Den perfekte strukturen for regnskapsavdelingen endrer seg med hver utvikling i virksomheten din ... men én ting er sikkert: Du kan ikke gjøre alt.
Jeg vil vedde på at utbrenthet og overskredne tidsfrister førte deg hit. Tross alt er økonomiledere beryktet for å være tilbakeholdne med å øke bemanningen. Som det berømte sitatet lyder: «Vi er forbannet, for vi kan se tallene.»
Denne artikkelen er spesiallaget for å hjelpe deg med å rettferdiggjøre ansettelsesbeslutningene dine og bygge opp regnskapsteamet på riktig måte.
Viktigheten av å velge riktig struktur
Det finnes svært få avdelinger som er like avhengige av orden og organisering som regnskapsavdelingen.
Dette er menneskene som sørger for at dere overholder regelverket, er forberedt på de nødvendige økonomiske stegene og har tallene dere trenger for å ta informerte beslutninger.
Hvis ikke det er nok til å overbevise deg, bør du tenke på hvor mange flere datadrevne innsikter du vil få i virksomheten din.
Mer data betyr mer innsikt, noe som gir fordeler på kort, mellomlang og lang sikt.
Regnskapsavdelingens funksjoner
Regnskapsteamet har ansvar for mange grunnleggende økonomifunksjoner, blant annet:
- Registrering, sporing og analyse av virksomhetens økonomiske data
- Utarbeidelse av en rekke viktige økonomiske rapporter og dokumenter
- Håndtering av skatter, interne økonomiske revisjoner og overholdelse av regelverk
- Likviditetsstyring
- Sporing og fordeling av kapital
- Bokføring
For å gjøre alt dette riktig kreves det tid, sans for detaljer og spesialisert kunnskap.
Alle som har prøvd å holde styr på alle disse oppgavene selv, vet at det i beste fall er vanskelig å gjøre det alene, og at det blir umulig når virksomheten når en viss veksttakt.
Hvis du er typen som gjør alt selv til siste slutt
Hvis du er overbevist om at du kan gjøre alt selv … kanskje har du rett. Men du trenger hjelp. Her er den beste regnskapsprogramvaren du kan få, vurdert av teamet mitt og meg:
- 8. Reckon One
Nå skal vi se nærmere på regnskapsteamets kjernefunksjoner.
Hvis du bare ser etter råd om teambygging, kan du hoppe ned til delen med praktiske råd. Hvis dette er en relativt ny verden for deg, vil du ha nytte av å lese det følgende.
Bokføring
Bokføring er prosessen med å registrere økonomisk informasjon, inkludert:
- Inntektskilder
- Leverandørgjeld
- Kundefordringer
- Tap
- Relevante beløp, datoer og referanser
Bokførere sporer posteringer kronologisk ved hjelp av dokumenter som salgskvitteringer, innkjøpsordrer og fakturaer.
Regnskapssyklusen har 8 trinn, men bokføring omfatter først og fremst de fire første:
- Analyse av økonomiske transaksjoner og fordeling av hver transaksjon til riktig konto
- Opprettelse av journalføringer
- Bokføring av posteringer i hovedboken
- Avstemming ved slutten av hver periode
Nøyaktige oppføringer danner grunnlaget for god økonomisk helse og legger til rette for smarte beslutninger i rett tid. I tillegg gjør en dyktig bokfører livet enklere for alle når skatteetaten kommer på besøk.
Lønn
Lønnsoppgaver omfatter:
- Utbetalinger til ansatte
- Betaling av skatt på deres vegne
- Føring av oversikt over fradrag, insentiver, utbetalinger og personalgoder
La oss se på et eksempel.
Gerald og kompisen Brett startet en virksomhet som et partnerskap, og de har ansatt én medarbeider internt som skal ta seg av økonomien deres.
Ironien? Den eneste personen de trenger å kjøre lønn for, er regnskapsføreren deres. Hvis de ikke gjør det, risikerer de store bøter og sanksjoner.
For enkeltpersonforetak og partnerskap trenger ikke eieren(e) å kjøre lønn for seg selv, men de må gjøre det for alle som har en kontrakt. Når det gjelder selskaper med begrenset ansvar og aksjeselskaper, må du kjøre lønn for deg selv, styremedlemmene dine og de ansatte dine.
