La Corrispondenza a Tre Vie negli Acquisti: Guida Completa
Vuoi sapere qualcosa di sorprendente?
Le aziende perdono in media il 5% del loro fatturato annuale a causa delle frodi. Considerando quanto tempo trascorriamo tutti cercando di ottenere le condizioni migliori nei contratti, un taglio forfettario del 5% sui ricavi della tua attività in cambio di assolutamente niente è assurdo.
Uno dei frutti più facili da cogliere per i truffatori è la contabilità fornitori.
Vuoi di più da The CFO Club?
Crea un account gratuito per terminare questo articolo e unirti a una comunità di moderni CFO ed executive finanziari che accedono a framework comprovati, strumenti e approfondimenti utili a navigare la finanza guidata dall’IA.
Have an account? Log In
In questo articolo spiegherò cos’è il matching a tre vie delle fatture, cosa comporta e come puoi implementarlo in modo efficiente ed efficace.
Cos’è il matching a tre vie?
Il matching a tre vie è il processo di confronto della fattura con l’ordine d’acquisto e la bolla di ricevimento merci (GRN) per verificare i dettagli della fattura.
Questo metodo confronta vari aspetti, tra cui l’importo della fattura, il numero della fattura e le quantità ordinate, con il relativo ordine d’acquisto (PO) e la GRN.
Confrontare i dettagli tra tre documenti aiuta a individuare errori e fatture fraudolente. Ovviamente, spesso le fatture contengono piccoli errori dovuti ad arrotondamenti o altri motivi leciti. Finché gli errori nelle fatture rientrano in una soglia di tolleranza accettabile, puoi approvarli.
Perché il matching a tre vie è importante?
Il matching a tre vie ti aiuta a raggiungere tre obiettivi fondamentali:
- Ridurre le frodi: Le frodi possono rappresentare un grave problema e, se non controllate, possono avere un impatto enorme sui risultati finanziari. Il controllo a tre vie aiuta a minimizzare il rischio di fatture fraudolente verificando ogni fattura due volte: una volta con l’ordine d’acquisto e una volta con la GRN.
- Gestire il flusso di cassa: Il pagamento tempestivo delle fatture è essenziale per una efficace gestione del flusso di cassa. Effettuando i pagamenti in tempo o in anticipo, puoi usufruire degli sconti per pagamento anticipato.
- Soddisfare i requisiti di controllo interno: Sebbene il matching a tre vie non sia un obbligo di legge, aiuta a rispettare le norme finanziarie e fiscali pertinenti e a mantenere registrazioni finanziarie accurate. La Sezione 404 del Sarbanes-Oxley Act richiede di valutare e riportare l’efficacia del controllo interno sulla rendicontazione finanziaria (ICFR) della società. Tali controlli interni devono garantire l’accuratezza delle transazioni finanziarie, compresa la verifica delle fatture. Quindi, sebbene il confronto delle fatture non sia un requisito diretto, contribuisce comunque al rispetto delle normative.
I sistemi manuali sopraffanno il tuo team? Considera di lasciare che i ‘borg aiutino. Il software per la contabilità fornitori esiste per aiutarti a implementare il matching a tre vie, gestire meglio il pagamento delle fatture e molto altro—senza richiedere l’attenzione di più dipendenti.
Questi sono i migliori strumenti AP che abbiamo trovato:
Cliccando sui link sottostanti potremmo guadagnare una commissione, che sostiene i nostri test indipendenti e la revisione di software e servizi. Scopri di più su come restiamo trasparenti.
Cosa sono il matching a due vie e a quattro vie nella contabilità fornitori?
Il matching a due vie confronta le voci sull’ordine d’acquisto e sulla fattura, ma non sulla GRN. L’addetto alla contabilità fornitori verifica la quantità e il prezzo nell’ordine d’acquisto e controlla che la fattura del fornitore riporti le stesse quantità e prezzi. In sostanza, il matching a due vie non verifica se il prodotto è stato effettivamente consegnato.
Il matching a quattro vie va oltre rispetto al matching a tre vie, confrontando le fatture anche con i verbali d’ispezione. Un verbale d’ispezione mostra la quantità di merce accettata dopo il controllo. Dovrai avvisare il fornitore dei prodotti consegnati in condizioni inaccettabili così che possa inviare una nuova consegna o rettificare l’importo totale in fattura.
