Les Meilleurs Types de Systèmes ERP pour Vous : Avantages et Exemples
Des solutions basées sur le cloud, sur site, hybrides ou encore spécifiques à certains secteurs : il existe d’innombrables types de systèmes ERP. Avec autant d’options disponibles, il n’est pas rare de se sentir perdu.
En tant qu’expert en logiciels numériques, j’ai testé, examiné et utilisé plusieurs logiciels ERP différents ainsi que leurs variantes. Ce que j’ai appris, c’est que le meilleur point de départ consiste à connaître les différents modèles, leurs spécificités et les avantages qu’ils peuvent représenter pour votre entreprise.
Ensuite… eh bien, il ne reste plus qu’à faire un choix. Commençons donc à trouver le type de système ERP qui conviendra le mieux à votre société.
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Qu’est-ce qu’un système ERP ?
Un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est une forme de logiciel de gestion d’entreprise qui peut vous aider à rationaliser les processus, faciliter la communication, accroître la productivité, et bien plus encore.
Les ERP fonctionnent comme un système unique d’applications centralisées et intégrées. Ils comprennent tout ce dont les départements de votre entreprise ont besoin pour exploiter, gérer et automatiser les processus.
Même si toute votre entreprise peut profiter de la mise en place de l’un de ces systèmes, les départements qui en tireront le plus de bénéfices avec l’implémentation d’un ERP sont :
- Comptabilité & Finance
- Ressources humaines
- Ventes
- Service client
- Gestion des stocks
Avec un système ERP complet, vous pouvez éliminer les logiciels isolés, comme votre système de gestion de la relation client (CRM), votre solution de gestion financière ou de gestion des stocks individuelle.
Tous ces outils se regroupent dans l’ERP – avec l’avantage supplémentaire d’être connectés et centralisés sur une seule et même plateforme.
Aperçu des systèmes ERP
L’utilisation d’un système ERP peut aider toute entreprise à différents niveaux. Mais tous les ERP ne se valent pas.
Si vous avez déjà cherché un logiciel organisationnel ou opérationnel pour votre société, vous savez qu’ils existent en plusieurs versions, toutes avec différents composants afin de répondre aux besoins de chaque entreprise.
Pour ce qui est des systèmes ERP, il existe quatre types principaux parmi lesquels vous pouvez choisir :
- ERP clé en main : Ces systèmes sont très faciles d’utilisation et donc parfaits pour les débutants. Ils sont également simples à installer, mais n’offrent pas la personnalisation ou les options de configuration de solutions plus complexes. On les considère comme clé en main parce qu’ils sont déjà préconçus et immédiatement utilisables. Il vous suffit de les télécharger et d’entrer les informations de votre entreprise pour démarrer.
- ERP personnalisables : Également appelés ERP de Niveau 1 (SAP, Microsoft Dynamics 365, et Oracle), ces systèmes sont développés à partir d’un cadre déterminé ou défini par votre entreprise. Ils figurent parmi les options les plus personnalisables, mais cela a un prix : ces solutions sont coûteuses, et leur prise en main peut nécessiter une formation. Pour créer des fonctions métiers personnalisées, les ERP à grande échelle nécessitent beaucoup d’heures de développement et de conseil.
- ERP intermédiaires : Aussi appelés ERP de Niveau 2, ils se situent entre les deux premières options. Votre entreprise peut déployer un ERP intermédiaire dès l’installation, mais ces solutions proposent également de nombreuses possibilités de personnalisation et de configuration. Si vous recherchez une solution qui répond à vos besoins spécifiques sans exploser votre budget, ce type de système est un excellent compromis. C’est en général le meilleur choix pour les petites entreprises.
- ERP spécifiques au secteur : Enfin, il existe des systèmes conçus pour certains secteurs d’activité, comme l’agroalimentaire, les services professionnels ou le bâtiment. Pour utiliser ce type d’ERP, il est essentiel de maîtriser les termes, normes, politiques et procédures spécifiques à votre secteur.
