ERP-Berichtswesen: So konzentrieren Sie sich auf die nützlichsten Daten
Enterprise-Resource-Planning-Systeme enthalten große Mengen wertvoller Daten, die in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen und Abteilungen erfasst werden, darunter Finanzen, Betrieb, Marketing, Personalwesen und viele weitere. Diese Geschäftsanalytik ist jedoch nur dann nützlich, wenn ein leistungsfähiger ERP-Berichtsprozess vorhanden ist, um diese Daten zu extrahieren, zu organisieren und darzustellen und dadurch Ihre Entscheidungsprozesse zu unterstützen und zu verbessern.
Lesen Sie weiter, um mehr über die Entwicklung einer leistungsfähigen ERP-Berichtsstrategie zu erfahren – von bewährten Verfahren bis hin zu häufigen Fehlern, die es zu vermeiden gilt.
Was ist ERP-Berichterstattung?
Bei der ERP-Berichterstattung handelt es sich um einen Prozess, bei dem Daten aus der ERP-Datenbank Ihres Unternehmens extrahiert, verarbeitet und mithilfe von Diagrammen, Grafiken und anderen Datenberichts-Tools dargestellt werden, die von den wichtigsten Entscheidungsträgern und Stakeholdern in Ihrem Unternehmen leicht verstanden werden können.
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Diese Berichte dienen dazu, wichtige ERP-Daten zu wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) und anderen bedeutenden Trends darzustellen, die mithilfe Ihrer ERP-Lösungen ermittelt wurden. Finanzvorstände (CFOs) nutzen ERP-Berichte beispielsweise häufig, um Finanztrends zu ermitteln, die über die übergeordneten Erkenntnisse einer Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz hinausgehen.
Die ERP-Berichterstattung kann detailliertere Erkenntnisse zu aktuellen Trends bei Einnahmen oder Ausgaben liefern und vom CFO genutzt werden, um auf Grundlage der aktuellen Geschäftsbedingungen Finanzprognosen zu erstellen.
Vorteile einer ordnungsgemäßen ERP-Berichterstattung
Mehr Informationen sind immer eine gute Sache. Aber wie Sie diese Informationen nutzen, kann den entscheidenden Unterschied machen.
Die Datenerkenntnisse, die eine gut durchdachte ERP-Berichtsstrategie bietet, können Ihrem Unternehmen dabei helfen, unnötige Kosten und andere Ineffizienzen zu reduzieren, die andernfalls in Ihrem Unternehmen unbemerkt blieben. Hier sind vier Möglichkeiten, wie ERP jedem Unternehmen Vorteile bieten kann:
1. Zentralisierte Daten aus einer einzigen verlässlichen Quelle
Wenn ein ERP-System ordnungsgemäß implementiert wurde, zentralisiert es alle Unternehmensdaten in einem zentralen Speicher. Die ERP-Berichterstattung kann diese Informationen anschließend nutzen, um Berichte auf Grundlage präziser Daten zu erstellen und eine umfassende Berichterstattung zu ermöglichen, die nicht durch Datensilos oder widersprüchliche Daten aus verschiedenen Abteilungen beeinträchtigt wird.
Anstatt Berge von Daten zu durchsuchen, könnte ein CFO ERP-Informationen nutzen, um Ausgaben zu bewerten, Erkenntnisse zur Umsatzgenerierung zu gewinnen und andere Finanzdatenpunkte im gesamten Unternehmen schnell und präzise zu analysieren.
2. Automatisierte Compliance-Prüfung und Berichterstattung
Mit dem Wachstum von Unternehmen kann die Sicherstellung der Compliance äußerst zeitaufwendig werden. Wenn Sie über ein leistungsfähiges ERP-Berichtssystem verfügen, wird diese Belastung erheblich reduziert.
ERP-Berichtssysteme können prüfbare Aufzeichnungen sowie regelbasierte, automatisierte Berichte nutzen, um sicherzustellen, dass die Compliance streng überwacht und kontrolliert wird.
