Collaboration ERP : comment cet outil débloque l’amélioration à l’échelle de l’organisation
Harmonie en temps réel au travail: La collaboration ERP permet aux employés d’accéder instantanément aux informations nécessaires, optimisant ainsi leur performance à tous les niveaux de l’organisation.
Fini le jeu du blâme: Avec l’ERP, vos départements n’ont plus à attendre les données de leurs collègues : tout est visible en temps réel.
Les mauvais communicants sont protégés: Vous avez des membres d’équipe technique très talentueux mais qui ne sont pas les meilleurs communicateurs ? Ce n’est plus un problème. Ils peuvent exceller dans leur domaine et laisser le système gérer les changements à communiquer.
Votre billet pour les vacances: Les systèmes ERP vous apportent la tranquillité d’esprit, car ils garantissent le bon fonctionnement de votre entreprise, même lorsque vous prenez une pause.
Imaginez une organisation où chaque employé, du plancher de l’usine à la direction, a un accès instantané à l’information dont il a besoin pour accomplir ses tâches. C’est ce que la collaboration ERP peut offrir.
- Votre équipe commerciale peut consulter les données de production pour confirmer les dates de livraison aux clients.
- La finance peut surveiller les niveaux de stock en temps réel pour optimiser la trésorerie.
- Vous pouvez prendre une pause de temps en temps, en sachant que votre entreprise fonctionne correctement.
Voici comment sélectionner et mettre en œuvre une plateforme ERP qui favorise la collaboration dans votre organisation.
Introduction à la collaboration ERP
Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) facilitent la collaboration en fournissant une plateforme centralisée qui intègre les données et processus des différents départements et fonctions de l’entreprise. Cela permet un partage d’informations en temps réel, rationalise les flux de travail et, comme on peut s’y attendre, améliore la communication et la coordination entre les équipes.
Par exemple, l’Université de Toronto a mis en place le système ERP de SAP pour intégrer ses données financières, de recherche, d’étudiants et de ressources humaines. Cela leur a permis de :
- Automatiser des flux de travail comme "procure-to-pay" et "hire-to-retire", rationalisant les processus inter-départements
- Offrir un accès en libre-service à des données en temps réel pour 18 000 employés et membres du corps professoral, favorisant une prise de décision plus rapide
- Proposer des analyses avancées et des tableaux de bord pour améliorer le reporting et l’analyse
En faisant de l’automatisation et de la collaboration leurs principales priorités, l’Université de Toronto a utilisé le logiciel SAP S/4HANA pour réduire de 50 % le temps de clôture de fin de mois et accélérer de 25 % le traitement par lots.
Principaux avantages de la collaboration ERP
Grâce aux logiciels ERP, les entreprises peuvent rendre leurs informations plus accessibles à l’ensemble de leur organisation. Lorsque des départements tels que la finance, les ventes, les opérations et les RH collaborent à partir de la même source de données centralisée, les décisions éclairées deviennent beaucoup plus faciles.
Voici quelques exemples concrets de la façon dont la collaboration ERP bénéficie aux entreprises, avec des exemples réels :
1. Partage d’informations en temps réel
En intégrant toutes les données dans une base unique, l’ERP offre une « source unique de vérité » à laquelle tous les services ont accès instantanément. Cela élimine les silos de données, les redondances et les erreurs liées à l’utilisation de systèmes hérités disparates.
48 % de ROI annuel et plus
En adoptant Oracle Analytics Cloud et Oracle Fusion ERP Analytics, une société de data science a réalisé un ROI annuel de 48 % avec une période d’amortissement de 2,7 ans. Grâce à la disponibilité des données en temps réel, les utilisateurs ont pu combiner facilement ERP, HCM et d’autres logiciels pour réaliser des analyses transversales, réduisant ainsi leur temps de préparation des données de plusieurs centaines d’heures.
