I migliori tipi di sistemi ERP per te: vantaggi ed esempi
Da soluzioni basate su cloud a quelle on-premise, ibride e specifiche per settore, esistono innumerevoli tipi di sistemi ERP disponibili. Con così tante opzioni a disposizione, non è insolito sentirsi spaesati.
Come esperto di software digitali, ho testato, recensito e utilizzato diversi tipi e versioni di software ERP. Una cosa che ho imparato è che il miglior punto di partenza è conoscere i vari modelli, cosa fanno e in che modo possono essere utili alla tua azienda.
Da lì... beh, si tratta solo di prendere una decisione. Quindi, iniziamo a trovare il tipo giusto di sistema ERP per la tua azienda.
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Cos'è un sistema ERP?
Un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è una tipologia di software gestionale che può aiutare a semplificare i processi, supportare una comunicazione più facile, aumentare la produttività e molto altro.
Gli ERP funzionano come sistemi unici composti da applicazioni centralizzate e integrate. Includono tutto ciò di cui i vari reparti aziendali hanno bisogno per operare, gestire e automatizzare i processi.
Sebbene tutta l'azienda possa trarre vantaggio dall'implementazione di uno di questi sistemi, i reparti che vedranno i maggiori benefici da un'implementazione ERP includono:
- Contabilità & Finanza
- Risorse Umane
- Vendite
- Assistenza Clienti
- Gestione dell'Inventario
Con un sistema ERP completo, puoi eliminare software isolati come il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) stand-alone, il sistema di gestione finanziaria o quello per la gestione dell’inventario.
Tutti questi sistemi sono inclusi nell’ERP, ma con il beneficio aggiuntivo di essere connessi e centralizzati in un’unica piattaforma.
Panoramica dei sistemi ERP
L’utilizzo di un sistema ERP può aiutare qualsiasi azienda su più livelli. Tuttavia, non tutti i sistemi ERP sono creati uguali.
Se hai mai cercato un software organizzativo o gestionale per la tua azienda, sai che queste soluzioni arrivano in tante varianti, tutte con diversi componenti per rispondere alle varie esigenze aziendali.
Parlando di sistemi ERP, ci sono quattro tipologie principali tra cui puoi scegliere:
- ERP pronti all'uso: Questi sistemi sono molto facili da usare e quindi adatti ai principianti. Sono semplici da installare, ma mancano delle opzioni di personalizzazione e configurazione tipiche dei sistemi più complessi. Sono definiti “pronti all’uso” perché sono preconfezionati e subito disponibili: basta scaricarli e inserire le informazioni della tua azienda per iniziare.
- ERP personalizzabili: Detti anche ERP di Livello 1 (SAP, Microsoft Dynamics 365 e Oracle), questi sistemi sono sviluppati a partire da una struttura pensata o scelta dalla tua azienda. Si tratta delle opzioni più personalizzabili, ma lo svantaggio è che sono costosi e possono richiedere formazione per l’utilizzo. Per creare le tue funzioni gestionali personalizzate, gli ERP di larga scala necessitano di molte ore di sviluppo e consulenza.
- ERP intermedi: Conosciuti anche come ERP di Livello 2, questi sistemi sono una via di mezzo fra le prime due opzioni. Pur essendo ERP pronti all’uso, offrono diverse opzioni di personalizzazione e configurazione. Se cerchi qualcosa che si adatti perfettamente alle tue esigenze senza spendere troppo, questa è una scelta solida. In generale, è la soluzione ideale per le piccole imprese.
- ERP specifici per settore: L’ultimo tipo di sistema è invece costruito per esigenze specifiche, come alimentare e bevande, servizi professionali o costruzioni. Per utilizzare questa tipologia di ERP, è necessario conoscere termini, standard, normative e procedure relativi al settore.
Da tenere a mente:
I sistemi ERP non sono sempre etichettati per tipologia. Ma con le rapide suddivisioni sopra, dovresti essere in grado di individuare quale tipo di sistema stai valutando—e quale ha più senso per la tua azienda.
