Wie man ERP-Software auswählt
Die Wahl der richtigen ERP-Software (Enterprise Resource Planning) ist eine strategische Entscheidung, die eine sorgfältige Planung erfordert. ERP-Systeme helfen Ihnen, Zeit zu sparen, die Genauigkeit zu erhöhen, die Compliance zu sichern und den ROI zu steigern. Aber ein falsches Tool kann zu verschwendeten Ressourcen, mehr Ineffizienzen und unnötigen Compliance-Problemen führen.
Wenn Sie auf der Suche nach einem neuen ERP-System sind, ist dieser Leitfaden für Sie. Er richtet sich an CFOs und Finanzverantwortliche, die den ERP-Auswahlprozess besser verstehen möchten. Ich gebe Ihnen darin wichtige Tipps, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die den Bedürfnissen Ihres Teams entsprechen.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von ERP-Software achten sollten
Bevor Sie eine ERP-Strategie oder einen Implementierungsplan entwickeln können, müssen Sie zunächst Ihren Anbieter finden. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Bewertung verschiedener Anbieter berücksichtigen sollten:
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1. Flexibilität der Pläne
Mit flexiblen Plänen können Sie Ihre ERP-Lösung an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen. Allerdings können bei fehlender Vorsicht zusätzliche Kosten entstehen. Achten Sie auf Anbieter, die klare und einfache Bedingungen für Planänderungen ohne Strafgebühren anbieten.
Fragen Sie unbedingt nach, ob temporäre Upgrades für Spitzenzeiten angeboten werden, um unerwartete Gebühren zu vermeiden. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen und sprechen Sie mit derzeitigen Nutzern über deren Erfahrungen mit Planänderungen für zusätzliche Einblicke.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugang und Berichterstattung bestimmen, wie gut Sie Geschäftszahlen nachverfolgen und analysieren können. Suchen Sie nach ERP-Lösungen mit anpassbaren Berichtsfunktionen oder Visualisierungsmöglichkeiten. Wenn Ihr Unternehmen erweiterte Datenzugriffe benötigt, sollten Sie ERP-BI-Systeme in Betracht ziehen.
Testen Sie während der Demo alle verfügbaren Berichts-Features und fragen Sie, wie die Integration mit bestehenden Datenquellen funktioniert, um sicherzustellen, dass bei der Implementierung keine Informationen verloren gehen.
3. Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft
Die meisten ERP-Programme bieten zahlreiche Integrationen, um problemlos mit Ihren bestehenden Systemen zusammenzuarbeiten. Dennoch sind nicht alle ERPs mit jeder Softwarelösung kompatibel.
Überprüfen Sie bei der Anbietersuche, ob das ERP APIs oder vorgefertigte Integrationen für Ihre aktuelle IT-Landschaft bereitstellt. Dazu zählen Buchhaltungssoftware, CRM-Tools (Customer Relationship Management) und weitere Lösungen.
4. Onboarding und Support
Ein erfolgreiches Onboarding sowie kontinuierlicher Support sind entscheidend für einen reibungslosen Umstieg auf neue Software – für Sie und Ihr Team. Im Optimalfall bietet der Anbieter umfassende Schulungen und einen reaktionsschnellen Support.
Informieren Sie sich daher immer über den Onboarding-Prozess und verfügbare Support-Kanäle. Ziehen Sie außerdem weitere Referenzen hinzu, um die Servicequalität aus UX-Sicht besser beurteilen zu können.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer auf welche Daten und Funktionen im ERP-System zugreifen kann. Das ist besonders wichtig für Sicherheit und Compliance – vor allem in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Cybersicherheit.
Vergewissern Sie sich stets, dass die Software Ihnen erlaubt, detaillierte Zugriffsrechte für verschiedene Rollen zu vergeben. Am besten lassen Sie sich die Berechtigungen in einer Testumgebung vorführen, um zu sehen, wie die Zugangskontrolle tatsächlich funktioniert.
6. Branchenspezifische Compliance
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist in jeder Branche unerlässlich. Wählen Sie ein ERP-System, das den Compliance-Standards Ihres Sektors entspricht, sei es HIPAA, GAAP oder IFRS.
