10 conseils pour gérer l’argent de votre entreprise et optimiser votre trésorerie
Si la gestion de la trésorerie vous préoccupe, je tiens d’abord à vous rassurer : vous n’êtes pas seul(e). La gestion de l’argent en entreprise est une question qui préoccupe quasiment tous les propriétaires, dirigeants et gestionnaires.
Comment puis-je allonger ma piste de financement ? Faut-il investir cette trésorerie ? Dans quoi ?
Je comprends tout à fait. Après m’être retrouvé(e) récemment stressé(e) à propos des finances (encore une fois), j’ai décidé de coucher sur papier les 10 stratégies que j’ai mises en place pour maîtriser les coûts, optimiser la trésorerie, et enfin m’autoriser quelques vacances.
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À quoi ressemble une gestion financière efficace ?
La gestion financière consiste à se fixer des objectifs, budgéter, surveiller les flux de trésorerie et utiliser intelligemment ses bénéfices. Quel que soit votre secteur, c’est incontournable.
Avoir une vision claire des finances de votre entreprise vous permet de :
- Anticiper et préparer les dépenses imprévues
- Réduire le stress financier
- Avoir un meilleur contrôle sur votre trésorerie
- Allouer stratégiquement les ressources
- Prendre des décisions éclairées avec confiance
- Saisir de nouvelles opportunités
- Assurer la stabilité financière à long terme
- Favoriser une croissance durable
Cela dit, il y a une raison pour laquelle plus de la moitié des entreprises échouent la première année : ce n’est pas facile.
Voici dix conseils pour mieux gérer l’argent de votre entreprise et garder plus de trésorerie.
1. Analysez de manière critique votre position financière actuelle
Avant de pouvoir appliquer l’une des stratégies de gestion financière suivantes, vous devez avoir une vision claire de votre situation actuelle. Commencez donc ici :
- Rassemblez tous les documents financiers pertinents. Incluez les relevés bancaires, factures, reçus, déclarations fiscales, ainsi que les états financiers suivants (appelés le modèle à trois états financiers) : Compte de résultat, bilan et tableau des flux de trésorerie. L’ensemble de ces éléments vous aideront à identifier, de façon méthodique, les forces et faiblesses de votre entreprise.
- Catégorisez les différents types de dépenses. Distinguez les dépenses opérationnelles et les dépenses d’investissement (capitaux) pour mieux comprendre où votre argent part.
- Calculez votre bénéfice net. Soustrayez vos dépenses totales de vos revenus totaux pour évaluer votre rentabilité globale et repérer les postes où réduire les coûts ou augmenter les revenus.
Procurez-vous un outil de comptabilité pour vous aider
Notre équipe a préparé une liste des meilleurs logiciels de comptabilité pour les dirigeants comme vous, afin de mieux maîtriser la trésorerie. Voici ceux qui sont sortis du lot :
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2. Élaborer des techniques de budgétisation solides
Espérer améliorer la position de trésorerie de votre entreprise sans plan réfléchi et budget réaliste ne mènera à rien.
Il faut autant d’énergie pour souhaiter que pour planifier.
Eleanor Roosevelt
Utilisez ces techniques de budgétisation pour optimiser votre trésorerie et aligner vos dépenses sur vos revenus.
- Élaborez un budget complet et détaillé. Il doit tenir compte de tous vos revenus et dépenses prévus, et être revu et mis à jour régulièrement afin de refléter tout changement lié à vos opérations ou aux conditions du marché.
- Décomposez votre budget en différentes catégories. Scindez les dépenses, comme les ventes, le marketing, les coûts opérationnels et l'administration, en postes distincts afin de voir précisément où va votre argent.
- Réalisez des prévisions de trésorerie. Ces prévisions doivent estimer tous les revenus entrants et les sorties d’argent sur une période donnée, comme un mois ou un trimestre, pour vous aider à anticiper les éventuels manques de trésorerie et à planifier en conséquence.
- Comparez régulièrement votre budget aux montants réellement dépensés. Souvent négligée, cette étape de comparaison garantit que vos budgets restent pertinents. Si vos chiffres diffèrent fortement, recommencez ; sinon, il ne sert à rien d’en avoir.
