Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Ein vollständiger Leitfaden
Die Kosten für Kreditorenbuchhaltung können sich schnell summieren. Moderne Unternehmen nutzen Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, um die Kosten für den Betrieb der Kreditorenabteilung zu minimieren.
AP-Automatisierungssoftware nutzt Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), intelligente Dokumentenverarbeitung und natürliche Sprachverarbeitung. Diese Technologien helfen dabei, Rechnungen zu bearbeiten, datenbasierte Entscheidungen zu treffen sowie Daten aus Rechnungen zu extrahieren und in Ihr Buchhaltungssystem zu übertragen.
In diesem Leitfaden erkläre ich die Bedeutung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und wie sie den Ablauf der Kreditorenbuchhaltung optimieren kann.
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Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP Automation) ist der Prozess, bei dem Software eingesetzt wird, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Diese Systeme verwenden moderne Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), optische Zeichenerkennung (OCR) und KI zur Automatisierung von Prozessen.
Zum Beispiel können AP-Lösungen Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen. Alternativ können Sie das System so konfigurieren, dass Rechnungen automatisch an ein Teammitglied entsprechend Ihres Freigabeprozesses weitergeleitet werden.
Lokale vs. Cloud-basierte AP-Lösungen
Kreditorenbuchhaltungs-Lösungen können entweder lokal installiert oder cloud-basiert sein. Lokale AP-Software läuft in der Regel auf der Hardware-Infrastruktur eines Unternehmens, während Cloud-basierte Lösungen von überall und jederzeit zugänglich sind.
Auch wenn cloud-basierte Lösungen eigene Risiken mit sich bringen (z. B. potenzielle Datenverstöße, Softwareausfälle), überwiegen die Vorteile wie einfache Anpassbarkeit, teamübergreifende Zusammenarbeit und erhöhte Transparenz häufig diese Nachteile.
Hilft die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wirklich so viel?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Ihnen eine beträchtliche Menge Geld sparen. Laut einem Bericht des IOFM liegen die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen je nach Volumen bei:
| Rechnungsvolumen | Durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung mit Automatisierung | Durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung ohne Automatisierung | Kostenunterschied pro Rechnung durch Automatisierung |
|---|---|---|---|
| Weniger als 20.000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20.000–100.000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Mehr als 100.000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Unabhängig von Ihrem Rechnungsvolumen können AP-, Rechnungs- und Spesenautomation Ihnen tausende Dollar über alle Ihre Rechnungen hinweg sparen. Zusätzlich zu den geringeren Kosten für die Rechnungsbearbeitung sparen AP-Automatisierungssysteme der Kreditorenabteilung viel Zeit und Ressourcen, sodass sie sich auf Aufgaben konzentrieren kann, die menschliches Fingerspitzengefühl erfordern.
Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Der AP-Automatisierungsprozess beginnt, wenn Sie eine Rechnung erhalten. Eine End-to-End-Automatisierungslösung kann zusätzliche Informationen aus der Rechnung extrahieren, den gesamten AP-Workflow ausführen und die Zahlung bearbeiten.
Jedes AP-Automatisierungssystem besteht aus drei Komponenten:
Organisation von Rechnungen und Belegen
Ein AP-Automatisierungssystem organisiert Rechnungen aus verschiedenen Quellen, einschließlich Ihrer E-Mail-Inbox, eines Lieferantenportals empfangene Rechnungen sowie per Post zugeschickte Papierrechnungen. Das System wandelt papierbasierte Rechnungen in elektronische Rechnungen um.
Finanzleiter, die der Kreditorenabteilung helfen möchten, Zeit durch das Automatisieren manueller Aufgaben zu sparen, können auf Automatisierungssoftware vertrauen, da die Kreditorenbuchhaltung Rechnungen nicht mehr eigens sortieren und ordnen muss.
Freigeben, Bezahlen und Abgleichen von Rechnungen
Nachdem die AP-Automatisierungssoftware die Informationen aus den Rechnungen extrahiert und ins System eingepflegt hat, müssen die zuständigen Mitglieder des AP-Teams die Rechnung genehmigen.