In einer Branche wie der Fertigung oder Luftfahrt, in der das Management menschlicher Arbeitskräfte aus Sicherheitsgründen möglicherweise strengen Vorschriften unterliegt, kann die ERP-Berichterstattung automatisierte Aktivitätsprotokolle erstellen, die diese Tätigkeiten dokumentieren und das Unternehmen auf mögliche Fälle von Nichteinhaltung hinweisen.
3. Erkenntnisse in Echtzeit
Von einem ERP-System generierte Daten können an einem zentralen Ort erfasst und in Echtzeit über Berichts-Dashboards verarbeitet werden. Bestandsniveaus, Energieverbrauch und Produktionsleistung sind nur einige Beispiele dafür, wie Unternehmen aktuelle Informationen zur Steuerung ihrer Geschäftsentscheidungen nutzen können.
Ein hoher Energieverbrauch kann das Unternehmen dazu veranlassen, seine Aktivitäten zu reduzieren und die mögliche Ursache für diesen Anstieg zu untersuchen. Wenn jedoch niemand davon weiß, werden Sie natürlich nichts ändern.
4. Langfristige Kosteneinsparungen
ERP-Berichte können Erkenntnisse liefern und strategische Prognosen unterstützen, die Führungskräften dabei helfen, ihre internen Ressourcen besser zu nutzen und zu verwalten.
Von menschlicher Arbeitskraft über den Energieverbrauch und das Lieferkettenmanagement bis hin zu Prozessabläufen können alle Bereiche von einer besseren Verwaltung und Optimierung profitieren, die durch ERP-Berichterstattung ermöglicht wird. Führungskräfte können das gesamte Unternehmen überblicken, um ineffiziente Abläufe, übermäßige Ausgaben und andere Formen von Verschwendung zu erkennen und zu beheben.
Mit der Zeit kann die ERP-Berichterstattung Ihrem Unternehmen dabei helfen, Kosten effizienter zu verwalten, die Gewinnmargen zu verbessern und einen nachhaltigen Betrieb zu ermöglichen.
Wer ist am ERP-Berichtsprozess beteiligt?
Von den direkt mit der Berichterstattung befassten Mitarbeitenden bis hin zu den Entscheidungsträgern benötigt ein leistungsstarkes ERP-Berichtssystem die Beteiligung und Unterstützung einiger wichtiger Rollen.
Dies ist das Team, das Sie zusammenbringen müssen, um den vollen Nutzen der ERP-Berichterstattung in Ihrem Unternehmen zu realisieren:
Leitung der ERP-Berichterstattung (Führungskraft)
Diese Person – häufig der CFO, möglicherweise aber auch ein vom CFO beauftragter Sonderprojektmanager – ist für die Leitung des ERP-Berichtssystems verantwortlich. Die Person in dieser Rolle legt die strategischen Ziele des Berichtssystems fest, beaufsichtigt die Analysten direkt und kommuniziert mit Führungskräften, um Orientierung bei der Interpretation von Berichten zu geben.
Im Laufe der Zeit ist diese Person auch dafür verantwortlich, die ERP-Berichtsstrategie an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Führungsebene (C-Suite)
Führungskräfte der C-Suite sind direkt an der Auswertung von ERP-Berichten beteiligt und beziehen diese Erkenntnisse in ihre strategischen Entscheidungen ein. Sie arbeiten außerdem mit der Leitung des Berichtssystems zusammen, um KPIs festzulegen und den Zweck der ERP-Berichte zu definieren.
ERP-Datenanalyst
Analysten arbeiten an vorderster Front der ERP-Berichterstattung und stellen sicher, dass Daten ordnungsgemäß an Berichtstools übermittelt und anschließend in verständliche Berichte übersetzt werden. Diese Rolle ist maßgeblich an der Erstellung der von Führungskräften und anderen Interessengruppen verwendeten Berichte beteiligt.
Diese Analysten müssen die Ziele der ERP-Berichterstattung verstehen, angefangen bei den Datenpunkten, die in Ihrem Unternehmen höchste Priorität haben.
