5 migliori sistemi di gestione dei pagamenti + guida all’acquisto

Un PMS è solitamente basato sul cloud e consente di ottimizzare i processi di pagamento: gestire le fatture, monitorare le richieste e le approvazioni, elaborare report e automatizzare i pagamenti. Un buon PMS ti aiuterà ad aumentare la sicurezza dei pagamenti e a migliorare la visibilità e il controllo sui pagamenti all'interno della tua azienda.

Funzionalità standard del sistema di gestione dei pagamenti

Quando scegli un sistema di gestione dei pagamenti, è essenziale considerare le funzionalità più adatte alle esigenze della tua azienda. Alcune funzionalità fondamentali da cercare includono:

Gestione delle fatture

Un buon PMS dovrebbe gestire le fatture, consentendoti di creare, modificare, inviare e monitorare facilmente le fatture dei clienti. Questo aiuterà a tenere traccia di tutte le transazioni finanziarie relative alle vendite, garantendo la registrazione di tutti i pagamenti dovuti e ricevuti.

Elaborazione dei pagamenti

Senza un'elaborazione efficiente dei pagamenti, le aziende potrebbero subire ritardi nella ricezione dei pagamenti o riscontrare problemi con le transazioni rifiutate. Il sistema di gestione dei pagamenti ideale dovrebbe supportare diversi metodi di pagamento, come carte di credito, bonifici bancari e portafogli digitali. Un vantaggio significativo è la possibilità di gestire più valute e integrarsi con i gateway di pagamento più diffusi (questo è anche un vantaggio fondamentale delle app per i pagamenti mobili). 

Non tutti i servizi di pagamento offrono transazioni di addebito senza interruzioni. Trova un sistema che non solo gestisca gli addebiti in modo efficiente, ma offra anche informazioni sulla tua posizione di liquidità, garantendo il mantenimento di un flusso di cassa sempre sano. ACH è inoltre fondamentale per gli addebiti e gli accrediti diretti tra banche. Assicurati che il sistema che stai valutando supporti le transazioni ACH sia per le operazioni di debito sia per quelle di credito. Oltre alle semplici transazioni, un sistema ottimale dovrebbe anche supportare il processo di approvvigionamento, offrendo strumenti che rendano l'acquisto e l'elaborazione dei pagamenti semplici ed efficienti.

Confronta elementi omogenei

Se vuoi assicurarti che il sistema disponga di tutto ciò che serve, confrontalo direttamente con gli strumenti per la contabilità clienti e la contabilità fornitori. Questo ti aiuterà anche a individuare il sistema ottimale per te.

Registrazione e monitoraggio di fatture e transazioni

Avrai bisogno di un sistema che registri tutte le fatture, le transazioni, le ricevute e i pagamenti in un unico luogo, per facilitarne il monitoraggio e la reportistica.  Cerca un PMS che offra una visione chiara della tua salute finanziaria e aggiornamenti in tempo reale sullo stato dei pagamenti, la sincronizzazione automatica con i conti bancari e la categorizzazione delle spese. Dovrebbe inoltre facilitare la ricerca e il recupero delle transazioni passate, con filtri per data, cliente, importo e altro.

Generazione delle ricevute

Le ricevute fungono da prova delle transazioni, come documentazione ai fini fiscali per le aziende e come prova d'acquisto per i clienti. Cerca una piattaforma che generi e invii automaticamente ricevute professionali ai tuoi clienti al momento del pagamento. Sono vantaggiose le opzioni per personalizzare i modelli di ricevuta, aggiungere il marchio e inviare le ricevute tramite più canali (ad esempio, e-mail, SMS). Questa particolare funzionalità ti farà risparmiare molto tempo e fatica, offrendo al contempo un'esperienza cliente migliore.

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Reportistica

Gli strumenti di reportistica e analisi sono indispensabili: avrai bisogno di informazioni sul tuo flusso di cassa, sui ricavi, sulle fatture insolute e sulle commissioni di transazione. La funzionalità di reportistica dovrebbe offrire una serie di report predefiniti, come conti economici, riepiloghi delle vendite e suddivisioni delle spese, con la possibilità aggiuntiva di personalizzare i report, impostare intervalli di date e visualizzare i dati tramite grafici.

