So schreiben Sie eine ERP-Ausschreibung (RFP)
Mit einer Ausschreibung (RFP) definieren Sie Ihre Anforderungen klar, vergleichen Anbieter und sichern sich eine Lösung, die zu Ihren Unternehmenszielen passt.
Verzichten Sie auf eine Ausschreibung (RFP), wenn Ihr Unternehmen klein ist oder Ihre Anforderungen einfach sind – ein direktes Gespräch mit Anbietern könnte schneller gehen.
Erreichen Sie eine bessere Passgenauigkeit und Preiskonditionen, indem Sie mit einer Ausschreibung (RFP) detaillierte Angebote einholen und effektiv verhandeln.
Minimieren Sie das Risiko – mit minimalem Aufwand.
Lassen Sie uns Ihre individuellen Anforderungen kostenlos in eine RFP-Struktur überführen.
Eine RFP, oder Request for Proposal (Aufforderung zur Angebotsabgabe), ist ein Dokument, mit dem Sie Angebote für ein bestimmtes Projekt oder eine Dienstleistung einholen. Sie ist besonders nützlich, wenn Sie ein neues Enterprise Resource Planning (ERP)-System einführen möchten.
Für CFOs und andere Finanzverantwortliche ist sie sinnvoll, um verschiedene Anbieter zu vergleichen und Kostenoptionen abzuwägen.
Eine gut durchdachte RFP hilft Ihnen dabei, die Anbieterauswahl zu strukturieren und Risiken zu minimieren. Sie stellt sicher, dass Sie die richtigen Fragen stellen und die Informationen erhalten, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen.
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Wenn Sie sich auf die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens konzentrieren, finden Sie eine Lösung, die zu Ihren Zielen passt – ganz ohne unnötige Komplikationen.
So legen Sie los.
Brauchen Sie wirklich eine RFP?
Eine RFP ist unerlässlich, wenn Ihre Anforderungen an ERP-Software komplex oder branchenspezifisch sind. Betreiben Sie Ihr Unternehmen in einem regulierten Umfeld oder benötigen Sie umfangreiche Anpassungen, hilft Ihnen eine RFP, alle Aspekte abzudecken.
Auch wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen müssen, um die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsprozesse zu finden, ist sie wichtig. In folgenden Fällen ist eine RFP besonders notwendig:
- Hoher Anpassungsbedarf
- Tätigkeit in regulierten Branchen
- Groß angelegte ERP-Einführungen
- Vergleich von mehreren Anbietern oder ERP-Typen
- Langfristige, strategische Investition
Wann eine RFP überdimensioniert ist
Ist Ihr Unternehmen klein, Ihre Anforderungen sind überschaubar oder Sie haben einen bevorzugten Anbieter, brauchen Sie eventuell keine RFP. In diesen Situationen bringen direkte Gespräche oft schneller ein Ergebnis.
Top-ERP-Lösungen zur Auswahl
Für alle, die eine ERP-RFP erstellen möchten, gilt: Zunächst müssen Sie wissen, welche Anbieter Sie ansprechen wollen. Hier ist meine Liste der 10 besten ERP-Lösungen, damit Sie Ihre Suche optimal starten können:
RFI vs. RFP vs. RFQ: Wo liegen die Unterschiede?
Die Unterschiede zwischen RFI, RFP und RFQ zu verstehen, hilft Ihnen, das passende Dokument für Ihre Anforderungen auszuwählen.
