ERP-samenwerking: Hulpmiddelen, Voordelen & Voorbeelden
Stel je een organisatie voor waarin elke werknemer, van de werkvloer tot de directiekamer, beschikt over de informatie die nodig is voor het werk. Dat is wat ERP-samenwerking kan bereiken.
- Je verkoopteam kan gegevens bekijken en leveringsdatums aan klanten bevestigen.
- De financiële afdeling kan voorraadniveaus in realtime monitoren om de kasstroom te optimaliseren.
- Je kunt even pauzeren, in de wetenschap dat je bedrijf goed functioneert.
Zo selecteer en implementeer je een ERP-platform dat samenwerking binnen je hele organisatie bevordert.
Een inleiding tot ERP-samenwerking
ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) faciliteren samenwerking door een gecentraliseerd platform te bieden dat gegevens en processen binnen verschillende afdelingen en functies van een organisatie integreert. Hierdoor kunnen gegevens in realtime worden gedeeld, worden werkstromen gestroomlijnd en, zoals je zou verwachten, verbeteren de communicatie en coördinatie tussen teams.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
De Universiteit van Toronto implementeerde bijvoorbeeld het ERP-systeem van SAP om de gegevens over financiën, onderzoek, studenten en HR te integreren. Hierdoor konden zij:
- Werkstromen zoals van inkoop tot betaling en van indiensttreding tot pensionering automatiseren, waardoor processen tussen afdelingen werden gestroomlijnd
- 18.000 medewerkers en docenten zelf toegang bieden tot realtimegegevens, waardoor snellere besluitvorming mogelijk werd
- Geavanceerde analyses en dashboards bieden voor verbeterde rapportage en inzichten
Door automatisering en samenwerking tot hun belangrijkste prioriteiten te maken, gebruikte de Universiteit van Toronto het S/4HANA-softwarepakket van SAP om een 50% snellere maandafsluiting en 25% snellere batchverwerking te realiseren.
Belangrijkste voordelen van ERP-samenwerking
Dankzij ERP-software kunnen bedrijven informatie toegankelijker maken binnen hun hele organisatie. Wanneer afdelingen zoals financiën, verkoop, operations en HR samenwerken met dezelfde gecentraliseerde gegevensbron, wordt het nemen van weloverwogen beslissingen veel eenvoudiger.
Hier volgt een overzicht van enkele veelvoorkomende manieren waarop ERP-samenwerking bedrijven ten goede komt, met praktijkvoorbeelden van elk:
1. Informatie delen in realtime
Door alle gegevens in één database te integreren, biedt ERP één "enkele bron van waarheid" waartoe alle afdelingen direct toegang hebben. Hierdoor worden datasilo's, redundantie en fouten als gevolg van het gebruik van verschillende verouderde systemen geëlimineerd.
48% jaarlijks rendement op investering + meer
Door Oracle Analytics Cloud en Oracle Fusion ERP Analytics te implementeren, realiseerde een datawetenschapsbedrijf een jaarlijks rendement op investering van 48% met een terugverdientijd van 2,7 jaar. Doordat gebruikers met realtimegegevens eenvoudig ERP, HCM en andere software konden combineren voor functieoverschrijdende analyses, werd hun voorbereidingstijd voor gegevens met enkele honderden uren verkort.
2. Geografische barrières wegnemen
Door je gegevens en processen op één platform samen te brengen, stellen ERP-systemen werknemers in staat om toegang te krijgen tot realtime-informatie, ongeacht hun fysieke locatie. Dit is vooral waardevol voor wereldwijde organisaties met kantoren, magazijnen en productiefaciliteiten verspreid over meerdere landen of continenten.
Afstand overbruggen
Coca-Cola HBC, een van de grootste verpakkingspartners van Coca-Cola ter wereld, implementeerde SAP ERP voor zijn activiteiten in 28 landen.
Wij bedienen klanten die digitale diensten en snelheid eisen en omarmen. SAP-diensten en -ondersteuning stelden ons in staat succesvol te migreren naar SAP S/4HANA, zodat we aan deze vereisten kunnen voldoen.
3. Meer transparantie en verantwoordingsplicht
De implementatie van een ERP-systeem kan de transparantie en verantwoordingsplicht binnen een organisatie aanzienlijk verbeteren. De casestudy van Quantum Group is hier een goed voorbeeld van.