Un budget réaliste aide votre entreprise à :
- Identifier les domaines où les coûts peuvent être réduits.
- Négocier de meilleures conditions avec vos fournisseurs et prestataires.
- Augmenter votre rentabilité et votre solidité financière.
- Prendre des décisions d’investissement plus éclairées.
- Déterminer où et quand allouer des fonds pour des initiatives de croissance.
- Mieux gérer vos dépenses et avoir un meilleur contrôle financier.
- Maximiser l’impact de vos ressources financières et assurer le succès à long terme.
Avez-vous un budget marketing ?
Vous gaspillez de l’argent précieux si votre budget marketing est réparti « au petit bonheur la chance » sans résultat — mais c’est exactement ce que vivent la plupart des entreprises. Pour obtenir de la valeur, il vous faut un budget réaliste.
Prévoyez un budget plus réduit et hyper-ciblé pour vos actions marketing, afin de garantir l’impact de vos dépenses tout en maîtrisant vos coûts. Quel montant est réaliste ? La plupart des petites entreprises dépensent entre 7 % et 10 % de leur chiffre d’affaires brut en publicité.
3. Suivez vos dépenses de près
Suivre de près les dépenses professionnelles est un volet essentiel pour une gestion financière efficace.
Vous ne pouvez pas vraiment savoir où vous allez tant que vous ne savez pas d’où vous venez.
Maya Angelou
Vous devez savoir où votre argent a été dépensé si vous souhaitez comprendre ce qui doit changer, et pourquoi. Cela implique de suivre de près vos dépenses pour identifier les schémas de consommation et les opportunités d’économies, éliminer les coûts inutiles et garantir une allocation efficace de vos ressources.
Voici comment suivre facilement vos dépenses :
- Automatisez ce processus. Utilisez un logiciel de suivi des dépenses pour dégager des tendances de consommation.
- Consultez vos catégories. Les catégories évoquées dans le point précédent ? Portez-y attention — surveillez les secteurs où vous dépensez trop et commencez à observer vos habitudes de consommation.
- Réalisez des contrôles et audits réguliers. Chaque mois ou trimestre, étudiez en détail les dépenses de votre entreprise et recherchez les possibilités d’optimisation : changer de fournisseurs, réduire les dépenses facultatives, etc. Un logiciel de gestion financière peut vous y aider.
Contrôler attentivement vos dépenses vous permet de :
- Prendre des décisions plus éclairées sur l’allocation de vos ressources.
- S’assurer que vos dépenses sont bien alignées sur vos objectifs globaux.
- Identifier et éliminer les dépenses inutiles ou excessives.
- Repérer et anticiper les tendances ou dépenses saisonnières.
- Prédire plus précisément vos besoins en trésorerie à venir.
Des coûts saisonniers ?
En suivant régulièrement vos coûts fixes et en analysant les résultats, votre entreprise peut repérer les variations dans les coûts des sous-traitants qui ont tendance à augmenter à certains moments de l’année.
Plutôt que de simplement subir des difficultés financières lors de certaines saisons, vous pouvez anticiper ces changements et adapter votre budget (ou mettre en pause certains prestataires pour la période).
4. Améliorez la gestion de votre trésorerie
Une gestion efficace de la trésorerie est essentielle à la réussite et à la stabilité de votre entreprise sur le long terme.
Parmi les méthodes les plus efficaces pour améliorer la gestion de la trésorerie, on retrouve la compréhension des sources de trésorerie, des états de trésorerie et des formules, puis :
- Automatiser votre système de gestion de trésorerie. S’appuyer sur des solutions d’automatisation des paiements permet de simplifier le processus, de réduire les risques de paiements en retard ou manqués et d’augmenter la visibilité en temps réel.
- Accélérer vos processus de comptes clients (AR). Cela inclut les processus de facturation et de recouvrement, comme l’envoi rapide des factures, l’offre de remises pour paiement anticipé et la relance rapide des paiements en attente. Pour le faire sans alourdir votre équipe, pensez à mettre en place un outil d’automatisation AR.
