flux AP, puis traite le paiement.
Un système d’automatisation AP comporte trois volets :
Organisation des Factures et des Reçus
Un système d’automatisation AP organise les factures provenant de plusieurs sources, notamment celles reçues par e-mail, via un portail fournisseur, ou encore envoyées sur papier. Le système convertit les factures papier en format électronique.
Les directeurs financiers souhaitant aider le service AP à gagner du temps en automatisant les tâches manuelles peuvent compter sur ce type de logiciel, car l’équipe n’aura plus à trier ni classer les factures.
Validation, Paiement et Rapprochement des Factures
Une fois que le logiciel a extrait les informations des factures et les a saisies dans le système, les membres de l’équipe AP doivent approuver la facture.
Le système dirige automatiquement la facture vers la bonne personne. Celui-ci doit vérifier la conformité et l’exactitude de la facture avec les conditions contractuelles. Sur certains systèmes, le rapprochement contractuel peut même être automatisé.
Le système envoie les factures validées à votre logiciel comptable ou à votre système ERP pour paiement.
Dès que le paiement est validé, le système d’automatisation AP réalise le rapprochement des factures avec les montants et bénéficiaires mentionnés sur le relevé bancaire.
Archivage et Audit
Toutes les factures et tous les paiements sont ajoutés à une base de données, ce qui vous permet d’y accéder ultérieurement si besoin. De plus, exécuter l’ensemble du flux de travail des comptes fournisseurs à partir d’un seul système contribue à créer une piste d’audit. Vous pouvez suivre une facture ou un paiement spécifique à tout moment lors d’un audit, sans grande difficulté.
Logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs vs. automatisation DIY
Vous pouvez utiliser une solution d’automatisation des comptes fournisseurs ou adopter une approche DIY. Si vous n’êtes pas à l’aise avec la technique, il est plus simple d’utiliser un logiciel. L’approche DIY nécessite certaines compétences techniques, même lorsque vous utilisez un outil sans code.
Le choix le plus simple : le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs
Les solutions logicielles d’automatisation des comptes fournisseurs ont un coût. Mais en choisissant la bonne solution, vous récupérerez largement cet investissement grâce au gain de temps et à la rapidité et à l’efficacité accrues des processus.
Voici comment un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs exécute le processus :
- Numérisation des données de factures : Le logiciel utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire et convertir les factures en données numériques. Il est également possible de permettre aux fournisseurs de soumettre directement une facture électronique.
- Lettrage des factures : Le système compare les données de la facture avec les bons de commande et les bons de livraison correspondants. Le rapprochement automatisé garantit que toutes les factures sont correctes et respectent les clauses du contrat.
- Envoi pour approbation : Le système achemine la facture vers la personne ou le service concerné selon des règles prédéfinies. Vous pouvez aussi configurer des alertes ou des rappels pour garantir une approbation rapide.
- Paiement : Une fois qu’une facture est validée, le système d’automatisation exécute le paiement ou programme celui-ci selon les modalités prévues par votre contrat. Cela vous permet d’utiliser le délai de crédit disponible et d’optimiser la trésorerie. Alternativement, le système peut exécuter le paiement en temps réel lorsqu’une remise pour paiement anticipé est proposée. Les informations pertinentes sont également transmises à votre logiciel de comptabilité, qui met alors à jour votre bilan.
- Rapprochement : Une fois les paiements effectués, le système rapproche ces paiements des montants présents sur le relevé bancaire pour s’assurer du bon montant et de la bonne identification des bénéficiaires.
- Reporting : L’un des grands atouts d’un système d’automatisation des comptes fournisseurs est de fournir des rapports précis. Le système s’appuie sur les données collectées lors du traitement pour générer des rapports détaillés. Ces rapports donnent une vision claire des dépenses de l’entreprise et aident à identifier les leviers de réduction des coûts.
