ERP-samarbete: Verktyg, fördelar & exempel
Föreställ dig en organisation där alla medarbetare, från verkstadsgolvet till ledningen, har den information de behöver för sina arbetsuppgifter. Det är vad ERP-samarbete kan åstadkomma.
- Ditt säljteam kan se data och bekräfta leveransdatum för kunder.
- Ekonomiavdelningen kan övervaka lagernivåerna i realtid för att optimera kassaflödet.
- Du kan ta en paus i vetskap om att verksamheten fungerar som den ska.
Så här väljer och implementerar du en ERP-plattform som främjar samarbete i hela organisationen.
En introduktion till ERP-samarbete
ERP-system (Enterprise Resource Planning) underlättar samarbete genom att tillhandahålla en centraliserad plattform som integrerar data och processer mellan olika avdelningar och funktioner inom en organisation. Detta möjliggör informationsdelning i realtid, effektiviserar arbetsflöden och förbättrar, som man kan förvänta sig, kommunikationen och samordningen mellan team.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ett exempel är att University of Toronto implementerade SAP:s ERP-system för att integrera data om ekonomi, forskning, studenter och HR. Detta gjorde det möjligt för dem att:
- Automatisera arbetsflöden från inköp till betalning och från anställning till pensionering, vilket effektiviserade processer mellan avdelningar
- Ge 18 000 medarbetare och lärare självbetjäningsåtkomst till data i realtid, vilket möjliggjorde snabbare beslutsfattande
- Erbjuda avancerad analys och instrumentpaneler för förbättrad rapportering och bättre insikter
Genom att prioritera automatisering och samarbete använde University of Toronto SAP:s S/4HANA-programvarupaket för att uppnå en 50 % snabbare månadsbokslutstid och 25 % snabbare batchbearbetning.
Viktiga fördelar med ERP-samarbete
Tack vare ERP-programvara kan företag göra information mer tillgänglig i hela organisationen. När avdelningar som ekonomi, försäljning, verksamhet och HR arbetar tillsammans med samma centraliserade datakälla blir det mycket enklare att fatta välgrundade beslut.
Här är några vanliga sätt som ERP-samarbete gynnar företag på, med verkliga exempel på varje sätt:
1. Informationsdelning i realtid
Genom att integrera all data i en enda databas tillhandahåller ERP en "enda sanningskälla" som alla avdelningar kan få omedelbar åtkomst till. Detta eliminerar datasilor, redundans och fel som uppstår när olika äldre system används.
48 % årlig ROI + mer
Genom att använda Oracle Analytics Cloud och Oracle Fusion ERP Analytics uppnådde ett datavetenskapsföretag en årlig ROI på 48 % med en återbetalningstid på 2,7 år. Eftersom realtidsdata gjorde det möjligt för användarna att enkelt kombinera ERP, HCM och annan programvara för att genomföra tvärfunktionella analyser minskade tiden för databeredning med flera hundra timmar.
2. Överbrygga geografiska barriärer
Genom att samla data och processer på en enda plattform gör ERP-system det möjligt för medarbetare att få åtkomst till information i realtid, oavsett var de fysiskt befinner sig. Detta är särskilt värdefullt för globala organisationer med kontor, lager och produktionsanläggningar utspridda över flera länder eller kontinenter.
Minska avstånden
Coca-Cola HBC, en av Coca-Colas största förpackningspartner, implementerade SAP ERP i sin verksamhet i 28 länder.
Vi betjänar kunder som efterfrågar och omfamnar digitala tjänster och snabbhet. SAP Services and Support gjorde det möjligt för oss att framgångsrikt migrera till SAP S/4HANA så att vi kan uppfylla dessa krav.
3. Ökad transparens och ansvarsskyldighet
Att implementera ett ERP-system kan avsevärt förbättra transparensen och ansvarsskyldigheten inom en organisation. Quantum Groups fallstudie är ett bra exempel på detta.
Bättre uppföljning
Quantum, en ledande leverantör av tryck- och marknadsföringstjänster, implementerade ett ERP-system som kallas Interprise Suite för att åtgärda ineffektivitet och förbättra transparensen.
Med en enhetlig plattform som möjliggjorde datadelning i realtid mellan avdelningar kunde företaget följa order, förbättra lagerhanteringen och modernisera sina ekonomiprocesser. Detta resulterade i en minskning av de operativa kostnaderna med 35 % under det första året.
4. Effektivare åtkomst till ekonomiska data
ERP-system samlar ekonomiska data, vilket gör det möjligt för ekonomiteam att snabbt och effektivt få tillgång till aktuell information. De eliminerar behovet av separata ekonomisystem och manuell datainmatning, vilket leder till snabbare transaktionshantering med färre fel.
Implementering på tre dagar = 50 % mer försäljning
Fulton & Roark är en återförsäljare baserad i North Carolina som säljer groomingprodukter för män och som nyligen inledde ett samarbete med Netsuite ERP för att samla sina ekonomiska data. Efter en implementeringsprocess på tre veckor kunde företaget öka sin årliga försäljningsvolym med mer än 50 %.
