10 Best Practices für Kreditorenbuchhaltung, um die Liquidität im Jahr 2026 zu maximieren
Das Management der Liquidität ist unverzichtbar; wird es falsch gemacht, ist die Existenz Ihres Unternehmens gefährdet. Wenn diese Liquiditätsprobleme unbeachtet bleiben, könnten Sie ernsthafte Schwierigkeiten bekommen – insbesondere in einem Markt, in dem kurzfristiges Kapital schwer zu finden ist.
Jetzt ist nicht die Zeit, knapp bei Kasse und voll im Lagerbestand zu sein – oder beides zugleich.
Nicht, wenn die Zinssätze doppelt so hoch sind wie noch vor einem Jahr und revolvierende Kredite schwer zu bekommen sind.
Nicht, wenn der Internationale Währungsfonds prognostiziert, dass die fortgeschrittenen Volkswirtschaften der Welt im nächsten Jahr nur um 1,4 % wachsen werden.
Harvard Business Review
Es gibt verschiedene Ansätze für das Liquiditätsmanagement. In diesem Leitfaden konzentriere ich mich auf Best Practices für Verbindlichkeiten – einem der meist übersehenen Bereiche des Finanzmanagements.
So messen Sie Liquidität
Liquiditätskennzahlen sind der schnellste Weg, um Einblicke in die Liquidität Ihres Unternehmens zu erhalten. Hier sind einige gängige Liquiditätskennzahlen:
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- Current Ratio (aktuelle Kennzahl): Die Current Ratio ist die großzügigste Liquiditätskennzahl, denn sie misst die Liquidität über ein volles Jahr. Sie gibt das Verhältnis von kurzfristigen Vermögenswerten zu kurzfristigen Verbindlichkeiten an. Während das ideale Verhältnis je nach Unternehmen variiert, signalisiert eine Ratio größer als eins, dass Sie über genügend Liquidität verfügen, um Ihre kurzfristigen Verbindlichkeiten zu bezahlen. Die Formel lautet:
Current Ratio = Umlaufvermögen ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten
- Quick Ratio (Schnelltest-Quote): Die Quick Ratio ist etwas strenger als die Current Ratio, da sie sich nur auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, kurzfristige Anlagen und liquide Mittel konzentriert. Vorräte und andere kurzfristige Vermögenswerte werden ausgeschlossen. Der Hintergrund ist, dass es schwieriger ist, Vorräte sofort in Bargeld umzuwandeln als andere kurzfristige Vermögenswerte. Die Formel zur Berechnung der Quick Ratio lautet:
Quick Ratio = [Forderungen aus Lieferungen und Leistungen + kurzfristige Anlagen + liquide Mittel] ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten
- Cash Ratio (Bargeldquote): Die Cash Ratio ist die konservativste aller Liquiditätskennzahlen. Sie schließt alle kurzfristigen Vermögenswerte außer Bargeld und Bargeldäquivalenten aus. Man kann sie als Bewertung der Liquidität im Notfall betrachten. Wenn Sie alle kurzfristigen Verbindlichkeiten sofort begleichen müssten, hätten Sie genügend Bargeld dafür? Hier die Formel:
Cash Ratio = liquide Mittel ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten
Diese Kennzahlen helfen, den Ausgangspunkt zu bestimmen und die Entwicklung bei der Verbesserung der Liquidität zu verfolgen. Mit dieser Grundlage sprechen wir nun über die Best Practices für Verbindlichkeiten, die Sie zur Maximierung Ihrer Liquidität anwenden sollten.
10 Best Practices für Verbindlichkeiten
Einige dieser Praktiken lassen sich automatisieren, andere erfordern etwas Abstimmung. Sie alle aber helfen dabei, Ihre Liquiditätslage zu verbessern und Sie aus der Gefahrenzone zu holen.
