Vad är redovisningsprogram? Den kompletta guiden

Moderna lösningar för bokföringsprogram har blivit oumbärliga verktyg för företag av alla storlekar. Från att effektivisera bokföringen till att automatisera lönehanteringen har dessa program förändrat hur organisationer hanterar sina ekonomiska data.

Eller, med mindre jargong: bokföringsprogram är det som räddar dig från att behöva anställa någon för att sköta din bokföring – och bara det är värt sin vikt i guld.

Vad är bokföringsprogram?

Bokföringsprogram är ett verktyg som är utformat för att hjälpa företag att hantera ekonomiska data, följa transaktioner och skapa rapporter. Det automatiserar viktiga bokföringsuppgifter som fakturering, uppföljning av utgifter, avstämning av konton och upprättande av finansiella rapporter. I stället för att du manuellt måste registrera varje transaktion effektiviserar bokföringsprogram dessa processer, sparar tid och minskar risken för mänskliga fel.

Det är särskilt användbart för företagsägare eftersom det ger insikter i den ekonomiska utvecklingen i realtid. Med hjälp av bokföringsprogram kan du:

• Följa inkomster och utgifter.
• Hantera leverantörsskulder (räkningar) och kundfordringar (fakturor).
• Skapa rapporter som resultatrapporter, balansräkningar och kassaflödesrapporter.
• Förenkla skatteförberedelserna genom att organisera alla ekonomiska data på ett ställe.

Vid det här laget sträcker sig många verktyg längre än traditionell bokföring – integrerade bokföringsprogram hämtar data från andra program, till exempel lönesystem, lagerhantering och CRM-program (program för hantering av kundrelationer), vilket gör det enklare att hålla allt samordnat.

Utvecklingen av lösningar för bokföringsprogram

Historiskt sett var bokföringsprocesserna manuella och tidskrävande – om du precis har börjat titta på dessa verktyg är chansen stor att du hanterar just den tidsåtgången nu.

Med framväxten av lösningar för bokföringsprogram fick företag möjlighet att digitalisera sin ekonomihantering, vilket ledde till ökad noggrannhet, effektivitet och produktivitet. Undersökningar från de senaste 3–5 åren visar att allt från 64 % till 78 % av småföretagen använder bokföringsprogram, och det intervallet verkar stämma även enligt min erfarenhet. För stora företag ligger siffran närmare 100 %.

Fokusera på dina styrkor

När jag drev mitt nystartade företag trodde jag att jag var tvungen att lära mig \u003cem\u003eallt\u003c/em\u003e. Till viss del hade jag rätt … men mitt stora misstag var att vägra förlita mig på programvara. Ja, det kostar pengar, men det frigör din tid så att du kan tjäna \u003cem\u003emer\u003c/em\u003e pengar. När allt kommer omkring är det ingen som betalar dig för att sköta din egen bokföring.

Mer avancerade bokföringsprogram arbetar med att integrera avancerad teknik som artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML) och blockkedjor. Varför, undrar du? De vill utveckla bokföringsverktyg från enklare medarbetare till robotchefer och därmed göra sig oumbärliga för dig.

Viktiga funktioner i moderna lösningar för bokföringsprogram

Jag vet, jag vet. Att säga att ”din bokföring är skött” är inte tillräckligt starkt skäl för att lägga pengar på en lösning. Mer specifikt är de vanligaste funktionerna i bokföringsprogram:

Funktioner för huvudbok och underböcker

Moderna lösningar för bokföringsprogram innehåller omfattande moduler för huvudbok och underböcker, vilket ger detaljerade insikter i specifika konton eller avdelningar. Dessa funktioner gör det möjligt för företag att upprätthålla korrekta ekonomiska register och skapa omfattande ekonomiska rapporter.

Hantering av leverantörs- och kundreskontra

Effektiv hantering av leverantörsreskontra och kundreskontra är en grundläggande funktion i bokföringsprogram, vilket gör det möjligt för företag att optimera kassaflödet och hålla koll på utestående fakturor. Automatiserad fakturahantering och betalningspåminnelser bidrar till att effektivisera dessa processer.

