Collaborazione ERP: Strumenti, Vantaggi ed Esempi
Immagina un'organizzazione in cui ogni dipendente, dal reparto produttivo al top management, ha le informazioni di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro. Questo è ciò che la collaborazione tramite ERP può realizzare.
- Il tuo team di vendita può visualizzare i dati e confermare le date di consegna ai clienti.
- Il reparto finanziario può monitorare i livelli di inventario in tempo reale per ottimizzare il flusso di cassa.
- Puoi prenderti una pausa, sapendo che la tua azienda sta funzionando correttamente.
Ecco come scegliere e implementare una piattaforma ERP che favorisce la collaborazione in tutta l'organizzazione.
Introduzione alla collaborazione tramite ERP
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) facilitano la collaborazione fornendo una piattaforma centralizzata che integra dati e processi tra diversi reparti e funzioni all'interno di un'organizzazione. Questo permette la condivisione di informazioni in tempo reale, snellisce i flussi di lavoro e, come ci si aspetta, migliora la comunicazione e il coordinamento tra i team.
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Ad esempio, l'Università di Toronto ha implementato il sistema ERP di SAP per integrare i dati di finanza, ricerca, studenti e risorse umane. Questo ha permesso di:
- Automatizzare i flussi di lavoro come procure-to-pay e hire-to-retire, ottimizzando i processi trasversali tra reparti
- Fornire accesso self-service a dati in tempo reale a 18.000 dipendenti e docenti, abilitando decisioni più rapide
- Offrire analisi avanzate e dashboard per reportistica e insight migliorati
Dando la priorità ad automazione e collaborazione, l'Università di Toronto ha utilizzato il pacchetto software SAP S/4HANA per ottenere una chiusura mensile più rapida del 50% e processi batch più veloci del 25%.
Principali vantaggi della collaborazione tramite ERP
Grazie al software ERP, le aziende possono rendere le informazioni più accessibili in tutta l'organizzazione. Con reparti come finanza, vendite, operations e risorse umane che lavorano insieme con la stessa fonte dati centralizzata, le decisioni informate diventano molto più semplici.
Vediamo alcuni modi comuni in cui la collaborazione ERP avvantaggia le aziende, con esempi reali per ciascuno:
1. Condivisione delle informazioni in tempo reale
Integrando tutti i dati in un unico database, l'ERP offre una "fonte unica di verità" a cui tutti i reparti possono accedere istantaneamente. Questo elimina silos informativi, ridondanze ed errori dovuti all'uso di sistemi legacy separati.
48% di ROI annuale + altro
Adottando Oracle Analytics Cloud e Oracle Fusion ERP Analytics, un'azienda di data science ha ottenuto un ROI annuale del 48% con un periodo di recupero di 2,7 anni. Poiché i dati in tempo reale permettevano agli utenti di combinare facilmente ERP, HCM e altri software per analisi trasversali tra funzioni, il tempo necessario per la preparazione dei dati è stato ridotto di diverse centinaia di ore.
2. Abbattimento delle barriere geografiche
Portando dati e processi su un'unica piattaforma, gli ERP permettono ai dipendenti di accedere alle informazioni in tempo reale indipendentemente dalla loro posizione fisica. Questo è particolarmente prezioso per le organizzazioni globali con uffici, magazzini e stabilimenti produttivi sparsi in più paesi o continenti.
Distanze azzerate
Coca-Cola HBC, uno dei maggiori partner mondiali per l'imbottigliamento di Coca-Cola, ha implementato SAP ERP nelle sue operazioni in 28 paesi.
Serviamo clienti che richiedono e adottano servizi digitali e rapidità. I Servizi e il Supporto SAP ci hanno permesso di migrare con successo a SAP S/4HANA per poter soddisfare queste esigenze.
