Les Meilleurs Types de Systèmes ERP pour Vous : Avantages et Exemples
Des solutions cloud, sur site, hybrides ou sectorielles : il existe une multitude de systèmes ERP disponibles. Avec autant d'options, il n'est pas surprenant de se sentir perdu.
En tant qu'expert en logiciels numériques, j'ai testé, analysé et utilisé plusieurs logiciels et types d’ERP différents. Une chose que j'ai apprise, c'est que le meilleur point de départ est de connaître les différents modèles, ce qu’ils font et comment ils peuvent bénéficier à votre entreprise.
À partir de là... il ne reste plus qu'à décider. Alors, commençons à trouver le type de système ERP qui convient le mieux à votre société.
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Qu'est-ce qu'un système ERP ?
Un système de gestion des ressources d’entreprise (ERP) est un logiciel de gestion d’entreprise qui peut aider à rationaliser les processus, simplifier la communication, accroître la productivité, et bien plus encore.
Un ERP fonctionne comme une solution unique de logiciels intégrés et centralisés. Il intègre tout ce dont les différents services de votre entreprise ont besoin pour fonctionner, gérer et automatiser leurs processus.
Même si toute votre entreprise peut profiter de la mise en place d’un tel système, les services qui tireront le plus de bénéfices de l’implémentation d’un ERP sont notamment :
- Comptabilité & Finance
- Ressources humaines
- Ventes
- Service client
- Gestion des stocks
Avec un système ERP complet, vous pouvez éliminer les logiciels isolés comme votre système de gestion de la relation client (CRM) autonome, votre logiciel de gestion financière ou votre logiciel de gestion des stocks.
Tous ces systèmes se trouvent dans l’ERP – avec l’avantage supplémentaire d’être reliés et centralisés sur une seule plateforme.
Aperçu des systèmes ERP
L’utilisation d’un système ERP peut aider toutes les entreprises à plusieurs niveaux. Mais tous les ERP ne se valent pas.
Si vous avez déjà cherché un logiciel organisationnel ou opérationnel pour votre société, vous savez que ceux-ci existent sous différentes formes, chacun proposant des composants différents selon les besoins de chaque entreprise.
Concernant les systèmes ERP, il existe quatre principaux types de systèmes parmi lesquels vous pouvez choisir :
- ERP clé en main : Ces systèmes sont très simples d’utilisation, ce qui les rend idéaux pour les débutants. Ils sont également faciles à installer, mais n’offrent pas les options de personnalisation et de configuration des solutions plus complexes. Ils sont dits « clé en main » car ils sont préconçus et prêts à l’emploi. L’installation consiste simplement à télécharger le logiciel et à saisir les informations de votre entreprise.
- ERP personnalisables : Également connus sous le nom d’ERP de niveau 1 (SAP, Microsoft Dynamics 365, et Oracle), ces systèmes sont développés à partir d’un cadre conçu ou défini par votre entreprise. Cela en fait l’une des options les plus personnalisables, mais en contrepartie, ces solutions sont coûteuses et nécessitent parfois une formation spécifique. Pour créer des fonctions adaptées à votre entreprise, les ERP de grande envergure demandent de nombreuses heures de développement et de conseil.
- ERP intermédiaires : Appelés aussi ERP de niveau 2, ces systèmes se situent entre les deux options précédentes. Même si votre entreprise peut utiliser un ERP intermédiaire prêt à l’emploi, ils offrent aussi de larges possibilités de personnalisation et de configuration. Si vous cherchez une solution qui réponde précisément à vos besoins sans exploser le budget, ce type de système est un excellent compromis. C’est généralement la meilleure option pour les petites entreprises.
- ERP sectoriel : Notre dernier type de système concerne ceux développés pour des secteurs spécifiques, comme l’agroalimentaire, les services professionnels ou le bâtiment et la construction. Pour utiliser ce type d’ERP, il faut bien maîtriser les termes, normes, politiques et procédures propres au secteur.