Considerazioni sull'acquisto di un sistema di gestione dei pagamenti

Non dovresti affidarti esclusivamente a queste funzionalità standard, ma dovresti anche considerare alcuni importanti fattori correlati nella valutazione dei sistemi, tra cui:

Esigenze aziendali

Devi innanzitutto determinare quali siano i requisiti imprescindibili, perché questo determina in ultima analisi la soluzione software più adatta. Ad esempio, dovresti riflettere sui tipi di pagamenti che vuoi elaborare, sul volume dei pagamenti e sulla probabilità che aumenti significativamente nei prossimi anni. Alcuni sistemi sono più attrezzati per gestire elaborazioni ad alto volume, mentre altri sono più adatti alle piccole imprese con volumi inferiori. La previsione della crescita del volume dei pagamenti ti consente di scegliere un sistema in grado di crescere insieme alle tue esigenze.

Costi

Il costo di questi sistemi può variare notevolmente in base alle funzionalità e al livello di assistenza offerto. Alcuni sistemi applicano un canone di abbonamento mensile basato sul numero di transazioni elaborate. Altri prevedono piani tariffari a più livelli basati su caratteristiche e funzionalità. Alcuni fornitori offrono servizi di base completamente gratuiti per consentirti di iniziare. Rifletti sulle tue esigenze attuali e future per determinare quale livello sia più adatto a te. Se sei una piccola startup, un'opzione gratuita o a basso costo può essere sufficiente nel breve periodo. Con la crescita, potrai sempre passare a un piano più completo.

Anche le commissioni sulle transazioni sono comuni e solitamente corrispondono a una percentuale dell'importo totale del pagamento, più un costo fisso per transazione. Confronta le commissioni dei diversi fornitori per assicurarti che siano ragionevoli e competitive. Alcuni potrebbero rinunciare alle commissioni o ridurle per le organizzazioni non profit o per l'elaborazione di grandi volumi di pagamenti.

Sicurezza e conformità

Una sicurezza solida è essenziale. Cerca un sistema dotato di una crittografia efficace, autenticazione a più fattori e controlli degli accessi basati sui ruoli. La crittografia codifica i tuoi dati in modo che solo le parti autorizzate possano leggerli. L'autenticazione a più fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza all'accesso, spesso inviando un codice al tuo telefono o indirizzo email. I controlli basati sui ruoli limitano l'accesso dei dipendenti ai soli dati e alle sole funzioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

 Per quanto riguarda la conformità, scegli un sistema che rispetti standard come PCI DSS per la gestione dei dati delle carte di credito e HIPAA se tratti informazioni sanitarie. Queste certificazioni dimostrano che il sistema soddisfa rigorose norme di sicurezza e privacy. 

Copertura dei pagamenti globali

Per le aziende che operano a livello internazionale, è indispensabile un sistema che supporti metodi di pagamento e valute internazionali. Scegli un fornitore con esperienza nella gestione dei pagamenti transfrontalieri e che offra la connessione alle reti di pagamento di tutto il mondo. Dovrebbe supportare i principali tipi di pagamento di ogni area geografica, come SEPA per l'Europa, Faster Payments per il Regno Unito e i circuiti di carte locali per la regione APAC.

Integrazione e compatibilità

Devi anche trovare un PMS che funzioni perfettamente con gli altri strumenti aziendali, come il tuo software di contabilità, il CRM, l'ERP, la piattaforma di commercio elettronico e qualsiasi altro strumento fondamentale per le tue attività. In caso contrario, ti ritroverai con flussi di lavoro disorganizzati e più problemi di quanti ne valgano i risparmi sui costi. Cerca opzioni in grado di sincronizzare facilmente i dati tra i sistemi, così da evitare l'inserimento manuale dei dati e garantire la precisione della registrazione. Alcuni sistemi offrono integrazioni preconfigurate con piattaforme importanti come QuickBooks, NetSuite e Shopify. Per gli altri strumenti, l'accesso API può consentirti di creare un'integrazione personalizzata.