- Négocier de meilleurs délais avec vos fournisseurs et partenaires. Cela permet d’obtenir des délais de paiement plus longs, des remises pour paiements rapides ou des tarifs plus intéressants.
- Affacturage de factures. Cette solution ne convient pas à tout le monde ni à toutes les situations. Mais si vous souhaitez augmenter temporairement votre trésorerie, vous pouvez recourir à l’affacturage pour recevoir des liquidités immédiates en attendant que votre client règle la facture.
5. Optimisez vos processus de facturation et de recouvrement
J’ai travaillé plusieurs années dans la gestion des comptes clients (AR), et croyez-moi, de bonnes pratiques de facturation et de recouvrement sont essentielles pour maintenir une trésorerie saine et assurer la stabilité financière de votre entreprise.
Voici comment optimiser efficacement la facturation et le recouvrement des comptes clients :
- Rationalisez votre système de facturation. Cela signifie que toutes les factures sont envoyées rapidement et avec précision.
- Utilisez un logiciel de facturation qui automatise le processus. Le logiciel doit fournir un suivi détaillé et des rapports, vous aidant à rester informé des paiements en attente et à réduire les risques d’erreurs ou de retards.
- Soyez plus proactif et persistant. Votre approche doit inclure l’établissement de conditions de paiement claires et leur communication transparente auprès de vos clients.
6. Affinez vos pratiques de gestion de la dette
Après de nombreuses années passées en comptabilité, j’ai compris l’impact de la dette et des taux d’intérêt composés sur le résultat net. Peu importe le chiffre d’affaires de votre entreprise, elle aura toujours des difficultés avec ses dettes, notamment si les taux d’intérêt sont élevés.
Une bonne gestion de la dette vous demande de :
- Analyser soigneusement votre endettement existant. Portez attention aux taux d’intérêt, aux conditions de remboursement fixées par les prêteurs et à l’impact global sur votre trésorerie.
- Identifier des opportunités de consolidation ou de refinancement de dettes. Cherchez à obtenir des conditions plus avantageuses pour économiser sur les intérêts et simplifier votre calendrier de remboursement.
- Mettre en place un plan de remboursement de la dette. Donner la priorité aux dettes à taux élevé et aux obligations financières les plus importantes peut passer par des paiements mensuels plus conséquents, des négociations avec les créanciers ou l’exploration de solutions de financement alternatives comme des prêts pour petites entreprises, cartes de crédit professionnelles ou lignes de crédit.
- Dissociez vos finances et dettes personnelles de celles de l’entreprise. Si vous êtes une jeune entreprise ou un entrepreneur individuel, il est essentiel de ne pas mixer vos dépenses personnelles avec celles de l’entreprise afin d’avoir une vision claire de ce qui est nécessaire pour faire fonctionner vos opérations (et éviter les excès de dépenses).
7. Investissez avec un objectif clair
La gestion financière d’une entreprise ne consiste pas seulement à gérer le quotidien. Il s’agit aussi d’investir intelligemment pour répondre à vos besoins actuels de trésorerie tout en obtenant de meilleurs rendements sur le long terme (sans prendre de risques inutiles).
Avec l’expérience, j’ai constaté que de nombreux petits entrepreneurs craignent de ne pas pouvoir assurer leurs besoins de trésorerie. Résultat : ils laissent tout leur argent sur un compte courant professionnel basique, avec un retour sur investissement minimal. En tant qu’entrepreneur, je comprends ; mais c’est une occasion manquée.
Voici la stratégie d’investissement que j’utilise : échelonnez vos investissements afin de planifier vos objectifs à court et à long terme :
- Objectifs à court terme : Identifiez vos objectifs pour l’année prochaine et investissez dans des certificats de placement garantis (CPG) remboursables ou un placement sûr similaire, encaissable sur une période d’un an. Ce type de placement protège votre capital tout en offrant un meilleur rendement que votre compte courant.
- Objectifs à long terme : Discutez avec votre représentant en services bancaires d’investissement de certaines options qui protègent vos fonds restants sur le long terme. J’échelonne généralement les placements sur deux, trois et cinq ans avec des placements remboursables, comme les CPG, qui offrent des rendements plus élevés tout en préservant vos investissements d’origine. Il est important de pouvoir les encaisser en cas de besoin soudain, tout en générant plus de revenus que s’ils restaient simplement sur un compte.
