Calcola il ROI dell’ERP: Guida Completa, Formula ed Esempi
La Formula del ROI dell’ERP: La formula per il ROI dell’ERP è la seguente: (Valore Totale dell’Investimento - Costo Totale dell’Investimento) / Costo Totale dell’Investimento × 100%.
Importanza del ROI: Calcolare il ROI del tuo ERP è fondamentale per dimostrare il valore che l’ERP può portare alla tua azienda nel tempo. Questo valore può riguardare costi, miglioramento dei flussi di lavoro, accuratezza dei dati e altro ancora.
Analizzare il ROI: Prima di usare la formula, assicurati di valutare tutti i risultati, come l’impatto sul business e il costo dei diversi modelli e fornitori. È anche importante stimare tutti i costi potenziali prima dell’implementazione per sostenere meglio i risultati attesi del ROI.
Implementare un nuovo sistema ERP è una decisione importante che comporta un costo elevato. In qualità di CFO, ti si chiede di giustificare questo investimento al consiglio—non solo in termini di costi, ma anche per le interruzioni che causerà al lavoro.
Come esperto di software digitali che ha aiutato diversi team a identificare e implementare le giuste soluzioni ERP, ho visto quanto sia grande la pressione cui sono sottoposti i responsabili finanziari in questo momento. Fortunatamente, calcolare il ROI del tuo investimento ERP non è così difficile come sembra all’inizio.
In questa guida ti illustrerò i passaggi pratici per misurare il ROI di un ERP e poi ti spiegherò come interpretare i numeri, così da poter dimostrare con sicurezza il valore al tuo team di leadership.
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Cos’è il ROI di un ERP?
Il ROI di un ERP è il ritorno finanziario derivante da un sistema di enterprise resource planning (ERP) rapportato ai suoi costi. Viene calcolato come percentuale rispetto all’investimento iniziale nella soluzione ERP.
Ma con un sistema ERP, il ROI non si limita ai soli profitti diretti. È il modo in cui il sistema migliora i flussi di lavoro, l’accuratezza dei dati e l’agilità complessiva dell’azienda.
Alcuni benefici sono facili da misurare, come la riduzione dei costi di inventario. Altri, come un miglior morale dei dipendenti o una maggiore soddisfazione dei clienti, sono più difficili da quantificare. Conoscere questo valore può essere utile per i seguenti motivi:
- Valutare l’impatto del sistema ERP sulla tua organizzazione.
- Creare un solido business case per il tuo CEO, per il consiglio o per altri stakeholder.
- Migliorare nel tempo la strategia ERP per ottenere maggiore valore.
- Soddisfare bisogni attuali e preparare la tua azienda alla crescita futura.
L’ERP è come il sistema nervoso centrale delle operazioni di un’azienda. Senza un’adeguata pianificazione, esecuzione e supporto continuo, i progetti ERP possono fallire, portando a un enorme spreco di risorse.
Cosa Fare per Prepararsi all’Analisi del ROI di un ERP
I sistemi ERP sono investimenti a lungo termine. Prima ancora di acquistare un ERP, ci sono due funzioni chiave in cui i CFO devono immergersi profondamente:
- Strategia ERP
- Analisi del ROI dell’ERP
I calcoli del ROI ti aiutano a giustificare l’investimento ERP una volta che il sistema è operativo. Senza un’analisi dettagliata, potresti trascurare elementi che incidono sul successo dell’investimento. Inoltre, sarà molto più difficile ottenere l’approvazione del consiglio per queste spese nel prossimo budget.
Quando effettui un’analisi del ROI di un ERP, è meglio pianificare almeno su cinque anni. Assicurati di considerare ciascuno di questi punti chiave:
Analizza e Confronta i Costi
Molte moderne soluzioni di contabilità ERP hanno costi iniziali più elevati, ma questo non significa che siano più costose. Spesso è come acquistare una nuova auto invece di continuare a investire nella manutenzione annua di un vecchio modello.
Quindi, non puoi semplicemente considerare tutto l’investimento come un’unica spesa. Devi confrontare quanto stai spendendo attualmente per i sistemi esistenti con quanto spenderai per il nuovo ERP, sia all’inizio che nel tempo. Quando analizzi questi costi, assicurati di valutare:
- Costi di licenza, abbonamenti e eventuali add-on necessari.
- Aggiornamenti dei server, miglioramenti di rete, nuove postazioni di lavoro e altre infrastrutture per supportare il sistema.