Das System leitet die Rechnung automatisch an das richtige Teammitglied weiter. Das Teammitglied muss die Rechnung auf Richtigkeit und Einhaltung der vertraglichen Bedingungen prüfen. In einigen Systemen können Sie auch den Vertragsabgleich automatisieren, um diesen Schritt zu übernehmen.
Das System sendet die freigegebenen Rechnungen an Ihre Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System zur Zahlung.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, gleicht das AP-System die Rechnungen mit den Beträgen und Empfängern in Ihrem Kontoauszug ab.
Archivierung und Audit
Alle Rechnungen und Zahlungen werden in einer Datenbank erfasst, sodass Sie bei Bedarf später darauf zugreifen können. Zudem hilft die gesamte Abwicklung des Kreditorenprozesses in einem einzigen System dabei, eine Prüfspur zu erzeugen. Sie können bei einer Prüfung jederzeit eine bestimmte Rechnung oder Zahlung ohne großen Aufwand nachverfolgen.
AP-Automatisierungssoftware vs. Do-it-yourself-Automatisierung
Sie können entweder eine AP-Automatisierungslösung nutzen oder einen DIY-Ansatz verfolgen. Wenn Sie technisch nicht versiert sind, ist es einfacher, eine Software zu verwenden. Der DIY-Ansatz erfordert technisches Wissen, selbst wenn Sie ein No-Code-Tool einsetzen.
Die einfachere Wahl: AP-Automatisierungssoftware
Lösungen für die AP-Automatisierung sind kostenpflichtig. Aber wählen Sie die richtige Software, dann sparen Sie durch effizientere und schnellere Prozesse mehr Zeit und Kosten ein, als Sie investieren.
So führt eine Software für die Kreditorenautomatisierung den gesamten Kreditorenprozess aus:
- Digitalisierung von Rechnungsdaten: AP-Automatisierungssoftware nutzt OCR-Technologie, um Rechnungen auszulesen und in digitale Daten zu konvertieren. Alternativ können Sie Ihren Lieferanten ermöglichen, elektronische Rechnungen direkt einzureichen.
- Rechnungsabgleich: Das System vergleicht die Rechnungsdaten mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen. Automatischer Abgleich stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und gemäß Vertrag sind.
- Rechnungsfreigabe: Das System leitet die Rechnung anhand vorkonfigurierter Regeln an das zuständige Teammitglied oder die entsprechende Abteilung weiter. Sie können auch Benachrichtigungen bzw. Erinnerungen einrichten, damit die Freigabe rechtzeitig erfolgt.
- Zahlung: Sobald eine Rechnung als freigegeben markiert ist, führt das AP-Automatisierungssystem die Zahlung aus oder plant sie entsprechend den Vertragsbedingungen. Dadurch nutzen Sie den bestehenden Kreditzeitraum und optimieren den Cashflow. Alternativ kann das System Zahlungen in Echtzeit ausführen, wenn ein Skonto für frühzeitige Zahlung verfügbar ist. Das System überträgt außerdem die relevanten Informationen an Ihr Buchhaltungssystem, welches wiederum Ihre Bilanz aktualisiert.
- Abstimmung: Nachdem die Zahlungen erfolgt sind, gleicht das System die Zahlungen mit den Angaben auf dem Kontoauszug ab und stellt so sicher, dass Beträge und Empfänger korrekt sind.
- Berichtswesen: Einer der größten Vorteile der AP-Automatisierung: aufschlussreiche Berichte. Das System nutzt die bei den AP-Prozessen erfassten Daten zur Erstellung detaillierter Auswertungen. Diese Berichte zeigen, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, und helfen Ihnen, Einsparpotenziale zu identifizieren.
Durchgängige Automatisierungssoftware macht Papierrechnungen überflüssig. Die Software übernimmt die manuellen Abläufe, sodass sich Ihre Kreditorenabteilung auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Die budgetfreundliche Wahl: DIY-AP-Automatisierung
Wenn Sie Ihre AP-Prozesse selbst automatisieren, sparen Sie zwar Geld, aber es kann sehr zeitaufwendig sein.