À garder à l'esprit :
Les systèmes ERP ne sont pas toujours désignés par type. Mais grâce aux descriptions rapides ci-dessus, vous devriez pouvoir identifier le type de système auquel vous avez affaire—et déterminer celui qui a le plus de sens pour votre entreprise.
Types d’ERP
Bien entendu, lorsque vous choisissez le type de logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui conviendra le mieux à votre société, il ne faut pas seulement examiner le système ; il est également essentiel d’identifier le type d’hébergement idéal lors de votre processus de sélection.
Alors que les types de systèmes sont plus nuancés et rarement mis en avant, les types d’hébergement sont généralement bien connus et promus par les fournisseurs d’ERP. Les options d’hébergement les plus courantes sont :
ERP basé sur le cloud
Un ERP basé sur le cloud est hébergé sur les serveurs de votre fournisseur d’ERP, auxquels vous accédez ensuite via internet.
En général, il s’agit de solutions software-as-a-service (SaaS) proposées avec un tarif d’abonnement, où vous payez un montant fixe prédéterminé chaque mois, trimestre ou année.
La plupart des entreprises se tournent vers des solutions ERP basées sur le cloud pour les raisons suivantes :
- La possibilité de se connecter à tout moment, depuis n’importe quel endroit
- Le stockage et les licences peuvent facilement être étendus à mesure que l’entreprise se développe
- De nouvelles fonctionnalités et modifications sont rapidement implémentées, ce qui garantit un logiciel toujours à jour
Bien que le coût global soit généralement plus bas pour les solutions cloud, elles proposent une personnalisation limitée et la sécurité des données n’est pas sous votre contrôle direct.
Avantages :
- Abordabilité relative
- Un tarif global facile à calculer
- Mise en œuvre plus rapide
- Aucun besoin de spécialistes informatiques internes pour la maintenance du système
Mieux adapté pour :
- La plupart des organisations, y compris les startups, les PME et les grandes entreprises
Exemples :
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Ce ne sont pas les seules options cloud disponibles. Voici quelques-unes de mes autres suggestions pour vous aider à trouver la solution adaptée :
ERP multi-cloud
Similaires aux ERP cloud, les ERP multi-cloud exploitent plusieurs applications et services cloud tiers pour faire fonctionner votre système. Ceux-ci peuvent être publics ou non.
En général, les systèmes ERP multi-cloud sont utilisés par de grandes entreprises, car ils permettent aux utilisateurs de combiner les meilleures solutions afin de tirer parti au maximum de leur système. Bien que les PME puissent utiliser des ERP multi-cloud, ils sont généralement plus complexes à gérer et plus coûteux.
Avantages :
- Permet d’ajouter des fonctionnalités à l’aide de multiples solutions cloud
- Fournit un seul système centralisé pour la connexion
- Permet l’intégration avec des ressources cloud publiques afin d’élargir les capacités et les performances du système
Mieux adapté pour :
- Grandes entreprises, sociétés dans des secteurs fortement réglementés ou organisations matures digitalement
ERP sur site
Un ERP sur site est hébergé sur les ordinateurs et serveurs de votre organisation. Il peut être accessible via n’importe quel ordinateur connecté et parfois à distance, en fonction du paramétrage de l’ERP.
Puisque les solutions ERP sur site sont hébergées sur votre propre serveur, elles conviennent le mieux aux entreprises disposant d’équipes informatiques dédiées. Vous êtes également responsable de la maintenance et des modifications, ce qui peut entraîner des coûts plus élevés, rapidement.
Avantages :
- Contrôle total du système
- Options complètes de personnalisation et de configuration
- Sécurité des données sous votre contrôle direct
Meilleur pour :
- Entreprises ayant besoin d’une personnalisation poussée, d’une gouvernance complète et d’un contrôle global
Exemples :
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Plusieurs fournisseurs proposent à la fois des options sur site et dans le cloud, ce qui peut rendre le choix d’un ERP déroutant. Pour vous assurer de choisir le bon type, utilisez ma liste :
ERP hybride
Trouver un ERP hybride peut s’avérer plus difficile que les deux autres options. Mais, comme le nom l’indique, ce type d’hébergement combine des aspects d’un ERP cloud et d’un ERP sur site.
