10 Tipps für Verbindlichkeiten, um Ihre Liquidität 2026 zu steigern
Das Liquiditätsmanagement ist unverzichtbar; wenn es falsch gemacht wird, steht das Überleben Ihres Unternehmens auf dem Spiel. Und wenn diese Illiquiditätsprobleme unbeachtet bleiben, könnten Sie in ernsthafte Schwierigkeiten geraten – besonders in einem Markt, in dem kurzfristiges Kapital schwer zu beschaffen ist.
Es gibt verschiedene Ansätze für das Liquiditätsmanagement. In diesem Leitfaden konzentriere ich mich auf bewährte Verfahren im Kreditorenmanagement – ein Bereich des Finanzmanagements, der oft übersehen wird.
So messen Sie Liquidität
Liquiditätskennzahlen sind der schnellste Weg, um Einblicke in die Liquidität Ihres Unternehmens zu gewinnen. Hier sind einige gängige Liquiditätskennzahlen:
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- Current Ratio (Liquiditätsgrad 3): Der Current Ratio ist die am wenigsten strenge Liquiditätskennzahl, da er die Liquidität über ein gesamtes Jahr misst. Er zeigt das Verhältnis von kurzfristigen Vermögenswerten zu kurzfristigen Verbindlichkeiten. Während das ideale Verhältnis von Unternehmen zu Unternehmen variiert, zeigt ein Wert größer als eins, dass Sie genug Liquidität haben, um kurzfristige Verbindlichkeiten zu decken. Die Formel lautet:
Current Ratio = Umlaufvermögen ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten
- Quick Ratio (Liquiditätsgrad 2): Die Quick Ratio ist etwas strenger als der Current Ratio, da hierbei nur Forderungen, kurzfristige Investitionen sowie Kassenbestand und Bankguthaben berücksichtigt werden. Vorräte und andere kurzfristige Vermögenswerte werden ausgeschlossen. Die Logik: Vorräte in Liquidität umzuwandeln ist schwieriger als andere kurzfristige Vermögenswerte. So berechnet man die Quick Ratio:
Quick Ratio = [Forderungen + kurzfristige Investitionen + Kassenbestand und Bankguthaben] ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten
- Cash Ratio (Liquiditätsgrad 1): Die Cash Ratio ist die konservativste aller Liquiditätskennzahlen. Sie berücksichtigt ausschließlich Kassenbestand und Bankguthaben. Man kann sie als Notfall-Liquiditätsprüfung betrachten. Könnten Sie alle kurzfristigen Verbindlichkeiten sofort begleichen? Hier die Formel:
Cash Ratio = Kassenbestand und Bankguthaben ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten
Diese Kennzahlen unterstützen Sie beim Aufbau einer Ausgangsbasis und helfen, Verbesserungen bei der Liquidität nachzuverfolgen. Mit dieser Grundlage schauen wir uns jetzt die bewährten Verfahren im Kreditorenmanagement an, die Sie befolgen sollten, um maximale Liquidität zu erreichen.
10 bewährte Verfahren im Kreditorenmanagement
Einige dieser Methoden können automatisiert werden; andere benötigen etwas Rücksprache. So oder so helfen sie Ihnen, Ihre Liquiditätslage zu optimieren und aus der finanziellen Engpasszone herauszukommen.
1. Rechnungen priorisieren
Priorisieren Sie Rechnungen anhand der folgenden Faktoren:
- Opportunitätskosten (Rendite aus marktfähigen Wertpapieren oder anderen liquiden Mitteln)
- Verfügbarkeit von Skonti bei vorzeitiger Zahlung
Das vorzeitige Begleichen von Rechnungen geht mit Opportunitätskosten einher. Das Geld, das Sie früher bezahlt haben, hätte in marktfähigen Wertpapieren zu einem bestimmten Zinssatz investiert werden können.