Am einfachsten gelingt die Automatisierung Ihres Workflows mit einem No-Code-Tool wie Zapier. Sie können beispielsweise Zapier so konfigurieren, dass es Informationen aus Ihren Rechnungen extrahiert. Bedenken Sie jedoch, dass hierfür einige Herausforderungen bestehen. Das wichtigste ist, dass das gewählte No-Code-Tool mit den anderen Softwarelösungen, die Sie für Rechnungsstellung, Dateneingabe und Zahlungen verwenden, integriert werden muss.
Wenn das Automatisierungstool mit einer der Anwendungen nicht kompatibel ist, können Sie keinen lückenlosen Automatisierungs-Workflow erstellen. Der genaue Ablauf der Eigenimplementierung hängt von den eingesetzten Tools ab. Wenn Sie unsicher sind, wo Sie beginnen sollen, ist Zapier wahrscheinlich die beste Wahl.
Wenn Sie jedoch direkt mit vollautomatischen Workflows starten und Support erhalten möchten, sollten Sie besser in eine umfassende AP-Automatisierungslösung investieren.
Vorteile der AP-Automatisierung
Neben der Optimierung des Workflows im Kreditorenbereich bietet die AP-Automatisierung Vorteile in verschiedenen Unternehmensbereichen. Hier sind die wichtigsten Pluspunkte der AP-Automatisierung:
Kosteneinsparungen
AP-Automatisierung spart auf mehreren Ebenen Kosten ein. Automatisierungssysteme lassen sich zum Beispiel mit Geschäftsanwendungen integrieren, sodass Informationen nicht mehr manuell übertragen werden müssen.
Einer der wichtigsten Vorteile von Kreditorenbuchhaltungssoftware ist, dass sie Fehler verhindert und dadurch Zeit spart, die in die Korrektur dieser Fehler investiert werden müsste.
Da die AP-Automatisierung die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen beschleunigt, können Sie von Skonti für frühzeitige Zahlungen profitieren.
Frühzahlungsrabatte zu erhalten, kann ohne Automatisierung eine große Herausforderung sein – laut IOFM nutzen die meisten Unternehmen weniger als 21 % der angebotenen Frühzahlungsrabatte, und 12 % der Unternehmen nehmen überhaupt keine solche Rabatte in Anspruch.
Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Effiziente Prozesse helfen, die Kosten der Kreditorenbuchhaltung zu senken, Genehmigungszyklen zu beschleunigen, Ressourcen für wertschöpfendere Aufgaben wie die Analyse von Ausgabemustern freizusetzen und die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung verbessert auch die Genauigkeit, da sie nicht den Risiken menschlicher Fehler unterliegt wie Ihr Personal. Durch die Automatisierung von Prozessen in der Kreditorenbuchhaltung minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, was besonders im Vorfeld der Steuerzeit von Vorteil ist.
Genauigkeit ist entscheidend, da sie hilft, die Compliance sicherzustellen, Vertrauen bei Lieferanten und Stakeholdern aufzubauen und präzise Berichte zu erstellen, die kluge finanzielle Entscheidungen ermöglichen.
Teamzusammenarbeit
Teams, die an der Erfassung und Freigabe von Rechnungen beteiligt sind, haben in Echtzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Dateien, was hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren. Dadurch können Teams gemeinsam an Rechnungen arbeiten, ohne sich erst aufwendig das Dokument heraussuchen, Details per E-Mail oder Telefon bestätigen oder mit Ungenauigkeiten kämpfen zu müssen.
Alle Teams – Kreditoren, Finanzen und Buchhaltung – können dieselben Daten unabhängig vom Standort einsehen. So können Teams Unstimmigkeiten schneller lösen.
Beispielsweise kann, wenn ein Lieferant wegen einer Zahlungsdifferenz anruft, die Kreditorenbuchhaltung mit der Buchhaltung sprechen und gemeinsam direkt im System auf die betreffende Transaktion zugreifen, ohne sie manuell im Kontoauszug suchen zu müssen. Dank des zentralen Zugriffs auf die AP-Daten lässt sich so die Anfrage des Lieferanten viel effizienter klären.
Bessere Lieferantenzufriedenheit
Automatisierungssysteme in der Kreditorenbuchhaltung bieten auch Vorteile außerhalb Ihres Unternehmens. Lieferanten regelmäßig pünktlich zu bezahlen, schafft ein gutes Verhältnis und macht Sie zu einem bevorzugten Geschäftspartner. Das kann besonders wertvoll sein, wenn einmal eine eilige Lieferung erforderlich ist oder Sie in einer schwierigen Lage auf Unterstützung angewiesen sind.