Ecco un riepilogo delle differenze tra i tre processi di matching:
| Documento | Ordine d’acquisto | GRN | Fattura fornitore | Verbale d’ispezione |
| Matching a 2 vie | ✓ | - | ✓ | - |
| Matching a 3 vie | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Matching a 4 vie | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Qual è la differenza tra matching e riconciliazione?
Il matching prevede il confronto di due documenti per trovare corrispondenze nei dati. Ad esempio, il matching a tre vie consiste nel confrontare la fattura con l’ordine d’acquisto e la GRN per assicurarsi che tutti i dettagli siano allineati.
Dall'altra parte, la riconciliazione è il processo di verifica di due insiemi di dati per vedere se coincidono. Un rendiconto finanziario creato utilizzando il metodo indiretto è un eccellente esempio di riconciliazione tra l'utile netto e il flusso di cassa.
Le tre componenti del 3-way matching
Il three-way matching si basa su tre componenti fondamentali: l'ordine di acquisto (PO), il documento di ricezione della merce (GRN) e la fattura. Esaminando tutti e tre i documenti, puoi verificare se l'ordine è stato evaso come previsto e se i dettagli della fattura sono corretti.
Ecco qualche dettaglio in più su ciascuno dei tre documenti da esaminare:
Ordine di acquisto (PO)
I tuoi colleghi del reparto acquisti o approvvigionamenti emettono il PO.
Il PO autorizza l'acquisto degli articoli elencati e include dettagli come la quantità e il prezzo (concordato con il fornitore) degli articoli. Ogni PO ha un numero univoco che puoi utilizzare per riferimento e tracciamento.
Documento di ricezione merce (GRN)
Chiamato anche rapporto di ricezione o ricevuta di consegna, il GRN conferma che il reparto ricezione ha ricevuto la consegna. Contiene informazioni sugli articoli consegnati e indica se la consegna è stata totale o parziale.
Fattura
Di norma, il fornitore invia una fattura una volta ricevuta la merce, anche se questo può variare in base al rapporto con il fornitore. La fattura include dettagli come i recapiti del fornitore, un numero di fattura univoco, eventuali crediti o sconti applicabili, l'importo totale dovuto e le modalità di pagamento disponibili.
Processo di 3-way matching
Il three-way matching è un processo semplice (anche se leggermente dispendioso in termini di tempo) in cui l'addetto AP confronta tre documenti—PO, GRN e fattura—per individuare discrepanze e fatture fraudolente o duplicate.
La verifica delle fatture dei fornitori comprende tre passaggi:
1. Verifica dell'ordine di acquisto (PO)
Verifica che il PO contenga tutti i dettagli dell'ordine richiesti al momento dell'emissione, inclusi nome e indirizzo del fornitore, articoli ordinati, quantità e prezzo di tali articoli.
2. Verifica della consegna
All'arrivo della spedizione, il reparto ricezione controlla le condizioni della merce e confronta la quantità ricevuta con quella specificata nel PO. Se tutto corrisponde, emette un GRN che conferma la consegna della merce e lo registra nel software di gestione dell'inventario.
3. Confronto della fattura
Confronta i dettagli della fattura con il PO e il GRN.
- L'importo totale della fattura corrisponde a quello del PO?
- La quantità fatturata coincide con la quantità ricevuta come indicato dal GRN?
- Se il GRN indica danni a determinati articoli nella spedizione, la fattura del fornitore è stata adeguatamente rettificata?
Semplice, vero? Tuttavia, questo processo lineare può facilmente diventare complicato quando si ricevono migliaia di consegne ogni mese.
Si potrebbe sempre assumere altro personale amministrativo, ma esiste un modo più intelligente ed economico per rendere scalabile il three-way matching: il software di automazione della contabilità fornitori (AP automation software). L'automazione della contabilità fornitori aiuta a scalare il three-way matching e riduce al minimo le probabilità di errore umano.
Team coinvolti nel processo di 3-way matching
Tre reparti sono coinvolti nel processo di three-way matching:
- Reparto acquisti: Il reparto acquisti emette il PO e si assicura che contenga tutti i dettagli necessari, come il numero del PO, il prezzo degli articoli e le quantità.