Have an account? Log In
Finansregnskap
Å utarbeide finansregnskap er som å ta en blodprøve; et nødvendig onde for god (organisatorisk) helse.
De informerer investorer og beslutningstakere om overskudd, kontantstrøm, gjeld og vekst. Eksempler på finansregnskap omfatter følgende:
- Balanse (eller oppstilling over finansiell stilling): En oversikt over virksomhetens eiendeler, gjeld og egenkapital
- Resultatregnskap: Kvartalsvise og årlige oversikter som viser inntekter, kostnader, nettoresultat og resultat
- Kontantstrømoppstilling: En oppstilling som lar deg se hvor sunn virksomheten din er på et øyeblikk, og som inneholder tre deler: operasjonelle aktiviteter, investeringsaktiviteter og finansieringsaktiviteter
Interessenter bruker disse formelle dokumentene til å måle hvor effektivt kontanter, eiendeler, gjeld og egenkapital blir forvaltet. Hvis virksomheten din er i trøbbel, bør du kunne oppdage det, feilsøke og løse problemer i tide — forutsatt at regnskapet er i orden. Kreditorer, revisorer og IRS viser også til disse rapportene for å måle lønnsomhet og sikre etterlevelse.
Interne kontroller
Gode økonomiske kontroller er avgjørende for etterlevelse, sikkerhet, ressursforvaltning og en organisasjons langsiktige bærekraft.
Å unnlate å opprette interne kontroller skaper en uunngåelig risiko for svindel eller alvorlige feil som kan føre til at en virksomhetseier og styremedlemmer havner i alvorlige økonomiske og juridiske problemer.
Likviditetsstyring
Likviditetsteamet er ansvarlig for å sikre at et selskap har tilstrekkelig med kontanter til å dekke sine umiddelbare behov. Dette omfatter:
- Gjennomføring av omfattende prognoseaktiviteter
- Optimalisering av bruken av kreditt
- Reduksjon av gjeld
- Identifisering av de beste investeringsmulighetene
Skattemeldinger
En av de enkleste måtene å legge ned virksomheten på er å gjøre feil i den årlige skattemeldingen, pådra seg enorme bøter og ikke klare å få kontroll på kontantstrømmen igjen.
Med mindre du driver et svært lite enkeltpersonforetak med minimale faste kostnader, er det vanligvis verdt å engasjere en statsautorisert regnskapsfører (CPA) til å føre tilsyn med utarbeidelse og innsending av skattemeldingen.
Det er bedre å være føre var enn etter snar, som det gamle ordtaket sier.
Slik bygger du opp økonomiavdelingen
En strategisk tilnærming til virksomheten er en av de smarteste måtene å bygge systemer og prosesser inn i selskapet på, slik at det legges til rette for langsiktig lønnsomhet. Hvordan du strukturerer og bygger opp økonomiavdelingen, er ikke annerledes.
Dette er noen av de viktigste regnskapsfunksjonene:
- Økonomidirektør: Det er deg. Du jobber direkte med administrerende direktør og leder alle økonomiske områder i et selskap: fastsetter retningslinjer, utvikler økonomiske og operative strategier, forbedrer den operative effektiviteten og bruker rapporter til å ta beslutninger.
- Likviditetssjef: Overvåker regelverksendringer, håndhever økonomiske retningslinjer og opprettholder relasjoner med kreditorer og investorer.
- Regnskapssjef: Utarbeider månedlige rapporter, genererer finansregnskap og fører tilsyn med lønn, samtidig som vedkommende administrerer den daglige driften (inkludert medarbeiderne) og har ansvar for etterlevelse.
- Regnskapsfører: Administrerer hovedboken, utarbeider daglige rapporter, håndterer skatter og behandler lønn.
- Regnskapsmedarbeider: Dataregistrering, inkludert bokføring av kontantinnbetalinger, vedlikehold av Excel-regneark eller bruk av regnskapsprogramvare, samt utskrift av sjekker. Mange mindre selskaper har to regnskapsmedarbeidere, én for leverandørgjeld og en annen for kundefordringer.
Andre vanlige roller innen regnskap omfatter:
- Finansanalytiker
- Intern revisjonsleder
- Leder for kreditt og innkreving
- Innkjøpsleder
- Regnskapssjef
Ikke gjør det mer komplisert enn nødvendig
Disse stillingene blir vanligvis lagt til når organisasjonen har vokst og blitt mer moden. Hvis dere er i en tidlig fase, er det best å begynne i det små, men samtidig planlegge for en omfattende fremtidig struktur for regnskapsavdelingen.
