Previsione ERP: Una guida completa per massimizzare i margini

Cos'è la previsione ERP?

La previsione ERP è il processo di utilizzo di dati storici e tendenze per produrre ipotesi informate sulle condizioni future, fornendoti una guida basata sui dati utile al processo di pianificazione aziendale.

Questo approccio guidato dai dati offre preziose informazioni utili a indirizzare le decisioni strategiche, portando infine a un business di maggior successo.

Ciò è possibile perché i sistemi ERP aiutano a riunire e gestire tutti i processi aziendali: gestione dell'inventario, contabilità, gestione progetti e gestione delle relazioni con i clienti, da un'unica piattaforma centralizzata.

Di cosa hai bisogno per creare previsioni accurate

Per ottenere il massimo dalla previsione ERP, ti serviranno:

Dati solidi

Le previsioni ERP sono come le previsioni del tempo: ci fai affidamento per pianificare, ma non servono a nulla se non supportate dai dati. Pertanto, raccogliere dati rilevanti, sia interni che esterni, è il primo passo verso una previsione corretta. Ad esempio:

• Dati di inventario: movimentazione delle scorte, ubicazione e quantità dei prodotti. Questo è utile per le aziende del retail, ecommerce o dei settori manifatturieri.
• Dati di vendita: fatture di vendita, ordini dei clienti e pagamenti dei clienti. Inclusi i report da tutti i punti di contatto di vendita—sistemi di punto vendita, transazioni online e vendite sulle piattaforme di social media
• Dati finanziari: informazioni su profitti, ricavi e spese
• Costi di produzione: tempi di produzione, processi di produzione e costi del lavoro
• Dati dei dipendenti: buste paga, presenze e report sulle performance dei dipendenti.
• Report sul feedback dei clienti: input diretti dai clienti tramite sondaggi, recensioni o ticket di assistenza.
• Report di ricerche di mercato: informazioni provenienti da analisi della concorrenza, studi sui comportamenti dei consumatori o whitepaper di settore.
• Tendenze di settore: cambiamenti a livello macro come modifiche regolamentari, progressi tecnologici o eventi globali.

Chi è coinvolto nel processo di previsione ERP?

Risposta breve: ogni componente del team nella tua azienda responsabile dei KPI che confluiscono in una previsione. I membri specifici del team varieranno a seconda del settore, ma in generale includeranno:

1. Rappresentanti di vendita

I rappresentanti di vendita gestiscono e concludono nuove opportunità di business, rinnovi e opportunità di espansione. Poiché sono contributori individuali che si concentrano su una o più opportunità potenziali in ogni momento, svolgono un ruolo importante nell'identificare, produrre e aggiornare i dati sulle opportunità necessari per la previsione ERP.

Sono anche tra i maggiori beneficiari delle funzionalità ERP, ma questa è una storia per un altro URL.

2. Responsabili delle vendite

I responsabili delle vendite sono i membri del team che supervisionano i tuoi rappresentanti commerciali; nella maggior parte delle organizzazioni sono conosciuti come responsabili di account o account executive. Per la previsione ERP, il responsabile delle vendite raccolgie i dati da tutti gli affari dei rappresentanti per costruire un unico dataset di previsione su scala di team. Monitorano anche gli aggiornamenti della pipeline e forniscono il loro contributo diretto sul dataset.

3. Leader delle vendite

I leader delle vendite sono figure di leadership commerciale responsabili del raggiungimento di quote, superiori ai responsabili delle vendite, includendo tutti fino al CRO. Svolgono un ruolo chiave nella previsione ERP fornendo dati storici di vendita, approfondimenti sulle tendenze di mercato e sui comportamenti di acquisto dei clienti. Queste informazioni aiutano a creare previsioni realistiche che supportano obiettivi di vendita raggiungibili e informano le decisioni strategiche aziendali.

4. Revenue Operators (RevOps)

Il ruolo di un revenue operator è fornire visibilità a tutto il team di ricavo, migliorare l’efficienza nei processi collegati ai ricavi, guidare la prevedibilità dei ricavi e ottenere crescita dei ricavi. Per quanto riguarda le previsioni, guidano il processo di previsione e si occupano della diffusione verso il team commerciale.

5. Analisti di Business

Gli analisti di business sono considerati esperti del settore. Queste persone hanno competenze nella raccolta, pulizia e analisi dei dati. Offrono anche preziose intuizioni di settore per una previsione, garantendone l’accuratezza.

Se non disponi di analisti di business interni, varrebbe la pena considerare come potresti coinvolgerne alcuni—in accordi contrattuali—per aiutarti a impostare le tue previsioni ERP.

6. Chief Financial Officer (CFO)

Il CFO funge da comitato di direzione per l’intero processo di previsione ERP. È il punto di riferimento per revenue operator, responsabili commerciali e analisti di business. Inoltre, indaga sulle tendenze della previsione e rialloca le risorse aziendali in base alla visione d’insieme.