Tipi di ERP
Certo, quando decidi quale software di pianificazione delle risorse aziendali sia più adatto alla tua azienda, devi valutare più del solo sistema; dovrai anche identificare il tipo di hosting ideale durante il tuo processo di selezione.
Sebbene i tipi di sistema siano più sfumati e non sempre pubblicizzati, i tipi di hosting sono comunemente compresi e promossi dai fornitori di ERP. I tipi di hosting più diffusi sono:
ERP basato su cloud
Un ERP basato su cloud è ospitato sui server del fornitore ERP, ai quali accedi tramite internet.
Generalmente, queste sono soluzioni software-as-a-service (SaaS) con prezzo basato su abbonamento, dove paghi una tariffa fissa predeterminata ogni mese, trimestre o anno.
La maggior parte delle aziende si affida alle soluzioni ERP basate su cloud per i seguenti motivi:
- La possibilità di accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo
- Archiviazione e licenze facilmente espandibili man mano che l’azienda cresce
- Le nuove funzionalità e i cambiamenti sono implementati rapidamente, mantenendo il software sempre aggiornato
Sebbene il prezzo complessivo sia normalmente inferiore per le soluzioni cloud, queste offrono personalizzazione limitata e la sicurezza dei dati non è sotto il tuo diretto controllo.
Vantaggi:
- Relativamente accessibile
- Un prezzo complessivo facilmente calcolabile
- Implementazione più rapida
- Non è necessario personale IT interno per la manutenzione del sistema
Ideale per:
- La maggior parte delle aziende, incluse startup, PMI e organizzazioni più grandi
Esempi:
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Questi non sono gli unici tipi di opzioni cloud disponibili. Ecco alcune delle mie scelte principali per aiutarti a trovare la soluzione giusta per te:
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ERP multi-cloud
Simili agli ERP basati su cloud, gli ERP multi-cloud utilizzano diverse applicazioni e servizi cloud di terze parti per far funzionare il sistema. Questi possono essere pubblici o meno.
Generalmente, i sistemi ERP multi-cloud sono utilizzati da grandi imprese, poiché permettono agli utenti di combinare le migliori soluzioni per ottenere il massimo dai loro sistemi. Sebbene anche le PMI possano usare sistemi ERP multi-cloud, di solito sono più complessi da gestire e hanno costi maggiori.
Vantaggi:
- Permette agli utenti di aggiungere funzionalità con più soluzioni cloud-based
- Offre un sistema centrale unico per l’accesso
- Consente l’integrazione con risorse cloud pubbliche per espandere capacità e prestazioni del sistema
Ideale per:
- Grandi aziende, società in settori altamente regolamentati o organizzazioni mature digitalmente
ERP on-premises
Un ERP on-premises è ospitato sui computer e server della tua organizzazione. Può essere accessibile da qualsiasi computer collegato e, a volte, anche da remoto in base alle impostazioni del sistema ERP.
Poiché le soluzioni ERP on-premise sono ospitate sul tuo server, sono più adatte alle aziende con team IT dedicati. Sei anche responsabile della manutenzione e delle modifiche, quindi questi tipi di sistemi possono comportare costi più elevati, rapidamente.
Vantaggi:
- Pieno controllo sul sistema
- Piena personalizzazione e opzioni di configurazione
- Sicurezza dei dati sotto il tuo controllo diretto
Ideale per:
- Aziende che necessitano di ampia personalizzazione, piena governance e controllo totale
Esempi:
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Molti fornitori offrono opzioni sia on-premise che basate su cloud, il che può rendere complessa la scelta di un ERP. Per assicurarti di scegliere il tipo giusto, usa il mio elenco:
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ERP Ibrido
Trovare un ERP ibrido può essere più difficile rispetto alle altre due opzioni. Ma, come suggerisce il nome, questa tipologia di hosting combina aspetti di un ERP cloud e di uno on-premise.
