Sparen Sie Zeit und Geld mit automatisierter Kreditorenbuchhaltung (Warum & Wie)
Die Kosten der Kreditorenbuchhaltung können sich schnell summieren. Moderne Unternehmen nutzen Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung, um die Kosten der Abteilung für Kreditorenbuchhaltung zu minimieren.
AP-Automatisierungssoftware verwendet Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), intelligente Dokumentenverarbeitung und natürliche Sprachverarbeitung. Diese Technologien helfen dabei, Rechnungen zu verarbeiten, datenbasierte Entscheidungen zu treffen sowie Daten aus Rechnungen zu extrahieren und in Ihr Buchhaltungssystem einzugeben.
In diesem Leitfaden erkläre ich die Bedeutung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und wie sie den Workflow der Kreditorenbuchhaltung rationalisieren kann.
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Was ist Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP-Automatisierung) ist der Prozess, bei dem Software zur Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben eingesetzt wird. Diese Systeme nutzen moderne Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), optische Zeichenerkennung (OCR) und KI, um Prozesse zu automatisieren.
Beispielsweise können AP-Lösungen Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen. Alternativ können Sie das System so konfigurieren, dass es Rechnungen je nach Ihrem Freigabeprozess automatisch an ein Teammitglied weiterleitet.
On-Premise- vs. Cloudbasierte AP-Lösungen
Kreditorenbuchhaltungslösungen können entweder vor Ort betrieben (On-Premise) oder cloudbasiert sein. On-Premise-AP-Software läuft im Allgemeinen auf der eigenen Hardware-Infrastruktur eines Unternehmens, während Cloud-basierte Lösungen von überall und jederzeit zugänglich sind.
Cloudbasierte Lösungen bringen zwar eigene Risiken mit sich (z. B. potenzielle Datenpannen, Softwareausfälle), aber die Vorteile wie einfache Anpassbarkeit, Zusammenarbeit über Teams hinweg sowie verbesserte Transparenz überwiegen meist diese Risiken.
Hilft AP-Automatisierung wirklich so sehr?
AP-Automatisierung kann Ihnen eine erhebliche Menge Geld sparen. Laut einem IOFM-Bericht betragen die durchschnittlichen Kosten der Rechnungsverarbeitung nach Volumen:
| Rechnungsvolumen | Durchschnittliche Kosten pro Rechnung mit Automatisierung | Durchschnittliche Kosten pro Rechnung ohne Automatisierung | Kostenunterschied pro Rechnung durch Automatisierung |
|---|---|---|---|
| Weniger als 20.000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20.000–100.000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Mehr als 100.000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Unabhängig von Ihrem Rechnungsvolumen können Automatisierung von AP, Rechnungen und Ausgaben Ihnen tausende Dollar über all Ihre Rechnungen hinweg sparen. Neben der Senkung der Verarbeitungskosten für Rechnungen ersparen AP-Automatierungssysteme der Abteilung für Kreditorenbuchhaltung viel Zeit und Ressourcen – so dass sie sich auf Aufgaben konzentrieren kann, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Der AP-Automatisierungsprozess beginnt, wenn Sie eine Rechnung erhalten. Eine End-to-End-Automatisierungslösung kann zusätzliche Informationen aus der Rechnung extrahieren, den gesamten AP-Workflow ausführen und die Zahlung abwickeln.
Jedes AP-Automatisierungssystem besteht aus drei Komponenten:
Organisation von Rechnungen und Belegen
Ein AP-Automatisierungssystem organisiert Rechnungen aus mehreren Quellen, einschließlich der Rechnungen in Ihrem Posteingang, Rechnungen, die über ein Lieferantenportal eingehen, und Rechnungen, die Ihnen auf Papier zugestellt werden. Das System wandelt papierbasierte Rechnungen in elektronische Rechnungen um.
CFOs, die der Abteilung für Kreditorenbuchhaltung helfen möchten, Zeit durch die Automatisierung manueller Aufgaben zu sparen, können sich auf AP-Automatisierungssoftware verlassen, da die Abteilung Rechnungen nicht mehr selbst sortieren und organisieren muss.
Genehmigung, Bezahlung und Abgleich von Rechnungen
Sobald die AP-Automatisierungssoftware die Informationen aus den Rechnungen extrahiert und in das System eingefügt hat, müssen die zuständigen AP-Teammitglieder die Rechnung freigeben.