Fragen Sie die Anbieter, wie sie mit Compliance-Updates umgehen und welche Zertifizierungen sie besitzen. Überprüfen Sie dies, indem Sie herausfinden, ob sie bereits Kunden aus Ihrer Branche haben und wie sie Veränderungen der gesetzlichen Vorgaben adressieren.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungen ermöglichen es Ihnen, das ERP-System auf Ihre individuellen Prozesse zuzuschneiden. Auch wenn ein flexibles System, das sich an Ihre Bedürfnisse anpasst, vorteilhaft ist, können individuelle Anpassungen schnell zu zusätzlichen Kosten führen.
Suchen Sie nach Software, die konfigurierbare Workflows und Benutzeroberflächen bietet. Bitten Sie im Rahmen der Bewertung um Beispiele für Anpassungen, die andere Kunden umgesetzt haben, und fragen Sie, ob zusätzliche Module oder Veränderungen Auswirkungen auf die Gesamtkosten haben.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen sparen Zeit, indem sie manuelle Aufgaben reduzieren und somit Prozesse vereinfachen und die Effizienz erhöhen.
Suchen Sie nach Unternehmenssoftware mit fortschrittlichen Automatisierungsmöglichkeiten wie automatisierten Workflows und Benachrichtigungen. Testen Sie während der Probephase einen einfachen automatisierten Prozess, um zu sehen, wie das System funktioniert.
9. Mobile- oder Multi-Standort-Unterstützung
Mobile und Multi-Standort-Unterstützung sind entscheidend, wenn Ihr Team remote oder an verschiedenen Standorten arbeitet. Berücksichtigen Sie hierfür Lösungen, die einen zuverlässigen mobilen Zugang und Zusammenarbeit bieten.
Achten Sie auf Funktionen wie eine mobile App und prüfen Sie, wie das System die Datenabstimmung zwischen mehreren Standorten handhabt. Testen Sie während einer Demo die Funktionalität, um sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich und effektiv ist.
Wie Sie ERP-Software auswählen: Ein 5-Schritte-Rahmen
Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters erfordert eine klare Strategie. Es ist wichtig, dass Sie die Software mit Ihren Unternehmenszielen und Ihrem operativen Bedarf in Einklang bringen. Andernfalls kann es später zu kostspieligen Umstellungen und Fehlern kommen.
So vermeiden Sie diese Fallstricke und finden direkt von Anfang an die passende Lösung:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Sie können keine ERP-Lösung auswählen, ohne zu wissen, wie sie Ihr Team und andere Fachbereiche beeinflusst. Bevor Sie mit der Suche beginnen, müssen Sie die Anforderungen erheben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Beziehen Sie die wichtigsten Beteiligten ein
Beziehen Sie wichtige Beteiligte wie Personalwesen, Finanzen und IT ein, um einen umfassenden Überblick über die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zu erhalten. Zum Beispiel benötigt die IT vielleicht ein besseres Projektmanagement, während die Finanzabteilung klarere Berichte verlangt.
Es kann sinnvoll sein, Meetings oder Workshops zu organisieren, um gewünschte Verbesserungen und die Vorstellungen von Erfolg zu besprechen. Diese Zusammenarbeit hilft, eine Lösung zu finden, die die Erwartungen aller erfüllt.
Erstellen und priorisieren Sie Ihre Pain Points
Nachdem Sie mit Ihrem Team gesprochen haben, erstellen Sie eine Liste der gemeinsamen Problempunkte und Hindernisse, die die Produktivität beeinträchtigen, wie zum Beispiel langsame Zahlungsabwicklung oder ein wachsendes Datenvolumen. Priorisieren Sie diese nach Auswirkung und Häufigkeit und konzentrieren Sie sich zuerst auf die Faktoren, die den täglichen Betrieb am meisten behindern.
Abstimmung mit internen Richtlinien
Neben Rückmeldungen ist es auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Anforderungen an das ERP-System mit den unternehmensinternen Richtlinien und regulatorischen Zielen übereinstimmen. Prüfen Sie immer im Vorfeld Präferenzen der Anbieter sowie Sicherheitsprotokolle, um die Einhaltung von Standards zu gewährleisten.
Ebenso wichtig ist es zu bestätigen, dass Ihr ERP-System in der Lage ist, sich an regulatorische Veränderungen anzupassen. Diese Übereinstimmung verhindert zukünftige Konflikte und sorgt für einen reibungsloseren Integrationsprozess.
