Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Ein vollständiger Leitfaden
Die Kosten in der Kreditorenbuchhaltung können schnell in die Höhe schießen. Moderne Unternehmen nutzen Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung, um die Kosten für den Betrieb der Kreditorenabteilung zu minimieren.
AP-Automatisierungssoftware verwendet Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), intelligente Dokumentenverarbeitung und natürliche Sprachverarbeitung. Diese Technologien helfen bei der Verarbeitung von Rechnungen, treffen datengestützte Entscheidungen und extrahieren sowie erfassen Daten aus Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem.
In diesem Leitfaden erkläre ich die Bedeutung der Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung und wie sie den AP-Workflow optimieren kann.
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Was ist Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung?
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) bezeichnet den Prozess, wiederkehrende Aufgaben durch Software zu automatisieren. Diese Systeme nutzen moderne Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), optische Zeichenerkennung (OCR) und KI zur Automatisierung von Prozessen.
Zum Beispiel können AP-Lösungen Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen. Alternativ lässt sich das System so konfigurieren, dass Rechnungen je nach Freigabeprozess automatisch an ein Teammitglied weitergeleitet werden.
Lokal installierte vs. cloudbasierte AP-Lösungen
Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung können entweder lokal installiert oder cloudbasiert sein. On-Premise-AP-Software läuft in der Regel auf der Hardware-Infrastruktur eines Unternehmens, während cloudbasierte Lösungen von überall und jederzeit zugänglich sind.
Obwohl cloudbasierte Lösungen ihre eigenen Risiken mit sich bringen (z. B. potenzielle Datenpannen, Softwareausfälle), überwiegen die Vorteile in puncto leichter Anpassbarkeit, Zusammenarbeit und erhöhter Transparenz häufig die Nachteile.
Hilft die AP-Automatisierung wirklich so sehr?
AP-Automatisierung kann Ihnen erhebliche Kosten einsparen. Laut einem IOFM-Bericht liegen die durchschnittlichen Rechnungsverarbeitungskosten – abhängig von der Anzahl – bei:
| Rechnungsvolumen | Durchschnittliche Kosten für die Verarbeitung einer Rechnung mit Automatisierung | Durchschnittliche Kosten für die Verarbeitung einer Rechnung ohne Automatisierung | Kostenersparnis pro Rechnung durch Automatisierung |
|---|---|---|---|
| Weniger als 20.000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20.000–100.000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Mehr als 100.000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Unabhängig vom Rechnungvolumen können Automatisierungslösungen für Kreditoren, Rechnungen und Ausgaben Ihnen tausende Dollar über alle Rechnungen hinweg einsparen. Neben der Reduzierung der Verarbeitungskosten sparen AP-Automatisierungssysteme der AP-Abteilung viel Zeit und Ressourcen, sodass sie sich auf Aufgaben konzentrieren können, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Der Automatisierungsprozess beginnt, wenn Sie eine Rechnung erhalten. Eine End-to-End-Automatisierungslösung kann zusätzliche Informationen aus der Rechnung extrahieren, den gesamten AP-Workflow ausführen und die Zahlung abwickeln.
Jedes AP-Automatisierungssystem besteht aus drei Komponenten:
Organisation von Rechnungen und Belegen
Ein AP-Automatisierungssystem organisiert Rechnungen aus verschiedenen Quellen, darunter Rechnungen in Ihrem Posteingang, über ein Lieferantenportal erhaltene Rechnungen und auf Papier zugesandte Rechnungen. Das System wandelt papierbasierte Rechnungen in elektronische Rechnungen um.
CFOs, die der Kreditorenabteilung helfen wollen, Zeit durch Automatisierung manueller Prozesse zu sparen, können sich auf AP-Automatisierungssoftware verlassen, da das Team Rechnungen nicht mehr sortieren und organisieren muss.
Freigabe, Zahlung und Abgleich von Rechnungen
Nachdem die AP-Automatisierungssoftware die Informationen aus den Rechnungen extrahiert und in das System eingetragen hat, müssen die relevanten AP-Teammitglieder die Rechnung freigeben.