Datenbasierte Entscheidungsfindung
Daten sind der Treibstoff für das Wachstum Ihres Unternehmens, denn sie helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Tatsächlich sind die 40 % der Unternehmen, die datenbasierte Entscheidungen treffen, ihrer Konkurrenz deutlich voraus, im Vergleich zu jenen, die sich auf ihr Bauchgefühl verlassen.
Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung konsolidieren alle Transaktionsdaten in Echtzeit. Diese Informationen werden genutzt, um interaktive Schaubilder und detaillierte Berichte zu erstellen.
Diese Schaubilder und Berichte bieten Finanzteams Transparenz, Einblicke und die Möglichkeit, finanzielle Kennzahlen nachzuverfolgen, die für strategische Entscheidungen benötigt werden.
Betrugsprävention
Betrugsprävention ist eine große Herausforderung.
Warum das so ist: Laut der Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 von PwC erleben mehr als die Hälfte der großen Unternehmen jedes Jahr irgendeine Form von rechnungsbezogenem Betrug.
Um die Dimensionen der Kosten einzuordnen: Laut dem Financial Professional Census Report 2022, für den 2.750 leitende Finanzexperten befragt wurden, beläuft sich der geschätzte durchschnittliche jährliche Schaden durch Rechnungsbetrug auf $280.000 pro mittelständischem Unternehmen.
Automatisierungslösungen, die auf KI basieren, können Unstimmigkeiten in Transaktionen erkennen und so die Wahrscheinlichkeit senken, dass diese Betrugsversuche erfolgreich sind. Das System überwacht sämtliche Transaktionen und benachrichtigt das zuständige Teammitglied bei einer Unregelmäßigkeit.
Die besten Systeme verfügen über eingebaute Sicherheits- und Verantwortlichkeitsfunktionen, die es erleichtern, Betrug zu erkennen und den verantwortlichen Verursacher zu identifizieren. Betrugsprävention ist entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und den Schutz Ihrer Vermögenswerte.
Implementierung von AP-Automatisierungssoftware
Insgesamt ist Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung der Schlüssel, um die Kosten für automatisierte AP-Prozesse zu senken. Hier sind einige schnelle Tipps für die Einführung, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:
- Bestimmen Sie Ihre Anforderungen: Was sind die Unternehmensziele und wie kann die AP-Automatisierung dazu beitragen? Klären Sie diese Frage, bevor Sie mit der Auswahl beginnen.
- Stellen Sie Ihr Team zusammen: Wie bei jedem Software-Launch müssen Sie ein Kernteam zusammenstellen – von Stakeholdern bis IT, Beschaffung, Buchhaltung und mehr. Finden Sie im Verlauf heraus, wer Teil Ihres Einführungs-Teams sein wird.
- Recherchieren Sie: Wenn Sie bereit sind, zu entwickeln oder auszuwählen, ist es wichtig, mögliche Anbieter zu recherchieren, die Ihren Kriterien entsprechen. Scheuen Sie sich nicht, nach Demos zu fragen, wenn diese angeboten werden, und melden Sie sich für kostenlose Testversionen an, um die Lösung wirklich kennenzulernen.
Sobald Sie alles beisammen haben und immer noch unsicher sind, wie Sie starten sollen, habe ich einige meiner besten AP-Software-Anbieter zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Bringen Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung auf Autopilot
AP-Teams haben schon jetzt alle Hände voll zu tun. Anstatt sie Zeit für manuelle Dateneingabe und das Umwandeln von Lieferantenrechnungen in E-Rechnungen aufwenden zu lassen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, an strategischen Aufgaben wie der Analyse von Cashflows und Ausgabenmustern zu arbeiten.
Nutzen Sie AP-Automatisierungssoftware, um Rechnungsfreigaben, Zahlungsabwicklungen und weitere manuelle Arbeitsschritte im Workflow zu automatisieren. Dadurch können Sie Ihre gesamten AP-Kosten senken, Ihr AP-Team stärken und dank echter Daten klügere Entscheidungen treffen.
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