Współpraca ERP: narzędzia, korzyści & przykłady

Wyobraź sobie organizację, w której każdy pracownik, od hali produkcyjnej po najwyższe szczeble zarządzania, ma informacje potrzebne do wykonywania swojej pracy. Właśnie to może zapewnić współpraca w ramach ERP.

• Twój zespół sprzedaży może przeglądać dane i potwierdzać klientom terminy dostaw.
• Dział finansowy może monitorować poziomy zapasów w czasie rzeczywistym, aby optymalizować przepływy pieniężne.
• Możesz zrobić sobie przerwę, wiedząc, że Twoja firma działa prawidłowo. 

Oto jak wybrać i wdrożyć platformę ERP, która wspiera współpracę w całej organizacji.

Wprowadzenie do współpracy w ramach ERP

Systemy ERP (planowania zasobów przedsiębiorstwa) ułatwiają współpracę, zapewniając scentralizowaną platformę, która integruje dane i procesy w różnych działach i obszarach funkcjonalnych organizacji. Umożliwia to udostępnianie informacji w czasie rzeczywistym, usprawnia przepływy pracy oraz, czego można się spodziewać, poprawia komunikację i koordynację między zespołami. 

Na przykład Uniwersytet w Toronto wdrożył system ERP firmy SAP, aby zintegrować dane finansowe, badawcze, studenckie i kadrowe. Umożliwiło mu to:

• Automatyzację przepływów pracy, takich jak procesy od zakupu do zapłaty i od zatrudnienia do odejścia, usprawniając procesy między działami
• Zapewnienie 18 000 pracowników i członków kadry akademickiej samoobsługowego dostępu do danych w czasie rzeczywistym, co umożliwiło szybsze podejmowanie decyzji
• Udostępnienie zaawansowanej analityki i pulpitów nawigacyjnych na potrzeby ulepszonego raportowania i uzyskiwania lepszego wglądu w dane

Stawiając automatyzację i współpracę na pierwszym miejscu, Uniwersytet w Toronto wykorzystał pakiet oprogramowania SAP S/4HANA, aby skrócić o 50% czas zamknięcia miesiąca oraz o 25% przyspieszyć przetwarzanie wsadowe. 

Najważniejsze korzyści ze współpracy w ramach ERP

Dzięki oprogramowaniu ERP firmy mogą zwiększyć dostępność informacji w całej organizacji. Gdy działy takie jak finanse, sprzedaż, operacje i kadry pracują wspólnie, korzystając z tego samego scentralizowanego źródła danych, podejmowanie świadomych decyzji staje się znacznie łatwiejsze. 

Oto kilka typowych sposobów, w jakie współpraca w ramach ERP przynosi firmom korzyści, wraz z rzeczywistymi przykładami każdego z nich: 

1. Udostępnianie informacji w czasie rzeczywistym

Integrując wszystkie dane w jednej bazie danych, system ERP zapewnia „jedno źródło prawdy”, do którego wszystkie działy mogą natychmiast uzyskać dostęp. Eliminuje to silosy danych, nadmiarowość i błędy wynikające z korzystania z różnych starszych systemów. 

48% rocznego ROI i więcej

Dzięki wdrożeniu Oracle Analytics Cloud i Oracle Fusion ERP Analytics firma zajmująca się analizą danych osiągnęła 48% rocznego ROI przy okresie zwrotu wynoszącym 2,7 roku. Ponieważ dane w czasie rzeczywistym umożliwiały użytkownikom łatwe łączenie systemu ERP, HCM i innego oprogramowania w celu przeprowadzania analiz międzyfunkcyjnych, czas przygotowania danych skrócił się o kilkaset godzin.

2. Przełamywanie barier geograficznych

Przenosząc dane i procesy na jedną platformę, systemy ERP umożliwiają pracownikom dostęp do informacji w czasie rzeczywistym niezależnie od ich fizycznej lokalizacji. Jest to szczególnie cenne dla globalnych organizacji, których biura, magazyny i zakłady produkcyjne znajdują się w wielu krajach lub na różnych kontynentach. 

Pokonywanie odległości

Coca-Cola HBC, jeden z największych partnerów firmy Coca-Cola w zakresie pakowania, wdrożył system SAP ERP w swoich oddziałach w 28 krajach.