Das System leitet die Rechnung automatisch an das richtige Teammitglied weiter. Dieses Teammitglied muss die Rechnung auf Richtigkeit und Einhaltung der vertraglichen Bedingungen prüfen. In einigen Systemen können Sie den Vertragsabgleich automatisieren, sodass dieser Schritt ebenfalls automatisiert wird.
Das System sendet die freigegebenen Rechnungen an Ihre Buchhaltungssoftware oder das ERP-System zur Zahlung.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, gleicht das AP-System die Rechnungen mit dem Betrag und den Empfängern in Ihrem Kontoauszug ab.
Dokumentation und Prüfung
Alle Rechnungen und Zahlungen werden in einer Datenbank erfasst, sodass Sie später einfach darauf zugreifen können. Außerdem sorgt die Ausführung des vollständigen Kreditorenbuchhaltungs-Workflows in einem einzigen System für eine Prüfspur. Sie können eine spezifische Rechnung oder Zahlung jederzeit während einer Prüfung nachverfolgen, ohne großen Aufwand.
AP-Automatisierungssoftware vs. Do-it-yourself-Automatisierung
Sie können eine Kreditorenautomatisierungs-Lösung nutzen oder den DIY-Ansatz wählen. Wenn Sie keine technischen Vorkenntnisse haben, ist es einfacher, eine Software zu verwenden. Der DIY-Ansatz erfordert ein gewisses technisches Verständnis, selbst wenn Sie ein No-Code-Tool nutzen.
Die einfachere Wahl: AP-Automatisierungssoftware
Kreditorenautomatisierungssoftware ist kostenpflichtig. Wählen Sie jedoch die richtige Lösung, wird sich die Investition durch Zeitersparnis sowie schnellere und effizientere Abläufe mehr als auszahlen.
So setzt eine Kreditorenautomatisierungssoftware den Prozess der Kreditorenbuchhaltung um:
- Digitalisierung von Rechnungsdaten: AP-Automatisierungssoftware nutzt OCR, um Rechnungen auszulesen und in digitale Daten umzuwandeln. Alternativ können Sie Ihre Lieferanten dazu befähigen, elektronische Rechnungen direkt einzureichen.
- Rechnungsabgleich: Das System vergleicht Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferbelegen. Automatischer Abgleich sorgt dafür, dass alle Rechnungen korrekt und vertragsgemäß sind.
- Rechnung zur Freigabe weiterleiten: Das System leitet die Rechnung anhand vordefinierter Regeln an das zuständige Teammitglied oder die entsprechende Abteilung weiter. Sie können zudem Benachrichtigungen oder Erinnerungen einrichten, um eine rechtzeitige Freigabe sicherzustellen.
- Zahlung: Sobald eine Rechnung freigegeben ist, veranlasst das AP-Automatisierungssystem die Zahlung oder plant diese gemäß Ihren Vertragsbedingungen. So nutzen Sie das verfügbare Zahlungsziel optimal und verbessern Ihren Cashflow. Alternativ kann das System Zahlungen auch in Echtzeit durchführen, wenn ein Skonto für vorzeitige Zahlung verfügbar ist. Außerdem werden relevante Informationen an Ihr Buchhaltungssystem übermittelt, das wiederum Ihre Bilanz aktualisiert.
- Abgleich: Nach der Auszahlung der Zahlungen gleicht das System die Beträge mit dem Kontoauszug ab, um sicherzustellen, dass Beträge und Empfänger korrekt sind.
- Berichterstattung: Einer der größten Vorteile einer AP-Automatisierung ist das umfangreiche Reporting. Das System nutzt Daten, die während der Prozesse gesammelt werden, um detaillierte Berichte zu erstellen. Diese enthalten Informationen darüber, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, und unterstützen Sie dabei, Einsparpotenziale zu identifizieren.
Vollständige Automatisierungssoftware macht Papierbelege überflüssig. Sie übernimmt manuelle Prozesse, sodass sich Ihr Kreditoren-Team auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Die kostenbewusste Wahl: Do-it-yourself-AP-Automatisierung
Wenn Sie Ihre AP-Prozesse selbst automatisieren, sparen Sie zwar Geld, allerdings kann der Zeitaufwand hoch sein.
