7 histoires de réussite de la mise en œuvre d’ERP (et ce que nous pouvons en apprendre)
Le travail d’équipe fait la réussite d’un projet ERP: Les mises en œuvre d’ERP réussies se sont appuyées sur des équipes dirigeantes fortes, qui ont activement participé au processus.
Planifiez votre réussite: Un plan de mise en œuvre réaliste et bien pensé a été un facteur commun clé dans la réussite du déploiement des ERP.
Les échecs de l’ERP coûtent cher: Échouer à mettre en place efficacement un ERP peut coûter aux entreprises beaucoup de temps, d’énergie et d’argent.
Il n’est pas nécessaire d’être original: Vous pouvez assurer la réussite de votre entreprise en adoptant les meilleures pratiques et stratégies des implémentations ERP qui ont fait leurs preuves.
La manière dont vous mettez en œuvre un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) fait toute la différence en matière d’efficacité pour vos processus financiers. Après avoir répondu aux questions des lecteurs sur les meilleures pratiques, j’ai voulu trouver les histoires de réussite ERP les plus remarquables afin d’en tirer les points communs.
En passant en revue les entreprises ayant mis en œuvre un ERP avec succès, vous remarquerez certaines constantes. Par exemple, le succès de plusieurs sociétés de la liste repose :
- Sur la présence d’une équipe forte de dirigeants, qui
- Ont participé activement à la mise en œuvre,
- En s’appuyant sur un plan de déploiement réaliste
Vous pouvez vous inspirer de leurs stratégies afin que la mise en place de votre ERP d’entreprise se déroule sans accroc.
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Pourquoi les mises en œuvre d’ERP sont importantes
Les systèmes ERP sont formidables, mais les mises en œuvre peuvent échouer. Quand cela arrive, cela coûte à l’entreprise du temps, de l’énergie et plus qu’un peu d’argent.
Mission Produce est un fournisseur mondial d’avocats vendant des avocats mûrs toute l’année. En 2022, Mission Produce a rencontré d’importants défis pour remplir sa mission de livrer des fruits savoureux (oui, l’avocat est un fruit). La raison ? Un déploiement d’ERP raté.
Cela a coûté à l’entreprise sa réputation et 3,8 millions de dollars, payés à un consultant pour rectifier la situation.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark s’appuyait auparavant sur des tableurs pour suivre ses stocks et sur Sage Live pour la comptabilité. Les cofondateurs Kevin Keller et Allen Shafer ont réalisé que ces systèmes ne pouvaient pas accompagner la croissance à deux chiffres de leurs ventes d’année en année — je sais, un beau problème à avoir.
Voici pourquoi : les tableurs ne permettaient pas de prendre en compte la variation des coûts de stock, tandis que Sage ne comportait pas les flux de travail nécessaires pour comptabiliser le coût des produits vendus (COGS). Résultat : de nombreuses saisies manuelles de données et une confiance moindre dans la fiabilité des chiffres.
Pour remédier à cela, les co-fondateurs ont décidé de centraliser les données et les processus via NetSuite ERP. Trois semaines après le déploiement, ils ont constaté des améliorations notables dans les domaines suivants :
- Comptabilité : Ils pouvaient repérer plus rapidement les erreurs de saisie liées aux stocks.
- Gestion comptable : L’entreprise était capable de gérer la comptabilité sans faire appel à des cabinets externes.
- Contrôle des coûts : La société a pu augmenter ses ventes d’environ 50 % d’une année sur l’autre, sans augmenter les effectifs.
- Finance : Les cofondateurs disposaient d’une meilleure visibilité sur les marges et les stocks.
Facteurs de réussite
L’engagement de la direction dans la mise en place du projet ERP a été déterminant dans le cas de Fulton & Roark. De plus, la prise d’initiative et l’implication active des cofondateurs ont suscité l’adhésion des employés, ce qui a largement contribué au succès du projet.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies est un grossiste familial spécialisé dans le matériel de déménagement. En moins de dix ans, l’entreprise est passée d’un seul site en Géorgie à plusieurs établissements à travers les États-Unis (et son effectif a quadruplé).