3. Zwiększona przejrzystość i odpowiedzialność

Wdrożenie systemu ERP może znacząco poprawić przejrzystość i odpowiedzialność w organizacji. Studium przypadku Quantum Group jest tego doskonałym przykładem.

Lepsze śledzenie

Firma Quantum, wiodący dostawca usług poligraficznych i marketingowych, wdrożyła system ERP o nazwie Interprise Suite, aby wyeliminować nieefektywność i poprawić przejrzystość. 

Dzięki ujednoliconej platformie, która umożliwiała udostępnianie danych w czasie rzeczywistym między działami, firma mogła śledzić zamówienia, usprawnić zarządzanie zapasami i zmodernizować procesy finansowe. W rezultacie w pierwszym roku koszty operacyjne zmniejszyły się o 35%.

4. Usprawnienie dostępu do danych finansowych

Systemy ERP konsolidują dane finansowe, umożliwiając zespołom finansowym szybki i sprawny dostęp do aktualnych informacji. Eliminują potrzebę korzystania z rozproszonych systemów finansowych i ręcznego wprowadzania danych, co przekłada się na szybsze przetwarzanie transakcji i mniejszą liczbę błędów. 

Wdrożenie w trzy dni = o 50% więcej sprzedaży

Firma Fulton & Roark to sprzedawca detaliczny z Karoliny Północnej oferujący produkty do pielęgnacji męskiej, który niedawno nawiązał współpracę z Netsuite ERP, aby skonsolidować dane finansowe. Po trwającym trzy tygodnie procesie wdrożenia firma zwiększyła roczną wartość sprzedaży o ponad 50%. 

Dzięki wdrożeniu systemu ERP zespół finansowy mógł również ograniczyć liczbę błędów w księgowości i w pełni przenieść księgowość do firmy.

5. Usprawniona komunikacja zespołowa

Dzięki scentralizowanej platformie do udostępniania danych i aktualizacji w czasie rzeczywistym, wspieranej przez zintegrowane narzędzia komunikacyjne, systemy ERP mogą znacznie usprawnić współpracę w zespołach zdalnych, w których przepływy pracy są rozproszone.

Ograniczenie stosu technologicznego

Weźmy na przykład producenta przemysłowych środków czystości ABC Compounding. Firma ABC zaczęła korzystać z Sage ERP X3, aby usprawnić udostępnianie danych i komunikację wewnętrzną w swoim 150-osobowym zespole.

6. Usprawnienie alokacji zasobów

Dzięki danym w czasie rzeczywistym dotyczącym dostępności, obciążenia pracą i zapotrzebowania organizacje mogą efektywniej przydzielać swoje zasoby. Wiele opartych na chmurze narzędzi ERP może również prognozować przyszłą dostępność zasobów na podstawie danych historycznych, zapewniając ich optymalne wykorzystanie. 

Centralizacja danych

Moul'appétit SRL, belgijska firma zajmująca się dystrybucją owoców morza, borykała się z problemami związanymi z zarządzaniem zapasami, śledzeniem zamówień i koordynacją dostaw. Dzięki systemowi Odoo ERP firma Moul'appétit mogła zintegrować zarządzanie zapasami, sprzedaż i operacje dostawcze na jednej platformie. Integracja ta zapewniła wgląd w czasie rzeczywistym w poziomy zapasów, statusy zamówień i harmonogramy dostaw. 

W rezultacie firma mogła dokładniej prognozować popyt, optymalizować poziomy zapasów i zapewniać terminowe dostawy.

Najlepsze narzędzia ERP do pracy zespołowej

Przeanalizowaliśmy wraz z zespołem najlepsze systemy ERP dostępne na rynku i uznaliśmy, że poniższe rozwiązania są najlepsze z dostępnych:

1. 1. MRPeasy — Najlepsze rozwiązanie zapewniające przejrzystość małym producentom
2. 2. Cetec ERP — Najlepsze do narzędzi śledzenia produkcji
3. 3. Striven — Najlepszy wybór dla osób potrzebujących konfigurowalnych narzędzi do raportowania
4. 4. DualEntry — Najlepszy system ERP natywnie wykorzystujący AI
5. 5. VOGSY — Najlepsze do zarządzania globalnymi finansami
6. 6. Wrike — Najlepszy do planowania projektów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Najlepszy wybór pod względem integracji
8. 8. NetSuite — Najlepszy dla rozwijających się zespołów
9. 9. Acumatica — Najlepsze rozwiązanie do chmurowych przepływów pracy
10. 10. TallyPrime — Najlepsze dla organizacji non-profit

