Collaboration ERP : outils, avantages et exemples
Imaginez une organisation où chaque employé, de l’atelier à la direction, dispose des informations dont il a besoin pour son travail. C’est ce que la collaboration ERP peut accomplir.
- Votre équipe commerciale peut consulter les données et confirmer les dates de livraison aux clients.
- Le service financier peut surveiller les niveaux de stock en temps réel afin d’optimiser les flux de trésorerie.
- Vous pouvez faire une pause, en sachant que votre entreprise fonctionne correctement.
Voici comment sélectionner et mettre en œuvre une plateforme ERP qui favorise la collaboration dans toute votre organisation.
Introduction à la collaboration ERP
Les systèmes ERP (progiciels de gestion intégrés) facilitent la collaboration en fournissant une plateforme centralisée qui intègre les données et les processus des différents services et fonctions d’une organisation. Cela permet le partage d’informations en temps réel, simplifie les flux de travail et, comme on peut s’y attendre, améliore la communication et la coordination entre les équipes.
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Par exemple, l’Université de Toronto a mis en œuvre le système ERP de SAP afin d’intégrer ses données financières, de recherche, relatives aux étudiants et aux ressources humaines. Cela lui a permis de :
- Automatiser des flux de travail tels que le processus « de l’approvisionnement au paiement » et le processus « de l’embauche au départ à la retraite », en rationalisant les processus entre les services
- Fournir un accès en libre-service aux données en temps réel à 18 000 membres du personnel et du corps enseignant, pour accélérer la prise de décision
- Proposer des analyses avancées et des tableaux de bord pour améliorer les rapports et les informations exploitables
En faisant de l’automatisation et de la collaboration leurs priorités principales, l’Université de Toronto a utilisé le progiciel S/4HANA de SAP pour obtenir une clôture mensuelle 50 % plus rapide et un traitement par lots 25 % plus rapide.
Principaux avantages de la collaboration ERP
Grâce aux logiciels ERP, les entreprises peuvent rendre les informations plus accessibles dans toute leur organisation. Lorsque des services comme la finance, les ventes, les opérations et les ressources humaines travaillent ensemble à partir de la même source de données centralisée, il devient beaucoup plus facile de prendre des décisions éclairées.
Voici quelques façons courantes dont la collaboration ERP profite aux entreprises, avec des exemples concrets pour chacune d’elles :
1. Partage d’informations en temps réel
En intégrant toutes les données dans une base de données unique, l’ERP fournit une « source unique de vérité » à laquelle tous les services peuvent accéder instantanément. Cela élimine les silos de données, les redondances et les erreurs liés à l’utilisation de différents systèmes existants.
48 % de ROI annuel et plus
En adoptant Oracle Analytics Cloud et Oracle Fusion ERP Analytics, une entreprise spécialisée dans la science des données a obtenu un ROI annuel de 48 %, avec une période d’amortissement de 2,7 ans. Comme les données en temps réel permettaient aux utilisateurs de combiner facilement l’ERP, le HCM et d’autres logiciels pour effectuer des analyses interfonctionnelles, leur temps de préparation des données a été réduit de plusieurs centaines d’heures.
2. Réduire les barrières géographiques
En regroupant vos données et vos processus sur une plateforme unique, les ERP permettent aux employés d’accéder aux informations en temps réel, quel que soit leur emplacement physique. Cela est particulièrement utile pour les organisations internationales dont les bureaux, entrepôts et sites de production sont répartis dans plusieurs pays ou continents.
Réduire la distance
Coca-Cola HBC, l’un des plus grands partenaires d’emballage de Coca-Cola au monde, a déployé SAP ERP dans ses activités réparties sur 28 pays.
Nous servons des clients qui exigent et adoptent les services numériques et la rapidité. Les services et l’assistance SAP nous ont permis de migrer avec succès vers SAP S/4HANA afin de répondre à ces exigences.
3. Transparence et responsabilité accrues
La mise en œuvre d’un système ERP peut améliorer considérablement la transparence et la responsabilité au sein d’une organisation. L’étude de cas de Quantum Group en est un excellent exemple.