Das System leitet die Rechnung automatisch an das richtige Teammitglied weiter. Dieses Teammitglied muss die Rechnung auf Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen prüfen. In manchen Systemen kann der Vertragsabgleich auch automatisch erfolgen.
Das System sendet die freigegebenen Rechnungen an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System zur Zahlung.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, gleicht das AP-System die Rechnungen mit den Beträgen und Begünstigten ab, die im Kontoauszug genannt sind.
Dokumentation und Prüfung
Alle Rechnungen und Zahlungen werden in einer Datenbank gespeichert, sodass Sie jederzeit darauf zurückgreifen können. Außerdem unterstützt die Abwicklung des gesamten Kreditorenprozesses in einem einzigen System die Erstellung einer Prüfspur. Sie können eine bestimmte Rechnung oder Zahlung bei einer Prüfung problemlos nachverfolgen.
AP-Automatisierungssoftware vs. Do-it-yourself-Automatisierung
Sie können eine AP-Automatisierungslösung verwenden oder den Do-it-yourself-Ansatz wählen. Wenn Sie technisch nicht besonders versiert sind, ist die Nutzung einer Software einfacher. Der DIY-Ansatz erfordert etwas technisches Wissen, auch wenn Sie ein No-Code-Tool verwenden.
Die einfachere Wahl: AP-Automatisierungssoftware
AP-Automatisierungssoftwarelösungen sind kostenpflichtig. Doch wenn Sie die richtige Lösung wählen, werden die eingesparten Zeit- und Ressourcen die Anschaffungskosten mehr als decken.
So führt eine Accounts-Payable-Automatisierungssoftware den Kreditorenprozess aus:
- Rechnungsdaten digitalisieren: AP-Automatisierungssoftware verwendet OCR, um Rechnungen auszulesen und in digitale Daten zu verwandeln. Alternativ können Sie es Lieferanten ermöglichen, Rechnungen direkt elektronisch einzureichen.
- Rechnungsabgleich: Das System vergleicht die Rechnungsdaten mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferbelegen. Durch automatisierten Abgleich wird sichergestellt, dass alle Rechnungen korrekt und vertragskonform sind.
- Rechnungsfreigabe: Das System leitet die Rechnung anhand voreingestellter Regeln an das zuständige Teammitglied oder die entsprechende Abteilung weiter. Sie können auch Erinnerungen oder Benachrichtigungen einrichten, um eine rechtzeitige Freigabe zu gewährleisten.
- Zahlung: Sobald eine Rechnung als genehmigt markiert ist, führt das AP-Automatisierungssystem die Zahlung aus oder plant sie entsprechend Ihrer Vertragskonditionen. Dadurch nutzen Sie die verfügbare Zahlungsfrist optimal und verbessern den Cashflow. Alternativ kann das System Zahlungen in Echtzeit auslösen, wenn ein Skonto für frühzeitige Zahlungen möglich ist. Das System überträgt zudem die relevanten Informationen an Ihr Buchhaltungssystem, welches wiederum Ihre Bilanz aktualisiert.
- Abstimmung: Nach der Auszahlung der Zahlungen gleicht das System die Zahlungen mit den Angaben auf dem Kontoauszug ab, um Betrag und Empfänger zu überprüfen.
- Berichtswesen: Einer der größten Vorteile eines AP-Automatisierungssystems ist ein aufschlussreiches Berichtswesen. Das System nutzt die gesammelten Daten, um detaillierte Reports zu erstellen. Diese enthalten Informationen darüber, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt und helfen, Einsparpotenziale zu erkennen.
Durchgängige Automatisierungssoftware macht Papierbelege überflüssig. Sie übernimmt die manuellen Prozesse, damit sich Ihre Kreditorenbuchhaltung auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren kann.
Die kostenbewusste Wahl: Do-it-yourself-AP-Automatisierung
Die eigenständige Automatisierung der AP-Prozesse spart Geld, kann jedoch sehr zeitaufwändig sein.
Am einfachsten lässt sich Ihr AP-Workflow mit einem No-Code-Automatisierungstool wie Zapier automatisieren. Sie können zum Beispiel Zapier so konfigurieren, dass es Informationen aus Ihren Rechnungen ausliest. Beachten Sie jedoch, dass die Nutzung eines No-Code-Automatisierungstools mit verschiedenen Herausforderungen verbunden ist. Es muss vor allem mit der anderen genutzten Software für Rechnungsstellung, Dateneingabe und Zahlungserfassung kompatibel sein.
