Wie Sie ERP-Software auswählen
Sie recherchieren Enterprise Resource Planning (ERP) Software?
Unsicher, ob das überhaupt die richtige Software für Sie ist? Wir helfen Ihnen, es herauszufinden.
Die Wahl der richtigen Enterprise Resource Planning (ERP) Software ist eine strategische Entscheidung, die sorgfältige Planung erfordert. ERP-Systeme helfen Ihnen, Zeit zu sparen, die Genauigkeit zu erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die Rendite zu steigern. Doch wenn Sie das falsche Tool wählen, kann das zu verschwendeten Ressourcen, mehr Ineffizienzen und unnötigen Compliance-Problemen führen.
Wenn Sie nach einem neuen ERP-System suchen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Er richtet sich an CFOs und Finanzverantwortliche, die den Auswahlprozess für ERP besser verstehen möchten. Ich gebe Ihnen darin wichtige Tipps, damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können, die zu den Anforderungen Ihres Teams passen.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von ERP-Software achten sollten
Bevor Sie mit der Entwicklung einer ERP-Strategie oder eines Implementierungsplans beginnen, müssen Sie zuerst den richtigen Anbieter finden. Hier sind einige Aspekte, die Sie bei der Bewertung verschiedener Anbieter berücksichtigen sollten:
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1. Flexibilität der Tarife
Die Tarif-Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre ERP-Lösung mit der Entwicklung Ihres Unternehmens mitwachsen zu lassen. Allerdings kann das zu zusätzlichen Kosten führen, wenn Sie nicht aufpassen. Achten Sie auf Anbieter, die klare und einfache Bedingungen für Tarifwechsel ohne Strafgebühren anbieten.
Fragen Sie unbedingt, ob temporäre Upgrades während Hochphasen möglich sind, um unerwartete Kosten zu vermeiden. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen und sprechen Sie mit aktuellen Nutzern über deren Erfahrungen beim Tarifwechsel, um zusätzliche Einblicke zu gewinnen.
2. Datenzugriff und Reporting
Datenzugriff und Reporting bestimmen, wie gut Sie Ihre Geschäftskennzahlen verfolgen und analysieren können. Suchen Sie nach ERP-Lösungen mit anpassbaren Berichtswerkzeugen oder Visualisierungsoptionen. Wenn Ihr Unternehmen fortgeschrittenere Datenzugriffe benötigt, prüfen Sie ERP-BI-Systeme.
Testen Sie während der Demo alle verfügbaren Berichts-Features und fragen Sie nach der Integration mit bestehenden Datenquellen, damit bei der Implementierung keine Informationen verloren gehen.
3. Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Die meisten ERP-Softwarelösungen bieten verschiedene Integrationen, damit sie reibungslos mit Ihren bestehenden Systemen funktionieren. Allerdings sind nicht alle ERPs mit jeder Software kompatibel.
Überprüfen Sie bei der Anbieterauswahl, ob die ERP-Lösung APIs oder vorgefertigte Integrationen für Ihre aktuelle Systemlandschaft unterstützt. Dazu zählen beispielsweise Buchhaltungssoftware, Customer Relationship Management Tools (CRM) und andere Lösungen.
4. Einführung und Support
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess und fortlaufender Support sind entscheidend für die erfolgreiche Umstellung auf neue Software – sowohl für Sie als auch für Ihr Team. Im Idealfall wählen Sie einen Anbieter, der umfassende Schulungen und einen zuverlässigen Support bietet.
Fragen Sie daher gezielt nach dem Einführungskonzept und den verfügbaren Supportkanälen. Ziehen Sie auch zusätzliche Referenzen heran, um aus Anwendersicht die Servicequalität besser einschätzen zu können.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer welche Bereiche im ERP-System einsehen und bearbeiten darf. Das ist besonders für die Sicherheit und Compliance wichtig – vor allem in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der IT-Sicherheit.
Stellen Sie sicher, dass die Software die Möglichkeit bietet, detaillierte Zugriffsrechte für verschiedene Rollen zu definieren. Am besten lassen Sie sich die Rechteverwaltung während einer Testphase vorführen, damit Sie die Einstellungen live erleben können.
6. Branchenspezifische Compliance
Die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften ist unabhängig von Ihrer Branche unverzichtbar. Wählen Sie ein ERP-System, das den Compliance-Standards Ihres Sektors entspricht, egal ob es sich um HIPAA, GAAP oder IFRS handelt.
