Come Creare Manualmente Proiezioni di Flusso di Cassa Realistiche
Esistono molte soluzioni software per prevedere il flusso di cassa, ma per molti imparare a farlo manualmente è il metodo preferito da cui partire. Per questo motivo, ho voluto creare una guida completa che ti aiuti a generare proiezioni di flusso di cassa accurate per la tua azienda.
Cosa Sono le Proiezioni di Flusso di Cassa?
Le proiezioni di flusso di cassa aiutano i professionisti della finanza e gli operatori aziendali a stimare la quantità di denaro che entrerà e uscirà da un'azienda in un determinato periodo. L'obiettivo è anticipare correttamente il saldo di cassa potenziale, le carenze o gli eccedenze, in modo che tu possa mantenere un flusso di cassa sano e positivo mentre fai crescere l’azienda.
Queste previsioni riguardano solitamente periodi mensili, trimestrali o annuali per aiutare a identificare quando:
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- È necessario un finanziamento aggiuntivo
- Le uscite di cassa superano le entrate
- È disponibile cassa in eccesso
A seconda della complessità dei rapporti con i clienti e dei termini di pagamento, costruirai il tuo modello di flusso di cassa previsionale in un foglio di calcolo oppure opterai per un approccio basato su software.
Perché le Proiezioni di Flusso di Cassa sono Importanti per la Tua Azienda?
Negli ultimi dieci anni ho avviato e gestito alcune mie attività, affrontando varie sfide con budget limitati. Fortunatamente, la mia esperienza nella previsione e gestione del flusso di cassa in altre imprese si è rivelata preziosa — probabilmente facendo la differenza tra il fallimento e il successo delle mie iniziative.
Ho imparato che la proiezione del flusso di cassa è fondamentale per la pianificazione aziendale, per identificare le carenze di cassa, gestire il capitale circolante, ottenere finanziamenti e ottimizzare le performance aziendali.
1. Pianificare per il Futuro
La pianificazione finanziaria comprende la ricerca di strategie per migliorare il flusso di cassa, che si basano su proiezioni di flusso di cassa e ti permettono di prevedere i tuoi bisogni finanziari.
Comprendendo quando sono previsti i flussi di entrata e uscita, puoi prendere decisioni informate su investimenti, espansioni o misure di riduzione dei costi.
2. Gestione Proattiva del Rischio
Prevendo il tuo flusso di cassa, puoi identificare i periodi in cui le entrate potrebbero non essere sufficienti a coprire le uscite. Questo ti permette di adottare misure proattive per colmare il divario, ad esempio ottenendo finanziamenti o adeguando le spese.
3. Gestione del Capitale Circolante
Le proiezioni di flusso di cassa ti aiutano a gestire efficacemente il capitale circolante. Puoi determinare il livello ottimale di scorte, negoziare migliori condizioni di pagamento e prezzi con i fornitori, oltre ad assicurarti di avere cassa sufficiente sui conti bancari o in altre fonti per coprire le esigenze operative quotidiane.
4. Ottenere Finanziamenti
Se stai cercando finanziamenti da investitori o banche, vorranno vedere che hai una chiara comprensione del tuo flusso di cassa e che sei in grado di generare abbastanza liquidità per ripagare i debiti contratti o per garantire un ritorno sugli investimenti effettuati.
5. Monitorare le Performance Aziendali
Quando si tratta di monitorare le performance finanziarie della tua azienda, creare proiezioni di flusso di cassa funge da riferimento. Confrontando il flusso di cassa reale con quello previsto, puoi individuare eventuali discrepanze e agire tempestivamente per correggere la rotta.
Cosa Serve per Proiezioni Accurate
Raccogliere tutte le informazioni necessarie è importante prima di poter creare proiezioni di flusso di cassa. Questo comprende sia i dati finanziari storici sia le stime future.
Ecco le informazioni chiave di cui avrai bisogno:
1. Dati Finanziari Storici
Inizia raccogliendo i tuoi bilanci storici, come conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario. Questi ti forniranno una panoramica sui ricavi, le spese, le diverse tipologie di flusso di cassa e le tendenze dei flussi di cassa nel passato.
