So wählen Sie ERP-Software aus
Die Wahl der richtigen Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) ist eine strategische Entscheidung, die sorgfältige Planung erfordert. ERP-Systeme helfen Ihnen, Zeit zu sparen, die Genauigkeit zu erhöhen, die Compliance sicherzustellen und den ROI zu steigern. Die Wahl des falschen Tools kann jedoch zu verschwendeten Ressourcen, weiteren Ineffizienzen und unnötigen Compliance-Problemen führen.
Wenn Sie nach einem neuen ERP-System suchen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Er wurde für CFOs und Führungskräfte im Finanzbereich entwickelt, die den ERP-Auswahlprozess besser verstehen möchten. Darin gebe ich Ihnen wichtige Tipps, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf die Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt sind.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer ERP-Software achten sollten
Bevor Sie mit der Entwicklung einer ERP-Strategie oder eines Einführungsplans beginnen können, müssen Sie zunächst Ihren Anbieter finden. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Bewertung verschiedener Anbieter berücksichtigen sollten:
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1. Flexibilität der Tarife
Die Flexibilität der Tarife ermöglicht es Ihnen, Ihre ERP-Lösung an die Entwicklung Ihres Unternehmens anzupassen. Wenn Sie nicht vorsichtig sind, kann dies jedoch zu zusätzlichen Kosten führen. Suchen Sie nach Anbietern, die klare und einfache Bedingungen für Tarifänderungen ohne Vertragsstrafen anbieten.
Fragen Sie unbedingt, ob vorübergehende Upgrades während der Hochsaison angeboten werden, um unerwartete Gebühren zu vermeiden. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen und sprechen Sie mit aktuellen Nutzern über ihre Erfahrungen mit Tarifänderungen, um weitere Einblicke zu erhalten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung bestimmen, wie gut Sie Ihre Geschäftskennzahlen verfolgen und analysieren können. Suchen Sie nach ERP-Lösungen mit anpassbaren Berichtswerkzeugen oder Visualisierungsoptionen. Wenn Ihr Unternehmen einen fortschrittlicheren Datenzugriff benötigt, sollten Sie ERP-BI-Systeme in Betracht ziehen.
Testen Sie während Ihrer Demo alle verfügbaren Berichtsfunktionen und fragen Sie, wie diese in bestehende Datenquellen integriert werden, um sicherzustellen, dass bei der Implementierung nichts übersehen wird.
3. Integration in Ihre technische Systemlandschaft
Die meisten ERP-Softwarelösungen bieten eine Vielzahl von Integrationen, damit sie reibungslos mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeiten können. Allerdings lässt sich nicht jedes ERP in alle Softwarelösungen integrieren.
Prüfen Sie bei der Recherche nach Anbietern, ob das ERP APIs oder vorgefertigte Integrationen für Ihre aktuelle technische Systemlandschaft unterstützt. Dazu gehören Buchhaltungssoftware, Werkzeuge für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und andere Lösungen.
4. Einführung und Support
Die Einführung und fortlaufende Unterstützung sind für einen reibungslosen Übergang zu neuer Software unerlässlich – für Sie und Ihr Team. Idealerweise wählen Sie einen Anbieter, der umfassende Schulungen und reaktionsschnellen Support anbietet.
Fragen Sie daher nach dem Einführungsprozess und den verfügbaren Supportkanälen. Ziehen Sie außerdem in Betracht, zusätzliche Referenzen zu kontaktieren, um die Qualität des Kundenservices aus UX-Perspektive einzuschätzen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer innerhalb des ERP-Systems auf welche Inhalte zugreifen kann. Dies ist wichtig für die Aufrechterhaltung von Sicherheit und Compliance, insbesondere wenn Sie in stärker regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der Cybersicherheit tätig sind.
Stellen Sie stets sicher, dass die Software Ihnen ermöglicht, detaillierte Zugriffsebenen für verschiedene Rollen festzulegen. Am besten testen Sie dies, indem Sie während einer Testphase um eine Demonstration der Berechtigungseinstellungen bitten. So können Sie den Berechtigungszugriff in der Praxis sehen.
6. Branchenspezifische Compliance
Die Einhaltung von Branchenvorschriften ist unabhängig von Ihrer Branche nicht verhandelbar. Wählen Sie ein ERP-System, das die Compliance-Standards Ihres Sektors erfüllt, unabhängig davon, ob es sich um HIPAA, GAAP oder IFRS handelt.
