ERP-Startklar: Ihre Checkliste vor der Implementierung
Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung, die Geschäftsabläufe mit einem Enterprise-Resource-Planning-System zu optimieren – das ist ein großartiger erster Schritt. Jetzt ist es an der Zeit zu prüfen, ob Ihr Unternehmen wirklich bereit für ein ERP-System ist.
Hier erfahren Sie, wie Sie sich auf die Einführung eines ERP-Systems vorbereiten können, einschließlich einer Checkliste, mit der Sie Ihre Bereitschaft überprüfen können.
Was bedeutet ERP-Bereitschaft?
Wenn Sie „ERP-bereit“ sind, bedeutet das, dass Sie vollständig vorbereitet sind, um ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzuführen und zu nutzen. Genauer gesagt, bedeutet es, dass Sie eine ERP-Bereitschaftsbewertung durchgeführt und festgestellt haben, dass Sie für die Systemeinführung bereit sind.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
Eine ERP-Bereitschaftsbewertung beleuchtet den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens und hilft Ihnen, notwendige Veränderungen zu erkennen, bevor Sie ein ERP-System einführen. Die Bewertung prüft:
- Die Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist
- Ob ein ERP-System diese Herausforderungen lösen kann
- Ob Ihr Unternehmen bereit für die Einführung eines ERP-Systems ist; falls nicht, was Sie ändern müssen, um bereit zu sein
ERP-Systeme sind hervorragend geeignet, um als Organisation effizienter zu werden, aber Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die notwendigen personellen, finanziellen und technologischen Kapazitäten verfügt, um ein neues ERP-System einführen zu können.
Wie der Erfinder des Telefons einmal sagte: „Vor allem anderen ist Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg“.
Warum ist die ERP-Bereitschaft wichtig?
Eine ERP-Bereitschaftsbewertung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Tatsächlich sollte die ERP-Bereitschaft der erste Schritt in Ihrer ERP-Strategie sein, wenn Sie den Prozess ohne Zeit-, Energie- und – vielleicht am wichtigsten – Geldverschwendung durchlaufen möchten.
Wenn Sie der ERP-Bereitschaftsbewertung Vorrang geben, vermeiden Sie typische Herausforderungen, denen sich 75 % der unvorbereiteten Unternehmen gegenübersehen, indem Sie sich Klarheit über folgende Punkte verschaffen:
- Die Herausforderungen, die Sie mit einem ERP-System lösen möchten
- Welche Systeme veralten werden
- Ob Sie über eine angemessene technologische Infrastruktur verfügen
- Mitarbeiterrollen und -verantwortlichkeiten
- Gesamtkosten und erwarteter ROI
- Potentielle Ursachen für Widerstand
Am wichtigsten hilft eine Bereitschaftsbewertung dabei herauszufinden, was geändert werden muss, um vor der Verschwendung wertvollen Kapitals bei einer misslungenen ERP-Implementierung wirklich ERP-bereit zu sein.
ERP-Bereitschafts-Checkliste
Jetzt gilt es: Gehen Sie diese Checkliste durch, um zu prüfen, ob Sie bereit für die Einführung sind oder ob es besser wäre, noch einmal innezuhalten.
Hier sehen Sie die Checkliste im Überblick:
- Aktuelle geschäftliche Herausforderungen
- Implementierungsziele und -vorgaben
- Ressourcen des Unternehmens
- Team-Bereitschaft
- Bereitschaft für Datenmigration
- Ob Sie einen ERP-Berater einbinden sollten
1. Die aktuellen Herausforderungen Ihres Unternehmens verstehen
Zuallererst müssen Sie herausfinden, ob Sie mit der Einführung einer ERP-Lösung wirklich die richtigen Probleme lösen möchten. Genauso wie Sportwagen (meistens) keine Midlife-Krisen lösen, sind ERP-Systeme keine Allheilmittel.
Zu den häufigsten Problemen, die ERP-Systeme helfen können zu lösen, zählen:
- Schlechtes Finanzmanagement
- Unzureichende Daten für fundierte Entscheidungen
- Zu viel manuelle Arbeit
- Schlechte Bewegung von Materialien innerhalb Ihrer Lieferkette
- Schlechte Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen
- Unfähigkeit, Ihre Geschäftsabläufe zu skalieren
- Unzureichende Funktionalität bestehender Systeme
- Verzögerte Erstellung von Berichten in Echtzeit
- Inkonsistentes Kundenbeziehungsmanagement
2. Definieren Sie Ihre Ziele und Vorgaben
Wenn Sie möchten, dass Ihre ERP-Implementierungsstrategie erfolgreich ist, müssen Sie Ihre Unternehmensziele und Vorgaben klar definieren.