Les solutions ERP hybrides offrent les avantages des deux types de solutions, ce qui les rend idéales pour les PME. Cependant, bien qu’il s’agisse d’un type ERP hybride, elles exigent plus d’implication informatique que les options basées sur le cloud, avec moins de flexibilité.
Avantages :
- Capacité à mettre à niveau les systèmes existants plus facilement
- Ne nécessite pas de serveurs appartenant à l’entreprise
- Offre un meilleur contrôle sur les fonctionnalités du système
Meilleur pour : Entreprises en croissance qui se développent, mais qui n’ont pas besoin d’un contrôle total
Exemples :
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Cas d’usage des logiciels ERP
Les logiciels ERP peuvent remplir de nombreuses fonctions, ce qui fait leur puissance, mais peut aussi rendre leur utilisation parfois un peu intimidante.
Pour clarifier les choses, j’ai examiné les meilleurs cas d’utilisation pour les différents types de systèmes ERP afin de vous aider à mieux comprendre comment chacun joue son rôle.
- Gestion des stocks : Suivez, mettez à jour et résolvez les problèmes de vos stocks. Vous pouvez également rendre ce processus moins chronophage en optant pour un ERP intégrant aussi des fonctionnalités d’approvisionnement.
- Gestion des licences logicielles : Améliorez vos capacités d’approvisionnement en centralisant tout ce qui concerne les fournisseurs et les comptes fournisseurs sur une plateforme unique.
- Ventes et marketing : Les commerciaux peuvent utiliser un ERP pour transformer des devis en commandes clients en quelques minutes. En intégrant la vente et le marketing, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble plus complète de ce qui fonctionne (et, encore plus important, de ce qui ne fonctionne pas).
- Gestion financière : Gérez tous les aspects financiers depuis une seule plateforme afin d’accroître la productivité et d’obtenir une vue d’ensemble plus précise de la santé financière de votre entreprise.
- Gestion de la relation client : Utilisez un ERP pour suivre les informations client et personnaliser vos initiatives marketing. De plus, reliez vos options de service client directement aux portails clients pour gagner en efficacité.
- Gestion de la chaîne d’approvisionnement : Organisez mieux vos commandes d’achats et surveillez la production en cours. Un ERP peut vous aider à réduire les risques de rupture de stock, afin de toujours satisfaire vos clients.
- Gestion des ressources humaines : Gérez efficacement toutes vos ressources humaines, les politiques de l’entreprise, et contribuez à maintenir la culture d’entreprise directement dans l’ERP.
- Gestion de projet : Gérez vos projets en attribuant des tâches, suivant les dépenses et surveillez la progression directement depuis l’ERP. De plus, réalisez des rapports détaillés à chaque étape du projet pour garantir l’efficacité — et traitez rapidement les éventuels problèmes.
Secteurs qui tirent le plus profit de l’utilisation d’un logiciel ERP
De nombreux secteurs peuvent bénéficier de l’utilisation d’un ERP — et les professionnels l’ont bien compris. La preuve ? Allied Marketing Research prévoit que le marché mondial de l’ERP va dépasser 117 milliards de dollars d’ici 2030.
Toutefois, même si pratiquement toutes les entreprises de tous les secteurs peuvent en tirer profit, certains secteurs y gagnent plus que d’autres. De ce fait, ce sont également ces secteurs où l’on retrouve le plus souvent un système de planification des ressources d’entreprise. Ces secteurs incluent :
- Technologie & SaaS
- E-commerce
- Construction
- Agroalimentaire
- Santé
- Industrie manufacturière
Fonctionnalités courantes des logiciels ERP
Bien que les fonctionnalités et les capacités d’un ERP puissent grandement varier d’une solution à l’autre, il existe un ensemble de modules essentiels communs à toutes les meilleures options du marché. Ceux-ci incluent :
Comptabilité
Certains considèrent que la comptabilité est le véritable cœur d’un ERP car elle profite le plus de la centralisation, grâce à la possibilité de générer des rapports détaillés et globaux pour toute l’entreprise.
