Fra skybaserte til lokalt installerte, hybride og bransjespesifikke finnes det utallige typer ERP-systemer som er tilgjengelige. Med så mange alternativer er det ikke uvanlig å føle seg rådvill.
Som ekspert på digital programvare har jeg testet, vurdert og brukt flere ulike ERP-programvarer og -typer. Én ting jeg har lært, er at det beste utgangspunktet er å kjenne til de ulike modellene, hva de gjør, og hvordan de kan være til nytte for virksomheten din.
Derfra ... vel, det handler bare om å ta en beslutning. Så la oss komme i gang med å finne riktig type ERP-system for virksomheten din.
Hva er et ERP-system?
Et system for virksomhetsressursplanlegging (ERP) er en form for programvare for virksomhetsstyring som kan bidra til å effektivisere prosesser, legge til rette for enklere kommunikasjon, øke produktiviteten og mer.
ERP-systemer fungerer som et system med én kilde til sannheten, bestående av integrerte og sentraliserte applikasjoner. De inkluderer alt virksomhetens avdelinger trenger for å drive, administrere og automatisere prosesser.
Selv om hele virksomheten kan dra nytte av å implementere et slikt system, omfatter avdelingene som vil ha størst utbytte av ERP-implementering:
- Regnskap og økonomi
- Personalressurser
- Salg
- Kundestøtte
- Lagerstyring
Med et omfattende ERP-system kan du eliminere isolert programvare, for eksempel ditt frittstående system for kunderelasjonshåndtering (CRM), økonomistyringssystem eller lagerstyringssystem.
Alle disse systemene finnes i ERP-systemet – men med den ekstra fordelen at de er koblet sammen og sentralisert på én plattform.
Author's Tip
Hvis du vil gå mer i dybden, kan du lese min omfattende artikkel som beskriver ERP-systemer og hvordan de fungerer.
Oversikt over ERP-systemer
Bruk av et ERP-system kan hjelpe alle virksomheter på flere nivåer. Men ikke alle ERP-systemer er utviklet på samme måte.
Hvis du noen gang har lett etter organisasjons- eller driftsprogramvare for virksomheten din, vet du at disse løsningene gjerne finnes i flere varianter, alle med ulike komponenter som dekker behovene til forskjellige virksomheter.
Når det gjelder ERP-systemer, finnes det fire hovedtyper systemer du kan velge mellom:
- Ferdigkonfigurerte ERP-systemer: Disse systemene er svært enkle å bruke, noe som gjør dem nybegynnervennlige. De er også enkle å installere, men mangler tilpasnings- og konfigurasjonsmulighetene til mer komplekse systemer. De regnes som ferdigkonfigurerte fordi de er forhåndsbygde og klare til bruk. Alt du trenger å gjøre for å komme i gang, er å laste dem ned og legge inn virksomhetens informasjon.
- Tilpassbare ERP-systemer: Disse systemene, også kjent som ERP-systemer i nivå 1 (SAP, Microsoft Dynamics 365 og Oracle), utvikles fra et rammeverk som virksomheten din har utformet eller valgt. Dette gjør dem til noen av de mest tilpassbare alternativene, men ulempen er at de er kostbare og kan kreve opplæring for å brukes. For å opprette dine tilpassede virksomhetsfunksjoner krever storskala ERP-systemer mange timer med utvikling og rådgivning.
- ERP-systemer på mellomnivå: Disse systemene, også kjent som ERP-systemer i nivå 2, ligger et sted mellom de to første alternativene. Selv om virksomheten din kan bruke ERP-systemer på mellomnivå direkte fra start, tilbyr de også mange tilpasnings- og konfigurasjonsmuligheter. Hvis du ser etter noe som dekker de nøyaktige behovene dine uten å sprenge budsjettet, er dette et solid valg av systemtype. Dette er generelt det beste alternativet for små virksomheter.
- Bransjespesifikke ERP-systemer: Den siste systemtypen vår er løsninger som er utviklet for spesifikke bransjer, som mat og drikke, profesjonelle tjenester eller bygg og anlegg. For å bruke denne typen ERP-system må du kjenne til bransjens begreper, standarder, retningslinjer og prosedyrer.