PS: det finns även specifika verktyg för kundreskontra och leverantörsreskontra.

Verktyg för likviditets- och tillgångshantering

Bokföringsprogram erbjuder verktyg för att övervaka kassaflödet, spåra tillgångar och hantera investeringar, vilket ger värdefulla insikter i företagets ekonomiska hälsa. Funktioner för rapportering och analys i realtid gör det möjligt för företag att fatta välgrundade ekonomiska beslut.

Integrering av riskhantering och regelefterlevnad

Moderna bokföringsprogram integrerar funktioner för riskhantering och regelefterlevnad, vilket hjälper företag att följa lagstadgade krav och minska ekonomiska risker. Dessa funktioner säkerställer att ekonomiska processer överensstämmer med branschstandarder och rättsliga skyldigheter.

Automatiserade verifikationer 

Om du måste registrera varje datapunkt själv blir hanteringen av bokföringssystemet ganska tidskrävande. Leta i stället efter program som automatiserar uppgifter för dataregistrering. Några funktioner att leta efter är:

• Alternativ för att ansluta kreditkort och bankkonton så att data kan importeras för att säkerställa att registreringarna blir korrekta
• Automatiska funktioner för att återföra verifikationer, vilket förenklar bokföring med dubbel bokföring
• Registrering av betalningar för fakturor eller andra utgifter som kan godkännas automatiskt inom vissa beloppsgränser

Bankavstämning

Möjligheten att koppla dina bankkonton till ditt ekonomisystem för automatisk avstämning minskar arbetet för din bokföringspersonal och bidrar till att säkerställa korrekta uppgifter. Det är också ett måste för organisationer som arbetar med flera konton.

Skapande av ekonomiska rapporter

Från kostnadsuppföljning till resultaträkningar och balansräkningar är möjligheten att generera ekonomiska rapporter i realtid en stor fördel med bra bokföringssystem.

Budgetering

USA:s myndighet för småföretag undersökte varför företag går i konkurs och kom fram till 10 vanliga orsaker. Minst hälften av dessa orsaker är direkt kopplade till penninghantering och bokföring. Genom att ha en programvarulösning på plats som gör det enkelt att skapa och hantera en budget kan du undvika många av dessa vanliga fallgropar i företagandet.

Typer av bokföringsprogram

Om någon bad dig beskriva skor skulle du tänka på det senaste paret skor som stack ut för dig — men naturligtvis är de inte de enda som finns. Precis som tennisskor används för ett annat ändamål än högklackade skor finns det olika typer av bokföringsprogram.

Här är de övergripande kategorierna:

Kalkylbladsbaserade lösningar

Grundläggande (eller kostnadsfria) bokföringsprogram innehåller ofta kalkylbladsbaserade verktyg för enkel bokföring och ekonomisk uppföljning. Även om dessa lösningar är kostnadseffektiva saknar de vanligtvis avancerade funktioner och skalbarhet.

Kommersiella bokföringsprogram

Kommersiella bokföringsprogram tillgodoser behoven hos små och medelstora företag och erbjuder en omfattande uppsättning funktioner för ekonomisk hantering. Dessa lösningar har ofta användarvänliga gränssnitt och färdiga mallar för vanliga bokföringsuppgifter.

Bokföringslösningar för stora företag

Bokföringslösningar för stora företag är utformade för större organisationer och erbjuder avancerade funktioner, skalbarhet och anpassningsmöjligheter för att möta komplexa bokföringsbehov. Dessa lösningar omfattar ofta funktioner som konsolidering av flera bolag, avancerad budgetering och prognostisering samt integration med andra företagssystem.

Anpassade och molnbaserade bokföringslösningar

Anpassade och molnbaserade bokföringslösningar erbjuder skräddarsydda funktioner och flexibiliteten hos molnbaserad åtkomst, vilket möjliggör smidigt samarbete och datahantering. Dessa lösningar är idealiska för företag med unika bokföringskrav eller för dem som vill dra nytta av molnbaserad databehandling.

