Come creare un budget aziendale duraturo in 7 passaggi
Il budget della tua azienda assomiglia più a un proposito per il nuovo anno — formulato con le migliori intenzioni, ma dimenticato dopo poche settimane? Questa guida ti aiuterà a creare un budget aziendale che duri nel tempo (a differenza dei miei propositi per la pianificazione dei pasti del 2025)...
Nozioni di base sul budget aziendale
Un budget aziendale è un piano delle entrate e delle uscite della tua azienda. Dal lato dei ricavi, include la tua stima più realistica dei ricavi lordi (quanto denaro entra). Dal lato delle spese, include costi fissi, costi variabili, costi di capitale e spese non operative (tutti gli ambiti in cui la tua azienda spende denaro).
Le organizzazioni più grandi utilizzano software per la pianificazione e le previsioni per creare e mantenere i budget, sotto la supervisione del CFO. Nelle aziende più piccole, la preparazione del budget può essere gestita dal titolare e/o dal commercialista.
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Se non pensi che prendere sul serio il tuo budget sia importante, considera questo:
- La metà di tutte le piccole imprese non riesce a creare un budget operativo generale
- La metà di tutte le piccole imprese fallisce entro i primi 2 anni
Ti lascio decidere se queste due cose sono collegate...
I 5 principali vantaggi della pianificazione del budget
Certo, la pianificazione del budget ti aiuta a prepararti alle spese, alle variazioni dei ricavi e ad altro ancora. Ma al di là dell'ovvio, quali sono i principali vantaggi della pianificazione del budget per i titolari d'azienda?
1 - Pianificazione proattiva del personale
La gestione del personale è una delle principali fonti di stress per i titolari di piccole imprese. Ripenso alla mia esperienza nella gestione di un'azienda e a quanto ero incapace di prevedere quando avremmo avuto bisogno di assumere ulteriore personale.
Questo portava me e i miei primi dipendenti a essere sovraccarichi di lavoro, per poi passare, a causa di una correzione eccessiva, a un gruppo di nuovi dipendenti che non aveva abbastanza cose da fare quando l'attività rallentava.
È stata dura e mi ha fatto perdere molta fiducia da parte di alcuni dipendenti eccellenti. Impara dai miei errori e pianifica in anticipo il budget.
2 - Prepararsi al finanziamento
Qualsiasi prestito bancario tradizionale richiederà un piano aziendale dettagliato, completo di un budget ben ponderato.
Sebbene gli investitori possano essere un po' più flessibili, è probabile che vogliano vedere un budget operativo completo e una previsione della redditività prima di affidarti il loro denaro.
3 - Ridurre i costi di finanziamento
Se hai pianificato il budget in modo efficace, puoi anche determinare il tipo di finanziamento che ti farà risparmiare più denaro.
Ad esempio, supponiamo che emergano alcune spese impreviste consistenti. Potresti utilizzare la tua linea di credito, una carta di credito o persino ricorrere al factoring delle fatture. Controlli il tuo budget e ti rendi conto che stai prevedendo un afflusso di denaro il prossimo mese con una certezza del 90% — il che significa che hai bisogno solo di una fonte di finanziamento a breve termine.
In questo caso, invece di richiedere un prestito, probabilmente potresti semplicemente usare una carta di credito, sfruttando il periodo di tolleranza per non pagare interessi da 21 a oltre 50 giorni (a seconda del momento del ciclo di fatturazione in cui hai effettuato l'acquisto).
4 - Meno stress
Gestire un'azienda può essere stressante. A tal punto che un'indagine di Xero ha rilevato che i titolari di piccole imprese avevano punteggi di “benessere” inferiori rispetto alla popolazione generale.
È davvero spiacevole... ed è anche uno dei motivi per cui sono qui a scrivere cose di questo tipo.
La pianificazione del budget può ridurre lo stress di chi possiede e gestisce un'azienda, aiutandoti a essere più preparato ai cambiamenti dell'attività. So che hai già meno tempo di quanto vorresti, ma dedicandoti alla preparazione di un budget puoi tranquillizzarti e prevenire la necessità di tornare sui tuoi passi.
5 - Decisioni più consapevoli
Il titolare medio di una piccola impresa prende più di 6 milioni di decisioni all'anno... Ok, forse non è proprio così, ma ci sono davvero tantissime cose da decidere, il che porta rapidamente alla fatica decisionale.
Il tuo budget può automatizzare alcune decisioni finanziarie di base — ad esempio quanto accantonare per il prossimo ciclo di paghe o se puoi cogliere una nuova opportunità in questo trimestre.
Buone pratiche per la pianificazione del budget aziendale
Un budget aziendale di qualità dovrebbe essere il più accurato e completo possibile. Utilizza queste buone pratiche per assicurarti di raggiungere l'obiettivo — ed evitare gli errori più comuni nella pianificazione del budget.