Ein RFI beschafft Informationen, ein RFP fordert ausführliche Angebote an, und ein RFQ fragt gezielt Preise ab. Nicht jede Anschaffung verlangt eine RFP – manchmal ist ein RFQ oder RFI sinnvoller. Hier erfahren Sie, wann was zum Einsatz kommt:
| Dokumenttyp | Zweck | Wann verwenden? | Was enthalten? | Erforderliche Detailtiefe |
| Request for Information (RFI) | Allgemeine Informationen zu ERP-Automatisierung und -Lösungen einholen | Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen und Optionen erkunden möchten | Unternehmensprofil, Produktangebot, generelle Möglichkeiten | Niedrig |
| Request for Proposal (RFP) | Detaillierte Angebote für ERP-Lösungen einholen | Wenn Sie konkrete Lösungen und Anbieter vergleichen wollen | Projektumfang, technische Anforderungen, Bewertungskriterien | Hoch |
| Request for Quotation (RFQ) | Preise für eine klar definierte ERP-Lösung anfragen | Wenn Sie exakt wissen, was Sie möchten und Preisangebote benötigen | Preisaufstellung, Konditionen, Lieferfristen | Mittel |
Typische Fehler bei der RFP-Erstellung – und wie man sie vermeidet
Wenn im RFP-Prozess wichtige Details überhastet oder übersprungen werden, kann dies zu Verwirrung, Zeitverschwendung oder der Auswahl von Anbietern führen, die nicht zu Ihren Anforderungen passen. Indem Sie diese häufigen Fehler vermeiden, kann Ihr Team den Auswahlprozess für ein ERP-System reibungsloser gestalten:
Unzureichender Hintergrund oder Kontext
Ohne ausreichend Hintergrundinformationen oder Kontext können Anbieter ihre Vorschläge nicht auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Das führt zu generischen Antworten (und möglicherweise einem neuen ERP-System), die Ihre spezifischen Herausforderungen nicht angehen.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Bild Ihres Unternehmens, Ihrer Skalierbarkeits- und Wachstumsziele sowie Ihrer aktuellen Systeme vermitteln, damit Anbieter verstehen, wonach Sie suchen.
Fehlendes oder unklar formuliertes Budget
Wenn Sie kein Budget angeben oder dieses zu vage halten, erhalten Sie möglicherweise Angebote, die nicht zu Ihren finanziellen Möglichkeiten passen.
Seien Sie immer offen über Ihre Budgetbeschränkungen und Erwartungen. Auch wenn Ihr Budget unter dem liegt, was das durchschnittliche ERP-System kostet, erleichtert eine frühzeitige Offenlegung die Suche nach einer Lösung, die alle Anforderungen innerhalb Ihres Kostenrahmens erfüllt.
Vage Anforderungen oder juristische Fachsprache
Wenn Ihre ERP-Anforderungen unklar oder voll von juristischer Fachsprache sind, könnten Anbieter Ihre Erwartungen missverstehen. Das führt zu Angeboten, die nicht Ihren Vorstellungen entsprechen.
Verwenden Sie eine einfache, klare Sprache, um Ihre Anforderungen und alle zusätzlichen Funktionen zu beschreiben, die Sie benötigen (z. B. Personalmanagement, Beschaffungsprozesse oder Projektmanagement), damit keine Informationen verloren gehen.
Keine Evaluierungskriterien offengelegt
Wenn Sie keine Bewertungskriterien mitteilen, müssen Anbieter raten, was Ihnen am wichtigsten ist – das kann zu nicht passenden Angeboten führen.
Nennen Sie klar und deutlich, wie Sie die Angebote beurteilen werden, inklusive spezifischer Prioritäten. So können sich Anbieter auf das konzentrieren, was Ihnen wichtig ist.
Kein Standardformat für Anbieterantworten
Ohne ein einheitliches Antwortformat ist der Vergleich und die Bewertung von Angeboten und RFP-Antworten schwierig und zeitraubend.
Geben Sie immer das gewünschte Format für Anbieterantworten vor, zum Beispiel Abschnitte oder Vorlagen. So können Sie verschiedene Angebote einfacher bewerten und direkt miteinander vergleichen.
