Come Creare Manualmente Proiezioni di Flusso di Cassa Realistiche
Esistono molte soluzioni software per prevedere il flusso di cassa ma, per molti, capire come farlo manualmente è il metodo preferito da cui iniziare. Per questo motivo, ho voluto creare una guida completa per aiutarti a realizzare proiezioni di flusso di cassa accurate per la tua azienda.
Cosa sono le proiezioni di flusso di cassa?
Le proiezioni di flusso di cassa aiutano i responsabili finanziari e gli operatori aziendali a stimare la quantità di denaro che entrerà ed uscirà da un'azienda in un determinato periodo. L'obiettivo è anticipare correttamente il saldo di cassa potenziale, le eventuali carenze o eccedenze, così da mantenere un flusso di cassa sano e positivo mentre l'azienda cresce.
Queste proiezioni di solito analizzano periodi mensili, trimestrali o annuali per aiutare a identificare quando:
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- È necessario un finanziamento aggiuntivo
- Le uscite superano le entrate
- Si ha un'eccedenza di liquidità
A seconda della complessità delle tue relazioni con i clienti e dei termini di pagamento, potrai costruire il tuo modello previsionale di flusso di cassa su un foglio di calcolo oppure optare per una soluzione software.
Perché le proiezioni di flusso di cassa sono importanti per la tua azienda?
Avendo avviato e gestito alcune delle mie attività negli ultimi dieci anni, con budget limitati, ho incontrato numerose sfide. Fortunatamente, la mia esperienza con la proiezione e la gestione del flusso di cassa in altre aziende mi ha aiutato molto—probabilmente facendo la differenza tra fallimento e successo nelle mie stesse imprese.
Ho imparato che la proiezione del flusso di cassa è essenziale per la pianificazione aziendale, l'identificazione di carenze di liquidità, la gestione del capitale circolante, l'ottenimento di finanziamenti e l'ottimizzazione delle performance aziendali.
1. Pianificazione per il futuro
La pianificazione finanziaria include la ricerca di modi per migliorare il flusso di cassa, che prevedono appunto proiezioni di flusso di cassa per anticipare i tuoi bisogni finanziari.
Capendo quando avverranno entrate e uscite, puoi prendere decisioni informate su investimenti, espansioni o iniziative di riduzione dei costi.
2. Gestione proattiva del rischio
Prevedendo il tuo flusso di cassa, puoi identificare i periodi in cui le entrate potrebbero non essere sufficienti a coprire le uscite. Questo ti permette di adottare misure proattive per colmare la differenza, come ottenere finanziamenti o modificare le tue spese.
3. Gestione del capitale circolante
Le proiezioni di flusso di cassa ti aiutano a gestire efficacemente il tuo capitale circolante. Puoi determinare il livello ottimale delle scorte, negoziare termini e prezzi favorevoli con i fornitori e assicurarti di avere liquidità sufficiente su conti bancari o altre fonti per coprire i bisogni operativi quotidiani.
4. Ottenimento di finanziamenti
Se stai cercando finanziamenti da investitori o banche, questi vorranno vedere che hai una chiara comprensione del tuo flusso di cassa e che sei in grado di generare abbastanza liquidità per ripagare eventuali debiti o produrre ritorni sul loro investimento.
5. Monitoraggio delle performance aziendali
Quando si tratta di monitorare le performance finanziarie della tua azienda, creare proiezioni del flusso di cassa funge da punto di riferimento. Confrontando il flusso di cassa reale con quello previsto, puoi identificare eventuali discrepanze e intervenire correttivamente se necessario.
Cosa ti serve per proiezioni accurate
Raccogliere tutte le informazioni necessarie è importante prima di creare le proiezioni di flusso di cassa. Questo include sia i dati finanziari storici che le stime future.
Ecco le informazioni chiave di cui avrai bisogno:
1. Dati finanziari storici
Inizia raccogliendo i tuoi bilanci e rendiconti finanziari passati, come conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario. Questi ti offriranno una panoramica di ricavi, spese, diversi tipi di flusso di cassa e dei pattern di liquidità storici.