Crea un margine di sicurezza
I budget utilizzano le migliori stime disponibili (stime approssimative, in alcuni casi) per proiettare i dati. È una buona idea creare un margine di sicurezza in uno dei due modi seguenti.
1. Gonfiare le spese variabili
Il primo consiste semplicemente nell’ipotizzare che le spese variabili saranno leggermente superiori (del 5-10%) rispetto alle proiezioni e nel tenerne conto nel budget.
2. Inserire un margine di liquidità
L’alternativa consiste semplicemente nel mantenere un margine di liquidità come voce del budget (e in un conto effettivo equivalente alla liquidità, da qualche parte) per coprire spese impreviste o carenze di entrate. Preferisco questo metodo, quindi l’ho incluso nella procedura dettagliata più avanti in questo articolo.
Utilizza gli strumenti giusti
Un foglio di calcolo Excel è una scelta sicura per creare il tuo primo budget, ma esistono opzioni migliori.
La maggior parte dei software di contabilità offre alcune funzionalità per la definizione del budget, se non sei ancora pronto a investire in un software specifico per le previsioni.
Coinvolgi gli esperti
Se hai esternalizzato la contabilità e altre attività finanziarie, può essere sensato ricorrere all’aiuto di esperti per elaborare il budget della tua azienda.
Se disponi di una qualsiasi forma di ufficio contabilità interno, dovrebbe essere coinvolto al 100% in questa fase. È stato formato proprio per questo tipo di attività, quindi la cosa migliore che puoi fare è fidarti del suo lavoro e coinvolgerlo.
Impara e adatta
Il tuo budget aziendale iniziale potrebbe non essere perfettamente preciso, e va bene così.
Confrontando il budget con i dati finanziari effettivi a posteriori, puoi ricavare informazioni utili a migliorare i futuri cicli di definizione del budget. Questo è anche un buon momento per rinfrescare le tue competenze in materia di previsioni finanziarie, imparare le regole d’oro della contabilità o leggere alcuni libri di contabilità adatti ai principianti.
4 metodi comuni per la definizione del budget
Esiste più di un modo per definire un budget: ecco una panoramica dei migliori approcci per la definizione del budget aziendale.
Definizione del budget a base zero
Nella definizione del budget a base zero, le entrate totali meno le spese totali/il risparmio allocato saranno uguali (hai indovinato!) a zero.
Significa che non stai realizzando alcun profitto? No, significa semplicemente che stai assegnando a ogni euro un compito specifico. Un budget a base zero può includere voci come “prelievo del titolare”, “fondo per i giorni difficili” o “festa aziendale”. L’idea è destinare ogni euro a uno scopo specifico.
In un contesto aziendale, questi budget partono anch’essi da zero: ciò significa iniziare da capo e richiedere a te o ai responsabili dei reparti di giustificare ogni costo, anche se ricorrente. La maggior parte delle organizzazioni nelle prime fasi utilizza questo metodo.
Definizione incrementale del budget
La definizione incrementale del budget prende i risultati finanziari degli anni passati e poi aggiunge o sottrae quanto necessario per raggiungere il budget dell’anno in corso.
Ad esempio, se stai elaborando il budget per il 2025, utilizzeresti i dati effettivi del 2024 relativi a entrate e spese. Da lì, aggiungeresti variazioni incrementali: un aumento previsto delle entrate in una voce, una spesa eliminata in un’altra, fino a raggiungere il nuovo budget.
Definizione del budget basata sulle attività
La definizione del budget basata sulle attività analizza tutte le attività aziendali che comportano costi finanziari, registrando ed esaminando ogni spesa voce per voce.
È un processo più rigoroso rispetto agli altri metodi di definizione del budget aziendale, ma può essere utile quando un’azienda vuole ridurre drasticamente i costi o individuare inefficienze nella spesa.
Definizione partecipativa del budget
La definizione partecipativa del budget coinvolge più persone oltre a te e al tuo commercialista, come i manager di livello inferiore e i responsabili dei reparti.
In questo modo, i vari portatori di interesse acquisiscono maggiore responsabilità nel processo di definizione del budget, mentre l’approvazione finale resta ai vertici.
Se hai una squadra consolidata da un po’ di tempo, questo metodo si dimostra generalmente efficace, nonostante richieda un po’ più di tempo.
Creare un budget aziendale in 7 passaggi
Ecco un piano concreto per creare da zero il budget della tua azienda.