3. Maggiore Trasparenza e Responsabilità
L'implementazione di un sistema ERP può migliorare in modo significativo trasparenza e responsabilità all'interno di un'organizzazione. Il caso di studio di Quantum Group lo dimostra perfettamente.
Tracciamento Migliorato
Un importante fornitore di servizi di stampa e marketing, Quantum, ha implementato un sistema ERP chiamato Interprise Suite per risolvere inefficienze e migliorare la trasparenza.
Con una piattaforma unificata che ha facilitato la condivisione dei dati in tempo reale tra i vari reparti, sono stati in grado di tracciare gli ordini, migliorare la gestione dell'inventario e rinnovare i loro processi finanziari. Questo ha comportato una riduzione dei costi operativi del 35% nel primo anno.
4. Semplificazione dell’Accesso ai Dati Finanziari
I sistemi ERP consolidano i dati finanziari, permettendo ai team finanziari di accedere rapidamente e in modo efficiente a informazioni aggiornate. Eliminano la necessità di sistemi finanziari frammentati e l’inserimento manuale dei dati, con conseguenti elaborazioni delle transazioni più rapide e meno errori.
Implementazione in Tre Giorni = +50% nelle Vendite
Fulton & Roark è un rivenditore del North Carolina specializzato in prodotti per la cura degli uomini che recentemente ha collaborato con Netsuite ERP per consolidare i suoi dati finanziari. Dopo un processo di implementazione di tre settimane, l'azienda è riuscita ad aumentare il volume delle vendite annuali di oltre il 50%.
Con l’ERP attivo, il team finanziario ha anche potuto ridurre gli errori contabili e gestire completamente la contabilità internamente.
5. Comunicazione del Team Migliorata
Grazie a una piattaforma centralizzata per la condivisione dei dati e aggiornamenti in tempo reale, supportata da strumenti integrati di comunicazione, i sistemi ERP possono aumentare notevolmente la collaborazione nei team remoti con flussi di lavoro distribuiti.
Ridurre lo Stack Tecnologico
Prendiamo ad esempio il produttore di prodotti per la pulizia industriale ABC Compounding. ABC ha iniziato a utilizzare Sage ERP X3 per migliorare la condivisione dei dati e la comunicazione interna all’interno del proprio team di 150 dipendenti.
Siamo stati in grado di abbandonare diverse applicazioni di terze parti di cui avevamo bisogno. Siamo operativi da poco, ma il nostro team è già entusiasta del contributo di Sage ERP X3.
6. Miglioramento della Allocazione delle Risorse
Grazie a dati in tempo reale sulla disponibilità, il carico di lavoro e la domanda, le organizzazioni possono allocare le proprie risorse in modo più efficiente. Molte soluzioni ERP basate su cloud sono inoltre in grado di prevedere la disponibilità futura delle risorse sulla base dei dati storici, garantendo un utilizzo ottimale.
Centralizzare i Dati
Moul'appétit SRL, un'azienda belga di distribuzione di prodotti ittici, affrontava difficoltà nella gestione dell'inventario, nel monitoraggio degli ordini e nel coordinamento delle consegne. Con Odoo ERP, Moul'appétit è riuscita a integrare la gestione dell'inventario, le vendite e le operazioni di consegna in un'unica piattaforma. Questa integrazione ha fornito visibilità in tempo reale sui livelli di inventario, sullo stato degli ordini e sui programmi di consegna.
Di conseguenza, l’azienda ha potuto prevedere la domanda con maggior precisione, ottimizzare i livelli di stock e garantire consegne puntuali.