Un logiciel d’automatisation de bout en bout permet de se passer totalement des factures papier. Il prend en charge les tâches manuelles pour que votre service comptable puisse se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Le choix économique : l’automatisation des comptes fournisseurs en DIY
Automatiser vous-même vos processus de comptes fournisseurs permet d’économiser de l’argent, mais peut s’avérer chronophage.
La méthode la plus simple pour automatiser votre flux de travail est d’utiliser un outil d’automatisation sans code comme Zapier. Par exemple, vous pouvez configurer Zapier pour extraire des informations de vos factures. Gardez à l’esprit que l’utilisation d’un tel outil comporte des défis. Il doit tout d’abord pouvoir s’intégrer aux autres solutions logicielles utilisées pour la facturation, la saisie de données et les paiements.
Si l’outil d’automatisation n’est pas compatible avec l’une des solutions utilisées, il est alors impossible de créer une automatisation complète du processus. La procédure exacte pour mettre en place l’automatisation dépend des outils utilisés. Si vous ne savez pas par où commencer, Zapier reste la meilleure option.
Cependant, il vaut mieux investir dans une solution complète d’automatisation des comptes fournisseurs si vous souhaitez automatiser directement vos processus et bénéficier d’un support en cas de dysfonctionnement.
Avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs
En plus de rationaliser le flux de travail du service des comptes fournisseurs, l’automatisation offre des bénéfices dans de nombreux secteurs de l’entreprise. Voici les avantages les plus marquants de l’automatisation des comptes fournisseurs :
Réduction des coûts
L’automatisation des comptes fournisseurs permet de réaliser des économies à plusieurs niveaux. Par exemple, les systèmes d’automatisation s’intègrent avec les applications métier, supprimant la nécessité d’un transfert manuel des données.
Vous faites également moins d’erreurs en utilisant un logiciel, ce qui vous fait économiser du temps sur les corrections ultérieures.
Puisque l’automatisation des comptes fournisseurs vous permet de traiter les factures et d’effectuer les paiements plus rapidement, vous pouvez profiter des remises pour paiement anticipé.
Obtenir des remises pour paiement anticipé peut s’avérer assez difficile sans automatisation—selon l’IOFM, la plupart des entreprises profitent de moins de 21 % des offres de remise pour paiement anticipé, et 12 % des entreprises ne bénéficient d’aucune remise de ce type.
Efficacité et Précision Améliorées
Des processus efficaces aident à réduire le coût des processus de comptes fournisseurs, accélèrent les cycles d’approbation, permettent d’allouer des ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des habitudes de dépenses, et améliorent la productivité des employés.
Les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs améliorent également la précision car ils ne sont pas sujets au risque d’erreur humaine comme votre personnel. Lorsque vous automatisez les processus de comptes fournisseurs, vous minimisez la probabilité d’erreur humaine, ce qui est bénéfique à l’approche de la saison fiscale.
La précision est essentielle car elle vous aide à rester conforme, à établir la confiance avec les fournisseurs et les parties prenantes, et à générer des rapports fiables permettant de prendre de solides décisions financières.
Collaboration en Équipe
Les équipes chargées de la saisie et de l’approbation des factures disposent d’un accès en temps réel à toutes les factures et tous les dossiers, ce qui permet de rationaliser les flux de travail. Les équipes peuvent ainsi collaborer sur les factures sans se soucier de retrouver le document, de confirmer les détails par e-mail ou téléphone, ou de gérer des inexactitudes.
Toutes les équipes—comptes fournisseurs, finances et comptabilité—peuvent consulter les mêmes données où qu’elles soient. Cela leur permet de résoudre plus rapidement les écarts.
Par exemple, lorsqu’un fournisseur appelle au sujet d’une divergence de paiement, les comptes fournisseurs peuvent discuter avec la comptabilité et se référer à la transaction dans le système, sans devoir la chercher manuellement dans le relevé bancaire. Ils peuvent résoudre collectivement la demande du fournisseur plus efficacement, grâce à un accès centralisé aux données des comptes fournisseurs.