Betere traceerbaarheid
Quantum, een toonaangevende aanbieder van print- en marketingdiensten, implementeerde een ERP-systeem genaamd Interprise Suite om inefficiënties aan te pakken en de transparantie te verbeteren.
Met een uniform platform dat het delen van gegevens tussen afdelingen in realtime mogelijk maakte, konden zij orders volgen, het voorraadbeheer verbeteren en hun financiële processen vernieuwen. Dit resulteerde in een verlaging van de operationele kosten met 35% binnen het eerste jaar.
4. De toegang tot financiële gegevens stroomlijnen
ERP-systemen consolideren financiële gegevens, waardoor financiële teams snel en efficiënt toegang hebben tot actuele informatie. Hierdoor zijn afzonderlijke financiële systemen en handmatige gegevensinvoer niet meer nodig, wat resulteert in een snellere verwerking van transacties met minder fouten.
Implementatie in drie dagen = 50% meer omzet
Fulton & Roark is een detailhandelaar uit North Carolina die verzorgingsproducten voor mannen verkoopt en onlangs een samenwerking aanging met Netsuite ERP om hun financiële gegevens te consolideren. Na een implementatieproces van drie weken kon het bedrijf zijn jaarlijkse verkoopvolume met meer dan 50% verhogen.
Met het ERP-systeem operationeel kon het financiële team ook het aantal boekhoudkundige fouten verminderen en de boekhouding volledig intern uitvoeren.
5. Verbeterde teamcommunicatie
Met een gecentraliseerd platform voor het delen van gegevens en realtime-updates, ondersteund door geïntegreerde communicatietools, kunnen ERP-systemen de samenwerking in externe teams met verspreide werkprocessen aanzienlijk verbeteren.
De technologiestack minimaliseren
Neem bijvoorbeeld fabrikant van industriële schoonmaakmiddelen ABC Compounding. ABC begon Sage ERP X3 te gebruiken om het delen van gegevens en de interne communicatie binnen het team van 150 medewerkers te verbeteren.
We hebben verschillende toepassingen van derden die we nodig hadden, kunnen achterlaten. We zijn nog maar korte tijd operationeel, maar ons team is nu al positief over de bijdrage van Sage ERP X3.
6. De toewijzing van middelen verbeteren
Met realtimegegevens over beschikbaarheid, werkbelasting en vraag kunnen organisaties hun middelen efficiënter toewijzen. Veel cloudgebaseerde ERP-tools kunnen ook de toekomstige beschikbaarheid van middelen voorspellen op basis van historische gegevens, zodat een optimale benutting wordt gewaarborgd.
Gegevens centraliseren
Moul'appétit SRL, een in België gevestigd distributiebedrijf voor zeevruchten, had te maken met uitdagingen bij het beheren van de voorraad, het volgen van bestellingen en het coördineren van leveringen. Met Odoo ERP kon Moul'appétit zijn voorraadbeheer, verkoop- en leveringsactiviteiten integreren in één platform. Deze integratie bood realtime inzicht in voorraadniveaus, bestelstatussen en leveringsschema's.
Daardoor kon het bedrijf de vraag nauwkeuriger voorspellen, voorraadniveaus optimaliseren en tijdige leveringen garanderen.
Beste ERP-tools voor samenwerking
Mijn team en ik hebben de beste ERP-systemen op de markt bekeken en vastgesteld dat dit de beste beschikbare opties zijn:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Voorbeelden van hoe ERP de samenwerking verbetert
Hoe ziet ERP-samenwerking er in de praktijk uit? Ik heb een aantal geavanceerde ERP-toepassingen verzameld om je een beeld te geven van deze functies in de praktijk. Van gedeelde dashboards voor KPI's tot gezamenlijk documentbeheer met versiebeheer: dit zijn enkele unieke manieren waarop ERP-systemen samenwerking in B2B-teams kunnen stimuleren:
Gedeelde dashboards voor teamafstemming
ERP-systemen bieden gedeelde dashboards die een uitgebreid overzicht geven van het datalandschap van een organisatie. Deze dashboards zorgen ervoor dat alle teamleden toegang hebben tot dezelfde realtime informatie, waardoor inconsistenties worden geëlimineerd en gesynchroniseerde besluitvorming wordt bevorderd.