Nehmen wir an, eine Rechnung über $50.000 ist in vier Monaten fällig. Einen Monat später entscheiden Sie sich, die Rechnung zu begleichen. Wenn Sie nicht vorzeitig zahlen, können Sie das Geld in marktfähigen Wertpapieren anlegen und beispielsweise innerhalb von drei Monaten eine Rendite von 4 % erzielen. Das bedeutet, Sie verlieren $500 durch die frühzeitige Zahlung, berechnet wie folgt:
Verlorenes Geld = [Betrag x Zinssatz (%) x (3 Monate/12 Monate)]
$500 = [$50.000 x 4 % x 3 Monate/12 Monate]
Bevor Sie sich aber entscheiden, die Rechnung exakt am Fälligkeitstag zu bezahlen, achten Sie auf mögliche Skonti. Bietet der Verkäufer einen Skonto von 5 % für frühzeitige Zahlung, sparen Sie $2.500 – das verbessert nicht nur Ihren Cashflow, sondern steigert auch Ihren Gewinn.
Wenn Sie Hunderte von Rechnungen erhalten, ist eine manuelle Rechnungsprüfung und Entscheidungsfindung nicht praktikabel. Hier hilft die Automatisierung Ihres Kreditorenbereichs – suchen Sie sich eine passende Automatisierungslösung für das Kreditorenmanagement, um Prozesse wie Rechnungsprüfung und Freigabe zu automatisieren. So treffen Sie auf breiter Ebene finanziell kluge Entscheidungen.
Die besten Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
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2. Vereinfachen Sie Ihren Kreditorenprozess
Vereinfachen Sie Ihre Prozesse, damit es für die Kreditorenbuchhaltung einfacher wird, Verbindlichkeiten zu überwachen und Strategien zur Minimierung der Liquidität zu entwickeln. Hier sind einige Möglichkeiten, den Prozess der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren und Ihr AP-Team zu unterstützen:
- Standardisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung.
- Identifizieren Sie Engpässe im Ablauf und beseitigen Sie diese.
- Automatisieren Sie Ihre Kreditorenprozesse. Einer der Vorteile von Software für die Kreditorenbuchhaltung ist, dass sie die meisten AP-Aufgaben automatisieren können, wie z. B. Zahlungsabwicklung, automatische Genehmigung von Zahlungen unter einer bestimmten Schwelle und das Abstimmen von Zahlungen mit Rechnungen.
- Zahlen Sie keine fehlerhaften Rechnungen. Senden Sie diese an den Lieferanten zurück.
- Bearbeiten Sie Rechnungen rechtzeitig und versehen Sie diese mit einem Stempel. Führen Sie den Prozess gemäß den internen Service Level Agreements durch.
- Bezahlen Sie Rechnungen am Fälligkeitsdatum. Vermeiden Sie verspätete Zahlungen, da dies Ihre Lieferantenbeziehungen gefährdet und zu Mahngebühren führen kann.
- Entwickeln Sie Kanäle und Prozesse für das Melden und Bearbeiten von Ausnahmen.
- Ersetzen Sie Papierrechnungen durch ein System zum elektronischen Datenaustausch (EDI), das es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen elektronisch einzureichen. Rechnungen auf EDI-Basis sind leichter nachzuverfolgen und können dabei helfen, Zahlungen automatisch zu genehmigen und zu erfassen.
3. Formalisieren Sie Ihren Kreditorenprozess
Die Formalisierung des Kreditorenprozesses trägt zur Effizienz, Genauigkeit und Einhaltung von Richtlinien bei. Erstellen Sie einen strukturierten und dokumentierten Ablauf, der Leitlinien für bestimmte Bereiche enthält. Hier sind Beispiele für Aspekte, die in einen formalisierten Prozess der Kreditorenbuchhaltung aufgenommen werden sollten.