Przykłady usprawniania współpracy dzięki ERP

Jak wygląda współpraca z wykorzystaniem ERP w praktyce? Zebrałem zestaw zaawansowanych zastosowań systemów ERP, aby pokazać, jak te funkcje sprawdzają się w praktyce. Od współdzielonych pulpitów nawigacyjnych z kluczowymi wskaźnikami efektywności po wspólne zarządzanie dokumentami z kontrolą wersji — oto kilka wyjątkowych sposobów, w jakie systemy ERP mogą wspierać współpracę w zespołach B2B:

Współdzielone pulpity nawigacyjne ułatwiające zgranie zespołu

Systemy ERP udostępniają współdzielone pulpity nawigacyjne, które zapewniają kompleksowy obraz danych organizacji. Pulpity te gwarantują wszystkim członkom zespołu dostęp do tych samych informacji w czasie rzeczywistym, eliminując niespójności i wspierając skoordynowane podejmowanie decyzji. 

Przykładowo pulpity nawigacyjne zespołu w Freshservice umożliwiają menedżerom dobieranie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) dla swoich zespołów, dzięki czemu wszyscy mają wspólne spojrzenie na najważniejsze kwestie. 

Scentralizowane kanały komunikacji

Systemy ERP usprawniają komunikację, udostępniając scentralizowane kanały do przesyłania wiadomości i współpracy. Wbudowane narzędzia, takie jak komunikatory, udostępnianie plików, wideokonferencje i CRM, ułatwiają komunikację w czasie rzeczywistym, przełamując bariery między działami. 

TallyPrime oferuje funkcję umożliwiającą udostępnianie określonych dokumentów za pomocą WhatsApp. Podobnie Katana to oparty na chmurze system ERP z integracją z Facebook Messenger za pośrednictwem Zapiera.

Zarządzanie dokumentami usprawniające obieg pracy

Systemy ERP usprawniają zarządzanie dokumentami, centralizując ich przechowywanie, udostępnianie i kontrolę wersji. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do najnowszych informacji, co ogranicza powielanie danych i liczbę błędów. 

Na przykład system zarządzania dokumentami Infor CloudSuite umożliwia szybkie wyszukiwanie i edycję w czasie rzeczywistym, co usprawnia współpracę pracowników i przyspiesza realizację projektów. Jest to bardzo przydatne w utrzymywaniu wydajnych i wolnych od błędów obiegów pracy.

Zarządzanie zadaniami i odpowiedzialność

Systemy ERP umożliwiają zarządzanie projektami z określonymi terminami i funkcjami monitorowania, zapewniając rozliczalność. 

Zintegrowany moduł ERP firmy XB Software umożliwia tworzenie, przydzielanie i śledzenie zadań, pomagając menedżerom monitorować postępy i zapewniać terminową realizację zadań. Zwiększa to poczucie odpowiedzialności i przejrzystość w całych projektach, umożliwiając zespołom spójną współpracę.

Współpraca mobilna

Rozwiązania ERP obsługują współpracę mobilną, umożliwiając zespołom pozostawanie w kontakcie i podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym niezależnie od lokalizacji. To nieoceniona funkcja dla zespołów pracujących zdalnie i pracowników terenowych. 

Vault ERP to jeden z dostawców oferujących aplikacje mobilne, które umożliwiają zespołom współpracę w dowolnym miejscu, zapewniając stałą łączność i udział w procesach decyzyjnych. QuickBooks, Dynamics365 i Bitrix24 również oferują dedykowane aplikacje mobilne na systemy Android i iOS.

Integracja z innymi narzędziami do współpracy

Wielu współczesnych dostawców systemów ERP bezproblemowo integruje swoje rozwiązania z innymi narzędziami do współpracy, takimi jak Microsoft Teams, Slack i Zoom. Integracje pozwalają pracownikom nadal korzystać z ulubionych narzędzi komunikacyjnych do udostępniania informacji, a jednocześnie czerpać korzyści z rozbudowanych funkcji systemu ERP.