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Come fare previsioni usando l’ERP

Ecco un semplice processo in cinque passaggi che puoi utilizzare per iniziare subito a generare previsioni ERP.

Passaggio 1: Definisci il problema 

Questa è spesso la parte più sfidante della previsione ERP perché dipende meno dal sistema ERP stesso e più dalla conoscenza della tua azienda. Qui, devi chiarire tre elementi chiave:

1. Per cosa è destinata la previsione
2. Come funziona il mercato in cui operi
3. Chi sono i tuoi clienti e concorrenti 

Supponiamo che tu gestisca un negozio al dettaglio e debba prevedere le vendite giornaliere per il prossimo trimestre. Utilizzando tecniche come la previsione della domanda, dovrai considerare elementi come i trend stagionali (ad esempio, le festività), le promozioni (come quel flash sale che stai pianificando) e perfino influenze esterne come variazioni di mercato o problemi nella catena di approvvigionamento.

Questo ti aiuterà a prevedere le esigenze dei clienti e a allineare l’inventario con la domanda reale, riducendo gli sprechi e le opportunità mancate.

Passaggio 2: Raccogli e prepara i dati

Questa fase prevede l’identificazione dei dati rilevanti all’interno del tuo sistema ERP. Ad esempio, cronologia delle vendite, tempi di consegna, capacità produttiva, costi e livelli di inventario necessari per la previsione.

Una volta definita la lista dei dati, estrai e consolida i dati provenienti dai diversi moduli ERP.

La consultazione dei dati semplifica il processo

Comporta la scrittura ed esecuzione di query sul database centralizzato del sistema ERP per recuperare i dati necessari in base a parametri prestabiliti.

Se il linguaggio tecnico ti scoraggia, non preoccuparti: le interrogazioni sui dati vengono generalmente fatte nel linguaggio computazionale naturale del sistema ERP. Basta porre domande specifiche sui dati—in linguaggio naturale—per estrarre informazioni mirate o risposte da dataset complessi del tuo ERP.

Una volta raccolti i dati per la previsione, puliscili e validali prestando attenzione a valori mancanti, duplicati e anomalie.

Ad esempio, se dovessi prevedere le vendite per una catena retail, ripulire i dati raccolti significherebbe rimuovere anomalie (come vendite insolitamente alte dovute a promozioni) e gestire valori nulli (ad esempio per chiusure di punti vendita).

Infine, etichetta i punti dati puliti per prepararli per le successive analisi e elaborazioni.

Passaggio 3: Esegui un'Analisi Preliminare dei Dati

Dare una prima occhiata ai dati può essere molto rivelatore. Potresti individuare subito problemi di qualità o di usabilità dei dati. Questa analisi può anche rivelare schemi o tendenze utili.

Fortunatamente, i sistemi ERP sono dotati di strumenti di visualizzazione dei dati. Questi strumenti trasformano insiemi di dati complessi in mappe, grafici, diagrammi e tabelle chiari e concisi, rendendoli molto più facili da comprendere e interpretare. Quindi, come naturale primo passo, inizia visualizzando i tuoi dati con grafici.

Questo è anche un buon momento per cercare ed eliminare eventuali voci duplicate nel tuo insieme di dati. In alcuni casi, in base alla tua conoscenza dell'azienda e dei dati, potresti essere in grado di fare assunzioni ragionevoli per colmare piccoli vuoti. Riducendo la quantità di dati da analizzare, puoi semplificare l'intero processo di previsione.

Passaggio 4: Scegli un Modello di Previsione

Il software ERP spesso è fornito con vari modelli di previsione, come la media mobile, lo smoothing esponenziale, modelli stagionali e opzioni più complesse come ARIMA e la vettore auto-regressione.

Ma con così tante scelte, come scegli quella migliore?

Anticipo: non esiste una soluzione magica. 

Il modello migliore per la tua previsione sarà determinato dalla sua applicazione prevista, dalla forza delle correlazioni tra la variabile prevista e ogni eventuale variabile esplicativa, e dalla disponibilità di dati storici.

Ad esempio:

• Per i trend a breve termine, una semplice media mobile potrebbe funzionare bene. 
• Per i trend a lungo termine, potrebbe essere appropriato un modello più avanzato, come una rete neurale o prophet.
• Se valorizzi l'interpretabilità e la semplicità, considera l'uso di modelli di previsione come le medie mobili o la regressione lineare.
• Pochi dati storici? Gli approcci qualitativi, come il metodo Delphi, funzionano molto bene. 

Passaggio 5: Analizza e Interpreta i Risultati

Ora arriva la parte più interessante. Una volta scelto il modello di previsione più adatto ai tuoi obiettivi, è il momento di metterlo alla prova. Semplicemente inserisci i tuoi dati nel modello e lascia che faccia il suo lavoro.

Author's Tip

Confronta la tua previsione con i dati reali. Questo ti permette di valutare l’accuratezza non solo del modello, ma dell’intero processo, e di adeguare di conseguenza ogni fase.

