A estrutura perfeita do departamento de contabilidade muda a cada evolução da sua empresa... mas uma coisa é certa: não pode fazer tudo.
Arrisco dizer que o esgotamento e os prazos não cumpridos foram o que o trouxe até aqui. Afinal, os líderes financeiros são conhecidos pela sua relutância em aumentar o número de funcionários. Como diz a famosa citação, “Somos amaldiçoados, pois conseguimos ver os números.”
Este artigo foi concebido especificamente para o ajudar a justificar essas decisões de contratação e a fazer crescer a sua equipa de contabilidade da forma correta.
A importância de escolher a estrutura certa
São muito poucos os departamentos que dependem tanto da ordem e da organização como a contabilidade.
São estas as pessoas que garantem que cumpre os requisitos legais, que está preparado para os passos financeiros necessários e que dispõe dos números de que precisa para tomar decisões informadas.
Se isto não for suficiente para o convencer, considere quantos mais conhecimentos baseados em dados terá sobre a sua empresa.
Mais dados significam mais conhecimentos, que trazem benefícios a curto, médio e longo prazo.
Funções do departamento de contabilidade
A equipa de contabilidade é responsável por muitas funções financeiras essenciais, incluindo:
- Registar, acompanhar e analisar os dados financeiros da sua empresa
- Preparar uma variedade de relatórios e documentos financeiros essenciais
- Gerir impostos, auditorias financeiras internas e conformidade
- Gestão do fluxo de caixa
- Acompanhar e atribuir capital
- Escrituração contabilística
Para fazer tudo isto corretamente, são necessários tempo, atenção ao detalhe e conhecimentos especializados.
Qualquer pessoa que já tenha tentado gerir todas estas tarefas sozinha saberá que fazê-lo sem ajuda é, na melhor das hipóteses, difícil, e torna-se impossível quando atinge um determinado ritmo de crescimento.
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Agora, vamos analisar mais detalhadamente as principais funções da equipa de contabilidade.
Se procura simplesmente conselhos para formar a equipa, pode avançar para a secção de conselhos funcionais; se é relativamente novo neste mundo, terá vantagem em ler o que se segue.
Escrituração contabilística
A escrituração contabilística é o processo de registar as suas informações financeiras, incluindo:
- Fontes de receita
- Contas a pagar
- Contas a receber
- Prejuízos
- Incluindo os montantes, as datas e as referências relevantes
Os escriturários acompanham os registos cronologicamente, utilizando documentos como recibos de vendas, ordens de compra e faturas.
O ciclo contabilístico tem 8 etapas; no entanto, a escrituração contabilística diz respeito principalmente às quatro primeiras:
- Analisar as transações financeiras e atribuir cada uma à conta adequada
- Criar lançamentos no diário
- Registar os lançamentos no razão geral
- Efetuar uma reconciliação no final de cada período
Registos exatos constituem a base da saúde financeira e facilitam uma tomada de decisões inteligente e atempada. Além disso, ter um bom escriturário torna a vida de todos mais fácil quando as Finanças aparecem.
Processamento salarial
As tarefas relacionadas com o processamento salarial incluem:
- Efetuar pagamentos aos funcionários
- Pagar impostos em seu nome
- Manter registos de deduções, incentivos, pagamentos e benefícios da empresa
Vejamos um exemplo.
Gerald e o seu amigo Brett criaram uma empresa sob a forma de sociedade, e contrataram um funcionário interno para tratar das suas finanças.
A ironia? A única pessoa para quem precisam de processar salários é o seu contabilista. Caso contrário, ficam sujeitos a multas e penalizações avultadas.
No caso dos empresários em nome individual e das sociedades, o(s) proprietário(s) não precisam de processar os seus próprios salários, mas precisam de o fazer para qualquer pessoa com contrato. No caso das sociedades de responsabilidade limitada e das sociedades anónimas, terá de processar os salários de si próprio, dos seus administradores e dos seus funcionários.
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Demonstrações financeiras
Elaborar demonstrações financeiras é como fazer análises ao sangue; um mal necessário para uma boa saúde (organizacional).
