Automazione dei Conti da Pagare: Guida Completa
I costi dei conti fornitori possono accumularsi rapidamente. Le aziende moderne utilizzano software per l'automazione dei conti fornitori per ridurre al minimo i costi di gestione del reparto contabilità fornitori.
I software di automazione AP utilizzano tecnologie come l'intelligenza artificiale (IA), l'elaborazione intelligente dei documenti e l'elaborazione del linguaggio naturale. Queste tecnologie aiutano a processare le fatture, prendere decisioni basate sui dati ed estrarre e inserire dati dalle fatture nel tuo sistema contabile.
In questa guida, spiego il significato dell'automazione dei conti fornitori e come può ottimizzare il flusso di lavoro della contabilità fornitori.
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Che cos'è l'automazione dei conti fornitori?
L'automazione dei conti fornitori (AP) è il processo di utilizzo di software per automatizzare i compiti ripetitivi. Questi sistemi impiegano tecnologie moderne come Robotic Process Automation (RPA), riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e IA per automatizzare i processi.
Ad esempio, le soluzioni AP possono abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto. In alternativa, puoi configurare il sistema affinché invii in automatico le fatture a un membro del team sulla base del tuo flusso di approvazione.
Soluzioni AP on-premise rispetto a quelle su cloud
Le soluzioni per i conti fornitori possono essere on-premise oppure basate su cloud. Il software AP on-premise generalmente funziona sull'infrastruttura hardware dell'azienda, mentre quello basato su cloud può essere accessibile ovunque e in qualsiasi momento.
Sebbene le soluzioni basate su cloud presentino alcuni rischi (come potenziali violazioni dei dati o periodi di inattività software), i vantaggi di una personalizzazione semplice, della collaborazione tra reparti e della visibilità migliorata spesso li superano.
L'automazione AP aiuta davvero così tanto?
L'automazione dei conti fornitori può farti risparmiare davvero molti soldi. Secondo un report di IOFM, il costo medio di elaborazione delle fatture in base al volume è:
| Volume delle fatture | Costo medio di elaborazione di una fattura con automazione | Costo medio di elaborazione di una fattura senza automazione | Risparmio per fattura grazie all'automazione |
|---|---|---|---|
| Meno di 20.000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20.000–100.000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Oltre 100.000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Indipendentemente dal volume delle tue fatture, l'automazione AP, delle fatture e delle spese può farti risparmiare migliaia di dollari su tutte le tue fatture. Oltre a ridurre i costi di elaborazione delle fatture, i sistemi di automazione AP fanno risparmiare molto tempo e risorse al reparto contabilità fornitori, consentendo di concentrarsi su attività che richiedono l'intervento umano.
Come funziona l'automazione dei conti fornitori
Il processo di automazione AP inizia quando ricevi una fattura. Una soluzione di automazione end-to-end può estrarre informazioni aggiuntive dalla fattura, eseguire l'intero flusso di lavoro AP ed effettuare il pagamento.
Ci sono tre componenti in ogni sistema di automazione AP:
Organizzazione di fatture e ricevute
Un sistema di automazione AP organizza le fatture provenienti da diverse fonti, incluse le fatture nella tua casella di posta, le fatture ricevute tramite portale fornitori e quelle spedite in formato cartaceo. Il sistema converte le fatture cartacee in fatture elettroniche.
I CFO che vogliono aiutare il reparto contabilità fornitori a risparmiare tempo automatizzando le attività manuali possono affidarsi ai software di automazione AP, poiché il reparto non dovrà più occuparsi di ordinare e organizzare le fatture.
Approvazione, pagamento e associazione delle fatture
Dopo che il software AP ha estratto le informazioni dalle fatture e le ha inserite nel sistema, i membri del team AP designati devono approvare la fattura.
Il sistema invia automaticamente la fattura al membro del team appropriato. Il membro deve verificare la correttezza della fattura e la conformità ai termini contrattuali. In alcuni sistemi, puoi automatizzare il processo di controllo contrattuale.
Il sistema invia le fatture approvate al tuo software contabile o al tuo sistema ERP per il pagamento.
Quando il pagamento va a buon fine, il sistema AP abbina le fatture con l'importo e i beneficiari indicati nell'estratto conto bancario.
Conservazione dei registri e audit
Tutte le fatture e i pagamenti vengono aggiunti a un database, così puoi consultarli quando ne hai bisogno in futuro. Inoltre, eseguire l'intero flusso di lavoro AP utilizzando un unico sistema aiuta a creare una traccia di controllo. Puoi tracciare una fattura o pagamento specifico ogni volta che serve durante un audit, senza particolari difficoltà.
Software di automazione AP vs. Automazione fai-da-te
Puoi utilizzare una soluzione di automazione AP oppure adottare un approccio fai-da-te. Se non sei particolarmente esperto dal punto di vista tecnico, è più semplice utilizzare un software. L'approccio fai-da-te richiede una certa conoscenza tecnica, anche quando si utilizza uno strumento no-code.
