Come Creare un Budget Aziendale Duraturo in 7 Passi
Il budget della tua azienda sembra più un proposito per il nuovo anno — definito con le migliori intenzioni, solo per essere dimenticato dopo poche settimane? Questa guida ti aiuterà a creare un budget aziendale che dura (a differenza dei miei buoni propositi per la pianificazione dei pasti del 2025)...
Nozioni di base sul budget aziendale
Un budget aziendale è un piano di entrate e spese per la tua attività. Dal lato dei ricavi, include la migliore stima possibile delle entrate lorde (quanto denaro entra). Dal lato delle spese, comprende costi fissi, costi variabili, costi in conto capitale e spese non operative (tutti i canali in cui la tua azienda sta spendendo soldi).
Le organizzazioni più grandi utilizzano software per il budgeting e la previsione per creare e mantenere i budget, sotto la supervisione del CFO. Nelle aziende più piccole, il budget può essere gestito dal titolare e/o dal commercialista.
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Se pensi che prendere sul serio il tuo budget non sia così importante, considera questo:
- La metà di tutte le piccole imprese non crea un budget operativo generale
- La metà di tutte le piccole imprese fallisce entro i primi 2 anni
Lascio a te decidere se queste cose sono correlate…
I 5 principali vantaggi del budgeting
Certo, il budgeting ti aiuta a pianificare le spese, le variazioni di ricavi e altro ancora. Ma oltre all’ovvio, quali sono i principali benefici del budgeting per i titolari d’azienda?
1 - Gestione proattiva del personale
La gestione del personale è una delle maggiori fonti di stress per i piccoli imprenditori. Ripenso alla mia esperienza nella gestione di un’attività e a quanto fossi scarso nel prevedere quando avremmo avuto bisogno di assumere nuovo personale.
Questo ha portato me e i miei primi dipendenti a essere sovraccaricati di lavoro, poi, a causa di una sovracorrezione, un gruppo di nuovi assunti che non aveva abbastanza da fare quando le cose si sono rallentate.
È stata dura e mi è costata molta fiducia da parte di collaboratori validi. Impara dai miei errori e anticipa la pianificazione del budget.
2 - Prepararsi al finanziamento
Qualsiasi prestito bancario tradizionale richiederà un piano aziendale dettagliato, completo di un budget ben strutturato.
Anche se gli investitori possono essere un po’ più flessibili, vorranno comunque vedere un budget operativo completo e una previsione di redditività prima di mettere a disposizione il loro denaro.
3 - Costi di finanziamento più bassi
Se hai pianificato il budget in modo efficace, puoi anche determinare il tipo di finanziamento che ti farà risparmiare di più.
Ad esempio, supponiamo che si presentino costi imprevisti significativi. Potresti utilizzare una linea di credito, una carta di credito o magari anche ricorrere all’anticipo su fatture. Controlli il tuo budget e ti rendi conto che prevedi un afflusso di liquidità il mese prossimo con una certezza del 90% — il che significa che hai bisogno solo di una fonte di finanziamento a breve termine.
In questo caso, invece di richiedere un prestito, potresti semplicemente usare una carta di credito, sfruttando il periodo di grazia per non pagare interessi per un periodo che va da 21 a oltre 50 giorni (a seconda di quando hai effettuato l’acquisto nel ciclo di fatturazione).
4 - Meno stress
Gestire un’azienda può essere stressante. Tanto che un sondaggio di Xero ha rilevato che i proprietari di piccole imprese avevano punteggi di “benessere” inferiori rispetto alla popolazione generale.
Fa male vedere questi dati… ed è anche per questo che sono qui a scrivere queste cose.
Il budgeting può ridurre lo stress di chi gestisce e dirige un’azienda aiutando ad essere più preparati ai cambiamenti. Lo so che hai già meno tempo di quanto vorresti, ma sederti a preparare un budget può tranquillizzarti e aiutarti a evitare di dover tornare sui tuoi passi.
5 - Decisioni più informate
Il titolare medio di una piccola impresa prende oltre 6 milioni di decisioni all’anno… Ok, forse no, però ci sono davvero tantissime cose da decidere, il che porta rapidamente a un senso di stanchezza decisionale.
Il tuo budget può automatizzare alcune decisioni finanziarie basilari — come quanto accantonare per il prossimo ciclo paghe o se puoi perseguire una nuova opportunità in questo trimestre.
Best practice per il budgeting aziendale
Un budget aziendale di qualità dovrebbe essere il più accurato e completo possibile. Usa queste best practice per assicurarti di centrare l’obiettivo — ed evitare gli errori più comuni.