Ad esempio, supponiamo tu abbia dati sulla soddisfazione del cliente, le spese di marketing e le vendite. Utilizzando l'analisi di regressione, potresti scoprire se esiste una relazione tra vendite e spese di marketing. Se c'è una relazione, potrai iniziare a prevedere come le variazioni nelle vendite saranno influenzate dalle attività di marketing.

Come Migliorare la Qualità delle Tue Previsioni 

Ci sono tre aree principali su cui concentrarsi per migliorare le previsioni ERP:

Approfondisci la Tua Comprensione

Esamina più a fondo il tuo software ERP, in particolare le sue capacità analitiche trasversali. Più il tuo ERP si integra efficacemente con strumenti di terze parti come Google Analytics, maggiore sarà la qualità delle previsioni ottenute.

Assicurati che i Tuoi Dati Siano Affidabili

Assicurati che i dati ricevuti da partner su logistica, fornitori, produzione e altro siano accurati. Dati affidabili sono la base per previsioni affidabili.

Verifica il Tuo Sistema

Assicurati di avere tutto il necessario per previsioni di qualità. Se così non fosse, valuta di implementare moduli ERP aggiuntivi oppure di aggiornare il tuo piano man mano che le esigenze di previsione evolvono, per accedere ad analisi avanzate.

Questa personalizzazione continua semplifica il processo di previsione per tutti gli interessati.  

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Quando Effettuare una Previsione 

La tempistica della previsione ERP sarà condizionata dai cicli e dalla stagionalità della tua azienda.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda abbia individuato una tendenza di aumento della domanda dei clienti durante l’estate. Con questa consapevolezza, aumenteresti i livelli di produzione in estate per soddisfare la crescita della domanda e massimizzare le vendite, oppure lanceresti campagne di marketing mirate in questi mesi per attrarre nuovi clienti e aumentare ulteriormente i ricavi.

Per la maggior parte delle aziende, esistono due tipi di previsioni da considerare, che hanno tempistiche diverse:

Best Practice per Previsioni ERP

Rimani Aggiornato

Pianifica aggiornamenti regolari e manutenzione della tua soluzione ERP. Un sistema ben mantenuto previene discrepanze nei dati e salvaguarda l’integrità delle tue informazioni. Ciò si traduce in previsioni affidabili, perché sai che si basano su dati puliti e accurati.

Verifica il Tuo Lavoro

Confronta periodicamente le tue previsioni con le prestazioni effettive dell’azienda. Poi, aggiorna il processo di previsione e i modelli secondo necessità, in base alle variazioni di mercato, a nuovi dati e ad altre circostanze impreviste.

Conosci a Fondo il Tuo Sistema

Sfrutta le risorse formative offerte dal fornitore del software o da un consulente ERP. Molti vendor forniscono istruzioni su come utilizzare al meglio le funzionalità di previsione.

Inizia in Modo Semplice

Le previsioni avanzate basate su dati statistici possono sembrare complesse da generare inizialmente, quindi inizia con un compito più semplice, come stimare la domanda media storica di un prodotto. Quindi, analizza quanto tale previsione semplice si avvicina alla domanda effettivamente osservata. Da qui, passa a tecniche che gestiscono complicazioni come stagionalità e trend. 

Come Scegliere il Software ERP Giusto

I sistemi ERP variano molto per dimensioni, portata e funzionalità. Quindi, naturalmente, non tutti i software ERP sono adatti alle tue esigenze di previsione. Quanto meno, devi considerare scalabilità, rapporto qualità-prezzo, requisiti di integrazione e modelli di implementazione prima di scegliere.

Per molte aziende, gli ERP moderni offrono supporto operativo immediato anche senza estese personalizzazioni. Tuttavia, alcuni necessitano di funzionalità aggiuntive oltre alle considerevoli capacità già integrate.

Se la tua azienda utilizza molti processi specializzati, sarebbe meglio optare per un tipo di software ERP estendibile che si integra con soluzioni legacy o sviluppate internamente, oppure che consente al tuo staff IT di scrivere codice per aggiungere le funzionalità necessarie. 

Prevedere senza Indovinare il Futuro

Non esiste un modo magico per prevedere il futuro della tua azienda. La previsione tramite ERP aiuta la tua impresa trasformando dati caotici in insight strutturati e azionabili. Permette una migliore pianificazione della liquidità, decisioni più intelligenti su scorte di magazzino e risposte più rapide ai cambiamenti di mercato—tutti elementi che contribuiscono direttamente a margini di profitto più sani.

E quando porti nel processo anche previsioni esterne (come trend di settore, indicatori economici o tempistiche dei fornitori), è come dare al tuo ERP una visuale più ampia. Invece di reagire a ciò che è già successo, inizi a individuare ciò che sta arrivando.

Quindi, che tu sia un'impresa affermata o una startup in crescita, la previsione tramite ERP dovrebbe essere uno strumento fondamentale nel tuo arsenale.

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