Calcolare il ROI dell’ERP: Guida Completa, Formula ed Esempi
L'implementazione di un nuovo sistema ERP è una decisione importante che comporta un investimento significativo. Come CFO, ci si aspetta che tu giustifichi questa spesa al consiglio di amministrazione, non solo in termini di costi, ma anche per quanto riguarda le interruzioni che causerà al lavoro. Fortunatamente, calcolare il ROI del tuo investimento ERP non è così difficile come sembra inizialmente.
In questa guida ti illustrerò i passaggi pratici per misurare il ROI di un ERP e poi spiegherò come interpretare i numeri, così potrai dimostrare con sicurezza il valore della scelta al tuo team dirigenziale.
Cos'è il ROI dell'ERP?
Il ROI dell'ERP è il ritorno finanziario di un sistema di enterprise resource planning (ERP) rapportato ai suoi costi. Si calcola come percentuale rispetto all'investimento iniziale nella soluzione ERP.
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Ma con un sistema ERP, il ROI non riguarda solo i profitti diretti. Si tratta di come il sistema migliora i flussi di lavoro, la precisione dei dati e, in generale, l'agilità aziendale.
Alcuni benefici sono facili da misurare, come la riduzione dei costi di magazzino. Altri, come un miglior morale degli impiegati o una maggiore soddisfazione dei clienti, sono più difficili da quantificare. Conoscere questo valore può essere utile per i seguenti motivi:
- Valutare l'impatto del sistema ERP sulla tua organizzazione.
- Costruire un solido business case per il tuo CEO, il consiglio di amministrazione o altri stakeholder.
- Migliorare nel tempo la tua strategia ERP per ottenere maggiore valore.
- Soddisfare i bisogni attuali e preparare la tua azienda alla crescita futura.
L’ERP è come il sistema nervoso centrale delle operazioni di un’azienda. Senza adeguata pianificazione, esecuzione e supporto continuo, i progetti ERP possono fallire, portando a un enorme spreco di risorse.
Cosa Fare per Prepararsi all'Analisi del ROI dell'ERP
I sistemi ERP sono investimenti a lungo termine. Prima ancora di acquistare un ERP, ci sono due funzioni chiave che i CFO devono approfondire:
- Strategia ERP
- Analisi del ROI dell'ERP
I calcoli del ROI ti aiutano a giustificare l'investimento nell'ERP una volta che il sistema è attivo e funzionante. Senza un'analisi dettagliata, rischi di trascurare aspetti che influenzano il successo dell'investimento. Inoltre, sarà molto più difficile ottenere l'approvazione del consiglio per quelle spese nel prossimo budget.
Quando completi un'analisi del ROI dell'ERP, è meglio pianificare per almeno cinque anni. Assicurati di considerare ciascuno di questi punti chiave:
Analizza e Confronta i Costi
Molte moderne soluzioni ERP per la contabilità costano di più all'inizio, ma ciò non significa che risultino più care. Spesso è come acquistare un'auto nuova, piuttosto che continuare a spendere sempre di più per la manutenzione annuale di un modello più vecchio.
Quindi, non puoi semplicemente considerare tutto l'investimento come una spesa. È necessario confrontare quanto stai attualmente spendendo per i sistemi esistenti con quanto spenderai per il nuovo ERP, sia all'inizio che nel tempo. Quando analizzi questi costi, assicurati di valutare:
- Costi di licenza, abbonamenti, ed eventuali componenti aggiuntivi necessari.
- Aggiornamenti dei server, miglioramenti della rete, nuove postazioni di lavoro e altre infrastrutture per supportare il sistema.
- Costi iniziali di consulenza, migrazione dei dati, personalizzazione e integrazione con altri sistemi.
- Programmi di formazione per il personale, risorse di apprendimento e aggiustamenti di produttività durante il periodo di apprendimento.
- Supporto IT, aggiornamenti dei sistemi e costi annui di manutenzione.
- Misure di sicurezza, costi di hosting cloud, e miglioramenti della rete.
- Straordinari dei dipendenti durante l'implementazione, perdite temporanee di produttività e potenziali interruzioni dell'attività.
Ricorda di includere sia i costi una tantum che quelli ricorrenti nella tua analisi. Per i sistemi esistenti, non dimenticare di considerare i costi degli aggiornamenti necessari se decidi di non implementare un nuovo ERP.