I migliori strumenti ERP per il lavoro collaborativo
Il mio team ed io abbiamo esaminato i migliori sistemi ERP sul mercato e determinato che questi sono i migliori disponibili:
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Esempi di come l’ERP migliora la collaborazione
Com’è la collaborazione tramite ERP nella pratica? Ho raccolto una serie di casi d’uso avanzati dell’ERP per offrirti una panoramica concreta delle funzionalità. Dai dashboard condivisi per i KPI alla gestione documentale collaborativa con controllo delle versioni, ecco alcuni modi unici in cui gli ERP possono incentivare la collaborazione nei team B2B:
Dashboard condivisi per l’allineamento del team
I sistemi ERP offrono dashboard condivisi che forniscono una panoramica completa dei dati aziendali. Questi dashboard garantiscono che tutti i membri del team abbiano accesso alle stesse informazioni in tempo reale, eliminando le incongruenze e promuovendo decisioni sincronizzate.
Ad esempio, i dashboard di team di Freshservice permettono ai manager di selezionare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per i propri team, assicurando che tutti siano allineati sulle questioni critiche.
Canali di comunicazione centralizzati
I sistemi ERP migliorano la comunicazione fornendo canali centralizzati per la messaggistica e la collaborazione. Strumenti integrati come chat, condivisione, videoconferenze e CRM favoriscono la comunicazione in tempo reale, abbattendo i silos dipartimentali.
TallyPrime offre una funzione che consente di condividere documenti specifici tramite WhatsApp. Allo stesso modo, Katana è un ERP basato su cloud che integra Facebook Messenger tramite Zapier.
Gestione documentale per workflow semplificati
I sistemi ERP ottimizzano la gestione dei documenti centralizzando l’archiviazione, la condivisione e il controllo delle versioni. Ciò garantisce che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni più aggiornate, riducendo duplicazioni ed errori.
Ad esempio, il sistema di gestione documentale di Infor CloudSuite consente il recupero rapido e la modifica in tempo reale, migliorando la collaborazione tra dipendenti e accelerando le tempistiche dei progetti. Questo è molto utile per mantenere workflow efficienti e privi di errori.
Gestione dei compiti e responsabilità
I sistemi ERP consentono la gestione di progetti con scadenze specifiche e capacità di monitoraggio, garantendo la responsabilità.
Il modulo ERP integrato di XB Software consente la creazione, l’assegnazione e il tracciamento dei compiti, aiutando i manager a monitorare i progressi e assicurare che le attività vengano completate nei tempi previsti. Questo crea senso di responsabilità e trasparenza nei progetti, permettendo ai team di lavorare in modo coeso.
Collaborazione mobile
Le soluzioni ERP supportano la collaborazione mobile, consentendo ai team di restare connessi e prendere decisioni in tempo reale ovunque si trovino. È una funzionalità preziosa per team remoti e personale sul campo.
Vault ERP è uno dei fornitori che include applicazioni mobili per collaborare in movimento, assicurando connettività continua e partecipazione nei processi decisionali. Anche QuickBooks, Dynamics365 e Bitrix24 offrono app dedicate per Android e iOS.
Integrazione con altri strumenti di collaborazione
Molti fornitori di ERP oggi si integrano perfettamente con altri strumenti di collaborazione come Microsoft Teams, Slack e Zoom. Le integrazioni permettono ai dipendenti di continuare a utilizzare i propri strumenti di comunicazione preferiti per condividere informazioni, beneficiando allo stesso tempo delle funzionalità avanzate di un sistema ERP.
La maggior parte dei sistemi ERP attualmente disponibili offre varie opzioni di integrazione nativamente, tramite piattaforme di automazione come Zapier e Make, nonché attraverso API aperte. Esempi includono NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 e altro.
Social ERP: Il prossimo passo nella collaborazione ERP
Il Social ERP rappresenta il prossimo passo nei sistemi ERP collaborativi, combinando la potenza dei social media con la pianificazione tradizionale delle risorse.
Sebbene molti tipi di sistemi ERP offrano già strumenti di collaborazione integrati, poter incontrare clienti, dipendenti e partner sulla piattaforma da loro scelta rende la comunicazione molto più fluida.
Cos'è il Social ERP?