Stellen Sie Ihr ERP-RFP-Team zusammen
Ein überzeugendes RFP zu erstellen, ist keine Einzelleistung. Die besten ERP-RFPs spiegeln häufig das Wissen und die Anforderungen einer bereichsübergreifenden Gruppe wider. Wenn Sie die richtigen Personen frühzeitig einbinden, verringern Sie Risiken und vermeiden späteren Nachbesserungsbedarf. Diese Schlüsselrollen sollten Sie berücksichtigen – aus folgenden Gründen:
Projektverantwortlicher
Der Projektverantwortliche unterstützt die ERP-Initiative und sorgt dafür, dass sie mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Er übernimmt die Aufsicht und stellt sicher, dass das Projekt die nötigen Ressourcen und Unterstützung erhält. Typischerweise wird diese Rolle von einer Führungskraft – etwa CFO oder COO – besetzt, die strategische Entscheidungen zu Gesamtkosten und anderen Initiativen treffen kann.
Fachbereichsexperten
Fachbereichsexperten bringen tiefgehende Kenntnisse in speziellen Bereichen wie Finanzen, Personal oder Betrieb ein. Sie helfen, detaillierte Anforderungen zu definieren, und stellen sicher, dass das ERP-System die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilungen erfüllt. Meist handelt es sich dabei um Abteilungsleiter oder leitende Manager, die alle Aspekte ihrer Funktionen überblicken.
Beschaffung oder RFP-Autoren
Beschaffungsprofis oder RFP-Autoren sorgen dafür, dass das Dokument klar, umfassend und konform mit Beschaffungsrichtlinien ist. Sie sind darauf spezialisiert, Unterlagen zu erstellen, die die besten Antworten von Anbietern anziehen. Diese Gruppe umfasst häufig Beschaffungsleiter oder erfahrene Berater für RFPs.
Anwender und Stakeholder
Anwender und Stakeholder bringen ihren Praxisbezug und ihre Erkenntnisse aus dem Arbeitsalltag ein. Ihre Beiträge helfen dabei, das ERP an den tatsächlichen Anforderungen auszurichten und einen effizienten Ablauf zu gewährleisten.
Wenn Teamleiter, Vorgesetzte oder wichtige Mitarbeitende, die das ERP letztendlich nutzen, beteiligt werden, sind deren Anforderungen besser abgedeckt.
Definieren Sie Muss-Kriterien & Ziele
Bevor Sie ein ERP-RFP versenden, sollte Ihr Team eindeutig festlegen, was die neue Lösung leisten muss – und warum. Die Einigkeit über Herausforderungen, Ziele und unverhandelbare Kriterien hilft Anbietern, präziser zu reagieren, und erleichtert die Angebotsbewertung. Berücksichtigen Sie dabei folgende Aspekte:
- Schmerzpunkte mit dem aktuellen System: Was frustriert Ihr Team derzeit? Identifizieren Sie konkrete Probleme wie langsame Verarbeitungszeiten oder fehlende Integrationen, damit Anbieter wissen, welche Herausforderungen gelöst werden sollen.
- Erforderliche Verbesserungen und Erfolgskriterien: Wie sieht Erfolg für Ihr Team aus? Definieren Sie klare Ergebnisse, zum Beispiel die Reduzierung manueller Dateneinträge um 50 %, damit Anbieter relevante Lösungen anbieten können.
- Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Welche spezifischen Funktionen und Compliance-Vorgaben muss das ERP erfüllen? Berücksichtigen Sie branchenspezifische Vorschriften oder technische Spezifikationen, die unverzichtbar sind.
- Nutzerrollen, Nutzungsgrade, Workflows: Wer wird das ERP nutzen, und wie? Skizzieren Sie Nutzerrollen und Workflows, um sicherzustellen, dass das System die täglichen Aufgaben Ihres Teams unterstützt.
- Präferenzen für die Bereitstellung: Bevorzugen Sie cloud-basierte oder lokale Lösungen? Entscheiden Sie sich für Bereitstellungsoptionen, die zu Ihrer IT-Strategie und Infrastruktur passen.
