Automazione della Contabilità Fornitori: Guida Completa
I costi dei conti da pagare possono accumularsi rapidamente. Le aziende moderne utilizzano il software di automazione dei conti da pagare per minimizzare i costi di gestione del reparto contabilità fornitori.
Il software di automazione AP utilizza tecnologie come intelligenza artificiale (IA), elaborazione intelligente dei documenti e elaborazione del linguaggio naturale. Queste tecnologie aiutano a processare le fatture, prendere decisioni basate sui dati e estrarre e inserire i dati delle fatture nel tuo sistema contabile.
In questa guida, spiego il significato dell'automazione dei conti da pagare e come può snellire il flusso di lavoro della contabilità fornitori.
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Cos'è l'Automazione dei Conti da Pagare?
L'automazione dei conti da pagare (AP) è il processo di utilizzo di software per automatizzare compiti ripetitivi. Questi sistemi utilizzano tecnologie moderne come Robotic Process Automation (RPA), riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e IA per automatizzare i processi.
Ad esempio, le soluzioni AP possono abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto. In alternativa, puoi configurare il sistema per inviare in automatico le fatture a un membro del team sulla base del tuo processo di approvazione.
Soluzioni AP on-premise rispetto a quelle cloud-based
Le soluzioni per la contabilità fornitori possono essere sia on-premise che cloud-based. Il software AP on-premise gira generalmente sull'infrastruttura hardware di un'azienda, mentre le soluzioni cloud-based possono essere raggiunte da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Sebbene le soluzioni cloud-based presentino i loro rischi (ad esempio possibili violazioni di dati, interruzioni del software), i vantaggi di una facile personalizzazione, collaborazione tra reparti e maggiore visibilità spesso li superano.
L'automazione AP aiuta davvero così tanto?
L'automazione AP può farti risparmiare una cifra considerevole. Secondo un rapporto IOFM, il costo medio per la gestione delle fatture in base al volume è:
| Volume delle fatture | Costo medio per la gestione di una fattura con automazione | Costo medio per la gestione di una fattura senza automazione | Risparmio per fattura grazie all'automazione |
|---|---|---|---|
| Meno di 20.000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20.000–100.000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Più di 100.000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Qualunque sia il volume delle tue fatture, l'automazione di AP, delle fatture e delle spese può farti risparmiare migliaia di dollari su tutte le tue fatture. Oltre a ridurre i costi di elaborazione delle fatture, i sistemi di automazione AP fanno risparmiare molto tempo e risorse al reparto contabilità fornitori, permettendo loro di concentrarsi su attività che richiedono l'intervento umano.
Come funziona l'automazione dei conti da pagare
Il processo di automazione AP inizia quando ricevi una fattura. Una soluzione di automazione end-to-end può estrarre ulteriori informazioni dalla fattura, eseguire l'intero flusso di lavoro AP ed effettuare il pagamento.
Ci sono tre componenti fondamentali in ogni sistema di automazione AP:
Organizzazione di fatture e ricevute
Un sistema di automazione AP organizza le fatture provenienti da molteplici fonti, incluse quelle nella tua casella di posta, ricevute tramite portale fornitori e quelle ricevute in formato cartaceo. Il sistema converte le fatture cartacee in fatture elettroniche.
I CFO che vogliono aiutare il reparto AP a risparmiare tempo automatizzando le mansioni manuali possono affidarsi al software di automazione AP poiché il team non dovrà più occuparsi di ordinare e organizzare le fatture.
Approvazione, pagamento e abbinamento delle fatture
Dopo che il software di automazione AP ha estratto i dati dalle fatture e li ha inseriti nel sistema, i membri del team AP pertinenti devono approvare la fattura.
Il sistema inoltra automaticamente la fattura al membro corretto del team. Questo dovrà verificare la fattura per l'esattezza e la conformità ai termini contrattuali. In alcuni sistemi, puoi automatizzare il processo di confronto contrattuale affinché venga svolto direttamente dal software.
Il sistema invia le fatture approvate al tuo software di contabilità o al tuo sistema ERP per il pagamento.
Una volta che il pagamento è stato effettuato, il sistema AP abbina le fatture con gli importi e i beneficiari indicati nell'estratto conto bancario.
Tenuta dei registri e audit
Tutte le fatture e i pagamenti vengono aggiunti a un database, così puoi consultarli quando necessario in futuro. Inoltre, l’esecuzione dell’intero flusso di lavoro AP tramite un unico sistema aiuta a creare una traccia di controllo. Puoi tracciare una specifica fattura o un pagamento ogni volta che ne hai bisogno durante una verifica, senza molte complicazioni.
Software di Automazione AP vs. Automazione Fai-da-Te
Puoi utilizzare una soluzione di automazione AP oppure adottare un approccio fai-da-te. Se non sei particolarmente esperto di tecnologia, è più semplice usare un software. L’approccio fai-da-te richiede alcune competenze tecniche, anche quando utilizzi uno strumento no-code.