Il Social ERP integra i tradizionali sistemi ERP con strumenti social come Twitter, LinkedIn e Facebook per aumentare la produttività e migliorare la comunicazione tra dipendenti, clienti, fornitori e partner. Incontrando gli stakeholder alle loro condizioni e utilizzando la piattaforma che preferiscono, puoi facilitare una risoluzione dei problemi più efficace.
A differenza dei sistemi ERP tradizionali — che offrono strumenti di comunicazione integrati per la condivisione di documenti, chat e video — il Social ERP si integra con piattaforme social di terze parti per creare la massima esperienza di collaborazione per i team.
Per esempio, l'integrazione di SAP con i social media tramite SAP Jam permette una collaborazione senza soluzione di continuità nei processi aziendali, migliorando sia le comunicazioni interne che esterne. Altri esempi di fornitori ERP che stanno esplorando l'integrazione con i social sono Oracle SRM ed Epicor Social Enterprise.
I vantaggi del Social ERP
Il Social ERP non è una rivoluzione per tutti, ma per le aziende orientate al futuro che lavorano spesso con team distribuiti può rappresentare un grande vantaggio competitivo. Ecco alcuni benefici chiave:
- Collaborazione migliorata: I sistemi Social ERP rendono più semplice la collaborazione e la comunicazione tra i team offrendo strumenti come feed di attività, chatbot e thread di conversazione. Ad esempio, SYSPRO Harmony consente la condivisione di informazioni in tempo reale e la collaborazione tra i reparti, migliorando la produttività e la reattività complessiva.
- Coinvolgimento del cliente: L'integrazione dei social media nei sistemi ERP permette alle aziende di interagire in modo più efficace con i clienti. Tracciando e analizzando le interazioni con i clienti sulle piattaforme social, le aziende possono offrire servizi personalizzati e rispondere prontamente a richieste e feedback.
- Flussi di lavoro semplificati: I sistemi Social ERP possono ottimizzare i processi aziendali fornendo accesso in tempo reale ai dati social e integrandoli con le funzioni ERP tradizionali. Questa integrazione aiuta a snellire i flussi di lavoro, ridurre le ridondanze e migliorare il processo decisionale.
- Maggiore trasparenza: Tramite l'integrazione degli strumenti social, i sistemi Social ERP aumentano la visibilità sui processi aziendali e favoriscono una cultura di trasparenza e responsabilità. Ad esempio, Oracle Social Relationship Management (SRM) monitora contenuti media disponibili a pagamento, di proprietà e guadagnati sulle reti sociali, forum, blog e altro ancora. Filtrando oltre 700 milioni di messaggi giornalieri, evidenzia le conversazioni rilevanti consentendo alle aziende di restare aggiornate.
Social ERP vs ERP tradizionale
| ERP tradizionale | Social ERP | |
| Definizione | Snellisce i flussi di lavoro aziendali quotidiani in ambito HR, contabilità, servizi, supply chain e altro. | Integra anche strumenti social come Twitter, LinkedIn e Facebook per migliorare la collaborazione, la comunicazione e il coinvolgimento dei clienti. |
| Caratteristiche principali | - Usa strumenti di comunicazione nativi per il lavoro di squadra e la collaborazione - Non funziona con strumenti di file sharing, social networking e messaggistica istantanea di terze parti - Mancano strumenti di integrazione avanzati come plugin, connettori o API | - Si integra con strumenti social - Può tracciare facilmente conversazioni, progetti e processi su più piattaforme social - Dispone di funzionalità avanzate come accesso API e caratteristiche di integrazione |
| Pro | - Piattaforma sicura - Ampia possibilità di personalizzazione - Controllo on-premise | - Lavoro di squadra migliorato - Maggiore coinvolgimento dei clienti - Comunicazioni semplificate |
| Contro | - Costi iniziali - Implementazione complessa - Resistenza dei dipendenti | - Rischi di sicurezza aumentati - Sfide legate all'integrazione - Più costoso |
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