Je fais toujours mes propres recherches sur ce que recommande mon conseiller bancaire, afin de m'assurer de ne jamais investir dans ce que je ne comprends pas (ou qui ne m’inspire pas confiance quant au rendement). Surveillez vos placements au moins chaque trimestre, pour vous assurer qu’ils fonctionnent comme prévu, et n’hésitez pas à effectuer des modifications si les circonstances l’exigent.
8. Constituez un fonds d’urgence
Constituer et maintenir un fonds d’urgence permet à votre entreprise de disposer d’une réserve de trésorerie et d’un filet de sécurité en cas de dépenses imprévues, de ralentissement économique ou d’autres difficultés financières.
Mettez de côté au minimum l’équivalent de trois à six mois de bénéfices de l’entreprise afin de disposer des ressources nécessaires pour couvrir les charges essentielles, telles que les salaires, le loyer ou les services publics si jamais vos revenus venaient à baisser.
Préparation aux catastrophes et continuité de l’activité
Aucune entreprise n’est à l’abri des catastrophes — surtout les petites. Plus de 40 % des petites entreprises ferment définitivement après une catastrophe. Vous avez bien lu : 40 %. Et si cela n’est pas assez alarmant, parmi les 60 % qui survivent dans l’immédiat, 25 % échouent dans l’année.
Une réserve d’urgence bien dotée vous apporte la tranquillité d’esprit et la flexibilité financière pour faire face à ces imprévus, vous permettant de prendre des décisions stratégiques sans le stress supplémentaire lié à la trésorerie.
9. Faites de la planification et de la conformité fiscale
Une planification fiscale et une conformité efficaces paraissent rébarbatives, mais elles sont vraiment utiles. Si vous souhaitez conserver plus de trésorerie :
- Familiarisez-vous avec les lois fiscales spécifiques à votre secteur et leurs implications. Restez informé(e) des évolutions auprès de vos autorités fiscales locales ou nationales pour ne pas passer à côté d’allègements fiscaux pour votre entreprise.
- Contactez des spécialistes en fiscalité des entreprises. Trouvez des comptables ou avocats fiscalistes qui pourront vous orienter. Se familiariser avec la fiscalité de votre secteur peut s’avérer très rentable.
- Utilisez des logiciels fiscaux pour les entreprises. Automatisez les calculs de vos obligations fiscales et assurez-vous de déclarer en temps voulu, pour gagner du temps, éviter les pénalités et réduire votre frustration.
10. Diversifiez vos sources de revenus
Maintenant que vous avez vu comment conserver plus de liquidités, vous pouvez aussi chercher des moyens d’augmenter vos revenus et profits. Commencez ici :
- Passez vos concurrents en revue pour identifier des opportunités. Leurs offres indiquent souvent si leurs nouveaux produits ou services sont bien accueillis par la clientèle, et si cela peut être profitable.
- Analysez vos propres offres actuelles. Déterminez si les besoins de vos clients sont toujours satisfaits ou si vous devez faire évoluer votre offre. Je vous conseille de discuter avec vos clients de ce qu’ils aiment ou non. Utilisez des enquêtes, les historiques du service client ou les retours directs pour mieux comprendre leurs attentes.
- Réalisez une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces). Cela vous aidera à identifier d’autres sources potentielles de revenus. Même si c’est moins sûr qu’imiter les produits des concurrents, au moins c’est original !
Augmenter ou diversifier les recettes de votre entreprise grâce à de nouveaux marchés cibles et à des produits ou services plus innovants vous aide à attirer ou fidéliser une clientèle plus large. Cela réduit également votre dépendance à un seul client ou segment de marché et limite les risques liés aux fluctuations de revenus.
La stratégie finale
Utilisez des logiciels, et entourez-vous d’avis d’experts. J’aimerais plaisanter, mais parfois, c’est vraiment aussi simple que ça.
Comprenez :
- Quel type de logiciel de comptabilité convient le mieux à votre entreprise, et
- Les bases pour bien l'utiliser.
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