Fördelar med att införa bokföringslösningar

Bokföringsprogram gör saker snabbare, enklare och mer exakta — punkt slut. Om det inte är tillräckligt specifikt för dig kommer här några av de mest betydande fördelarna med bokföringsprogram:

Automatisk generering av ekonomiska rapporter

Många bokföringsprogram låter dig generera rapporter och skattedokument med ett knapptryck. Det hjälper dig att hålla koll på ekonomin och kassaflödet och, om du stänger bokföringen i slutet av året, hjälper det dig att slippa den där bokföringsbaksmällan efter nyår. IYKYK.

Automatiserade arbetsflöden

Med rätt programvara kan du automatisera många tröttsamma bokföringsuppgifter, till exempel hantering av dubbel bokföring, vilket minskar arbetsinsatsen som krävs för att hålla bokföringen uppdaterad.

Automatiserade arbetsflöden sträcker sig dessutom längre än ekonomisk rapportering. Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde som automatiskt behandlar och betalar fakturor från godkända leverantörer under en gräns på $500 och skickar fakturor över gränsen vidare för manuellt godkännande.

Effektiviserade ekonomiska processer

För de mer komplexa ekonomiska processerna — som inte kan automatiseras bort — effektiviserar bokföringsprogram arbetet genom att automatisera repetitiva uppgifter och minska risken för fel.

Denna automatisering leder till förbättrad noggrannhet och effektivitet, vilket gör att du och ditt team kan fokusera på strategiskt ekonomiskt beslutsfattande.

Genomför en processgranskning

När du har vant dig vid att göra saker på ett visst sätt kan det vara svårt att zooma ut och se dem ur en annan vinkel — men det är värt det. Ta ett steg bort från det dagliga arbetet och genomför en granskning av affärsprocesserna. Jag lovar att du kommer att hitta uppgifter med låg nytta som du kan automatisera.

Ökad noggrannhet

Eftersom du inte matar in varje datapunkt manuellt minskar risken för fel. Din bokföring blir renare och du lägger mindre tid på att leta efter den felaktiga posten eller felskrivningen som har fått den ur balans. Plötsligt känns noggrann bokföring enkelt. Härligt, eller hur?

Enkel åtkomst till ekonomiska data

Många bokföringslösningar är molnbaserade, vilket innebär att du har tillgång till data för prognoser var du än har en internetanslutning. Fjärråtkomst till bokföringsmoduler hjälper dig att underhålla bokföringen och hålla koll på företagets övergripande ekonomiska hälsa, var du än befinner dig.

Förbättrad noggrannhet och regelefterlevnad

Genom att automatisera beräkningar och säkerställa att data är korrekta hjälper bokföringslösningar företag att följa bokföringsstandarder och regler. Dessa lösningar omfattar ofta inbyggda kontroller och revisionsspår som underlättar regelefterlevnad och minskar ekonomiska risker.

Så väljer du rätt bokföringslösning

För att hitta rätt redovisningslösning bör du ta hänsyn till ditt företags behov utifrån komponenterna och funktionerna som lyfts fram ovan, samt eventuella unika affärsprocesser. Du behöver också ta hänsyn till kostnaderna och huruvida en lösning realistiskt ryms inom din budget.

Stort beslut?

Om du fattar beslutet för en stor organisation (läs: någon annans budget) kan det vara en god idé att ta fram en RFP för redovisningsprogramvara.

Viktiga överväganden

Vid val av redovisningsprogram bör företag ta hänsyn till faktorer som skalbarhet, implementeringsprocesser, användarvänlighet och integrationsmöjligheter med befintliga system. Det är viktigt att utvärdera organisationens specifika behov och säkerställa att den valda lösningen motsvarar dessa krav. Dessutom är det värt att överväga vilken typ av redovisningsprogram du behöver: onlinebaserat eller lokalt installerat?

Anpassnings- och integrationsmöjligheter

Möjligheten att anpassa och integrera redovisningsprogram med andra företagsapplikationer är avgörande för att anpassa ekonomiprocesserna efter specifika organisatoriska behov. Leta efter lösningar som erbjuder robusta API:er och integrationsalternativ för att underlätta smidigt datautbyte och automatisering av processer.