Am einfachsten automatisieren Sie Ihren Kreditorenworkflow mit einem No-Code-Automatisierungstool wie Zapier. Sie können Zapier beispielsweise so konfigurieren, dass es automatisch Informationen aus Ihren Rechnungen ausliest. Beachten Sie aber, dass es bei der Nutzung von No-Code-Automatisierungstools Herausforderungen gibt. Zum einen muss das Tool sich mit den anderen Software-Lösungen für Rechnungsstellung, Datenerfassung und Zahlungen verbinden lassen.
Wenn das Automatisierungstool sich nicht mit einer der Lösungen verbinden lässt, können Sie keinen End-to-End-Automatisierungs-Workflow erstellen. Der genaue Ablauf zur Einrichtung Ihrer Kreditorenautomatisierung hängt von den genutzten Tools ab. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist Zapier eine gute Wahl.
Möchten Sie jedoch direkt mit der Workflow-Automatisierung starten und Support erhalten, wenn etwas nicht funktioniert, ist es besser, in eine vollständige AP-Automatisierungs-Lösung zu investieren.
Vorteile der AP-Automatisierung
Neben der Optimierung der Arbeitsabläufe im Kreditorenbereich bietet eine AP-Automatisierung Vorteile in verschiedenen Unternehmensbereichen. Hier die wichtigsten Vorteile von AP-Automatisierung:
Kosteneinsparungen
AP-Automatisierung spart in vielerlei Hinsicht Kosten. Beispielsweise sind Automatisierungssysteme mit Geschäftsanwendungen verknüpft, wodurch manuelle Übertragungen entfallen.
Auch passieren bei der Nutzung von Software weniger Fehler, was später Zeit bei der Korrektur spart.
Da Sie durch AP-Automatisierung Rechnungen und Zahlungen schneller bearbeiten, können Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen besser nutzen.
Frühzahlungsrabatte zu erhalten, kann ohne Automatisierung eine echte Herausforderung sein—laut IOFM nutzen die meisten Unternehmen weniger als 21 % der angebotenen Frühzahlungsrabatte, und 12 % der Unternehmen nehmen überhaupt keine Frühzahlungsrabatte in Anspruch.
Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Effiziente Prozesse helfen, die Kosten der Kreditorenbuchhaltung zu senken, Genehmigungszyklen zu beschleunigen und ermöglichen es, die Ressourcen auf wertschöpfende Aufgaben wie die Analyse von Ausgabemustern zu konzentrieren. Gleichzeitig steigern sie die Produktivität der Mitarbeitenden.
Automatisierungssoftware für Kreditorenbuchhaltung erhöht außerdem die Genauigkeit, da sie nicht dem Risiko menschlicher Fehler ausgesetzt ist wie Ihr Personal. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit für menschliche Fehler, was insbesondere mit Blick auf die Steuerzeit von Vorteil ist.
Genauigkeit ist entscheidend, da sie Ihnen hilft, konform zu bleiben, Vertrauen bei Lieferanten und Stakeholdern aufzubauen und korrekte Berichte zu erstellen, die fundierte finanzielle Entscheidungen ermöglichen.
Teamzusammenarbeit
Teams, die für die Erfassung und Genehmigung von Rechnungen zuständig sind, erhalten in Echtzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Dokumente, was hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren. So können Teams gemeinsam an Rechnungen arbeiten, ohne dass die Dokumente erst gesucht, Details per E-Mail oder Telefon abgestimmt oder Fehler korrigiert werden müssen.
Alle Teams—Kreditorenbuchhaltung, Finanz- und Rechnungswesen—können unabhängig vom Standort dieselben Daten einsehen. Das ermöglicht eine schnellere Klärung von Diskrepanzen.
Beispielsweise kann die Kreditorenabteilung bei einer Lieferantenanfrage zu einer Zahlungsdiskrepanz gemeinsam mit dem Rechnungswesen sprechen und sich direkt auf die Transaktion im System beziehen, ohne sie manuell im Kontoauszug suchen zu müssen. Dank zentralisiertem Zugriff auf die Daten der Kreditorenbuchhaltung können Fragen des Lieferanten effizienter gelöst werden.
Verbesserte Lieferantenzufriedenheit
AP-Automatisierungssysteme bieten auch Vorteile außerhalb Ihres Unternehmens. Die konsequente pünktliche Zahlung von Lieferanten schafft ein gutes Verhältnis, wodurch Sie als bevorzugter Geschäftspartner gelten. Dieses Verhältnis kann ein Vorteil sein, wenn Sie eine dringende Lieferung oder Unterstützung in einer schwierigen Situation benötigen.