2. Stime delle vendite e dei ricavi
Prevedere le tue future vendite e i ricavi è necessario per creare proiezioni di flusso di cassa accurate. Ricorda che le performance passate non sono sempre un indicatore di come sarà il futuro, quindi prendi in considerazione fattori come le tendenze di mercato, il comportamento dei clienti, le variazioni stagionali e qualsiasi attività o evento aziendale imminente che potrebbe influenzare le tue vendite. Questo vale anche per le spese.
3. Stime delle Spese
Come per i ricavi, stimare e fatturare le tue spese è fondamentale. Suddividi le spese in costi fissi (ad es. affitto, stipendi) e spese variabili (ad es. materie prime, spese operative giornaliere, settimanali, mensili o periodiche). Sii il più dettagliato possibile per garantire la precisione.
4. Crediti e Debiti Commerciali
Considera tutte le fatture in sospeso che devono ancora essere pagate dai tuoi clienti (cioè i crediti commerciali) o qualsiasi bolletta o fattura che devi ancora saldare (cioè i debiti commerciali).
5. Riserve di Cassa e Linee di Credito
Prendi in considerazione le riserve di liquidità disponibili, le linee di credito esistenti, il plafond delle carte di credito o i prestiti a cui puoi attingere se necessario. Questi elementi fungeranno da rete di sicurezza e ti aiuteranno ad affrontare eventuali imprevisti finanziari.
Una volta raccolte queste informazioni, sei pronto per iniziare a creare le tue proiezioni di flusso di cassa.
Chi è Coinvolto nella Creazione delle Proiezioni?
Creare proiezioni di flusso di cassa non è un compito solitario. È importante coinvolgere le parti interessate chiave per garantire accuratezza e diversi punti di vista. Ecco alcune delle persone da coinvolgere nel processo.
1. Titolari d’Azienda
Se sei il CFO, hai una profonda comprensione delle finanze aziendali… ma è comunque necessario che il titolare sia coinvolto. I piccoli imprenditori sanno quali sono le aspettative in termini di performance e obiettivi, e devono essere sempre aggiornati.
Il vostro contributo combinato è fondamentale per stimare le vendite, le spese e i flussi di cassa futuri, soprattutto in caso di eventuali cambiamenti aziendali o sviluppi importanti in arrivo.
2. Consulenti Finanziari
Se lavori a stretto contatto con consulenti finanziari esterni, dovresti coinvolgerli in questa fase. Hanno esperienza con numerose aziende simili alla tua e la loro competenza può risultare preziosa per realizzare proiezioni di flusso di cassa accurate.
Possono fornirti indicazioni su come stimare ricavi e spese in relazione alle politiche bancarie, ai cambi di tassi e ad altri fattori finanziari per assicurarsi che le proiezioni siano in linea con i principi contabili.
3. Responsabili Vendite e Marketing
I team vendite e marketing sono in prima linea, a diretto contatto con i clienti e responsabili di generare ricavi. Se non disponi di una grande mole di dati pregressi da analizzare, valuta di coinvolgerli nel processo.
Possono offrire preziose intuizioni sulle tendenze di mercato, sul comportamento dei clienti e sulle prossime promozioni o campagne che potrebbero influenzare le vendite.
4. Responsabili Operazioni e Produzione
Allo stesso modo, se le informazioni nella tua azienda sono ancora un po’ frammentate, sarà necessario coinvolgere questo team.
I responsabili operativi e di produzione hanno una conoscenza approfondita dei cambiamenti o dei progetti in arrivo che potrebbero richiedere ulteriori fondi. Includerli nel processo ti assicura di contabilizzare tutte le spese e rendere le proiezioni realistiche.
Come Creare Proiezioni di Flusso di Cassa
Ho usato questa guida passo-passo molte volte e l’ho trovata efficace nel semplificare il processo di proiezione del flusso di cassa.