- Reparto ricezione: Il reparto ricezione riceve le consegne, registra i nuovi articoli nell'inventario ed emette il GRN.
- Reparto finanziario o contabilità: Il team della contabilità fornitori riceve le fatture dei fornitori e le confronta con il PO e il GRN. Se tutto risulta corretto, dà il via libera al pagamento della fattura.
Esempio di 3-way matching
Vediamo un esempio pratico di come funziona il three-way matching. Supponiamo che la tua azienda software abbia bisogno di 10 nuovi monitor. Il reparto acquisti ha deciso di effettuare un ordine con l'azienda A.
Il PO indica un valore totale di $15,000 e comprende dettagli come la quantità e il prezzo dei monitor ordinati, la data di consegna prevista e i codici contabili interni.
Una volta che l’azienda A consegna i monitor e invia la fattura, l’addetto alla contabilità fornitori avvia il processo di verifica. Il responsabile controlla se l’acquisto è stato autorizzato tramite un ordine di acquisto (PO), esaminando il prezzo, la quantità e il nome dell’azienda per assicurarsi che non si tratti di una fattura falsa.
Poi l’addetto alla contabilità fornitori incrocia i dati con il documento di ricezione merci (GRN) per verificare che siano stati consegnati effettivamente 10 monitor. Una volta soddisfatto, autorizza il pagamento.
Vantaggi del 3-Way Matching
Il sistema di verifica a tre vie offre i seguenti vantaggi:
Prevenzione di Frodi e Sovrapagamenti
L’ho già menzionato diverse volte: verificare i dettagli su tre documenti distinti aiuta a individuare discrepanze che potrebbero portare a pagamenti in eccesso e a identificare fatture fraudolente. Il controllo incrociato a tre vie è un processo di contabilità fornitori efficiente che protegge il margine di profitto e il flusso di cassa.
Pagamenti più Rapidi
Il 3-way matching semplifica il processo di pagamento ai fornitori, soprattutto se si utilizza uno strumento di automazione contabile. Pagamenti più veloci aiutano a costruire relazioni più solide con i fornitori; l’81% dei pagatori ritiene che i pagamenti istantanei = rapporti migliori con i fornitori.
I pagamenti più rapidi possono anche portare a condizioni di credito migliorate, priorità sugli ordini e sconti per pagamento anticipato.
Creare una Traccia di Audit
Il 3-way matching richiede di archiviare i documenti aziendali (e di ritrovarli in maniera semplice, senza perdere la testa). Avere un sistema simile facilita la ricerca dei documenti durante una revisione interna, velocizzando l’intera procedura.
Svantaggi del 3-Way Matching
Ogni cosa buona ha un prezzo; ecco gli svantaggi del 3-way matching:
Processo Laborioso
Il matching a tre vie può essere lungo e noioso quando lo si implementa per la prima volta. Tempi di elaborazione più lunghi all’inizio possono tradursi in pagamenti ritardati e ostacolare il rapporto con il fornitore.
L’automazione della contabilità fornitori è una soluzione semplice per gestire i lunghi processi manuali di matching. Il sistema automatizzato si occupa di tutto: dal confronto dei dettagli con PO e GRN fino al pagamento stesso. Nel caso non fosse chiaro, credo che l’automazione sia la scelta vincente qui; non c’è motivo di perdere tempo a comporre un puzzle fatto di informazioni aziendali, soprattutto se puoi evitarlo.
Non Ideale per i Servizi
Non è possibile emettere un GRN per i servizi, poiché vengono erogati in modo continuativo. Occorre che un membro del team verifichi manualmente la qualità del servizio e informi l’ufficio contabilità affinché possa procedere con il pagamento. Non proprio il massimo della comodità.
Non Gestisce Tutti gli Errori
Il 3-way matching si occupa degli errori nella fattura. Non tiene conto di altri errori, come la documentazione smarrita o l’errata interpretazione dei termini contrattuali.
Inoltre, quando tu o il sistema automatizzato rilevate degli errori, sarà necessario discuterne con i reparti acquisti e ricevimento. Questo può rallentare ulteriormente il processo, soprattutto se i team lavorano in sedi diverse.
Detto ciò, c’è anche un piccolo vantaggio: individuare per tempo questi errori aiuta a evitare fraintendimenti più gravi in futuro se dovessero passare inosservati.