À retenir :
Les systèmes ERP ne sont pas toujours identifiés par type. Mais avec les explications rapides ci-dessus, vous devriez pouvoir reconnaître quel type de système vous avez devant vous – et celui qui a le plus de sens pour votre entreprise.
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Types d’ERP
Bien entendu, lorsque vous déterminez le type de logiciel de planification des ressources d’entreprise qui conviendra le mieux à votre société, il faut examiner plus que le système lui-même : vous devrez également identifier votre mode d’hébergement idéal durant votre processus de sélection.
Alors que le classement par type de système est plus nuancé et rarement mis en avant, les modes d’hébergement sont beaucoup mieux compris et mis en avant par les fournisseurs ERP. Les options d’hébergement les plus répandues sont :
ERP Cloud
Un ERP cloud est hébergé sur les serveurs de votre fournisseur ERP, auxquels vous accédez ensuite via Internet.
Généralement, il s’agit de solutions SaaS (software-as-a-service) avec un modèle d’abonnement, où vous payez un montant fixe prédéfini chaque mois, trimestre ou année.
La plupart des entreprises se tournent vers des solutions ERP cloud pour les raisons suivantes :
- La possibilité de se connecter à tout moment et de n’importe où
- Le stockage et les licences sont facilement extensibles au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise
- De nouvelles fonctionnalités et modifications peuvent être rapidement déployées, maintenant ainsi le logiciel à jour
Bien que le coût global soit généralement plus bas pour les solutions cloud, elles offrent une personnalisation limitée et la sécurité des données n’est pas sous votre contrôle direct.
Avantages :
- Prix relativement abordable
- Un prix global facile à calculer
- Mise en œuvre plus rapide
- Pas besoin de spécialistes IT internes pour la maintenance du système
Idéal pour :
- La majorité des entreprises, y compris les start-ups, PME et grandes organisations
Exemples :
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Ce ne sont pas les seules options cloud qui existent. Voici quelques-unes de mes autres recommandations pour vous aider à trouver la solution qui vous convient :
ERP multi-cloud
Similaire aux ERP cloud, les ERP multi-cloud utilisent plusieurs applications et services cloud tiers pour faire fonctionner votre système. Il peut s’agir de clouds publics ou non.
En général, les systèmes ERP multi-cloud sont utilisés par les grandes entreprises, car ils permettent aux utilisateurs de combiner les meilleures solutions pour tirer le meilleur parti de leur système. Bien que les PME puissent recourir à des systèmes ERP multi-cloud, ils sont généralement plus complexes à gérer et plus onéreux.
Avantages :
- Permet d’ajouter des fonctionnalités grâce à plusieurs solutions cloud
- Fournit un système centralisé pour les options de connexion
- Autorise l’intégration avec des ressources de cloud public pour étendre les capacités et les performances du système
Idéal pour :
- Les grandes entreprises, les sociétés dans des secteurs hautement réglementés ou les organisations à forte maturité digitale
ERP sur site
Un ERP sur site est hébergé sur les ordinateurs et serveurs de votre organisation. Il est accessible depuis n’importe quel ordinateur connecté et, selon la configuration de l’ERP, il peut parfois l’être à distance.
Puisque les solutions ERP sur site sont hébergées sur votre propre serveur, elles conviennent mieux aux entreprises disposant d’équipes informatiques dédiées. Vous êtes également responsable de la maintenance et des modifications, ce qui peut faire grimper rapidement les coûts de ce type de systèmes.
Avantages :
- Contrôle total du système
- Personnalisation et configuration complètes
- Sécurité des données sous votre contrôle direct
Idéal pour :
- Entreprises ayant besoin d’une grande personnalisation, d’une gouvernance complète et d’un contrôle total
Exemples :
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Plusieurs fournisseurs proposent à la fois des options sur site et des solutions en cloud, ce qui peut prêter à confusion lors du choix d’un ERP. Pour être certain de choisir le bon type, utilisez ma liste :
ERP hybride
Trouver un ERP hybride peut s’avérer plus difficile que pour les deux autres options. Mais, comme son nom l’indique, ce type d’hébergement combine des aspects d’un ERP en cloud et d’un ERP sur site.