Das ERP-RFP verfassen
Jetzt ist es an der Zeit, alles in einem klaren, strukturierten RFP-Dokument zusammenzuführen. Eine gut organisierte, vollständige ERP-RFP-Vorlage erleichtert es Anbietern, präzise zu antworten. Außerdem unterstützt sie Ihr Team dabei, die Antworten effizient zu bewerten. Beim Erstellen Ihres RFP sollten diese Abschnitte enthalten sein:
1. Zusammenfassung für die Geschäftsleitung
Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und den Zweck des RFPs. Erklären Sie, warum Sie eine ERP-Lösung suchen und was Sie damit erreichen möchten. Das bietet den ERP-Anbietern Kontext und hilft ihnen, Ihre Ziele von Anfang an zu verstehen.
2. Umfang der Arbeiten
Beschreiben Sie die konkreten Aufgaben, zu liefernden Ergebnisse, Fälligkeitstermine und den Zeitrahmen des Projekts. Definieren Sie klar, was Sie vom Anbieter erwarten, um Missverständnisse zu vermeiden. So können Anbieter einschätzen, ob sie Ihren Anforderungen gerecht werden und passende Vorschläge unterbreiten.
3. Technische Anforderungen
Listen Sie die technischen Spezifikationen und funktionalen Anforderungen auf, die das ERP erfüllen muss – beispielsweise Integrationsmöglichkeiten und Systemleistung.
Seien Sie präzise in Bezug auf die Technologien, die Sie derzeit verwenden, und welche das neue System unterstützen sollte. So können Anbieter passende Lösungen für Ihre technologische Umgebung vorschlagen.
4. Anbieterqualifikationen
Legen Sie dar, welche Erfahrungen und Qualifikationen Sie von potenziellen Anbietern erwarten. Vergessen Sie nicht, branchenspezifische Expertise oder Beispiele früherer Projekte zu nennen, die relevant sind. So können Sie besser beurteilen, ob Anbieter über die nötigen Voraussetzungen verfügen, um Ihre Anforderungen umzusetzen.
5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance
Beschreiben Sie die Sicherheitsstandards und Compliance-Vorschriften, denen Ihr ERP genügen muss. Ob DSGVO oder branchenspezifische Regeln – machen Sie diese Anforderungen für die Anbieter deutlich. So bleibt Ihre Datenhaltung geschützt und entspricht allen notwendigen gesetzlichen Vorgaben.
6. Erwartungen an Implementierung und Schulung
Beschreiben Sie, wie Sie sich den Implementierungsprozess vorstellen und welche Schulungen Sie für Ihr Team erwarten. Heben Sie hervor, welche Unterstützung oder Ressourcen Sie vom Anbieter in dieser Phase benötigen, damit dieser seine Vorgehensweise besser planen und realistische Zeitpläne für die Zeit vor und nach dem Start entwickeln kann.
7. Preisgestaltung und Lizenzen
Fordern Sie detaillierte Preismodelle an, einschließlich etwaiger Lizenzgebühren oder zusätzlicher Kosten (z. B. individuelle Module, weitere Benutzer usw.). Nennen Sie stets Ihre Budgetgrenzen oder bevorzugte Preisstrukturen. So können Sie die Kosten effektiv vergleichen und stellen sicher, dass keine versteckten Gebühren entstehen.
8. Vertragsbedingungen
Führen Sie spezielle Vertragsbedingungen auf, die Sie wünschen, etwa Service-Level-Agreements oder Garantien. Machen Sie deutlich, was bei Ihrem ERP-Projekt verhandelbar ist und was nicht, damit Anbieter Ihre Erwartungen kennen und ihre eigenen Bedingungen entsprechend vorbereiten können.
9. Einreichungshinweise
Geben Sie klare Anweisungen, wie und wann Anbieter ihre Angebote einreichen sollen. Fügen Sie Kontaktdaten und etwaige gewünschte Formate hinzu. So wissen die Anbieter genau, wie sie ihre Vorschläge präsentieren sollen, und Ihr Auswahlprozess läuft reibungsloser ab.