Med ERP-systemet på plats kunde ekonomiteamet dessutom minska antalet bokföringsfel och helt ta hem redovisningen.
5. Förbättrad teamkommunikation
Med en centraliserad plattform för datadelning och uppdateringar i realtid, som drivs av integrerade kommunikationsverktyg, kan ERP-system avsevärt förbättra samarbetet i distansteam med distribuerade arbetsflöden.
Minimera teknikstacken
Ta till exempel tillverkaren av industriella rengöringsprodukter ABC Compounding. ABC började använda Sage ERP X3 för att möjliggöra bättre datadelning och intern kommunikation inom sitt team på 150 medarbetare.
Vi har kunnat överge flera tredjepartsapplikationer som vi hade behövt. Vi har bara varit igång en kort tid, men redan nu är vårt team positivt till Sage ERP X3:s bidrag.
6. Förbättrad resursfördelning
Med realtidsdata om tillgänglighet, arbetsbelastning och efterfrågan kan organisationer fördela sina resurser mer effektivt. Många molnbaserade ERP-verktyg kan också prognostisera framtida resurstillgänglighet baserat på historiska data, vilket säkerställer optimal användning.
Centralisera data
Moul'appétit SRL, ett företag för distribution av skaldjur baserat i Belgien, hade utmaningar med att hantera lager, följa upp beställningar och samordna leveranser. Med Odoo ERP kunde Moul'appétit integrera sin lagerhantering, försäljning och leveransverksamhet i en enda plattform. Denna integration gav insyn i realtid i lagernivåer, orderstatusar och leveransscheman.
Som ett resultat kunde företaget mer exakt prognostisera efterfrågan, optimera lagernivåerna och säkerställa leveranser i tid.
Bästa ERP-verktygen för samarbete
Mitt team och jag har gått igenom de främsta ERP-systemen på marknaden och fastställt att dessa är de bästa som finns tillgängliga:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Exempel på hur ERP förbättrar samarbetet
Hur ser ERP-samarbete ut i praktiken? Jag samlade en uppsättning avancerade användningsområden för ERP för att ge dig en inblick i dessa funktioner i praktiken. Från gemensamma instrumentpaneler för KPI:er till gemensam dokumenthantering med versionskontroll – här är några unika sätt som ERP-system kan uppmuntra till samarbete i B2B-team:
Gemensamma instrumentpaneler för teamsamordning
ERP-system tillhandahåller gemensamma instrumentpaneler som ger en heltäckande bild av en organisations datalandskap. Dessa instrumentpaneler säkerställer att alla teammedlemmar har tillgång till samma realtidsinformation, vilket eliminerar inkonsekvenser och främjar samordnat beslutsfattande.
Som exempel gör Freshservices teaminstrumentpaneler det möjligt för chefer att välja ut nyckeltal (KPI:er) för sina team, vilket säkerställer att alla är samordnade kring kritiska frågor.
Centraliserade kommunikationskanaler
ERP-system förbättrar kommunikationen genom att tillhandahålla centraliserade kanaler för meddelanden och samarbete. Inbyggda verktyg som meddelanden, delning, videokonferenser och CRM möjliggör kommunikation i realtid och bryter ned avdelningssilos.
TallyPrime har en funktion som låter dig dela specifika dokument via WhatsApp. På liknande sätt är Katana ett molnbaserat ERP-system med en integration med Facebook Messenger via Zapier.
Dokumenthantering för effektiviserade arbetsflöden
ERP-system effektiviserar dokumenthanteringen genom att centralisera lagring, delning och versionskontroll. Detta säkerställer att alla teammedlemmar har tillgång till den senaste informationen, vilket minskar duplicering och fel.
Exempelvis möjliggör Infor CloudSuites dokumenthanteringssystem snabb hämtning och redigering i realtid, vilket förbättrar medarbetarnas samarbete och påskyndar projektens tidsplaner. Detta är mycket användbart för att upprätthålla effektiva och felfria arbetsflöden.
Uppgiftshantering och ansvarsskyldighet
ERP-system möjliggör projektledning med specifika tidsfrister och uppföljningsfunktioner, vilket säkerställer ansvarsskyldighet.
XB Softwares integrerade ERP-modul möjliggör skapande, tilldelning och uppföljning av uppgifter, vilket hjälper chefer att övervaka framsteg och säkerställa att uppgifterna slutförs enligt tidsplanen. Detta skapar en känsla av ansvar och insyn i alla projekt, vilket gör det möjligt för team att arbeta samordnat.
Mobilt samarbete
ERP-lösningar stöder mobilt samarbete, vilket gör det möjligt för team att hålla kontakten och fatta beslut i realtid oavsett var de befinner sig. Det är en ovärderlig funktion för distansteam och fältpersonal.
Vault ERP är en leverantör som inkluderar mobilapplikationer som gör det möjligt för team att samarbeta på språng, vilket säkerställer kontinuerlig uppkoppling och delaktighet i beslutsprocesser. QuickBooks, Dynamics365 och Bitrix24 erbjuder också särskilda mobilappar för Android och iOS.