1. Rechnungen priorisieren
Priorisieren Sie Rechnungen anhand folgender Faktoren:
- Opportunitätskosten (Rendite von marktfähigen Wertpapieren oder anderen liquiden Mitteln)
- Verfügbarkeit von Skonto für vorzeitige Zahlung
Das frühzeitige Bezahlen von Rechnungen zieht Opportunitätskosten nach sich. Das frühzeitig gezahlte Geld hätte alternativ in marktfähige Wertpapiere mit einer bestimmten Rendite investiert werden können.
Nehmen wir an, eine Rechnung über $50.000 ist in vier Monaten fällig. Nach einem Monat entscheiden Sie, die Rechnung zu bezahlen. Wenn Sie nicht früh zahlen, können Sie das Geld in marktfähigen Wertpapieren parken und beispielsweise für drei Monate eine Rendite von 4 % erzielen. Das bedeutet, Sie verlieren $500 durch die vorzeitige Zahlung, berechnet wie folgt:
Verlust = [Betrag x Rendite (%) x (3 Monate/12 Monate)]
$500 = [$50.000 x 4 % x 3 Monate/12 Monate]
Achten Sie jedoch vor der Entscheidung, die Rechnung erst am Fälligkeitstag zu begleichen, auf Skontomöglichkeiten. Wenn der Verkäufer beispielsweise einen 5 % Rabatt für frühzeitige Zahlung bietet, sparen Sie $2.500 – das verbessert nicht nur Ihren Cashflow, sondern erhöht auch direkt Ihren Gewinn.
Wenn Sie Hunderte von Rechnungen erhalten, sind manuelle Rechnungsfreigabe und Entscheidungsfindung nicht praktikabel. Hier hilft die Automatisierung: Suchen Sie sich eine gute Automatisierungssoftware für Verbindlichkeiten, mit der Sie Prozesse rund um Rechnungen und Verbindlichkeiten automatisieren können. So treffen Sie finanzielle Entscheidungen effizient im großen Stil.
Die besten Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP)
Unser Team hat Tausende von Finanzsoftware-Tools bewertet — dies sind die besten für die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung:
2. Vereinfachen Sie Ihren AP-Workflow
Vereinfachen Sie Ihre Prozesse, um es der Kreditorenbuchhaltung zu erleichtern, Verbindlichkeiten zu überwachen und Strategien zu entwickeln, um die Liquidität zu maximieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie den Prozess der Kreditorenbuchhaltung straffen und Ihr AP-Team unterstützen können:
- Standardisieren Sie Ihre AP-Workflows.
- Identifizieren Sie Engpässe im Prozess und beseitigen Sie diese.
- Automatisieren Sie Ihre AP-Prozesse. Softwarelösungen können Ihnen helfen, die meisten Aufgaben im AP-Bereich zu automatisieren, wie etwa die Zahlungsabwicklung, die automatische Genehmigung von Zahlungen unterhalb eines bestimmten Schwellenwertes und das Abstimmen von Zahlungen mit Rechnungen.
- Bezahlen Sie keine fehlerhaften Rechnungen. Senden Sie diese an den Lieferanten zurück.
- Bearbeiten und stempeln Sie Rechnungen fristgerecht. Führen Sie den Prozess entsprechend den internen Service-Level-Agreements durch.
- Zahlen Sie Rechnungen zum Fälligkeitsdatum. Vermeiden Sie verspätete Zahlungen, da dies Ihre Lieferantenbeziehungen gefährden und zu Säumnisgebühren führen kann.
- Entwickeln Sie Kanäle und Prozesse für die Meldung und Bearbeitung von Ausnahmen.
- Ersetzen Sie Papierrechnungen durch ein Electronic Data Interchange (EDI)-System, das es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen elektronisch einzureichen. EDI-basierte Rechnungen sind einfacher nachzuverfolgen und können Ihnen helfen, Zahlungen automatisch zu genehmigen und zu verbuchen.
3. Formalisieren Sie Ihren AP-Workflow
Das Formalisieren des AP-Workflows gewährleistet Effizienz, Genauigkeit und Compliance. Erstellen Sie einen strukturierten und dokumentierten Workflow, der Richtlinien für bestimmte Bereiche beinhaltet. Hier sind Beispiele für Dinge, die in einen formalisierten AP-Workflow aufgenommen werden sollten.