Fragen Sie die Anbieter anschließend, wie sie mit Compliance-Aktualisierungen umgehen und über welche Zertifizierungen sie verfügen. Überprüfen Sie dies, indem Sie feststellen, ob sie Kunden in Ihrer Branche haben und wie sie auf regulatorische Änderungen reagieren.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungen ermöglichen es Ihnen, das ERP-System an Ihre individuellen Prozesse anzupassen. Ein flexibles System, das sich an Ihre Anforderungen anpasst, ist zwar vorteilhaft, doch Anpassungen können schnell zu zusätzlichen Kosten führen.
Achten Sie auf Software, die konfigurierbare Workflows und Benutzeroberflächen bietet. Fragen Sie während der Bewertung nach Beispielen für Anpassungen, die andere Kunden umgesetzt haben, und ob zusätzliche Module oder Änderungen Ihre Gesamtkosten beeinflussen.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen können Zeit sparen, indem sie manuelle Aufgaben reduzieren und dadurch Abläufe vereinfachen und die Effizienz steigern.
Suchen Sie nach Softwarelösungen für Unternehmen mit fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen wie automatisierten Workflows und Warnmeldungen. Richten Sie während Ihrer Testphase einen einfachen automatisierten Prozess ein, um zu sehen, wie er funktioniert.
9. Unterstützung für mobile Geräte oder mehrere Standorte
Die Unterstützung für mobile Geräte und mehrere Standorte ist wichtig, wenn Ihr Team remote oder an verschiedenen Standorten arbeitet. Ziehen Sie hierfür Lösungen in Betracht, die zuverlässigen mobilen Zugriff ermöglichen und die Zusammenarbeit unterstützen.
Achten Sie auf Funktionen wie eine mobile App und prüfen Sie, wie die Datensynchronisierung zwischen verschiedenen Standorten funktioniert. Testen Sie die Funktionalität während einer Demonstration, um sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich und effektiv ist.
So wählen Sie ERP-Software aus: Ein Rahmenwerk in 5 Schritten
Die Wahl des richtigen ERP-Anbieters erfordert eine klare Strategie. Es ist wichtig, dass Sie die Software auf Ihre Geschäftsziele und betrieblichen Anforderungen abstimmen. Andernfalls kann dies später zu kostspieligen Ersetzungen und Fehlern führen.
So vermeiden Sie diese Fallstricke und finden gleich beim ersten Mal die richtige Lösung:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Sie können keine ERP-Lösung auswählen, ohne zu wissen, wie sie sich auf Ihr Team und andere Funktionsbereiche auswirken wird. Bevor Sie mit der Suche beginnen, müssen Sie zunächst Ihre Anforderungen erfassen. Dies sind die dafür erforderlichen Schritte:
Beziehen Sie die Einschätzungen der Beteiligten ein
Beziehen Sie wichtige Beteiligte aus Bereichen wie Personalwesen, Finanzen und IT ein, um ein umfassendes Bild der Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zu erhalten. Die IT benötigt beispielsweise möglicherweise ein besseres Projektmanagement, während die Finanzabteilung klarere Berichte brauchen könnte.
Erwägen Sie, Besprechungen oder Workshops abzuhalten, um gewünschte Verbesserungen und die Vorstellungen der Beteiligten von Erfolg zu besprechen. Diese Zusammenarbeit trägt dazu bei, dass die Lösung die Erwartungen aller erfüllt.
Schmerzpunkte auflisten und priorisieren
Nachdem Sie mit Ihrem Team gesprochen haben, erstellen Sie eine Liste der gemeinsamen Schmerzpunkte und Hindernisse, die sich auf die Produktivität auswirken, wie etwa eine langsame Zahlungsabwicklung oder ein höheres Datenvolumen. Priorisieren Sie diese nach Auswirkung und Häufigkeit und konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die den täglichen Betrieb am stärksten beeinträchtigen.
Mit internen Richtlinien abstimmen
Neben dem Feedback ist es auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre ERP-Anforderungen mit den Richtlinien und regulatorischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Prüfen Sie die Präferenzen der Anbieter und Sicherheitsprotokolle immer im Voraus, um sicherzustellen, dass sie den Compliance-Standards entsprechen.
Ebenso wichtig ist es zu bestätigen, dass sich Ihr ERP-System an regulatorische Änderungen anpassen kann. Diese Abstimmung vermeidet zukünftige Konflikte und sorgt für einen reibungsloseren Integrationsprozess.
Unverzichtbare Funktionen von optionalen Funktionen unterscheiden
Sobald Sie alle erforderlichen Erkenntnisse gesammelt haben, müssen Sie Ihre Optionen eingrenzen. Beginnen Sie damit, zwischen unverzichtbaren Funktionen und solchen zu unterscheiden, die zwar nützlich, aber nicht zwingend erforderlich sind.