Servizio clienti

Non trascurare il livello di assistenza offerto da ciascun fornitore. Cerca un provider con una comprovata esperienza nell'offerta di un servizio clienti di alta qualità, che ti aiuti a implementare, gestire e ottimizzare il tuo sistema di gestione dei pagamenti. Le opzioni possono includere assistenza telefonica, via email e tramite chat, oltre all'accesso a risorse formative. Un'assistenza efficace ti permetterà di ottenere il massimo dal tuo investimento.

Ridondanza e disponibilità operativa

Per molte aziende tecnologiche, i pagamenti sono fondamentali per le operazioni. Cerca un sistema con ridondanza integrata, bilanciamento del carico e commutazione automatica in caso di guasto, per garantire un'elevata disponibilità. Dovrebbe offrire una disponibilità minima del 99.9% per mantenere operativi i pagamenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno. Più data center distribuiti in diverse aree geografiche sono ideali per garantire la ridondanza.

Periodi di prova

Alcuni fornitori offrono periodi di prova per un numero prestabilito di giorni, mentre altri forniscono l'accesso a un ambiente sandbox con dati fittizi, così puoi fare tutte le prove necessarie. L'obiettivo è testare lo strumento per prevedere come il sistema gestirà i flussi di lavoro e i casi d'uso specifici della tua azienda. Fai attenzione: piccoli inconvenienti durante un periodo di prova possono trasformarsi in enormi problemi dopo che ti sei impegnato con un sistema. Assicurati di effettuare un acquisto vantaggioso e che il prodotto sia adatto alla tua azienda.

Recensioni dei clienti

Quando valuti i sistemi di gestione dei pagamenti, non limitarti a fidarti di ciò che dice l’azienda: verifica cosa ne pensano gli altri. Scopri cosa pensano davvero del sistema e del servizio i clienti attuali. Cerca elogi o lamentele ricorrenti nelle recensioni. Se un sistema riceve recensioni estremamente negative che menzionano un servizio clienti scadente, interfacce macchinose o l’assenza di funzionalità fondamentali, è un grosso campanello d’allarme. Al contrario, un gran numero di recensioni da quattro e cinque stelle che menzionano una procedura di configurazione semplice, un’assistenza utile e strumenti che semplificano il lavoro sono buoni segnali del fatto che hai trovato un’ottima soluzione.

I 5 migliori software per la gestione dei pagamenti

Se cerchi un’opzione affidabile, ecco 5 PMS popolari che hanno attirato la mia attenzione:

Stripe

Fondata nel 2011, Stripe è come il ragazzo alla moda del quartiere, noto per le sue funzionalità avanzate di elaborazione dei pagamenti. Questa soluzione di pagamento virtuale accetta oltre 135 valute internazionali, si integra perfettamente con piattaforme di commercio elettronico come Drupal, WooCommerce e Magento, offre funzionalità complete di reportistica e strumenti per la gestione degli abbonamenti ed è nota per la sua struttura tariffaria trasparente.

Non applica canoni mensili, poiché tutti gli addebiti sono calcolati per transazione. Per le vendite online, applica il 2.9% + 30 centesimi per transazione, mentre per l’elaborazione delle carte di persona applica il 2.7% + 5 centesimi per transazione. Per le transazioni internazionali e la conversione di valuta si applica un addebito aggiuntivo dell’1%.

Braintree

Braintree, una società controllata da PayPal, è una soluzione tecnologicamente avanzata per l’elaborazione dei pagamenti che si è guadagnata un’ottima reputazione nel settore. Ecco alcune funzionalità degne di nota:

• I costi delle transazioni ammontano al 2.59% + 49 centesimi per transazione
• Il software beneficia dell’ampia infrastruttura di PayPal
• Supporta pagamenti in oltre 130 valute
• Si integra con PayPal e Venmo
• Gestisce le transazioni internazionali e i controlli antifrode

Braintree è ideale per chi apprezza un elaboratore di pagamenti semplice e predilige le risorse di PayPal.

