Collaboration ERP : Comment cet outil libère l’amélioration à l’échelle de l’organisation
Harmonie en temps réel au travail: La collaboration ERP permet aux employés d'accéder instantanément aux informations nécessaires, optimisant ainsi leur performance à tous les niveaux de l'organisation.
Fini la chasse au coupable: Avec l’ERP, vos services n’ont plus besoin d’attendre les données de leurs collègues ; ils peuvent voir tout ce dont ils ont besoin en temps réel.
Les mauvais communicants sont protégés: Vous avez des membres d’équipe très compétents techniquement mais peu communicatifs ? Cela n’a plus d’importance. Ils peuvent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux et s’appuyer sur le système pour communiquer les changements.
Votre billet pour les vacances: Les systèmes ERP offrent la tranquillité d’esprit en garantissant la fluidité des opérations, même lorsque vous prenez une pause.
Imaginez une organisation où chaque employé, de l’atelier à la direction, dispose instantanément de l’information dont il a besoin pour accomplir son travail. C’est ce que la collaboration ERP permet d’atteindre.
- Votre équipe commerciale peut consulter les données de production pour confirmer aux clients les dates de livraison des commandes.
- La finance peut surveiller les niveaux de stock en temps réel afin d’optimiser la trésorerie.
- Vous pouvez faire une pause de temps à autre, en sachant que votre entreprise fonctionne correctement.
Voici comment sélectionner et mettre en œuvre une plateforme ERP qui favorise la collaboration au sein de votre organisation.
Introduction à la collaboration ERP
Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) facilitent la collaboration en fournissant une plateforme centralisée qui intègre les données et processus de différents départements et fonctions au sein d’une organisation. Cela permet un partage d’information en temps réel, rationalise les flux de travail et, comme on peut s’y attendre, améliore la communication et la coordination entre les équipes.
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Par exemple, l’Université de Toronto a mis en place le système ERP de SAP pour intégrer ses données financières, de recherche, étudiantes et RH. Cela leur a permis de :
- Automatiser des flux comme de l’achat au paiement et du recrutement au départ, simplifiant les processus inter-départements
- Offrir un accès en libre-service à des données en temps réel à 18 000 membres du personnel et enseignants, pour accélérer la prise de décision
- Proposer des analyses avancées et des tableaux de bord pour améliorer les rapports et la visibilité
En faisant de l’automatisation et de la collaboration des priorités, l’Université de Toronto a utilisé le progiciel SAP S/4HANA pour obtenir une clôture mensuelle 50% plus rapide et un traitement par lots 25% plus rapide.
Principaux avantages de la collaboration ERP
Grâce aux logiciels ERP, les entreprises peuvent rendre l’information accessible à l’échelle de toute l’organisation. Lorsque les services tels que la finance, les ventes, les opérations et les ressources humaines travaillent ensemble autour d’une source de données centralisée, prendre de bonnes décisions devient considérablement plus facile.
Voici quelques exemples concrets des façons dont la collaboration via un ERP profite aux entreprises, illustrées par des cas réels :
1. Partage d’information en temps réel
En réunissant toutes les données dans une seule base, l’ERP offre une « source unique de vérité » accessible instantanément à tous les départements. Cela élimine les silos de données, les redondances ainsi que les erreurs liées à l’utilisation de systèmes anciens et disparates.
48% de ROI annuel et plus
En adoptant Oracle Analytics Cloud et Oracle Fusion ERP Analytics, une société de data science a enregistré un ROI annuel de 48 % avec une période de retour sur investissement de 2,7 ans. La disponibilité des données en temps réel a permis aux utilisateurs de combiner facilement ERP, HCM et autres logiciels pour réaliser des analyses transversales, réduisant ainsi de plusieurs centaines d’heures le temps de préparation des données.
2. Suppression des barrières géographiques
En centralisant données et processus sur une seule plateforme, les ERP permettent aux employés d’accéder à l’information en temps réel, où qu’ils se trouvent physiquement. C’est particulièrement précieux pour les organisations mondiales, disposant de bureaux, entrepôts et sites de production répartis dans plusieurs pays ou continents.