Crea un margine di sicurezza
I budget utilizzano le tue migliori stime (a volte vere e proprie supposizioni) per proiettare delle cifre. È una buona idea inserire un margine di sicurezza in uno dei due modi.
1. Aumenta le Spese Variabili
La prima opzione è semplicemente presumere che le tue spese variabili saranno leggermente superiori (5-10%) rispetto alle tue previsioni e inserire ciò direttamente nel tuo budget.
2. Inserisci un Margine di Liquidità
L'alternativa è mantenere semplicemente un margine di liquidità come voce nel tuo budget (e un vero conto liquido da qualche parte) per coprire spese impreviste o cali di entrate. Preferisco questo metodo, quindi l’ho incluso nella mia procedura passo-passo più avanti in questo articolo.
Usa gli Strumenti Giusti
Un foglio Excel è sempre una scelta sicura per creare il tuo primo budget, ma esistono opzioni migliori.
La maggior parte dei software di contabilità offre funzionalità di budgeting se non sei ancora pronto a investire in un software specifico per le previsioni.
Coinvolgi gli Esperti
Se stai esternalizzando la contabilità e altre attività finanziarie, potrebbe avere senso affidarti a un esperto anche nella predisposizione del budget aziendale.
Se hai anche solo un accenno di ufficio contabilità interno, dovrebbero assolutamente essere coinvolti. Sono stati formati proprio per questo tipo di compiti, quindi la cosa migliore che puoi fare è fidarti di loro e coinvolgerli.
Impara e Adatta
Il tuo budget aziendale iniziale potrebbe non essere perfetto, e va bene così.
Confrontando il budget con i dati reali a consuntivo, puoi ottenere indicazioni utili per migliorare i cicli di budget futuri. È anche un buon momento per rinfrescare le tue competenze di previsione finanziaria, imparare le regole d'oro della contabilità oppure leggere qualche libro di contabilità per principianti.
4 Metodi Comuni di Budgeting
Ci sono diversi modi per fare un budget — ecco una panoramica dei migliori schemi di budgeting aziendale.
Budget a Base Zero
Nel budgeting a base zero, il tuo totale delle entrate meno il totale delle spese/risparmi allocati sarà uguale (indovina un po’!) a zero.
Questo significa che non stai realizzando profitti? No, significa semplicemente che assegni a ogni euro un compito specifico. Un budget a base zero può prevedere voci come "prelievo del titolare", "fondo per le emergenze" o "festa aziendale natalizia". L’idea è destinare ogni euro a uno scopo preciso.
Nel contesto aziendale, questi budget partono anch'essi da zero — il che significa che si inizia da capo, e tu/gli altri responsabili dovete giustificare ogni costo, anche quelli ricorrenti. La maggior parte delle organizzazioni giovani utilizza questo metodo.
Budget Incrementale
Il budget incrementale prende i risultati finanziari degli anni passati e aggiunge o sottrae quanto necessario per arrivare al budget dell’anno corrente.
Ad esempio, se stai creando un budget per il 2025, userai i dati effettivi del 2024 per entrate e spese. Da lì, apporterai cambiamenti incrementali — una crescita prevista delle entrate qui, una voce di spesa eliminata là — per ottenere il nuovo budget.
Budget Basato sulle Attività
Il budgeting basato sulle attività analizza tutte le attività aziendali che comportano costi finanziari, registrando e studiando ogni spesa riga per riga.
È un processo più rigoroso rispetto agli altri metodi di budgeting aziendale, ma può essere sensato quando si vuole ridurre i costi o individuare inefficienze nella spesa.
Budget Partecipativo
Il budgeting partecipativo coinvolge più persone rispetto a te e al tuo commercialista, come ad esempio manager di livello inferiore e responsabili di reparto.
Questo consente a vari stakeholder di avere maggiore proprietà nel processo di budgeting, lasciando comunque l’approvazione finale ai vertici.
Se hai un team già formato da un po’ di tempo, questo metodo si dimostra spesso fruttuoso, anche se richiede un po’ più di tempo.
Creare un budget aziendale in 7 passi
Ecco un piano pratico per costruire il budget della tua attività da zero.
