Od rozwiązań chmurowych po lokalne, hybrydowe i branżowe — dostępnych jest niezliczona liczba typów systemów ERP. Przy tak wielu opcjach łatwo poczuć się zagubionym.
Jako ekspert w dziedzinie oprogramowania cyfrowego testowałem, recenzowałem i używałem wielu różnych programów ERP oraz ich typów. Jedną z rzeczy, których się nauczyłem, jest to, że najlepszym punktem wyjścia jest poznanie różnych modeli, ich funkcji oraz korzyści, jakie mogą przynieść Twojej firmie.
Od tego momentu... cóż, pozostaje już tylko podjąć decyzję. Zacznijmy więc od znalezienia odpowiedniego typu systemu ERP dla Twojej firmy.
Czym jest system ERP?
System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to forma oprogramowania do zarządzania firmą, która może pomóc usprawnić procesy, ułatwić komunikację, zwiększyć produktywność i nie tylko.
Systemy ERP działają jako jednoźródłowy system zintegrowanych, scentralizowanych aplikacji. Obejmują wszystko, czego potrzebują działy Twojej firmy do prowadzenia, zarządzania i automatyzacji procesów.
Chociaż na wdrożeniu jednego z tych systemów może skorzystać cała firma, działy, które odniosą największe korzyści z wdrożenia ERP, to:
- Księgowość i finanse
- Zasoby ludzkie
- Sprzedaż
- Obsługa klienta
- Kontrola zapasów
Dzięki kompleksowemu systemowi ERP możesz wyeliminować odizolowane programy, takie jak samodzielny system zarządzania relacjami z klientami (CRM), system zarządzania finansami czy system zarządzania zapasami.
Wszystkie te systemy znajdują się w ramach ERP — z dodatkową korzyścią w postaci ich połączenia i scentralizowania na jednej platformie.
Author's Tip
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, możesz zapoznać się z moim kompleksowym artykułem opisującym systemy ERP i sposób ich działania.
Przegląd systemów ERP
Korzystanie z systemu ERP może pomóc każdej firmie na wielu poziomach. Jednak nie wszystkie systemy ERP są sobie równe.
Jeśli kiedykolwiek szukałeś oprogramowania organizacyjnego lub operacyjnego dla swojej firmy, wiesz, że takie rozwiązania występują w kilku wariantach, z których każdy obejmuje różne komponenty dostosowane do potrzeb różnych firm.
Jeśli chodzi o systemy ERP, możesz wybrać spośród czterech podstawowych typów systemów:
- Systemy ERP gotowe do użycia: Systemy te są bardzo łatwe w obsłudze, dzięki czemu są przyjazne dla początkujących. Są również łatwe w instalacji, ale brakuje im możliwości dostosowywania i konfiguracji dostępnych w bardziej złożonych systemach. Są uznawane za gotowe do użycia, ponieważ zostały wcześniej zbudowane i są przygotowane do wdrożenia. Aby rozpocząć, wystarczy je pobrać i wprowadzić informacje o swojej firmie.
- Konfigurowalne systemy ERP: Znane również jako systemy ERP poziomu 1 (SAP, Microsoft Dynamics 365 i Oracle), systemy te są tworzone na podstawie platformy zaprojektowanej lub wybranej przez Twoją firmę. Dzięki temu należą do najbardziej konfigurowalnych opcji, ale kompromisem jest ich wysoka cena oraz konieczność odbycia szkoleń w celu ich obsługi. Aby utworzyć niestandardowe funkcje biznesowe, systemy ERP dużej skali wymagają wielu godzin programowania i konsultacji.
- Pośrednie systemy ERP: Znane również jako systemy ERP poziomu 2, rozwiązania te plasują się pomiędzy dwiema pierwszymi opcjami. Chociaż Twoja firma może korzystać z pośrednich systemów ERP od razu po wdrożeniu, oferują one również wiele możliwości dostosowywania i konfiguracji. Jeśli szukasz rozwiązania, które spełni Twoje dokładne potrzeby bez nadmiernego obciążania budżetu, jest to solidny wybór typu systemu. Zazwyczaj jest to najlepsza opcja dla małych firm.
- Branżowy system ERP: Ostatnim typem systemu są rozwiązania stworzone dla konkretnych branż, takich jak żywność i napoje, usługi profesjonalne czy budownictwo. Aby korzystać z tego typu systemu ERP, musisz znać terminy, standardy, zasady i procedury obowiązujące w danej branży.
Rodzaje systemów ERP
Oczywiście, określając, jaki rodzaj oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa będzie najlepiej działać w Twojej firmie, musisz wziąć pod uwagę więcej niż sam system; podczas procesu wyboru warto również określić preferowany typ hostingu.
