ERP-Berichterstattung: Wie Sie sich auf die nützlichsten Daten fokussieren
Enterprise Resource Planning-Systeme enthalten große Mengen wertvoller Daten, die über eine Vielzahl von Geschäftsbereichen und Abteilungen wie Finanzen, Betrieb, Marketing, Personalwesen und mehr gesammelt werden. Aber diese Business Intelligence ist nur dann nützlich, wenn Sie einen starken ERP-Reporting-Prozess haben, um diese Daten zu extrahieren, zu organisieren und so aufzubereiten, dass sie Ihre Entscheidungsprozesse unterstützen und verbessern.
Von Best Practices bis hin zu typischen Stolperfallen, die es zu vermeiden gilt – lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine starke ERP-Reporting-Strategie entwickeln.
Was ist ERP-Reporting?
ERP-Reporting ist ein Prozess, bei dem Daten aus der ERP-Datenbank Ihres Unternehmens extrahiert, verarbeitet und mithilfe von Diagrammen, Grafiken und anderen Datenanalyse-Tools so aufbereitet werden, dass sie von den wichtigsten Entscheidungsträgern und Stakeholdern Ihres Unternehmens leicht verständlich sind.
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Diese Berichte sind darauf ausgelegt, wichtige ERP-Daten im Hinblick auf Schlüsselleistungsindikatoren (KPIs) und andere bedeutende Trends darzustellen, die durch Ihre ERP-Lösungen identifiziert werden. Beispielsweise nutzen Chief Financial Officers (CFOs) häufig ERP-Berichte, um finanzielle Trends zu erkennen, die über die grobe Übersicht einer Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz hinausgehen.
ERP-Reporting kann detailliertere Erkenntnisse zu aktuellen Entwicklungen bei Umsätzen oder Ausgaben liefern und vom CFO genutzt werden, um finanzielle Prognosen auf Basis aktueller Geschäftsbedingungen zu erstellen.
Vorteile eines effektiven ERP-Reportings
Mehr Informationen sind immer eine gute Sache. Aber wie Sie diese Informationen nutzen, macht den Unterschied.
Die datengestützten Erkenntnisse, die eine gut durchdachte ERP-Reporting-Strategie bietet, können Ihrem Unternehmen helfen, unnötige Kosten und andere Ineffizienzen zu reduzieren, die andernfalls unbemerkt bleiben würden. Hier sind vier Wege, wie ERP jedes Unternehmen unterstützen kann:
1. Zentralisierte, einheitliche Datenquelle
Wenn ein ERP-System richtig implementiert ist, werden alle Unternehmensdaten in einem zentralen Repository gesammelt. ERP-Reporting kann diese Informationen anschließend zur Erstellung von Berichten aus verlässlichen Daten nutzen und so eine umfassende Berichterstattung ermöglichen, die nicht durch Datensilos oder widersprüchliche Daten aus verschiedenen Abteilungen beeinträchtigt wird.
Anstatt sich durch Datenberge kämpfen zu müssen, kann ein CFO mithilfe von ERP-Informationen schnell und präzise Ausgaben bewerten, Einblicke in die Umsatzentwicklung gewinnen und weitere finanzielle Kennzahlen über das gesamte Unternehmen hinweg einsehen.
2. Automatisierte Compliance-Prüfung und Berichterstattung
Mit dem Wachstum eines Unternehmens kann die Sicherstellung der Compliance äußerst zeitaufwändig werden. Mit einem ausgeprägten ERP-Reporting-System verringert sich dieser Aufwand jedoch deutlich.
ERP-Reporting-Systeme können prüfbare Aufzeichnungen sowie regelbasierte, automatisierte Berichte verwenden, um sicherzustellen, dass die Einhaltung von Vorschriften lückenlos überwacht und gesteuert wird.