Falls das Automatisierungstool mit einer der eingesetzten Lösungen nicht verbunden werden kann, ist ein durchgängiger automatisierter Workflow nicht umsetzbar. Der genaue Ablauf für die selbstständige Einrichtung einer AP-Automatisierung hängt von den von Ihnen eingesetzten Tools ab. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist Zapier eine gute Option.
Wenn Sie jedoch sofort Ihre Workflows automatisieren und bei Problemen Support erhalten möchten, ist es am besten, in eine vollständige AP-Automatisierungslösung zu investieren.
Vorteile der AP-Automatisierung
Neben der Optimierung der Prozesse im Kreditorenbereich bietet die AP-Automatisierung auch für andere Geschäftsbereiche Vorteile. Hier sind die wichtigsten Vorteile der AP-Automatisierung:
Kosteneinsparungen
AP-Automatisierung spart auf mehreren Ebenen Kosten. So können Automatisierungssysteme mit Geschäftsanwendungen integriert werden, wodurch manuelles Übertragen von Informationen entfällt.
Einer der größten Vorteile von Rechnungsverwaltungstools ist, dass sie Fehler verhindern und so Zeit für deren Korrektur vermeiden helfen.
Da die AP-Automatisierung eine schnellere Rechnungsbearbeitung und zügige Zahlungen ermöglicht, können Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen nutzen.
Frühzahlungsrabatte zu erhalten, kann ohne Automatisierung eine echte Herausforderung sein – laut IOFM nutzen die meisten Unternehmen weniger als 21 % der Angebote für Frühzahlungsrabatte, und 12 % der Unternehmen nehmen überhaupt keine Frühzahlungsrabatte in Anspruch.
Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Effiziente Prozesse helfen, die Kosten der Kreditorenbuchhaltung zu senken, beschleunigen Genehmigungszyklen, ermöglichen den Einsatz von Ressourcen für wertschöpfendere Aufgaben wie die Analyse von Ausgabemustern und steigern die Produktivität der Mitarbeitenden.
Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung erhöht auch die Genauigkeit, da sie nicht dem Risiko menschlicher Fehler wie Ihre Mitarbeitenden unterliegt. Durch die Automatisierung der Prozesse im Bereich Kreditorenbuchhaltung minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, was insbesondere vor Beginn der Steuersaison von Vorteil ist.
Genauigkeit ist entscheidend, weil sie hilft, die Compliance einzuhalten, Vertrauen zu Lieferanten und Stakeholdern aufzubauen und präzise Berichte zu generieren, die eine fundierte Finanzentscheidung ermöglichen.
Teamzusammenarbeit
Teams, die mit der Erfassung und Genehmigung von Rechnungen betraut sind, haben in Echtzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Dateien, was dabei hilft, Workflows zu optimieren. So können Teams gemeinsam an Rechnungen arbeiten, ohne dass das Dokument erst gesucht, Details per E-Mail oder Telefon bestätigt oder Ungenauigkeiten geklärt werden müssen.
Alle Teams – Kreditorenbuchhaltung, Finanzen und Buchhaltung – können dieselben Daten unabhängig vom Aufenthaltsort einsehen. Das ermöglicht es, Unstimmigkeiten schneller zu lösen.
Wenn beispielsweise ein Lieferant wegen einer Zahlungsdifferenz anruft, kann die Kreditorenbuchhaltung mit der Buchhaltung Rücksprache halten und direkt auf die Transaktion im System zugreifen – ohne die Transaktion erst manuell im Kontoauszug suchen zu müssen. Dank des zentralisierten Zugriffs auf die Daten der Kreditorenbuchhaltung können die Teams die Frage des Lieferanten gemeinsam und effizienter klären.
Verbesserte Lieferantenzufriedenheit
Automatisierungssysteme der Kreditorenbuchhaltung bieten auch externe Vorteile für Ihr Unternehmen. Lieferanten pünktlich zu bezahlen, baut Vertrauen auf und macht Sie zu einem bevorzugten Geschäftspartner. Dieses Vertrauen kann ein Vorteil sein, wenn Sie eine dringende Lieferung oder in einer schwierigen Situation einen Gefallen benötigen.