2. Stime delle Vendite e dei Ricavi
Prevedere le tue future vendite e ricavi è necessario per creare proiezioni di flusso di cassa accurate. Ricorda, le prestazioni passate non sono sempre un indicatore di come sarà il futuro, quindi considera fattori come le tendenze di mercato, il comportamento dei clienti, le variazioni stagionali e qualsiasi attività aziendale o evento imminente che potrebbe influenzare le tue vendite. Questo vale anche per le spese.
3. Stime delle Spese
Così come per i ricavi, stimare e fatturare le tue spese è fondamentale. Suddividi le tue spese in costi fissi (ad esempio affitto, stipendi) e spese variabili (ad esempio materie prime, spese operative giornaliere, settimanali, mensili o periodiche). Sii il più dettagliato possibile per garantire l’accuratezza.
4. Crediti e Debiti Commerciali
Tieni conto di tutte le fatture in sospeso che i tuoi clienti devono ancora pagare (cioè i crediti commerciali) o di eventuali fatture o debiti che devi pagare (vale a dire i debiti commerciali).
5. Riserve di Cassa e Linee di Credito
Considera le riserve di cassa disponibili, le linee di credito esistenti, lo spazio sulle carte di credito o prestiti a cui puoi attingere se necessario. Queste funzioni agiscono da rete di sicurezza e ti aiutano a gestire sfide finanziarie impreviste.
Una volta raccolte tutte queste informazioni, sei pronto per iniziare a creare le tue proiezioni di flusso di cassa.
Chi è Coinvolto nella Creazione delle Proiezioni?
Creare proiezioni di flusso di cassa non è un compito solitario. È fondamentale coinvolgere i principali stakeholder per garantire l’accuratezza e ottenere prospettive differenti. Ecco alcune figure che dovrebbero essere coinvolte nel processo.
1. Titolari d’Azienda
Se sei il CFO, hai una profonda conoscenza delle finanze dell’azienda… ma è comunque necessario coinvolgere il titolare. I proprietari delle piccole imprese sanno quali sono le loro aspettative in termini di performance e obiettivi e devono essere tenuti informati.
Il vostro contributo combinato è fondamentale nella stima di vendite, spese e flussi di cassa futuri, soprattutto per eventuali cambiamenti o sviluppi aziendali rilevanti.
2. Consulenti Finanziari
Se collabori con consulenti finanziari esterni, dovresti coinvolgerli in questa fase. Vedono molte aziende simili alla tua, quindi la loro esperienza può essere preziosissima nella creazione di proiezioni di flusso di cassa accurate.
Possono fornire indicazioni sulla stima di ricavi e spese in relazione a politiche bancarie, variazioni dei tassi e altri fattori finanziari, assicurandosi che le tue proiezioni siano in linea con i principi contabili.
3. Responsabili Vendite e Marketing
I team di vendite e marketing sono in prima linea, interagendo con i clienti e generando ricavi. Se non hai una grande quantità di dati da analizzare, considera di coinvolgerli in questo processo.
Possono offrire preziose informazioni su tendenze di mercato, comportamento dei clienti e promozioni o campagne imminenti che potrebbero influire sulle vendite.
4. Responsabili Operativi e della Produzione
Allo stesso modo, se le informazioni all’interno dell’azienda sono ancora un po’ frammentate, è opportuno coinvolgere anche questo team.
I responsabili operativi e della produzione hanno una conoscenza approfondita di eventuali cambiamenti o progetti futuri che potrebbero richiedere finanziamenti aggiuntivi. Incluirli nel processo assicura che tutte le spese siano considerate e che le proiezioni siano realistiche.
Come Creare Proiezioni di Flusso di Cassa
Ho utilizzato questa guida passo-passo molte volte e l’ho trovata utile per semplificare il processo di proiezione del flusso di cassa.