IT-Support
Je nach Software, Sicherheitsanforderungen und anderen IT-bezogenen Bedürfnissen können mehrere IT-Mitarbeitende an der Einrichtung und Wartung des ERP-Berichtssystems beteiligt sein. Diese Personen spielen eine größere Rolle bei der Einrichtung des Berichtssystems sowie bei der Konfiguration sämtlicher Software und Tools, um ERP-Daten ordnungsgemäß zu extrahieren und zu verarbeiten.
Endnutzer
Während Führungskräfte ERP-Berichte zur Unterstützung strategischer Entscheidungen nutzen, können zahlreiche Rollen innerhalb eines Unternehmens regelmäßig auf diese Berichte zurückgreifen, um ihre täglichen Aktivitäten zu steuern.
- Fachkräfte der Lieferkette können ERP-Berichte verwenden, um die Lieferketten des Unternehmens zu überwachen und zu verwalten.
- Produktionsleiter können Berichte verwenden, um die Arbeitsbedingungen zu überwachen, einschließlich des Energieverbrauchs und der Sicherheit am Arbeitsplatz.
- Compliance-Fachkräfte, einschließlich externer Aufsichtsbehörden, können Prüfungen heranziehen, um die Einhaltung verschiedener Vorschriften zu bewerten.
So erstellen Sie eine ERP-Berichtsstrategie
Sie kennen die Ziele und haben die für Ihre Berichtsstrategie erforderlichen Schlüsselrollen identifiziert. Nun ist es an der Zeit für praktische Hinweise dazu, wie Sie Ihren ERP-Berichtsprozess erfolgreich einrichten.
Folgendes müssen Sie tun:
1. KPIs und andere Ziele definieren
Ein begrenzter Umfang führt zu den besten Ergebnissen – insbesondere, wenn Sie gerade erst mit Ihrer ERP-Berichtsstrategie beginnen.
Identifizieren Sie klare KPIs und andere Ziele, die Sie mit Ihren ERP-Berichten erreichen möchten, und verschaffen Sie sich ein klares Verständnis dafür, wie diese Kennzahlen in Ihre übergeordnete Geschäftsstrategie einfließen werden.
Ihr Unternehmen zu höherer Kosteneffizienz führen
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen möchte kosteneffizienter werden, insbesondere angesichts zunehmend schwieriger wirtschaftlicher Zeiten. ERP-Berichterstattung ist eine hervorragende Möglichkeit, dies zu erreichen, sofern dieses Ziel als Leitlinie für Ihre Strategie dient.
Kommunizieren Sie mit allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Einigkeit über dieses Ziel besteht, und konzentrieren Sie sich darauf, für dieses Ziel relevante Daten und Trends zu extrahieren.
2. Erwartungen an die Beteiligung der Interessengruppen festlegen
Schaffen Sie die Voraussetzungen für den Erfolg Ihrer Interessengruppen – und stellen Sie sicher, dass alle die Bedeutung ihrer Rolle kennen. Jede Interessengruppe muss genau verstehen, wie sie zum Erfolg des Berichtssystems beiträgt, und wissen, was von ihr erwartet wird.
Werden Sie zum Dirigenten
Arbeiten Sie direkt mit jeder Interessengruppe zusammen, um klare Erwartungen hinsichtlich des Zeitpunkts ihrer Aufgaben und der Häufigkeit der Kommunikation festzulegen.
In den meisten Fällen müssen diese Erwartungen auch mit bestehenden Verantwortlichkeiten in Einklang gebracht werden. Daher ist es wichtig, im Verlauf realistische Erwartungen zu setzen.
3. Ein ERP-Berichtstool auswählen und integrieren
Einige ERP-Plattformen bieten bereits die benötigten Tools zur Erstellung eines ERP-Berichtssystems. In anderen Fällen möchten Sie möglicherweise ein externes Berichtstool auswählen.
Eine reibungslose Softwareintegration sicherstellen
Wenn Sie ein Berichtstool mit Ihrem bestehenden ERP verbinden möchten, müssen Ihre IT-Mitarbeiter sicherstellen, dass dieses Tool ordnungsgemäß in Ihre bestehende ERP-Plattform integriert und konfiguriert wird. Arbeiten Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern zusammen, um diese Integration zu überprüfen, bevor Sie im Prozess fortfahren.