Passaggio 1: Scegli il Tuo Strumento Preferito
Supponendo che tu voglia ancora evitare di usare un software di contabilità—anche quelli pensati per le piccole imprese, puoi creare proiezioni di flusso di cassa utilizzando un foglio Excel, Google Sheets o una web app simile.
La scelta dello strumento dipende dal tuo livello di familiarità e dalla complessità della situazione finanziaria.
Passaggio 2: Definisci il Periodo di Riferimento
Decidi il periodo di tempo appropriato per le tue proiezioni di flusso di cassa. A seconda delle tue attività o modello di business, puoi scegliere di suddividerlo in periodi settimanali, mensili, trimestrali o periodici.
Le proiezioni settimanali e mensili sono le più comuni per le piccole imprese.
Passaggio 3: Stima dei ricavi
Inizia stimando i ricavi per ciascun periodo. Prendi in considerazione i dati storici di vendita, le tendenze del mercato, il comportamento dei clienti e qualsiasi evento o promozione imminente.
Sii realista ma tendi ad essere conservativo nelle tue stime e considera le possibili fluttuazioni.
Passaggio 4: Categorizza le spese
- Categorizza le tue spese in costi fissi (ad es., affitto, salari) e costi variabili (ad es., materie prime, spese pubblicitarie e di marketing).
- Assegna a ciascuna categoria di spesa un importo specifico per ogni periodo.
- Consulta i soggetti interessati per ciascuna categoria per assicurarti di riportare costi realistici.
Passaggio 5: Considera la tempistica
Essere realistici con la tempistica è una delle cose più importanti da considerare in questo processo di previsione.
Tieni conto della tempistica dei tuoi ricavi e delle tue spese. Alcuni ricavi potrebbero essere ricevuti immediatamente, mentre altri potrebbero avere termini di pagamento più lunghi. Allo stesso modo, le spese potrebbero essere dovute subito o suddivise nel tempo.
Per mia esperienza, molte piccole imprese sono troppo ottimiste riguardo a quando arriveranno i ricavi e scelgono di pagare le fatture troppo tardi, influenzando così i rapporti con fornitori e partner e condizioni di pagamento favorevoli.
Passaggio 6: Considera la stagionalità
Se la tua attività sperimenta fluttuazioni stagionali, adatta le tue proiezioni di flusso di cassa di conseguenza. Identifica i periodi di attività alta e bassa e assicurati che le tue previsioni tengano conto di queste variazioni.
La stagionalità è un altro fattore spesso trascurato, che porta a previsioni di cassa poco realistiche e può causare carenze di liquidità.
Passaggio 7: Considera crediti e debiti commerciali
Considera tutte le fatture in sospeso che i tuoi clienti devono ancora pagare (crediti commerciali) e le fatture o bollette in attesa che devi saldare (debiti commerciali).
Passaggio 8: Includi riserve di cassa e linee di credito
Prendi in considerazione le tue riserve di liquidità attuali e qualsiasi linea di credito esistente a cui puoi attingere se necessario. Queste fungeranno da rete di sicurezza, assicurandoti un margine di manovra in caso di problemi.
Passaggio 9: Simula altri scenari
Anche se è impossibile prevedere tutto (sì, pandemia, parlo di te), è importante considerare circostanze potenziali che possono influenzare il flusso di cassa. Questo potrebbe includere cambiamenti nelle condizioni di mercato, normative o spese impreviste.
Inserisci un margine di sicurezza e delle ipotesi nelle tue previsioni che tengano conto dell'incertezza.
Passaggio 10: Rivedi e perfeziona
È importante analizzare il tuo rendiconto finanziario, creare le tue proiezioni di cassa e rivederle con attenzione, sia da solo che con altri. Individua eventuali incoerenze, errori o ipotesi poco realistiche e, cosa più importante, apporta modifiche quando necessario.
Ricorda, le proiezioni di flusso di cassa non sono scolpite nella pietra. Devono essere riviste e aggiornate regolarmente man mano che la tua attività e la situazione finanziaria evolvono. Monitorando il flusso di cassa effettivo rispetto alle previsioni, puoi effettuare aggiustamenti e migliorare le tue previsioni per una maggiore accuratezza.