La scelta più semplice: Software per l'automazione AP
Le soluzioni software di automazione AP hanno un costo. Tuttavia, scegliendo la soluzione giusta riuscirai a coprire abbondantemente il costo risparmiando tempo e velocizzando i processi rendendoli più efficienti.
Ecco come un software di automazione dei conti da pagare esegue il processo di gestione AP:
- Digitalizzazione dei dati delle fatture: Il software di automazione AP utilizza l’OCR per leggere e convertire le fatture in dati digitali. In alternativa, puoi permettere ai fornitori di inviare direttamente una fattura elettronica.
- Conciliazione delle fatture: Il sistema confronta i dati della fattura con i relativi ordini di acquisto e ricevute di consegna. Il confronto automatico garantisce che tutte le fatture siano corrette e rispettose dei termini contrattuali.
- Invio delle fatture per l’approvazione: Il sistema inoltra la fattura al membro del team o al reparto interessato seguendo regole preconfigurate. Inoltre, puoi impostare avvisi o promemoria per garantire l’approvazione nei tempi previsti.
- Pagamento: Una volta che la fattura viene contrassegnata come approvata, il sistema di automazione AP esegue il pagamento o lo programma in base ai termini contrattuali. In questo modo utilizzi il periodo di credito disponibile e ottimizzi il flusso di cassa. In alternativa, il sistema può eseguire i pagamenti in tempo reale quando è previsto uno sconto per pagamento anticipato. Il sistema trasmette inoltre le informazioni rilevanti al tuo sistema contabile, che a sua volta aggiorna il tuo bilancio.
- Riconciliazione: Dopo l’erogazione dei pagamenti, il sistema confronta i pagamenti con gli importi presenti nell’estratto conto bancario per garantire la correttezza degli importi e dei beneficiari.
- Reporting: Uno dei maggiori vantaggi nell’utilizzo di un sistema di automazione AP è l’elaborazione di report dettagliati. Il sistema utilizza i dati raccolti durante i processi AP per generare report completi che illustrano come l’azienda spende le proprie risorse e aiutano a identificare opportunità di minimizzazione dei costi.
Un software di automazione end-to-end elimina la necessità di gestire fatture cartacee. Si occupa dei processi manuali, così il reparto contabilità può dedicarsi ad attività più strategiche.
La scelta più economica: automazione AP fai-da-te
Automatizzare autonomamente i processi AP ti farà risparmiare denaro, ma potrebbe richiedere molto tempo.
Il modo più semplice per automatizzare il flusso di lavoro AP è utilizzare uno strumento di automazione no-code come Zapier. Ad esempio, puoi configurare Zapier per estrarre informazioni dalle tue fatture. Ricorda che l’utilizzo di uno strumento di automazione no-code presenta alcune sfide. Prima di tutto, deve integrarsi con le altre soluzioni software che utilizzi per la fatturazione, l’inserimento dati e i pagamenti.
Se lo strumento di automazione non si integra con una delle soluzioni, non potrai creare un flusso di lavoro di automazione completo. Il processo esatto per impostare l’automazione AP in autonomia dipende dagli strumenti che utilizzi. Se non sai da dove iniziare, Zapier è probabilmente la scelta migliore.
Tuttavia, è meglio investire in una soluzione di automazione AP completa se desideri avviare direttamente l’automazione dei flussi di lavoro e poter ricevere supporto quando qualcosa non funziona.
Vantaggi dell’automazione AP
Oltre a semplificare il flusso di lavoro del reparto AP, l’automazione AP offre benefici a diversi livelli aziendali. Ecco i vantaggi più rilevanti dell’automazione AP:
Risparmi sui costi
L’automazione AP consente di risparmiare su più fronti. Ad esempio, i sistemi di automazione si integrano con le app aziendali eliminando la necessità di trasferire manualmente le informazioni.
Uno dei principali vantaggi del software per la gestione dei conti da pagare è che aiuta a prevenire errori, evitando così di doverli correggere in futuro.
Poiché l’automazione AP permette di elaborare fatture e effettuare pagamenti più rapidamente, aiuta a cogliere le opportunità di sconti per pagamento anticipato.
Ottenere sconti per il pagamento anticipato può essere una vera sfida senza automazione—secondo IOFM, la maggior parte delle aziende sfrutta meno del 21% delle offerte di sconto per pagamento anticipato, e il 12% delle aziende non raccoglie alcuno sconto per pagamento anticipato.
Maggiore efficienza e accuratezza
Processi efficienti aiutano a ridurre il costo dei processi di contabilità fornitori, accelerano i cicli di approvazione, permettono di destinare risorse a compiti di maggiore valore aggiunto come l'analisi dei modelli di spesa e aumentano la produttività dei dipendenti.
Il software di automazione della contabilità fornitori migliora anche l'accuratezza perché non è soggetto al rischio di errore umano come invece potrebbe capitare al personale. Quando automatizzi i processi di contabilità fornitori, riduci al minimo la probabilità di errore umano, il che è vantaggioso in vista del periodo fiscale.