Ytterligare fördelar är implementeringssupport och leverantörsspecifika utbildningar som hjälper dig att få ut mesta möjliga av dessa funktioner.

Titta på funktionerna

Skapa en lista över alla funktioner du vill ha i ett redovisningssystem och börja sedan utvärdera kandidaterna. Leta efter lösningar som uppfyller alla nödvändiga redovisningsfunktioner på din lista och så många som möjligt av funktionerna som vore bra att ha.

Kom ihåg att ta hänsyn till hur och när människor planerar att arbeta med dessa uppgifter. Om du till exempel behöver komma åt redovisningsfunktioner på distans kan du vilja ha en lösning som innehåller en mobilapp.

Flera leverantörer erbjuder demonstrationer av redovisningsprogram så att du kan prova plattformen och dess funktioner innan du köper. Överväg att delta i en sådan för att säkerställa att den innehåller allt du behöver för att skapa rätt förutsättningar för företagets framgång.

Ta hänsyn till kostnaden

Slutligen bör du skapa en budget för ditt redovisningsprogram och leta efter lösningar som håller dig inom den. Småföretagare, soloföretagare och egenföretagare kan kanske börja med kostnadsfria redovisningsappar, men de flesta företag behöver lägga åtminstone lite pengar på dessa lösningar. Läs mer om fördelarna med redovisningsprogram för frilansare här.

Se till att du förstår hur programmet debiteras innan du köper det.

Debiteringsmodeller

Vanliga alternativ är:

• Pris per användare och månad för SaaS-lösningar
• Pris per användare och år för SaaS-lösningar
• Pris per månad eller år upp till ett visst antal transaktioner eller en viss datamängd för SaaS-lösningar
• Fullständig licens för lokalt installerade lösningar med mer begränsade uppdateringar och support

Genomsnittliga programkostnader

Även om varje lösning har ett annat pris kommer här ett snabbt ungefärligt spann:

• Nystartat företag (under 50 personer): Du kan få betala $0 till $20 per månad och användare
• Tillväxtfas (50–100 personer): Du kan få betala $10 till $100 per månad
• Etablerat företag (100+ personer): Komplexa redovisningssystem kan kosta $100 per användare och månad eller mer, även om det finns gott om alternativ i lägre prisklasser

Säkerhet och dataskydd

Robusta säkerhetsfunktioner och dataskyddsåtgärder är viktiga faktorer att ta hänsyn till när du väljer redovisningsprogramlösningar för att skydda känslig ekonomisk information. Se till att den valda lösningen använder kryptering, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsuppdateringar för att skydda mot dataintrång och obehörig åtkomst.

Framtida trender inom redovisningsprogramlösningar

I takt med att tekniken fortsätter att utvecklas kommer redovisningsprogramlösningar sannolikt att integrera förbättringar inom AI och maskininlärning, vilket revolutionerar dataanalys och beslutsprocesser. Dessa tekniker möjliggör automatiserad avvikelsedetektering, prediktiv analys och intelligent ekonomisk prognostisering.

Dessutom har integreringen av blockkedjeteknik potential att förbättra säkerheten och transparensen i finansiella transaktioner. Blockkedjebaserade redovisningssystem förväntas tillhandahålla oföränderliga och manipulationssäkra register, vilket ökar förtroendet och minskar risken för bedrägerier.

Vanligt använda jämfört med de största fördelarna

Bör du välja den populäraste redovisningsprogramvaran på marknaden? Att välja ett stort namn som Intuit eller NetSuite ger definitivt en viss trygghet, eftersom det är välbeprövade lösningar.

Eller bör du hitta den programvara som erbjuder de största fördelarna och mest flexibilitet för ditt företag? Etablerade SaaS-leverantörer såväl som många nya aktörer erbjuder unika lösningar som kan bidra till att minimera kostnaderna och samtidigt maximera effektiviteten.

Dåliga nyheter: Jag kan inte tala om det för dig — du måste göra det som är rätt för ditt företag och ditt team.

Goda nyheter: vi har massor av artiklar som är utformade för att hjälpa dig att komma fram till exakt vad det innebär.

Redo att utveckla din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev med expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.