4. Daten und Ihren Datenextraktionsprozess validieren
Qualitativ hochwertige Daten bilden die Grundlage einer starken ERP-Analyse-Strategie. Ihre Berichtsanalysten sollten das Berichtssystem auf Herz und Nieren prüfen – also einen Prozess zur Datenvalidierung, Datenbereinigung und anderen relevanten Testverfahren durchführen –, um sicherzustellen, dass Ihr System so konfiguriert ist, dass es ERP-Daten ordnungsgemäß erfasst und verarbeitet.
Daten-Governance und Datenverantwortlichkeiten bereinigen
Der Validierungsprozess kann Probleme im Zusammenhang mit Datenverantwortlichkeiten und Governance aufdecken, die behoben werden müssen, bevor das ERP-Berichtssystem in Betrieb genommen werden kann. Arbeiten Sie mit dem Analyseteam zusammen, um diese Probleme zu identifizieren und etwaige Unklarheiten bei den Verantwortlichkeiten im Vorfeld zu beseitigen. So stellen Sie sicher, dass all Ihre ERP-Daten validiert, korrekt und zuverlässig sind.
5. Berichtsvorlagen entwickeln
Optimieren Sie die Darstellung und Bereitstellung von Berichten, indem Sie Berichtsvorlagen erstellen, in die extrahierte ERP-Daten einfach importiert und visuell dargestellt werden können. Dies ist besonders wertvoll bei der Erstellung von Berichten, auf die in Echtzeit zugegriffen wird oder die durch einen automatisierten Auslöser generiert werden.
Datenvisualisierung für Finanzprognosen
Eine Berichtsvorlage kann eine hervorragende Möglichkeit sein, die neuesten Daten zur finanziellen Leistung in einen ERP-gestützten Prognosebericht einzubinden. Diese Vorlage kann im Laufe der Zeit weiter aktualisiert werden, sobald neue Zahlen verfügbar werden.
6. Im Laufe der Zeit weiterentwickeln und optimieren
Die Ziele und Anforderungen der ERP-Berichterstattung werden sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mit ziemlicher Sicherheit verändern. Ebenso können Beteiligte bessere Ansätze zur Bewertung des ERP im Einklang mit Ihren festgelegten Berichtsziele identifizieren.
Eine Erwartung für kontinuierliche Weiterentwicklung schaffen
In beiden oben genannten Szenarien benötigen Unternehmen die Flexibilität, ihr Berichtssystem im Laufe der Zeit an sich verändernde Anforderungen und Ziele anzupassen.
Indem Sie dies von Anfang an in Ihre Strategie integrieren, können Sie den Beteiligten vermitteln, dass die ERP-Berichterstattung niemals ein fertiges Produkt ist. Überwachen Sie den Nutzen Ihrer ERP-Berichte und arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um Ihre Berichtsstrategie kontinuierlich zu optimieren.
Wann Sie Ihre Berichtsstrategie ändern sollten
Kleine Anpassungen an Ihrer Berichtsstrategie lassen sich leicht umsetzen. Angesichts des Aufwands, der erforderlich ist, um Berichtsziele zu ändern, Datenprioritäten anzupassen, Berichtsintegrationen zurückzusetzen und Berichtsvorlagen zu modifizieren … umfassende Änderungen an Ihrer ERP-Berichtsstrategie sind jedoch häufig belastend und zeitaufwendig.
Wenn Sie versuchen, den Berichtsprozess festzulegen, bevor Ihr System eingerichtet ist …
- Gut für Sie. Das ist deutlich organisierter als bei den meisten Menschen!
- Finden Sie einen Partner für die ERP-Implementierung, der Ihnen dabei helfen kann, von Anfang an eine gute Berichtsstrategie zu entwickeln.
