ERP-Bereitschaft: Ihre Checkliste vor der Implementierung

Eine ERP-Readiness-Bewertung nimmt den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens unter die Lupe und hilft Ihnen dabei, die Veränderungen zu identifizieren, die Sie vor der Einführung eines ERP-Systems vornehmen müssen. Bei einer Readiness-Bewertung werden folgende Aspekte betrachtet:

• Die Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist
• Ob ein ERP-System dazu beitragen wird, diese Herausforderungen zu bewältigen
• Ob Ihr Unternehmen bereit ist, ein ERP-System einzuführen; falls nicht, was geändert werden muss, um bereit zu sein

ERP-Systeme sind großartig, um als Organisation effizienter zu werden, aber Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die richtigen personellen, finanziellen und technologischen Kapazitäten verfügt, um dieses neue ERP-System aufnehmen zu können.

Wie der Erfinder des Telefons einst berühmt sagte: „Vor allem anderen ist Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg“.

Verstärkung holen

Wenn Sie nicht genug Personal haben, um diese Schritte zu erledigen, sollten Sie sie nicht überspringen. Stattdessen sollten Sie einen Implementierungspartner hinzuziehen oder, falls Sie noch vor der Systemauswahl stehen, einen ERP-Architekten.

Warum ist ERP-Bereitschaft wichtig?

Es gibt viele Vorteile, eine ERP-Readiness-Bewertung durchzuführen. Tatsächlich sollte die ERP-Bereitschaft der erste Schritt Ihrer ERP-Strategie sein, wenn Sie den Prozess ohne unnötigen Zeit-, Energie- und – vielleicht am wichtigsten – Kostenaufwand durchlaufen wollen.

Wenn Sie eine ERP-Readiness-Bewertung priorisieren, vermeiden Sie Probleme, mit denen sich 75% der unvorbereiteten Unternehmen konfrontiert sehen, da Sie bei folgenden Punkten Klarheit gewinnen:

1. Die Herausforderungen, die Sie mit einem ERP-System zu lösen erwarten
2. Welche Systeme veraltet sein werden
3. Ob Sie über eine ausreichende technologische Infrastruktur verfügen
4. Mitarbeiterrollen und Verantwortlichkeiten
5. Gesamtkosten und erwarteter ROI
6. Mögliche Ursachen für Widerstände

Am wichtigsten ist, dass eine Readiness-Bewertung Ihnen hilft festzustellen, was Sie ändern müssen, um ERP-ready zu werden, bevor Sie wertvolle Ressourcen bei einer misslungenen ERP-Implementierung vergeuden.

ERP-Readiness-Checkliste

Jetzt wird es ernst – gehen Sie diese Checkliste durch, um herauszufinden, ob Sie bereit für die Einführung sind oder ob Sie besser noch einen Moment innehalten sollten.

Hier ein kurzer Überblick über die Checkliste:

1. Aktuelle geschäftliche Herausforderungen
2. Implementierungsziele und -vorgaben
3. Organisatorische Ressourcen
4. Team-Bereitschaft
5. Bereitschaft zur Datenmigration
6. Ob ein ERP-Berater einbezogen werden soll

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1. Verstehen Sie die aktuellen Herausforderungen Ihres Unternehmens

Als Allererstes müssen Sie herausfinden, ob Sie mit der Einführung einer ERP-Lösung tatsächlich die richtigen Probleme lösen wollen. So wenig Sportwagen (meistens) eine Midlife-Krise lösen, sind ERP-Systeme auch keine Wundermittel.

Zu den häufigsten Problemstellungen, die ERP-Systeme lösen können, zählen:

• Schlechtes Finanzmanagement
• Unzureichende Datenbasis für Entscheidungsfindungen
• Zu viel manuelle Arbeit
• Schlechte Bewegung von Materialien innerhalb Ihrer Lieferkette
• Mangelhafte Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen
• Unfähigkeit, Ihre Geschäftsabläufe zu skalieren
• Unzureichende Funktionalität vorhandener Systeme

• Verzögerte Echtzeit-Berichterstattung
• Inkonsistentes Kundenbeziehungsmanagement

2. Definieren Sie Ihre Ziele und Vorgaben

Wenn Ihre ERP-Implementierungsstrategie erfolgreich sein soll, müssen Sie Ihre Geschäftsziele und Vorgaben klar definieren. 