Choć typy systemów są bardziej zniuansowane i często nie są reklamowane, typy hostingu są powszechnie rozumiane i promowane przez dostawców ERP. Najczęściej spotykane typy hostingu to:
ERP w chmurze
System ERP w chmurze jest hostowany na serwerach dostawcy ERP, do których uzyskujesz dostęp przez internet.
Zazwyczaj są to rozwiązania typu oprogramowanie jako usługa (SaaS) dostępne w modelu subskrypcyjnym, w którym płacisz stałą, z góry ustaloną kwotę co miesiąc, kwartał lub rok.
Większość firm wybiera rozwiązania ERP w chmurze z następujących powodów:
- Możliwość logowania się w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca
- Przestrzeń dyskową i licencje można łatwo rozszerzać wraz z rozwojem firmy
- Nowe funkcje i zmiany można szybko wdrażać, dzięki czemu oprogramowanie jest zawsze aktualne
Chociaż ogólna cena rozwiązań w chmurze jest zazwyczaj niższa, oferują one ograniczone możliwości dostosowywania, a bezpieczeństwo danych pozostaje poza Twoją bezpośrednią kontrolą.
Korzyści:
- Stosunkowo niski koszt
- Łatwa do obliczenia kompleksowa cena
- Szybsze wdrożenie
- Brak potrzeby zatrudniania wewnętrznych specjalistów IT do utrzymania systemu
Najlepsze rozwiązanie dla:
- Większości firm, w tym startupów, małych i średnich przedsiębiorstw oraz większych organizacji
Przykłady:
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
To nie jedyne rodzaje rozwiązań chmurowych dostępne na rynku. Oto kilka innych propozycji, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie rozwiązanie:
Have an account? Log In
ERP wielochmurowy
Podobnie jak systemy ERP w chmurze, wielochmurowe systemy ERP wykorzystują kilka aplikacji i usług chmurowych innych firm do obsługi systemu. Mogą one być publiczne lub nie.
Z systemów ERP w środowisku wielochmurowym korzystają zazwyczaj większe przedsiębiorstwa, ponieważ umożliwiają one użytkownikom łączenie najlepszych rozwiązań, aby w pełni wykorzystać możliwości swoich systemów. Małe i średnie przedsiębiorstwa również mogą korzystać z wielochmurowych systemów ERP, jednak zazwyczaj są one trudniejsze w zarządzaniu i droższe.
Korzyści:
- Umożliwiają użytkownikom dodawanie funkcji za pomocą wielu rozwiązań chmurowych
- Zapewniają jeden centralny system do obsługi logowania
- Umożliwiają integrację z zasobami chmury publicznej w celu rozszerzenia możliwości i wydajności systemu
Najlepsze rozwiązanie dla:
- Dużych przedsiębiorstw, firm działających w ściśle regulowanych branżach lub organizacji dojrzałych cyfrowo
Lokalny system ERP
Lokalny system ERP jest hostowany na komputerach i serwerach Twojej organizacji. Można uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem dowolnego podłączonego komputera, a w niektórych przypadkach także zdalnie, w zależności od konfiguracji systemu ERP.
Ponieważ lokalne rozwiązania ERP są hostowane na własnym serwerze, najlepiej sprawdzają się w firmach z dedykowanymi zespołami IT. Odpowiadasz również za konserwację i wprowadzanie zmian, dlatego tego typu systemy mogą szybko generować wyższe koszty.
Korzyści:
- Pełna kontrola nad systemem
- Pełne możliwości dostosowywania i konfiguracji
- Bezpośrednia kontrola nad bezpieczeństwem danych
Najlepsze dla:
- Firm, które potrzebują zaawansowanego dostosowania, pełnego nadzoru i ogólnej kontroli
Przykłady:
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Wielu dostawców oferuje zarówno opcje lokalne, jak i chmurowe, co może utrudniać wybór systemu ERP. Aby upewnić się, że wybierasz właściwy typ, skorzystaj z mojej listy:
Hybrydowy system ERP
Znalezienie hybrydowego systemu ERP może być trudniejsze niż wybór jednej z dwóch pozostałych opcji. Jednak, jak sugeruje nazwa, ten typ hostingu łączy elementy systemu ERP opartego na chmurze i lokalnego systemu ERP.
Hybrydowe rozwiązania ERP oferują korzyści obu tych rozwiązań, dzięki czemu idealnie nadają się dla małych i średnich firm. Jednak mimo że są połączeniem różnych typów ERP, wymagają większego zaangażowania działu IT niż opcje chmurowe i zapewniają mniejszą elastyczność.