Le soluzioni ERP ibride offrono i vantaggi di entrambe le soluzioni, rendendole ideali per le PMI. Tuttavia, pur essendo una tipologia mista di ERP, richiedono un maggior coinvolgimento IT rispetto alle opzioni cloud e offrono meno flessibilità.
Vantaggi:
- Possibilità di aggiornare più facilmente i sistemi legacy
- Non richiedono server di proprietà aziendale
- Offrono maggiore controllo sulle funzionalità del sistema
Ideale per: Aziende in crescita che stanno scalando, ma che non necessitano di un controllo totale
Esempi:
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Casi d'Uso del Software ERP
Il software ERP può svolgere molte funzioni, caratteristica che lo rende così potente e, a volte, anche un po' complesso.
Per chiarire meglio, ho analizzato i migliori casi d'uso per diversi tipi di sistemi ERP per aiutarti a capire come ciascuno possa essere utile nella pratica.
- Gestione dell'inventario: Traccia, aggiorna e risolvi problemi relativi al tuo inventario. Puoi rendere questo processo meno dispendioso in termini di tempo scegliendo un ERP che integri anche funzionalità di acquisto.
- Gestione delle licenze software: Migliora le tue capacità di approvvigionamento centralizzando su un'unica piattaforma tutto, dai fornitori ai conti da pagare.
- Vendite e marketing: I commerciali possono utilizzare un ERP per trasformare i preventivi in ordini di vendita in pochi minuti. Integrando le funzioni di vendita e marketing, ottieni una panoramica più completa di ciò che funziona (e, forse più importante, di ciò che non funziona).
- Gestione finanziaria: Gestisci tutti gli aspetti finanziari da un'unica piattaforma per aumentare la produttività e ottenere un quadro completo della salute finanziaria della tua azienda.
- Gestione delle relazioni con i clienti: Utilizza un ERP per monitorare le informazioni dei clienti e personalizzare le attività di marketing. Inoltre, collega direttamente le opzioni di assistenza clienti ai portali dei clienti per aumentare l'efficienza.
- Gestione della catena di fornitura: Organizza meglio gli ordini di acquisto e monitora la produzione attuale. Un ERP può aiutarti a ridurre i rischi di esaurire ciò di cui hai bisogno, così avrai sempre disponibili i prodotti che desiderano i tuoi clienti.
- Gestione delle risorse umane: Gestisci efficacemente tutte le risorse umane, le politiche aziendali e contribuisci a mantenere la cultura aziendale all'interno dell'ERP.
- Gestione progetti: Gestisci i progetti assegnando incarichi, monitorando le spese e supervisionando i progressi all'interno dell'ERP. Inoltre, esegui report dettagliati sui dati in ogni fase del tuo progetto per garantire efficienza e affrontare rapidamente le aree problematiche.
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Settori che traggono maggior beneficio dall'utilizzo di software ERP
Molti settori possono trarre vantaggio dall'uso di un ERP - e gli operatori lo stanno scoprendo rapidamente. La prova? Allied Marketing Research prevede che il mercato globale degli ERP raggiungerà oltre 117 miliardi di dollari entro il 2030.
Tuttavia, sebbene praticamente tutte le aziende di ogni settore possano beneficiarne, ci sono alcuni settori che traggono i maggiori vantaggi. Per questo motivo, questi sono anche i settori dove si trovano più spesso sistemi di pianificazione delle risorse aziendali. Questi settori includono:
- Tecnologia & SaaS
- E-Commerce
- Edilizia
- Alimentare & Bevande
- Sanità
- Manifatturiero
Caratteristiche comuni dei software ERP
Sebbene le funzionalità e le capacità dei software ERP possano variare notevolmente da una soluzione all'altra, vi è un insieme di caratteristiche comuni (chiamate moduli) che tutte le migliori opzioni possiedono. Queste includono:
Contabilità
Alcuni ritengono che la contabilità sia il vero nucleo dei software ERP, poiché beneficia maggiormente della centralizzazione grazie alla possibilità di creare report aziendali dettagliati e di alto livello.
