5 gängige ERP-Einführungs-Methoden – Finden Sie die passende Lösung
Die Implementierung eines neuen Enterprise Resource Planning (ERP) Systems kann ein langwieriger und komplexer Prozess sein. Wenn Sie sich an den strukturierten Ansatz einer ERP-Implementierungsmethodik halten, können Sie Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und unkontrollierte Erweiterungen („Scope Creep") vermeiden.
Hier sind die 5 häufigsten Implementierungsprozesse und welche Sie wählen sollten – je nachdem, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen, wie Ihr Zeitplan aussieht und welches Risikoniveau Sie akzeptieren.
1. Big Bang Methodologie
Der Big Bang-Ansatz – eine der beliebtesten Implementierungsmethodiken – beinhaltet die gleichzeitige Einführung aller ERP-Module im gesamten Unternehmen in einem einzigen „Go-Live“-Ereignis. Die alten Systeme werden abgeschaltet und das neue ERP-System ist schlagartig voll funktionsfähig.
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Dies ist die schnellste, aber riskanteste Methode. Das gesamte Unternehmen wechselt an einem festgelegten Tag nach monatelanger Vorbereitung – einschließlich Datenmigration, Prozessanalyse, Systemkonfiguration, Tests und Schulungen – auf das neue System.
Obwohl damit sofort Vorteile erzielt werden und Kosten für einen Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem entfallen, ist der Big Bang-Ansatz sehr disruptiv. Probleme können das gesamte Geschäft beeinträchtigen. Nutzer müssen sich rasch an das neue System anpassen.
Warum es funktioniert
Dieser Ansatz bietet den schnellsten Weg, ein ERP-System von Anfang bis Ende einzuführen. Temporäre Integrationen von Altsystemen bringen eigene Kosten und Komplexität mit sich, aber die Big Bang Methodologie ermöglicht ein schnelles Go-Live mit sofortigem Return on Investment (ROI).
Wer ist verantwortlich
Aufgrund des enormen Aufwands für den ERP-Anbieter gilt die Big Bang-Methode als anbietergesteuert. Gleichzeitig müssen die Kundenteams während des gesamten Prozesses bei Datensammlung, Design, Tests und Schulungen aktiv mitwirken.
Vorteile
- Kürzester Implementierungszeitraum
- Niedrigere Gesamtkosten der Einführung
- Keine Notwendigkeit für temporäre Integrationen oder Übergangsprozesse
Nachteile
- Höchstes Risiko – Probleme können das gesamte Unternehmen beeinträchtigen
- Enorme Umstellung für Endnutzer, alles auf einmal verarbeiten zu müssen
- Schwierig, vor dem Go-Live-Termin umfassende Tests durchzuführen
2. Phasenweise Rollout-Methodik
Der zweithäufigste Ansatz, die phasenweise Rollout-Implementierungsmethodik, unterteilt die ERP-Einführung in eine Reihe von Phasen. Jede Phase konzentriert sich auf die Einführung eines Teils der Funktionalitäten, Module, Geschäftsbereiche oder Standorte.
Dieser Ansatz senkt das Risiko, indem er:
- Das neue System schrittweise einführt
- Immer nur einzelne Prozesse und Arbeitsabläufe zeitweise beeinflusst
- Probleme erkannt und gelöst werden können, bevor das Projekt weitergeführt wird
- Mitarbeitern eine schrittweise Anpassung ermöglicht
- Spätere Implementierungsphasen durch Erkenntnisse aus früheren Phasen profitieren lässt
Allerdings dauern solche Rollouts insgesamt länger, kosten mehr und erfordern während der Umstellung temporäre Integrationen und Prozesse zwischen alten und neuen Systemen. Zudem ist ausführliche Planung nötig, um Abhängigkeiten zwischen Modulen zu steuern.
Warum es funktioniert
Der größte Vorteil eines phasenweisen Rollouts besteht darin, dass die gesamte Organisation mehr Zeit hat, sich an das neue ERP-System zu gewöhnen. Anpassungen sind nach jeder Phase auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse möglich, was den Übergangsprozess weiter erleichtert.