- Costi iniziali di consulenza, migrazione dei dati, personalizzazione e integrazione con altri sistemi.
- Programmi di formazione del personale, risorse didattiche e calo di produttività durante il periodo di apprendimento.
- Supporto IT, aggiornamenti del sistema e costi annuali di manutenzione.
- Misure di sicurezza, costi di hosting in cloud e miglioramenti della rete.
- Straordinari dei dipendenti durante l’implementazione, eventuali perdite temporanee di produttività e possibili interruzioni aziendali.
Ricorda di includere sia i costi una tantum che quelli ricorrenti nella tua analisi. Per i sistemi esistenti, non dimenticare di considerare il costo degli aggiornamenti necessari se decidi di non implementare un nuovo ERP.
Raccogli Tutte le Stime Necessarie
Devi essere scrupoloso nella raccolta delle stime per il tuo progetto di implementazione ERP. Dati approssimativi portano a decisioni approssimative, e con investimenti di questa portata non ti puoi permettere di andare a intuito.
Quando metti insieme questi numeri, assicurati di considerare:
- Rendimenti previsti: Ricorda che non tutti i benefici saranno immediati. I sistemi ERP sono un investimento a lungo termine, quindi molti dei vantaggi saranno basati su previsioni future.
- Costi del nuovo sistema: Vai oltre il preventivo di vendita. L’implementazione di solito costa 1-3 volte il prezzo del software, a seconda della complessità.
- Benefici quantificabili: Concentrati sulle aree in cui puoi misurare i miglioramenti, come una riduzione degli sprechi del 60% grazie a una migliore tracciabilità dell’inventario, tempi di produzione 1,5 volte più rapidi o una diminuzione dei costi operativi del 22%.
- Migrazione dei dati: Questo aspetto viene spesso pesantemente sottovalutato. Pulire, trasformare e migrare i dati può richiedere fino al 30% del budget di implementazione.
- Supporto post-implementazione: Prevedi almeno 6-12 mesi di costi di supporto, periodo in cui domande e problemi saranno più frequenti.
È importante essere ottimisti ma realistici nelle stime. Se sei un’azienda orientata al prodotto, potresti puntare a una massiccia riduzione dell’inventario. Studia il settore di riferimento per prima cosa. Alcune aziende potrebbero vedere i benefici prima di altre.
Considera l’impatto sul business
I sistemi ERP non sono solo software; sono strumenti di trasformazione aziendale. Prima di cimentarti con il calcolo dell’ROI, devi capire esattamente in che modo cambierà le tue operazioni.
- Inizia mappando i tuoi attuali punti critici. Chiediti: “Cosa mi fa sbattere la testa contro il muro ogni giorno?” Quelle frustrazioni sono miniere d’oro per il miglioramento. Forse si tratta di dover inserire gli stessi dati più volte o della mancanza di informazioni in tempo reale.
- Sii realistico sui tempi. Non ho mai sentito di un’implementazione ERP che abbia prodotto tutti i risultati attesi nel primo mese—o persino nel primo trimestre. Di solito, le aziende vedono ritorni minimi nei primi 1-3 mesi, ritorni moderati tra il 4° e il 12° mese, e soltanto dal secondo anno in poi inizia il vero guadagno.
- Invece di dire "Ci serve un reporting migliore", definisci quali decisioni miglioreranno grazie a quei report. In questo modo puoi identificare le tue vere priorità ed evitare miglioramenti di facciata che non portano valore aziendale.
- Non sottovalutare il fattore umano. Il tuo nuovo sistema non servirà a nulla se le persone si rifiutano di usarlo.
Molti sistemi ERP spesso falliscono perché gli utenti creano scorciatoie invece di adattarsi ai nuovi processi. Assicurati di investire in risorse di onboarding adeguate e prevedi un budget per la gestione del cambiamento.