Typer ERP
Når du skal finne ut hvilken type programvare for virksomhetsstyring som fungerer best for bedriften din, må du selvfølgelig se på mer enn selve systemet; du bør også finne ut hvilken hostingtype som passer best, i løpet av utvelgelsesprosessen.
Mens systemtyper er mer nyanserte og ikke så ofte markedsføres, er hostingtyper allment forstått og markedsføres av ERP-leverandører. De vanligste hostingtypene er:
Skybasert ERP
Et skybasert ERP-system driftes på ERP-leverandørens servere, som du deretter får tilgang til via internett.
Dette er vanligvis programvare-som-en-tjeneste-løsninger (SaaS) med abonnementsbasert pris, der du betaler en fast, forhåndsbestemt pris hver måned, hvert kvartal eller hvert år.
De fleste virksomheter velger skybaserte ERP-løsninger av følgende grunner:
- Muligheten til å logge inn når som helst, fra hvilken som helst lokasjon
- Lagringsplass og lisenser kan enkelt utvides etter hvert som virksomheten vokser
- Nye funksjoner og endringer implementeres raskt, slik at programvaren alltid er oppdatert
Selv om den totale prisen vanligvis er lavere for skybaserte løsninger, tilbyr de begrensede tilpasningsmuligheter, og datasikkerheten er utenfor din direkte kontroll.
Fordeler:
- Relativt rimelig
- En totalpris som er enkel å beregne
- Raskere implementering
- Ingen behov for interne IT-spesialister til å vedlikeholde systemet
Best egnet for:
- De fleste virksomheter, inkludert oppstartsbedrifter, små og mellomstore bedrifter og større organisasjoner
Eksempler:
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Dette er ikke de eneste typene skybaserte alternativer som finnes. Her er noen av mine andre favoritter for å hjelpe deg med å finne den riktige løsningen:
Have an account? Log In
ERP i flere skyer
I likhet med skybaserte ERP-systemer bruker ERP-systemer i flere skyer flere tredjepartsbaserte skyapplikasjoner og -tjenester til å kjøre systemet ditt. Disse kan være offentlige eller ikke.
ERP-systemer i flere skyer brukes vanligvis av større virksomheter, ettersom de lar brukerne kombinere de beste løsningene for å få mest mulig ut av systemene sine. Selv om små og mellomstore bedrifter kan bruke ERP-systemer i flere skyer, er de vanligvis mer komplekse å administrere og har høyere kostnader.
Fordeler:
- Lar brukerne legge til funksjonalitet med flere skybaserte løsninger
- Tilbyr ett sentralt system for innloggingsalternativer
- Muliggjør integrasjon med offentlige skyressurser for å utvide systemets funksjonalitet og ytelse
Best egnet for:
- Store virksomheter, selskaper i sterkt regulerte bransjer eller digitalt modne organisasjoner
Lokalt installert ERP
Et lokalt installert ERP-system driftes på organisasjonens egne datamaskiner og servere. Det kan brukes fra alle tilkoblede datamaskiner og kan noen ganger nås eksternt, avhengig av hvordan ERP-systemet er satt opp.
Siden lokale ERP-løsninger driftes på din server, passer de best for virksomheter med egne IT-team. Du er også ansvarlig for vedlikehold og endringer, så denne typen systemer kan raskt medføre høyere kostnader.
Fordeler:
- Full kontroll over systemet
- Fullstendige tilpasnings- og konfigurasjonsmuligheter
- Direkte kontroll over datasikkerheten
Passer best for:
- Virksomheter som trenger omfattende tilpasning, full styring og overordnet kontroll
Eksempler:
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Flere leverandører tilbyr både lokale og skybaserte alternativer, noe som kan gjøre det forvirrende å velge et ERP-system. Bruk listen min for å være sikker på at du får riktig type:
Hybrid-ERP
Å finne et hybrid-ERP-system kan være vanskeligere enn de to andre alternativene. Men som navnet antyder, kombinerer denne driftstypen aspekter ved et skybasert ERP-system og et lokalt ERP-system.