Większość dostępnych obecnie systemów ERP oferuje wiele natywnych opcji integracji, za pośrednictwem platform automatyzacji, takich jak Zapier i Make, a także poprzez otwarte interfejsy API. Przykłady obejmują NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 i inne rozwiązania.

Społeczny ERP: kolejny etap współpracy w systemach ERP

Społeczny ERP stanowi kolejny etap rozwoju współpracujących systemów ERP, łącząc potencjał mediów społecznościowych z tradycyjnym planowaniem zasobów. 

Chociaż wiele rodzajów systemów ERP oferuje już własne wbudowane narzędzia do współpracy, możliwość kontaktowania się z klientami, pracownikami i partnerami na wybranej przez nich platformie sprawia, że komunikacja staje się znacznie płynniejsza.

Czym jest społeczny ERP?

Społeczny ERP integruje tradycyjne systemy ERP z narzędziami mediów społecznościowych, takimi jak Twitter, LinkedIn i Facebook, aby zwiększać produktywność oraz usprawniać komunikację między pracownikami, klientami, dostawcami i partnerami. Kontaktowanie się z interesariuszami na ustalonych przez nich zasadach i za pomocą wybranej przez nich platformy pozwala skuteczniej rozwiązywać problemy. 

W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów ERP — które oferują wbudowane narzędzia komunikacyjne do udostępniania dokumentów, prowadzenia rozmów i wideokonferencji — społeczny ERP integruje się z zewnętrznymi platformami mediów społecznościowych, aby zapewnić zespołom najbardziej płynną współpracę.

Przykładowo integracja SAP z mediami społecznościowymi za pośrednictwem SAP Jam umożliwia płynną współpracę w procesach biznesowych, usprawniając zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Inne przykłady dostawców ERP badających możliwości integracji z mediami społecznościowymi to Oracle SRM i Epicor Social Enterprise.

Korzyści ze społecznego ERP

Społeczny ERP nie jest przełomowym rozwiązaniem dla każdego, ale dla organizacji myślących przyszłościowo, które często pracują z rozproszonymi zespołami, może stanowić ogromną przewagę konkurencyjną. Oto kilka kluczowych korzyści:

• Lepsza współpraca: Systemy społecznego ERP ułatwiają zespołom współpracę i komunikację, zapewniając narzędzia takie jak kanały aktywności, chatboty i wątki rozmów. Przykładowo SYSPRO Harmony umożliwia udostępnianie informacji i współpracę w czasie rzeczywistym między działami, zwiększając ogólną produktywność i szybkość reakcji.
• Zaangażowanie klientów: Integracja mediów społecznościowych z systemami ERP pozwala firmom skuteczniej angażować klientów. Śledząc i analizując interakcje klientów na platformach społecznościowych, przedsiębiorstwa mogą świadczyć spersonalizowane usługi oraz szybko odpowiadać na pytania i opinie klientów. 
• Usprawnione przepływy pracy:Systemy społecznego ERP mogą usprawniać procesy biznesowe, zapewniając dostęp w czasie rzeczywistym do danych społecznościowych i integrując je z tradycyjnymi funkcjami ERP. Taka integracja pomaga usprawnić przepływy pracy, ograniczyć powielanie działań i poprawić jakość podejmowanych decyzji. 
• Większa przejrzystość:Integrując narzędzia mediów społecznościowych, systemy społecznego ERP zapewniają lepszy wgląd w procesy biznesowe oraz wspierają kulturę przejrzystości i odpowiedzialności. Przykładowo Oracle Social Relationship Management (SRM) monitoruje płatne, własne i pozyskane treści w sieciach społecznościowych, na tablicach wiadomości, blogach i nie tylko. Analizując ponad 700 milionów wiadomości dziennie, wyodrębnia istotne rozmowy, dzięki czemu firmy mogą je śledzić.

Społeczny ERP a tradycyjny ERP

Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o ERP

Przygotowujesz się do wdrożenia systemu ERP, który usprawni pracę zespołową w całej organizacji? 

Zadbaj o sprawny przebieg transformacji, zapisując się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i informacje na temat wdrażania systemów ERP od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.