Fragen Sie Anbieter, wie sie Compliance-Updates umsetzen und welche Zertifizierungen sie besitzen. Überprüfen Sie dies, indem Sie feststellen, ob sie Kunden aus Ihrer Branche haben und wie sie regulatorische Änderungen handhaben.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsmöglichkeiten erlauben es Ihnen, das ERP-System auf Ihre individuellen Prozesse zuzuschneiden. Auch wenn es vorteilhaft ist, ein flexibles System zu haben, das sich Ihren Bedürfnissen anpasst, können Anpassungen schnell zu zusätzlichen Kosten führen.
Suchen Sie nach Software, die konfigurierbare Workflows und Benutzeroberflächen bietet. Fragen Sie während der Evaluierung nach Beispielen für Anpassungen, die andere Kunden vorgenommen haben, und danach, ob zusätzliche Module oder Änderungen Ihre Gesamtkosten beeinflussen.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen können Zeit sparen, indem sie manuelle Aufgaben reduzieren. Das führt zu schlankeren Abläufen und einer gesteigerten Effizienz.
Suchen Sie nach Unternehmenssoftware mit fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen wie automatisierten Workflows und Benachrichtigungen. Richten Sie während Ihrer Testphase einen einfachen automatisierten Prozess ein, um zu sehen, wie es funktioniert.
9. Unterstützung für Mobilgeräte oder mehrere Standorte
Mobile und standortübergreifende Unterstützung sind entscheidend, wenn Ihr Team remote oder an verschiedenen Standorten arbeitet. Berücksichtigen Sie dazu Lösungen, die zuverlässigen mobilen Zugriff und Zusammenarbeit ermöglichen.
Achten Sie auf Funktionen wie eine mobile App und prüfen Sie, wie die Software die Daten-Synchronisierung über verschiedene Standorte hinweg handhabt. Testen Sie in einer Demo die Bedienbarkeit und Wirksamkeit der Funktionen.
Machen Sie eine Pause von Ihrer Recherche.
Wir machen es einfach:
- Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit
- Besprechen Sie Optionen mit einem Berater
- Erhalten Sie eine maßgeschneiderte Shortlist
- Erhalten Sie Unterstützung beim Einkauf
So wählen Sie eine ERP-Software: Ein 5-Schritte-Framework
Die Wahl des richtigen ERP-Anbieters erfordert eine klare Strategie. Es ist wichtig, die Software mit Ihren Unternehmenszielen und betrieblichen Anforderungen abzustimmen. Andernfalls kann es später zu kostspieligen Wechseln und Fehlern kommen.
So vermeiden Sie diese Fallstricke und finden gleich beim ersten Mal die richtige Lösung:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen
Sie können keine ERP-Lösung auswählen, ohne zu wissen, wie sie Ihr Team und andere Funktionsbereiche beeinflusst. Bevor Sie mit der Suche beginnen, müssen Sie Anforderungen erheben. Folgende Schritte sollten Sie unternehmen:
Einbeziehung der Stakeholder
Beziehen Sie wichtige Stakeholder wie HR, Finanzen und IT ein, um einen umfassenden Einblick in die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zu erhalten. Beispielsweise benötigt die IT eventuell besseres Projektmanagement, während das Finanzwesen klarere Berichte benötigt.
Überlegen Sie, ob Sie Meetings oder Workshops abhalten, um gewünschte Verbesserungen und die Erfolgsfaktoren zu besprechen. Diese Zusammenarbeit trägt dazu bei, dass die Lösung den Erwartungen aller gerecht wird.
Pain Points auflisten und priorisieren
Nachdem Sie mit Ihrem Team gesprochen haben, erstellen Sie eine Liste der gemeinsamen Pain Points und Hindernisse, die die Produktivität beeinträchtigen, wie zum Beispiel verzögerte Zahlungsabwicklung oder steigendes Datenvolumen. Priorisieren Sie diese nach Auswirkung und Häufigkeit, wobei Sie sich auf die am meisten einschränkenden Punkte für den täglichen Betrieb konzentrieren.
Abgleich mit internen Richtlinien
Neben dem Feedback ist es ebenso wichtig, dass Ihre ERP-Anforderungen zu den unternehmensinternen Richtlinien und den regulatorischen Zielen passen. Prüfen Sie stets im Voraus die Anbietervorgaben und Sicherheitsprotokolle, um sicherzustellen, dass diese den Compliance-Anforderungen gerecht werden.
Es ist ebenso wichtig sicherzustellen, dass Ihr ERP-System sich an eventuelle gesetzliche Änderungen anpassen kann. Diese Abstimmung vermeidet zukünftige Konflikte und sorgt für einen reibungsloseren Integrationsprozess.