Tipi di ERP e loro impatto sull’ROI
I sistemi ERP offrono molte opzioni di implementazione. Ogni tipologia di sistema ERP ha caratteristiche uniche che possono influenzare il ritorno sull’investimento.
| Tipo di ERP | Descrizione | Potenziale ROI | Driver ROI | Rischi ROI |
|---|---|---|---|---|
| ERP On-Premise | Funziona sui tuoi server, con pieno controllo di dati e personalizzazione. | ROI elevato a lungo termine se utilizzato per molti anni. | La proprietà riduce i costi a lungo termine; controllo totale. | Tempo di ritorno lento; manutenzione continua. |
| ERP Cloud | Ospitato dal fornitore e accessibile online tramite abbonamento. | ROI rapido grazie a implementazione veloce e costi iniziali bassi. | Paghi solo l’uso; scalabile; il fornitore gestisce gli aggiornamenti. | I costi ricorrenti si accumulano; controllo limitato delle infrastrutture. |
| ERP Ibrido | Misto tra on-premise e cloud per flessibilità. | ROI bilanciato grazie all’equilibrio tra costi e controllo. | Le attività critiche restano on-premise; altre vanno nel cloud. | Ritardi di integrazione; maggiore complessità gestionale. |
| ERP a due livelli | Livello 1 per la sede principale, livello 2 per filiali o funzioni. | ROI mirato per crescita o cambiamenti. | Meno costoso per le filiali; evita sovrainvestimenti. | Inefficienze tra i livelli; rischio di integrazione. |
Il tipo di ERP scelto ha un impatto significativo su come e quando calcolare il ROI. Ad esempio, Nucleus Research afferma che il cloud offre un ROI superiore del 42% rispetto alle soluzioni ERP on-premise. Tuttavia, anche se l’investimento iniziale è minore, spesso le soluzioni cloud risultano più costose nel lungo periodo rispetto al costo una tantum dei sistemi on-premise (questo è uno dei principali vantaggi degli ERP on-premise).
La formula dell’ROI per ERP
Esiste una formula standard che la maggior parte delle aziende utilizza per determinare il tasso di ritorno di qualsiasi tipo di investimento:
ROI = (Valore totale dell’investimento - Costo totale dell’investimento) / Costo totale dell’investimento × 100%
Normalmente, puoi semplicemente utilizzare la stessa formula per calcolare il ROI dal tuo sistema ERP. Ad esempio, se un produttore investe $350.000 in un sistema ERP e nel tempo ottiene un valore di $665.000, il suo ROI sarà:
($665,000 - $350,000) / $350,000 × 100 = 90%.
Ma c'è un problema.
Quando calcoli il ROI, devi considerare il Costo Totale di Possesso (TCO), che comprende sia le spese iniziali che quelle continuative. Per i sistemi on-premise, il TCO comprende il personale IT, le licenze software, l'acquisto di hardware, i servizi di implementazione, i costi di formazione, le tasse di manutenzione e gli aggiornamenti dell'infrastruttura. Puoi semplicemente inserire queste voci come spese in conto capitale nel tuo bilancio.
Ma per i sistemi ERP basati su cloud, le cose si fanno più complicate. Invece di grandi spese in conto capitale iniziali, avrai canoni di abbonamento (mensili o annuali) che vengono trattati come spese operative. Il TCO includerà quindi i canoni di abbonamento per l'intera durata del sistema. Tuttavia, eviterai investimenti in hardware e ridurrai le necessità di personale.
Questo è il motivo per cui gli ERP cloud mostrano un ROI più rapido rispetto ai sistemi on-premise — l'investimento iniziale è inferiore, quindi i benefici iniziano ad accumularsi prima. Sebbene il modello in abbonamento distribuisca i costi nel tempo, la spesa totale su molti anni può infine superare il costo una tantum di un sistema on-premise.
Detto ciò, la maggior parte delle aziende considererà non più di 5 anni di canoni di abbonamento quando calcola il ROI.
Come Utilizzare la Formula del ROI per l’ERP
Se hai seguito i passaggi di preparazione di cui abbiamo parlato, sei già a metà del lavoro! Hai analizzato i costi, raccolto le stime e considerato gli impatti aziendali. Ora è il momento di inserire quei numeri nella formula per verificare se il tuo sistema ERP è stato vantaggioso.
1. Trova il Valore Totale dell’Investimento
Il valore totale mostra i benefici che la tua azienda ottiene dal sistema ERP. Questo include sia i benefici tangibili, come il risparmio sui costi e l’aumento dei ricavi, sia i benefici intangibili misurabili.
Inizia individuando le aree in cui l’ERP genererà valore. Per le aziende manifatturiere, i benefici del software ERP per la produzione includono riduzione delle scorte, maggiore produttività, minori costi del lavoro e aumento delle vendite. Per le aziende di servizi, concentrati su migliori tassi di utilizzo, cicli di fatturazione più rapidi e maggiore fidelizzazione dei clienti.