- Zugriffssteuerung einrichten: Beschränken Sie den Zugriff auf AP-Daten auf Personen, die diese benötigen. Software für die Kreditorenbuchhaltung kann Sie dabei unterstützen, Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen je nach Rolle zu autorisieren.
- Interne Kontrollen: Implementieren Sie interne Kontrollen zur Verhinderung von Betrug und Unstimmigkeiten und führen Sie regelmäßige Prüfungen durch, um die Wirksamkeit dieser Kontrollen sicherzustellen. Robuste interne Kontrollen verhindern Betrug und menschliche Fehler und sparen so Zeit. Beispielsweise ist der dreifache Rechnungsabgleich eine großartige Möglichkeit zur Verhinderung von AP-Betrug und Fehlern.
- KPIs: Definieren Sie KPIs zur Schaffung von Verantwortlichkeit. KPIs helfen dem AP-Team dabei zu beurteilen, ob ihre Strategien wirken. Beim Versuch, die Liquidität zu maximieren, helfen Liquiditätskennzahlen dem AP-Team, die Wirksamkeit ihrer Strategien zu bewerten.
4. Zahlungsbedingungen neu verhandeln
Zahlungsbedingungen sind nicht in Stein gemeißelt. Wenn Sie versuchen, die Liquidität zu maximieren, lohnt es sich, mit allen Lieferanten – insbesondere solchen, zu denen Sie eine starke Beziehung pflegen – über mögliche Änderungen der Zahlungsfristen zu sprechen.
Die meisten Rechnungen haben Zahlungsziele von netto 30, 60 oder 90 Tagen. Sprechen Sie mit dem Lieferanten über eine längere Kreditlaufzeit oder Rabatte für frühzeitige Zahlungen. Wenn der aktuelle Zahlungsweg teuer ist, sprechen Sie mit dem Lieferanten über alternative Zahlungsarten. Selbst wenn nur wenige Lieferanten zustimmen, kann dies Ihre Liquidität deutlich verbessern.
5. Rabatte nutzen
Rabatte sind oft vorteilhafter als längere Zahlungsziele, vorausgesetzt, Sie sind nicht in einem Liquiditätsengpass. Allerdings führen Rabatte auch zu einem niedrigeren durchschnittlichen Kassenbestand – das bedeutet, Rabatte erhöhen die Liquidität kurzfristig nicht, reduzieren aber langfristig den Mittelabfluss erheblich und verbessern die Liquidität.
6. Automatisieren Sie Ihre Kreditorenprozesse
Die Automatisierung von AP-Prozessen spart Zeit für Ihr Team und eliminiert die Komplexität und Ineffizienzen der Kreditorenprozesse. Finden Sie eine Lösung zur AP-Automatisierung, die mehr kann als nur die einfache Dateneingabe.
Zum Beispiel sollte die Software in der Lage sein, Rechnungen automatisch zu scannen und diese in Echtzeit mit den entsprechenden Zahlungen und Bestellungen abzugleichen (dies ist auch ein Vorteil von Bestellsoftware). Software mit automatisierten Berichtsfunktionen spielt eine Schlüsselrolle, um die Liquidität im Blick zu behalten. Berichte, die regelmäßig einen Überblick über Liquiditätskennzahlen und Ausgabenanalysen bieten, ermöglichen es Ihrem Team, fundiertere Entscheidungen hinsichtlich der Kreditorenprozesse zu treffen, um die Liquidität zu maximieren.
7. Suchen Sie nach doppelten Zahlungen
Doppelte Zahlungen können zu einem erheblichen Liquiditätsabfluss führen, wenn sie nicht erkannt werden. Selbst bei automatisierter Rechnungsverarbeitung sollten Sie regelmäßig sowohl Rechnungen als auch Zahlungen prüfen, um Duplikate auszuschließen.
Alternativ können Sie den Prozess automatisieren, indem Sie Kreditorensysteme verwenden, die über eine integrierte Dublettenerkennung verfügen.
