Key Takeaways
Å akseptere endring: Vi mennesker er feilbarlige og har en tendens til å holde fast ved tapere lenger enn vi burde. Erkjenn behovet for endring, og ta imot fordelene ved å oppgradere.
Å planlegge fremover: Forbered overgangen ved å definere mål, sette en tidsplan og sikre datakompatibilitet for å gjøre byttet til ny regnskapsprogramvare enklere.
Å søke støtte: Ta kontakt med kundestøtten, delta på opplæringsøkter og involver teammedlemmene for å gjøre prosessen med å bytte regnskapsprogramvare enklere.
Å teste i praksis: Prøv den nye regnskapsprogramvaren før du forplikter deg fullt ut, slik at du kan sikre at den oppfyller virksomhetens behov og er tilpasset økonomiprosessene dine for optimal ytelse.
Å omfavne vekst: Grip muligheten til å utvikle og effektivisere prosessene ved å bytte til skybasert regnskapsprogramvare for bedre effektivitet og skalerbarhet i virksomheten.
Å prøve å bytte regnskapsprogram kan noen ganger føles som å prøve å komme seg ut av et dårlig forhold. Kanskje fungerer det ikke for deg, kanskje har du vokst fra det, eller kanskje trenger du å oppgradere til skybasert regnskapsprogramvare. Men å ta steget over til noe nytt føles bare så … vanskelig.
Vel, jeg skal vise deg nøyaktig hvordan du bytter regnskapsprogram på en måte som gjør prosessen så smertefri som mulig.
Før du bytter: Forberedelsene
Du vet altså at du må bytte. Men før du hopper på den første nye programvareleverandøren i søkeresultatene, må du legge grunnlaget for overgangen.
Dette er forberedelsene du må gjøre for å få til et sømløst bytte:
1. Identifiser utfordringene dine
Det finnes en grunn til at du undersøker hvordan du kan bytte til et nytt regnskapssystem. Kanskje fungerer enkelte deler av det nåværende systemet ikke som de skal, det finnes funksjoner du trenger men ikke har, brukerstøtten er mangelfull, eller det finnes en rekke andre grunner.
Det første viktige steget er å beskrive og tallfeste disse problemene så detaljert som mulig. Ikke gjør listen vag; vær målrettet og spesifikk.
Dårlig eksempel: Dårlige rapporteringsfunksjoner
Godt eksempel: Kan ikke opprette en egendefinert rapport som automatisk genererer viktige nøkkeltall for kvartalsvis rapportering til styret
Det er også verdt å undersøke nye funksjoner som blir stadig mer utbredt, og som du kanskje ikke har brukt før, for eksempel automatiseringsverktøy som kan bidra til å effektivisere prosessene for leverandørgjeld og kundefordringer. Noen er tilgjengelige på nett, mens andre installeres lokalt.
2. Snakk med interessentene
Å bytte regnskapsprogram påvirker ikke bare økonomiavdelingen. Det vil sannsynligvis være flere interessenter i virksomheten som vil merke endringer som følge av byttet, og det er viktig å få deres innspill.
Dette kan være brukere fra andre avdelinger som administrerer dataene som mates inn i det nåværende regnskapsprogrammet, ledere som tolker rapportene som genereres av programmet, eller FP&A-team som bruker regnskapsdataene som grunnlag for å utarbeide sine prognoser.
Når du har identifisert hvem disse brukerne er, bør du diskutere den mulige endringen med dem og be om innspill på hva de ønsker å se i en ny programvareløsning.
Have an account? Log In
3. Undersøk alternativer
Med en detaljert liste over alle problemene du må løse og personene du må holde fornøyde, er det på tide å begynne å undersøke alternativer. Det finnes mange guider til de beste regnskapsprogrammene på nettet, og det er nesten helt sikkert der søket ditt vil begynne.
Alternativer å vurdere
Teamet vårt har evaluert alternativene på markedet, og disse har utmerket seg som de beste regnskapsverktøyene:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Men det trenger ikke å stoppe der.
En av de beste informasjonskildene er eksisterende brukere. Det kan være tidligere kolleger, LinkedIn-kontakter eller medlemmer av bransjerelaterte Slack-grupper du er med i. Sjansen er stor for at andre har håndtert de samme problemene.