Quando creare proiezioni di flusso di cassa
Le proiezioni di flusso di cassa dovrebbero essere redatte a intervalli regolari per ridurre al minimo le possibilità di ritrovarsi colti alla sprovvista dai propri dati finanziari; tuttavia, so che ci sono milioni di attività che dovresti fare regolarmente.
Ecco quando devi assolutamente creare queste proiezioni.
All’avvio di una nuova attività
Se stai avviando una nuova impresa, non hai nulla su cui fare affidamento se le cose non andranno come previsto. Le proiezioni di flusso di cassa aiutano a fissare lo scenario più realistico per te e a individuare eventuali sfide in anticipo.
Se stai cercando finanziamenti
Che tu stia richiedendo un prestito o cercando investitori, le proiezioni di flusso di cassa sono una componente cruciale della tua presentazione (uno dei vantaggi del software di origination dei prestiti è che può aiutarti a crearle). Prestatori e investitori vogliono vedere che hai una chiara comprensione del tuo flusso di cassa e che puoi generare abbastanza liquidità per rimborsarli puntualmente.
Se stai espandendo l’attività
Se ci sono piani per espandere l’attività, le proiezioni di flusso di cassa possono aiutarti a determinarne la fattibilità finanziaria.
Consentono di valutare l’impatto dell’espansione sul flusso di cassa e, se necessario, di individuare ulteriori esigenze di finanziamento a breve e lungo termine.
Prima di prendere decisioni finanziarie importanti
Se stai per fare una proposta, è una buona idea assicurarti prima di essere davvero pronto. Perché il business dovrebbe essere diverso?
Ogni volta che si prendono in considerazione decisioni finanziarie rilevanti, come l’acquisto di beni, la stipula di contratti o il lancio di nuovi prodotti o servizi, valutare l’impatto sul flusso di cassa è importante per aiutarti a prendere decisioni consapevoli.
Esempio di proiezione del flusso di cassa
Per aiutarti a visualizzare come vengono realizzate le proiezioni di flusso di cassa, ecco un esempio di una semplice proiezione mensile per una piccola impresa:
I 3 principali errori da evitare
Dovresti evitare alcuni errori comuni durante tutto il processo di proiezione del flusso di cassa.
Sovrastimare i ricavi
Siamo tutti tentati di essere eccessivamente ottimisti quando stimiamo i ricavi. Tuttavia, è importante essere realistici e basare le tue proiezioni su dati storici, tendenze aziendali e di mercato e informazioni affidabili, poiché un eccesso di ottimismo qui non è di aiuto.
Considera i clienti che pagano in ritardo e, almeno, inserisci l’ipotesi che una percentuale dei ricavi possa non materializzarsi puntualmente (o affatto). Questo ti garantisce un piccolo margine di sicurezza, nel caso in cui le entrate di cassa non corrispondano alle aspettative.
Sottostimare le spese
Allo stesso modo, sottostimare le spese può portare a carenze di liquidità. Sii scrupoloso quando categorizzi le tue spese e considera tutti i possibili costi, inclusi quelli nascosti o una tantum.
Così come hai previsto una riserva sui ricavi, prevedi anche che incontrerai alcuni costi extra o aumenti dei prezzi, per evitarti sorprese indesiderate.
Ignorare la stagionalità
Se la tua attività presenta fluttuazioni stagionali, non tenerne conto può trasformarsi in un problema maggiore di quanto immagini. Qui può essere utile il confronto con altri stakeholder, che potrebbero avere informazioni su costi che non avevi considerato. Spesso hanno conoscenze specifiche sulle spese stagionali o periodiche e sui cicli di ricavi del settore.
Iscriviti per ulteriori approfondimenti sul flusso di cassa
Disporre delle conoscenze e degli strumenti necessari per creare proiezioni di flusso di cassa realistiche senza dover ricorrere a software costosi ti aiuta a dimostrare agli stakeholder che hai ciò che serve per far funzionare le cose.
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