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Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien
Klar definierte Bewertungskriterien helfen, den Entscheidungsprozess objektiv, transparent und im Einklang mit Ihren Projektanforderungen zu halten. Legen Sie diese Kriterien fest, bevor Sie die Angebote prüfen, um eine voreingenommene Bewertung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand haben:
Was ist am wichtigsten?
Konzentrieren Sie sich auf 3–5 gewichtete Kategorien, die mit Ihren Zielen und Prioritäten übereinstimmen. So kann Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren. Häufige Bewertungskategorien für ERP-RFPs sind:
- Kosten
- Funktionalität
- Erfahrung des Anbieters
- Implementierungszeitraum
- Support und Schulung
Wählen Sie die Kategorien, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passen, und vergeben Sie Gewichtungen je nach deren Bedeutung.
Nutzen Sie eine Bewertungsmatrix
Mit einer Bewertungsmatrix können Sie jeder Kategorie unterschiedliche Gewichtungen zuweisen, die Ihre internen Prioritäten widerspiegeln. Wenn zum Beispiel die Funktionalität am wichtigsten ist, vergeben Sie dafür ein höheres Gewicht als für die Kosten.
Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1–5 oder 1–10, um quantitativ zu bestimmen, inwieweit jedes Angebot Ihre Anforderungen erfüllt.
Machen Sie Ihren Bewertungsprozess transparent
Definieren Sie, wer die Angebote bewerten wird und wie dies geschieht. Verwenden Sie eine standardisierte Bewertungsmatrix, um Konsistenz und Fairness sicherzustellen.
Vereinbaren Sie vorab ein Treffen zur Abstimmung der Prüfer, damit alle die Kriterien und den Prozess verstehen. Dieser proaktive Schritt hilft, Unstimmigkeiten zu vermeiden und sorgt für eine reibungslose Bewertung.
Stellen Sie die ERP-RFP aus
Die Veröffentlichung der ERP-RFP bedeutet nicht nur, diese zu versenden – es geht auch darum, den Anbietern die richtigen Zugänge, Fristen und Anweisungen bereitzustellen, damit sie effizient reagieren können. Ein reibungsloser Verteilungsprozess bestimmt die Qualität der Rückmeldungen. Folgende Schritte sind dafür üblich:
Wählen Sie die richtige Verteilungsmethode
Nutzen Sie für die Verteilung Ihrer RFP E-Mail, RFP-Software-Lösungen oder Beschaffungsportale. Ein zentrales System hilft, Rückmeldungen zu verfolgen und die Übersicht zu bewahren.
Es kann außerdem sinnvoll sein, eine Anbieterliste oder eine rollenbasierte Sammeladresse beizufügen, um Klarheit zu schaffen. So wissen Anbieter, wohin sie Fragen und ihre Einreichungen senden – das erhält den Ablauf effizient.
Klare Zeitrahmen und Fristen setzen
Teilen Sie im RFP eine detaillierte Zeitplanung mit, damit Anbieter ihre Prozesse darauf abstimmen können. Ein typischer Zeitplan für RFPs umfasst:
- Veröffentlichungsdatum der RFP
- Fragerunde für Anbieter
- Endgültige Einreichungsfrist
- Bewertungs- und Auswahlphase
Diese Termine im Voraus zu nennen, hilft Anbietern bei der Planung ihrer Antwort und sichert Ihnen fristgerechte Einsendungen.
Legen Sie die Einreichungsvorgaben fest
Stellen Sie sicher, dass die Anbieter genau wissen, wie sie ihre Unterlagen einreichen müssen. Geben Sie akzeptierte Dateiformate wie PDF, Word oder Excel-Vorlagen vor, teilen Sie Kontaktinformationen mit und benennen Sie die gewünschte Versandmethode, zum Beispiel ein Upload-Portal oder ein spezifisches E-Mail-Postfach.
Außerdem ist es wichtig, anzugeben, ob bestimmte Vorlagen oder Formulare erforderlich sind und ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden. Das vermeidet Missverständnisse und sorgt dafür, dass die Angebote im gewünschten Format eingehen.