1. Definisci le basi del tuo budget
Prima di iniziare, assicurati di:
- Selezionare il metodo di budgeting che desideri utilizzare; come ho accennato, tratterò l'approccio del budgeting a base zero
- Scegliere uno strumento per il budgeting, che sia un foglio di calcolo, un software oppure carta e penna (se vuoi far impazzire chi, come me, ama la tecnologia all’ennesima potenza)
- Consultare tutti gli stakeholder rilevanti (il tuo commercialista, i responsabili dei reparti, ecc.)
- Scegliere l’orizzonte temporale per la pianificazione del budget (trimestrale, annuale, ecc.)
- Recuperare i dati degli anni precedenti sia sulle entrate sia sulle spese
Una volta fatto questo, sei pronto per costruire il tuo budget.
2. Raccogli tutte le informazioni sui ricavi
Il tuo budget dovrebbe partire da una stima dei ricavi provenienti da tutte le fonti che puoi ragionevolmente prevedere nel periodo di riferimento (trimestre o anno fiscale). Questo è il totale dei ricavi generati dalla tua attività da tutte le fonti, prima delle spese.
Per un’impresa già avviata, puoi far riferimento ai ricavi reali degli anni passati. Per una nuova attività, puoi invece usare le stime del business plan oppure dati comparativi di settore… ma sarà fondamentale tornarci spesso per monitorare l’andamento rispetto al piano.
Assicurati di tener conto dell’eventuale stagionalità della tua attività. Ad esempio, se stai redigendo un budget per il primo trimestre 2025, potrebbe avere più senso usare i dati del primo trimestre 2024, invece della media annuale dei ricavi.
3. Sottrai i costi fissi
I costi fissi sono tutte quelle spese che rimangono uguali indipendentemente da quanto fatturato generi. Questo comprende:
- Affitto
- Stipendi mensili* (*le retribuzioni orarie possono essere un costo variabile, ma i pagamenti a dipendenti a tempo indeterminato sono considerati costi fissi)
- Assicurazione
- Rimborso dei debiti
- Utenze fisse e strumenti SaaS (WiFi, canoni mensili del sistema POS, software di contabilità, ecc.)
Somma i tuoi costi fissi effettivi sulla base dei dati dei mesi precedenti. Ricorda di includere anche le spese fisse ma meno frequenti, come la polizza assicurativa trimestrale o le tasse annuali sugli immobili.
Quando hai tutto sotto mano, sottrai questi costi fissi dai tuoi ricavi.
4. Sottrai i costi variabili
I costi variabili sono spese che cambiano di mese in mese, generalmente seguendo il variare della produzione o dell'output del tuo business. Includono:
- Materie prime
- Costo del venduto
- Costi variabili delle utenze come l’energia elettrica
- Retribuzione oraria dei dipendenti
- Stipendio o prelievo del titolare (se varia in base ai profitti)
- Campagne di marketing
I costi variabili possono essere stimati usando formule all’interno del tuo budget (se utilizzi un foglio di calcolo o uno strumento di budgeting avanzato).
Poiché i costi variabili aumentano al crescere della produzione (cioè il numero totale di unità prodotte), puoi calcolare un costo variabile per unità e fare in modo che le tue celle si aggiornino automaticamente in base a tale valore.
5. Accantona un fondo di emergenza
Un fondo di emergenza è, essenzialmente, un salvagente per la tua attività. Serve a coprire spese impreviste o anche spese ordinarie in caso di ricavi inferiori alle attese.
L’importo da accantonare nel fondo d’emergenza dipende dalla tipologia di attività, dalla stabilità delle tue entrate e dalle opzioni di finanziamento rapido a cui puoi eventualmente ricorrere.
Tieni presente che, una volta istituito, non è necessario ripetere questo passaggio a meno che tu non attinga dal fondo. Non devi prevedere un nuovo fondo di emergenza ogni trimestre o anno — devi solo assicurarti di avere delle risorse accantonate per questo scopo.
Allo stesso modo, il fondo di emergenza non è una "spesa" e non riduce tecnicamente la tua redditività, anche se consiglio di calcolarlo in questa fase così da non essere tentato di utilizzare il tuo margine di sicurezza altrove.
Cosa Fare con il Tuo Fondo di Emergenza
Solo perché non stai utilizzando attivamente il tuo fondo di emergenza per far crescere l’azienda, non significa che dovresti lasciarlo in un conto corrente a zero interessi.
Dovresti sempre mantenere il tuo fondo di emergenza in un’attività altamente liquida, ma puoi anche cercare di ottenere qualche rendimento — quindi scegliere un conto di risparmio aziendale ad alto rendimento oppure un fondo del mercato monetario può essere una buona opzione.