Wer ist verantwortlich
Ein phasenweiser Rollout erfordert viel Engagement sowohl vom Anbieter als auch vom Kernprojektteam des Kunden. Besonders geeignet ist dieser Ansatz für Unternehmen, die mit einem Implementierungspartner oder ERP-Architekten zusammenarbeiten. Diese geteilte Verantwortung und der längere Zeitraum fördern eine engere, partnerschaftliche Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Vorteile
- Geringeres Risiko von Geschäftsunterbrechungen als beim Big Bang
- Möglichkeit, Vorteile schrittweise zu realisieren
- Mehr Zeit für Benutzer, sich an das neue System zu gewöhnen
Nachteile
- Längere Gesamtzeitspanne als beim Big Bang
- Höhere Gesamtkosten aufgrund des längeren Aufwands
- Erfordert temporäre Integrationen zwischen alten und neuen Systemen
3. Parallele Einführungsmethodik
Bei der parallelen Einführungsmethodik für ERP laufen sowohl Alt- als auch Neusysteme für einen bestimmten Zeitraum gleichzeitig. Die Benutzer lernen das neue ERP-System, während sie weiterhin im alten System arbeiten, bis der Übergang abgeschlossen ist.
Die parallele Einführung bietet ein Sicherheitsnetz, das es der Organisation ermöglicht, auf das Altsystem zurückzugreifen, falls das neue System die Geschäftsanforderungen nicht erfüllt. Die Nutzer können sich in ihrem eigenen Tempo einarbeiten. Dies reduziert das Risiko erheblich, ist jedoch der teuerste Ansatz.
Das gleichzeitige Betreiben von zwei ERP-Systemtypen belastet die Ressourcen und kann zu Dateninkonsistenzen führen. Der Zeitrahmen liegt irgendwo zwischen den Big Bang- und den gestaffelten Ansätzen.
Warum es funktioniert
Ein paralleler Ansatz eliminiert potenzielle Risiken für die Geschäftskontinuität, bietet ein Sicherheitsnetz und ermöglicht es den Nutzern, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Ihre Organisation kann immer auf das alte ERP-System zurückgreifen, falls das neue nicht wie geplant funktioniert.
Wer ist verantwortlich
Während einer parallelen Einführung muss der Kunde die zusätzliche Komplexität des parallelen Betriebs beider Systeme steuern. Der Anbieter übernimmt bei diesem Ansatz eher eine unterstützende Rolle, während der Kunde die Führung übernimmt.
Vorteile
- Risikoärmster Übergangsansatz
- Nutzer können schrittweise mit Rückfalloption lernen
- Sanfterer Ablauf als beim Big Bang, aber schneller als beim schrittweisen Ansatz
Nachteile
- Teuerster Ansatz
- Nutzer könnten es ablehnen, das neue System zu erlernen, solange das alte noch zugänglich ist
- Kann zu Dateninkonsistenzen zwischen den Umgebungen führen
4. Pilot-Implementierungsmethodik
Bei einer Pilot-Implementierung wird das ERP-System zunächst an eine kleine Gruppe von Frühanwendern ausgeliefert, beispielsweise an eine einzelne Abteilung oder einen Standort. Nachdem die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen ist, wird das System an den Rest des Unternehmens ausgerollt.
Dieser Ansatz ermöglicht es, das ERP in einer kontrollierten Umgebung zu testen, um Probleme vor der Ausweitung zu identifizieren. Die Pilotgruppe hilft dabei, die Lösung mitzugestalten und kann als ERP-Botschafter für den breiten Rollout fungieren.
Allerdings verlängert die Pilotphase die Zeitpläne und beschränkt den anfänglichen Nutzen auf die Pilotgruppe. Es können zudem Skalierungsprobleme auftreten, und möglicherweise sind Prozessanpassungen nach der Pilotphase erforderlich. Ähnlich wie bei der parallelen Einführung handelt es sich hierbei um einen ausgewogenen Ansatz mit weniger Raum für zusätzliche Kosten und Dateninkonsistenzen.
Warum es funktioniert
Eine Pilot-Implementierung begrenzt den Umfang des Rollouts, sodass Ihr Unternehmen Probleme frühzeitig erkennen kann, bevor die Einführung ausgeweitet wird. Sie eignet sich hervorragend, um Glaubwürdigkeit und Akzeptanz der Mitarbeiter für die neue ERP-Software aufzubauen.