Bewerten & Shortlisten der Anbieterantworten
Hier zahlt sich die strukturierte Vorgehensweise aus – wenn Ihr Team die Antworten der Anbieter mit Zuversicht in eine Shortlist umwandelt.
Konsistenz, Objektivität und Zusammenarbeit aller Beteiligten in der Bewertung sind entscheidend. Behalten Sie diese Faktoren im Hinterkopf, wenn Sie Anbieter bewerten und in die engere Wahl nehmen:
- Angebote organisieren und zum Prüfen aufbereiten: Halten Sie alle auf demselben Stand, indem Sie die Angebote in einem einheitlichen Format ordnen. Verwenden Sie Ordner oder Tabellen, um wichtige Details nachzuverfolgen. So kann Ihr Team die Antworten leichter nebeneinander vergleichen.
- Bewertungsmatrix verwenden: Wenden Sie die von Ihnen entwickelte Bewertungsmatrix an, um jedes Angebot zu beurteilen. Das hilft, Objektivität zu wahren und stellt sicher, dass die Prioritäten Ihres Teams sich in den Bewertungen widerspiegeln.
- Demos und Interviews einplanen: Wie schneiden die Anbieter in realen Szenarien ab? Vereinbaren Sie Demos und Interviews, um deren Lösungen in Aktion zu sehen. So kann Ihr Team Fragen stellen und ein Gespür für die Fähigkeiten des Anbieters bekommen.
- Referenzen überprüfen: Überspringen Sie diesen Schritt nicht – kontaktieren Sie andere Unternehmen, die bereits mit den Anbietern gearbeitet haben. Wie waren deren Erfahrungen? Das kann wertvolle Einblicke liefern und Ihnen helfen, potenzielle Fallstricke zu vermeiden.
- Unklarheiten im Angebot klären: Wenn Sie sich bei einem Teil des Angebots unsicher sind, zögern Sie nicht, um eine Klärung zu bitten. Beseitigen Sie Unklarheiten, bevor Sie fortfahren, damit Sie genau wissen, was jeder Anbieter bietet.
Anbieter auswählen & benachrichtigen
Sobald Ihr Team einen Anbieter ausgewählt hat, sind die letzten Schritte genauso wichtig wie der Bewertungsprozess selbst.
Klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern – sowohl ausgewählten als auch nicht ausgewählten – ist wichtig, ebenso wie die Abstimmung im Team, bevor Sie in die Vertragsausführung gehen. Nutzen Sie diese Schritte:
Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen
Rechtzeitige, respektvolle Kommunikation mit den Anbietern zeigt Professionalität und hilft, gute Beziehungen zu pflegen.
Senden Sie nicht ausgewählten Anbietern bei Bedarf ein kurzes Dankeschön oder allgemeines Feedback – das hält die Tür für künftige Möglichkeiten offen. Für den ausgewählten Anbieter schafft klare Kommunikation die Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit.
Vorbereitung auf die letzten Verhandlungen
Bereiten Sie sich auf die üblichen Verhandlungspunkte wie Preise, Service-Level-Agreements und Vertragsbedingungen vor. Klären Sie im Vorfeld, bei welchen Themen Ihr Team zur Not aussteigen würde. Ziehen Sie außerdem eine Checkliste oder Agenda hinzu, um die Gespräche zielgerichtet und geordnet zu führen – so stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Themen besprochen werden und eine faire Einigung erzielt wird.
Interne Abstimmung vor Vertragsunterzeichnung sicherstellen
Stellen Sie vor Vertragsabschluss sicher, dass alle internen Freigaben vorliegen. Das umfasst in der Regel die Freigabe durch die Geschäftsleitung oder die Finanzabteilung sowie eine rechtliche oder einkaufsseitige Prüfung.
Fassen Sie anschließend die wichtigsten Entscheidungstreiber zusammen, damit interne Prüfer die Beweggründe nachvollziehen und den Freigabeprozess zügig durchlaufen können.
Wie geht es weiter?
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