Finn ut hva de har gjort, og se om regnskapsprogrammet de har valgt kan være riktig for deg.
4. Kontroller integrasjonsmulighetene
Når du har snevret inn en liste over aktuelle konkurrenter, bør du kontrollere integrasjonsmulighetene med resten av den eksisterende teknologistakken din. Dette vil ikke bare gi deg best mulig sjanse for å lykkes med den nye programvaren på lang sikt, men også gjøre datamigreringen langt enklere.
Ideelt sett bør du unngå å måtte overføre alt via CSV-filer, ettersom dette gjør fremdriften vanskeligere å følge og øker risikoen for menneskelige feil.
Sørg for at du ikke bare undersøker hvordan integrasjonen fungerer for nye data, men også hvordan de ulike regnskapsprogramleverandørene håndterer historiske data.
5. Planlegg tidslinjen
Nå som du har bestemt deg for den nye regnskapsprogramvaren for virksomheten du skal bytte til, må du lage en detaljert tidslinje for overgangen. Denne må beskrive de ulike trinnene i prosessen (mer om dette nedenfor), samt omtrent hvor lang tid hvert trinn vil ta.
Dette er et godt tidspunkt for å ta kontakt med interessentene som ble identifisert tidligere, slik at de er klar over endringen og kan begynne med eventuelle forberedelser de må gjøre.
Sett en tidsfrist
En konkret dato for når byttet skal gjennomføres, vil holde prosjektet på rett spor og sikre at alle er samkjørte. En vag dato for byttet vil uunngåelig føre til at implementeringen stadig utsettes, med vedvarende forvirring og ineffektivitet i mellomtiden.
Alle systemer er klare: Bytte av programvare
Tiden er inne for å gjennomføre byttet.
Hele poenget her er å stanse potensielle problemer før de oppstår. Ikke vent til det går galt. Ta i stedet en metodisk og gjennomtenkt tilnærming til overgangen, slik at prosessen går smidig og alle holdes informert.
1. Velg dataene som skal migreres
Det første trinnet for å fullføre overgangen er å velge dataene du ønsker å migrere. Standardsvaret kan være å overføre absolutt alt som finnes i den eksisterende databasen, noe som er greit hvis alle dataene kan brukes og er i samsvar med personvernregler og andre datakrav.
Bytte av regnskapsprogramvare gir imidlertid en god anledning til å gjennomgå rutinene dine for datahåndtering.
- Lagrer du data som du ikke trenger?
- Finnes det kategorier med data av dårlig kvalitet som bør fjernes?
Ta hensyn til regulatoriske krav rundt lagring av data, slik at du ikke sletter informasjon du er juridisk forpliktet til å oppbevare.
2. Overfør og test dataene dine
Nå som det eksisterende datasettet er organisert og normalisert for den nye programvaren, er tiden inne for å gjennomføre overføringen. Den nye leverandøren bør kunne hjelpe deg med denne prosessen, som vil variere avhengig av både det nye og det gamle systemet du bruker.
I noen tilfeller kan det være mulig å koble datakildene direkte sammen via API-er. Ellers må du sannsynligvis eksportere dataene til et Excel-regneark og deretter importere dataene i det nye systemet.
Når overføringen er fullført, er det svært viktig at du kjører testrapporter for å kontrollere at overføringen er gjennomført korrekt. Du kan for eksempel velge ut noen viktige oppgaver, kjøre dem i den gamle programvaren og deretter kjøre dem på nytt i det nye systemet for å kontrollere at resultatene samsvarer med det du forventer.
3. Lær opp brukerne i den nye programvaren
Nå som du vet at systemet fungerer og kjører korrekt, kan du begynne utrullingen. Det bør være etablert en omfattende opplæringsprosess som gjør det mulig for teamet ditt å sette seg inn i den nye programvaren.
Ikke prøv å skynde deg gjennom dette trinnet. Du bør gi alle nok tid til å bli fortrolige med det nye systemet før du forventer at de skal bruke det i den daglige driften. Den ekstra tiden du bruker i forkant, vil spare deg for betydelige problemer senere.