In Branchen wie der Fertigung oder Luftfahrt, in denen das Management menschlicher Arbeitskräfte aus Sicherheitsgründen streng reguliert ist, kann ERP-Reporting automatisierte Aktivitätsprotokolle generieren, welche diese Aktivitäten dokumentieren und das Unternehmen bei potenziellen Fällen von Regelverstößen warnen.
3. Erkenntnisse in Echtzeit
Daten aus einem ERP-System können an einem zentralen Ort gesammelt und in Echtzeit über Reporting-Dashboards verarbeitet werden. Lagerbestände, Energieverbrauch und Fertigungsausstoß sind nur einige Beispiele dafür, wie Unternehmen aktuelle Informationen zur Steuerung ihrer Geschäftsentscheidungen nutzen können.
Ein hoher Energieverbrauch kann das Unternehmen dazu veranlassen, die Aktivität zu reduzieren und die mögliche Ursache für den Anstieg zu untersuchen – aber natürlich wird sich nichts ändern, wenn niemand davon erfährt.
4. Langfristige Kosteneinsparungen
ERP-Berichte können Erkenntnisse liefern und strategische Prognosen unterstützen, die Führungskräften helfen, interne Ressourcen effizienter zu nutzen und zu verwalten.
Personal, Energieeinsatz, Lieferkettenmanagement und Prozessabläufe können alle von einer verbesserten Steuerung und Optimierung durch ERP-Reporting profitieren. Führungskräfte können das gesamte Unternehmen im Blick behalten, um ineffiziente Abläufe, übermäßige Ausgaben und andere Verschwendungen zu identifizieren und zu beheben.
Langfristig kann ERP-Reporting Ihrem Unternehmen helfen, effizientere Ausgaben zu erzielen, die Gewinnmargen zu verbessern und einen nachhaltigen Geschäftsbetrieb zu ermöglichen.
Wer ist am ERP-Berichtsprozess beteiligt?
Von den ausführenden Berichtenden bis hin zu den Entscheidungsträgern – ein starkes ERP-Berichtssystem benötigt die Mitwirkung und das Engagement mehrerer Schlüsselrollen.
Folgendes Team sollten Sie zusammenstellen, um den vollen Wert des ERP-Reportings in Ihrem Unternehmen zu realisieren:
ERP-Reporting-Leitung (Leitende:r Manager:in)
Diese Person – häufig der CFO, aber möglicherweise auch ein vom CFO ernannter Projektmanager – ist die leitende Kraft für das ERP-Berichtssystem. Die Person in dieser Rolle definiert die strategischen Ziele des Berichtswesens, überwacht direkt die Analysten und steht mit der Geschäftsleitung in Kontakt, um sie bei der Interpretation der Berichte anzuleiten.
Im Laufe der Zeit ist diese Person auch dafür verantwortlich, die ERP-Reporting-Strategie an die sich verändernden Bedürfnisse der Organisation anzupassen.
Geschäftsleitung (C-Suite)
Führungskräfte der C-Suite sind direkt an der Auswertung der ERP-Berichte beteiligt und binden diese Erkenntnisse in ihre strategischen Entscheidungen ein. Diese Führungskräfte arbeiten zudem mit den Leitern des Berichtswesens zusammen, um KPIs festzulegen und den Zweck der ERP-Berichte zu definieren.
ERP-Datenanalyst:in
Analysten stehen an der vordersten Front des ERP-Reportings, sorgen für die korrekte Übermittlung der Daten an die Reporting-Tools und bereiten diese in verständlichen Berichten auf. Diese Rolle ist aktiv an der Erstellung der Berichte beteiligt, die von Führungskräften und anderen Beteiligten genutzt werden.
Diese Analysten müssen die Ziele des ERP-Reportings verstehen – beginnend mit den für Ihr Unternehmen wichtigsten Kennzahlen.
IT-Support
Abhängig von Software, Sicherheit und weiteren IT-relevanten Anforderungen können mehrere IT-Mitarbeitende an der Einrichtung und Wartung des ERP-Berichtssystems beteiligt sein. Diese Personen sind maßgeblich daran beteiligt, das Berichtssystem aufzubauen sowie sämtliche Software und Tools zur korrekten Erfassung und Verarbeitung der ERP-Daten zu konfigurieren.