Réduire la distance
Coca-Cola HBC, l’un des plus grands partenaires d’embouteillage de Coca-Cola dans le monde, a déployé SAP ERP sur l’ensemble de ses opérations dans 28 pays.
Nous servons des clients qui exigent et adoptent des services numériques et la rapidité. Les services et le support SAP nous ont permis de migrer avec succès vers SAP S/4HANA afin de répondre à ces exigences.
3. Transparence et responsabilité accrues
La mise en place d’un système ERP peut considérablement améliorer la transparence et la responsabilité au sein d’une organisation. L’exemple du Groupe Quantum en est une excellente illustration.
Un meilleur suivi
Le principal fournisseur de services d’impression et de marketing, Quantum, a mis en place un système ERP appelé Interprise Suite afin de pallier les inefficacités et d’améliorer la transparence.
Grâce à une plateforme unifiée facilitant le partage des données en temps réel entre les départements, ils ont pu suivre les commandes, améliorer la gestion des stocks et transformer leurs processus financiers. Cela s’est traduit par une réduction de 35 % des coûts opérationnels dès la première année.
4. Rationalisation de l'accès aux données financières
Les systèmes ERP consolident les données financières, permettant aux équipes financières d’accéder rapidement et efficacement à des informations à jour. Ils éliminent ainsi le besoin de systèmes financiers disparates et de saisie manuelle des données, ce qui accélère le traitement des transactions et réduit les erreurs.
Trois jours d'implémentation = 50 % de ventes supplémentaires
Fulton & Roark est un détaillant basé en Caroline du Nord, spécialisé dans les produits de soins pour hommes, qui a récemment choisi Netsuite ERP pour consolider ses données financières. Après trois semaines d’implémentation, l’entreprise a pu augmenter son volume annuel de ventes de plus de 50 %.
Avec l’ERP, l’équipe financière a également réussi à réduire les erreurs de comptabilité et à internaliser entièrement la tenue des comptes.
5. Communication d’équipe renforcée
Avec une plateforme centralisée pour le partage des données et des mises à jour en temps réel, alimentée par des outils de communication intégrés, les systèmes ERP peuvent fortement améliorer la collaboration dans les équipes à distance travaillant en flux distribués.
Réduire la pile technologique
Prenez par exemple le fabricant de produits de nettoyage industriel ABC Compounding. ABC a commencé à utiliser Sage ERP X3 afin de favoriser un meilleur partage des données et une meilleure communication interne au sein de son équipe de 150 employés.
Nous avons pu nous débarrasser de plusieurs applications tierces qui nous étaient nécessaires auparavant. Nous n’utilisons le système que depuis peu, mais déjà notre équipe est enthousiaste quant à la contribution de Sage ERP X3.
6. Amélioration de l’allocation des ressources
Avec des données en temps réel sur la disponibilité, la charge de travail et la demande, les organisations peuvent allouer leurs ressources de manière plus efficace. De nombreux outils ERP en cloud peuvent aussi prévoir la disponibilité future des ressources à partir de données historiques, assurant ainsi une utilisation optimale.
Centralisation des données
Moul'appétit SRL, société de distribution de produits de la mer basée en Belgique, rencontrait des difficultés pour gérer ses stocks, suivre les commandes et coordonner les livraisons. Grâce à Odoo ERP, Moul'appétit a pu intégrer la gestion des stocks, les ventes et la livraison sur une seule plateforme. Cette intégration a permis d’obtenir une visibilité en temps réel sur les niveaux de stocks, le statut des commandes et les plannings de livraison.
En conséquence, l’entreprise a pu prévoir la demande de manière plus précise, optimiser les niveaux de stock et assurer des livraisons dans les délais.