Hybrid-ERP-løsninger tilbyr fordelene ved begge løsningene, noe som gjør dem ideelle for små og mellomstore bedrifter. Selv om de er en kombinasjonstype av ERP-system, krever de imidlertid mer involvering fra IT enn skybaserte alternativer, og har mindre fleksibilitet.
Fordeler:
- Mulighet til å oppgradere eldre systemer enklere
- Krever ikke bedriftseide servere
- Gir større kontroll over systemfunksjonene
Passer best for: Virksomheter i vekst som skalerer, men som ikke trenger full kontroll
Eksempler:
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Bruksområder for ERP-programvare
ERP-programvare kan fylle mange roller, noe som er en del av grunnen til at den er så kraftig, men også noen ganger litt overveldende.
For å gjøre ting tydeligere har jeg sett på de beste bruksområdene for ulike typer ERP-systemer, slik at du får en bedre forståelse av hvordan hvert av dem bidrar.
- Lagerstyring: Spor, oppdater og feilsøk i lagerbeholdningen. Du kan også gjøre denne prosessen mindre tidkrevende ved å se etter et ERP-system som også integrerer innkjøpsfunksjoner.
- Programvarelisenser: Styrk innkjøpsmulighetene dine ved å samle alt fra leverandører til leverandørgjeld i én plattform.
- Salg og markedsføring: Salgsrepresentanter kan bruke et ERP-system til å gjøre tilbud om til salgsordrer i løpet av få minutter. Ved å integrere salg og markedsføring får du et mer helhetlig bilde av hva som fungerer (og kanskje enda viktigere, hva som ikke fungerer).
- Økonomistyring: Administrer alle økonomiske aspekter fra én plattform for å øke produktiviteten og få en mer helhetlig oversikt over virksomhetens økonomiske helse.
- Styring av kunderelasjoner: Bruk et ERP-system til å spore kundeinformasjon og tilpasse markedsføringsinnsatsen. Knytt dessuten kundeservicealternativene dine direkte til kundeportaler for økt effektivitet.
- Forsyningskjedestyring: Organiser innkjøpsordrene bedre og følg med på den pågående produksjonen. Et ERP-system kan hjelpe deg med å redusere risikoen for å gå tom for det du trenger, slik at du alltid har det kundene dine ønsker.
- Personaladministrasjon: Administrer alle personalressursene dine effektivt, håndter virksomhetens retningslinjer og bidra til å opprettholde bedriftskulturen i ERP-systemet.
- Prosjektstyring: Administrer prosjekter ved å tildele oppgaver, spore utgifter og følge fremdriften i ERP-systemet. Kjør dessuten detaljerte datarapporter i alle prosjektfaser for å sikre effektivitet – og håndter problemområder raskt.
Bransjer som har størst nytte av å bruke ERP-programvare
Mange bransjer kan ha nytte av å bruke et ERP-system – og virksomheter innser raskt dette. Beviset? Allied Marketing Research spår at det globale ERP-markedet vil være verdt mer enn $117 milliarder innen 2030.
Selv om praktisk talt alle selskaper i alle bransjer kan ha nytte av dette, er det noen bransjer som har størst nytte. Derfor er dette også bransjene der du oftest finner systemer for virksomhetsressursplanlegging. Disse bransjene omfatter:
- Teknologi og SaaS
- Netthandel
- Bygg og anlegg
- Mat og drikke
- Helsevesen
- Produksjon
Vanlige funksjoner i ERP-programvare
Selv om funksjonene og mulighetene i ERP-programvare kan variere betydelig fra én løsning til en annen, finnes det et sett med vanlige funksjoner (kalt moduler) som alle de beste løsningene har. Disse omfatter:
Regnskap
Noen mener at regnskap er selve kjernen i ERP-programvare, ettersom det har størst nytte av sentralisering gjennom muligheten til å opprette detaljerte rapporter på høyt nivå for hele virksomheten.
Noen regnskapsfunksjoner i ERP-programvare omfatter fakturering, generering av finansrapporter, budsjettering, sammenstilling av data (farvel, uregjerlige regneark) og generelle økonomifunksjoner. Når ERP-programvare integreres med regnskapssystemer, kan den være en kraftig løsning for de fleste økonomiprosesser.