Endbenutzer:innen
Während Führungskräfte ERP-Berichte für die strategische Steuerung verwenden, greifen viele Rollen innerhalb einer Organisation regelmäßig auf diese Berichte zurück, um ihre täglichen Aktivitäten zu unterstützen.
- Supply-Chain-Fachkräfte können ERP-Berichte nutzen, um die Lieferketten des Unternehmens zu überwachen und zu steuern.
- Produktionsleiter:innen können Berichte heranziehen, um Arbeitsbedingungen wie Energieverbrauch und Arbeitssicherheit zu überwachen.
- Compliance-Fachleute, einschließlich externer Regulierungsbehörden, können Audits einsehen, um die Einhaltung verschiedener Vorschriften zu prüfen.
Wie erstellt man eine ERP-Reporting-Strategie?
Sie kennen die Ziele und haben die wichtigsten Rollen für Ihre Reporting-Strategie identifiziert. Jetzt ist Zeit für praktische Tipps, wie Sie Ihren ERP-Reporting-Prozess zum Erfolg führen.
Folgendes sollten Sie tun:
1. KPIs und weitere Ziele definieren
Ein enger Fokus führt zu den besten Ergebnissen – vor allem, wenn Sie gerade erst mit einer ERP-Reporting-Strategie starten.
Definieren Sie klar messbare KPIs und weitere Ziele, die Sie mit Ihren ERP-Berichten anvisieren möchten, und verstehen Sie genau, wie diese Kennzahlen Ihre übergeordnete Unternehmensstrategie beeinflussen.
Ihr Unternehmen auf mehr Kosteneffizienz ausrichten
Angenommen, Ihr Unternehmen möchte vor allem angesichts wirtschaftlicher Herausforderungen kosteneffizienter werden. ERP-Reporting ist hierfür ein hervorragendes Instrument – vorausgesetzt, dieses Ziel wird klar zur Leitlinie der Strategie gemacht.
Kommunizieren Sie mit allen Beteiligten, um Einigkeit bezüglich dieses Ziels herzustellen, und konzentrieren Sie sich auf die Gewinnung von Daten und Trends, die dafür relevant sind.
2. Erwartungen an die Beteiligung der Stakeholder festlegen
Bereiten Sie Ihre Beteiligten auf Erfolg vor – und stellen Sie sicher, dass jeder die Bedeutung seiner Rolle kennt. Jede:r Stakeholder muss genau nachvollziehen, wie er oder sie zum Erfolg des Berichtssystems beiträgt und was konkret zu tun ist.
Werden Sie zum Dirigenten
Arbeiten Sie mit jedem Stakeholder direkt zusammen, um klare Erwartungen an den Zeitrahmen der Aufgaben und an die Kommunikationsfrequenz zu formulieren.
Meist müssen diese Erwartungen auch mit den bestehenden Verantwortlichkeiten abgestimmt werden. Es ist deshalb wichtig, realistische Vorgaben zu machen.
3. Ein ERP-Reporting-Tool auswählen und integrieren
Einige ERP-Plattformen bieten bereits die notwendigen Werkzeuge, um ein ERP-Berichtssystem zu erstellen. In anderen Fällen möchten Sie vielleicht ein externes Berichtswerkzeug auswählen.
Sorgen Sie für eine reibungslose Softwareintegration
Wenn Sie ein Berichtswerkzeug mit Ihrem bestehenden ERP verbinden möchten, müssen Ihre IT-Mitarbeiter sicherstellen, dass dieses Werkzeug korrekt mit Ihrer bestehenden ERP-Plattform integriert und konfiguriert wird. Arbeiten Sie mit Ihrem IT-Team zusammen, um diese Integration zu überprüfen, bevor Sie im Prozess weiter voranschreiten.