La Scelta Più Semplice: Software di Automazione AP
Le soluzioni software per l’automazione AP hanno un costo. Ma scegliendo la soluzione giusta, recupererai più che ampiamente il costo grazie al tempo risparmiato e a processi più veloci ed efficienti.
Ecco come il software di automazione dei conti da pagare esegue il processo di gestione delle fatture passive:
- Digitalizzazione dei dati delle fatture: Il software di automazione AP utilizza l’OCR per leggere e convertire le fatture in dati digitali. In alternativa, puoi permettere ai fornitori di inviare direttamente una fattura elettronica.
- Conciliazione delle fatture: Il sistema confronta i dati della fattura con gli ordini di acquisto e le ricevute di consegna corrispondenti. L’abbinamento automatico garantisce che tutte le fatture siano accurate e conformi ai termini del contratto.
- Inoltro delle fatture per approvazione: Il sistema invia la fattura al membro del team o al dipartimento competente in base a regole preconfigurate. Puoi anche impostare avvisi o promemoria per garantire un’approvazione tempestiva.
- Pagamento: Una volta che la fattura viene contrassegnata come approvata, il sistema di automazione AP esegue il pagamento o programma il pagamento in base ai termini contrattuali. Questo assicura di utilizzare il periodo di credito disponibile e di ottimizzare il flusso di cassa. In alternativa, il sistema può effettuare pagamenti in tempo reale quando è disponibile uno sconto per pagamento anticipato. Il sistema trasmette anche le informazioni rilevanti al tuo sistema di contabilità che, a sua volta, aggiorna il tuo bilancio.
- Riconciliazione: Una volta che i pagamenti sono stati effettuati, il sistema abbina i pagamenti con gli importi dell’estratto conto bancario per assicurare che l’importo e i beneficiari siano corretti.
- Reportistica: Uno dei migliori aspetti dell’uso di un sistema di automazione AP è la reportistica approfondita. Il sistema utilizza i dati raccolti durante l’esecuzione dei processi AP per generare report dettagliati. Questi includono informazioni su dove la tua azienda sta spendendo denaro e aiutano a individuare opportunità per ridurre i costi.
Il software di automazione end-to-end elimina la necessità di fatture cartacee. Si occupa dei processi manuali, così il tuo reparto pagamenti può concentrarsi su attività più strategiche.
La Scelta Più Economica: Automazione AP Fai-da-Te
Automatizzare personalmente i processi AP ti farà risparmiare denaro, ma può richiedere molto tempo.
Il modo più semplice per automatizzare il flusso di lavoro AP è utilizzare uno strumento no-code come Zapier. Ad esempio, puoi configurare Zapier per estrarre informazioni dalle tue fatture. Ricorda che vi sono diverse sfide nell’uso di uno strumento di automazione no-code. Innanzitutto, deve integrarsi con le altre soluzioni software che utilizzi per la fatturazione, l’immissione dati e i pagamenti.
Se lo strumento di automazione non si integra con una delle soluzioni, non puoi creare un flusso di lavoro di automazione end-to-end. Il processo preciso per impostare l’automazione AP dipende dagli strumenti che utilizzi. Se non sai da dove iniziare, Zapier è probabilmente la scelta migliore.
Tuttavia, è meglio investire in una soluzione completa di automazione AP se desideri iniziare subito ad automatizzare i flussi di lavoro e ricevere assistenza quando qualcosa non funziona.
Vantaggi dell’Automazione AP
Oltre a semplificare il flusso di lavoro del reparto AP, l’automazione AP offre benefici in diversi ambiti aziendali. Ecco i vantaggi più significativi dell’automazione AP:
Risparmio sui Costi
L’automazione AP consente di risparmiare su più fronti. Ad esempio, i sistemi di automazione si integrano con le app aziendali, eliminando la necessità di trasferire informazioni manualmente.
Uno dei principali vantaggi del software per la gestione dei conti da pagare è che aiuta a prevenire errori, facendoti risparmiare il tempo che dovresti dedicare a correggerli in seguito.
Poiché l’automazione AP ti consente di elaborare le fatture e effettuare i pagamenti più velocemente, ti aiuta a sfruttare gli sconti per pagamenti anticipati.
Ottenere sconti per pagamenti anticipati può essere una sfida senza automazione—secondo IOFM, la maggior parte delle aziende sfrutta meno del 21% delle offerte di sconto per pagamento anticipato, e il 12% delle aziende non incassa nessuno sconto per pagamenti anticipati.
Maggiore Efficienza e Accuratezza
Processi efficienti aiutano a ridurre i costi del ciclo AP, ad accelerare i tempi di approvazione, a destinare le risorse ad attività a maggior valore aggiunto come l’analisi dei pattern di spesa, e a migliorare la produttività dei dipendenti.
Il software di automazione AP migliora anche l’accuratezza perché non è soggetto al rischio di errore umano come il personale. Automatizzando i processi di contabilità fornitori, si minimizza la probabilità di errore umano, il che è particolarmente vantaggioso in vista della stagione fiscale.