Informam os investidores e os responsáveis pela tomada de decisões sobre lucros, fluxos de caixa, dívidas e crescimento. Alguns exemplos de demonstrações financeiras são os seguintes:
- Balanço (ou demonstração da posição financeira): Uma visão geral dos ativos, passivos e capitais próprios da sua empresa
- Demonstração de resultados: Demonstrações trimestrais e anuais que apresentam as receitas, despesas, resultados líquidos e ganhos
- Demonstração dos fluxos de caixa: Uma demonstração que lhe permite verificar, de relance, a saúde da sua empresa, contendo três secções: atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento
As partes interessadas utilizam estes registos formais para avaliar a eficácia da gestão do caixa, dos ativos, dos passivos e dos capitais próprios. Se a sua empresa estiver com problemas, deverá conseguir identificá-los, investigar as causas e resolvê-los a tempo — desde que a sua contabilidade esteja em ordem. Os credores, auditores e o IRS também consultam estes relatórios para avaliar a rentabilidade e garantir a conformidade.
Controlos internos
Controlos financeiros sólidos são essenciais para a conformidade, a segurança, a gestão de recursos e a sustentabilidade a longo prazo de uma organização.
Recusar-se a criar controlos internos cria um risco inevitável de fraude ou de erro grave, que pode colocar o proprietário e os administradores de uma empresa em sérios problemas financeiros e legais.
Tesouraria empresarial
A equipa de tesouraria é responsável por garantir que uma empresa dispõe de dinheiro suficiente para satisfazer as suas necessidades imediatas. Isto inclui:
- Realizar atividades intensivas de previsão
- Otimizar a utilização do crédito
- Reduzir a dívida
- Identificar as melhores oportunidades de investimento
Declarações fiscais
Uma das formas mais fáceis de encerrar a sua empresa é cometer erros na declaração fiscal anual, incorrer em multas enormes e não conseguir recuperar o controlo sobre os fluxos de caixa.
A menos que seja um empresário em nome individual muito pequeno, com despesas gerais mínimas, geralmente vale a pena contratar um contabilista público certificado (CPA) para supervisionar a preparação e a entrega das declarações fiscais.
Mais vale prevenir do que remediar, como diz o velho ditado.
Construir a estrutura do seu departamento de contabilidade
Adotar uma abordagem estratégica à gestão da empresa é uma das formas mais inteligentes de criar sistemas e processos que a preparem para uma rentabilidade a longo prazo. A forma como estrutura e desenvolve o seu departamento financeiro não é diferente.
Estas são algumas das principais funções contabilísticas:
- Diretor financeiro: Essa pessoa seria você. Trabalha diretamente com o CEO e dirige todos os elementos financeiros de uma empresa: define políticas, desenvolve estratégias financeiras e operacionais, melhora a eficiência operacional e utiliza relatórios para tomar decisões.
- Diretor de tesouraria: Acompanha as alterações regulamentares, faz cumprir as políticas financeiras e mantém relações com credores e investidores.
- Responsável pelo controlo financeiro: Prepara relatórios mensais, elabora demonstrações financeiras e supervisiona o processamento de salários, além de gerir as operações diárias (incluindo o pessoal) e assumir a responsabilidade pela conformidade.
- Contabilista: Gere o razão geral, prepara relatórios do dia a dia, trata dos impostos e processa os salários.
- Escriturário: Introdução de dados, incluindo o registo de recebimentos em dinheiro, a manutenção de folhas de cálculo do Excel ou a utilização de software de contabilidade, e a impressão de cheques. Muitas empresas mais pequenas têm dois escriturários: um para as contas a pagar e outro para as contas a receber.
Outras funções comuns na área da contabilidade incluem:
- Analista financeiro
- Gestor de auditoria interna
- Gestor de crédito e cobranças
- Gestor de compras
- Gestor de contabilidade
Não complique demasiado
Estas funções tendem a ser acrescentadas quando a organização atinge um nível de maturidade mais elevado. Se ainda estiver numa fase inicial, é melhor começar com uma estrutura pequena, mas projetar uma estrutura abrangente para o futuro do seu departamento de contabilidade.