Wenn Sie sich die Zeit genommen haben, die Herausforderungen, die Ihr Unternehmen mit einem ERP-System lösen könnte, wirklich zu verstehen – wie es Schritt 1 von Ihnen verlangt hat – dann haben Sie diesen Teil bereits erledigt.
Aber eines sollten Sie bedenken: Dieser Schritt kann nicht isoliert erfolgen. Alle relevanten Entscheidungsträger müssen an der Definition der Ziele und Vorgaben Ihres ERP-Systems beteiligt werden, um den Zeitaufwand für Diskussionen und spätere Änderungen zu minimieren.
Um die Sache zu vereinfachen, lassen Sie die relevanten Stakeholder den folgenden Fragebogen ausfüllen:
| Überlegung | Antwort |
| Was sind die wichtigsten Ziele und Vorgaben, die Sie mit einem ERP-System erreichen wollen? | |
| Welche Hauptresultate sollen durch die ERP-Einführung erreicht werden? | |
| Sind alle Stakeholder über die Erwartungen an die ERP-Implementierungsstrategie informiert? | |
| Verstehen und akzeptieren alle Stakeholder die Ziele und angestrebten Ergebnisse? | |
| Wie lange wird die Umsetzung dauern? |
Wenn alle ihre Hausaufgaben erledigt haben, kommen Sie zusammen und diskutieren Sie die Ziele. Wenn alle auf einer Linie sind, können Sie den ERP-Typ bestimmen, der am besten zu Ihnen passt, und anschließend den nächsten Schritt gehen.
3. Berücksichtigen Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen
Prüfen Sie, ob Sie über geeignete Ressourcen verfügen, um dieses ERP-Projekt zu unterstützen.
Wenn Sie beispielsweise nur 1 oder 2 Personen in Ihrem Implementierungsteam haben, könnten sie aufgrund von Zeitmangel Ihre Fristen nicht einhalten, was es erforderlich macht, weitere Teammitglieder zuzuweisen.
Und natürlich müssen Sie die finanziellen Mittel berücksichtigen, die für die Umsetzung notwendig sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie genug Mittel haben – oder diese nicht zusagen können – wird Ihre Implementierung von Anfang an scheitern.
4. Prüfen Sie die Bereitschaft Ihres Teams
Die Leitungsebene sollte zu diesem Zeitpunkt bereits überzeugt sein, daher besteht Ihre Aufgabe darin, sicherzustellen, dass alle weiteren Teams und potenziellen Anwender für diese neue Technologie bereit sind.
Das bedeutet nicht, dass Sie jeden einzelnen Mitarbeiter fragen müssen, ob er sich über ein neues System freut (können Sie sich vorstellen, wenn das tatsächlich mein Ratschlag wäre?).
Es bedeutet, dass Sie die Personen und Prozesse berücksichtigen müssen, die von der Einführung betroffen wären, und wie Sie sich am besten an diese Veränderungen anpassen.
Zum Beispiel:
- Wenn Sie viele unabhängige Auftragnehmer für Ihre Prozesse einsetzen, sollten Sie die Schulungsdokumente und -videos berücksichtigen, die Sie anfertigen müssen, um diese einzuarbeiten, sowie bestimmen, wer diese Materialien erstellt.
- Wenn viele Ihrer Mitarbeiter Endnutzer des ERP-Systems sind, sollten Sie erwägen, einen formellen Schulungsworkshop zu organisieren, um sie darauf vorzubereiten.
5. Bereiten Sie sich auf die Datenmigration vor
Bevor ein ERP installiert wird, bereiten Sie sich darauf vor, Daten aus verschiedenen Systemen in das neue zu migrieren.
Sie sollten jemanden aus Ihrem ERP-Implementierungsteam bestimmen, der die Verantwortung für die Datenmigration übernimmt und Ihre Kontakte im aktuellen System einbezieht… denn es kann eine große Aufgabe sein.
Um Verzögerungen seitens der Anbieter zu vermeiden, sorgen Sie dafür, dass die verantwortliche Person bereits im Vorfeld Vereinbarungen trifft und die Zustimmung der Anbieter einholt.
Damit der Prozess der Datenmigration erfolgreich ist, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Wie Sie die Daten migrieren werden – das ist komplizierter als es klingt und erfordert sorgfältige Überlegung.
- Die potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen durch die Datenmigration sowie Maßnahmen, um diese Risiken zu minimieren und einen Notfallplan für den Fall ihrer Realisierung.
