Wie man ein ERP-RFP schreibt

Kianna Walpole

on Jan 23, 2026

Eine RFP, oder Ausschreibung (Request for Proposal), ist ein Dokument, mit dem Sie Angebote für ein bestimmtes Projekt oder eine Dienstleistung einholen. Es ist besonders hilfreich, wenn Sie ein neues Enterprise Resource Planning (ERP)-System einführen möchten.

Die Ausarbeitung einer durchdachten Ausschreibung kann Ihnen helfen, die Bewertung der Anbieter zu optimieren und Risiken zu minimieren. Sie stellt sicher, dass Sie die richtigen Fragen stellen und die Details erhalten, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen. Indem Sie sich auf die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens konzentrieren, können Sie eine Lösung finden, die zu Ihren Zielen passt, ohne unnötige Komplikationen.

Brauchen Sie wirklich eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist unerlässlich, wenn Ihre Anforderungen an die ERP-Software komplex oder branchenspezifisch sind. Wenn Ihr Unternehmen in einer regulierten Branche tätig ist oder eine hohe Individualisierung benötigt, kann eine RFP helfen, alle Aspekte abzudecken.

Sie ist auch wichtig, wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen müssen, um die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsprozesse zu finden. Hier sind die häufigsten Situationen, in denen eine Ausschreibung notwendig ist:

Hoher Individualisierungsbedarf
Tätigkeit in regulierten Branchen
Groß angelegte ERP-Einführungen
Vergleich mehrerer Anbieter oder ERP-Typen
Langfristige strategische Investition

Wann eine Ausschreibung übertrieben sein könnte

Wenn Ihr Unternehmen klein ist, Ihre Anforderungen einfach sind oder Sie bereits einen bevorzugten Anbieter haben, ist eine Ausschreibung möglicherweise nicht notwendig. In diesen Fällen können direkte Gespräche effizienter sein.

Top-ERP-Optionen zur Auswahl

Wenn Sie eine ERP-Ausschreibung erstellen möchten, müssen Sie zunächst wissen, welche Anbieter Sie ansprechen wollen. Hier ist meine Liste der 10 besten ERP-Lösungen, um Ihre Recherche zu starten:

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RFI vs RFP vs RFQ: Was ist der Unterschied?

Die Unterschiede zwischen RFI, RFP und RFQ zu kennen, hilft Ihnen, das richtige Dokument für Ihre Anforderungen auszuwählen.

Eine RFI sammelt Informationen, eine RFP fragt detaillierte Vorschläge an und eine RFQ fordert Preise an. Nicht jeder Einkauf erfordert eine RFP; manchmal ist ein RFQ oder eine RFI besser geeignet. Hier sehen Sie, wann welches Dokument sinnvoll ist:

Dokumenttyp	Zweck	Wann einsetzen	Was sollte enthalten sein	Erforderlicher Detailgrad
Request for Information (RFI)	Allgemeine Informationen über ERP-Automatisierung und Lösungen sammeln	Wenn Sie Optionen erkunden und einen Überblick benötigen	Unternehmenshintergrund, Produktangebote, allgemeine Fähigkeiten	Niedrig
Request for Proposal (RFP)	Detaillierte Angebote für ERP-Lösungen einholen	Wenn Sie spezifische Lösungen und einen Anbietervergleich benötigen	Projektumfang, technische Anforderungen, Bewertungskriterien	Hoch
Request for Quotation (RFQ)	Preise für eine definierte ERP-Lösung einholen	Wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen, und Preise anfordern möchten	Detaillierte Preisangaben, Konditionen, Lieferzeiten	Mittel

Häufige Fehler bei Ausschreibungen, die Sie vermeiden sollten

Unüberlegtes oder zu schnelles Vorgehen sowie das Auslassen wichtiger Details im Ausschreibungsprozess kann zu Verwirrung, Zeitverlust oder zu Anbietern führen, die nicht zu Ihren Anforderungen passen. Wenn Sie diese typischen Fehler vermeiden, kann Ihr Team den Auswahlprozess für eine ERP-Lösung reibungsloser gestalten:

Unzureichende Hintergrundinformationen oder Kontext

Wenn nicht genügend Hintergrund oder Kontext geboten wird, können Anbieter ihre Vorschläge nicht gezielt auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Das führt zu allgemeinen Antworten (und möglicherweise zu einem neuen ERP-System), die Ihre spezifischen Herausforderungen nicht berücksichtigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Skalierbarkeits- und Wachstumsziele sowie bestehende Systeme geben, damit die Anbieter genau verstehen, wonach Sie suchen.