Alcune delle funzionalità contabili presenti nei software ERP includono fatturazione, generazione di report finanziari, budget, aggregazione dei dati (addio fogli di calcolo sparsi) e capacità finanziarie generali. Quando integrato con i sistemi di contabilità, il software ERP può essere una soluzione potente per la maggior parte dei processi finanziari.
Sito web/E-Commerce
La maggior parte dei software ERP include funzionalità che permettono di progettare, configurare e ospitare il proprio sito web direttamente dal sistema. Questo semplifica operazioni come pagamenti online, gestione degli ordini nonché la progettazione o la manutenzione di un portale clienti.
Gestione dei progetti
Sebbene la maggior parte dei sistemi ERP disponga di funzionalità per la gestione dei progetti, queste possono variare notevolmente. La maggior parte dei sistemi include timesheet e gestione delle attività; tuttavia, le soluzioni più complete possono anche includere approvvigionamenti, gestione delle risorse, gestione degli ordini, stime dei costi e report o panoramiche di progetto.
Servizio clienti
Un ERP dovrebbe offrire tutte le funzionalità fondamentali di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Ad esempio, normalmente gli ERP offrono chat dal vivo, sondaggi personalizzabili, tracciamento dei dati dei clienti e un help desk.
Insieme, queste funzionalità possono snellire le operazioni aziendali del servizio clienti, ridurre i tempi di attesa telefonica e in generale ottimizzare l'esperienza del cliente.
Risorse umane
Questo modulo è progettato con funzioni per gestire tutte le attività più importanti delle risorse umane. Ad esempio, un ERP può includere valutazioni delle prestazioni, gestione stipendi, funzioni di recruiting, note spese e tracciamento ferie o permessi.
Operazioni generali
Uno dei principali vantaggi dei software ERP è la possibilità di centralizzare tutte le operazioni su un'unica piattaforma.
Grazie a questo, puoi monitorare e gestire operazioni generali che non si trovano normalmente in altre soluzioni collaborative, come approvvigionamento, gestione della supply chain, tracciamento della redditività, gestione dell'inventario e altro ancora.
Automazione dei flussi di lavoro
Le funzionalità di automazione per i vari flussi di lavoro tra i reparti possono ridurre il tempo dedicato ad attività noiose o ripetitive, come l'aggregazione dei dati per la preparazione dei report finanziari.
Analisi e reportistica
Le funzionalità di analisi e di reportistica disponibili in un ERP sono più potenti perché comprendono l'azienda nel suo complesso, invece che essere specifiche per dipartimento o progetto.
Questo può aiutare a migliorare le capacità decisionali e fornire una chiara definizione dei requisiti aziendali necessari per il futuro.
Se possibile, cerca opzioni di dati in tempo reale per decisioni ancora più efficaci.
Suggerimenti per scegliere il sistema ERP giusto
Ora che hai una comprensione approfondita dei tipi di sistemi ERP che la tua azienda potrebbe utilizzare, è il momento di trovare quello più adatto a te. Considera le seguenti domande quando scegli il tipo e il software ERP.
- Quali sono le tue esigenze aziendali specifiche? Il software e il tipo scelti possono crescere insieme alla tua azienda?
- Avrai bisogno di un partner di implementazione per aiutarti a far partire l'ERP nei tempi e nel budget previsti?
- Quali rischi sono associati a ciascun tipo e come puoi mitigarli?
- Quale livello di personalizzazione è possibile con ciascuna opzione di implementazione?
- In che modo ogni modello di implementazione incide su costi, manutenzione e accessibilità?
- Quanto addestramento è necessario per i diversi livelli di utenti?
Se dopo aver risposto a queste domande hai ancora dei dubbi, dai un'occhiata ad alcune delle mie principali opzioni di software ERP per aiutarti a iniziare. Inoltre, iscriversi a newsletter ERP specializzate può offrire approfondimenti e aggiornamenti costanti per orientare le tue decisioni.
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