2. Briser les barrières géographiques
En regroupant vos données et processus sur une plateforme unique, les ERP permettent aux employés d’accéder aux informations en temps réel quel que soit leur emplacement physique. C’est particulièrement précieux pour les entreprises internationales possédant des bureaux, entrepôts et sites de production dans plusieurs pays ou continents.
Réduire la distance
Coca-Cola HBC, l’un des plus grands partenaires d’embouteillage de Coca-Cola dans le monde, a mis en place le SAP ERP sur l’ensemble de ses opérations dans 28 pays.
We serve customers that demand and embrace digital services and speed. SAP Services and Support enabled us to successfully migrate to SAP S/4HANA so we can meet these requirements.
3. Plus de transparence et de responsabilité
La mise en place d’un système ERP peut considérablement améliorer la transparence et la responsabilité dans une organisation. L’exemple de Quantum Group en est un excellent cas.
Suivi amélioré
Fournisseur de services d’impression et de marketing, Quantum a adopté le progiciel ERP Interprise Suite pour remédier à ses inefficacités et améliorer la transparence.
Grâce à une plateforme unifiée facilitant le partage des données en temps réel entre les départements, ils ont pu suivre les commandes, améliorer la gestion des stocks et repenser leurs processus financiers. En un an, cela a permis de réduire de 35 % les coûts opérationnels.
4. Rationaliser l’accès aux données financières
Les systèmes ERP consolident les données financières, permettant aux équipes financières d’accéder rapidement et efficacement à des informations actualisées. Cela élimine le besoin de systèmes financiers disparates et de saisies manuelles, accélérant le traitement des transactions tout en réduisant les erreurs.
Mise en place en trois jours = 50 % de ventes en plus
Fulton & Roark est un détaillant de produits de soins pour hommes basé en Caroline du Nord qui s’est récemment associé à Netsuite ERP pour centraliser ses données financières. Après trois semaines de mise en œuvre, l’entreprise a pu augmenter son volume de ventes annuel de plus de 50 %.
Avec l’ERP en place, l’équipe financière a également pu réduire ses erreurs de comptabilité et internaliser complètement la gestion des comptes.
5. Une meilleure communication d’équipe
Grâce à une plateforme centralisée pour le partage des données et les mises à jour en temps réel, alimentée par des outils de communication intégrés, les systèmes ERP peuvent considérablement améliorer la collaboration des équipes à distance et à flux de travail dispersé.
Minimiser la stack technologique
Prenons l’exemple du fabricant de produits de nettoyage industriel ABC Compounding. ABC a commencé à utiliser Sage ERP X3 pour faciliter le partage des données et la communication interne au sein de son équipe de 150 employés.
We have been able to abandon several third-party applications that we had needed. We have only been live for a short time, but already our team is positive about the contribution of Sage ERP X3.
6. Optimiser l’allocation des ressources
Grâce à la vision en temps réel sur la disponibilité, la charge de travail et la demande, les organisations peuvent allouer leurs ressources plus efficacement. De nombreux outils ERP cloud peuvent également prévoir la disponibilité future des ressources à partir des historiques, garantissant une utilisation optimale.
Centraliser la donnée
Moul'appétit SRL, une entreprise belge de distribution de produits de la mer, faisait face à des défis de gestion d’inventaire, de suivi des commandes et de coordination des livraisons. Grâce à Odoo ERP, Moul'appétit a pu intégrer la gestion des stocks, des ventes et des livraisons dans une seule plateforme. Cette intégration a permis une visibilité en temps réel sur les stocks, le statut des commandes et le planning des livraisons.
En conséquence, l’entreprise a pu prévoir la demande de manière plus précise, optimiser les niveaux de stock et garantir des livraisons dans les délais.