- Zugriffsrechte einrichten: Beschränken Sie den Zugriff auf AP-Daten nur auf Personen, die diesen benötigen. Software für die Kreditorenbuchhaltung kann Ihnen dabei helfen, Nutzern mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen entsprechend ihrer Rolle Zugriff zu gewähren.
- Interne Kontrollen: Implementieren Sie interne Kontrollen, um Betrug und Unstimmigkeiten zu verhindern, und führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Wirksamkeit dieser Kontrollen sicherzustellen. Starke interne Kontrollen beugen sowohl Betrug als auch menschlichen Fehlern vor, was Zeit spart. Zum Beispiel ist die drei-Wege-Abstimmung eine ausgezeichnete Methode, um AP-Betrug und -Fehler zu verhindern.
- KPIs: Legen Sie KPIs fest, um Verantwortlichkeit zu schaffen. KPIs helfen dem AP-Team zu bewerten, ob ihre Strategien funktionieren. Wenn Sie die Liquidität maximieren möchten, hilft die Überwachung von Liquiditätskennzahlen Ihrem AP-Team, die Wirksamkeit der Strategien zu beurteilen.
4. Verhandeln Sie Zahlungsbedingungen neu
Zahlungsbedingungen sind nicht in Stein gemeißelt. Wenn Sie Ihre Liquidität maximieren möchten, lohnt es sich, mit allen Lieferanten, besonders mit denen, zu denen Sie eine starke Beziehung pflegen, über mögliche Änderungen der Zahlungsbedingungen zu sprechen.
Die meisten Rechnungen weisen eine Zahlungsfrist von 30, 60 oder 90 Tagen aus. Sprechen Sie mit dem Lieferanten über die Möglichkeit einer längeren Kreditlaufzeit oder über Rabatte für frühzeitige Zahlungen. Falls das aktuelle Zahlungsmittel teuer ist, sprechen Sie mit Lieferanten über alternative Zahlungsmethoden. Selbst wenn nur einige Lieferanten zustimmen, könnten Sie einen spürbaren Effekt auf Ihre Liquidität feststellen.
5. Suchen Sie nach Rabatten
Rabatte sind häufig vorteilhafter als längere Zahlungsfristen, sofern Sie sich nicht in einer finanziellen Notlage befinden. Rabatte führen jedoch auch zu einem niedrigeren durchschnittlichen Kassenbestand – das bedeutet, Rabatte steigern die Liquidität kurzfristig nicht, aber sie senken die Barmittelabflüsse langfristig erheblich und verbessern so die Liquidität insgesamt.
6. Automatisieren Sie Ihre AP-Prozesse
Die Automatisierung Ihrer AP-Prozesse entlastet Ihr Team und beseitigt die Komplexität und Ineffizienzen im AP-Bereich. Finden Sie eine AP-Automatisierungslösung, die mehr als nur einfache Dateneingaben erledigen kann.
Zum Beispiel sollte die Software in der Lage sein, Rechnungen automatisch zu scannen und diese in Echtzeit mit den entsprechenden Zahlungen und Bestellungen abzugleichen. Software mit automatisierten Berichtsfunktionen ist entscheidend, um die Liquidität nachzuverfolgen. Berichte, die regelmäßig einen Überblick über Liquiditätskennzahlen und Ausgabenanalysen liefern, versetzen Ihr Team in die Lage, intelligentere Entscheidungen über die AP-Prozesse zur Maximierung der Liquidität zu treffen.
7. Prüfen Sie auf doppelte Zahlungen
Doppelte Zahlungen können zu einem erheblichen Liquiditätsabfluss führen, wenn sie nicht überprüft werden. Selbst bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung sollten Sie regelmäßig sowohl Rechnungen als auch Zahlungen prüfen, um sicherzustellen, dass keine Duplikate vorhanden sind.
Alternativ können Sie den Prozess automatisieren, indem Sie Kreditorenbuchhaltungssysteme verwenden, die über eine integrierte Dublettenerkennung verfügen.