Les solutions ERP hybrides offrent les avantages des deux modèles, ce qui les rend idéales pour les PME. Cependant, bien qu’il s’agisse d’un type d’ERP combiné, elles nécessitent une implication informatique plus importante que les options cloud, tout en offrant moins de flexibilité.
Avantages :
- Capacité à moderniser plus facilement les systèmes existants
- Ne nécessite pas de serveurs appartenant à l’entreprise
- Offre un meilleur contrôle sur les fonctionnalités du système
Idéal pour : Entreprises en croissance qui se développent, mais qui n’ont pas besoin d’un contrôle total
Exemples :
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Cas d’usage des logiciels ERP
Les logiciels ERP peuvent remplir de nombreuses fonctions, ce qui fait leur force, mais peut aussi les rendre un peu intimidants.
Pour clarifier les choses, j’ai examiné les meilleurs cas d’utilisation pour différents types de systèmes ERP afin de vous aider à mieux comprendre comment chaque solution tire son épingle du jeu.
- Gestion des stocks : Suivez, mettez à jour et résolvez les problèmes de votre inventaire. Vous pouvez aussi rendre ce processus moins chronophage en recherchant un ERP qui intègre des fonctionnalités d’achat.
- Gestion des licences logicielles : Améliorez vos capacités d’approvisionnement en centralisant tout, des fournisseurs aux comptes fournisseurs, sur une seule plateforme.
- Ventes et marketing : Les commerciaux peuvent utiliser un ERP pour transformer des devis en commandes en quelques minutes. En intégrant ventes et marketing, vous obtenez une vision plus globale de ce qui fonctionne (et, peut-être plus important encore, de ce qui ne fonctionne pas).
- Gestion financière : Gérer tous les aspects financiers depuis une seule plateforme pour augmenter la productivité et obtenir une vue d’ensemble plus complète de la santé financière de votre entreprise.
- Gestion de la relation client : Utilisez un ERP pour suivre les informations clients et personnaliser vos actions marketing. De plus, reliez directement vos options de service client à vos portails clients pour plus d’efficacité.
- Gestion de la chaîne logistique : Organisez mieux vos bons de commande et suivez la production en cours. Un ERP peut vous aider à réduire les risques de rupture de stocks pour que vous disposiez toujours de ce que veulent vos clients.
- Gestion des ressources humaines : Gérez efficacement toutes vos ressources humaines, vos politiques d’entreprise, et favorisez la culture d’entreprise à travers l’ERP.
- Gestion de projets : Gérez vos projets en répartissant les tâches, en suivant les dépenses et en supervisant l’avancement du projet dans l’ERP. De plus, effectuez des rapports détaillés à chaque étape pour garantir l’efficacité — et résoudre rapidement les problèmes éventuels.
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Secteurs qui bénéficient le plus de l'utilisation d'un logiciel ERP
De nombreux secteurs peuvent tirer profit de l'utilisation d'un ERP — et les acteurs du marché s'en rendent rapidement compte. La preuve ? Allied Marketing Research prévoit que le marché mondial de l'ERP dépassera 117 milliards de dollars d'ici 2030.
Cela dit, bien que pratiquement toutes les entreprises de tous les secteurs puissent en bénéficier, certains secteurs en retirent un avantage plus marqué. C'est pourquoi ce sont également les secteurs où l'on retrouve le plus souvent des systèmes de planification des ressources d'entreprise. Ces secteurs incluent :
- Technologie & SaaS
- Commerce électronique
- Construction
- Agroalimentaire
- Santé
- Industrie manufacturière
Fonctionnalités courantes des logiciels ERP
Bien que les fonctionnalités et capacités des logiciels ERP puissent varier considérablement d'une solution à l'autre, un ensemble de fonctions courantes (appelées modules) se retrouvent dans toutes les meilleures solutions. Elles comprennent :
Comptabilité
Certains considèrent que la comptabilité est le véritable cœur d'un logiciel ERP car elle bénéficie le plus de la centralisation, notamment grâce à la possibilité de générer des rapports détaillés et globaux à l'échelle de l'entreprise.