Meilleur suivi
Fournisseur majeur de services d’impression et de marketing, Quantum a mis en œuvre un système ERP appelé Interprise Suite afin de remédier aux inefficacités et d’améliorer la transparence.
Grâce à une plateforme unifiée facilitant le partage des données en temps réel entre les services, l’entreprise a pu suivre les commandes, améliorer la gestion des stocks et réorganiser ses processus financiers. Cela a entraîné une réduction de 35 % des coûts opérationnels au cours de la première année.
4. Simplification de l’accès aux données financières
Les systèmes ERP consolident les données financières, permettant aux équipes financières d’accéder rapidement et efficacement aux informations à jour. Ils éliminent le besoin de systèmes financiers disparates et de saisie manuelle des données, ce qui accélère le traitement des transactions tout en réduisant les erreurs.
Mise en œuvre en trois jours = 50 % de ventes supplémentaires
Fulton & Roark est un détaillant établi en Caroline du Nord spécialisé dans les produits de soins pour hommes, qui s’est récemment associé à Netsuite ERP afin de consolider ses données financières. Après un processus de mise en œuvre de trois semaines, l’entreprise a pu augmenter son volume annuel de ventes de plus de 50 %.
Une fois l’ERP en place, l’équipe financière a également pu réduire ses erreurs de tenue des comptes et internaliser entièrement la comptabilité.
5. Amélioration de la communication au sein des équipes
Grâce à une plateforme centralisée de partage des données et de mises à jour en temps réel, soutenue par des outils de communication intégrés, les systèmes ERP peuvent considérablement améliorer la collaboration au sein des équipes distantes dont les flux de travail sont répartis.
Réduire la pile technologique
Prenons par exemple le fabricant de produits de nettoyage industriel ABC Compounding. ABC a commencé à utiliser Sage ERP X3 afin d’améliorer le partage des données et la communication interne au sein de son équipe de 150 employés.
Nous avons pu abandonner plusieurs applications tierces dont nous avions besoin. Nous ne sommes opérationnels que depuis peu de temps, mais notre équipe est déjà convaincue de la contribution de Sage ERP X3.
6. Amélioration de l’allocation des ressources
Grâce aux données en temps réel sur la disponibilité, la charge de travail et la demande, les organisations peuvent affecter leurs ressources plus efficacement. De nombreux outils ERP basés sur le cloud peuvent également prévoir la disponibilité future des ressources à partir des données historiques, garantissant ainsi une utilisation optimale.
Centralisation des données
Moul'appétit SRL, une entreprise de distribution de produits de la mer basée en Belgique, rencontrait des difficultés dans la gestion des stocks, le suivi des commandes et la coordination des livraisons. Grâce à l'ERP Odoo, Moul'appétit a pu intégrer la gestion de ses stocks, ses ventes et ses opérations de livraison sur une seule plateforme. Cette intégration a fourni une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, l'état des commandes et les calendriers de livraison.
Grâce à cela, l'entreprise a pu prévoir la demande avec plus de précision, optimiser les niveaux de stock et garantir des livraisons dans les délais.
Les meilleurs outils ERP pour le travail collaboratif
Mon équipe et moi avons étudié les meilleurs systèmes ERP du marché et déterminé qu’il s’agissait des meilleures solutions disponibles :
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Exemples d'amélioration de la collaboration grâce à un ERP
À quoi ressemble la collaboration avec un ERP en pratique ? J'ai rassemblé plusieurs cas d'utilisation avancés d'un ERP pour vous donner un aperçu concret de ces fonctionnalités. Des tableaux de bord partagés pour les indicateurs clés de performance à la gestion collaborative des documents avec contrôle des versions, voici quelques-unes des façons originales dont les systèmes ERP peuvent encourager la collaboration au sein des équipes B2B :
Tableaux de bord partagés pour harmoniser les équipes
Les systèmes ERP fournissent des tableaux de bord partagés qui offrent une vue d'ensemble des données d'une organisation. Ces tableaux de bord garantissent que tous les membres de l'équipe ont accès aux mêmes informations en temps réel, ce qui élimine les incohérences et favorise une prise de décision synchronisée.