Unterscheiden Sie unverzichtbare Funktionen
Sobald Sie alle notwendigen Erkenntnisse gesammelt haben, müssen Sie Ihre Optionen eingrenzen. Beginnen Sie damit, zwischen unverzichtbaren Funktionen und solchen, die lediglich „nice-to-have“ sind, zu unterscheiden.
Zu den wesentlichen Funktionen könnten der Echtzeit-Zugriff auf Daten oder die Integration mit bestehenden Tools gehören. Nett wäre es hingegen, wenn Self-Service-Portale und anpassbare Dashboards oder Vorlagen angeboten würden.
Überlegen Sie, welche Funktionalitäten die größten Herausforderungen Ihres Teams unmittelbar lösen – bauen Sie darauf auf.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Problempunkte lösen?
- Welche Rendite (ROI) erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Recherchieren Sie ERP-Softwareanbieter
Recherchieren und vergleichen Sie anschließend die führenden ERP-Softwareanbieter, um die beste Lösung zu finden, die den Anforderungen Ihres Teams und Unternehmens gerecht wird. So grenzen Sie Ihre Auswahl ein:
Führen Sie einen ersten Anbietervergleich durch
Beginnen Sie mit Bewertungsseiten, Rankings und Fallstudien, um einen Überblick über die verfügbaren ERP-Optionen zu erhalten. So erkennen Sie schnell potenzielle Anbieter und können deren Marktstellung einschätzen.
Achten Sie auf Muster in den Rezensionen, z. B. wiederkehrende Stärken oder Schwächen, um Ihre Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Vergleichen Sie anhand der Unternehmensbedürfnisse
Bewerten Sie die Tools nach Kriterien wie Unternehmensgröße und Integrationsmöglichkeiten. Entscheiden Sie in diesem Schritt auch, welcher Bereitstellungstyp für Ihr ERP-Projekt geeignet ist: cloudbasiert, lokal, hybrid oder zweistufig. Überlegen Sie, wie jede Option Ihre bestehende IT-Landschaft und Ihre Wachstumspläne unterstützt.
Schlüsselfaktoren herausstellen
Konzentrieren Sie sich dabei auf Besonderheiten wie Implementierungsunterstützung oder Benutzererlebnis. Analysieren Sie, welche Anbieter Flexibilität für besondere Anwendungsfälle bieten, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert werden könnte. So finden Sie die Lösung, die am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt.
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
Führen Sie stets eine detaillierte Dokumentation Ihrer Recherche, damit Sie die Anbieter später einfach vergleichen können. Notieren Sie darin wichtige Punkte wie Preise, Funktionen und Einschränkungen. Diese Dokumentation ist ein wertvolles Nachschlagewerk für Ihre endgültige Entscheidung.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zur Teamgröße, zum Budget und zur Systemlandschaft?
- Welche Unterstützung und Dokumentation wird angeboten?
- Wie geht der Anbieter mit Updates und Wartung um?
- Gibt es versteckte Kosten oder Gebühren?
Top ERP-Software, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der besten verfügbaren ERP-Softwareoptionen, um Ihnen den Einstieg in die Suche zu erleichtern:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine ERP-Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Jetzt sollten Sie wissen, welchen ERP-Typ Sie benötigen und welche Funktionen für Sie wichtig sind. Nun ist es an der Zeit, Kontakt zu potenziellen Partnern aufzunehmen:
Anbieter auf die Shortlist setzen
Wählen Sie 2-4 Anbieter basierend auf Ihrer vorherigen Recherche aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die Ihre Anforderungen erfüllen und einen starken Ruf haben, wie zum Beispiel Oracle NetSuite oder Sage. Diese überschaubare Liste ermöglicht eine tiefere Prüfung, ohne Ihr Team zu überfordern.
Versenden Sie eine RFI oder RFP
Erwägen Sie, eine Anfrage für Informationen (RFI) oder eine ERP-Software RFP zu verschicken, um detailliertere Informationen zu erhalten. Dies hilft Ihnen, die Angebote der Anbieter besser zu verstehen und wie diese zu Ihren Anforderungen passen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu klären und einen detaillierten Überblick über deren Fähigkeiten zu gewinnen.
Demos buchen und gezielt nachfragen
Vereinbaren Sie Demos mit Ihren Anbietern auf der Shortlist und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Fragen Sie nach wichtigen Funktionen, Support und Compliance-Anforderungen, die für Ihre Geschäftsprozesse relevant sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie nach Demos und Testzeiträumen fragen, damit Sie die Software in Aktion sehen und die Nutzererfahrung bewerten können.