Korzyści:
- Możliwość łatwiejszej modernizacji starszych systemów
- Nie wymagają serwerów należących do firmy
- Zapewniają większą kontrolę nad funkcjami systemu
Najlepsze dla: Rozwijających się firm, które zwiększają skalę działalności, ale nie potrzebują pełnej kontroli
Przykłady:
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Zastosowania oprogramowania ERP
Oprogramowanie ERP może pełnić wiele funkcji, co częściowo sprawia, że jest tak potężne, a czasami także nieco przytłaczające.
Aby uporządkować te kwestie, przeanalizowałem najlepsze zastosowania różnych typów systemów ERP, by pomóc Ci lepiej zrozumieć, jak każdy z nich przyczynia się do sprawnego działania firmy.
- Zarządzanie zapasami: Śledź, aktualizuj i rozwiązuj problemy związane z zapasami. Możesz również skrócić czasochłonność tego procesu, wybierając system ERP, który integruje także funkcje zakupowe.
- Zarządzanie licencjami oprogramowania: Rozwiń możliwości zakupowe, centralizując w jednej platformie wszystkie elementy — od dostawców po zobowiązania.
- Sprzedaż i marketing: Przedstawiciele handlowi mogą korzystać z systemu ERP, aby w ciągu kilku minut przekształcać oferty w zamówienia sprzedaży. Integrując sprzedaż i marketing, uzyskujesz pełniejszy obraz tego, co działa (i być może, co ważniejsze, co nie działa).
- Zarządzanie finansami: Zarządzaj wszystkimi aspektami finansowymi z jednej platformy, aby zwiększyć produktywność i uzyskać pełniejszy obraz kondycji finansowej firmy.
- Zarządzanie relacjami z klientami: Korzystaj z systemu ERP do śledzenia informacji o klientach i dostosowywania działań marketingowych. Ponadto połącz opcje obsługi klienta bezpośrednio z portalami klientów, aby zwiększyć efektywność.
- Zarządzanie łańcuchem dostaw: Lepiej organizuj zamówienia zakupu i monitoruj bieżące działania produkcyjne. System ERP może pomóc Ci zmniejszyć ryzyko wyczerpania potrzebnych zapasów, dzięki czemu zawsze będziesz mieć to, czego oczekują Twoi klienci.
- Zarządzanie zasobami ludzkimi: Skutecznie zarządzaj wszystkimi zasobami ludzkimi, polityką firmy i wspieraj utrzymanie kultury organizacyjnej w ramach systemu ERP.
- Zarządzanie projektami: Zarządzaj projektami, przydzielając zadania, śledząc wydatki i nadzorując postępy w ramach systemu ERP. Ponadto twórz szczegółowe raporty danych na każdym etapie projektu, aby zapewnić efektywność i szybko reagować na problematyczne obszary.
Branże, które najbardziej korzystają z oprogramowania ERP
Wiele branż może korzystać z systemu ERP — operatorzy szybko zdają sobie z tego sprawę. Dowód? Allied Marketing Research przewiduje, że globalny rynek ERP będzie wart ponad 117 miliardów dolarów do 2030 roku.
Chociaż praktycznie wszystkie firmy we wszystkich branżach mogą odnieść korzyści, istnieje kilka branż, które korzystają z nich najbardziej. Dzięki temu są to również branże, w których najczęściej można znaleźć systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa. Należą do nich:
- Technologia i SaaS
- Handel elektroniczny
- Budownictwo
- Żywność i napoje
- Opieka zdrowotna
- Produkcja
Typowe funkcje oprogramowania ERP
Chociaż funkcje i możliwości oprogramowania ERP mogą znacznie różnić się w zależności od rozwiązania, istnieje zestaw wspólnych funkcji (nazywanych modułami), które mają wszystkie najlepsze opcje. Należą do nich:
Księgowość
Niektórzy uważają księgowość za prawdziwy rdzeń oprogramowania ERP, ponieważ najbardziej korzysta ona z centralizacji dzięki możliwości tworzenia wysokopoziomowych, szczegółowych raportów obejmujących całą firmę.
Niektóre funkcje księgowe dostępne w oprogramowaniu ERP obejmują fakturowanie, generowanie raportów finansowych, budżetowanie, agregowanie danych (koniec z chaotycznymi arkuszami kalkulacyjnymi) oraz ogólne funkcje finansowe. Po zintegrowaniu z systemami księgowymi oprogramowanie ERP może stanowić potężne rozwiązanie dla większości procesów finansowych.