Par exemple, les tableaux de bord d'équipe de Freshservice permettent aux responsables de sélectionner les indicateurs clés de performance (KPI) de leurs équipes, afin de garantir que chacun soit aligné sur les enjeux critiques.
Canaux de communication centralisés
Les systèmes ERP améliorent la communication en fournissant des canaux centralisés pour la messagerie et la collaboration. Les outils intégrés tels que la messagerie, le partage de fichiers, la visioconférence et le CRM facilitent la communication en temps réel et éliminent les silos entre les services.
TallyPrime dispose d'une fonctionnalité qui permet de partager des documents spécifiques via WhatsApp. De même, Katana est un ERP basé sur le cloud qui s'intègre à Facebook Messenger grâce à Zapier.
Gestion documentaire pour fluidifier les flux de travail
Les systèmes ERP rationalisent la gestion documentaire en centralisant le stockage, le partage et le contrôle des versions. Cela garantit que tous les membres de l'équipe ont accès aux informations les plus récentes, réduisant ainsi les doublons et les erreurs.
Par exemple, le système de gestion documentaire d'Infor CloudSuite permet de retrouver rapidement les documents et de les modifier en temps réel, ce qui améliore la collaboration entre les employés et accélère les délais des projets. Cette fonctionnalité est très utile pour maintenir des flux de travail efficaces et exempts d'erreurs.
Gestion des tâches et responsabilisation
Les systèmes ERP permettent de gérer les projets avec des échéances précises et des fonctionnalités de suivi, garantissant ainsi la responsabilisation.
Le module ERP intégré de XB Software permet de créer, d'attribuer et de suivre les tâches, aidant les responsables à surveiller l'avancement et à s'assurer que les tâches sont terminées dans les délais prévus. Cela instaure un sentiment de responsabilité et offre une visibilité sur les projets, permettant aux équipes de travailler de manière cohérente.
Collaboration mobile
Les solutions ERP prennent en charge la collaboration mobile, permettant aux équipes de rester connectées et de prendre des décisions en temps réel, où qu'elles se trouvent. Il s'agit d'une fonctionnalité précieuse pour les équipes à distance et le personnel de terrain.
Vault ERP fait partie des fournisseurs qui proposent des applications mobiles permettant aux équipes de collaborer où qu'elles soient, garantissant une connectivité continue et une participation aux processus décisionnels. QuickBooks, Dynamics365 et Bitrix24 proposent également des applications mobiles dédiées pour Android et iOS.
Intégration avec d'autres outils de collaboration
De nombreux fournisseurs d'ERP s'intègrent aujourd'hui de manière fluide à d'autres outils de collaboration tels que Microsoft Teams, Slack et Zoom. Ces intégrations permettent aux employés de continuer à utiliser leurs outils de communication préférés pour partager des informations, tout en bénéficiant des fonctionnalités améliorées d'un système ERP.
La plupart des systèmes ERP disponibles aujourd'hui proposent plusieurs options d'intégration natives, via des plateformes d'automatisation comme Zapier et Make, ainsi que par l'intermédiaire d'API ouvertes. Parmi les exemples, citons NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365, entre autres.
ERP social : la prochaine étape de la collaboration au sein des ERP
L’ERP social représente la prochaine étape des systèmes ERP collaboratifs, en associant la puissance des réseaux sociaux à la planification traditionnelle des ressources.
Bien que de nombreux types de systèmes ERP proposent déjà leurs propres outils de collaboration intégrés, le fait de pouvoir retrouver les clients, les employés et les partenaires sur la plateforme de leur choix rend la communication beaucoup plus fluide.
Qu’est-ce qu’un ERP social ?