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren Funktionen
Sobald Sie alle notwendigen Erkenntnisse gesammelt haben, müssen Sie Ihre Optionen eingrenzen. Beginnen Sie damit, zwischen Funktionen, die unerlässlich sind und solchen, die lediglich nett zu haben wären, zu unterscheiden.
Zu den wesentlichen Funktionen könnten der Zugriff auf Echtzeitdaten oder die Integration mit bestehenden Tools zählen. Zu den netten Zusatzfunktionen wiederum gehören etwa Self-Service-Portale sowie individuell anpassbare Dashboards oder Vorlagen.
Überlegen Sie, welche Funktionen die größten Herausforderungen Ihres Teams direkt lösen, und gehen Sie von dort aus weiter.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Probleme lösen?
- Welche Rendite erwarten Sie durch diese Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Recherchieren Sie ERP-Softwareanbieter
Recherchieren und vergleichen Sie im nächsten Schritt die führenden ERP-Softwareanbieter, um die beste Lösung für die Anforderungen Ihres Teams und Ihres Unternehmens zu finden. So grenzen Sie Ihre Auswahl ein:
Führen Sie eine erste Anbietersichtung durch
Beginnen Sie mit Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien, um einen Überblick über verfügbare ERP-Optionen zu erhalten. Das hilft Ihnen, potenzielle Anbieter schnell zu identifizieren und deren Ruf am Markt zu verstehen.
Achten Sie auf wiederkehrende Muster in den Bewertungen, wie gemeinsame Stärken oder Schwächen, um Ihre Auswahl zu unterstützen.
Vergleichen Sie anhand Ihrer Geschäftsbedürfnisse
Bewerten Sie die Tools anhand von Faktoren wie Unternehmensgröße und Integrationsfähigkeit. In diesem Schritt ist es auch wichtig, sich für einen Einsatztyp Ihres ERP-Projekts zu entscheiden: Cloud-basiert, On-Premise, Hybrid oder Two-Tier. Überlegen Sie, wie die jeweiligen Optionen Ihre bestehende IT-Infrastruktur und Ihre Wachstumsziele unterstützen.
Identifizieren Sie zentrale Unterscheidungsmerkmale
Konzentrieren Sie sich anschließend auf einzigartige Aspekte wie Implementierungsunterstützung oder Benutzererfahrung. Prüfen Sie, welche Anbieter Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle bieten, die in Ihrem Unternehmen auftreten könnten. So finden Sie die beste Lösung, die Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen erfüllt.
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse
Führen Sie immer eine detaillierte Dokumentation Ihrer Recherche, um Anbieter später einfach vergleichen zu können. Notieren Sie darin wichtige Aspekte wie Preise, Funktionen und Einschränkungen. Diese Dokumentation dient Ihnen als wertvolle Entscheidungsgrundlage.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders stark?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrer Infrastruktur?
- Welche Unterstützung und Dokumentationen sind verfügbar?
- Wie handhabt der Anbieter Updates und Wartung?
- Gibt es versteckte Kosten oder Gebühren?
Top ERP-Software zur Auswahl
Hier ist meine Liste der besten ERP-Software-Optionen, die Ihnen bei der Suche den Einstieg erleichtern soll:
Schritt 3: Erstellen Sie eine ERP-Software-Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Jetzt sollten Sie wissen, welcher ERP-Typ für Sie in Frage kommt und welche Funktionen Sie benötigen. Nun ist es Zeit, mit potenziellen Partnern in Kontakt zu treten:
Anbieter auswählen
Wählen Sie 2-4 Anbieter auf Grundlage Ihrer vorherigen Recherche aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die Ihre Anforderungen erfüllen und einen starken Ruf haben, wie beispielsweise Oracle NetSuite oder Sage. Diese überschaubare Liste ermöglicht eine tiefere Prüfung, ohne Ihr Team zu überfordern.
Senden Sie eine RFI oder RFP
Erwägen Sie, eine Anfrage nach Informationen (RFI) oder eine ERP-Software Ausschreibung (RFP) zu versenden, um detailliertere Informationen einzuholen. Dies hilft Ihnen, das Angebot jedes Anbieters zu verstehen und zu überprüfen, wie diese mit Ihren Anforderungen übereinstimmen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu klären und einen detaillierten Überblick über deren Fähigkeiten zu erhalten.