1. Definisci le basi del tuo budget
Prima di iniziare, assicurati di:
- Selezionare il metodo di budgeting che desideri utilizzare; come ho già detto, tratterò un approccio di budgeting a base zero
- Scegliere uno strumento di budgeting, che sia un foglio di calcolo, un software o carta e penna (se vuoi far impazzire persone tecnologicamente preparate come me proprio sul serio)
- Consultare tutte le parti interessate pertinenti (il tuo commercialista, i responsabili dei dipartimenti, ecc.)
- Scegliere l’intervallo di tempo per la pianificazione del budget (trimestrale, annuale, ecc.)
- Raccogliere i dati degli anni passati relativi sia ai ricavi sia alle spese
Una volta completati questi passaggi, sei pronto per creare il tuo budget.
2. Raccogli tutte le informazioni sui ricavi
Il tuo budget dovrebbe iniziare con una stima dei ricavi provenienti da tutte le fonti che puoi ragionevolmente prevedere nel periodo oggetto del budget (trimestre o anno fiscale). Si tratta dei ricavi totali generati dalla tua azienda da tutte le fonti, prima delle spese.
Un consiglio utile: questo non è il momento di essere ottimisti sull’acquisizione di nuovi clienti. Ho perso il conto delle volte in cui accordi verbali sono saltati all’ultimo momento.
Per un’azienda già avviata, puoi indicare i ricavi sulla base dei dati esistenti. Per una nuova azienda, puoi utilizzare le stime del tuo piano aziendale o i dati comparabili del settore… ma dovrai tornare spesso su questi dati per verificare l’andamento rispetto al piano.
Assicurati di tenere conto della stagionalità della tua azienda. Ad esempio, se stai creando un budget per il primo trimestre del 2025, potrebbe avere più senso utilizzare i dati del primo trimestre del 2024, anziché i ricavi medi dell’intero anno fiscale.
3. Sottrai i costi fissi
I costi fissi sono spese che rimangono uguali indipendentemente dall’ammontare dei ricavi prodotti. Includono:
- Affitto
- Stipendi mensili* (*le paghe orarie possono essere un costo variabile, ma gli stipendi dei dipendenti assunti a lungo termine sono considerati un costo fisso)
- Assicurazione
- Rimborso dei debiti
- Utenze fisse e strumenti SaaS (Wi-Fi, canoni mensili del sistema POS, software di contabilità, ecc.)
Calcola il totale dei tuoi costi fissi effettivi sulla base dei dati dei mesi precedenti. Ricorda di includere anche le spese fisse meno frequenti, come una fattura assicurativa che paghi trimestralmente o le imposte annuali sulla proprietà.
Una volta raccolti tutti i dati, sottrai questi costi fissi dai tuoi ricavi.
4. Sottrai i costi variabili
I costi variabili sono spese che cambiano di mese in mese, generalmente insieme alle variazioni della produzione o della produzione della tua azienda. Includono:
- Materie prime
- Costo delle merci vendute
- Costi variabili delle utenze, come l’energia elettrica
- Paghe orarie dei dipendenti
- Stipendio o prelievo del titolare (se varia in base agli utili)
- Campagne di marketing
I costi variabili possono essere stimati utilizzando formule all’interno del tuo budget (se utilizzi un foglio di calcolo o uno strumento di budgeting avanzato).
Poiché i costi variabili aumentano insieme alla produzione della tua azienda (ovvero al numero totale di unità prodotte), puoi utilizzare i costi variabili totali per definire un costo variabile per unità e fare in modo che le celle si aggiornino dinamicamente in base a questo valore.
5. Metti da parte un fondo di emergenza
Un fondo di emergenza è essenzialmente un fondo per gli imprevisti della tua azienda. Serve a coprire spese impreviste o anche spese ordinarie nel caso in cui i ricavi siano inferiori alle previsioni.
L’importo da conservare nel fondo di emergenza dipende dalla natura della tua azienda, dalla stabilità dei tuoi ricavi e dalle opzioni di finanziamento rapido a tua disposizione.
Tieni presente che, una volta istituito, non è necessario ripetere questo passaggio a meno che tu non attinga al fondo. Non devi prevedere un nuovo fondo per gli imprevisti ogni trimestre o anno: devi solo assicurarti di avere una somma accantonata per questo scopo.
Analogamente, il fondo per gli imprevisti non è una “spesa” e non riduce tecnicamente la tua redditività, anche se ti consiglio di calcolarlo in questa fase per evitare di essere tentato di utilizzare altrove il tuo margine di sicurezza.
Cosa fare con il fondo per gli imprevisti
Il fatto che tu non stia utilizzando attivamente il fondo per le emergenze per far crescere la tua attività non significa che dovresti lasciarlo su un conto bancario senza interessi.
Dovresti sempre conservare il fondo per gli imprevisti in un'attività altamente liquida, ma potresti anche ottenere un rendimento: scegliere un conto di risparmio aziendale ad alto rendimento o un fondo del mercato monetario può quindi essere una buona opzione.