Fehlendes oder Unklares Budget

Wenn Sie kein Budget angeben oder dieses vage halten, riskieren Sie Angebote, die nicht zu Ihren finanziellen Möglichkeiten passen.

Seien Sie immer offen über Ihre Budgetbeschränkungen und Erwartungen. Selbst wenn Ihr Budget unter den durchschnittlichen Kosten eines ERP-Systems liegt, hilft die frühzeitige Kommunikation den Anbietern, eine Lösung zu finden, die all Ihren Anforderungen innerhalb Ihres Kostenrahmens entspricht.

Unklare Anforderungen oder Juristensprache

Wenn Ihre ERP-Anforderungen vage formuliert oder mit juristischem Fachjargon gespickt sind, kann es zu Missverständnissen kommen. Das führt zu Angeboten, die an Ihren Bedürfnissen vorbeigehen.

Nutzen Sie einfache und klare Sprache, um Ihre Anforderungen und eventuelle zusätzliche Funktionen (wie Personalmanagement, Beschaffungsprozesse oder Projektmanagement) zu beschreiben, damit es zu keinen Missverständnissen kommt.

Keine Bewertungskriterien geteilt

Wenn Sie keine Bewertungskriterien nennen, wissen die Anbieter nicht, was Ihnen am wichtigsten ist. Das kann zu Angeboten führen, die nicht Ihren Vorstellungen entsprechen.

Teilen Sie klar mit, wie Sie die Angebote bewerten und welche Prioritäten für Sie entscheidend sind. Das hilft den Anbietern, ihre Antworten gezielt auf Ihre Bedürfnisse auszurichten.

Kein Standardformat für Anbieterantworten

Wenn Sie kein Standardformat für Antworten vorgeben, wird das Vergleichen der Angebote und RFP-Antworten schwierig und zeitaufwändig.

Geben Sie immer das gewünschte Format für die Anbieterantworten vor, zum Beispiel bestimmte Abschnitte oder Vorlagen. So können Sie die verschiedenen Angebote viel einfacher nebeneinander bewerten und vergleichen.

Stellen Sie Ihr ERP-RFP-Team zusammen

Ein überzeugendes RFP entsteht selten im Alleingang. Die besten ERP-Ausschreibungen spiegeln meist die Beiträge und Bedürfnisse einer funktionsübergreifenden Gruppe wider. Wenn Sie die richtigen Personen frühzeitig einbinden, minimieren Sie Risiken und vermeiden späteren Mehraufwand. Diese Personen sollten Sie idealerweise einbeziehen und deshalb:

Der Projekt-Sponsor treibt die ERP-Initiative voran und sorgt für die Abstimmung mit den Unternehmenszielen. Er behält den Überblick und stellt sicher, dass das Projekt die nötigen Ressourcen und Unterstützung erhält. In der Regel wird diese Rolle von einer Führungskraft wie dem CFO oder COO übernommen, die auch strategische Entscheidungen bezüglich Gesamtkosten und anderen Projekten treffen kann.

Fachliche Experten

Fachliche Experten bringen fundierte Kenntnisse in Bereichen wie Finanzen, Personal oder Betrieb mit ein. Sie helfen dabei, detaillierte Anforderungen zu definieren und sicherzustellen, dass das ERP-System die fachlichen Bedürfnisse abdeckt. Diese Experten sind oft Abteilungsleiter oder erfahrene Manager mit tiefem Verständnis für die jeweiligen Prozesse.

Einkaufs- oder RFP-Spezialisten

Einkaufsprofis oder RFP-Spezialisten sorgen dafür, dass das Dokument klar, umfassend und mit den Beschaffungsrichtlinien konform ist. Sie bringen Erfahrung in der Erstellung von Dokumenten mit, die hochwertige Antworten von Anbietern fördern. Häufig handelt es sich um Einkaufsleiter oder erfahrene RFP-Berater.

Endnutzer und Stakeholder

Endnutzer und Stakeholder liefern wichtige Einblicke in die täglichen Abläufe und praktischen Anforderungen. Ihr Input unterstützt die praxisnahe Ausgestaltung des ERP-Systems und sorgt für einen effektiven Unterstützungsgrad der Arbeitsabläufe.