L’accuratezza è fondamentale perché aiuta a mantenere la conformità, a costruire fiducia con fornitori e stakeholder, e a generare report precisi che permettono di prendere decisioni finanziarie solide.
Collaborazione del Team
I team coinvolti nella registrazione e approvazione delle fatture hanno accesso in tempo reale a tutte le fatture e ai file, aiutando a snellire i flussi di lavoro. Questo consente ai team di collaborare sulle fatture senza lo sforzo di dover trovare il documento, confermare i dettagli via email o telefono e gestire eventuali imprecisioni.
Tutti i team—AP, finanza e contabilità—possono visualizzare gli stessi dati indipendentemente da dove si trovano. Questo permette di risolvere le discrepanze più rapidamente.
Ad esempio, quando un fornitore chiama per una discrepanza sul pagamento, la contabilità fornitori (AP) può parlare con la contabilità e fare riferimento alla transazione nel sistema senza doverla cercare manualmente nell’estratto conto bancario. Così possono risolvere collettivamente la richiesta del fornitore in modo più efficiente, grazie all’accesso centralizzato ai dati AP.
Maggiore Soddisfazione dei Fornitori
I sistemi di automazione AP offrono vantaggi anche all’esterno dell’azienda. Pagare sempre puntualmente i fornitori costruisce un buon rapporto, rendendo la tua azienda un partner preferenziale. Questo rapporto può diventare una risorsa quando c’è bisogno di una consegna urgente o di un favore in situazioni difficili.
Decisioni Guidate dai Dati
I dati sono il carburante per la crescita della tua azienda perché ti aiutano a prendere decisioni informate.
Infatti, il 40% delle organizzazioni che prende decisioni basate sui dati è ai vertici rispetto a chi si affida all’intuizione.
Le soluzioni di automazione AP consolidano le informazioni di tutte le transazioni in tempo reale. Utilizzano queste informazioni per creare grafici interattivi e report dettagliati.
Questi grafici e report offrono ai team finanziari trasparenza, insight e la capacità di monitorare le metriche finanziarie necessarie per prendere decisioni strategiche.
Prevenzione delle Frodi
La prevenzione delle frodi è una grande sfida.
Ecco perché: secondo il Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 di PwC, oltre la metà delle grandi aziende subisce ogni anno qualche tipo di frode legata alle fatture.
Per dare un’idea di quanto possa costare a un’azienda: secondo il Financial Professional Census Report 2022, che ha raccolto le opinioni di 2.750 senior finance professional, il costo medio annuo stimato delle frodi sulle fatture è $280.000 per azienda di fascia media.
Le soluzioni di automazione basate su AI possono individuare incongruenze nelle transazioni, riducendo la possibilità che queste frodi abbiano successo. Il sistema monitora tutte le transazioni e, in caso di anomalia, avvisa il membro del team pertinente.
I migliori sistemi dispongono di funzionalità di sicurezza e tracciabilità integrate, che facilitano la rilevazione delle frodi e l’identificazione del responsabile. Prevenire le frodi è essenziale per la conformità e la protezione dei propri beni.
Implementazione del Software di Automazione AP
In generale, il software per l’automazione AP è la chiave per ridurre i costi nell’automatizzare i processi di contabilità fornitori. Ecco alcuni suggerimenti pratici per iniziare subito:
- Determina le tue esigenze: Quali sono gli obiettivi della tua azienda e come l'automazione AP potrà aiutarti? Trova la risposta a questa domanda prima di iniziare a valutare le opzioni disponibili.
- Crea il tuo team: Come per ogni lancio software, dovrai raccogliere un team centrale, dagli stakeholder all'IT, acquisti, contabilità e altro ancora. Scopri chi farà parte del team di implementazione durante questo processo.
- Fai le tue ricerche: Quando sei pronto a iniziare a costruire o valutare, è importante informarti sui potenziali fornitori che soddisfano i tuoi criteri. Non aver paura di chiedere demo se disponibili e iscriviti a prove gratuite per avere un'esperienza concreta della soluzione.
Una volta che hai tutto pronto, se sei ancora incerto su come iniziare, ho raccolto alcuni dei migliori fornitori di software AP per darti il via.
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Metti l’AP in modalità autopilota
I team AP hanno già molte responsabilità. Invece di impiegare il loro tempo nell'inserimento manuale dei dati e nella conversione delle fatture cartacee dei fornitori in e-fatture, dai loro la possibilità di dedicarsi ad attività strategiche come analizzare i flussi di cassa e i modelli di spesa.
Usa un software di automazione AP per automatizzare l'approvazione delle fatture, l'elaborazione dei pagamenti e altre attività manuali nei tuoi flussi di lavoro. Se lo farai, potrai ridurre i costi complessivi dell’AP, permettere al team AP di essere più produttivo e prendere decisioni più intelligenti basate su dati reali.
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