4. Validieren Sie Ihre Daten und Ihren Datenextraktionsprozess
Qualitativ hochwertige Daten sind das Fundament einer starken ERP-Analyse-Strategie. Ihre Reporting-Analysten sollten das Berichtssystem gründlich testen – also im Rahmen einer Datenvalidierung, Datenbereinigung und weiterer relevanter Testprozesse – um sicherzustellen, dass Ihr System so konfiguriert ist, dass ERP-Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden.
Bereinigung der Daten-Governance und Datenverantwortung
Im Rahmen des Validierungsprozesses können Probleme im Hinblick auf Datenverantwortung und Governance identifiziert werden, die vor dem Go-live des ERP-Berichtssystems noch gelöst werden müssen. Arbeiten Sie mit der Analyseabteilung zusammen, um diese Fragen zu erkennen und eventuelle Verantwortlichkeiten noch vorab zu klären. So stellen Sie sicher, dass alle Ihre ERP-Daten validiert, korrekt und zuverlässig sind.
5. Berichtsvorlagen entwickeln
Vereinfachen Sie die Berichtserstellung und -bereitstellung durch das Erstellen von Berichtsvorlagen, in die extrahierte ERP-Daten einfach importiert und anschaulich dargestellt werden können. Das ist besonders wertvoll, wenn Berichte in Echtzeit abgerufen oder mittels automatischer Auslöser generiert werden sollen.
Datenvisualisierung für Finanzprognosen
Eine Berichtsvorlage kann hervorragend genutzt werden, um aktuelle Daten zur finanziellen Entwicklung in einen ERP-gestützten Prognosebericht einzubinden. Diese Vorlage kann fortlaufend aktualisiert werden, sobald neue Zahlen zur Verfügung stehen.
6. Planen Sie, im Laufe der Zeit iterativ weiterzuentwickeln und zu optimieren
ERP-Berichtsziele und -anforderungen ändern sich mit ziemlicher Sicherheit, wenn Ihr Unternehmen wächst. Ebenso können Stakeholder bessere Ansätze identifizieren, wie das ERP im Einklang mit Ihren formulierten Reporting-Zielen bewertet werden kann.
Schaffen Sie von Anfang an eine Erwartung kontinuierlicher Verbesserung
In beiden oben genannten Szenarien benötigen Unternehmen die Flexibilität, ihr Berichtssystem im Laufe der Zeit an sich verändernde Anforderungen und Ziele anzupassen.
Wenn Sie dies von Beginn an in Ihre Strategie einbauen, können Sie Stakeholdern kommunizieren, dass ERP-Reporting nie ein abgeschlossenes Produkt ist. Überwachen Sie die Nützlichkeit Ihrer ERP-Berichte und arbeiten Sie mit den Stakeholdern zusammen, um Ihre Reporting-Strategie kontinuierlich zu optimieren.
Wann Sie Ihre Reporting-Strategie ändern sollten
Kleine Anpassungen Ihrer Reporting-Strategie lassen sich einfach umsetzen. Aber angesichts des Aufwands, der für die Änderung von Reporting-Zielen, die Anpassung von Datenprioritäten, das Zurücksetzen von Reporting-Integrationen und das Modifizieren von Berichtsvorlagen erforderlich ist, sind weitreichende Änderungen Ihrer ERP-Reporting-Strategie häufig aufwendig und zeitintensiv.
Wenn Sie versuchen, den Reporting-Prozess festzulegen, bevor Ihr System implementiert ist ...
- Gut gemacht, das ist deutlich organisierter als bei den meisten anderen!
- Suchen Sie einen ERP-Implementierungspartner, der helfen kann, von Anfang an eine gute Reporting-Strategie zu etablieren.