De teamdashboards van Freshservice stellen managers bijvoorbeeld in staat om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) voor hun teams samen te stellen, zodat iedereen op één lijn zit wat betreft kritieke kwesties.
Gecentraliseerde communicatiekanalen
ERP-systemen verbeteren de communicatie door gecentraliseerde kanalen voor berichten en samenwerking te bieden. Ingebouwde hulpmiddelen voor berichten, delen, videoconferenties en CRM maken realtime communicatie mogelijk en doorbreken afdelingssilo's.
TallyPrime heeft een functie waarmee je specifieke documenten kunt delen via WhatsApp. Katana is vergelijkbaar een cloudgebaseerd ERP-systeem met een Facebook Messenger-integratie via Zapier.
Documentbeheer voor gestroomlijnde werkstromen
ERP-systemen stroomlijnen het documentbeheer door opslag, delen en versiebeheer te centraliseren. Dit zorgt ervoor dat alle teamleden toegang hebben tot de meest recente informatie, waardoor dubbele documenten en fouten worden beperkt.
Het documentbeheersysteem van Infor CloudSuite maakt bijvoorbeeld snel terugvinden en realtime bewerken mogelijk, wat de samenwerking tussen medewerkers verbetert en projectplanningen versnelt. Dit is zeer nuttig voor het onderhouden van efficiënte en foutloze werkstromen.
Taakbeheer en verantwoordelijkheid
ERP-systemen maken projectbeheer met specifieke deadlines en trackingmogelijkheden mogelijk, waardoor verantwoordelijkheid wordt gewaarborgd.
De geïntegreerde ERP-module van XB Software maakt het aanmaken, toewijzen en volgen van taken mogelijk. Hierdoor kunnen managers de voortgang bewaken en ervoor zorgen dat taken volgens planning worden afgerond. Dit creëert een gevoel van verantwoordelijkheid en zichtbaarheid binnen projecten, waardoor teams effectief kunnen samenwerken.
Mobiele samenwerking
ERP-oplossingen ondersteunen mobiele samenwerking, zodat teams verbonden kunnen blijven en realtime beslissingen kunnen nemen, ongeacht hun locatie. Dit is een onmisbare functie voor teams op afstand en buitendienstmedewerkers.
Vault ERP is een leverancier die mobiele applicaties aanbiedt waarmee teams onderweg kunnen samenwerken, zodat ze voortdurend verbonden blijven en kunnen deelnemen aan besluitvormingsprocessen. QuickBooks, Dynamics365 en Bitrix24 bieden ook speciale mobiele apps voor Android en iOS.
Integratie met andere samenwerkingstools
Veel ERP-leveranciers integreren tegenwoordig naadloos met andere samenwerkingstools, zoals Microsoft Teams, Slack en Zoom. Dankzij integraties kunnen medewerkers hun favoriete communicatietools blijven gebruiken om informatie te delen, terwijl ze ook profiteren van de verbeterde functies van een ERP-systeem.
De meeste ERP-systemen die tegenwoordig beschikbaar zijn, bieden meerdere integratiemogelijkheden: standaard, via automatiseringsplatforms zoals Zapier en Make, en via open API's. Voorbeelden zijn NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 en meer.
Sociale ERP: de volgende stap in ERP-samenwerking
Sociale ERP vertegenwoordigt de volgende stap in collaboratieve ERP-systemen, waarbij de kracht van sociale media wordt gecombineerd met traditionele resourceplanning.
Hoewel veel typen ERP-systemen al ingebouwde samenwerkingstools bieden, zorgt de mogelijkheid om klanten, medewerkers en partners te ontmoeten op het platform van hun keuze ervoor dat communicatie veel soepeler verloopt.
Wat is sociale ERP?
Sociale ERP integreert traditionele ERP-systemen met socialemedianetwerken zoals Twitter, LinkedIn en Facebook om de productiviteit te verhogen en de communicatie tussen medewerkers, klanten, leveranciers en partners te verbeteren. Door belanghebbenden op hun eigen voorwaarden te ontmoeten en het platform van hun keuze te gebruiken, kun je effectievere probleemoplossing faciliteren.