Wenn Sie sich die Zeit genommen haben, die Herausforderungen Ihres Unternehmens wirklich zu verstehen, die Sie mit einem ERP-System lösen könnten – wie es Schritt 1 von Ihnen verlangt hat – dann sind Sie schon einen Schritt weiter.

Allerdings gilt: Dieser Schritt kann nicht isoliert durchgeführt werden. Alle relevanten Entscheidungsträger sollten an der Definition der Ziele und Vorgaben Ihres ERP-Systems teilnehmen, um das spätere Hin und Her sowie nachträgliche Änderungen auf ein Minimum zu reduzieren.

Um den Prozess zu vereinfachen, bitten Sie Ihre relevanten Stakeholder, den folgenden Fragebogen auszufüllen:

Überlegung	Antwort
Was sind die wichtigsten Ziele und Vorgaben, die Sie mit einem ERP-System erreichen möchten?
Welche Hauptergebnisse sollen durch die ERP-Einführung erzielt werden?
Sind alle Stakeholder über die Erwartungen an die ERP-Implementierungsstrategie informiert?
Verstehen und teilen alle Stakeholder die Ziele und erwarteten Resultate?
Wie lange wird die Strategie dauern?

Wenn alle ihre Hausaufgaben erledigt haben, kommen Sie zusammen und besprechen die Ziele. Sobald alle auf einer Linie sind, können Sie den ERP-Systemtyp bestimmen, der am besten zu Ihnen passt, und zum nächsten Schritt übergehen.

3. Berücksichtigen Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen

Prüfen Sie, ob Sie über die geeigneten Ressourcen verfügen, um dieses ERP-Projekt zu unterstützen.

Wenn Ihr Implementierungsteam z. B. nur aus ein oder zwei Mitgliedern besteht, schaffen sie es möglicherweise aus Zeitgründen nicht, Fristen einzuhalten, sodass Sie dem Team weitere Mitglieder zuweisen müssen.

Und natürlich sollten Sie die dafür erforderlichen finanziellen Mittel bedenken. Wenn Sie sich nicht sicher sind – oder nicht in der Lage sind, sich ausreichend finanzielle Mittel zuzusichern – wird Ihre Implementierung von Anfang an zum Scheitern verurteilt sein.

4. Prüfen Sie die Einsatzbereitschaft Ihres Teams

Das Management sollte zu diesem Zeitpunkt bereits überzeugt sein. Ihre Aufgabe ist es nun, sicherzustellen, dass auch alle übrigen Teams und potenziellen Nutzenden bereit sind für die neue Technologie.

Das bedeutet nicht, dass Sie jeden einzelnen Mitarbeitenden fragen müssen, ob sie sich über das neue System freuen (stellen Sie sich vor, dies wäre tatsächlich mein Rat?). 

Vielmehr müssen Sie die Personen und Prozesse berücksichtigen, die von der Einführung betroffen sein werden, und herausfinden, wie Sie am besten auf diese Veränderungen eingehen können.

Zum Beispiel:

1. Wenn Sie für viele Ihrer Prozesse unabhängige Auftragnehmer einsetzen, sollten Sie an die notwendigen Schulungsunterlagen/-videos denken, die Sie erstellen müssen, um diese auf den neuesten Stand zu bringen – und wer für die Erstellung dieser Ressourcen verantwortlich ist.
2. Wenn es viele Mitarbeitende gibt, die als Endnutzer mit Ihrem ERP-System arbeiten werden, planen Sie besser einen formellen Workshop, um alle auf denselben Kenntnisstand zu bringen.

5. Bereiten Sie sich auf die Datenmigration vor

Bevor Sie ein ERP installieren, bereiten Sie sich darauf vor, Daten aus verschiedenen Systemen in das neue System zu migrieren.

Weisen Sie ein Mitglied Ihres ERP-Implementierungsteams die Verantwortung für die Datenmigration zu und nehmen Sie Kontakt zu den Ansprechpartnern Ihrer aktuellen Systeme auf … das kann eine Herausforderung werden.

Um Verzögerungen seitens der Anbieter zu vermeiden, lassen Sie die verantwortliche Person frühzeitig Vorabstimmungen treffen und holen Sie das Einverständnis der Dienstleister ein.

Um den Prozess der Datenmigration erfolgreich zu gestalten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Wie Sie die Daten migrieren werden – dieser Schritt ist komplizierter, als es zunächst scheint, und erfordert sorgfältige Überlegungen.
• Die potenziellen Risiken , denen Ihr Unternehmen durch die Datenmigration ausgesetzt sein könnte, sowie die Frage, wie die Eintrittswahrscheinlichkeit minimiert werden kann und wie Sie im Falle eines Problems reagieren.