Falls Ihr System schon eingerichtet ist, kann ein ERP-Berater Ihnen helfen, zu beurteilen, ob Änderungen an der Reporting-Strategie notwendig sind, und Sie dabei unterstützen, diese Änderungen möglichst kosten- und zeiteffizient umzusetzen. Grundsätzlich sollten Änderungen an der Reporting-Strategie in Betracht gezogen werden, wenn eines oder mehrere der folgenden Ereignisse eintreten:
- Sie ändern das übergeordnete Ziel Ihrer ERP-Reporting-Strategie;
- Ihr Unternehmen erlebt bedeutende Veränderungen bei Geschäftstechnologien, Datenübertragungskanälen und/oder Reporting-Anforderungen;
- Sie unterliegen neuen regulatorischen Reporting-Anforderungen;
- Ihr Unternehmen erlebt eine organisatorische Umstrukturierung.
Das sind die größten ERP-Reporting-Fehler, die Sie vermeiden sollten
Bevor Sie damit beginnen, eine ERP-Reporting-Strategie für Ihr Unternehmen zu erstellen, hier eine kurze Übersicht über die häufigsten Fallstricke, die Sie in diesem Prozess vermeiden sollten:
1. Sich mehr vornehmen, als man bewältigen kann
Die umfangreichen Daten, die von ERP-Systemen bereitgestellt werden, zwingen Unternehmen dazu, bei der Auswahl der Daten, die sie in Berichten priorisieren möchten, selektiv vorzugehen. Wer versucht, zu breit zu berichten, riskiert eine Vielzahl und Vielfalt von Datenberichten, die unfokussiert und nicht nachhaltig sind.
Nutzen Sie Ihre Berichtsziele, um Ihren Fokus auf nur die relevantesten Daten zu schärfen. Wenn Ihre Berichtsstrategie ausgereift ist und alle Beteiligten mit diesem Prozess vertraut sind, können Sie erneut überlegen, ob Sie Ihre Berichterstattung auf zusätzliche Datenquellen ausweiten möchten.
2. Berichte auf Grundlage minderwertiger Daten erstellen
Der Datenvalidierungsprozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ERP-Daten korrekt und wertvoll sind. Inkonsistenzen, Datenlücken und andere Qualitätsmängel schränken den Nutzen Ihrer Berichte erheblich ein, daher ist es unerlässlich, dass Sie es von Anfang an richtig angehen.
3. Stakeholder nicht ausreichend über ihre Rollen informieren
Die richtigen Stakeholder müssen nicht nur identifiziert, sondern auch entsprechend geschult werden, wie sie ihre Rollen ausüben.
Für Führungskräfte bedeutet dies, sie darin zu unterweisen, wie Ziele zu setzen sind und wie Daten für fundierte Entscheidungen genutzt werden können. Für Endnutzer bedeutet dies, eine angemessene Schulung für jegliche ERP-Software bereitzustellen – von Acumatica bis Sage – mit der sie bei der Einbindung der Berichterstattung in ihre Arbeit rechnen müssen.
4. Berichte aus Daten erstellen, die Ihrem Unternehmen nicht gehören
Wenn Ihre ERP-Daten Informationen enthalten, die einer anderen Organisation gehören, könnten Sie ein Haftungsrisiko für das Unternehmen schaffen, indem Sie diese Daten in Ihre eigenen Berichte aufnehmen.
Ein starkes Daten-Governance-Programm kann dabei helfen, Unklarheiten bezüglich der Datenhoheit zu beseitigen und dieses Problem zu vermeiden.
Starten Sie mit Ihrem ERP-Reporting auf dem richtigen Fuß
Der Erfolg einer ERP-Reporting-Strategie wird maßgeblich davon beeinflusst, wie viel Aufwand in die Entwicklung einer Strategie und die Implementierung eines Rahmens für kontinuierliche Berichterstattung innerhalb Ihres Unternehmens gesteckt wird.
CFOs müssen sorgfältig vorgehen, wenn sie diesen Programmentwicklungsprozess durchlaufen. Machen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie diese Initiative starten, um einen erfolgreichen Beginn sicherzustellen. Wenn Sie professionelle Unterstützung wünschen, suchen Sie einen ERP-Berater auf, der Sie bei der Umsetzung unterstützt.
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