Wenn Sie Teamleiter, Vorgesetzte oder Schlüsselpersonen einbinden, die später mit dem ERP arbeiten, stellen Sie sicher, dass deren Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Definieren Sie Muss-Kriterien & Ziele

Bevor Sie ein RFP für ein ERP versenden, sollten Sie und Ihr Team genau festlegen, was die neue Lösung leisten muss – und warum. Die Einigung auf Schwachstellen, Ziele und unverhandelbare Punkte hilft Anbietern, gezielter zu antworten, und erleichtert die Bewertung der Angebote. Berücksichtigen Sie folgende Faktoren:

Problempunkte mit dem aktuellen System: Was frustriert Ihr Team derzeit? Identifizieren Sie spezifische Probleme wie langsame Bearbeitungszeiten oder fehlende Integration, damit Anbieter wissen, welche Herausforderungen sie lösen müssen.
Benötigte Verbesserungen und Erfolgskriterien: Wie sieht Erfolg für Ihr Team aus? Definieren Sie klare Ergebnisse, wie zum Beispiel die Reduzierung manueller Dateneingaben um 50 %, damit Anbieter passende Lösungen vorschlagen können.
Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Welche spezifischen Funktionen und Compliance-Vorgaben muss das ERP erfüllen? Berücksichtigen Sie branchenspezifische Vorschriften oder technische Anforderungen, die nicht verhandelbar sind.
Nutzerrollen, Nutzungshäufigkeit, Arbeitsabläufe: Wer wird das ERP nutzen und wie? Legen Sie Nutzerrollen und Arbeitsabläufe fest, damit das System die täglichen Aufgaben Ihres Teams optimal unterstützt.
Bereitstellungspräferenzen: Bevorzugen Sie Cloud-basierte oder lokale Lösungen? Entscheiden Sie sich für eine Bereitstellungsoption, die zu Ihrer IT-Strategie und Infrastruktur passt.

Erstellen Sie das ERP-RFP

Jetzt ist es Zeit, alle Informationen in einem klar strukturierten RFP-Dokument zusammenzufassen. Eine gut organisierte, vollständige ERP-RFP-Vorlage erleichtert es Anbietern, präzise zu antworten. Sie hilft zudem Ihrem Team, die Rückmeldungen effizient auszuwerten. Beim Verfassen Ihres RFP sollten diese Abschnitte enthalten sein:

1. Zusammenfassung für das Management

Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und den Zweck der Ausschreibung. Erklären Sie, warum Sie eine ERP-Lösung suchen und welche Ziele Sie erreichen wollen. Dies verschafft den ERP-Anbietern den nötigen Kontext, um Ihre Ziele von Anfang an zu verstehen.

2. Leistungsumfang

Beschreiben Sie die konkreten Aufgaben, zu liefernden Ergebnisse, Fristen und den Zeitrahmen des Projekts. Definieren Sie klar Ihre Erwartungen an den Anbieter, um Missverständnisse zu vermeiden. Dies ermöglicht Anbietern einzuschätzen, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen können und entsprechende Angebote einzureichen.

3. Technische Anforderungen

Führen Sie die technischen Spezifikationen und funktionalen Anforderungen auf, die das ERP-System erfüllen muss, wie Integrationsfähigkeit und Systemleistung.

Seien Sie konkret hinsichtlich der aktuell eingesetzten Technologien und dabei, was das neue System unterstützen soll. So können Anbieter passende Lösungen für Ihre Technikumgebung vorschlagen.

4. Qualifikationen des Anbieters

Definieren Sie die Erfahrung und Qualifikationen, die Sie von potenziellen Anbietern erwarten. Nennen Sie branchenspezifische Fachkenntnisse oder relevante Referenzprojekte. Das hilft Ihnen zu beurteilen, ob ein Anbieter den nötigen Hintergrund hat, Ihre Anforderungen zu erfüllen.

5. Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

Beschreiben Sie die Sicherheitsstandards und die Compliance-Vorgaben, denen Ihr ERP entsprechen muss. Ob DSGVO oder branchenspezifische Vorschriften – machen Sie diese Anforderungen für die Anbieter transparent. So bleibt Ihre Datenbasis geschützt und Sie erfüllen die erforderlichen gesetzlichen Vorgaben.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Beschreiben Sie, wie Sie sich den Implementierungsprozess vorstellen und welche Schulungen Sie für Ihr Team erwarten. Heben Sie hervor, welche Unterstützung oder Ressourcen Sie während dieser Phase vom Anbieter benötigen, damit dieser den Ablauf besser planen und realistische Zeitpläne für die Zeit vor und nach dem Go-Live vorschlagen kann.

7. Preise und Lizenzierung

Fordern Sie detaillierte Preismodelle an, einschließlich etwaiger Lizenzgebühren oder zusätzlicher Kosten (z. B. eigene Module, weitere Nutzer usw.). Kommunizieren Sie klar Ihre Budgetgrenzen oder bevorzugte Preisstrukturen. So können Sie die Kosten effektiv vergleichen und stellen sicher, dass es keine versteckten Gebühren gibt.

