Le 3 Regole d’Oro della Contabilità & Come Utilizzarle
Le tre regole d’oro della contabilità sono fondamentali per la contabilità in partita doppia.
Luca Pacioli, il padre della contabilità, ha codificato la partita doppia e le tre regole d’oro nel suo trattato di matematica intitolato Summa de arithmetica.
Queste regole costituiscono la base per il moderno sistema contabile. In questa guida, ti aiuto a capire da zero le tre regole d’oro della contabilità.
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Tipi di Conti
Le tre regole d’oro della contabilità variano in base al tipo di conto di cui si sta trattando e alle proprie politiche contabili. Fortunatamente, esistono solo tre categorie di conti. Sono:
Conto Nominale
I conti nominali sono conti temporanei, dai quali i saldi vengono trasferiti a un conto permanente al termine del periodo contabile. Pensali come un recinto provvisorio per il tuo gregge di saldi, prima che si trasferiscano nel loro pascolo definitivo.
I conti di ricavo e di costo sono conti nominali. Altri esempi di conti nominali includono i conti di affitto, interessi e salari.
Alla fine del periodo contabile, i conti nominali vengono chiusi trasferendo i saldi in un conto del libro mastro generale. I saldi nel libro mastro generale comprendono costi e ricavi, che vengono poi trasferiti al conto economico (cioè, il conto economico).
Conto Reale
I conti reali di solito rimangono aperti per più di un periodo contabile. Essi riportano i saldi alla fine dell’anno fiscale e compaiono nello stato patrimoniale. Tutti i beni e le passività sono registrati nei libri come conti reali.
Mobili, terreni e crediti verso clienti sono esempi di conti reali. Ecco altri esempi dei tipi di registrazioni che potresti trovare in un conto reale:
- Spese collegate ai beni che devono essere capitalizzate, come ad esempio il trasporto pagato per movimentare un nuovo bene nella tua sede.
- Ammortamento su beni materiali e ammortamento o svalutazione su beni immateriali.
- Acquisto e vendita di beni.
- Denaro preso in prestito o restituito.
Conto Personale
I conti personali sono i conti riferiti a una persona fisica o a una persona giuridica, cioè a un’entità aziendale (non a un amico immaginario). Ad esempio, se la tua azienda prende in prestito denaro dall’azienda di un amico, dovrai registrare la società del tuo amico come finanziatore nei tuoi libri, creando un conto personale per la sua società.
Le Regole d’Oro della Contabilità
Chiariti i tipi di conto, possiamo parlare delle tre regole d’oro della contabilità. Esiste una regola d’oro per ciascun tipo di conto.
Secondo la partita doppia, ogni operazione aziendale incide su almeno due conti. I conti vengono addebitati o accreditati in base alla tipologia dell’operazione e al tipo di conto, ma l’ammontare dell’addebito è sempre pari all’ammontare dell’accredito.
Una registrazione in dare si effettua nella parte sinistra di un conto. Le scritture in dare aumentano i saldi dei conti patrimoniali e dei costi, e riducono i saldi di patrimonio netto, passività o ricavi.
Al contrario, una registrazione in avere si effettua nella parte destra di un conto. Le scritture in avere aumentano i ricavi, il patrimonio netto e le passività, e diminuiscono i saldi dei beni e delle spese.
Anche se il software di contabilità può effettuare le scritture contabili per te, imparare come si effettuano è importante per comprendere la logica con cui le operazioni vengono registrate.
Fatta questa premessa, ecco le tre regole d’oro della contabilità:
Regola per i Conti Nominali: Addebita spese e perdite e accredita ricavi e utili
Tutte le spese e perdite vengono addebitate su un conto di costo, mentre ricavi e utili vengono accreditati su un conto di ricavo.
Ecco alcuni esempi:
- Addebita il conto cancelleria quando spendi $50 per la cancelleria della tua attività
- Addebita il conto attività per registrare la spesa di ammortamento
- Accredita il conto interessi quando ricevi $100 di interessi sul deposito bancario dell'azienda
- Accredita il conto vendite quando un cliente si iscrive ad un abbonamento annuale
Regola per i conti reali: Addebita ciò che entra e accredita ciò che esce
Quando un bene entra nella tua attività, addebita il conto relativo al bene. Se un bene lascia l'azienda, accredita il conto relativo al bene.
Ad esempio, supponiamo che la tua azienda (Società X) prenda in prestito denaro dall'azienda del tuo amico (Società Y).
Quando del denaro entra nella tua azienda, devi addebitare il conto cassa per l’importo preso in prestito.
Ecco altri esempi:
- Addebita il conto attività quando spendi $5,000 per migliorare l’efficienza di un bene
- Addebita il creditore quando rimborsi il denaro preso in prestito da lui
- Accredita il conto attività quando vendi il bene
- Accredita il conto linea di credito quando prendi in prestito utilizzando la linea di credito
Regola per i conti personali: Addebita chi riceve e accredita chi dà
Quando si registrano le scritture per un conto personale, addebita chi riceve il denaro e accredita chi lo fornisce.