Assicurati solo di poter accedere rapidamente al denaro, in qualsiasi momento, senza complicazioni o commissioni.
6. Valuta i profitti previsti
Ora che hai le entrate e le spese totali stimate, puoi calcolare i profitti previsti.
Se il numero è positivo, sei in attivo e prevedi un anno redditizio! Se è negativo, sei in perdita. Non preoccuparti: è piuttosto comune che le aziende attraversino periodi di perdite nette.
Perché “in attivo”?
Poiché stiamo parlando di denaro, potresti pensare che “in positivo” abbia più senso, e avresti ragione… se il termine fosse nato di recente. “In perdita” è l'abbreviazione di “inchiostro rosso”, in riferimento a un'epoca in cui le aziende annotavano le perdite con una penna.
Se era scritto in rosso, era un dato negativo. Se era scritto in nero, era comunque positivo.
Prima di accettare questa cifra come definitiva, assicurati che il numero indicato abbia senso dal punto di vista logico. È un modo rapido per verificare il tuo lavoro e assicurarti di non aver tralasciato nulla.
Se percepisci uno stipendio variabile come titolare, potresti anche aspettare questo passaggio per determinarne l'importo. Assicurati solo di non conteggiarlo due volte: se hai già incluso lo stipendio del titolare nei costi variabili, non inserirlo nuovamente qui.
7. Verifica il tuo budget
I budget dovrebbero essere esaminati a intervalli pertinenti, ad esempio alla fine di ogni mese, trimestre o anno fiscale. Se la tua attività è nelle fasi iniziali e/o cresce rapidamente, dovrai verificare il budget più frequentemente.
Se stai creando un budget aziendale per la prima volta, dovresti verificarlo almeno una volta per trimestre e confrontarlo con le entrate e le spese effettive. Questo può anche aiutarti a elaborare previsioni migliori: un budget accurato = previsioni più accurate
Se scopri che i dati effettivi si discostano sostanzialmente dalle tue stime, potrebbe essere il momento di riesaminare il budget o utilizzare un modello di previsione diverso per migliorare le stime.
5 tipi di budget aziendali
Ora conosci le basi della definizione del budget aziendale. Per un'analisi più approfondita, ecco i diversi tipi di budget che potrebbero essere rilevanti per la tua azienda.
Budget generale
Un budget generale è una panoramica delle entrate e delle spese previste di tutti i reparti di un'azienda: è ciò che ti ho preparato a creare in questo articolo.
Nelle aziende più grandi, è comune avere budget operativi per ogni reparto o progetto, oltre a un budget generale che riunisce tutto.
Budget operativo
I budget operativi vengono utilizzati per stimare spese ed entrate in base alle specifiche operazioni in questione, da cui il nome.
Quando la tua organizzazione è piccola e persegui un unico obiettivo centrale, il budget operativo coincide con il budget generale. Tuttavia, una volta cresciuta, preparerai budget operativi per ogni specifico progetto o reparto che intraprendi.
Budget degli investimenti
Un budget degli investimenti viene utilizzato per valutare potenziali investimenti, progetti o acquisti di grande entità. Ad esempio, un'azienda può elaborare un budget degli investimenti per valutare l'apertura di un secondo stabilimento produttivo.
Il budget degli investimenti esaminerebbe le spese e le entrate previste per quello specifico potenziale progetto al fine di valutarne la redditività e determinare se rappresenti un buon utilizzo del capitale dell'azienda.
Budget di cassa
Un budget del flusso di cassa è una stima del flusso di cassa di un'azienda in un determinato periodo (che può essere settimanale, mensile, trimestrale o annuale).
È un utile punto di partenza per l’analisi del flusso di cassa e contribuisce a garantire che un’azienda disponga di liquidità sufficiente per continuare le proprie attività.
Budget del personale
Un budget del personale è leggermente diverso; è uno strumento integrato di finanza e risorse umane utilizzato per stimare il numero di ore di lavoro dei dipendenti o dei collaboratori necessarie per soddisfare un requisito di produzione previsto o raggiungere gli obiettivi di fatturato.
Può essere utile per stimare i costi del lavoro, stimare i ricavi (ad esempio, se si fatturano i clienti su base oraria) e aiutare le risorse umane a prendere decisioni più consapevoli in materia di personale.
Un budget migliore, un’azienda migliore
Sebbene un budget sia solo una componente della strategia aziendale complessiva, è molto importante. Gestire un’azienda senza un budget è un po’ come preparare una torta senza una ricetta. Certo, potrebbe funzionare — ma sei disposto a scommetterci? Vai sul sicuro e prepara torte migliori ottieni risultati aziendali migliori con un budget aziendale ben strutturato.
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