Raccogli Ogni Stima Necessaria
Devi essere meticoloso nel raccogliere le stime per il tuo progetto di implementazione ERP. Numeri approssimativi portano a decisioni approssimative, e con investimenti di questa entità non puoi permetterti di andare per tentativi.
Quando metti insieme questi numeri, assicurati di considerarli tutti:
- Rendimenti Previsti: Tieni presente che non tutti i benefici si concretizzeranno da un giorno all'altro. I sistemi ERP sono un investimento a lungo termine, il che significa che molti dei vantaggi si baseranno su previsioni future.
- Costi del Nuovo Sistema: Vai oltre il preventivo di vendita. L'implementazione in genere costa dalle 1 alle 3 volte il prezzo del software, a seconda della complessità.
- Benefici Quantificabili: Concentrati sulle aree in cui puoi misurare i miglioramenti, come una riduzione degli sprechi del 60% grazie a un migliore monitoraggio dell'inventario, tempi di produzione 1,5 volte più rapidi o una diminuzione dei costi operativi del 22%.
- Migrazione dei Dati: Questa fase viene spesso gravemente sottovalutata. Pulire, trasformare e spostare i tuoi dati può assorbire fino al 30% del budget di implementazione.
- Supporto Post-Implementazione: Prevedi un budget per almeno 6-12 mesi di costi di supporto, quando domande e problemi saranno al massimo.
È importante essere ottimisti ma realistici nelle stime. Se gestisci un’azienda basata su prodotti, potresti puntare a una drastica riduzione dell’inventario. Informati prima sul tuo settore. Alcune aziende potrebbero vedere i benefici manifestarsi prima rispetto ad altre.
Considera l'Impatto sull'Azienda
I sistemi ERP non sono solo software; sono strumenti di trasformazione aziendale. Prima di immergerti nei calcoli del ROI, devi comprendere esattamente come trasformerà le tue operazioni.
- Inizia mappando i tuoi attuali punti deboli. Chiediti: "Cosa mi fa battere la testa contro il muro ogni giorno?" Queste frustrazioni sono miniere d'oro per il miglioramento. Magari si tratta di inserimenti di dati duplicati o della mancanza di informazioni in tempo reale.
- Sii realistico sui tempi. Non ho mai sentito parlare di un’implementazione ERP che abbia portato tutti i vantaggi nel primo mese—o anche nel primo trimestre. Di solito, le aziende vedono ritorni minimi nei mesi 1-3, ritorni moderati nei mesi 4-12, e il vero guadagno comincia dal secondo anno.
- Invece di dire "Abbiamo bisogno di report migliori," definisci quali decisioni miglioreranno quei report. In questo modo puoi individuare le tue vere priorità ed evitare miglioramenti di facciata che non portano valore al business.
- Non sottovalutare il fattore umano. Il tuo nuovo sistema all’avanguardia è inutile se le persone si rifiutano di utilizzarlo.
Molti sistemi ERP spesso falliscono perché gli utenti creano scorciatoie invece di adattarsi ai nuovi processi. Assicurati di investire in adeguate risorse di onboarding e prevedi un budget per la gestione del cambiamento.
Tipi di ERP e il loro Impatto sul ROI
I sistemi ERP offrono molte opzioni di implementazione. Ogni tipo di sistema ERP ha caratteristiche uniche che possono influire sul ritorno sull’investimento.
| Tipo di ERP | Descrizione | Potenziale ROI | Fattori di ROI | Rischi per il ROI |
|---|---|---|---|---|
| ERP On-Premise | Funziona sui tuoi server con pieno controllo su dati e personalizzazione. | ROI elevato nel lungo termine se utilizzato per molti anni. | La proprietà riduce i costi nel tempo; controllo totale. | Lente tempistiche di ritorno; manutenzione continua. |
| ERP Cloud-Based | Ospitato dal fornitore, accessibile online tramite abbonamento. | ROI rapido grazie a distribuzione veloce e bassi costi iniziali. | Paga solo ciò che usi; scalabile; il fornitore gestisce gli aggiornamenti. | I costi si sommano nel tempo; controllo limitato dell’infrastruttura. |
| ERP Ibrido | Mix tra on-premise e cloud per maggiore flessibilità. | ROI bilanciato grazie a un mix di costi e controllo. | Carichi critici restano on-premise; altri nel cloud. | Ritardi di integrazione; maggior carico gestionale. |
| ERP Two-Tier | Tier 1 per la sede centrale, tier 2 per filiali/funzioni. | ROI mirato per crescita o cambiamento. | Più economico per unità minori; evita sovra-investimenti. | Inefficienze tra livelli; rischio di integrazione. |
Il tipo di ERP che scegli influenza drasticamente il calcolo e la tempistica del ROI. Ad esempio, Nucleus Research afferma che il cloud garantisce un ROI superiore del 42% rispetto alle soluzioni on-premise. Tuttavia, anche se l’investimento iniziale è più basso, le soluzioni cloud spesso comportano costi maggiori sul lungo termine rispetto al costo una tantum degli ERP on-premise (questo è uno dei principali vantaggi degli ERP on-premise).