En del av denne opplæringsprosessen må være løpende tilgang til et kundestøtteteam, enten internt eller hos leverandøren. Dette sikrer at brukerne fortsatt kan få hjelp etter at den innledende opplæringen er fullført.
4. Kjør begge systemene parallelt
Til slutt bør du ikke være for rask med å stenge ned det eksisterende systemet. Det vil sannsynligvis oppstå enkelte innkjøringsproblemer når du bytter regnskapsprogramvare, så ved å holde den gamle programvaren aktiv sikrer du at du har en sikkerhetskopi tilgjengelig.
Gjennom hele bytteprosessen bør du utnytte forholdet til den nye leverandøren for å gjøre overgangen så smidig som mulig. Det er i deres interesse at det går bra, og selv om du kanskje bare gjennomfører en slik endring én gang, går de gjennom prosessen regelmessig.
Du bør fastsette en sluttdato for den gamle programvaren. Når du til slutt avslutter den gamle tjenesten, må du sørge for å opprette en arkivert sikkerhetskopi av tilpasningene fra dette verktøyet, i tilfelle du noen gang trenger å gå tilbake til det.
Vanlige feil ved migrering av regnskapsprogramvare
Selvfølgelig kommer den beste læringen av å gjøre feil, men ideelt sett kan du lære av andres feil. Jeg har samlet noen av de vanligste feilene ved migrering av regnskapsprogramvare fra eksperter på området.
Å betale unødvendig mye
Med teknologi som API-er er det ikke nødvendigvis behov for å betale toppris for en programvareløsning som har alle funksjonene tilgjengelig innebygd.
Et stort antall regnskapsprogrammer har nå API-er og støtteapper som selskaper noen ganger ikke tar med i vurderingen når de vurderer en ny leverandør.
Dette kan føre til at selskaper betaler for mye for programvare med “alle bjeller og fløyter,” fordi de har en omfattende liste over krav, selv om enkelte av disse funksjonene kan ivaretas bedre av en spesialisert leverandør utenfor selve regnskapsprogramvaren.
More Articles
Manglende kontinuitet i regnskapsprinsippene
Fra et regnskapsperspektiv handler det ikke bare om å overføre de riktige dataene, men også om å sikre kontinuitet i hvordan dataene kategoriseres i det nye systemet.
Gå grundig gjennom kontoplanen og regnskapsprinsippene før migreringen for å unngå prinsippfeil som kan forstyrre den finansielle rapporteringen.
Når du bytter regnskapsprogramvare, er en kritisk feil å ikke tilordne dataene riktig slik at de samsvarer med det nye systemets rammeverk. Prinsippfeil oppstår når transaksjoner klassifiseres eller behandles feil i henhold til GAAP. Det kan for eksempel være feil kategorisering av utgifter, feil bruk av regler for inntektsføring eller feilføring av periodiseringer. Disse tekniske feilene kan forplante seg og forvrenge de finansielle rapportene dine.
For å unngå dette bør du studere den nye programvarens funksjoner nøye og rådføre deg med regnskapsføreren din for å sikre at oppsettet gjenspeiler de eksisterende regnskapene dine. Investering i grundig planlegging og gjennomføring på forhånd sparer deg for problemer senere når det gjelder etterlevelse og beslutninger basert på feilaktige tall.
Å velge implementeringspartner utelukkende basert på pris
For større selskaper er det vanlig å engasjere en ekstern spesialist for å hjelpe med å implementere en ny regnskapsløsning. Hvis selskapet ditt er stort nok til å ha behov for dette, advarer ekspertene om at du bør være nøye med hvem du samarbeider med.
Selskaper som velger den billigste partneren, får en dårlig implementeringsopplevelse og ender enten med å bruke mer penger på å rette opp problemene fra den første implementeringen, eller kommer aldri i gang med den nye programvaren.
Abonner på flere innsikter om regnskapsteknologi
Klar for neste steg?
Enten du er det eneste medlemmet av økonomiteamet i en liten bedrift, CFO i et multinasjonalt selskap eller befinner deg et sted imellom, har vi alt du trenger for å holde deg oppdatert på de nyeste teknologiske innovasjonene som påvirker deg.
Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.