Como interagem as funções financeiras
Quanto mais pequena for a sua empresa, maior será a probabilidade de depender de algumas pessoas ou de um prestador de serviços externo para tratar de todas as funções contabilísticas.
À medida que cresce, o volume de trabalho aumenta significativamente e terá de contratar profissionais qualificados para cada função e estabelecer uma hierarquia. Sei o que está a pensar: finalmente, a parte interessante!
Continue a ler para conhecer as melhores práticas relativas à estrutura do departamento de contabilidade.
Escolher a estrutura organizacional do departamento de contabilidade da sua empresa
A receita, antiguidade e dimensão da sua empresa determinarão inevitavelmente a estrutura e os requisitos do seu departamento financeiro.
É evidente que, regra geral, uma startup não precisará de ter acesso aos mesmos recursos que uma organização multinacional, pelo que deve ter em mente que nenhuma destas informações se aplica de forma universal.
Outros fatores comuns incluem:
- O setor em que opera
- A antiguidade da sua empresa
- O número de funcionários que tem
- Número de localizações geográficas
Todos estes fatores influenciam a forma como cria e estrutura a sua equipa financeira.
Vamos analisar de que forma um dos principais fatores — a antiguidade e a fase de desenvolvimento de uma empresa — pode afetar a estrutura do seu departamento financeiro.
Empresa em fase de arranque
Na maioria dos casos, as empresas em fase de arranque centram-se no crescimento e na escalabilidade, tendo como objetivo desenvolver um modelo de negócio capaz de gerar lucros elevados. Uma equipa mais pequena leva geralmente os fundadores e os principais colaboradores a desempenharem várias funções.
Embora partilhe as funções de CFO ou tesoureiro com outros colaboradores nas fases iniciais, é melhor investir num bom software de contabilidade para manter a informação centralizada.
À medida que o crescimento acelera, grande parte da sua equipa financeira poderá ser subcontratada a prestadores de serviços especializados. Enquanto empresa em fase de arranque, as suas principais preocupações financeiras são sobretudo:
- Garantir o processamento atempado dos salários, cumprindo simultaneamente os regulamentos relativos à retenção de impostos.
- Manter uma atenção rigorosa e uma supervisão apertada do fluxo de caixa da empresa, incluindo contas a pagar e a receber.
- Monitorizar as despesas da empresa para garantir que não são criadas despesas injustificadas durante a fase de crescimento.
Se estiver a registar um crescimento enorme e rápido, vale a pena definir um plano de contratação para o departamento de contabilidade e implementá-lo assim que o volume de trabalho se tornar insustentável.
Pequena empresa
O termo “pequena empresa” pode ser um pouco enganador.
Nos EUA, a Administração das Pequenas Empresas (SBA) define uma pequena empresa como uma empresa com menos de 500 funcionários... o que inclui 99,9% de todas as empresas nos Estados Unidos.
Tenha em consideração que os objetivos estratégicos de uma pequena empresa dependerão dos objetivos do(s) proprietário(s), mas a rentabilidade é sempre um objetivo central. À medida que a sua empresa cresce, terá de considerar mais seriamente a criação de um departamento financeiro completo.
Vou centrar-me em pequenas empresas com receitas entre $2-10M.
A estrutura do seu departamento de contabilidade pode continuar a ser bastante simples, se isso funcionar para si — os especialistas em processamento salarial e os gestores de contabilidade podem manter em funcionamento as tarefas de contabilidade de pequenas empresas, como a configuração de painéis de relatórios para acompanhar os KPI. Nesta fase, o CFO e o responsável pelo controlo financeiro podem concentrar-se na visão estratégica mais abrangente, incluindo relatórios departamentais ou operacionais.
Para os cowboys que estão desse lado
Se chegou a esta fase sem qualquer pessoa de contabilidade ou finanças:
- Muito bem, mas confirme novamente que os seus fornecedores não o detestam.
- Está na altura de contratar um profissional sénior de finanças para ajudar na implementação da estratégia e das políticas.