Witryna internetowa/handel elektroniczny
Większość oprogramowania ERP ma funkcje umożliwiające projektowanie, konfigurowanie i hostowanie witryny internetowej bezpośrednio z poziomu systemu. Dzięki temu takie czynności jak płatności online, przetwarzanie zamówień oraz projektowanie lub utrzymywanie portalu klienta stają się prostsze.
Zarządzanie projektami
Chociaż większość systemów ERP oferuje funkcje zarządzania projektami, ich zakres może się znacznie różnić. Większość systemów obejmuje karty czasu pracy i zarządzanie zadaniami, jednak bardziej rozbudowane systemy mogą również zawierać zaopatrzenie, zarządzanie zasobami, zarządzanie zamówieniami, szacowanie kosztów oraz raporty lub przeglądy projektów.
Obsługa klienta
System ERP powinien zapewniać wszystkie podstawowe funkcje systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM). Przykładowo systemy ERP zazwyczaj oferują czat na żywo, konfigurowalne ankiety, śledzenie danych klientów oraz dział pomocy.
Łącznie funkcje te mogą usprawnić procesy biznesowe związane z obsługą klienta, skrócić czas oczekiwania na połączenie oraz ogólnie zoptymalizować doświadczenia klientów.
Zasoby ludzkie
Ten moduł został zaprojektowany z funkcjami umożliwiającymi obsługę wszystkich najważniejszych zadań działu HR. System ERP może na przykład obejmować oceny wyników pracy, listę płac, funkcje rekrutacyjne, raporty wydatków oraz śledzenie urlopów lub czasu wolnego.
Operacje ogólne
Jedną z najważniejszych zalet oprogramowania ERP jest możliwość scentralizowania wszystkich operacji na jednej platformie.
Dzięki temu można śledzić i zarządzać operacjami ogólnymi, których zwykle nie można znaleźć w innych rozwiązaniach do współpracy, takimi jak zaopatrzenie, zarządzanie łańcuchem dostaw, śledzenie rentowności, zarządzanie zapasami i nie tylko.
Automatyzacja przepływów pracy
Funkcje automatyzacji różnych przepływów pracy w poszczególnych działach mogą skrócić czas poświęcany na żmudne lub rutynowe zadania, takie jak agregowanie danych na potrzeby przygotowywania raportów finansowych.
Wskazówka autora
To ważna funkcja, której należy szukać w systemie ERP. System ERP, który skutecznie usprawnia przepływy pracy, nie tylko ułatwi Ci życie, ale może również zwiększyć zadowolenie pracowników i potencjalne przychody.
Analityka i raportowanie
Funkcje analityczne i raportowania dostępne w systemie ERP są bardziej zaawansowane, ponieważ obejmują całą firmę, a nie tylko konkretny dział lub projekt.
Może to pomóc usprawnić proces podejmowania decyzji i zapewnić jasne określenie niezbędnych wymagań biznesowych na przyszłość.
Jeśli to możliwe, poszukaj opcji dostępu do danych w czasie rzeczywistym, aby jeszcze bardziej zwiększyć możliwości podejmowania decyzji.
Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego systemu ERP
Teraz, gdy masz już dogłębną wiedzę na temat rodzajów systemów ERP, z których może korzystać Twoja firma, nadszedł czas, aby znaleźć odpowiedni system ERP dla siebie. Wybierając rodzaj systemu ERP i oprogramowanie, rozważ poniższe pytania.
- Jakie są konkretne potrzeby Twojej firmy? Czy wybrane oprogramowanie i jego rodzaj mogą się skalować wraz z rozwojem firmy?
- Czy będziesz potrzebować partnera wdrożeniowego, który pomoże uruchomić system ERP na czas i w ramach budżetu?
- Jakie ryzyka wiążą się z każdym rodzajem systemu i jak można je ograniczyć?
- Jaki poziom dostosowania jest możliwy w przypadku każdej opcji wdrożenia?
- Jak każdy model wdrożenia wpływa na koszty, utrzymanie i dostępność?
- Jak intensywne szkolenie jest wymagane dla użytkowników na różnych poziomach?
Jeśli po zadaniu sobie tych pytań nadal nie wiesz, co wybrać, zapoznaj się z niektórymi z moich najlepszych propozycji oprogramowania ERP, które pomogą Ci rozpocząć pracę. Ponadto subskrypcja specjalistycznych biuletynów ERP może zapewnić stały dostęp do informacji i aktualizacji, które pomogą Ci w procesie podejmowania decyzji.
Co dalej?
Chcesz rozwijać swoje umiejętności jako specjalista ds. finansów? Zapisz się do naszego bezpłatnego biuletynu.