8. Vertragsbedingungen

Beschreiben Sie die spezifischen Bedingungen, die Sie im Vertrag wünschen, wie beispielsweise Service-Level-Agreements oder Garantien. Klären Sie, was bei Ihrem ERP-Projekt verhandelbar ist und was nicht, damit Anbieter Ihre Erwartungen verstehen und ihre Bedingungen entsprechend vorbereiten können.

9. Einreichungshinweise

Geben Sie klare Anweisungen, wie und wann Anbieter ihre Angebote einreichen sollen. Fügen Sie Kontaktdaten und eventuell benötigte Formate hinzu. So wissen Anbieter genau, wie sie ihre Unterlagen präsentieren müssen, und Sie vereinfachen den Evaluierungsprozess Ihres Teams.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Klar definierte Bewertungskriterien sorgen dafür, dass der Entscheidungsprozess objektiv, transparent und auf Ihre Projektanforderungen abgestimmt bleibt. Legen Sie diese Kriterien fest, bevor Sie Vorschläge prüfen, um Vorurteile zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle denselben Stand haben:

Was zählt am meisten?

Konzentrieren Sie sich auf 3–5 gewichtete Kategorien, die mit Ihren Zielen und Prioritäten übereinstimmen. Dadurch kann sich Ihr Team auf das Wesentliche fokussieren. Gängige Bewertungskategorien bei RFPs für ERP sind:

Kosten
Funktionalität
Anbietererfahrung
Implementierungszeitplan
Support und Schulung

Wählen Sie die Kategorien, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen, und gewichten Sie sie entsprechend ihrer Bedeutung.

Nutzen Sie eine Bewertungstabelle

Mit einer Bewertungstabelle können Sie jeder Kategorie ein anderes Gewicht zuordnen und so Ihre internen Prioritäten widerspiegeln. Wenn zum Beispiel die Funktionalität am wichtigsten ist, geben Sie ihr ein höheres Gewicht als den Kosten.

Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1–5 oder 1–10, um zu quantifizieren, wie gut jeder Vorschlag Ihre Anforderungen erfüllt.

Machen Sie Ihren Bewertungsprozess transparent

Legen Sie fest, wer die Vorschläge bewertet und wie dies geschieht. Verwenden Sie eine standardisierte Bewertungsmatrix, um Konsistenz und Fairness zu gewährleisten.

Planen Sie ein Meeting, um die Prüfer vor Beginn der Bewertung abzustimmen, damit alle die Kriterien und den Prozess verstehen. Dieser proaktive Schritt hilft, Unstimmigkeiten zu vermeiden und sorgt für einen reibungslosen Bewertungsablauf.

Veröffentlichen Sie die ERP-RFP

Die Veröffentlichung Ihrer ERP-RFP besteht nicht nur darin, sie zu versenden – es geht darum, den Anbietern die richtigen Zugänge, Zeitrahmen und Anweisungen zu geben, damit sie effektiv antworten können. Ein reibungsloser Verteilungsprozess gibt den Ton an für die Qualität der eingehenden Vorschläge. Folgende Schritte sind wichtig:

Wählen Sie die richtige Verteilungsmethode

Erwägen Sie den Versand per E-Mail, über RFP-Software-Plattformen oder Beschaffungsportale. Ein zentrales System hilft beim Nachverfolgen der Antworten und bei der Organisation.

Sie können auch eine Anbieterkontaktliste beifügen oder ein funktionsbezogenes Postfach nutzen, um Klarheit zu schaffen. So wissen Anbieter, wohin sie Fragen und Einreichungen senden sollen, was den Prozess effizient hält.

Setzen Sie klare zeitliche Vorgaben

Teilen Sie im RFP einen detaillierten Zeitplan mit, damit sich die Anbieter orientieren können. Ein üblicher RFP-Zeitplan umfasst etwa:

Veröffentlichungsdatum der RFP
Anbieter Q&A-Phase
Endgültige Einreichungsfrist
Bewertungs- und Auswahlzeitraum

Wenn diese Termine im Voraus bekannt sind, können Anbieter ihre Antworten besser planen und Sie erhalten pünktliche Einreichungen.

Definieren Sie die Einreichungsanforderungen

Stellen Sie sicher, dass die Anbieter wissen, wie sie ihre Vorschläge einreichen sollen. Geben Sie akzeptierte Dateiformate wie PDF, Word oder Excel-Vorlagen an, machen Sie Angaben zu Kontaktinformationen und benennen Sie die bevorzugte Einreichungsmethode, wie ein Upload-Portal oder ein spezielles Antwort-Postfach.