Nettsted/netthandel
De fleste ERP-programmer har funksjoner som lar deg designe, konfigurere og være vert for nettstedet ditt direkte fra systemet. Dette gjør ting som nettbetalinger, ordrebehandling og utforming eller vedlikehold av en kundeportal enklere.
Prosjektstyring
Selv om de fleste ERP-systemer har funksjoner for prosjektstyring, kan disse funksjonene variere mye. De fleste systemer omfatter timelister og oppgavehåndtering, men mer omfattende systemer kan også omfatte innkjøp, ressursstyring, ordrebehandling, kostnadsberegninger og prosjektrapporter eller -oversikter.
Kundeservice
Et ERP-system bør tilby alle de grunnleggende funksjonene i et system for kunderelasjonshåndtering (CRM). ERP-systemer tilbyr for eksempel vanligvis livechat, tilpassbare spørreundersøkelser, sporing av kundedata og en brukerstøtte.
Til sammen kan disse funksjonene effektivisere driften av kundeservice, redusere ventetiden på telefonen og generelt optimalisere kundeopplevelsen.
Personaladministrasjon
Denne modulen er utformet med funksjoner som håndterer alle de viktigste HR-oppgavene. Et ERP-system kan for eksempel omfatte medarbeidersamtaler, lønn, funksjoner for rekruttering, utgiftsrapporter og registrering av permisjoner eller fravær.
Generell drift
En av de viktigste fordelene med ERP-programvare er at den lar deg sentralisere all drift på én enkelt plattform.
På grunn av dette kan du spore og administrere generell drift som du normalt ikke finner i andre løsninger for samarbeid, for eksempel innkjøp, styring av forsyningskjeden, sporing av lønnsomhet, lagerstyring og mer.
Automatisering av arbeidsflyt
Automatiseringsfunksjoner for ulike arbeidsflyter på tvers av avdelinger kan redusere tiden som brukes på kjedelige eller rutinemessige oppgaver, for eksempel sammenstilling av data for utarbeidelse av finansrapporter.
Forfatterens tips
Dette er en viktig funksjon å se etter i et ERP-system. Et ERP-system som effektivt kan effektivisere arbeidsflyter, vil ikke bare gjøre hverdagen enklere, men kan også øke medarbeidertilfredsheten og de mulige inntektene.
More Articles
Analyse og rapportering
Analyse- og rapporteringsfunksjonene som er tilgjengelige i et ERP-system, er kraftigere fordi de omfatter hele virksomheten, i stedet for å være avdelings- eller prosjektspesifikke.
Dette kan bidra til å forbedre beslutningstakingen og gi en tydelig definisjon av nødvendige forretningskrav fremover.
Hvis det er mulig, bør du se etter alternativer med sanntidsdata for enda bedre beslutningsevne.
Tips for å velge riktig ERP-system
Nå som du har en grundig forståelse av typene ERP-systemer virksomheten din kan bruke, er det på tide å finne det riktige ERP-systemet for deg. Ta hensyn til følgende spørsmål når du velger ERP-type og programvare.
- Hva er virksomhetens spesifikke behov? Kan den valgte programvaren og typen skaleres i takt med virksomheten?
- Vil du ha behov for en implementeringspartner som kan hjelpe deg med å få ERP-systemet på plass i tide og innenfor budsjettet?
- Hvilke risikoer er knyttet til hver type, og hvordan kan du redusere dem?
- Hvilket nivå av tilpasning er mulig med hvert implementeringsalternativ?
- Hvordan påvirker hver implementeringsmodell kostnader, vedlikehold og tilgjengelighet?
- Hvor mye opplæring kreves for ulike brukernivåer?
Hvis du fortsatt står fast etter å ha stilt deg selv disse spørsmålene, kan du ta en titt på noen av mine beste alternativer for ERP-programvare for å komme i gang. I tillegg kan et abonnement på spesialiserte ERP-nyhetsbrev gi løpende innsikt og oppdateringer som kan veilede beslutningsprosessen din.
Hva skjer videre?
Klar for å videreutvikle ferdighetene dine som økonomimedarbeider? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev.