Verwenden Sie einheitliche Bewertungskriterien
Stellen Sie während Ihres Bewertungsprozesses sicher, dass Sie bei allen Anbietern die gleichen Kriterien anlegen. Dies ermöglicht einen fairen Vergleich und hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Funktionalität, Support und Kosten, um Ihre Bewertung zu steuern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir einen echten Kundenfall vorstellen, der mit unserem vergleichbar ist?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie gehen Sie mit der Datenmigration um?
- Wie sieht Ihr typischer Implementierungszeitplan aus?
Schritt 4: Stellen Sie den Business Case auf
Der ERP-Implementierungsprozess ist nicht günstig. Daher müssen Sie Ihre Recherchen zum Team und zu den Anbietern in einen überzeugenden Business Case umwandeln, um die Zustimmung der Führungsebene zu erhöhen. So gehen Sie vor:
Schmerzpunkte und erwartete Ergebnisse zusammenfassen
Beginnen Sie damit, die aktuellen Schmerzpunkte und die erwarteten Ergebnisse der ERP-Einführung klar darzustellen. Zeigen Sie auf, wie die Software bestimmte Probleme wie Datenungenauigkeiten oder ineffiziente Arbeitsabläufe adressiert. Nutzen Sie Aufzählungspunkte, um die wichtigsten Vorteile von ERP-Software und Verbesserungen für Ihr Team hervorzuheben.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Holen Sie Kostenschätzungen und Implementierungszeitpläne aus Ihren Anbietergesprächen ein und präsentieren Sie diese Informationen übersichtlich, um einen klaren Überblick über die Finanzlage zu geben.
Beziehen Sie Ressourcen zum Thema ERP-Softwarepreise für detaillierte Einblicke zu den Implementierungskosten ein. Vergessen Sie nicht, mögliche versteckte Kosten zu berücksichtigen und deren Einfluss auf Ihr Budget darzustellen.
ROI und Risiken darlegen
Erläutern Sie die Rendite, die Gesamtkosten beim Einsatz, Effizienzsteigerungen sowie die finanziellen oder operativen Risiken, falls Sie nicht handeln. Verwenden Sie Praxisbeispiele, um mögliche Kosteneinsparungen oder Produktivitätssteigerungen zu verdeutlichen.
Heben Sie außerdem die Nachteile hervor, wenn der Status quo beibehalten wird, wie zum Beispiel verpasste Chancen oder weiterhin auftretende Ineffizienzen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird hiermit gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn wir nichts tun?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
- Wie passt diese Investition zu unseren strategischen Zielen?
- Welche Kennzahlen werden wir zur Erfolgsmessung verwenden?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre ERP-Software und führen Sie Ihr Team ein
Damit die Einführung nach der Auswahl Ihrer ERP-Software reibungslos verläuft, sollten Sie diese Schritte befolgen:
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer, um Erwartungen und Zeitpläne festzulegen. Nutzen Sie Meetings oder E-Mails, um wichtige Termine, Verantwortlichkeiten und die jeweiligen Aufgaben darzustellen. Diese Transparenz verhindert Verwirrung und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Interne Verantwortlichkeiten festlegen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die ERP-Implementierung. Diese Personen koordinieren mit dem Anbieter und beantworten interne Fragen. Stellen Sie sicher, dass sie die Befugnisse und Ressourcen haben, um Probleme zu lösen und das Projekt auf Kurs zu halten.
Für Schulung und Akzeptanz sorgen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen absolvieren und das Tool konsequent anwenden. Planen Sie Schulungssitzungen und verfolgen Sie den Fortschritt der Benutzer nach. Stellen Sie Ressourcen wie Handbücher oder Zugang zu Trainingsmaterialien des Anbieters bereit, um das Lernen zu unterstützen.
Feedback-Schleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedback-Schleifen ein, um Nutzerfeedback zu sammeln und Bedenken schnell anzusprechen. Nutzen Sie Anbieterressourcen für Fehlerbehebung und Support und führen Sie regelmäßige Check-ins durch, damit Sie Akzeptanzhürden identifizieren und die Nutzerzufriedenheit vor der Einführung verbessern können.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden erste Erfolge nachverfolgt?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie wird Feedback gesammelt und umgesetzt?
Wie geht es weiter:
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