Best ERP Tools for Collaborative Work
My team and I have gone through the top ERP systems on the market, and determined that these are the best available:
Exemples montrant comment l’ERP améliore la collaboration
À quoi ressemble la collaboration ERP dans la pratique ? J’ai rassemblé une série de cas d’usage avancés d’ERP pour illustrer ces fonctionnalités sur le terrain. Des tableaux de bord partagés pour le suivi des KPIs à la gestion collaborative de documents avec contrôle de version, voici quelques exemples uniques de la façon dont l’ERP peut encourager la collaboration dans des équipes B2B :
Tableaux de bord partagés pour l’alignement des équipes
Les systèmes ERP proposent des tableaux de bord partagés qui offrent une vue complète de l’ensemble des données organisationnelles. Ces tableaux de bord garantissent que tous les membres de l’équipe ont accès à la même information en temps réel, supprimant ainsi les incohérences et favorisant une prise de décisions synchronisée.
À titre d’exemple, les tableaux de bord d'équipe de Freshservice permettent aux managers de sélectionner des indicateurs clés de performance (KPI) pour leurs équipes, garantissant que tout le monde est aligné sur les enjeux critiques.
Canaux de communication centralisés
Les systèmes ERP améliorent la communication en offrant des canaux centralisés pour la messagerie et la collaboration. Des outils intégrés tels que la messagerie, le partage, la visioconférence et la gestion de la relation client (CRM) facilitent la communication en temps réel, brisant les silos entre départements.
TallyPrime dispose d’une fonctionnalité qui vous permet de partager des documents spécifiques via WhatsApp. De même, Katana est un ERP basé sur le cloud avec une intégration Facebook Messenger via Zapier.
Gestion documentaire pour des flux de travail rationalisés
Les systèmes ERP rationalisent la gestion des documents en centralisant leur stockage, leur partage et le contrôle des versions. Cela garantit que tous les membres de l’équipe ont accès aux informations les plus récentes, réduisant ainsi la duplication et les erreurs.
Par exemple, le système de gestion documentaire de Infor CloudSuite permet une récupération rapide et une édition en temps réel, favorisant la collaboration entre collègues et accélérant les délais de projet. Ceci est très utile pour maintenir des workflows efficaces et sans erreur.
Gestion des tâches et responsabilisation
Les systèmes ERP permettent une gestion de projet avec des délais spécifiques et des capacités de suivi, assurant ainsi la responsabilité de chacun.
Le module ERP intégré de XB Software permet la création, l’assignation et le suivi des tâches, aidant les managers à surveiller la progression et à s’assurer que les tâches sont effectuées dans les délais. Cela crée un sentiment de responsabilité et de visibilité sur les projets, permettant aux équipes de travailler de manière cohérente.
Collaboration mobile
Les solutions ERP favorisent la collaboration mobile, permettant aux équipes de rester connectées et de prendre des décisions en temps réel, où qu’elles se trouvent. C’est une fonctionnalité précieuse pour les équipes distantes et le personnel de terrain.
Vault ERP est un fournisseur qui propose des applications mobiles permettant aux équipes de collaborer en déplacement, garantissant la connectivité continue et la participation aux processus décisionnels. QuickBooks, Dynamics365 et Bitrix24 proposent également des applications mobiles dédiées pour Android et iOS.
Intégration avec d'autres outils de collaboration
De nombreux fournisseurs d’ERP aujourd’hui s’intègrent parfaitement à d’autres outils de collaboration comme Microsoft Teams, Slack et Zoom. Ces intégrations permettent aux employés de continuer à utiliser leurs outils de communication préférés pour partager des informations, tout en profitant aussi des fonctionnalités améliorées d’un système ERP.
La plupart des systèmes ERP disponibles actuellement offrent plusieurs options d’intégration en natif, via des plateformes d’automatisation comme Zapier et Make, ainsi que par le biais d'API ouvertes. Des exemples incluent NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365, et plus encore.
ERP social : la prochaine étape de la collaboration ERP
L’ERP social représente la prochaine étape des systèmes ERP collaboratifs, alliant la puissance des médias sociaux à la planification des ressources traditionnelle.
Alors que de nombreux types de systèmes ERP proposent déjà leurs propres outils de collaboration intégrés, le fait de pouvoir rencontrer les clients, les employés et les partenaires sur la plateforme de leur choix rend la communication beaucoup plus fluide.