Basta assicurarsi di poter accedere ai soldi rapidamente, in qualsiasi momento, senza complicazioni o costi.
6. Valuta i Profitti Previsti
Ora puoi calcolare i tuoi profitti previsti visto che hai una stima totale di ricavi e spese.
Se il numero è positivo, sei in attivo e stai prevedendo un anno redditizio! Se è negativo, sei in passivo. Non preoccuparti — è abbastanza comune che le aziende attraversino periodi di perdite nette.
Perché si dice "in attivo"?
Dato che parliamo di denaro, potresti pensare che "in verde" abbia più senso, e avresti ragione... se il termine fosse nato recentemente. "In rosso" significa letteralmente "scritto con l’inchiostro rosso", riferendosi a quando le aziende segnavano le perdite con una penna rossa.
Se era rosso, era male. Se era nero, era ancora buono.
Prima di accettare questa cifra come definitiva, controlla che il numero abbia senso. È un modo rapido per verificare il tuo lavoro e assicurarti di non aver dimenticato nulla.
Se percepisci una retribuzione variabile come titolare, puoi anche aspettare fino a questo passaggio per stabilire a quanto ammonta. Assicurati solo di non contare due volte — se hai già incluso la retribuzione del titolare nei costi variabili, non conteggiarla di nuovo qui.
7. Verifica il Tuo Budget
I budget vanno esaminati a intervalli rilevanti, come la fine di ogni mese, trimestre o anno fiscale. Se la tua azienda è nelle prime fasi e/o in rapida crescita, dovrai controllare il budget più frequentemente.
Se stai creando un budget aziendale per la prima volta, dovresti controllarlo almeno una volta a trimestre e confrontarlo con i ricavi e le spese effettive. Questo può aiutarti anche a fare previsioni più precise: un budget accurato = previsioni più accurate
Se scopri che i risultati effettivi sono molto diversi dalle stime, potrebbe essere il momento di rivedere il budget o usare un modello di previsione differente per migliorare le tue stime.
5 Tipi di Budget Aziendale
Ora conosci le basi del budgeting aziendale. Ecco una panoramica dei diversi tipi di budget che potrebbero essere rilevanti per la tua azienda.
Budget Master
Un budget master è una panoramica dei ricavi e delle spese previsti da tutti i dipartimenti dell’azienda — ed è quanto ti ho preparato a creare in questo articolo.
Nelle aziende più grandi, è comune avere budget operativi diversi per ogni dipartimento o progetto, oltre a un budget master che li riunisce tutti.
Budget Operativo
I budget operativi sono utilizzati per stimare spese e ricavi sulla base delle specifiche operazioni in questione, da qui il nome.
Quando la tua organizzazione è piccola e persegui un unico obiettivo centrale, il budget operativo corrisponde al budget master. Con la crescita, però, preparerai budget operativi separati per ogni progetto o dipartimento specifico che porterai avanti.
Budget di Capitale
Un budget di capitale viene utilizzato per valutare potenziali investimenti, progetti o acquisti importanti. Ad esempio, un’azienda può redigere un budget di capitale per valutare l’apertura di un secondo stabilimento produttivo.
Il budget di capitale analizzerà le spese e i ricavi previsti da quello specifico progetto potenziale per valutarne la redditività e determinare se è un buon uso dei capitali dell’azienda.
Budget di Cassa
Un budget dei flussi di cassa è una stima dei flussi di cassa aziendali su un determinato periodo (che può essere settimanale, mensile, trimestrale o annuale).
È un utile punto di partenza per l’analisi del flusso di cassa e aiuta a garantire che un’azienda disponga di liquidità sufficiente per continuare le operazioni.
Budget del personale
Un budget del personale è leggermente diverso; è uno strumento che fonde finanza e risorse umane, utilizzato per stimare il numero di ore necessarie, tra dipendenti e collaboratori, per soddisfare una previsione di output o raggiungere determinati obiettivi di fatturato.
Può essere utile per stimare i costi del lavoro, stimare i ricavi (ad esempio se si fattura ai clienti a ore) e aiutare le risorse umane a prendere decisioni più informate sul personale.
Miglior budget, migliore attività
Sebbene il budget sia solo una componente della tua strategia aziendale complessiva, è una delle più importanti. Gestire un’azienda senza un budget è un po’ come preparare una torta senza ricetta. Certo, potrebbe funzionare — ma sei disposto a rischiare? Gioca sul sicuro e prepara torte migliori ottieni risultati d’impresa migliori con un budget aziendale ben strutturato.
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