Wenn Sie Ihr System bereits eingerichtet haben, kann ein ERP-Berater Ihnen dabei helfen festzustellen, ob Änderungen an der Berichtsstrategie erforderlich sind, und Sie dabei unterstützen, diese Änderungen auf möglichst kosten- und zeiteffiziente Weise umzusetzen. Im Allgemeinen sollten Änderungen an der Berichtsstrategie in Betracht gezogen werden, wenn eines oder mehrere der folgenden Ereignisse eintreten:
- Sie ändern das Organisationsziel Ihrer ERP-Berichtsstrategie;
- Ihr Unternehmen erlebt wesentliche Veränderungen bei Geschäftstechnologien, Datenberichtswegen und/oder Berichtsanforderungen;
- Für Sie gelten neue gesetzliche Berichtspflichten;
- Ihr Unternehmen durchläuft eine organisatorische Umstrukturierung.
Die größten Fehler bei der ERP-Berichterstattung, die Sie vermeiden sollten
Bevor Sie mit der Entwicklung einer ERP-Berichtsstrategie für Ihr Unternehmen beginnen, finden Sie hier eine kurze Übersicht über die häufigsten Fallstricke, die Sie bei diesem Prozess vermeiden sollten:
1. Sich mehr vornehmen, als man bewältigen kann
Die umfangreichen Daten, die ERP-Systeme bereitstellen, zwingen Unternehmen dazu, bei der Auswahl der Daten, die sie in der Berichterstattung priorisieren möchten, selektiv vorzugehen. Wenn Sie versuchen, zu breit anzusetzen, riskieren Sie eine unübersichtliche und nicht nachhaltige Menge und Vielfalt an Datenberichten.
Nutzen Sie Ihre Berichtsziele, um Ihren Fokus auf möglichst relevante Daten zu beschränken. Wenn Ihre Berichtsstrategie ausgereifter ist und alle Beteiligten mit diesem Prozess vertraut sind, können Sie erneut prüfen, ob Sie Ihre Berichterstattung um zusätzliche Datenquellen erweitern möchten.
2. Berichte auf Grundlage minderwertiger Daten erstellen
Der Datenvalidierungsprozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ERP-Daten korrekt und wertvoll sind. Inkonsistenzen, Datenlücken und andere Qualitätsprobleme schränken den Wert Ihrer Berichte erheblich ein. Daher ist es unerlässlich, dass Sie von Anfang an alles richtig einrichten.
3. Beteiligte nicht über ihre Rollen aufklären
Die richtigen Beteiligten müssen identifiziert werden, aber sie müssen auch angemessen darin geschult werden, wie sie ihre Rollen ausüben.
Für Führungskräfte bedeutet dies, ihnen zu vermitteln, wie sie Ziele festlegen und Daten nutzen können, um Entscheidungen zu treffen. Für Endnutzer bedeutet dies, eine angemessene Schulung für jede ERP-Software bereitzustellen – von Acumatica bis Sage –, die sie bei der Integration der Berichterstattung in ihre Arbeit verwenden sollen.
4. Berichte auf Grundlage von Daten erstellen, die Ihrem Unternehmen nicht gehören
Wenn Ihre ERP-Daten Daten enthalten, die einer anderen Einheit gehören, könnten Sie für Ihr Unternehmen eine Haftung begründen, indem Sie diese Daten in Ihre eigenen Berichte aufnehmen.
Ein solides Programm zur Daten-Governance kann dazu beitragen, Fragen des Dateneigentums zu klären und dieses Problem zu vermeiden.
Starten Sie die ERP-Berichterstattung auf dem richtigen Weg
Der Erfolg einer ERP-Berichtsstrategie wird maßgeblich durch den Aufwand beeinflusst, der für die Entwicklung einer Strategie und die Implementierung eines Rahmens für die laufende Berichterstattung in Ihrem Unternehmen betrieben wird.
CFOs müssen den Prozess der Programmentwicklung sorgfältig durchlaufen. Machen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie diese Initiative starten, um sicherzustellen, dass die Einführung auf einer soliden Grundlage erfolgt. Wenn Sie fachkundige Unterstützung wünschen, wenden Sie sich an einen ERP-Berater, der Sie bei der Implementierung dieses Programms unterstützt.
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