Collaboration ERP : Outils, Avantages & Exemples
Imaginez une organisation où chaque employé, de l’atelier à la direction, dispose des informations dont il a besoin pour accomplir son travail. C’est ce que la collaboration ERP peut permettre d’atteindre.
- Votre équipe commerciale peut consulter les données et confirmer les dates de livraison aux clients.
- La finance peut surveiller les niveaux de stocks en temps réel afin d’optimiser la trésorerie.
- Vous pouvez faire une pause, en sachant que votre entreprise fonctionne correctement.
Voici comment sélectionner et mettre en œuvre une plateforme ERP qui favorise la collaboration dans toute votre organisation.
Introduction à la collaboration ERP
Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) facilitent la collaboration en fournissant une plateforme centralisée qui intègre les données et les processus de différents départements et fonctions au sein d'une organisation. Cela permet le partage d’informations en temps réel, simplifie les flux de travail et, comme attendu, améliore la communication et la coordination entre les équipes.
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Par exemple, l'université de Toronto a mis en œuvre le système ERP de SAP pour intégrer ses données financières, de recherche, d’étudiants et de ressources humaines. Cela leur a permis de :
- Automatiser des flux de travail comme le procure-to-pay et le hire-to-retire, rationalisant ainsi les processus interservices
- Offrir un accès en libre-service aux données en temps réel à 18 000 membres du personnel et enseignants, permettant une prise de décision plus rapide
- Proposer des analyses avancées et des tableaux de bord pour améliorer les rapports et les insights
En faisant de l’automatisation et de la collaboration des priorités, l’Université de Toronto a utilisé le logiciel SAP S/4HANA pour atteindre une réduction de 50 % du temps de clôture mensuelle et un traitement des lots 25 % plus rapide.
Principaux avantages de la collaboration ERP
Grâce aux logiciels ERP, les entreprises peuvent rendre l’information accessible dans l’ensemble de leur organisation. Avec les départements comme la finance, les ventes, les opérations ou les ressources humaines travaillant ensemble à partir de la même source centrale de données, il devient plus facile de prendre des décisions éclairées.
Voici quelques exemples courants sur la manière dont la collaboration ERP profite aux entreprises, accompagnés de cas concrets pour chaque avantage :
1. Partage d’informations en temps réel
En intégrant toutes les données dans une base de données unique, l’ERP fournit une « source unique de vérité » à laquelle tous les départements peuvent accéder instantanément. Cela élimine les silos de données, les redondances et les erreurs liées à l’utilisation de systèmes hérités disparates.
48 % de ROI annuel et plus encore
En adoptant Oracle Analytics Cloud et Oracle Fusion ERP Analytics, une entreprise de science des données a obtenu un ROI annuel de 48 % avec une période d’amortissement de 2,7 ans. L’accès aux données en temps réel a permis aux utilisateurs de combiner facilement les solutions ERP, HCM et d’autres logiciels pour réaliser des analyses interfonctionnelles, réduisant ainsi le temps de préparation des données de plusieurs centaines d’heures.
2. Briser les barrières géographiques
En centralisant les données et processus sur une seule plateforme, les ERP permettent aux employés d’accéder aux informations en temps réel quel que soit leur emplacement physique. Ceci est particulièrement précieux pour les organisations mondiales ayant des bureaux, entrepôts et sites de production répartis dans plusieurs pays ou continents.
Réduire la distance
Coca-Cola HBC, l’un des plus grands partenaires d’embouteillage de Coca-Cola au monde, a mis en place le SAP ERP dans ses opérations de 28 pays.
Nous servons des clients qui exigent et adoptent les services digitaux et la rapidité. Les services et le support SAP nous ont permis de migrer avec succès vers SAP S/4HANA afin de répondre à ces exigences.
3. Transparence et responsabilité accrues
La mise en œuvre d’un système ERP peut considérablement améliorer la transparence et la responsabilité au sein d’une organisation. L’exemple de Quantum Group est un excellent cas d’application.
Meilleur suivi
Fournisseur leader de services d’impression et de marketing, Quantum a mis en place un système ERP appelé Interprise Suite afin de remédier aux inefficacités et d’améliorer la transparence.
Grâce à une plateforme unifiée permettant le partage de données en temps réel entre les services, ils ont pu suivre les commandes, améliorer la gestion des stocks et revoir leurs processus financiers. Cela a permis une réduction de 35 % des coûts opérationnels dès la première année.
4. Simplification de l'accès aux données financières
Les systèmes ERP consolident les données financières, permettant aux équipes financières d’accéder rapidement et efficacement à des informations à jour. Cela élimine le besoin de systèmes financiers disparates et de saisies manuelles, accélère le traitement des transactions, tout en réduisant les erreurs.
Mise en place en trois jours = 50 % de ventes supplémentaires
Fulton & Roark est un détaillant basé en Caroline du Nord, spécialisé dans les produits de soin pour hommes, qui a récemment fait appel à Netsuite ERP pour consolider ses données financières. Après une implémentation de trois semaines, l’entreprise a pu augmenter son volume de ventes annuelles de plus de 50 %.