Come Implementare il 3-Way Matching
Il matching manuale a tre vie è laborioso: se lo affronti senza una strategia, può aumentare i tempi di elaborazione delle fatture e diventare un vero collo di bottiglia nel tuo flusso di lavoro della contabilità fornitori. Ecco come implementare il 3-way matching senza rallentare il processo di pagamento:
- Assegna un responsabile: Individua una persona che supervisionerà il processo di riscontro a tre vie. Questa figura dovrebbe far parte del team Contabilità Fornitori (AP); preferibilmente qualcuno in grado di configurare il sistema AP per confrontare le fatture e gestire eventuali errori segnalati dal sistema.
- Definisci un valore minimo della fattura per il riscontro a tre vie: Non è opportuno occuparsi del riscontro a tre vie per una fattura da 50 $. Riserva il riscontro a tre vie per le fatture sopra un determinato importo, poiché quelle di valore elevato comportano generalmente un rischio di frode maggiore.
- Automatizza il riscontro a tre vie: Un sistema automatizzato elimina la necessità che un operatore AP verifichi manualmente le fatture dei fornitori. Il sistema confronta i tre documenti senza alcuno sforzo manuale. In caso di discrepanze, il sistema avvisa l’addetto AP.
- Definisci un livello di tolleranza per le discrepanze: Se utilizzi un software, ti consiglio di definire una soglia di tolleranza per le discrepanze per consentire al sistema di approvare pagamenti con irregolarità minori, purché si mantengano entro un intervallo accettabile. In questo modo si evita di indagare su differenze di lieve entità in fatture di grande valore. Ad esempio, l’addetto AP non dovrebbe spendere tempo a indagare su una differenza di 10 $ in una fattura da 10.000 $.
- Procedi gradualmente con il cambiamento: Implementa il riscontro a tre vie con gradualità, spiegando al team AP l’importanza del processo, i suoi vantaggi e il suo ruolo nell’ambito della contabilità generale.
Il futuro del riscontro a tre vie
Se nella tua bingo card avevi previsto che dicessi "AI", puoi segnare il punto!
Al momento, il software è il modo migliore per completare il riscontro a tre vie; tuttavia, saranno le tecnologie di intelligenza artificiale a guidare il futuro. L’AI sta rendendo le soluzioni software più potenti in tutti i settori e, man mano che diventano più intelligenti, permetteranno alle aziende di risparmiare somme considerevoli grazie a un’efficienza maggiore, alla riduzione delle frodi e a decisioni sempre più automatizzate.
Ad esempio, nel 2019, un dipendente Honda ha frodato l’azienda per 750.000 $ creando diversi ordini d’acquisto. Honda avrebbe potuto evitare questa perdita con un sistema AP potenziato dall’AI, risparmiando $750.000.
Un sistema AP basato su AI può fare molto più che identificare fatture fraudolente. Ad esempio, il rilevamento di anomalie tramite machine learning può monitorare il comportamento degli impiegati nel processo AP. Il sistema segnala eventuali comportamenti dannosi, consentendoti di intervenire prima che sia troppo tardi.
Puoi anche utilizzare tecnologie come il fuzzy matching per rilevare fatture provenienti da aziende fittizie.
“Il fuzzy matching comprende un insieme di tecniche statistiche che confrontano e associano stringhe approssimativamente simili. Queste tecniche utilizzano regole statistiche per stabilire un grado relativo di veridicità nella somiglianza tra due stringhe, a differenza di un approccio booleano, che utilizza un formato separato e codificato per ciascun compito per fornire una risposta Sì/No.”
Un sistema può usare il fuzzy matching per scansionare più archivi, consultare il database fornitori esistente e confrontare vari documenti per individuare quelli falsi.
Il risultato? Riuscire a rilevare frodi anche in casi che un essere umano potrebbe facilmente non notare.
Preparati al futuro oggi
Il controllo manuale a tre vie è un fenomeno degli anni ’90. Le aziende moderne utilizzano software per rilevare errori e frodi. L’AI sta per rivoluzionare il processo AP, ma nel frattempo risparmia tempo e migliora la sicurezza implementando già oggi il controllo a tre vie.
Se hai trovato utile questo articolo, iscriviti alla newsletter The CFO Club per ricevere più approfondimenti direttamente nella tua casella di posta.