Quelques fonctionnalités de comptabilité présentes sur les logiciels ERP incluent la facturation, la génération de rapports financiers, la budgétisation, l'agrégation de données (adieu les feuilles de calcul éparses) et des fonctions générales de gestion financière. Lorsqu'il est intégré aux systèmes comptables, un ERP devient une solution puissante pour la plupart des processus financiers.
Site web/Commerce électronique
La plupart des ERP possèdent des fonctionnalités qui permettent de concevoir, configurer et héberger votre site web directement depuis votre système. Cela simplifie des opérations comme les paiements en ligne, le traitement des commandes, et la création ou la gestion d'un portail client.
Gestion de projet
Bien que la plupart des systèmes ERP offrent des capacités de gestion de projet, les fonctionnalités liées à ce domaine peuvent énormément varier. La plupart intègrent feuilles de temps et gestion des tâches ; cependant, les systèmes plus complets proposent aussi la gestion des achats, la gestion des ressources, la gestion des commandes, des estimations de coûts et des rapports ou synthèses de projet.
Service client
Un ERP doit fournir toutes les fonctionnalités fondamentales d’un système de gestion de la relation client (CRM). Par exemple, les ERP proposent généralement un chat en direct, des enquêtes personnalisables, le suivi des données clients et un service d’assistance.
Ensemble, ces fonctionnalités permettent de rationaliser les opérations de service client, de réduire le temps d'attente des appels et d’optimiser globalement l'expérience du client.
Ressources humaines
Ce module est conçu pour gérer toutes les tâches essentielles des RH. Par exemple, un ERP peut inclure des évaluations de performance, la gestion de la paie, des outils de recrutement, les notes de frais, ainsi que le suivi des absences ou des congés.
Opérations générales
L’un des avantages majeurs de l’ERP est qu’il permet de centraliser toutes vos opérations sur une seule et même plateforme.
Grâce à cela, vous pouvez suivre et gérer des opérations générales qu’on ne retrouve pas forcément sur d’autres solutions collaboratives, comme les achats, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, le suivi de la rentabilité, la gestion des stocks, etc.
Automatisation des flux de travail
Les fonctionnalités d’automatisation des divers flux de travail dans les différents départements permettent de réduire le temps consacré à des tâches fastidieuses ou répétitives, comme l’agrégation de données pour la préparation des rapports financiers.
Analytique et reporting
Les fonctionnalités d'analyse et de reporting disponibles dans un ERP sont plus puissantes car elles englobent l'ensemble de l'entreprise, contrairement à des outils spécifiques à un département ou à un projet.
Cela peut aider à améliorer les capacités de prise de décision et à offrir une définition claire des besoins métier nécessaires pour aller de l'avant.
Si possible, recherchez des options de données en temps réel pour renforcer encore davantage vos capacités de prise de décision.
Conseils pour bien choisir son système ERP
Maintenant que vous avez une compréhension approfondie des types de systèmes ERP dont votre entreprise pourrait bénéficier, il est temps de trouver l'ERP qui vous convient. Tenez compte des questions suivantes lors du choix de votre type d’ERP et de logiciel.
- Quels sont vos besoins métier spécifiques ? Le logiciel et le type choisis peuvent-ils évoluer avec votre entreprise ?
- Aurez-vous besoin d’un partenaire d’implémentation pour assurer le lancement de votre ERP dans les délais et le respect du budget ?
- Quels risques sont associés à chaque type et comment pouvez-vous les atténuer ?
- Niveau de personnalisation possible avec chaque option de déploiement ?
- Quel impact chaque modèle de déploiement a-t-il sur les coûts, la maintenance et l’accessibilité ?
- Quelle quantité de formation est requise pour les différents niveaux d’utilisateurs ?
Si vous êtes toujours indécis après avoir réfléchi à ces questions, jetez un œil à quelques-unes de mes solutions ERP préférées pour vous aider à démarrer. De plus, vous abonner à des newsletters ERP spécialisées peut fournir des informations et mises à jour continues pour orienter votre processus de décision.
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