6. Bedarf an einem ERP-Berater bestimmen
Wenn Ihnen die personellen Ressourcen fehlen, um die Implementierung richtig durchzuführen, suchen Sie professionelle Unterstützung bei einem ERP-Berater.
Ein ERP-Berater ist ein Fachmann mit umfassender Erfahrung rund um ERP-Systeme und bestens darauf vorbereitet, die meisten dieser mühsamen Prozesse in Ihrem Auftrag zu übernehmen.
Ich bin ein Typ, der alles am liebsten selbst macht, aber selbst ich würde in Betracht ziehen, einen Experten dafür zu beauftragen – einfach, weil hier viel Geld (und potenziell viele Kopfschmerzen) auf dem Spiel steht.
Probleme, die vor der ERP-Einführung gelöst werden müssen
Manches scheint universell zu sein: die Angst, den Backofen angelassen zu haben, die Freude, sich zu verlieben, und die Tatsache, dass Unternehmen wirklich mit der Implementierung von ERP-Systemen kämpfen.
Hier sind 5 der häufigsten Probleme bei der ERP-Einführung, die – zum Glück – durch die obige Checkliste größtenteils bereits abgedeckt sind, lieber Leser.
1. Den richtigen ERP-Anbieter auswählen
Bevor Sie mit der Implementierung eines ERP-Systems fortfahren, müssen Sie einen zuverlässigen Anbieter auswählen. Da der Markt jedoch sehr umkämpft ist, tun sich die meisten Unternehmen schwer mit dieser Entscheidung.
Sie können diese Herausforderung meistern, indem Sie mit einem ERP-Berater zusammenarbeiten und dessen Einschätzung einholen – oder indem Sie eine Liste der besten ERP-Systeme am Markt zusammentragen, deren Vorteile mit Ihren Zielen abgleichen und mit einem Softwareberater sprechen.
Ziemlich praktisch, oder?
2. Unzureichende Budgetierung
Laut ERP Focus liegt die durchschnittliche Kosten für die Einführung eines ERP-Systems bei $7200. Wie bei allem kann dieser Betrag jedoch je nach Größe Ihres Unternehmens variieren.
Die meisten Unternehmen schaffen es nicht, ERP-Systeme vollständig einzuführen, nachdem sie mit der Implementierung begonnen haben. Der häufigste Grund? Schlechte Budgetierung.
- Den Readiness-Check durchführen
- Angebote von Anbietern einholen
- Darauf achten, jeden Schritt im Prozess durchdacht zu haben, und
- Eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben einplanen
3. Schwaches Projektmanagement
Bei der ERP-Einführung sollten Sie das Projekt in mehrere Phasen gliedern. Diese Phasen beinhalten beispielsweise:
- Analyse und Planung
- Design
- Entwicklung
- Datenmigration
- Testen
- Updates nach dem Go-live
Um die erforderlichen Aufgaben in jeder Phase erfolgreich umzusetzen, brauchen Sie ein starkes, kompetentes Implementierungsteam – am besten mit mindestens einem fähigen Projektmanager darin.
4. Geringe Einbindung der Mitarbeiter ins Projekt
Ein zentraler Fehler, den viele Unternehmer machen, ist es, ihre Mitarbeiter während der ERP-Einführung nicht auf dem Laufenden zu halten und zu beteiligen.
Informieren Sie betroffene Mitarbeiter schon im Vorfeld über die Funktionen und Vorteile des neuen ERP-Systems und unterstützen Sie sie anschließend beim Umstieg und der Eingewöhnung.
5. Zu glauben, Implementierung sei einmalig erledigt
Dachten Sie, Sie richten das System ein und alles läuft für immer? So sehr ich mir das wünschen würde – so einfach ist es leider nicht.
Wie bei jedem System sollten Sie es auch weiterhin pflegen. Gerade bei einem so großen System braucht es jemanden, der die Verantwortung dafür übernimmt.
Benennen Sie einen Product Owner für Ihr ERP-System, damit dieser mit dem Projektteam zusammenarbeiten und regelmäßige Audits planen kann, um Probleme zu beheben und mit neuen Modulen zu erweitern, während Ihr Unternehmen wächst.
Denn: Wer nicht plant, plant zu scheitern.
Abonnieren Sie, um Ihre finanziellen Führungsqualitäten zu stärken
Bereit, Ihre Fähigkeiten als Finanzführungskraft zu erweitern? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter für Expertenratschläge, Leitfäden und Einblicke von Führungskräften, die die Tech-Branche gestalten.