Poi, assegna dei valori in dollari a questi benefici nel periodo di analisi, che di solito è di 3-5 anni. Sii prudente con le stime: fare promesse troppo alte può compromettere la tua posizione quando rivedrai i risultati in seguito.
Ad esempio, considera Horizon Manufacturing. Questo produttore di componenti industriali di medie dimensioni ha un fatturato annuo di $25 milioni. Dopo un’attenta analisi, ha individuato questi benefici annui dal sistema ERP proposto:
- Riduzione scorte: $175.000/anno
- Miglioramento della produttività: $120.000/anno
- Riduzione degli straordinari: $85.000/anno
- Aumento delle vendite grazie a un miglior servizio clienti: $200.000/anno
- Riduzione degli errori nelle spedizioni: $45.000/anno
Per Horizon, il beneficio annuo totale è di $625.000. Su un periodo di 5 anni, sono $3.125.000 di valore totale.
2. Calcola il Costo Totale dell’Investimento
Il costo totale dell’investimento è costituito da tutte le spese relative all’acquisizione, all’implementazione e all’operatività del sistema ERP. Questo include sia i costi una tantum che quelli ricorrenti durante il periodo di analisi.
Assicurati di includere:
- Costi di licenza una tantum
- Canoni di abbonamento
- Acquisto hardware
- Spese di implementazione
- Migrazione dei dati
- Formazione e supporto ai dipendenti
- Manutenzione continuativa
Proseguendo con l’esempio di Horizon Manufacturing, ecco una ripartizione dei costi:
| Categoria di costo | Importo |
| Licenza software (cloud-based) | $350,000 |
| Servizi di implementazione | $175,000 |
| Migrazione dei dati | $45,000 |
| Formazione dei dipendenti | $65,000 |
| Costi del team interno di progetto | $120,000 |
| Perdita temporanea di produttività | $90,000 |
| Costo Totale dell’Investimento | $845,000 |
3. Applica la Formula
Ora che hai individuato il valore totale e il costo totale dell’investimento, puoi applicare la formula già vista:
ROI = (Valore Totale dell’Investimento - Costo Totale dell’Investimento) / Costo Totale dell’Investimento × 100%
Quindi, per Horizon Manufacturing:
ROI = ($3.125.000 - $845.000) / $845.000 × 100% ROI = $2.280.000 / $845.000 × 100% ROI = 2,70 × 100% ROI = 270%
Per ogni dollaro che Horizon investe nel proprio sistema ERP, può aspettarsi di ottenere $2,70 indietro nei prossimi 5 anni. Un caso aziendale molto convincente per proseguire con l’implementazione.
Esempi di ROI ERP
Vediamo l’intero processo di calcolo del ROI ERP, questa volta per un’altra azienda chiamata Coastal Logistics.
Coastal è un’azienda di distribuzione con $40 milioni di fatturato annuo. Vogliono sostituire i vecchi sistemi con un nuovo ERP cloud. Ecco come procederebbero con il calcolo del loro ROI.
Per prima cosa, elencano tutti i costi relativi al nuovo sistema ERP:
| Categoria di Costo | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 | Totale |
| Abbonamento Software | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $600,000 |
| Servizi di Implementazione | $250,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $250,000 |
| Migrazione Dati | $75,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $75,000 |
| Formazione | $85,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $145,000 |
| Risorse Interne | $100,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $200,000 |
| Perdita Temporanea di Produttività | $150,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $150,000 |
| Costi Totali | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $1,420,000 |
Poi provano ad assegnare numeri reali ai benefici previsti:
| Categoria di Beneficio | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 | Totale |
| Riduzione Scorte | $100,000 | $200,000 | $250,000 | $250,000 | $250,000 | $1,050,000 |
| Risparmio Costi del Lavoro | $75,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $675,000 |
| Migliore Accuratezza Ordini | $50,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $450,000 |
| Riduzione Costi di Spedizione | $25,000 | $75,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $400,000 |
| Aumento delle Vendite | $0 | $200,000 | $300,000 | $400,000 | $500,000 | $1,400,000 |
| Benefici Totali | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 | $3,975,000 |
Infine, calcolano il ROI annuale e cumulativo:
| Calcolo ROI | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 |
| Costi Annuali | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 |
| Benefici Annuali | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 |
| Beneficio Netto Annuale | -$530,000 | $565,000 | $740,000 | $840,000 | $940,000 |
| Beneficio Netto Cumulativo | -$530,000 | $35,000 | $775,000 | $1,615,000 | $2,555,000 |
| ROI Cumulativo | -68% | 4% | 71% | 147% | 180% |
Si può notare che il ROI del primo anno è in effetti negativo. Si tratta di una situazione comune nei calcoli di ROI ERP. Nelle implementazioni su larga scala, i ritorni non si vedono spesso fino al secondo o terzo anno.