Zu den unverzichtbaren Funktionen können der Echtzeitzugriff auf Daten oder die Integration in bestehende Tools gehören. Nützliche, aber nicht zwingend erforderliche Funktionen können dagegen Self-Service-Portale sowie anpassbare Dashboards oder Vorlagen sein.
Überlegen Sie, welche Funktionen die wichtigsten Herausforderungen Ihres Teams direkt lösen, und gehen Sie von dort aus weiter.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei wichtigsten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie stimmt die Software mit unseren Sicherheitsprotokollen überein?
Schritt 2: ERP-Softwareanbieter recherchieren
Recherchieren und vergleichen Sie als Nächstes Ihre bevorzugten ERP-Softwareanbieter, um die beste Lösung für die Anforderungen Ihres Teams und Ihres Unternehmens zu finden. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen:
Erste Anbieterprüfung durchführen
Beginnen Sie mit Bewertungsportalen, Ranglisten und Fallstudien, um einen Überblick über die verfügbaren ERP-Optionen zu erhalten. So können Sie potenzielle Anbieter schnell identifizieren und ihren Ruf auf dem Markt besser einschätzen.
Achten Sie auf wiederkehrende Muster in den Bewertungen, etwa häufig genannte Stärken oder Schwächen, um Ihren Entscheidungsprozess zu unterstützen.
Nach geschäftlichen Anforderungen vergleichen
Bewerten Sie die Tools anhand von Faktoren wie Unternehmensgröße und Integrationsfähigkeit. In diesem Schritt ist es außerdem wichtig, die Bereitstellungsart Ihres ERP-Projekts festzulegen: cloudbasiert, lokal installiert, hybrid oder zweistufig. Überlegen Sie, wie jede Option Ihren bestehenden Technologie-Stack und Ihre Ziele hinsichtlich der Skalierbarkeit unterstützt.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Konzentrieren Sie sich anschließend auf besondere Aspekte wie Unterstützung bei der Implementierung oder die Benutzerfreundlichkeit. Ermitteln Sie, welche Anbieter die nötige Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle bieten, mit denen Ihr Unternehmen möglicherweise konfrontiert wird. So finden Sie die Lösung, die Ihre spezifischen geschäftlichen Anforderungen am besten erfüllt.
Ihre Ergebnisse dokumentieren
Führen Sie stets eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Recherche, damit Sie die Anbieter später problemlos vergleichen können. Vermerken Sie darin wichtige Punkte wie Preise, Funktionen und Einschränkungen. Diese Dokumentation dient als wertvolle Referenz für Ihre endgültige Entscheidung.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool besonders gut?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem Technologie-Stack?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie geht der Anbieter mit Aktualisierungen und Wartung um?
- Gibt es versteckte Kosten oder Gebühren?
Top-ERP-Software zur Auswahl
Hier ist meine Liste der besten verfügbaren ERP-Softwareoptionen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:
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Schritt 3: Eine Auswahlliste für ERP-Software erstellen und Kontakt aufnehmen
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie wissen, welche Art von ERP-Lösung Sie möchten und welche Funktionen Sie benötigen. Jetzt ist es an der Zeit, Gespräche mit potenziellen Partnern zu beginnen:
Anbieter in die engere Auswahl nehmen
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer bisherigen Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die Ihre Anforderungen erfüllen und einen guten Ruf genießen, wie Oracle NetSuite oder Sage. Diese überschaubare Liste ermöglicht eine gründlichere Prüfung, ohne Ihr Team zu überfordern.
Eine RFI oder RFP senden
Erwägen Sie, eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP für ERP-Software zu senden, um detailliertere Informationen zu sammeln. So erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Angebote der einzelnen Anbieter und dafür, wie diese Ihren Anforderungen entsprechen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu beseitigen und einen detaillierten Überblick über deren Möglichkeiten zu erhalten.
Vorführungen vereinbaren und Fragen stellen
Vereinbaren Sie Vorführungen mit den Anbietern in Ihrer engeren Auswahl und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Fragen Sie nach wichtigen Funktionen, Unterstützung und Compliance-Anforderungen, die für Ihre Geschäftsprozesse relevant sind. Erkundigen Sie sich außerdem nach Vorführungen und Testzeiträumen, damit Sie die Software in Aktion sehen und die Benutzererfahrung bewerten können.