La Formula per il ROI di un ERP
Esiste una formula standard che la maggior parte delle aziende utilizza per determinare il tasso di ritorno di qualsiasi tipo di investimento:
ROI = (Valore Totale dell’Investimento - Costo Totale dell’Investimento) / Costo Totale dell’Investimento × 100%
Normalmente, puoi semplicemente utilizzare la stessa formula per calcolare l’ROI dal tuo sistema ERP. Ad esempio, se un produttore investe $350.000 in un sistema ERP e ottiene un valore di $665.000 nel tempo, il loro ROI sarà:
($665.000 - $350.000) / $350.000 × 100 = 90%.
Ma c’è un aspetto da considerare.
Nel calcolo dell’ROI, bisogna considerare il Costo Totale di Possesso (TCO), che include sia le spese iniziali che quelle ricorrenti. Per i sistemi on-premise, il TCO è composto da personale IT, licenze software, acquisto hardware, servizi di implementazione, costi di formazione, costi di manutenzione e aggiornamenti dell’infrastruttura. Puoi inserirli come spese in conto capitale nel tuo bilancio.
Ma per i sistemi ERP basati su cloud, la questione si complica. Invece di grandi spese iniziali in conto capitale, avrai costi di abbonamento (mensili o annuali) che vengono trattati come spese operative. Il TCO includerà quindi le tariffe di abbonamento sull’intero ciclo di vita del sistema. Tuttavia, eviterai investimenti hardware e ridurrai il bisogno di personale.
Per questo gli ERP cloud hanno un ROI più rapido rispetto ai sistemi on-premise: l’investimento iniziale è più basso, quindi i benefici iniziano prima. Anche se il modello di abbonamento distribuisce i costi nel tempo, la spesa totale in molti anni potrebbe superare quella una tantum di un sistema on-premise.
Detto ciò, la maggior parte delle aziende considera non più di 5 anni di costi di abbonamento nel calcolo del ROI.
Come Utilizzare la Formula ROI per l’ERP
Se hai seguito i passaggi di preparazione di cui abbiamo parlato, sei già a metà strada! Hai analizzato i costi, raccolto le stime e valutato gli impatti sul business. Ora è il momento di inserire questi numeri nella formula per verificare se il tuo sistema ERP è stato un investimento valido.
1. Identifica il Valore Totale dell’Investimento
Il valore totale rappresenta i benefici ottenuti dall’azienda grazie al sistema ERP. Questo include vantaggi tangibili, come risparmi sui costi e aumento dei ricavi, ma anche benefici intangibili misurabili.
Inizia individuando le aree in cui l’ERP genererà valore. Per le aziende manifatturiere, i benefici di un software ERP per la manifattura includono riduzione delle scorte, maggiore produttività, minori costi del personale e incremento delle vendite. Per le aziende di servizi, concentrati su migliori tassi di utilizzo, cicli di fatturazione più rapidi e maggiore fidelizzazione dei clienti.
Poi, assegna un valore economico a questi benefici lungo il periodo di analisi, che normalmente è di 3-5 anni. Sii prudente con le stime — esagerare potrebbe penalizzarti quando rivedrai i risultati in seguito.
Ad esempio, considera Horizon Manufacturing. Questo produttore di componenti industriali di medie dimensioni ha un fatturato annuo di $25 milioni. Dopo un’analisi accurata, ha identificato questi benefici annuali dal suo sistema ERP proposto:
- Riduzione magazzino: $175.000/anno
- Miglioramento della produttività: $120.000/anno
- Riduzione degli straordinari: $85.000/anno
- Aumento delle vendite grazie a un miglior servizio clienti: $200.000/anno
- Riduzione errori di spedizione: $45.000/anno
Per Horizon, il beneficio annuale totale è di $625.000. In 5 anni, sono $3.125.000 di valore totale.