Bestes ganzheitliches AP-Softwarepaket
Wenn Sie ein Tool suchen, das den gesamten AP-Prozess abwickelt, sind dies Ihre besten Optionen:
8. Verträge regelmäßig überprüfen
Überprüfen Sie Verträge regelmäßig, um:
- Möglichkeiten für finanzielle Vorteile zu finden: Verwenden Sie Lieferanten-Scorecards, um Leistungskennzahlen zu überwachen und die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) sicherzustellen. Die Nichteinhaltung von SLAs kann eine gute Möglichkeit für finanzielle Vorteile darstellen.
- Zahlungsbedingungen optimieren: Überprüfen Sie Verträge, um bei Bedarf Zahlungsbedingungen anzupassen und zu optimieren – z. B. basierend auf Veränderungen wie Marktschwankungen. Das Verlängern der Zahlungsziele kann die Days Payable Outstanding (DPO) erhöhen und die Liquidität verbessern.
- Kostensenkungen erkennen und automatische Verlängerungen vermeiden: Vertragsprüfungen helfen Ihnen, Einsparpotenziale zu identifizieren – etwa durch das Streichen nicht genutzter Leistungen oder Nachverhandlungen einer niedrigeren Rate aufgrund von Marktveränderungen. Zudem lassen sich dadurch automatische Vertragsverlängerungen für überflüssige Dienstleistungen verhindern.
9. Arbeiten Sie mit vorab genehmigten Lieferanten
Einige Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung starten bereits, bevor die eigentliche Arbeit beginnt – Stichwort: Lieferantenauswahl.
Die Zusammenarbeit mit vorab genehmigten Lieferanten ist eine ausgezeichnete interne Kontrolle zur Betrugsprävention. Genehmigen Sie Lieferanten im Voraus, indem Sie Faktoren wie folgende bewerten:
- Verfügbarkeit der Produkte
- Preisgestaltung
- Lieferzeiten
- Zuverlässigkeit
Haben Sie eine Liste vorab genehmigter Lieferanten erstellt, so legen Sie eine Masterdatei für die Lieferanten an und erlauben ausschließlich bestimmten Teammitgliedern Zugriff und Bearbeitungsrechte für diese Datei.
Ergänzen Sie alle Daten, darunter die genehmigten Preise und gemeinsam vereinbarte Lieferzeiten, auf der Liste. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter keine Scheinlieferanten im Kreditorensystem anlegen und sich nicht selbst Geld auszahlen oder mit Lieferanten kolludieren, indem sie Preise auf Rechnungen manipulieren.
Das Geld, das Sie nicht verlieren, summiert sich und verbessert Ihre Liquidität.
10. Anti-Betrugsmaßnahmen einbeziehen
Laut einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verlieren US-Unternehmen im Durchschnitt 5 % ihres Bruttoumsatzes durch Betrug, wobei 12 % dieser Betrugsfälle in der Buchhaltungsabteilung auftreten.
Die Implementierung starker Betrugserkennungsmaßnahmen trägt dazu bei, die finanzielle Integrität zu gewährleisten. Interne Kontrollen wie Funktionstrennung, fortschrittliche Software zur Erkennung von Auffälligkeiten und regelmäßige Prüfungen sind entscheidend, um Betrug zu verhindern. Gemeinsam bilden sie eine Spur, die Ihnen nachträglich hilft, Unstimmigkeiten und potenziellen Betrug zu identifizieren.
Liquidität hat große finanzielle Auswirkungen
Längere Perioden mit geringer Liquidität können bei Investoren und Kreditgebern für Unruhe sorgen. Außerdem steigen dadurch die Kosten für kurzfristige Finanzierungen und es kann langfristig zu einem Liquiditätsengpass kommen.
Richtige AP-Prozesse sind ein mächtiger Hebel zur Steuerung der Liquidität; die Befolgung bewährter Kreditorenbuchhaltungspraktiken verschafft Ihnen mehr Kontrolle.
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