6. Prüfen Sie, ob Sie einen ERP-Berater benötigen

Wenn Sie nicht die nötigen personellen Ressourcen haben, um die Implementierung richtig durchzuführen, holen Sie sich professionelle Unterstützung von einem ERP-Berater. 

Ein ERP-Berater ist ein Profi mit umfassendem Wissen über ERP-Systeme und ist bestens gerüstet, um die meisten dieser zeitaufwändigen Prozesse für Sie zu übernehmen.

Ich bin normalerweise ein "Do-it-yourself-bis-zum-Ende"-Typ, aber selbst ich würde in Erwägung ziehen, einen Experten damit zu betrauen, wenn man bedenkt, wie viel Geld (und potenzieller Ärger) hier auf dem Spiel steht.

Probleme, die Sie vor der ERP-Implementierung lösen müssen

Manche Dinge scheinen universell zu sein – die Angst, den Ofen angelassen zu haben, die Freude, sich zu verlieben, und die Tatsache, dass Unternehmen scheinbar wirklich mit der Implementierung von ERP-Systemen kämpfen.

Dies sind fünf der häufigsten Probleme, auf die Menschen bei der ERP-Implementierung stoßen, die – Glück für Sie, lieber Leser – mit der obigen Checkliste weitgehend abgedeckt werden.

1. Auswahl des richtigen ERP-Anbieters

Bevor Sie mit der Implementierung eines ERP-Systems fortfahren, müssen Sie einen zuverlässigen Anbieter auswählen. Da der Markt für ERP-Lösungen jedoch sehr wettbewerbsintensiv ist, tun sich die meisten Unternehmer schwer, den richtigen Anbieter zu finden.

Sie können diese Herausforderung meistern, indem Sie mit einem ERP-Berater zusammenarbeiten und dessen Meinung einholen, oooder indem Sie eine Liste der besten ERP-Systeme auf dem Markt recherchieren, deren Vorteile mit Ihren Zielen abgleichen und mit einem Softwareberater sprechen.

Praktisch, oder?

2. Unzureichende Budgetierung

Laut ERP Focus beträgt die durchschnittliche Kosten für die Implementierung eines ERP-Systems $7200. Wie bei allem kann dieser Betrag jedoch je nach Größe Ihres Unternehmens variieren.

Die meisten Unternehmen schaffen es nicht, ERP-Systeme nach Beginn des Implementierungsprozesses vollständig einzuführen. Der häufigste Grund? Schlechte Budgetierung. 

1. Gehen Sie die Readiness-Checkliste durch
2. Holen Sie Angebote von Anbietern ein
3. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Schritt im Prozess durchdacht haben, und 
4. Legen Sie eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben an

3. Schlechtes Projektmanagement

Bei der Einführung eines ERP-Systems müssen Sie das Projekt in mehrere Phasen aufteilen. Diese Phasen umfassen:

• Analyse und Planung
• Design
• Entwicklung
• Datenmigration
• Testphase
• Updates nach dem Start

Um die benötigten Aufgaben in jeder Phase erfolgreich umzusetzen, benötigen Sie ein starkes und kompetentes Implementierungsteam – idealerweise mit mindestens einem guten Projektmanager darin.

4. Kaum Mitarbeitereinbindung im Projekt

Ein zentraler Fehler vieler Unternehmer besteht darin, es zu versäumen, Mitarbeitende während der ERP-Einführung zu informieren und einzubeziehen.

Informieren Sie insbesondere relevante Mitarbeitende frühzeitig über die Funktionen und Vorteile des neuen ERP-Systems vor Implementierungsbeginn und unterstützen Sie sie dabei, sich an die neue Lösung zu gewöhnen.

5. Die Implementierung als einmalige Aktion betrachten

Dachten Sie, Sie richten das System einmal ein und sind dann für alle Zeiten fertig? So sehr ich mir das wünsche – so einfach ist das Leben leider nicht.

Wie bei jedem System sollten Sie es kontinuierlich pflegen. Gerade bei einer so umfangreichen Lösung benötigen Sie jemanden, der diese Aufgabe vollumfänglich übernimmt.

Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für Ihr ERP-System, unterstützen Sie ihn bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Projektteam und planen Sie regelmäßige Audits ein, um Probleme zu beheben und neue Module zu integrieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Denn wer es versäumt zu planen… plant letztlich sein Scheitern.

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