Wer ist verantwortlich
Bei einer Pilot-Implementierung bieten ERP-Anbieter während der anfänglichen Ausrollphase gezielte Unterstützung. Das Projektteam des Kunden und die Pilotteilnehmer arbeiten jedoch eng zusammen, um die gesammelten Erkenntnisse in den weiteren Rollout zu integrieren.
Vorteile
- Verringert das Risiko, indem der Umfang des anfänglichen Rollouts begrenzt wird
- Pilotgruppe kann als ERP-Botschafter fungieren
- Ermöglicht Kurskorrekturen vor dem vollständigen Rollout
Nachteile
- Erhöht Zeitaufwand und Kosten im Vergleich zum Big Bang
- Begrenzt den anfänglichen Nutzen und ROI auf die Pilotgruppe
- Erfordert nach der Pilotphase Änderungen von Prozessen und Integrationen
5. Hybride Implementierungsmethodik
Ein hybrider Ansatz kombiniert Elemente sowohl der Big-Bang- als auch der schrittweisen Rollout-Methodik. Beispielsweise können einige Kernmodule des neuen Systems durch einen Big-Bang-Ansatz eingeführt werden, während andere langsamer ausgerollt werden.
Das Hybridmodell nutzt die Vorteile beider Ansätze und ermöglicht eine schnellere Implementierung kritischer Komponenten mit der Flexibilität, andere im Laufe der Zeit schrittweise einzuführen. Dieser Ansatz balanciert Geschwindigkeit, Risiko und Ressourceneinsatz aus.
Allerdings sind hybride Implementierungen komplexer in Planung und Durchführung. Eine sorgfältige Koordination zwischen den Big-Bang- und schrittweisen Elementen ist erforderlich. Zudem bergen die Big-Bang-Teile weiterhin das übliche Risiko.
Warum es funktioniert
Ein hybrider Ansatz balanciert Geschwindigkeit und Risiko, um einen maßgeschneiderten ERP-Implementierungsplan für Ihr Unternehmen zu erstellen. Teams können damit frühzeitig den ROI aus den Kernmodulen erzielen, während der Rollout von weniger kritischen Modulen bei Bedarf verzögert wird.
Wer ist verantwortlich
Ein hybrides ERP-Implementierungsprojekt kann je nach Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den Big-Bang- und schrittweisen Elementen von Anbietern, vom Kunden oder als Joint Venture geführt werden.
Vorteile
- Vereint Vorteile des Big-Bang- und des schrittweisen Ansatzes
- Ermöglicht schnelleren ROI bei Kernmodulen
- Flexibilität, weniger kritische Komponenten schrittweise einzuführen
Nachteile
- Komplexer in Planung und Durchführung als ein einzelner Ansatz
- Trägt weiterhin Risiken des Big Bang für eingeführte Module
- Verlängert Zeitplan – und Budget – im Vergleich zu einem vollständigen Big-Bang-Rollout
So wählen Sie Ihre ideale Methodik aus
Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein komplexer und kostspieliger Prozess, der zwischen 6 und 18 Monaten in Anspruch nehmen kann, bis er vollständig umgesetzt ist.
Leider gibt es keinen "perfekten Prozess" für alle Unternehmen. Auch wenn es einige Best Practices für die Implementierung gibt, die jeder befolgen kann, gehört die Wahl der Methodik nicht dazu.
Einen Berater einsetzen
Da eine ERP-Lösung Ihre Geschäftsprozesse – von der Datenverwaltung über das Reporting bis hin zur Geschäftsautomatisierung – stark beeinflussen kann, könnte ein unvorbereiteter Einstieg in die Implementierung Sie wie in einer schlechten Ehe gefangen halten.
ERP-Berater sind wie Hochzeitsplaner in der Geschäftswelt. Sie können Sie vom Auswahlprozess bis zur Integration begleiten, den Ablauf überwachen und die Endnutzer im Unternehmen schulen.
Wenn Sie sich unsicher sind, welche ERP-Implementierungsmethodik für Ihr Unternehmen die richtige ist, sollten Sie mit einem Berater zusammenarbeiten, um Ihre späteren Risiken zu minimieren.
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