Hvordan økonomifunksjonene samhandler
Jo mindre virksomheten din er, desto mer sannsynlig er det at du er avhengig av noen få personer eller en ekstern leverandør for å ta seg av alle regnskapsfunksjonene.
Etter hvert som du vokser, øker arbeidsmengden betydelig, og du må ansette kvalifiserte personer til hver rolle og etablere et hierarki. Jeg vet hva du tenker: Endelig kommer det interessante!
Les videre for å lære mer om beste praksis for organisering av regnskapsavdelingen.
Velge organisasjonsstruktur for virksomhetens regnskapsavdeling
Virksomhetens inntekter, alder og størrelse vil uunngåelig avgjøre strukturen og behovene til økonomiavdelingen.
Det sier seg selv at en oppstartsbedrift vanligvis ikke vil trenge eller ha tilgang til de samme ressursene som multinasjonale organisasjoner, så husk at ingen av disse opplysningene passer for alle.
Andre vanlige faktorer omfatter:
- Bransjen du opererer i
- Hvor gammel virksomheten din er
- Hvor mange ansatte du har
- Antall geografiske lokasjoner
Alt dette påvirker hvordan du bygger opp og strukturerer økonomiteamet ditt.
La oss se nærmere på hvordan en av de viktigste faktorene – virksomhetens alder og utviklingstrinn – kan påvirke strukturen i økonomiavdelingen.
Oppstartsbedrift
I de fleste tilfeller fokuserer oppstartsbedrifter på vekst og skalerbarhet, med mål om å utvikle en forretningsmodell som kan generere høy fortjeneste. Et mindre antall ansatte fører vanligvis til at gründere og nøkkelpersoner må fylle mange roller.
Mens du deler CFO- eller kassereroppgaver med andre medarbeidere i den tidlige fasen, er det best å investere i god regnskapsprogramvare for å holde informasjonen samlet.
Etter hvert som veksten tiltar, kan det meste av økonomiteamet bli satt ut til spesialiserte leverandører. Som oppstartsbedrift er de viktigste økonomiske bekymringene dine hovedsakelig:
- Å sørge for at lønningene utbetales til rett tid, samtidig som kravene til skattetrekk overholdes.
- Å ha et skarpt blikk og streng oversikt over virksomhetens kontantstrøm, inkludert leverandørgjeld og kundefordringer.
- Å overvåke virksomhetens utgifter for å sikre at urimelige kostnader ikke oppstår i vekstfasen.
Hvis du opplever massiv og rask vekst, er det lurt å utarbeide en bemanningsplan for regnskapsavdelingen og iverksette den så snart arbeidsmengden blir uholdbar.
Liten virksomhet
Begrepet «liten virksomhet» kan være litt misvisende.
I USA definerer Small Business Administration (SBA) en liten virksomhet som en virksomhet med færre enn 500 ansatte ... noe som omfatter 99,9 % av alle virksomheter i USA.
Ta i betraktning at de strategiske målene til en liten virksomhet vil avhenge av eierens eller eiernes mål, men lønnsomhet er alltid et sentralt mål. Etter hvert som virksomheten vokser, må du i større grad vurdere å etablere en fullverdig økonomiavdeling.
Jeg fokuserer på små virksomheter med en omsetning på $2-10M.
Strukturen i regnskapsavdelingen kan fortsatt være ganske slank, hvis det fungerer for deg – lønnsspesialister og regnskapsledere kan holde regnskapsoppgavene i små virksomheter i gang, for eksempel ved å sette opp rapporteringsdashbord for å følge med på KPI-er. På dette tidspunktet kan CFO-en og økonomisjefen fokusere på det større strategiske bildet, inkludert avdelings- eller driftsrapportering.
For cowboyene der ute
Hvis du har kommet så langt uten noen innen regnskap eller økonomi:
- Bra jobbet, men dobbeltsjekk at leverandørene dine ikke hater deg.
- Det er på tide å ansette en erfaren økonom for å hjelpe til med implementeringen av strategi og retningslinjer.
Store virksomheter
Store virksomheter, altså de med mer enn 500 ansatte og lokasjoner over hele verden, har vanligvis som mål å ekspandere til nye markeder og øke effektiviteten (eller i det minste redusere kostnadene).