Qu'est-ce que l’ERP social ?
L’ERP social intègre les systèmes ERP traditionnels avec des outils de médias sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook pour accroître la productivité et améliorer la communication entre employés, clients, fournisseurs et partenaires. En rejoignant les parties prenantes sur leurs propres plateformes et à leurs conditions, vous facilitez une résolution des problèmes plus efficace.
Contrairement aux systèmes ERP traditionnels — qui offrent des outils de communication intégrés pour le partage documentaire, la messagerie et la visioconférence — l’ERP social s’intègre à des plateformes de médias sociaux tierces afin de créer la meilleure expérience de collaboration possible pour les équipes.
Par exemple, l'intégration de SAP aux réseaux sociaux via SAP Jam permet une collaboration fluide au sein des processus métier, améliorant les communications internes et externes. D'autres exemples de fournisseurs ERP explorant ces intégrations aux réseaux sociaux incluent Oracle SRM et Epicor Social Enterprise.
Avantages de l’ERP social
L’ERP social n’est pas une révolution pour tout le monde, mais pour les organisations tournées vers l'avenir qui travaillent régulièrement avec des équipes réparties, cela représente un avantage compétitif considérable. Voici quelques avantages clés :
- Collaboration améliorée : Les systèmes ERP sociaux facilitent la collaboration et la communication en proposant des outils comme les fils d’actualité, les chatbots et les fils de discussion. SYSPRO Harmony, par exemple, permet le partage d’informations en temps réel et la collaboration entre les départements, augmentant ainsi la productivité et la réactivité globales.
- Engagement client : L’intégration des médias sociaux avec les systèmes ERP permet aux entreprises d’interagir plus efficacement avec leurs clients. En suivant et en analysant les interactions sur les plateformes sociales, les entreprises peuvent offrir des services personnalisés et répondre rapidement aux questions et aux retours clients.
- Flux de travail rationalisés : Les systèmes ERP sociaux optimisent les processus métier en fournissant un accès en temps réel aux données sociales et en les intégrant aux fonctions ERP traditionnelles. Cette intégration simplifie les flux de travail, réduit les redondances et améliore la prise de décision.
- Transparence accrue : En intégrant des outils de médias sociaux, les systèmes ERP sociaux donnent une meilleure visibilité sur les processus métier et favorisent une culture de transparence et de responsabilité. Par exemple, Oracle Social Relationship Management (SRM) analyse les contenus médias sociaux rémunérés, détenus ou acquis sur des réseaux, forums, blogs, etc. Grâce à l’analyse de plus de 700 millions de messages par jour, il met en avant les conversations pertinentes pour que les entreprises restent informées.
ERP social vs ERP traditionnel
| ERP traditionnel | ERP social | |
| Définition | Simplifie les flux de travail quotidiens de l’entreprise dans les RH, la comptabilité, les services, la supply chain, etc. | S’intègre aussi aux outils de médias sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook pour améliorer la collaboration, la communication et l'engagement client. |
| Fonctionnalités clés | - Utilise des outils de communication natifs pour le travail d’équipe et la collaboration - Ne fonctionne pas avec les outils tiers de partage de fichiers, de réseaux sociaux ou de messagerie instantanée par défaut - Manque d’outils robustes d’intégration comme les plugins, connecteurs ou API | - S’intègre aux outils de médias sociaux - Permet de facilement suivre les conversations, projets et processus sur de multiples plateformes sociales - Dispose de fonctionnalités avancées telles que l’accès API et des capacités d’intégration |
| Avantages | - Plateforme sécurisée - Personnalisation poussée - Contrôle sur site | - Meilleur travail d’équipe - Meilleur engagement client - Communication simplifiée |
| Inconvénients | - Coûts initiaux - Mise en œuvre complexe - Résistance des employés | - Risques accrus de sécurité - Difficultés d’intégration - Plus coûteux |
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