2. Calcola il Costo Totale dell’Investimento
Il costo totale dell’investimento è composto da tutte le spese relative all’acquisizione, implementazione e gestione del sistema ERP. Comprende sia i costi una tantum sia quelli ricorrenti nel periodo di analisi.
Assicurati di includere:
- Costi di licenza una tantum
- Costi di abbonamento
- Acquisti di hardware
- Spese di implementazione
- Migrazione dati
- Formazione e supporto ai dipendenti
- Manutenzione ordinaria
Continuando con l’esempio Horizon Manufacturing, ecco un riepilogo dei loro costi:
| Categoria di costo | Importo |
| Licenza software (cloud-based) | $350,000 |
| Servizi di implementazione | $175,000 |
| Migrazione dati | $45,000 |
| Formazione dei dipendenti | $65,000 |
| Costi del team di progetto interno | $120,000 |
| Perdita temporanea di produttività | $90,000 |
| Costo totale dell’investimento | $845,000 |
3. Applica la Formula
Ora che hai determinato il valore e il costo totale dell’investimento, puoi applicare la formula vista in precedenza:
ROI = (Valore Totale dell'Investimento - Costo Totale dell'Investimento) / Costo Totale dell'Investimento × 100%
Quindi per Horizon Manufacturing:
ROI = ($3,125,000 - $845,000) / $845,000 × 100% ROI = $2,280,000 / $845,000 × 100% ROI = 2,70 × 100% ROI = 270%
Per ogni dollaro che Horizon investe nel proprio sistema ERP, può aspettarsi un ritorno di $2,70 nei prossimi 5 anni. Questo rappresenta un caso aziendale convincente per procedere con l'implementazione.
Esempi di ROI ERP
Analizziamo l'intero processo di calcolo del ROI di un ERP, questa volta per un'altra azienda chiamata Coastal Logistics.
Coastal è un'azienda di distribuzione con $40 milioni di fatturato annuo. Vogliono sostituire i vecchi sistemi con un nuovo ERP basato su cloud. Ecco come affronterebbero il calcolo del loro ROI.
Per prima cosa, elencano tutti i costi relativi al nuovo sistema ERP:
| Categoria di Costo | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 | Totale |
| Abbonamento Software | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $600,000 |
| Servizi di Implementazione | $250,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $250,000 |
| Migrazione Dati | $75,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $75,000 |
| Formazione | $85,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $145,000 |
| Risorse Interne | $100,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $200,000 |
| Perdita Temporanea di Produttività | $150,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $150,000 |
| Costi Totali | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $1,420,000 |
Successivamente, cercano di attribuire valori numerici ai benefici attesi:
| Categoria di Beneficio | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 | Totale |
| Riduzione delle Scorte | $100,000 | $200,000 | $250,000 | $250,000 | $250,000 | $1,050,000 |
| Risparmio sui Costi del Lavoro | $75,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $675,000 |
| Miglioramento Accuratezza Ordini | $50,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $450,000 |
| Riduzione Costi di Spedizione | $25,000 | $75,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $400,000 |
| Aumento delle Vendite | $0 | $200,000 | $300,000 | $400,000 | $500,000 | $1,400,000 |
| Benefici Totali | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 | $3,975,000 |
Infine, calcolano il loro ROI annuale e cumulativo:
| Calcolo ROI | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 |
| Costi Annuali | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 |
| Benefici Annuali | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 |
| Beneficio Netto Annuale | -$530,000 | $565,000 | $740,000 | $840,000 | $940,000 |
| Beneficio Netto Cumulativo | -$530,000 | $35,000 | $775,000 | $1,615,000 | $2,555,000 |
| ROI Cumulativo | -68% | 4% | 71% | 147% | 180% |
Potresti notare che il ROI del primo anno è in realtà una cifra negativa. Questa è una situazione frequente nei calcoli di ROI ERP. Per le implementazioni su larga scala, spesso non si vedono ritorni fino al secondo o terzo anno di utilizzo.
Consigli per Aumentare con Successo il ROI
Preoccupato di non vedere un ROI sufficiente a giustificare la spesa per il tuo ERP? Ecco cinque strategie comprovate per aumentare il ROI del tuo ERP.