Petite société au départ, N&N utilisait QuickBooks et un prestataire de paie externe pour gérer le temps et la paie. Mais QuickBooks ne suivait plus les exigences d’une société en pleine expansion, donc les cofondateurs se sont tournés vers NetSuite ERP et une solution de pointage proposée par NOVATime, partenaire NetSuite, pour gérer comptabilité et paie.
Après le déploiement de l’ERP, N&N a réduit de 84 % le temps consacré à la paie. L’entreprise a aussi pu équilibrer ses comptes plus rapidement et suivre plus aisément les coûts salariaux sur tous ses sites.
Facteurs de réussite
L’intégration avec un partenaire externe a été essentielle pour adapter les fonctionnalités de l’ERP aux besoins spécifiques de N&N. Par ailleurs, favoriser l’adhésion des salariés par la formation et leur implication active dans le choix et l’adoption de la solution ont largement contribué à ce succès.
3. Cadbury
Cadbury, entreprise multinationale britannique spécialisée dans la confiserie et aujourd’hui propriété de Mondelez International, faisait face à des difficultés justifiant la mise en œuvre d’un ERP. Ses principaux défis étaient liés à la production et à la distribution, dans un contexte de forte croissance.
Les problèmes de Cadbury ont donné lieu à ce que SAP appelle « l’une des plus grandes implémentations mondiales d’ERP ». L’intégration de l’ERP a permis à Cadbury de standardiser les processus sur 16 sites et de regrouper 13 opérations de fabrication au sein de l’entreprise.
Enfin, la mise en œuvre réussie de l’ERP a permis à Cadbury de réduire ses coûts d’exploitation et d’augmenter l’efficacité de la production dans l’ensemble de sa chaîne d’approvisionnement — autrement dit, projet réussi.
Raisons du succès
Le succès de l’ERP chez Cadbury s’inscrivait dans le cadre d’un projet de transformation informatique sur cinq ans. Le processus de mise en œuvre n’est pas toujours fluide, mais si vous êtes déterminé et prêt à effectuer plusieurs ajustements, vous avez plus de chances de réussir, tout comme Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé est la plus grande entreprise alimentaire et de boissons au monde. La société suisse a décidé de lancer un projet de mise en œuvre ERP nommé BEST (Business Excellence through Systems Technology) en 1997, avec une fin prévue en 2003. Pourtant, le parcours de Nestlé comporta de nombreux défis.
SAP fut l’ERP choisi par Nestlé. Le PDG de Nestlé s’est lui-même associé à des dirigeants de plusieurs domaines, notamment la finance et la distribution, pour constituer une équipe de parties prenantes chargée d’implémenter SAP. L’équipe était certaine d’une chose : la mise en œuvre réorganiserait les processus d’affaires et induirait un changement dans la façon dont Nestlé fonctionne.
Cependant, l’équipe de parties prenantes n’a pas su impliquer les employés ni communiquer comment ce changement les impacterait, ce qui a provoqué du ressentiment parmi le personnel. Trois ans plus tard, le projet a été interrompu et le taux de rotation du personnel a atteint 77 %.
Nestlé a décidé de reprendre le processus et cette fois, ils se sont assurés d’impliquer les chefs de division et que tous les employés étaient pleinement informés des changements à venir. Ce coup-ci, les choses se sont bien déroulées. En 2002, Nestlé avait économisé 325 millions de dollars en coûts d’exploitation.
Raisons du succès
Nestlé s’est trompée au départ, mais a su reconnaître et corriger le problème au lieu d’abandonner la mise en place (comme le font certaines sociétés).
Un parfait exemple de pourquoi l’adhésion des employés est essentielle à une mise en place ERP réussie.
5. ABC Compounding
ABC Compounding fabrique des produits liquides et en aérosol destinés à plusieurs secteurs. Contrairement aux autres sociétés mentionnées, ABC Compounding disposait déjà d’une solution ERP (ProcessPro) qui manquait de certaines fonctionnalités essentielles comme la planification, l’ordonnancement et le MRP (planification des besoins en matières).