Datenbasierte Entscheidungsfindung
Daten sind der Treibstoff für das Wachstum Ihres Unternehmens, da sie es ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Tatsächlich gehören die 40 % der Unternehmen, die datenbasierte Entscheidungen treffen, zu den leistungsstärksten im Vergleich zu jenen, die sich auf das Bauchgefühl verlassen.
AP-Automatisierungslösungen konsolidieren alle Transaktionsdaten in Echtzeit und nutzen diese Informationen zur Erstellung interaktiver Diagramme und detaillierter Berichte.
Diese Diagramme und Berichte bieten den Finanzteams Transparenz, Einblicke und die Möglichkeit, finanzielle Kennzahlen zu verfolgen, die für strategische Entscheidungen notwendig sind.
Betrugsprävention
Betrugsprävention ist eine große Herausforderung.
Warum? Laut der PwC Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 hat mehr als die Hälfte der großen Unternehmen jedes Jahr mit irgendeiner Form von rechnungsbezogenem Betrug zu kämpfen.
Um einen Eindruck der möglichen Kosten zu bekommen: Einer Umfrage von The Financial Professional Census Report 2022 unter 2.750 leitenden Finanzfachleuten zufolge liegt der durchschnittlich geschätzte jährliche Schaden durch Rechnungsbetrug bei $280,000 je mittelständischem Unternehmen.
KI-gestützte Automatisierungslösungen können Unstimmigkeiten in Transaktionen erkennen und so das Potenzial für Betrugsversuche verringern. Das System überwacht sämtliche Transaktionen und informiert das zuständige Teammitglied, sobald eine Unregelmäßigkeit festgestellt wird.
Die besten Systeme verfügen über integrierte Sicherheits- und Kontrollfunktionen, die es erleichtern, Betrug zu erkennen und den Verantwortlichen zu identifizieren. Betrugsprävention ist entscheidend, um Compliance sicherzustellen und Vermögenswerte zu schützen.
Implementierung von AP-Automatisierungssoftware
Insgesamt ist Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung der Schlüssel zur Senkung der Kosten bei der Automatisierung von AP-Prozessen. Hier einige schnelle Umsetzungstipps für den Einstieg:
- Ermitteln Sie Ihre Anforderungen: Was sind die Ziele Ihres Unternehmens und wie wird Ihnen die AP-Automatisierung helfen? Finden Sie die Antwort auf diese Frage, bevor Sie sich nach Lösungen umschauen.
- Stellen Sie Ihr Team zusammen: Wie bei jeder Software-Einführung müssen Sie ein Kernteam zusammenstellen, von Stakeholdern über IT, Einkauf, Buchhaltung und mehr. Finden Sie während dieses Prozesses heraus, wer Ihr Umsetzungsteam sein wird.
- Recherchieren Sie: Wenn Sie bereit sind, mit dem Bau oder dem Einkauf zu beginnen, ist es wichtig, potenzielle Anbieter zu recherchieren, die zu Ihren Kriterien passen. Scheuen Sie sich nicht, nach Demos zu fragen, wenn diese angeboten werden, und melden Sie sich für kostenlose Testversionen an, um ein echtes Gefühl für die Lösung zu bekommen.
Wenn Sie alles beisammen haben und dennoch unsicher sind, wie Sie starten sollen, habe ich einige meiner Top-AP-Softwareanbieter zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Bringen Sie AP auf Autopilot
AP-Teams haben bereits alle Hände voll zu tun. Anstatt sie Zeit für manuelle Dateneingabe und die Umwandlung physischer Lieferantenrechnungen in E-Rechnungen verbringen zu lassen, ermöglichen Sie ihnen, sich auf strategische Aufgaben wie die Analyse von Cashflows und Ausgabemustern zu konzentrieren.
Verwenden Sie AP-Automatisierungssoftware, um Rechnungsfreigabe, Zahlungsabwicklung und andere manuelle Aufgaben in Ihrem Workflow zu automatisieren. So können Sie Ihre Gesamtkosten für AP senken, Ihr AP-Team dazu befähigen, mehr zu leisten, und intelligentere Entscheidungen auf Basis von echten Daten treffen.
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, abonnieren Sie den Newsletter des CFO Clubs, um jede Woche weitere Tipps direkt in Ihr Postfach zu erhalten.