Fase 1: Scegli il Tuo Strumento Preferito
Supponendo che tu voglia ancora evitare l’uso di software di contabilità—anche quelli pensati per le piccole imprese, puoi creare proiezioni di flusso di cassa tramite un foglio Excel, Google Sheet o una web app simile.
La scelta dello strumento dipende dal tuo livello di confidenza e dalla complessità delle tue finanze.
Fase 2: Definisci il Periodo di Tempo
Decidi il periodo di tempo appropriato per le tue previsioni di flusso di cassa. A seconda delle tue attività o modello di business, puoi scegliere di suddividerlo in periodi settimanali, mensili, trimestrali o ciclici.
Le proiezioni settimanali e mensili sono le più comuni per le piccole imprese.
Passo 3: Stima dei Ricavi
Inizia stimando i tuoi ricavi per ciascun periodo. Considera i dati storici di vendita, le tendenze del mercato, il comportamento dei clienti e qualsiasi evento o promozione in programma.
Sii realistico ma cautamente conservativo nelle tue stime, tenendo conto di potenziali fluttuazioni.
Passo 4: Categorizza le Spese
- Categorizza le tue spese in costi fissi (ad esempio, affitto, stipendi) e costi variabili (ad esempio, materie prime, spese pubblicitarie e di marketing).
- Assegna a ciascuna categoria di spesa un importo specifico per ogni periodo.
- Consulta i responsabili di ciascuna categoria per assicurarti di includere costi realistici.
Passo 5: Considera le Tempistiche
Essere realistici con le tempistiche è uno degli aspetti più importanti da considerare in questo processo di previsione.
Tieni conto delle tempistiche di entrate e uscite. Alcune entrate possono essere ricevute immediatamente, mentre altre potrebbero avere tempi di pagamento più lunghi. Allo stesso modo, alcune spese potrebbero essere dovute in anticipo o distribuite nel tempo.
Nella mia esperienza, molte piccole imprese sono troppo ottimiste su quando arriveranno i ricavi e scelgono di pagare le fatture troppo tardi, con impatto negativo sulle relazioni con fornitori e creditori e sulle condizioni di pagamento favorevoli.
Passo 6: Considera la Stagionalità
Se la tua azienda subisce fluttuazioni stagionali, adegua di conseguenza le tue previsioni di flusso di cassa. Identifica i periodi di maggiore e minore attività e assicurati che le proiezioni li riflettano adeguatamente.
La stagionalità è un altro fattore spesso trascurato che crea proiezioni di cassa irrealistiche e porta a momenti di crisi di liquidità.
Passo 7: Considera Crediti e Debiti
Tieni conto di tutte le fatture in sospeso che i tuoi clienti devono ancora pagare (crediti) e di tutte le fatture o bollette in scadenza che devi pagare (debiti).
Passo 8: Includi le Riserve di Liquidità e le Linee di Credito
Tieni in considerazione le tue riserve di liquidità attuali e le eventuali linee di credito disponibili da attivare se necessario. Queste serviranno come rete di sicurezza, permettendoti di avere un cuscinetto in caso qualcosa vada storto.
Passo 9: Modella Altri Scenari
Anche se è impossibile prevedere tutto (pandemia, ci guardiamo proprio te), è importante considerare possibili circostanze che potrebbero impattare sul flusso di cassa. Questo può includere cambiamenti nelle condizioni di mercato, novità normative o spese impreviste.
Inserisci un margine di sicurezza e delle assunzioni nelle tue proiezioni per far fronte alle incertezze.
Passo 10: Rivedi e Migliora
È importante analizzare il tuo rendiconto finanziario, creare le previsioni di flusso di cassa e rivedere ciascuno di questi documenti attentamente—da solo e con altri. Verifica eventuali incoerenze, errori o ipotesi poco realistiche e, soprattutto, apporta le correzioni necessarie quando le scopri.
Ricorda, le proiezioni di flusso di cassa non sono scolpite nella pietra. Devono essere regolarmente riviste e aggiornate man mano che evolvono la tua azienda e la sua situazione finanziaria. Monitorando il flusso di cassa reale rispetto alle proiezioni, puoi fare aggiustamenti e affinare le previsioni per una maggiore precisione.