Meilleurs outils ERP pour le travail collaboratif
Mon équipe et moi avons passé en revue les meilleurs systèmes ERP du marché et avons déterminé que ceux-ci sont les plus performants :
Exemples d'amélioration de la collaboration grâce à l'ERP
À quoi ressemble la collaboration ERP en pratique ? J’ai rassemblé un ensemble de cas d’usage avancés d’ERP pour vous donner un aperçu de ces fonctionnalités sur le terrain. Des tableaux de bord partagés pour le suivi des KPIs à la gestion collaborative des documents avec contrôle de version, voici quelques façons uniques dont les systèmes ERP peuvent encourager la collaboration au sein des équipes B2B :
Tableaux de bord partagés pour l’alignement des équipes
Les systèmes ERP fournissent des tableaux de bord partagés qui offrent une vue d’ensemble des données d’une organisation. Ces tableaux de bord assurent que tous les membres de l’équipe ont accès aux mêmes informations en temps réel, éliminant ainsi les incohérences et favorisant une prise de décision synchronisée.
Par exemple, les tableaux de bord d’équipe de Freshservice permettent aux managers de sélectionner des indicateurs de performance clés (KPI) pour leurs équipes, assurant ainsi l’alignement de tous sur les sujets essentiels.
Canaux de communication centralisés
Les systèmes ERP améliorent la communication en proposant des canaux centralisés pour la messagerie et la collaboration. Les outils intégrés comme la messagerie, le partage, la visioconférence et la gestion de la relation client (CRM) facilitent la communication en temps réel et brisent les silos entre départements.
TallyPrime dispose d’une fonctionnalité permettant de partager des documents spécifiques via WhatsApp. De même, Katana est un ERP cloud intégrant Messenger de Facebook grâce à Zapier.
Gestion documentaire pour des flux de travail optimisés
Les systèmes ERP optimisent la gestion des documents en centralisant le stockage, le partage et le contrôle de version. Cela garantit à chaque membre de l’équipe d’accéder aux informations les plus actuelles, réduisant doublons et erreurs.
Par exemple, le système de gestion documentaire d’Infor CloudSuite permet un accès rapide et une édition en temps réel, ce qui améliore la collaboration des employés et accélère les plannings de projet. Cela contribue à maintenir des processus efficaces et sans erreur.
Gestion des tâches et responsabilisation
Les systèmes ERP permettent la gestion de projets avec des échéances spécifiques et des fonctions de suivi pour garantir la responsabilité.
Le module ERP intégré de XB Software permet la création, l’attribution et le suivi des tâches, aidant ainsi les responsables à suivre l’avancement et à s’assurer du respect des délais. Cela instaure un sens de responsabilité et de visibilité à l’échelle des projets, ce qui permet aux équipes de travailler en cohésion.
Collaboration mobile
Les solutions ERP favorisent la collaboration mobile, permettant aux équipes de rester connectées et de prendre des décisions en temps réel, où qu’elles soient. C’est une fonctionnalité précieuse pour les équipes à distance ou les effectifs itinérants.
Vault ERP fait partie des fournisseurs proposant des applications mobiles permettant la collaboration en déplacement, garantissant une connexion et une participation continues au processus décisionnel. QuickBooks, Dynamics365 et Bitrix24 proposent également des applications mobiles dédiées pour Android et iOS.
Intégration à d’autres outils collaboratifs
De nombreux fournisseurs ERP s’intègrent aujourd’hui parfaitement à d’autres outils collaboratifs tels que Microsoft Teams, Slack ou Zoom. Ces intégrations permettent aux employés de conserver leurs outils de communication préférés pour partager des informations, tout en bénéficiant des fonctionnalités avancées d’un système ERP.
La plupart des systèmes ERP actuels offrent plusieurs options d’intégration nativement, via des plateformes d’automatisation comme Zapier et Make, ainsi que des API ouvertes. Parmi les exemples, on retrouve NetSuite ERP, Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics365, et bien d’autres.
Social ERP : la prochaine étape de la collaboration ERP
Le Social ERP représente la prochaine évolution des systèmes ERP collaboratifs, combinant la puissance des médias sociaux avec la planification des ressources traditionnelle.
Alors que de nombreux types de systèmes ERP offrent déjà des outils de collaboration intégrés, avoir la possibilité de rencontrer clients, employés ou partenaires sur la plateforme de leur choix rend la communication bien plus fluide.