Datenbasierte Entscheidungsfindung
Daten sind der Treibstoff für das Wachstum Ihres Unternehmens, weil Sie damit fundierte Entscheidungen treffen können.
Tatsächlich gehören die 40 % der Unternehmen, die datenbasiert entscheiden, im Vergleich zu denjenigen, die aus dem Bauch heraus entscheiden, zu den erfolgreichsten.
Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung konsolidieren Informationen aller Transaktionen in Echtzeit. Diese Informationen werden genutzt, um interaktive Diagramme und detaillierte Berichte zu erstellen.
Diese Diagramme und Berichte bieten Finanzteams Transparenz, Einblicke und die Möglichkeit, Kennzahlen für strategische Entscheidungen nachzuverfolgen.
Betrugsprävention
Betrugsprävention ist eine große Herausforderung.
Warum? Laut der PwC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 erleben mehr als die Hälfte aller Großunternehmen jedes Jahr irgendeine Art von rechnungsbezogenem Betrug.
Wie teuer das für ein Unternehmen werden kann: Der Financial Professional Census Report 2022, für den 2.750 leitende Finanzexperten befragt wurden, beziffert die geschätzten durchschnittlichen jährlichen Kosten für Betrug mit Rechnungen auf $280.000 pro mittelständischem Unternehmen.
Automatisierte, KI-gestützte Lösungen können Unstimmigkeiten in Transaktionen erkennen und so das Risiko erfolgreicher Betrugsversuche reduzieren. Das System überwacht alle Transaktionen und informiert bei Auffälligkeiten das zuständige Teammitglied.
Die besten Systeme verfügen über eingebaute Sicherheitsmechanismen und Kontrollfunktionen, wodurch Betrug leichter erkannt und Verantwortliche schnell identifiziert werden können. Betrugsprävention ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und den Schutz Ihres Vermögens.
Implementierung von Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Insgesamt ist Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung der Schlüssel zur Reduzierung der Kosten bei der Automatisierung von AP-Prozessen. Hier sind einige schnelle Tipps für einen gelungenen Start in die Umsetzung:
- Bestimmen Sie Ihre Anforderungen: Was sind die Ziele Ihres Unternehmens und wie kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) dabei helfen? Finden Sie die Antwort auf diese Frage, bevor Sie sich nach passenden Lösungen umschauen.
- Stellen Sie Ihr Team zusammen: Wie bei jeder Software-Einführung müssen Sie ein Kernteam bilden, von Stakeholdern über IT, Einkauf, Buchhaltung und mehr. Finden Sie heraus, wer während dieses Prozesses zu Ihrem Implementierungsteam gehören wird.
- Recherchieren Sie: Wenn Sie bereit sind mit der Auswahl oder Implementierung zu beginnen, ist es wichtig, potenzielle Anbieter zu recherchieren, die zu Ihren Kriterien passen. Scheuen Sie sich nicht, nach Demos zu fragen, wenn sie angeboten werden, und nutzen Sie kostenlose Testphasen, um einen realistischen Eindruck von der Lösung zu gewinnen.
Wenn Sie alles zusammengestellt haben und trotzdem nicht wissen, wie Sie starten sollen, habe ich einige meiner besten AP-Softwareanbieter zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
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Bringen Sie die Kreditorenbuchhaltung auf Autopilot
AP-Teams haben bereits alle Hände voll zu tun. Anstatt sie mit manueller Dateneingabe und der Umwandlung von Papierlieferantenrechnungen in elektronische Rechnungen zu beschäftigen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben wie die Analyse der Cashflows und des Ausgabeverhaltens zu konzentrieren.
Nutzen Sie Software zur Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung, um Rechnungsfreigaben, Zahlungsabwicklungen und andere manuelle Routineaufgaben zu automatisieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Gesamtkosten im Bereich AP senken, Ihr Team in die Lage versetzen, mehr zu leisten, und fundiertere Entscheidungen auf Basis realer Daten treffen.
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