- Stabilisci obiettivi realistici per l’implementazione del tuo ERP. La maggior parte dei sistemi non offre il massimo valore immediatamente. Molte organizzazioni riscontrano rendimenti migliori tra il secondo e il quinto anno.
- Controlla sempre le prestazioni del tuo sistema ERP rispetto agli obiettivi aziendali. Audit regolari ti aiutano a individuare opportunità di miglioramento.
- Punta a una formazione approfondita per tutti gli utenti. Anche il miglior sistema ERP non porta ritorno sull'investimento se il team non sa come usarlo.
- Assicurati che il sistema ERP sia allineato ai tuoi obiettivi di lungo termine. Definisci obiettivi SMART che colleghino le funzioni ERP con la tua visione strategica.
- Utilizza solidi metodi di gestione dei dati per garantire accuratezza e coerenza. Pulisci i dati prima della migrazione. Stabilisci politiche di governance ed effettua controlli di qualità regolari.
Vantaggi Chiave degli Investimenti in ERP
L’implementazione di un sistema ERP offre molti vantaggi sia nelle operazioni quotidiane che sul risultato finale dell’azienda:
- Migliore Gestione delle Attrezzature: I sistemi ERP monitorano e pianificano la manutenzione delle tue attrezzature. Questo aiuta a prolungare la loro vita utile e a ridurre i fermi imprevisti.
- Risorse Snellite: Le soluzioni ERP integrano i dati dei diversi reparti per eliminare ridondanze e ottimizzare l’utilizzo delle risorse.
- Precisione dei Dati: I sistemi ERP forniscono un’unica fonte di verità per tutti i dati aziendali. Puoi ridurre gli errori dovuti all’inserimento manuale e tutti lavorano con informazioni accurate in tempo reale.
- Processi Standardizzati: Gli ERP applicano e automatizzano procedure e workflow coerenti in tutta l’organizzazione. Questo riduce la variabilità e promuove le best practice in tutte le operazioni.
- Riduzione del Costo dei Materiali: I sistemi ERP migliorano la gestione dell’inventario e la previsione della domanda. Aiutano a ridurre acquisti superflui e a ottenere condizioni migliori dai fornitori grazie a un procurement più intelligente.
Come Trovare il Miglior Sistema ERP
Sebbene molti grandi fornitori offrano sistemi ERP “tutto in uno”, questi potrebbero non essere adatti a esigenze specifiche o settori di nicchia. Se vuoi fare una ricerca approfondita, tieni a mente questi suggerimenti mentre cerchi la soluzione più adatta a te.
Per prima cosa, identifica i requisiti del tuo settore e i processi aziendali. Ogni settore ha problematiche uniche che richiedono funzioni specializzate. Poi, considera la dimensione della tua azienda e i piani di crescita. Il sistema deve essere in grado di crescere con la tua azienda senza portare costi eccessivi.
Verifica quanto sia semplice da usare ciascun sistema. Interfacce complesse possono ostacolare l’adozione. Inoltre, considera l’integrazione con altri software che vuoi mantenere. Non trascurare la reputazione e il supporto del fornitore e la qualità del servizio.
I fornitori di ERP hanno venditori altamente qualificati. Coinvolgere una persona indipendente per aiutare nella definizione degli obiettivi, nella selezione e nell’implementazione è consigliabile. Possono aiutarti a sviluppare un piano d’implementazione che assicuri la copertura di tutti gli elementi critici.
Cerchi qualcosa di diverso? Dai un’occhiata alla nostra lista delle migliori alternative agli ERP che spesso vengono trascurate dalle altre recensioni.
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Risorse ERP Aggiuntive
Dalla selezione all’implementazione e oltre, gli ERP possono essere impegnativi. Sono un grande cambiamento per la tua azienda e, se gestiti male, possono avere effetti duraturi.
Per questo è meglio rimanere aggiornati su tutti i cambiamenti del settore, ampliare le proprie conoscenze e continuare a migliorare le proprie competenze ERP. Cerchi risorse extra? Ecco alcune delle mie preferite per iniziare:
- Che cos'è un Cloud ERP? Per chi è più adatto? - CFO Club
- Vantaggi e sfide nell'implementazione dei sistemi ERP - CFO Club
- Le migliori certificazioni ERP per chi desidera migliorare le proprie competenze - CFO Club
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