Automatisation des comptes fournisseurs : Guide complet
Les coûts liés aux comptes fournisseurs peuvent rapidement s'accumuler. Les entreprises modernes utilisent un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs pour minimiser les dépenses de gestion du service des comptes fournisseurs.
Les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs (AP automation) utilisent des technologies comme l’intelligence artificielle (IA), le traitement intelligent des documents et le traitement du langage naturel. Ces technologies aident à traiter les factures, à prendre des décisions basées sur les données, et à extraire et saisir les données des factures dans votre système comptable.
Dans ce guide, j'explique la signification de l'automatisation des comptes fournisseurs et comment elle peut rationaliser le flux de travail des comptes fournisseurs.
Vous voulez plus de The CFO Club ?
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de CFO et de cadres financiers modernes qui accèdent à des cadres éprouvés, des outils et des analyses pour naviguer dans la finance guidée par l’IA.
Have an account? Log In
Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs ?
L’automatisation des comptes fournisseurs (AP) est le processus d’utilisation de logiciels pour automatiser les tâches répétitives. Ces systèmes emploient des technologies modernes comme la Robotic Process Automation (RPA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’IA pour automatiser les processus.
Par exemple, les solutions AP peuvent faire correspondre automatiquement les factures aux bons de commande. Vous pouvez aussi configurer le système pour qu’il transmette automatiquement les factures à un membre de l’équipe selon votre processus d’approbation.
Solutions AP sur site vs. basées sur le cloud
Les solutions de comptes fournisseurs peuvent être installées sur site ou dans le cloud. Un logiciel AP sur site fonctionne généralement sur l’infrastructure matérielle de l’entreprise, tandis qu’une solution cloud peut être accessible depuis n'importe où, à tout moment.
Bien que les solutions cloud comportent leur propre lot de risques (par exemple, potentielles violations de données, indisponibilités logicielles), les avantages en matière de personnalisation, de collaboration entre équipes et de visibilité améliorée l’emportent fréquemment sur ces inconvénients.
L’automatisation des comptes fournisseurs est-elle vraiment si bénéfique ?
L’automatisation des comptes fournisseurs peut vous faire économiser beaucoup d’argent. Selon un rapport de l'IOFM, le coût moyen de traitement des factures selon le volume est :
| Volume de factures | Coût moyen de traitement d'une facture avec automatisation | Coût moyen sans automatisation | Différence de coût par facture grâce à l'automatisation |
|---|---|---|---|
| Moins de 20 000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20 000–100 000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Plus de 100 000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Quel que soit votre volume de factures, l’automatisation des processus AP, facturation et des dépenses peut vous faire économiser des milliers de dollars sur l’ensemble de vos factures. En plus de réduire les coûts de traitement, l’automatisation AP fait aussi gagner du temps et des ressources au service concerné, qui peut ainsi se concentrer sur des missions exigeant une intervention humaine.
Comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs
Le processus d’automatisation AP commence dès que vous recevez une facture. Une solution d’automatisation de bout en bout peut extraire des informations complémentaires de la facture, exécuter l’ensemble du processus AP et traiter le paiement.
Tout système d’automatisation AP comprend trois composantes :
Organisation des factures et des reçus
Un système d’automatisation AP organise les factures provenant de plusieurs sources, notamment celles reçues par courriel, via un portail fournisseur, ou envoyées au format papier. Le système convertit les factures papier en factures électroniques.
Les directeurs financiers souhaitant aider le service des comptes fournisseurs à gagner du temps grâce à l’automatisation des tâches manuelles peuvent s’appuyer sur l’automatisation AP, car ce service n’aura plus à trier et organiser les factures.
Approbation, paiement et rapprochement des factures
Après avoir extrait les informations des factures et les avoir intégrées dans le système, le logiciel AP transmet la facture aux membres concernés de l’équipe AP pour approbation.
Le système oriente automatiquement la facture vers le bon interlocuteur. Ce dernier doit alors vérifier l’exactitude de la facture et la conformité avec les conditions contractuelles. Dans certains systèmes, vous pouvez automatiser ce processus de rapprochement contractuel.
Le système envoie les factures approuvées à votre logiciel de comptabilité ou à votre système ERP pour paiement.
Une fois le paiement effectué, le système AP fait le rapprochement entre les factures et les montants ainsi que les bénéficiaires indiqués sur le relevé bancaire.
Archivage et audit
Toutes les factures et tous les paiements sont ajoutés à une base de données, ce qui vous permet de les consulter ultérieurement si besoin. De plus, exécuter l'ensemble du processus AP par le biais d'un système unique permet de créer une piste d’audit. Vous pouvez suivre une facture ou un paiement précis à tout moment lors d’un audit, sans grande difficulté.
Logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs vs. automatisation DIY
Vous pouvez utiliser une solution d'automatisation AP ou opter pour une approche DIY. Si vous n'êtes pas très à l'aise avec la technique, il est plus simple d'utiliser un logiciel. L’approche DIY nécessite quelques connaissances techniques, même lors de l’utilisation d’un outil sans code.