Heureusement pour ABC, la directrice informatique de la société, Myra Huger, avait déjà utilisé Sage ERP X3 dans son entreprise précédente et connaissait la richesse des fonctionnalités de cet ERP. L’entreprise s’est associée à un partenaire local Sage pour l’assister dans la mise en œuvre.
Grâce à ce partenaire expérimenté, la société a pu passer rapidement à Sage ERP et respecter son calendrier de déploiement ambitieux.
Raisons du succès
L’expérience de Myra avec Sage, ainsi qu’un partenaire d’intégration expérimenté à leurs côtés, ont été des éléments moteurs majeurs dans la réussite de la mise en place pour ABC Compounding.
Avoir un expert dans votre équipe – interne ou externe – qui peut guider le processus et former vos employés fait toute la différence pour réussir l’intégration d’un ERP.
6. Hormel Foods
Hormel Foods fabrique, transforme et distribue mondialement divers produits alimentaires et carnés. L’entreprise n’avait pas mis à jour ses systèmes depuis des années et utilisait plusieurs outils qui ne communiquaient pas bien entre eux. D’ailleurs, la dernière mise à jour ERP datait de plus de 15 ans, lorsque Hormel avait décidé de moderniser et de standardiser ses systèmes hérités.
KPMG a été sollicité pour accompagner les efforts d’Hormel visant à standardiser ses processus et améliorer la qualité des données grâce à la mise en œuvre de Oracle Cloud ERP. Après l’implémentation, Hormel bénéficiait d’un système unifié qui a aidé à standardiser les processus métiers et les données, simplifier la prise de décision, et offrir une vision consolidée des données de l’ensemble des activités.
Raisons du succès
Le contrôleur adjoint de l’entreprise, Eldom Quan, attribue la réussite de la mise en œuvre au travail d’équipe entre les employés d’Hormel Foods et l’expertise de KPMG ; les deux équipes étaient si imbriquées qu’Eldom affirme qu’il était impossible de distinguer qui était d’Hormel et qui venait de KPMG lorsqu’elles travaillaient ensemble.
Il est clair que l’adhésion des employés et le travail d’équipe sont essentiels à la réussite de l’intégration d’un logiciel ERP.
7. Cisco Systems
Les équipes de production et de finance chez Cisco utilisaient un logiciel Oracle obsolète au quotidien ; si cela suffisait à fonctionner, les services informatiques, opérationnels et de direction ressentaient le besoin de moderniser l’architecture de l’entreprise.
Les coûts de support de Cisco augmentaient constamment, et le logiciel hérité rendait l’intégration des améliorations fonctionnelles et d’autres logiciels longue et difficile. Toutefois, le désir de changement s’est accompagné d’un défi majeur : le besoin de l’entreprise d’un accès ininterrompu aux données de l’entreprise.
Avec l’aide des dirigeants (et d’une planification minutieuse), Cisco était sur le point de mettre en service son nouveau système lors d’un week-end férié en 2003, soit une journée entière plus tôt que prévu.
Raisons du succès
Cisco estime que son succès repose sur « le soutien indéfectible et l’implication active des dirigeants, ainsi que sur l’engagement de toute l’entreprise à réussir ce projet de modernisation à grande échelle ».
L’équipe de mise en œuvre a suivi chaque étape du plan et a réalisé des répétitions à l’échelle de l’équipe afin de minimiser les risques et d’éviter les mauvaises surprises.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un ERP
En étudiant ces mises en œuvre, j’ai constaté quelques thèmes communs :
Définir des objectifs clairs
Définissez des objectifs spécifiques et mesurables que vous attendez de votre système ERP. Avez-vous besoin d’un ERP pour rationaliser la gestion des stocks, améliorer la précision des données ou offrir un meilleur service client ? Une fois votre objectif identifié, définissez un indicateur de suivi des progrès.
Par exemple, votre objectif pourrait être de réduire le temps de traitement des commandes de 30 % dans les six mois suivant la mise en service de l’ERP. Déterminer ces détails (avec les parties prenantes clés) avant de commencer la mise en œuvre vous aide à avancer, avec intention, dans la bonne direction.