Außerdem ist es wichtig, klar anzugeben, ob bestimmte Vorlagen oder Formulare erforderlich sind und ob verspätete Einreichungen angenommen werden. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und Sie erhalten die Angebote in dem gewünschten Format.

Angebote bewerten & Anbieter auswählen

An diesem Punkt macht sich eine strukturierte Vorgehensweise bezahlt – nämlich dann, wenn Ihr Team die Anbieterantworten selbstbewusst zu einer Shortlist zusammenstellt.

Konsistenz, Objektivität und Zusammenarbeit aller Beteiligten sind entscheidend für den Bewertungsprozess. Beachten Sie diese Faktoren, wenn Sie Anbieter bewerten und auswählen:

Angebote für die Überprüfung organisieren und formatieren: Halten Sie alle auf dem gleichen Stand, indem Sie die Angebote in einem einheitlichen Format organisieren. Nutzen Sie Ordner oder Tabellen, um wichtige Details zu verfolgen. So kann Ihr Team die Antworten einfacher direkt miteinander vergleichen.
Verwendung einer Bewertungsmatrix: Wenden Sie die von Ihnen entwickelte Bewertungsmatrix auf jedes Angebot an. So bleibt die Objektivität gewahrt und die Prioritäten Ihres Teams spiegeln sich in den Bewertungen wider.
Demos und Interviews planen: Wie schlagen sich die Anbieter in der Praxis? Planen Sie Demos und Interviews, um deren Lösungen im Einsatz zu erleben. Ihr Team kann dabei Fragen stellen und sich einen Eindruck von den Fähigkeiten des Anbieters verschaffen.
Referenzen prüfen: Überspringen Sie diesen Schritt nicht – nehmen Sie Kontakt zu anderen Unternehmen auf, die bereits mit den Anbietern zusammengearbeitet haben. Was berichten diese über ihre Erfahrungen? So erhalten Sie wertvolle Einblicke und können mögliche Fallstricke vermeiden.
Unklarheiten in den Angeboten klären: Sollten Sie bei einem Angebot unsicher sein, zögern Sie nicht, nachzufassen. Klären Sie Unklarheiten, bevor Sie fortfahren, damit Sie genau wissen, was jeder Anbieter bietet.

Anbieter auswählen & informieren

Nachdem Ihr Team einen Anbieter gewählt hat, sind die letzten Schritte genauso wichtig wie der eigentliche Bewertungsprozess.

Klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern – sowohl mit den ausgewählten als auch mit den nicht berücksichtigten – ist ebenso wichtig wie die interne Abstimmung, bevor es an die Vertragsabwicklung geht. Nutzen Sie folgende Schritte:

Ausgewählte und nicht berücksichtigte Anbieter informieren

Eine zeitnahe und respektvolle Kommunikation mit den Anbietern zeigt Professionalität und hilft, gute Beziehungen zu pflegen.

Senden Sie bei Bedarf eine kurze Danksagung oder ein grobes Feedback an nicht ausgewählte Anbieter. Das hält die Tür für künftige Zusammenarbeiten offen. Beim ausgewählten Anbieter sorgt klare Kommunikation für einen guten Start in die Zusammenarbeit.

Vorbereitung auf die finalen Vertragsverhandlungen

Bereiten Sie sich darauf vor, übliche Verhandlungspunkte wie Preise, Service Level Agreements (SLAs) und Vertragsbedingungen zu besprechen. Kennen Sie im Vorfeld die Punkte, bei denen Ihr Team notfalls aussteigen würde. Ein strukturierter Ablauf, zum Beispiel durch eine Checkliste oder Tagesordnung, sorgt dafür, dass die Gespräche fokussiert bleiben, alle wichtigen Themen behandelt werden und am Ende ein faires Abkommen steht.

Interne Abstimmung vor der Vertragsunterzeichnung sicherstellen

Bevor Sie den Vertrag endgültig abschließen, stellen Sie sicher, dass alle internen Freigaben vorliegen. Dazu gehören in der Regel die Zustimmung der Geschäftsleitung oder Finanzabteilung sowie eine Prüfung durch die Rechtsabteilung oder den Einkauf.

Fassen Sie anschließend die wichtigsten Entscheidungsgründe zusammen, damit interne Prüfer die Beweggründe nachvollziehen und das Genehmigungsverfahren zügig durchlaufen können.

Wie geht es weiter:

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