In tegenstelling tot traditionele ERP-systemen — die ingebouwde communicatietools bieden voor het delen van documenten, chatten en videobellen — integreert sociale ERP met socialemediaplatforms van derden om teams de meest naadloze samenwerkingservaring te bieden.
De integratie van SAP met sociale media via SAP Jam maakt bijvoorbeeld naadloze samenwerking in bedrijfsprocessen mogelijk, waardoor zowel interne als externe communicatie wordt verbeterd. Andere voorbeelden van ERP-leveranciers die integraties met sociale media onderzoeken, zijn Oracle SRM en Epicor Social Enterprise.
Voordelen van sociale ERP
Sociale ERP is niet voor iedereen een doorbraak, maar voor toekomstgerichte organisaties die vaak met verspreid werkende medewerkers werken, kan het een enorm concurrentievoordeel opleveren. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:
- Verbeterde samenwerking: Sociale ERP-systemen maken het voor teams eenvoudiger om samen te werken en te communiceren door tools zoals activiteitenfeeds, chatbots en conversatiethreads aan te bieden. SYSPRO Harmony maakt bijvoorbeeld realtime informatiedeling en samenwerking tussen afdelingen mogelijk, waardoor de algehele productiviteit en reactiesnelheid verbeteren.
- Klantenbetrokkenheid: Door sociale media met ERP-systemen te integreren, kunnen bedrijven effectiever met klanten communiceren. Door klantinteracties op sociale platforms te volgen en te analyseren, kunnen bedrijven gepersonaliseerde diensten bieden en snel reageren op vragen en feedback van klanten.
- Gestroomlijnde workflows: Sociale ERP-systemen kunnen bedrijfsprocessen verbeteren door realtime toegang tot sociale gegevens te bieden en deze te integreren met traditionele ERP-functies. Deze integratie helpt workflows te stroomlijnen, dubbel werk te verminderen en besluitvorming te verbeteren.
- Meer transparantie: Door socialemediatools te integreren bieden sociale ERP-systemen meer inzicht in bedrijfsprocessen en stimuleren ze een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid. Oracle Social Relationship Management (SRM) luistert bijvoorbeeld naar betaalde, eigen en verdiende media-inhoud op socialemedianetwerken, prikborden, blogs en meer. Door dagelijks meer dan 700 miljoen berichten te filteren, brengt het de relevante gesprekken naar voren, zodat bedrijven deze kunnen volgen.
Sociale ERP versus traditionele ERP
| Traditionele ERP | Sociale ERP | |
| Definitie | Stroomlijnt dagelijkse bedrijfsworkflows binnen HR, boekhouding, dienstverlening, de toeleveringsketen en meer. | Integreert ook met socialemediatools zoals Twitter, LinkedIn en Facebook om samenwerking, communicatie en klantenbetrokkenheid te verbeteren. |
| Belangrijkste functies | - Gebruikt ingebouwde communicatietools voor teamwerk en samenwerking - Werkt standaard niet met tools van derden voor het delen van bestanden, sociale netwerken en directe berichten - Heeft geen robuuste integratietools zoals plug-ins, connectoren of API's | - Integreert met socialemediatools - Kan eenvoudig gesprekken, projecten en processen op meerdere sociale platforms volgen - Beschikt over geavanceerde functies zoals API-toegang en integratiemogelijkheden |
| Voordelen | - Veilig platform - Uitgebreide aanpassingsmogelijkheden - Controle op locatie | - Verbeterd teamwerk - Betere klantenbetrokkenheid - Gestroomlijnde communicatie |
| Nadelen | - Voorafgaande kosten - Complexe implementatie - Weerstand bij medewerkers | - Verhoogde beveiligingsrisico's - Uitdagingen met integraties - Duurder |
Abonneer je voor meer ERP-inzichten
Ben je bezig met de implementatie van een ERP-systeem dat de samenwerking binnen de hele organisatie verbetert?
Zorg ervoor dat je transformatie soepel verloopt door je te abonneren op onze gratis nieuwsbrief en deskundig advies, handleidingen en inzichten te ontvangen over ERP-implementatie, van de financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