Amélioration de la Satisfaction des Fournisseurs
Les systèmes d’automatisation des comptes fournisseurs offrent aussi des avantages externes à votre entreprise. Payer régulièrement les fournisseurs à temps établit de bonnes relations, faisant de vous un partenaire commercial privilégié. Cette relation peut s’avérer utile en cas de demande urgente ou lorsque vous êtes dans une situation délicate.
Prise de Décision Pilotée par les Données
Les données sont le carburant de la croissance de votre entreprise car elles aident à prendre des décisions éclairées.
En fait, les 40 % des organisations qui s’appuient sur les données pour leurs décisions sont parmi les meilleures, comparées à celles prenant des décisions au feeling.
Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs consolident en temps réel les informations de toutes les transactions. Elles utilisent ces informations pour créer des graphiques interactifs et des rapports détaillés.
Ces graphiques et rapports offrent aux équipes financières la transparence, les perspectives et la capacité de suivre les indicateurs financiers nécessaires à une prise de décision stratégique.
Prévention de la Fraude
La prévention de la fraude est un véritable défi.
Voici pourquoi : Selon l’Enquête mondiale sur la criminalité économique et la fraude 2022 de PwC, plus de la moitié des grandes entreprises subissent chaque année une forme de fraude liée aux factures.
Pour prendre la mesure de ce que cela peut coûter à une entreprise : Selon le Financial Professional Census Report 2022, qui a interrogé 2 750 cadres financiers, le coût annuel moyen estimé des fraudes sur factures s’élève à 280 000 $ pour une entreprise de taille moyenne.
Les solutions d’automatisation alimentées par l’IA peuvent détecter les incohérences dans les transactions, réduisant ainsi le risque de succès de ces fraudes. Le système surveille toutes les transactions et avertit le membre d’équipe concerné lors de toute anomalie.
Les meilleurs systèmes intègrent des fonctionnalités de sécurité et de responsabilité qui facilitent la détection des fraudes et l’identification du responsable. Prévenir la fraude est essentiel pour la conformité et la protection de vos actifs.
Mettre en Place un Logiciel d’Automatisation des Comptes Fournisseurs
En somme, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs est la clé pour réduire le coût de l’automatisation des processus de gestion des comptes fournisseurs. Voici quelques conseils rapides pour démarrer :
- Définissez vos besoins : Quels sont les objectifs de votre entreprise et comment l'automatisation des comptes fournisseurs peut-elle vous aider ? Trouvez la réponse à cette question avant de commencer à comparer les solutions du marché.
- Constituez votre équipe : Comme pour tout lancement de logiciel, vous devrez rassembler une équipe principale, composée de parties prenantes, des services informatiques, des achats, de la comptabilité, et plus encore. Identifiez qui fera partie de votre équipe de déploiement durant ce processus.
- Faites vos recherches : Lorsque vous êtes prêt à commencer à élaborer ou à chercher une solution, il est important de faire des recherches pour trouver les fournisseurs potentiels qui répondent à vos critères. N'hésitez pas à demander des démonstrations si elles sont proposées et inscrivez-vous à des essais gratuits pour découvrir concrètement la solution.
Une fois que vous avez tout rassemblé, si vous ne savez toujours pas par où commencer, j'ai compilé certains de mes meilleurs fournisseurs de logiciels de comptes fournisseurs pour vous aider à démarrer.
Mettez vos comptes fournisseurs en pilote automatique
Les équipes de comptes fournisseurs ont déjà de nombreuses tâches à gérer. Au lieu de leur faire perdre du temps avec la saisie manuelle des données et la conversion des factures fournisseurs papier en e-factures, donnez-leur les moyens de se consacrer à des tâches stratégiques comme l’analyse des flux de trésorerie et des habitudes de dépense.
Utilisez un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs pour automatiser l'approbation des factures, le traitement des paiements et d'autres tâches manuelles dans votre flux de travail. Si vous le faites, vous pourrez réduire vos coûts globaux de gestion des comptes fournisseurs, permettre à votre équipe de faire plus et prendre des décisions plus éclairées grâce à des données réelles.
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