Consigli Per Aumentare Con Successo il ROI
Preoccupato di non vedere abbastanza ROI per giustificare la spesa dell’ERP? Ecco cinque strategie comprovate per aumentare il ROI del tuo ERP.
- Stabilisci obiettivi realistici per l’implementazione del tuo ERP. La maggior parte dei sistemi non fornisce il massimo valore da subito. In realtà, molte organizzazioni riscontrano ritorni migliori tra il secondo e il quinto anno.
- Controlla sempre le prestazioni del tuo sistema ERP rispetto agli obiettivi aziendali. Audit regolari ti aiutano a individuare aree di miglioramento.
- Punta su una formazione approfondita per tutti gli utenti. Anche il miglior sistema ERP non genererà ROI se il tuo team non sa come utilizzarlo.
- Assicurati che il sistema ERP sia allineato ai tuoi obiettivi più ampi. Definisci obiettivi SMART che colleghino le funzionalità dell’ERP alla tua visione strategica.
- Usa metodi robusti di gestione dei dati per precisione e coerenza. Pulisci i dati prima della migrazione. Definisci regole di governance e svolgi controlli di qualità regolari.
Vantaggi principali degli investimenti in ERP
L’implementazione di un sistema ERP offre numerosi vantaggi, sia per le operazioni quotidiane che per il risultato economico dell’azienda:
- Migliore gestione delle attrezzature: I sistemi ERP monitorano e programmano la manutenzione delle tue attrezzature. Questo ne allunga la vita e riduce i fermi imprevisti.
- Risorse ottimizzate: Le soluzioni ERP integrano i dati dei diversi reparti per eliminare le ridondanze e ottimizzare l’impiego delle risorse.
- Accuratezza dei dati: I sistemi ERP offrono una fonte unica per tutte le informazioni aziendali. Riduci gli errori dovuti a inserimenti manuali e tutti lavorano con dati precisi in tempo reale.
- Processi standardizzati: Gli ERP applicano e automatizzano procedure coerenti e flussi di lavoro in tutta l’organizzazione. Questo riduce la variabilità e promuove le best practice nelle operazioni.
- Riduzione del costo dei materiali: I sistemi ERP migliorano la gestione degli inventari e la previsione della domanda. Così riduci acquisti inutili e ottieni condizioni migliori dai fornitori grazie a un procurement più intelligente.
Trovare il miglior sistema ERP
Anche se molte grandi aziende offrono sistemi ERP "tutto in uno", potrebbero non essere ideali per esigenze specialistiche o settori di nicchia. Se hai voglia di fare un po’ di ricerca, tieni a mente questi consigli quando cerchi la soluzione più adatta.
Per prima cosa, identifica le esigenze del tuo settore e i processi aziendali. Ogni ambito ha problematiche specifiche che richiedono funzionalità dedicate. Poi, considera la dimensione della tua azienda e i piani di crescita. Il sistema deve poter crescere al passo con il business senza diventare troppo costoso.
Valuta la facilità d’uso di ogni sistema. Interfacce troppo complesse possono ostacolare l’adozione. Inoltre, verifica l’integrazione con altri software che intendi mantenere. Non trascurare la reputazione del fornitore e la qualità dell’assistenza.
I fornitori di ERP hanno venditori molto preparati. Far intervenire una persona indipendente per assistere nella definizione, scelta e implementazione è consigliabile. Può aiutarti a sviluppare un piano di implementazione che copra tutti gli aspetti critici.
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Risorse aggiuntive sugli ERP
Dalla selezione all’implementazione e oltre, gli ERP possono essere impegnativi. Sono un grande cambiamento per l’azienda e, se gestiti male, possono avere effetti duraturi sull’attività.
Ecco perché è importante rimanere aggiornati sui cambiamenti del settore, consolidare le proprie competenze e continuare a migliorare la conoscenza degli ERP. Cerchi qualche risorsa in più? Ecco alcune delle mie preferite per iniziare:
- Cos’è un Cloud ERP? A chi è dedicato? - CFO Club
- Vantaggi e sfide nell’implementazione degli ERP - CFO Club
- Le migliori certificazioni ERP per migliorare le competenze - CFO Club
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