Grâce à l’ERP, l’équipe financière a également pu réduire les erreurs de comptabilité et assurer entièrement la gestion comptable en interne.
5. Communication d’équipe améliorée
Avec une plateforme centralisée dédiée au partage de données et à la mise à jour en temps réel, couplée à des outils de communication intégrés, les systèmes ERP peuvent nettement renforcer la collaboration des équipes à distance ou aux flux de travail distribués.
Réduction de l’environnement technologique
Prenons l’exemple du fabricant de produits de nettoyage industriels, ABC Compounding. ABC a commencé à utiliser Sage ERP X3 pour permettre un meilleur partage de données et une communication interne efficace au sein de son équipe de 150 employés.
Nous avons pu abandonner plusieurs applications tierces dont nous avions besoin. Nous n’utilisons Sage ERP X3 que depuis peu, mais déjà notre équipe se montre positive sur sa contribution.
6. Optimisation de l'allocation des ressources
Disposant de données en temps réel sur la disponibilité, la charge de travail et la demande, les organisations peuvent allouer leurs ressources de manière plus efficace. De nombreux outils ERP en cloud peuvent également prévoir la disponibilité future des ressources en se basant sur les données historiques, assurant ainsi une utilisation optimale.
Centralisation des données
Moul'appétit SRL, une entreprise de distribution de produits de la mer basée en Belgique, était confrontée à des difficultés pour gérer les stocks, suivre les commandes et coordonner les livraisons. Grâce à Odoo ERP, Moul'appétit a pu intégrer la gestion des stocks, les ventes et les opérations de livraison dans une seule plateforme. Cette intégration a offert une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, le statut des commandes et les plannings de livraison.
En conséquence, l'entreprise a pu prévoir la demande de manière plus précise, optimiser les niveaux de stock et garantir des livraisons à temps.
Meilleurs outils ERP pour le travail collaboratif
Mon équipe et moi avons examiné les principaux systèmes ERP du marché, et déterminé que ceux-ci sont les meilleurs disponibles :
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Exemples d’amélioration de la collaboration grâce à l’ERP
À quoi ressemble la collaboration via l’ERP en pratique ? J’ai rassemblé une série de cas d’usage avancés de l’ERP pour vous donner un aperçu concret de ces fonctionnalités. Des tableaux de bord partagés pour le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) à la gestion collaborative de documents avec contrôle de version, voici quelques façons uniques dont les systèmes ERP favorisent la collaboration au sein des équipes B2B :
Tableaux de bord partagés pour l’alignement des équipes
Les systèmes ERP proposent des tableaux de bord partagés qui offrent une vue d’ensemble des données de l’organisation. Ces tableaux de bord garantissent que tous les membres de l’équipe ont accès aux mêmes informations en temps réel, ce qui élimine les incohérences et favorise la prise de décision synchronisée.
Par exemple, les tableaux de bord d’équipe de Freshservice permettent aux gestionnaires de sélectionner les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour leurs équipes, afin que tout le monde reste aligné sur les sujets critiques.
Canaux de communication centralisés
Les systèmes ERP améliorent la communication en proposant des canaux centralisés pour la messagerie et la collaboration. Les outils intégrés tels que la messagerie, le partage, la visioconférence et le CRM facilitent la communication en temps réel en brisant les silos entre départements.
TallyPrime propose une fonctionnalité permettant de partager des documents spécifiques via WhatsApp. De même, Katana est un ERP basé sur le cloud qui s’intègre à Facebook Messenger via Zapier.
Gestion documentaire pour des workflows rationalisés
Les systèmes ERP optimisent la gestion documentaire en centralisant le stockage, le partage et le contrôle de version. Ainsi, tous les membres de l’équipe disposent de la dernière version des informations, ce qui réduit les duplications et les erreurs.
Par exemple, le système de gestion documentaire de Infor CloudSuite permet d’accéder rapidement aux fichiers et de les modifier en temps réel, ce qui améliore la collaboration des salariés et accélère les délais des projets. C’est très utile pour maintenir des flux de travail efficaces et exempts d’erreurs.
Gestion des tâches et responsabilisation
Les systèmes ERP permettent de gérer les projets avec des échéances précises et des fonctionnalités de suivi, favorisant la responsabilisation.
Le module ERP intégré de XB Software permet de créer, d’attribuer et de suivre des tâches, aidant les gestionnaires à superviser l’avancement et à s’assurer que les missions sont réalisées dans les temps. Ceci favorise le sentiment de responsabilité et de visibilité sur l’ensemble des projets, permettant aux équipes de travailler de manière cohésive.
Collaboration mobile
Les solutions ERP prennent en charge la collaboration mobile, permettant aux équipes de rester connectées et de prendre des décisions en temps réel, où qu’elles se trouvent. C’est une fonctionnalité précieuse pour les équipes à distance et le personnel sur le terrain.
Vault ERP fait partie des fournisseurs proposant des applications mobiles qui permettent aux équipes de collaborer en déplacement, assurant une connectivité constante et la participation aux processus décisionnels. QuickBooks, Dynamics365 et Bitrix24 offrent également des applications mobiles dédiées pour Android et iOS.