Qu’est-ce que le Social ERP ?
Le Social ERP intègre les systèmes ERP traditionnels avec des outils de médias sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook afin d'accroître la productivité et d'améliorer la communication entre les employés, les clients, les fournisseurs et les partenaires. En rencontrant les parties prenantes selon leurs propres modalités et en utilisant la plateforme de leur choix, vous pouvez faciliter une résolution de problèmes plus efficace.
Contrairement aux systèmes ERP traditionnels — qui offrent des outils de communication intégrés pour le partage de documents, le chat et la vidéo — le Social ERP s’intègre à des plateformes de médias sociaux tierces pour offrir la collaboration la plus fluide possible aux équipes.
Par exemple, l’intégration de SAP aux réseaux sociaux via SAP Jam permet une collaboration transparente dans les processus métier, améliorant à la fois la communication interne et externe. D'autres exemples de fournisseurs ERP explorant l'intégration avec les réseaux sociaux incluent Oracle SRM et Epicor Social Enterprise.
Avantages du Social ERP
Le Social ERP n’est pas une révolution pour tout le monde, mais pour les organisations tournées vers l’avenir qui travaillent souvent avec des équipes réparties, il peut représenter un avantage concurrentiel important. Voici quelques avantages clés :
- Collaboration améliorée : Les systèmes Social ERP facilitent la collaboration et la communication des équipes en offrant des outils comme les fils d’activités, les chatbots et les discussions en fil. SYSPRO Harmony, par exemple, permet le partage d’informations en temps réel et la collaboration entre départements, améliorant la productivité et la réactivité globales.
- Engagement client : L’intégration des médias sociaux aux systèmes ERP permet aux entreprises d’interagir plus efficacement avec leurs clients. En suivant et en analysant les interactions clients sur les réseaux sociaux, les sociétés peuvent proposer des services personnalisés et répondre rapidement aux questions et commentaires des clients.
- Processus rationalisés : Les systèmes Social ERP peuvent optimiser les processus métier en offrant un accès en temps réel aux données sociales et en les intégrant aux fonctions ERP traditionnelles. Cette intégration permet de rationaliser les flux de travail, de réduire les redondances et d’améliorer la prise de décisions.
- Transparence accrue : En intégrant des outils de médias sociaux, les systèmes Social ERP offrent une meilleure visibilité sur les processus métiers et favorisent une culture de transparence et de responsabilité. Par exemple, Oracle Social Relationship Management (SRM) analyse les contenus médias payants, détenus et obtenus sur les réseaux sociaux, les forums, les blogs, etc. En filtrant plus de 700 millions de messages chaque jour, il fait ressortir les conversations pertinentes afin que les entreprises puissent garder le fil.
Social ERP vs ERP traditionnel
| ERP traditionnel | Social ERP | |
| Définition | Rationalise les flux de travail quotidiens de l’entreprise à travers la RH, la comptabilité, les services, la chaîne d’approvisionnement, etc. | S’intègre également avec des outils de médias sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook pour améliorer la collaboration, la communication et l’engagement client. |
| Fonctionnalités clés | - Utilise des outils de communication natifs pour le travail d’équipe et la collaboration - Ne fonctionne pas nativement avec le partage de fichiers tiers, les réseaux sociaux, ou la messagerie instantanée - Manque d’outils d’intégration puissants comme les plugins, connecteurs ou API | - S’intègre aux outils de médias sociaux - Permet de suivre facilement les conversations, projets et processus sur plusieurs plateformes sociales - Propose des fonctionnalités avancées comme l’accès API et les fonctions d’intégration |
| Avantages | - Plateforme sécurisée - Grande personnalisation - Contrôle sur site | - Travail d’équipe amélioré - Meilleur engagement client - Communication fluidifiée |
| Inconvénients | - Coûts initiaux - Mise en œuvre complexe - Résistance des employés | - Risques de sécurité accrus - Défis d’intégration - Plus coûteux |
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