Hvis det ikke allerede er gjort, vil du se etter måter å effektivisere og optimalisere organisasjonsstrukturen på. Et viktig mål er å la toppledelsen, og CFO-en spesielt, fokusere på langsiktige strategier. Vurder en finansdirektør som kan ha oversikt over virksomhetens økonomiske helse, inkludert økonomisk planlegging og rapportering, samt overholdelse av regelverk og risikostyring.
Viktige mål for større virksomheter avhenger av selskapets mål, men kan omfatte følgende:
- Sentralisering av viktige driftsverktøy: Hvis virksomheten din ikke utnytter kraften i et ERP, vil temaet uunngåelig komme opp. Innspill fra et erfarent økonomiteam – og personer med spesifikke regnskapsfunksjoner – vil være til stor hjelp ved implementering av ERP og når selskapet skal legges til rette for suksess og vekst.
- Fusjoner og oppkjøp: Som en del av selskapsstrategien kan sammenslåing med eller oppkjøp av virksomheter være et viktig satsingsområde for vekst og ekspansjon. I slike tilfeller vil økonomilederne dine være avgjørende i alle faser, fra planlegging til integrasjon. Dette omfatter gjennomføring av en grundig aktsomhetsvurdering og økonomisk modellering.
En nærmere titt på det erfarne regnskapsteamet
Nedenfor besvarer vi noen av de mest presserende spørsmålene driftsansvarlige har om strukturen i regnskapsavdelingen.
Når er det fornuftig å ansette en CFO?
Hvis du føler at grepet om økonomi ikke er sterkt nok til å påta deg CFO-tittelen selv, er det helt greit. Det er bedre å innrømme svakhetene dine og bygge et økonomi- og/eller regnskapsteam rundt deg enn å prøve å få en firkantet plugg til å passe i et rundt hull.
Avkastningen lar vente på seg
Hvis du vurderer om du skal ansette en CFO, betyr det vanligvis at tiden er inne for å gjøre det. Jo før, desto bedre er det som regel, men det er ikke det samme som å ansette en selger. Du må gi vedkommende tid til å forstå virksomheten din, deretter gjennomføre endringer.
Alle selskaper har én ting til felles – de må tjene penger (og forvalte dem på riktig måte) for å holde seg i virksomhet. Strategisk økonomisk planlegging og datadrevet rapportering står sentralt i enhver vellykket virksomhet, og å ansette en CFO er en sikker måte å sørge for at oppstartsbedriften din får en god start.
CFO kontra controller: Hva er forskjellen?
CFO-en befinner seg øverst i økonomiavdelingens hierarki. Førstnevnte må ha et helhetlig perspektiv for å forstå hvordan man kan forbedre og videreutvikle virksomheten, mens sistnevnte er opptatt av regnskapsfunksjoner og optimalisering av selskapets daglige drift.
More Articles
Regnskapssjef kontra controller: Hva er forskjellen?
I mindre organisasjoner har controllere ofte to roller og kan lede et lite team av regnskapsførere og kontoransatte. For større virksomheter er det imidlertid fornuftig å ansette regnskapssjefer som leder medarbeiderne, slik at controllerne kan fokusere på budsjetter, prognoser og andre viktige rapporter.
Slik former du en topptrimmet økonomiavdeling
Enten du leder økonomiavdelingen i en liten virksomhet eller et raskt voksende teknologiselskap, vil antallet måter du kan strukturere økonomiavdelingen på alltid variere avhengig av dine spesifikke behov.
Det første spørsmålet du bør stille deg, er om du er den rette CFO-en for jobben, eller om du vil være bedre posisjonert for vekst ved å ansette noen til rollen. Derfra kan du utvikle en strategi som sikrer at du har et velfungerende arbeidsdelingsprinsipp, der hver av regnskapsfunksjonene utføres av riktig person, og at det finnes et velfungerende hierarki i regnskapsavdelingen.
Vil du holde deg oppdatert på alt innen finans og regnskap?
Vi har bygget The CFO Club for å bli håndboken vi alltid ønsket oss i våre tidligere jobber innen bedriftsfinansiering. Detaljert informasjon om hvordan du driver funksjonen – hvordan du gjør det, når du gjør det, og hvilke verktøy som er best å bruke.
Høres dette ut som noe for deg? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.