Einheitliche Bewertungskriterien verwenden
Achten Sie während Ihres Bewertungsprozesses darauf, bei allen Anbietern dieselben Bewertungskriterien anzuwenden. So gewährleisten Sie einen fairen Vergleich und können eine fundierte Entscheidung treffen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Funktionalität, Unterstützung und Kosten, um Ihre Bewertung zu steuern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte vorstellen, die unserer Situation ähnelt?
- Welche Unterstützungs- oder Einarbeitungsressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie gehen Sie mit der Datenmigration um?
- Wie lange dauert eine Implementierung bei Ihnen normalerweise?
Schritt 4: Die geschäftliche Begründung erarbeiten
Der ERP-Implementierungsprozess ist nicht günstig. Daher müssen Sie Ihre Recherche zu Team und Anbietern in eine überzeugende geschäftliche Begründung umwandeln, um die Zustimmung der Führungsebene zu gewinnen. So geht’s:
Problempunkte und Ergebnisse zusammenfassen
Beginnen Sie damit, die aktuellen Problempunkte und die erwarteten Ergebnisse der Implementierung der ERP-Software klar darzustellen. Zeigen Sie, wie die Software konkrete Probleme wie ungenaue Daten oder ineffiziente Arbeitsabläufe behebt. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um die wichtigsten Vorteile von ERP-Software und die Verbesserungen hervorzuheben, die Ihr Team erwarten kann.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Sammeln Sie aus Ihren Gesprächen mit den Anbietern grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung. Präsentieren Sie diese Informationen anschließend prägnant, um ein klares finanzielles Bild zu vermitteln.
Ausführliche Informationen zu den Implementierungskosten finden Sie in den Ressourcen zur Preisgestaltung von ERP-Software. Achten Sie darauf, mögliche versteckte Kosten einzubeziehen und darzustellen, wie diese in Ihr Budget passen.
ROI und Risiken darlegen
Erläutern Sie die Rendite, die Gesamtbetriebskosten, Effizienzgewinne sowie finanzielle oder betriebliche Risiken, wenn Sie nicht handeln. Verwenden Sie Beispiele aus der Praxis, um potenzielle Kosteneinsparungen oder Produktivitätssteigerungen zu veranschaulichen.
Stellen Sie außerdem die Nachteile der Beibehaltung des Status quo heraus, beispielsweise verpasste Chancen oder anhaltende Ineffizienzen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
- Wie wird diese Investition auf unsere strategischen Ziele abgestimmt?
- Welche Kennzahlen werden wir zur Erfolgsmessung verwenden?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre ERP-Software und führen Sie Ihre Benutzer ein
Um nach der Auswahl Ihrer ERP-Software einen reibungslosen Einführungsprozess zu gewährleisten, müssen Sie die folgenden Schritte befolgen:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer, um Erwartungen und Zeitpläne festzulegen. Nutzen Sie Besprechungen oder E-Mails, um wichtige Termine, Verantwortlichkeiten und die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder darzulegen. Diese Transparenz hilft, Verwirrung zu vermeiden und stellt sicher, dass alle auf demselben Stand sind.
Benennen Sie interne Verantwortliche
Benennen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die ERP-Implementierung. Diese Personen koordinieren sich mit dem Anbieter und bearbeiten interne Fragen. Stellen Sie sicher, dass sie über die nötigen Befugnisse und Ressourcen verfügen, um Probleme zu lösen und das Projekt auf Kurs zu halten.
Sorgen Sie für Schulung und Akzeptanz
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen abschließen und das Tool einheitlich nutzen. Planen Sie Schulungssitzungen und sprechen Sie anschließend mit den Benutzern, um den Fortschritt zu verfolgen. Stellen Sie Ressourcen wie Handbücher oder Zugang zu Schulungsmaterialien des Anbieters bereit, um das Lernen zu unterstützen.
Schaffen Sie Feedbackschleifen
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein, um Rückmeldungen der Benutzer einzuholen und Bedenken umgehend zu berücksichtigen. Nutzen Sie die Ressourcen des Anbieters zur Fehlerbehebung und Unterstützung und führen Sie regelmäßige Gespräche durch, damit Sie Hindernisse bei der Akzeptanz erkennen und die Benutzerzufriedenheit vor dem Abschluss der Einführung verbessern können.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Veränderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie erste Erfolge verfolgen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie wird Feedback gesammelt und umgesetzt?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade ERP-Software recherchieren, wenden Sie sich für kostenlose Empfehlungen an einen SoftwareSelect-Berater.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine engere Auswahl an Software zur Prüfung. Der Berater unterstützt Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