Integration med andra samarbetsverktyg
Många av dagens ERP-leverantörer integreras sömlöst med andra samarbetsverktyg som Microsoft Teams, Slack och Zoom. Integrationer gör det möjligt för medarbetare att fortsätta använda sina favoritverktyg för kommunikation och informationsdelning, samtidigt som de drar nytta av de förbättrade funktionerna i ett ERP-system.
De flesta ERP-system som finns tillgängliga idag erbjuder flera integreringsalternativ direkt, via automatiseringsplattformar som Zapier och Make samt genom öppna API:er. Exempel är NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 med flera.
Socialt ERP: Nästa steg inom ERP-samarbete
Socialt ERP representerar nästa steg inom samarbetande ERP-system genom att kombinera kraften hos sociala medier med traditionell resursplanering.
Även om många typer av ERP-system redan erbjuder inbyggda samarbetsverktyg, blir kommunikationen mycket smidigare när du kan möta kunder, medarbetare och partner på den plattform som de själva väljer.
Vad är socialt ERP?
Socialt ERP integrerar traditionella ERP-system med verktyg för sociala medier som Twitter, LinkedIn och Facebook för att öka produktiviteten och förbättra kommunikationen mellan medarbetare, kunder, leverantörer och partner. Genom att möta intressenter på deras villkor och använda den plattform de själva väljer kan du underlätta effektivare problemlösning.
Till skillnad från traditionella ERP-system — som erbjuder inbyggda kommunikationsverktyg för dokumentdelning, chatt och video — integreras socialt ERP med sociala medieplattformar från tredje part för att skapa en så smidig samarbetsupplevelse som möjligt för team.
Exempelvis möjliggör SAP:s integration med sociala medier genom SAP Jam ett smidigt samarbete i affärsprocesser, vilket förbättrar både intern och extern kommunikation. Andra exempel på ERP-leverantörer som undersöker integrationer med sociala medier är Oracle SRM och Epicor Social Enterprise.
Fördelar med socialt ERP
Socialt ERP är inte en omvälvande lösning för alla, men för framtidsinriktade organisationer som ofta arbetar med geografiskt utspridda arbetsstyrkor kan det vara en stor konkurrensfördel. Här är några viktiga fördelar:
- Förbättrat samarbete: Sociala ERP-system gör det enklare för team att samarbeta och kommunicera genom att erbjuda verktyg som aktivitetsflöden, chattbotar och konversationstrådar. SYSPRO Harmony möjliggör exempelvis informationsdelning och samarbete i realtid mellan avdelningar, vilket förbättrar den övergripande produktiviteten och reaktionsförmågan.
- Kundengagemang: Genom att integrera sociala medier med ERP-system kan företag engagera sig mer effektivt med kunder. Genom att spåra och analysera kundinteraktioner på sociala plattformar kan företag erbjuda personanpassad service och snabbt svara på kundförfrågningar och återkoppling.
- Effektiviserade arbetsflöden: Sociala ERP-system kan förbättra affärsprocesser genom att ge åtkomst till sociala data i realtid och integrera dem med traditionella ERP-funktioner. Denna integration bidrar till att effektivisera arbetsflöden, minska dubbelarbete och förbättra beslutsfattandet.
- Ökad transparens: Genom att integrera verktyg för sociala medier ger sociala ERP-system bättre insyn i affärsprocesser och främjar en kultur av transparens och ansvarsskyldighet. Oracle Social Relationship Management (SRM) bevakar exempelvis betalt, eget och förtjänat medieinnehåll på sociala nätverk, anslagstavlor, bloggar och mer. Genom att filtrera igenom mer än 700 miljoner meddelanden varje dag lyfter systemet fram relevanta konversationer så att företag kan hålla koll.
Socialt ERP jämfört med traditionellt ERP
| Traditionellt ERP | Socialt ERP | |
| Definition | Effektiviserar dagliga arbetsflöden inom HR, redovisning, tjänster, leveranskedja och mer. | Integreras även med verktyg för sociala medier som Twitter, LinkedIn och Facebook för att förbättra samarbete, kommunikation och kundengagemang. |
| Viktiga funktioner | - Använder inbyggda kommunikationsverktyg för lagarbete och samarbete - Fungerar inte direkt med verktyg från tredje part för fildelning, sociala nätverk och snabbmeddelanden - Saknar robusta integrationsverktyg som tillägg, anslutningar eller API:er | - Integreras med verktyg för sociala medier - Kan enkelt spåra konversationer, projekt och processer över flera sociala plattformar - Har avancerade funktioner som API-åtkomst och integrationsfunktioner |
| Fördelar | - Säker plattform - Omfattande anpassningsmöjligheter - Kontroll på plats | - Förbättrat lagarbete - Bättre kundengagemang - Effektiviserad kommunikation |
| Nackdelar | - Initiala kostnader - Komplex implementering - Motstånd från medarbetare | - Ökade säkerhetsrisker - Utmaningar med integrationer - Dyrare |
Prenumerera för fler insikter om ERP
Redo att börja implementera ett ERP-system som förbättrar lagarbetet i hela organisationen?
Se till att din omvandling går smidigt genom att prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev och få expertråd, guider och insikter om ERP-implementering från de ekonomichefer som formar teknikbranschen.