Grandes empresas
As grandes empresas, ou seja, aquelas com mais de 500 trabalhadores e localizações em todo o mundo, têm normalmente como objetivo a expansão para novos mercados e a eficiência (ou, pelo menos, a redução de custos).
Se ainda não foi feito, irá querer simplificar e otimizar a sua estrutura organizacional. Um objetivo fundamental é permitir que a direção executiva, e o CFO em particular, se concentre em estratégias de longo prazo. Considere contratar um VP de Finanças para supervisionar a saúde financeira da empresa, incluindo o planeamento e os relatórios financeiros, bem como a conformidade e a gestão de riscos.
Os principais objetivos das empresas de maior dimensão dependem das metas da empresa, mas podem incluir os seguintes:
- Centralizar as principais ferramentas operacionais: Se a sua empresa não estiver a tirar partido do poder de um ERP, o tema irá inevitavelmente surgir. Contar com a contribuição de uma equipa de finanças especializada — e de pessoas em funções específicas de contabilidade — será uma grande ajuda na implementação do ERP e na preparação da empresa para o sucesso e o crescimento.
- Fusões e aquisições: Como parte da estratégia empresarial, a fusão com outras entidades ou a sua aquisição pode constituir um foco importante de crescimento e expansão. Nestes casos, os seus responsáveis de finanças serão fundamentais em todas as fases, desde o planeamento até à integração. Isto inclui a realização de uma análise devida e a modelização financeira.
Analisar mais profundamente a equipa sénior de contabilidade
De seguida, respondemos a algumas das questões mais prementes que os responsáveis operacionais têm relativamente à estrutura do departamento de contabilidade.
Quando faz sentido contratar um CFO?
Se sente que o seu domínio das finanças não é suficientemente sólido para assumir o cargo de CFO, não há problema. É melhor admitir as suas limitações e criar uma equipa de finanças e/ou contabilidade à sua volta do que tentar encaixar uma peça quadrada num buraco redondo.
O ROI será adiado
Se está a ponderar contratar um CFO, normalmente isso significa que está na altura de o fazer. Regra geral, quanto mais cedo, melhor; no entanto, não é o mesmo que contratar um vendedor. Precisa de lhe dar tempo para compreender a sua empresa e, depois implementar mudanças.
Todas as empresas têm uma coisa em comum — precisam de ganhar dinheiro (e geri-lo devidamente) para se manterem em atividade. O planeamento financeiro estratégico e os relatórios baseados em dados estão no centro de todas as empresas bem-sucedidas, e contratar um CFO é uma forma segura de garantir que a sua empresa emergente começa com o pé direito.
CFO vs. responsável pelo controlo financeiro: qual é a diferença?
O CFO encontra-se no topo da hierarquia estrutural do departamento de finanças. Enquanto o primeiro precisa de se afastar para ver o panorama geral e compreender como o pode aperfeiçoar e melhorar, o segundo ocupa-se das funções de contabilidade e da otimização das operações quotidianas da empresa.
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Gestor de contabilidade vs. responsável pelo controlo financeiro: qual é a diferença?
Nas organizações mais pequenas, os responsáveis pelo controlo financeiro tendem a acumular funções e podem gerir uma pequena equipa de contabilistas e funcionários administrativos. No entanto, é prudente que as operações de maior dimensão contratem gestores de contabilidade para gerir o pessoal e deixem os responsáveis pelo controlo financeiro concentrar-se nos orçamentos, nas previsões e noutros relatórios fundamentais.
Criar um departamento de finanças turbinado
Quer esteja a gerir o departamento de finanças de uma pequena empresa ou de uma empresa tecnológica em rápido crescimento, as várias formas de estruturar o seu departamento de finanças terão sempre nuances que dependem das suas necessidades específicas.
A primeira pergunta que deve fazer a si próprio é se é o CFO certo para o cargo ou se contratar alguém para a função o colocaria numa posição melhor para crescer. A partir daí, pode desenvolver uma estratégia que garanta uma segregação de funções adequada, com cada uma das suas funções de contabilidade desempenhada pela pessoa certa e uma hierarquia perfeita do departamento de contabilidade.
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