Le choix le plus simple : un logiciel d’automatisation AP
Les solutions logicielles d’automatisation AP ont un coût. Mais si vous sélectionnez la bonne solution, vous en amortirez largement le prix grâce au temps gagné ainsi qu’aux processus plus rapides et plus efficaces.
Voici comment un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs gère le processus :
- Numérisation des données de facture : Le logiciel d’automatisation AP utilise l’OCR pour lire et convertir les factures en données numériques. Alternativement, vous pouvez permettre à vos fournisseurs de déposer directement une facture électronique.
- Appariement des factures : Le système compare les données de la facture avec les bons de commande et les bons de livraison correspondants. L’appariement automatisé garantit l’exactitude des factures et leur conformité au contrat.
- Transmission pour validation : Le système envoie la facture au membre de l'équipe ou au service concerné, selon des règles préconfigurées. Vous pouvez également configurer des alertes ou rappels pour garantir une validation rapide.
- Paiement : Une fois la facture approuvée, le système d’automatisation AP exécute ou programme le paiement en fonction des termes du contrat. Cela vous permet de tirer parti de la période de crédit disponible et d’optimiser la trésorerie. Le système peut aussi effectuer des paiements en temps réel si une remise pour paiement anticipé est proposée. Le système transmet également les informations pertinentes à votre logiciel comptable, qui met à jour votre bilan.
- Rapprochement : Une fois les paiements effectués, le système rapproche les paiements avec les montants indiqués sur le relevé bancaire afin de vérifier le montant et les bénéficiaires.
- Reporting : L’un des grands avantages d’un système d’automatisation AP est la génération de rapports pertinents. Le système exploite les données recueillies lors de l’exécution des processus AP pour produire des rapports détaillés. Ceux-ci analysent les postes de dépense de votre entreprise et permettent d’identifier les possibilités de réduction des coûts.
Un logiciel d’automatisation de bout en bout élimine le besoin de factures papier. Il prend en charge les tâches manuelles, permettant ainsi à votre service fournisseurs de se concentrer sur des missions plus stratégiques.
Le choix économique : l’automatisation AP DIY
Automatiser soi-même ses processus AP vous fera économiser de l’argent, mais cela peut être assez chronophage.
La façon la plus simple d’automatiser votre workflow AP consiste à utiliser un outil d’automatisation sans code comme Zapier. Par exemple, vous pouvez configurer Zapier pour extraire les informations de vos factures. Gardez en mémoire que l’utilisation d’outils sans code comporte plusieurs challenges. Tout d’abord, il doit pouvoir s’intégrer aux autres logiciels que vous utilisez pour la facturation, la saisie de données et les paiements.
Si l’outil d’automatisation n’est pas compatible avec l’une de vos solutions, il n’est pas possible de mettre en place un workflow d’automatisation complet. Le processus exact pour configurer une automatisation des AP soi-même dépend des outils utilisés. Si vous ne savez pas par où commencer, Zapier est une bonne option.
Cependant, il vaut mieux investir dans une solution complète d’automatisation AP si vous souhaitez automatiser directement vos processus et pouvoir bénéficier d’une assistance en cas de besoin.
Les avantages de l’automatisation AP
En plus de rationaliser le flux de travail du service des comptes fournisseurs, l’automatisation AP offre des avantages dans divers domaines de l’entreprise. Voici les bénéfices les plus remarquables de l’automatisation AP :
Réduction des coûts
L’automatisation AP permet de réaliser des économies sur plusieurs aspects. Par exemple, les systèmes d’automatisation s’intègrent aux applications métiers, supprimant la nécessité de transférer manuellement les informations.
L’un des principaux avantages des logiciels de gestion des comptes fournisseurs est d’éviter les erreurs, ce qui vous fait gagner du temps sur les corrections futures.
Puisque l’automatisation AP vous permet de traiter les factures et d’effectuer les paiements plus rapidement, elle vous aide à bénéficier des remises pour paiement anticipé.
Bénéficier des remises pour paiement anticipé peut s’avérer être un véritable défi sans automatisation—selon l’IOFM, la plupart des entreprises profitent de moins de 21 % des offres de remise pour paiement anticipé, et 12 % des entreprises ne collectent aucune remise pour paiement anticipé.
Efficacité et Précision Améliorées
Des processus efficaces permettent de réduire le coût des processus de comptabilité fournisseurs, d’accélérer les cycles d’approbation, d’allouer les ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l’analyse des tendances de dépenses, et d’améliorer la productivité des employés.
Les logiciels d’automatisation de la comptabilité fournisseurs améliorent également la précision, car ils ne sont pas sujets au risque d’erreurs humaines comme peut l’être votre équipe. Lorsque vous automatisez les processus de comptes fournisseurs, vous minimisez la probabilité d’erreur humaine, ce qui est particulièrement utile à l’approche de la saison fiscale.
La précision est essentielle car elle permet de rester conforme, de bâtir la confiance avec les fournisseurs et parties prenantes, et de générer des rapports fiables permettant de prendre des décisions financières éclairées.