Parmi les fonctionnalités comptables présentes dans un ERP, on retrouve la facturation, la génération de rapports financiers, l’élaboration de budgets, l’agrégation des données (adieu, tableaux Excel perdus) ainsi que des fonctions financières générales. Lorsqu’il est intégré à des systèmes comptables, l’ERP peut devenir une solution puissante pour la majorité des processus financiers.
Site web/E-commerce
La plupart des ERP proposent des fonctionnalités permettant de concevoir, configurer et héberger votre site web directement depuis le système. Cela simplifie la gestion des paiements en ligne, du traitement des commandes ou encore du portail client.
Gestion de projet
Bien que la quasi-totalité des systèmes ERP incluent des capacités de gestion de projet, les fonctionnalités proposées peuvent beaucoup varier. La plupart intègrent les feuilles de temps et la gestion des tâches ; cependant, des systèmes plus complets offriront aussi l’approvisionnement, la gestion des ressources, la gestion des commandes, les estimations de coûts, et des rapports ou synthèses de projets.
Service client
Un ERP devrait proposer toutes les fonctionnalités fondamentales d’un système de gestion de la relation client (CRM). Par exemple, les ERP proposent généralement un chat en direct, des enquêtes personnalisables, le suivi des données client et un centre d’assistance.
En cumulant ces fonctionnalités, il est possible de fluidifier les opérations du service client, réduire le temps d’attente des appels et, d’une manière générale, optimiser l’expérience client.
Ressources humaines
Ce module englobe toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion RH. Par exemple, un ERP peut inclure les évaluations de performance, la gestion de la paie, le recrutement, la gestion des notes de frais et le suivi des congés ou absences.
Opérations générales
L’un des plus grands avantages des ERP est de pouvoir centraliser toutes vos opérations sur une seule et même plateforme.
Grâce à cela, vous pouvez suivre et piloter des opérations générales qui ne se retrouvent pas toujours dans d’autres solutions collaboratives, telles que l’approvisionnement, la gestion de la chaîne logistique, le suivi de la rentabilité, la gestion des stocks, et bien plus.
Automatisation des processus
Les fonctionnalités d’automatisation des processus métiers, tous départements confondus, peuvent faire gagner un temps précieux sur les tâches fastidieuses ou répétitives, comme l’agrégation des données pour la préparation des rapports financiers.
Analytique et reporting
Les fonctionnalités d'analyse et de reporting disponibles dans un ERP sont plus puissantes car elles englobent l'ensemble de l'entreprise, contrairement aux solutions spécifiques à un département ou à un projet.
Cela peut contribuer à améliorer la capacité de prise de décision et à fournir une définition claire des exigences commerciales nécessaires pour aller de l'avant.
Si possible, recherchez des options de données en temps réel pour renforcer encore davantage vos capacités décisionnelles.
Conseils pour choisir le bon système ERP
Maintenant que vous avez une compréhension approfondie des types de systèmes ERP que votre entreprise pourrait utiliser, il est temps de trouver celui qui vous convient le mieux. Prenez en compte les questions suivantes lors du choix de votre type d’ERP et de votre logiciel.
- Quels sont vos besoins spécifiques en matière d’affaires ? Le logiciel et le type choisis peuvent-ils évoluer avec votre entreprise ?
- Aurez-vous besoin d’un partenaire d’implémentation pour garantir la réussite de votre ERP dans les délais et le budget impartis ?
- Quels risques sont associés à chaque type et comment pouvez-vous les atténuer ?
- Quel niveau de personnalisation est possible avec chaque option de déploiement ?
- Comment chaque modèle de déploiement impacte-t-il les coûts, la maintenance et l’accessibilité ?
- Quelle quantité de formation est requise pour les différents niveaux d'utilisateur ?
Si, après vous être posé ces questions, vous hésitez toujours, consultez quelques-unes de mes meilleures options de logiciels ERP pour vous aider à démarrer. De plus, l’abonnement à des newsletters spécialisées ERP peut vous apporter des analyses continues et des mises à jour pour orienter votre prise de décision.
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