Obtenir l’adhésion de la direction et des employés
L’adhésion véritable de la haute direction est essentielle car la mise en œuvre d’un ERP nécessite un investissement important en temps, en argent et en ressources — des éléments sous le contrôle des dirigeants.
Si vous souhaitez obtenir l’adhésion de la direction :
- Présentez les avantages et le retour sur investissement attendu de la mise en place de l’ERP
- Partagez votre stratégie d’atténuation des risques
- Démontrez comment la mise en œuvre de l’ERP s’aligne avec les objectifs stratégiques de l’entreprise
Bien sûr, dans de nombreux cas, un projet de mise en œuvre est piloté par la direction — dans ce cas, la direction doit impliquer les employés à chaque étape du processus, de la planification à l’exécution.
À retenir : l’adhésion des employés est tout aussi critique, au risque sinon de voir les salariés ressentir de la rancœur et partir, comme cela a été le cas chez Nestlé.
Choisir le bon système ERP et le bon fournisseur
Les choses peuvent mal tourner lorsque vous mettez en place une solution ERP qui ne répond pas à vos attentes, même si vous avez bien fait tout le reste. Avant de choisir un fournisseur ERP, évaluez son expérience sectorielle, sa feuille de route produit, sa capacité de montée en charge, et ses services de support. Réalisez ensuite une analyse des écarts en identifiant les failles dans vos processus actuels et les fonctionnalités de l’ERP susceptibles de les combler.
Lors de la sélection d’un ERP, calculez le coût total de possession. Ajoutez le prix d’achat initial, le coût de mise en œuvre, les coûts récurrents comme la maintenance, ainsi que les coûts cachés tels que la gestion du changement et les éventuelles périodes d’indisponibilité durant la mise en œuvre.
Demandez au fournisseur des références client. Des exemples récents et réussis de mises en œuvre dans votre secteur peuvent vous apporter, à vous et à votre équipe, une grande confiance dans la pertinence du produit pour votre entreprise.
Si vous n’avez pas encore de système, commencez votre recherche de fournisseur ici. Voici les meilleurs systèmes ERP actuellement sur le marché :
Élaborer un plan de mise en œuvre réaliste
Chaque entreprise est différente et met en œuvre un ERP dans des circonstances qui lui sont propres. Nestlé a mis des années à compléter la mise en œuvre, tandis que Cisco l’a déployée en un seul week-end. Veillez à élaborer votre plan de mise en œuvre en fonction de vos propres spécificités.
Pensez à démarrer par un projet pilote dans un petit segment ou sur certains modules. Adaptez le déploiement global en fonction des retours d’expérience.
Il y a de nombreux points à prendre en compte lors de la création d’un plan de mise en œuvre, tels que :
- Fixer des jalons de mise en œuvre
- Identifier et minimiser les risques
- Communiquer le plan auprès des employés et des parties prenantes
- Formation
- Préparation au lancement
Impliquez les membres de l'équipe qui travaillent directement sur les processus que l’ERP va modifier. Cela vous aide à développer un plan de mise en œuvre réaliste qui soit à la fois ambitieux et pratique.
Surveiller et évaluer
Les systèmes et les processus peuvent également rencontrer des dysfonctionnements après la mise en œuvre. Surveillez les indicateurs techniques et qualitatifs après la mise en place afin de suivre la performance du système, l'adoption par les utilisateurs, l'efficacité des processus et les résultats financiers. Recueillez les retours des utilisateurs concernant leur expérience avec l’ERP afin d’identifier des axes d'amélioration, ou sollicitez l’aide du fournisseur.
Soyez également attentif à l’introduction de nouvelles fonctionnalités dans votre ERP et proposez des formations régulières lors de leur déploiement, afin d’aider vos collaborateurs à exploiter pleinement la plateforme ERP.
L’agilité est essentielle au succès
Votre parcours de mise en œuvre sera très probablement différent de celui des autres. Vous serez confronté à des défis uniques, certains pouvant ne figurer dans aucun guide de mise en œuvre, alors soyez prêt à faire preuve d’agilité tout au long du processus. Cette agilité vous permettra d’ajuster rapidement le plan de mise en œuvre en fonction de l’évolution de la situation et de maximiser vos chances de succès.
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