Usiamo lo stesso esempio di prima.
La Società Y ha prestato del denaro alla tua azienda. Per registrare questa operazione, apri un nuovo conto nei tuoi registri a nome della Società Y e accredita il conto per l'importo preso in prestito.
Il conto della Società Y avrà ora un saldo a credito e sarà indicato come passività nel tuo bilancio.
Ecco altri esempi:
- Addebita il conto della Società Y quando la tua azienda vende un bene alla Società Y e quest’ultima promette di pagare l'anno successivo
- Accredita il conto della Società Y quando prendi in prestito del denaro aggiuntivo da essa
- (Nel caso di una società di persone) Accredita il tuo stesso conto nella società quando versi capitale aggiuntivo nell'azienda
- (Nel caso di una società di persone) Addebita il tuo conto nella società quando prelevi capitale dall’impresa
Esempio delle tre regole auree della contabilità
Vediamo ora un esempio in cui applichiamo insieme tutte e tre le regole.
Supponiamo che la società del tuo amico (Società Y) debba alla tua azienda $20,000. Hai deciso di acquisire mobili usati dalla Società Y per saldare il conto. Il valore di mercato attuale dei mobili è $19,750.
La Società Y offre servizi di marketing. Poiché hai bisogno di aiuto nella gestione delle pubblicità, hai deciso di realizzare un progetto pilota da $500 con la Società Y per gestire campagne pubblicitarie.
Dopo aver acquisito i mobili e dopo aver usufruito dei servizi pubblicitari della Società Y, paghi alla Società Y $250 in contanti ($20,000 - $19,750 - $500).
Ecco come dovrebbe essere la scrittura contabile:
| Tipo conto | Conto | Dare ($) | Avere ($) | Regola applicabile |
|---|---|---|---|---|
| Conto reale | Mobili | 19,750 | Addebita ciò che entra | |
| Conto nominale | Spesa pubblicitaria | $500 | Addebita spese e perdite | |
| Conto reale | Cassa | $250 | Accredita ciò che esce | |
| Conto personale | Società Y | $20,000 | Accredita chi dà |
Il conto mobili, un conto reale, apparirà nello stato patrimoniale.
La spesa pubblicitaria apparirà nel conto economico.
La cassa sarà ridotta di $250 nel tuo stato patrimoniale.
E, infine, la Società Y non figurerà più come debitore nello stato patrimoniale.
Vantaggi delle regole contabili
Oltre a fornire un quadro logico per il sistema della partita doppia, le tre regole auree della contabilità offrono i seguenti vantaggi:
- Struttura universale per la registrazione delle transazioni finanziarie: Ogni azienda in ogni paese del mondo utilizza il sistema di contabilità a partita doppia per mantenere i propri libri contabili; quindi, comprendere le regole d'oro della contabilità aiuta i professionisti finanziari di tutto il mondo a comprendere e interpretare le informazioni finanziarie.
- Interpretazione coerente: La coerenza nei processi e nella logica contabile elimina ogni ambiguità. L'aderenza alle regole d'oro assicura che chiunque legga le scritture contabili comprenda chiaramente la transazione.
- Comparabilità: Le regole d'oro della contabilità rendono comparabili i bilanci della stessa azienda nel tempo e i bilanci di altre aziende.
- Bilanci accurati: Lo stato patrimoniale deve quadrare e il conto economico avere un risultato netto preciso. Le regole contabili aiutano a effettuare registrazioni corrette, pertanto i tuoi bilanci saranno più facilmente accurati.
Sebbene non tutti i paesi del mondo seguano i GAAP (sto guardando te, Stati Uniti), le regole d'oro hanno molte somiglianze negli effetti desiderati, aiutando a ridurre le differenze nella rendicontazione finanziaria globale.
Chi è tenuto a rispettare le regole contabili?
Le regole contabili si applicano a qualsiasi azienda che tenga una contabilità… cioè, a tutte. Questo differisce da altri requisiti contabili, che di solito richiedono una rendicontazione meno rigorosa per le piccole imprese che per le società quotate in borsa.
Ad esempio, l’IRS permette a una società o una partnership con un ricavo lordo annuo medio inferiore a 27 milioni di dollari negli ultimi tre anni di utilizzare la contabilità per cassa. In base alla dimensione della tua azienda, potresti dover seguire la contabilità per cassa, la contabilità per cassa modificata o la contabilità per competenza.
Tuttavia, tutte le aziende devono comunque registrare le transazioni seguendo le regole della contabilità finanziaria del sistema della partita doppia.
FAQ
Come si applicano le regole d'oro della contabilità?
Quali sono i tre tipi di conto?
Tre semplici regole d'oro
Le tre regole d'oro della contabilità sono solo uno schema semplificato per registrare correttamente le transazioni. Potrebbe servire un po' di pratica per impararle, ma una volta che avrai acquisito familiarità, sarai pronto ad apprendere concetti contabili più avanzati.
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