Collaboration entre les équipes
Les équipes en charge de la saisie et de l’approbation des factures ont un accès en temps réel à toutes les factures et fichiers, ce qui permet de fluidifier les flux de travail. Cela permet aux équipes de collaborer sur les factures sans les tracas de devoir retrouver les documents, vérifier les informations par e-mail ou téléphone, et gérer les imprécisions.
Toutes les équipes—comptabilité fournisseurs, finances et comptabilité—peuvent consulter les mêmes données où qu’elles se trouvent. Cela leur permet de résoudre plus rapidement les divergences.
Par exemple, lorsqu’un fournisseur appelle au sujet d’une anomalie de paiement, la comptabilité fournisseurs peut consulter la comptabilité et se référer directement à la transaction dans le système sans avoir à rechercher manuellement l’opération sur le relevé bancaire. Grâce à cet accès centralisé aux données AP, ils peuvent collectivement résoudre la demande du fournisseur plus efficacement.
Satisfaction accrue des fournisseurs
Les systèmes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs offrent aussi des avantages externes à votre entreprise. Régler les fournisseurs dans les temps de manière régulière instaure une bonne relation, faisant de vous un partenaire commercial privilégié. Cette relation peut être précieuse si vous avez besoin d’une livraison urgente ou d’un service lors d’une situation délicate.
Prise de décision basée sur les données
Les données alimentent la croissance de votre entreprise car elles vous permettent de prendre des décisions éclairées.
En fait, les 40 % des organisations qui s’appuient sur les données pour prendre des décisions figurent parmi les plus performantes, comparativement à celles qui se fient à leur instinct.
Les solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs consolident en temps réel les informations de toutes les transactions. Ces données servent ensuite à générer des graphiques interactifs et des rapports détaillés.
Ces graphiques et rapports offrent aux équipes finances la transparence, les analyses et la possibilité de suivre les indicateurs financiers nécessaires à la prise de décisions stratégiques.
Prévention de la fraude
La prévention de la fraude est un véritable défi.
Voici pourquoi : Selon l’enquête mondiale de PwC sur la criminalité économique et la fraude 2022, plus de la moitié des grandes entreprises subissent chaque année une forme de fraude liée aux factures.
Pour se rendre compte de ce que cela peut coûter à une entreprise : Selon le Financial Professional Census Report 2022, qui a interrogé 2 750 directeurs financiers, le coût moyen annuel estimé de la fraude à la facture est de 280 000 $ pour une entreprise du segment intermédiaire.
Les solutions d’automatisation pilotées par l’IA peuvent repérer les incohérences dans les transactions, réduisant ainsi la probabilité que ces fraudes aboutissent. Le système surveille toutes les transactions et, en cas d’anomalie, avertit le membre d’équipe concerné.
Les meilleurs systèmes intègrent des fonctionnalités de sécurité et de traçabilité qui facilitent la détection de la fraude et l’identification du responsable. Prévenir la fraude est essentiel pour assurer la conformité et protéger vos actifs.
Mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Dans l’ensemble, un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs est la clé pour réduire le coût des processus automatisés d’AP. Voici quelques conseils rapides pour commencer l’implémentation :
- Déterminez vos besoins : Quels sont les objectifs de votre entreprise et comment l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) peut-elle aider ? Répondez à cette question avant de commencer à comparer les solutions.
- Constituez votre équipe : Comme pour tout lancement logiciel, il faudra former une équipe centrale, composée des parties prenantes, mais aussi des personnes de l’IT, des achats, de la comptabilité, et plus encore. Identifiez qui fera partie de votre équipe de déploiement au cours de ce processus.
- Faites vos recherches : Lorsque vous êtes prêt à commencer à bâtir ou comparer, il est essentiel de rechercher les fournisseurs potentiels qui répondent à vos critères. N’hésitez pas à demander des démonstrations si elles sont proposées et à vous inscrire à des essais gratuits pour vraiment tester la solution.
Une fois que vous avez tout rassemblé, si vous ne savez toujours pas par où commencer, j'ai compilé quelques-uns de mes principaux fournisseurs de logiciels AP pour vous aider à démarrer.
Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, ce qui soutient nos tests et avis indépendants sur les logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.
Mettez vos comptes fournisseurs en pilote automatique
Les équipes AP sont déjà très sollicitées. Plutôt que de les faire passer leur temps à saisir des données manuellement ou à convertir des factures papier en factures électroniques, donnez-leur les moyens de se concentrer sur des tâches stratégiques telles que l'analyse des flux de trésorerie et des tendances de dépenses.
Utilisez un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs pour automatiser l'approbation des factures, le traitement des paiements et d'autres tâches manuelles dans votre flux de travail. Ainsi, vous pourrez réduire vos coûts AP globaux, permettre à votre équipe d'accomplir davantage, et prendre des décisions plus intelligentes basées sur de réelles données.
Si cet article vous a plu, abonnez-vous à la newsletter du CFO Club pour recevoir chaque semaine plus de conseils directement dans votre boîte mail.