L'accuratezza è fondamentale perché aiuta a rimanere conformi, costruire fiducia con fornitori e stakeholder e generare report accurati che consentono di prendere decisioni finanziarie solide.
Collaborazione tra team
I team coinvolti nella raccolta e approvazione delle fatture hanno accesso in tempo reale a tutte le fatture e i file, facilitando la semplificazione dei flussi di lavoro. Questo permette ai team di collaborare sulle fatture senza l'onere di cercare i documenti, confermare dettagli tramite email o telefono e gestire eventuali imprecisioni.
Tutti i team—contabilità fornitori, finanza e amministrazione—possono visualizzare gli stessi dati ovunque si trovino. Questo consente ai team di risolvere le discrepanze più rapidamente.
Ad esempio, quando un fornitore chiama riguardo a una discrepanza nel pagamento, la contabilità fornitori può parlare con la contabilità e consultare la transazione nel sistema senza dover cercare manualmente la transazione nell'estratto conto bancario. Possono risolvere collettivamente la richiesta del fornitore in modo più efficiente, grazie all'accesso centralizzato ai dati della contabilità fornitori.
Migliore soddisfazione dei fornitori
I sistemi di automazione della contabilità fornitori offrono anche vantaggi esterni alla tua azienda. Pagare i fornitori puntualmente in modo costante crea un buon rapporto, rendendoti un partner commerciale preferito. Questo rapporto può essere una risorsa quando hai bisogno di una consegna urgente o di un favore in situazioni difficili.
Processi decisionali guidati dai dati
I dati sono il carburante per la crescita della tua azienda perché aiutano a prendere decisioni informate.
Infatti, il 40% delle organizzazioni che prendono decisioni basate sui dati si posiziona ai vertici rispetto a quelle che decidono seguendo l'intuizione.
Le soluzioni di automazione della contabilità fornitori consolidano le informazioni di tutte le transazioni in tempo reale. Usano queste informazioni per creare grafici interattivi e report dettagliati.
Questi grafici e report offrono ai team finanziari trasparenza, informazioni e la possibilità di monitorare le metriche finanziarie necessarie per le decisioni strategiche.
Prevenzione delle frodi
La prevenzione delle frodi è una grande sfida.
Ecco perché: secondo il Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 di PwC, oltre la metà delle grandi aziende affronta ogni anno qualche tipo di frode legata alle fatture.
Per dare un'idea di quanto questo possa costare a un'azienda: secondo il Financial Professional Census Report 2022, che ha intervistato 2.750 responsabili finanziari, il costo medio annuo stimato delle frodi legate alle fatture è di $280,000 per un'azienda di medie dimensioni.
Le soluzioni di automazione basate su intelligenza artificiale possono individuare incongruenze nelle transazioni, riducendo il rischio che queste frodi abbiano successo. Il sistema monitora tutte le transazioni e, quando rileva un'anomalia, notifica il membro del team competente.
I migliori sistemi dispongono di funzionalità di sicurezza e responsabilità integrate che rendono più facile rilevare le frodi e identificare la persona responsabile. Prevenire le frodi è fondamentale per la conformità e la protezione dei tuoi beni.
Implementazione di software per l'automazione della contabilità fornitori
Nel complesso, il software di automazione della contabilità fornitori è la chiave per ridurre il costo dell'automatizzazione dei processi di contabilità fornitori. Ecco alcuni rapidi suggerimenti per iniziare con l'implementazione:
- Determina i tuoi requisiti: Quali sono gli obiettivi della tua azienda e in che modo l'automazione AP ti aiuterà? Trova la risposta a questa domanda prima di iniziare a cercare soluzioni.
- Crea il tuo team: Come per ogni lancio di un software, dovrai riunire un team centrale, che comprenda responsabili, IT, approvvigionamento, contabilità e altri. Scopri chi farà parte del tuo team di implementazione durante questo processo.
- Fai le tue ricerche: Quando sei pronto per iniziare a costruire o selezionare un fornitore, è importante esaminare i possibili fornitori che soddisfano i tuoi criteri. Non avere timore di chiedere demo se sono disponibili e iscriverti alle prove gratuite per testare davvero la soluzione.
Quando avrai raccolto tutte le informazioni, se sei ancora incerto su come iniziare, ho selezionato alcuni dei migliori fornitori di software AP per aiutarti a partire.
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Metti l’AP in pilota automatico
I team AP hanno già molto da gestire. Invece di farli perdere tempo nell'inserimento manuale dei dati e nella conversione delle fatture cartacee in fatture elettroniche, permetti loro di concentrarsi su attività strategiche come l’analisi dei flussi di cassa e dei modelli di spesa.
Utilizza un software di automazione AP per automatizzare l'approvazione delle fatture, l'elaborazione dei pagamenti e altre attività manuali nel tuo flusso di lavoro. Così facendo, potrai ridurre i costi complessivi dell’AP, dare maggiore autonomia al tuo team AP e prendere decisioni più intelligenti basate su dati concreti.
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