L’ERP social intègre les systèmes ERP traditionnels à des outils de réseaux sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook afin d’améliorer la productivité et la communication entre les employés, les clients, les fournisseurs et les partenaires. En échangeant avec les parties prenantes selon leurs propres modalités et en utilisant la plateforme de leur choix, vous pouvez faciliter une résolution plus efficace des problèmes.
Contrairement aux systèmes ERP traditionnels — qui proposent des outils de communication intégrés pour le partage de documents, la discussion instantanée et la visioconférence — l’ERP social s’intègre à des plateformes de réseaux sociaux tierces afin de créer une expérience de collaboration aussi fluide que possible pour les équipes.
Par exemple, l’intégration des réseaux sociaux par SAP au moyen de SAP Jam permet une collaboration fluide dans les processus métier, améliorant ainsi les communications internes et externes. Oracle SRM et Epicor Social Enterprise font partie des autres exemples de fournisseurs d’ERP qui explorent les intégrations avec les réseaux sociaux.
Avantages de l’ERP social
L’ERP social ne constitue pas une révolution pour tout le monde, mais pour les organisations tournées vers l’avenir qui travaillent souvent avec des effectifs répartis, il peut représenter un avantage concurrentiel considérable. Voici quelques avantages clés :
- Collaboration améliorée : les systèmes ERP sociaux facilitent la collaboration et la communication entre les équipes en fournissant des outils tels que des fils d’activité, des agents conversationnels et des fils de conversation. SYSPRO Harmony, par exemple, permet le partage d’informations et la collaboration en temps réel entre les services, améliorant ainsi la productivité globale et la réactivité.
- Engagement client : l’intégration des réseaux sociaux aux systèmes ERP permet aux entreprises d’interagir plus efficacement avec leurs clients. En suivant et en analysant les interactions des clients sur les plateformes sociales, les entreprises peuvent fournir des services personnalisés et répondre rapidement aux demandes et aux commentaires des clients.
- Flux de travail rationalisés : les systèmes ERP sociaux peuvent améliorer les processus métier en fournissant un accès en temps réel aux données sociales et en les intégrant aux fonctions ERP traditionnelles. Cette intégration contribue à rationaliser les flux de travail, à réduire les redondances et à améliorer la prise de décision.
- Transparence accrue : en intégrant des outils de réseaux sociaux, les systèmes ERP sociaux offrent une meilleure visibilité sur les processus métier et favorisent une culture de transparence et de responsabilité. Par exemple, Oracle Social Relationship Management (SRM) surveille les contenus payants, détenus et acquis sur les réseaux sociaux, les forums de discussion, les blogs et bien plus encore. En filtrant plus de 700 millions de messages chaque jour, il fait ressortir les conversations pertinentes afin que les entreprises puissent en assurer le suivi.
ERP social par rapport à l’ERP traditionnel
| ERP traditionnel | ERP social | |
| Définition | Rationalise les flux de travail quotidiens de l’entreprise dans les domaines des ressources humaines, de la comptabilité, des services, de la chaîne d’approvisionnement et bien plus encore. | S’intègre également à des outils de réseaux sociaux comme Twitter, LinkedIn et Facebook afin d’améliorer la collaboration, la communication et l’engagement client. |
| Fonctionnalités clés | - Utilise des outils de communication natifs pour le travail en équipe et la collaboration - Ne fonctionne pas nativement avec les outils tiers de partage de fichiers, de réseautage social et de messagerie instantanée - Ne dispose pas d’outils d’intégration robustes tels que des extensions, des connecteurs ou des API | - S’intègre aux outils de réseaux sociaux - Permet de suivre facilement les conversations, les projets et les processus sur plusieurs plateformes sociales - Comprend des fonctionnalités avancées telles que l’accès aux API et des fonctions d’intégration |
| Avantages | - Plateforme sécurisée - Personnalisation étendue - Contrôle sur site | - Travail d’équipe amélioré - Meilleur engagement client - Communications rationalisées |
| Inconvénients | - Coûts initiaux - Mise en œuvre complexe - Résistance des employés | - Risques de sécurité accrus - Difficultés liées aux intégrations - Coût plus élevé |
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