Quando Creare le Previsioni di Flusso di Cassa
Le proiezioni di flusso di cassa dovrebbero essere create a intervalli regolari per ridurre al minimo il rischio di essere colti alla sprovvista dalla situazione finanziaria; ciò nonostante, so che ci sono mille cose che dovresti fare regolarmente.
Ecco quando devi assolutamente creare queste proiezioni.
All’Inizio di una Nuova Attività
Se stai avviando una nuova impresa, non hai nulla su cui contare se le cose non dovessero andare come previsto. Le previsioni del flusso di cassa ti aiutano a identificare lo scenario più realistico per la tua attività e a individuare le potenziali criticità in anticipo.
Se state cercando finanziamenti
Che si tratti di richiedere un prestito o di cercare investitori, le proiezioni dei flussi di cassa sono una componente fondamentale della vostra presentazione (uno dei vantaggi dei software di gestione delle richieste di finanziamento è che possono aiutarvi a prepararle). Finanziatori e investitori vogliono vedere che avete una chiara comprensione dei vostri flussi di cassa e che siete in grado di generare abbastanza liquidità da poterli rimborsare puntualmente.
Se state espandendo l’attività
Se ci sono piani per espandere l’attività, le proiezioni dei flussi di cassa possono aiutarvi a determinarne la fattibilità finanziaria.
Vi permettono di valutare l’impatto dell’espansione sui vostri flussi di cassa e, se necessario, di identificare esigenze finanziarie aggiuntive nel breve e nel lungo termine.
Prima di prendere decisioni finanziarie importanti
Se stai per fare una proposta, è una buona idea assicurarti prima di essere pronto. Perché mai dovrebbe essere diverso per un’azienda?
Ogni volta che si considerano decisioni finanziarie importanti, come l’acquisto di asset, la stipula di contratti o il lancio di nuovi prodotti o servizi, valutare l’impatto sui flussi di cassa è importante per aiutarvi a prendere decisioni consapevoli.
Esempio di proiezione dei flussi di cassa
Per aiutarvi a visualizzare come si realizzano le proiezioni dei flussi di cassa, di seguito trovate un esempio di proiezione mensile base dei flussi di cassa per una piccola impresa:
3 errori più gravi da evitare
Dovreste evitare alcuni errori comuni durante tutto il processo di proiezione dei flussi di cassa.
Sovrastimare i ricavi
Siamo tutti tentati di essere troppo ottimisti quando stimiamo i ricavi. Tuttavia, è importante essere realistici e basare le proiezioni su dati storici, tendenze di mercato e aziendali e informazioni affidabili, perché l’ottimismo in questi casi non è di aiuto.
Considerate i clienti che pagano in ritardo e, almeno, includete l’ipotesi che una percentuale di ricavi possa non materializzarsi nei tempi previsti (o per nulla). Questo garantisce un piccolo margine di sicurezza, nel caso in cui le entrate non siano quelle sperate.
Sottostimare i costi
Analogamente, sottostimare le spese può portare a carenze di liquidità. Siate scrupolosi nel classificare le uscite e considerate tutti i possibili costi, comprese le spese nascoste o una tantum.
Così come avete previsto un margine di sicurezza sui ricavi, includete anche nelle previsioni l’eventualità di costi imprevisti o aumenti di prezzo, così da risparmiarvi brutte sorprese.
Ignorare la stagionalità
Se la vostra azienda subisce fluttuazioni stagionali, non tenerne conto può diventare un problema più grande di quanto immaginiate. Qui può essere utile confrontarsi con altri stakeholder, che potrebbero evidenziare costi che non avete ancora considerato. Spesso possiedono conoscenze specifiche del settore su cicli stagionali di costi e ricavi.
Iscrivetevi per altri approfondimenti sui flussi di cassa
Disporre delle conoscenze e degli strumenti necessari per creare proiezioni realistiche dei flussi di cassa, senza dover ricorrere a software costosi, vi aiuta a dimostrare agli stakeholder che avete le capacità per portare avanti il vostro progetto.
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