Buchen Sie Demos und stellen Sie Fragen
Vereinbaren Sie Demos mit Ihren vorausgewählten Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Fragen Sie nach wichtigen Funktionen, Supportleistungen und Compliance-Anforderungen, die für Ihre Geschäftsprozesse relevant sind. Erkundigen Sie sich auch nach Demos und Testphasen, damit Sie die Software im Einsatz sehen und die Benutzererfahrung bewerten können.
Verwenden Sie konsistente Bewertungskriterien
Achten Sie während Ihres Bewertungsprozesses darauf, dieselben Bewertungskriterien für alle Anbieter anzuwenden. Das gewährleistet eine faire Vergleichsbasis und hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Funktionalität, Support und Kosten, um Ihre Bewertung zu steuern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir einen realen Kundenfall wie unseren schildern?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie gehen Sie mit der Datenmigration um?
- Wie sieht Ihr typischer Implementierungsterminplan aus?
Schritt 4: Legen Sie den Business Case dar
Der ERP-Implementierungsprozess ist nicht günstig. Deshalb müssen Sie Ihre Team- und Anbieterrecherche in einen überzeugenden Business Case verwandeln, um das Commitment der Führungsebene zu erhöhen. So gehen Sie vor:
Schmerzpunkte und Ergebnisse zusammenfassen
Beginnen Sie damit, die aktuellen Schmerzpunkte und die erwarteten Ergebnisse der Einführung der ERP-Software klar darzustellen. Zeigen Sie auf, wie die Software spezifische Probleme wie Datenungenauigkeiten oder ineffiziente Arbeitsabläufe behebt. Heben Sie die wichtigsten Vorteile und Verbesserungen Ihres Teams in Stichpunkten hervor.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Sammeln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeitpläne aus Ihren Gesprächen mit Anbietern und präsentieren Sie diese Informationen prägnant, um ein klares finanzielles Bild zu vermitteln.
Verweisen Sie auf Ressourcen zu ERP-Software-Preisen für detaillierte Einblicke in die Implementierungskosten. Berücksichtigen Sie auch potenzielle versteckte Kosten und erläutern Sie, wie sie in Ihr Budget passen.
ROI und Risiken verdeutlichen
Erklären Sie die Kapitalrendite (ROI), die Gesamtkosten, Effizienzgewinne sowie finanzielle oder operative Risiken, wenn Sie nicht handeln. Verwenden Sie Praxisbeispiele, um mögliche Kosteneinsparungen oder Produktivitätssteigerungen zu verdeutlichen.
Heben Sie außerdem die Nachteile hervor, wenn Sie am Status quo festhalten, z. B. verpasste Chancen oder anhaltende Ineffizienzen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn wir nichts tun?
- Was sind die finanziellen und betrieblichen Vorteile?
- Wie passt diese Investition zu unseren strategischen Zielen?
- Welche Kennzahlen werden wir zur Erfolgsmessung verwenden?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre ERP-Software und schulen Sie Ihre Nutzer
Um einen reibungslosen Onboarding-Prozess nach Ihrer Auswahl der ERP-Software sicherzustellen, sollten Sie diese Schritte befolgen:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer, um Erwartungen und Zeitpläne zu setzen. Verwenden Sie Besprechungen oder E-Mails, um wichtige Termine, Verantwortlichkeiten und die Aufgaben jedes Teammitglieds zu skizzieren. Diese Transparenz hilft, Verwirrung zu vermeiden und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Interne Verantwortliche zuweisen
Weisen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die ERP-Implementierung zu. Diese Personen stimmen sich mit dem Anbieter ab und beantworten interne Fragen. Stellen Sie sicher, dass sie die Befugnisse und Ressourcen haben, um Probleme zu lösen und das Projekt auf Kurs zu halten.
Schulung und Akzeptanz sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen absolvieren und das Tool konsequent nutzen. Planen Sie Schulungen und verfolgen Sie den Fortschritt der Nutzer nach. Stellen Sie Ressourcen wie Handbücher oder Zugang zu Schulungsunterlagen des Anbieters zur Verfügung, um die Einarbeitung zu unterstützen.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein, um Nutzermeinungen zu sammeln und Bedenken zeitnah anzusprechen. Nutzen Sie die Ressourcen des Anbieters für Fehlerbehebung und Support und führen Sie regelmäßige Check-ins durch, um Akzeptanzbarrieren frühzeitig zu identifizieren und die Nutzerzufriedenheit vor der Einführung zu verbessern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden frühe Erfolge nachverfolgt?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie wird Feedback gesammelt und umgesetzt?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie sich gerade mit der Recherche von ERP-Software beschäftigen, verbinden Sie sich kostenlos mit einem SoftwareSelect-Berater für Empfehlungen.
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