Intégration avec d’autres outils collaboratifs
Bon nombre de fournisseurs ERP s’intègrent aujourd’hui de manière transparente avec d’autres outils collaboratifs comme Microsoft Teams, Slack et Zoom. Ces intégrations permettent aux salariés de continuer à utiliser leurs outils de communication favoris pour partager des informations, tout en bénéficiant des fonctionnalités enrichies d’un système ERP.
La plupart des ERP disponibles de nos jours proposent plusieurs options d’intégration nativement, via des plateformes d’automatisation comme Zapier ou Make, ainsi que par des API ouvertes. Parmi les exemples : NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 et plus encore.
ERP social : la prochaine étape de la collaboration ERP
L’ERP social représente la prochaine étape des systèmes ERP collaboratifs, combinant la puissance des médias sociaux avec la planification traditionnelle des ressources.
Bien que de nombreux types de systèmes ERP offrent déjà leurs propres outils de collaboration intégrés, le fait de pouvoir rencontrer clients, employés et partenaires sur leur plateforme de prédilection rend la communication beaucoup plus fluide.
Qu'est-ce que l’ERP social ?
L’ERP social intègre les systèmes ERP traditionnels avec des outils de médias sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook pour améliorer la productivité et la communication entre employés, clients, fournisseurs et partenaires. En rejoignant les parties prenantes selon leurs préférences et via la plateforme de leur choix, vous pouvez faciliter une résolution de problèmes plus efficace.
À la différence des systèmes ERP classiques — qui proposent des outils de communication intégrés pour le partage de documents, la messagerie et la visioconférence — l’ERP social s’intègre aux plateformes sociales tierces afin d’offrir l’expérience collaborative la plus fluide possible aux équipes.
Par exemple, l'intégration de SAP avec les médias sociaux à travers SAP Jam permet une collaboration transparente dans les processus métiers, améliorant à la fois la communication interne et externe. D’autres exemples de fournisseurs d’ERP qui explorent l’intégration avec les médias sociaux incluent Oracle SRM et Epicor Social Enterprise.
Avantages de l’ERP social
L’ERP social ne révolutionne pas le quotidien de chaque entreprise, mais pour les organisations tournées vers l’avenir travaillant souvent avec des équipes dispersées, cela peut représenter un avantage concurrentiel majeur. Voici quelques bénéfices clés :
- Collaboration renforcée : Les systèmes ERP sociaux facilitent la collaboration et la communication d’équipe grâce à des fonctionnalités comme les fils d’activité, les chatbots et les conversations en fil. Par exemple, SYSPRO Harmony permet un partage d’informations en temps réel et une collaboration inter-départements, améliorant la productivité globale et la réactivité.
- Engagement client : L’intégration des médias sociaux avec les systèmes ERP permet aux entreprises d’interagir plus efficacement avec leurs clients. En suivant et analysant les interactions sur les plateformes sociales, les sociétés peuvent proposer des services personnalisés et répondre rapidement aux questions et aux retours des clients.
- Processus rationalisés : Les ERP sociaux peuvent dynamiser les processus métiers en donnant un accès en temps réel aux données sociales et en les intégrant aux fonctions ERP classiques. Cette intégration aide à fluidifier les workflows, à réduire les redondances et à améliorer la prise de décision.
- Transparence accrue : En intégrant des outils de médias sociaux, les ERP sociaux offrent une visibilité renforcée sur les processus métier et favorisent une culture de transparence et de responsabilité. Par exemple, Oracle Social Relationship Management (SRM) surveille le contenu (payé, détenu ou gagné) sur les réseaux sociaux, forums, blogs, etc. En filtrant plus de 700 millions de messages par jour, il fait remonter les conversations pertinentes afin que les entreprises puissent rester informées.
ERP social vs ERP traditionnel
| ERP traditionnel | ERP social | |
| Définition | Rationalise les processus quotidiens de l’entreprise (RH, comptabilité, services, chaîne d’approvisionnement, etc.). | Intègre aussi des outils sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook pour améliorer la collaboration, la communication et l’engagement client. |
| Fonctionnalités clés | - Utilise des outils de communication natifs pour le travail d’équipe et la collaboration - Ne fonctionne pas nativement avec des outils tiers de partage de fichiers, de réseaux sociaux et de messagerie instantanée - Manque d’outils d’intégration robustes tels que plugins, connecteurs ou APIs | - S’intègre avec les médias sociaux - Permet de suivre facilement les conversations, projets et processus sur plusieurs plateformes sociales - Propose des fonctionnalités avancées telles que l’accès API et des outils d’intégration |
| Avantages | - Plateforme sécurisée - Personnalisation poussée - Contrôle sur site | - Travail d’équipe optimisé - Engagement client amélioré - Communications fluidifiées |
| Inconvénients | - Coûts initiaux - Implémentation complexe - Résistance des employés | - Risques de sécurité accrus - Défis d’intégration - Plus coûteux |
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