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8. Überprüfen Sie Verträge regelmäßig
Überprüfen Sie Verträge regelmäßig, um:
- Chancen für finanzielle Vorteile zu entdecken: Verwenden Sie Lieferanten-Scorecards, um Leistungskennzahlen zu überwachen und sicherzustellen, dass die Service Level Agreements (SLAs) eingehalten werden. Eine Nichteinhaltung der SLAs kann eine Möglichkeit für finanzielle Vorteile darstellen.
- Zahlungsbedingungen optimieren: Überprüfen Sie Verträge und prüfen Sie, ob Sie die Zahlungsbedingungen anpassen und optimieren sollten, basierend auf Faktoren wie veränderten Marktbedingungen. Eine Verlängerung der Zahlungsziele kann den Days Payable Outstanding (DPO) erhöhen und die Gesamtliquidität verbessern.
- Kostensenkungen identifizieren und automatische Verlängerungen verhindern: Vertragsüberprüfungen helfen Ihnen, Bereiche mit Einsparpotenzial zu finden, zum Beispiel durch den Wegfall ungenutzter Leistungen oder die Neuverhandlung niedrigerer Preise aufgrund von Marktveränderungen. Zudem können Sie so automatische Vertragsverlängerungen für nicht mehr benötigte Leistungen frühzeitig erkennen und verhindern.
9. Arbeiten Sie mit vorab genehmigten Lieferanten
Einige Best Practices im Kreditorenprozess beginnen bereits vor Aufnahme der Zusammenarbeit – Stichwort: Lieferantenauswahl.
Mit vorab genehmigten Lieferanten zu arbeiten, ist eine ausgezeichnete interne Kontrollmaßnahme, um Betrug zu verhindern. Genehmigen Sie Lieferanten nach Bewertung von Kriterien wie:
- Verfügbarkeit von Produkten
- Preisgestaltung
- Lieferzeiten
- Zuverlässigkeit
Erstellen Sie nach der Auswahl eine zentrale Liste der vorab genehmigten Lieferanten und erlauben Sie nur bestimmten Teammitgliedern Zugriff und Bearbeitung der Lieferantendatei.
Fügen Sie der Liste alle Details hinzu, einschließlich genehmigter Preise und vereinbarter Lieferzeiten. So verhindern Sie, dass Mitarbeitende fiktive Lieferanten im Kreditorensystem anlegen und Gelder auf eigene Konten überweisen oder den Preis auf der Rechnung manipulieren, um mit Lieferanten zu kollaborieren.
Das Geld, das Sie nicht verlieren, summiert sich und verbessert die Liquidität.
10. Integrieren Sie Anti-Betrugs-Maßnahmen
Laut einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verlieren US-Unternehmen im Durchschnitt 5 % ihres Bruttoumsatzes durch Betrug, und 12 % dieser Betrugsfälle treten in der Buchhaltungsabteilung auf.
Starke Betrugserkennungsmaßnahmen stellen die finanzielle Integrität sicher. Interne Kontrollen wie Funktionstrennung, fortschrittliche Software zur Erkennung von Auffälligkeiten und regelmäßige Audits sind entscheidend, um Betrug zu verhindern. Sie greifen zudem ineinander und schaffen eine Prüfspur, mit der Sie rückwirkend Unstimmigkeiten finden können, die auf Betrug hindeuten.
Liquidität hat erhebliche finanzielle Auswirkungen
Dauerhafte Liquiditätsengpässe können Unruhe bei Investoren und Kreditgebern auslösen. Außerdem steigen dadurch die Kosten für die kurzfristige Kapitalaufnahme, was langfristig zu finanziellen Engpässen führen kann.
Kreditorenprozesse sind ein wirksames Instrument zur Steuerung der Liquidität; das Befolgen bewährter Methoden bei der Kreditorenbuchhaltung hilft Ihnen, alles besser im Griff zu behalten.
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