FreshBooks

FreshBooks è un software di contabilità rivolto principalmente a liberi professionisti, ditte individuali e piccole imprese. Il suo scopo è aiutare a organizzarsi, gestire i pagamenti e inviare fatture. Si può definire un software di elaborazione dei pagamenti pensato per le piccole imprese, con piani a basso costo. I prezzi vanno da $8.50/mese a $27.50/mese e ogni piano include una prova gratuita di 30 giorni.

Square

Square è una rinomata soluzione per l’elaborazione dei pagamenti e per il punto vendita (POS), destinata a imprese diverse, dalle startup appena nate alle aziende estese con numerosi punti vendita. È particolarmente interessante per le piccole imprese e le startup grazie al suo sistema di commissioni conveniente, adattabile ai redditi variabili. Gli utenti pagano solo una piccola percentuale e una tariffa fissa per ogni transazione. 

Per le transazioni con carta di persona, comprese le carte regalo prepagate, le principali carte di credito e i portafogli mobili come Apple Pay, Square applica una commissione del 2.6% + 10 centesimi. Se una carta viene inserita manualmente o utilizzata virtualmente, la commissione è del 3.5% + 15 centesimi per transazione. Per gli acquisti online e le altre transazioni digitali, la commissione è fissata al 2.9% + 30 centesimi.

Tipalti

Tipalti è una soluzione cloud per l’automazione dei debiti verso fornitori che semplifica i processi di fatturazione dei fornitori. È ideale per le aziende in crescita con esigenze estese di elaborazione delle fatture, soprattutto per quelle che lavorano con fornitori internazionali. Alcune delle funzionalità principali includono:

• Il costo della piattaforma parte da $149 al mese
• Supporta pagamenti in 196 Paesi con 120 opzioni valutarie.
• È adatta alle aziende con numerosi fornitori locali e internazionali
• Si integra con i software di contabilità più diffusi come QuickBooks, Sage e Xero

Alcuni consigli finali

La paura di scegliere male e ritrovarsi vincolati per diversi anni a un partner tutt’altro che ideale è reale. Come affrontarla?

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Segui il tuo istinto

Sebbene le specifiche, la sicurezza e i costi siano importanti, non sottovalutare il valore di una buona collaborazione. Se il team di un fornitore ti ha trasmesso una buona impressione e sembrava sinceramente interessato al tuo successo, questo dice molto. La compatibilità tra persone e cultura aziendale è importante.

Pensa al lungo termine

Una nuova interfaccia brillante perderà il suo fascino, ma flessibilità, scalabilità e assistenza clienti sono per sempre. Assicurati che qualsiasi sistema tu stia prendendo in considerazione possa crescere insieme alla tua azienda e fornire le integrazioni di cui avrai bisogno in futuro. Non vuoi superare i limiti di una soluzione nel giro di un anno e dover ripetere nuovamente l'intero processo.

Non lasciarti influenzare solo dal prezzo

Un'offerta stracciata vale ben poco se la soluzione non è realmente in grado di soddisfare le tue esigenze. E un prezzo più elevato non significa sempre una qualità migliore. Valuta il costo totale di proprietà per tutta la durata del contratto, comprese le tariffe aggiuntive per l'assistenza, le transazioni e i componenti aggiuntivi. Il costo iniziale più basso potrebbe finire per costarti di più nel lungo periodo.

Leggi attentamente le clausole

Lo so, i contratti sono appassionanti quanto guardare la vernice asciugarsi. Ma devi comprendere tutti i termini, le condizioni e gli impegni prima di firmare sulla linea tratteggiata. Assicurati che non ci siano costi nascosti o clausole restrittive che non siano in linea con i tuoi obiettivi. Se qualcosa non ti convince, chiedi spiegazioni. Il tuo rappresentante commerciale dovrebbe essere disposto a chiarire qualsiasi gergo giuridico poco comprensibile.

Infine, quando i rappresentanti commerciali iniziano a usare parole alla moda come "senza attriti", "potenziato" o "guidato dalla tecnologia"... ignorali per un secondo. Rimani concentrato su ciò che conta davvero per la tua azienda e per i tuoi clienti.

Ecco fatto. Una breve guida su come orientarti tra la moltitudine di sistemi di gestione dei pagamenti disponibili e trovarne uno personalizzato in base alle tue esigenze.

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