5 gängige ERP-Einführungsmethoden – Finden Sie die passende Lösung
Die Integration eines neuen Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems kann ein langwieriger und komplexer Prozess sein. Indem Sie der strukturierten Vorgehensweise einer ERP-Einführungsmethodik folgen, können Sie Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs vermeiden.
Hier sind die 5 gängigsten Einführungsprozesse und eine Empfehlung, welches Modell Sie wählen sollten, abhängig von Ihren verfügbaren Ressourcen, Ihrem Zeitrahmen und Ihrer Risikobereitschaft.
1. Big Bang-Methodik
Der Big Bang-Ansatz – eine der beliebtesten Einführungsstrategien – beinhaltet die gleichzeitige Implementierung aller ERP-Module in der gesamten Organisation in einem einzelnen „Go-Live“-Event. Die alten Systeme werden abgeschaltet, und das neue ERP-System wird sofort vollständig in Betrieb genommen.
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Dies ist die schnellste, aber risikoreichste Methode. Das gesamte Unternehmen wechselt an einem festgelegten Termin nach monatelanger Vorbereitung – einschließlich Datenmigration, Prozessabbildung, Systemkonfiguration, Tests und Schulungen – zum neuen System.
Obwohl sie sofortige Vorteile bietet und die Kosten für den parallelen Betrieb zweier Systeme vermeidet, ist der Big Bang-Ansatz sehr störanfällig. Jedes Problem kann das gesamte Unternehmen beeinträchtigen, weshalb sich die Nutzer schnell an das neue System anpassen müssen.
Warum es funktioniert
Dieser Ansatz ermöglicht es, ein ERP-System am schnellsten von Anfang bis Ende einzuführen. Die vorübergehende Integration von Altsystemen kann eigene Kosten und Komplexität verursachen, doch mit der Big Bang-Methodik können Sie schnell live gehen und erhalten einen sofortigen Return on Investment (ROI).
Wer ist verantwortlich
Angesichts des intensiven Aufwands, den der ERP-Anbieter bei dieser Vorgehensweise leisten muss, kann die Big Bang-Methodik als anbietergeführt betrachtet werden. Dennoch sollte das Kundenteam während des gesamten Prozesses bei Datenerhebung, Design, Tests und Schulungen einbezogen werden.
Vorteile
- Die kürzeste Einführungszeit
- Niedrigere Gesamtkosten der Einführung
- Keine Notwendigkeit für temporäre Integrationen oder Prozesse
Nachteile
- Das risikoreichste Vorgehen, Probleme können das ganze Unternehmen stören
- Enorme Veränderungen, die die Endnutzer auf einmal verarbeiten müssen
- Vor dem Go-Live-Termin sind umfassende Tests schwierig durchzuführen
2. Gestaffelte Einführungsmethodik
Die zweitbeliebteste Vorgehensweise, die gestaffelte Einführungsstrategie, unterteilt die ERP-Einführung in eine Serie von Phasen. In jeder Phase wird nur ein Teil der Funktionalität, der Module, der Geschäftsbereiche und der Standorte eingeführt.
Mit diesem Ansatz reduzieren Sie das Risiko durch:
- Schrittweise Einführung des neuen Systems
- Beeinträchtigung jeweils nur bestimmter Geschäftsprozesse und Workflows
- Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu lösen, bevor das Projekt fortgesetzt wird
- Schrittweise Anpassung der Mitarbeitenden an das neue System
- Nutzung von Erfahrungen aus früheren Phasen zur Optimierung späterer Phasen
Allerdings dauert die gestaffelte Einführung insgesamt länger, ist teurer und erfordert temporäre Integrationen sowie Prozesse zwischen alten und neuen Systemen während der Übergangsphase. Zudem benötigen Sie eine ausführliche Planung, um die Abhängigkeiten zwischen den Modulen zu organisieren.
Warum es funktioniert
Der größte Vorteil bei einer gestaffelten Einführung ist, dass die gesamte Organisation mehr Zeit hat, sich an das neue ERP-System zu gewöhnen. Anpassungen können dank der Erkenntnisse aus vorherigen Phasen vorgenommen werden, was den Übergang zusätzlich erleichtert.
Wer ist verantwortlich
Für eine gestaffelte Einführung sind zahlreiche Anstrengungen sowohl vom Anbieter als auch vom Kernprojektteam des Kunden nötig. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die einen Implementierungspartner oder ERP-Architekten beauftragt haben. Durch die geteilte Verantwortung und den längeren Zeitrahmen entsteht eine engere und kooperative Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
Vorteile
- Geringeres Risiko von Geschäftsunterbrechungen als beim Big Bang
- Die Vorteile werden schrittweise realisiert
- Mehr Zeit für Anwender, sich an das neue System zu gewöhnen
Nachteile
- Längerer Gesamtzeitrahmen als bei der Big-Bang-Methode
- Höhere Gesamtkosten durch verlängerten Aufwand
- Erfordert temporäre Integrationen zwischen alten und neuen Systemen
3. Parallele Einführungs-Methodik
Bei der parallelen ERP-Einführung laufen sowohl das Altsystem als auch das neue System für einen bestimmten Zeitraum gleichzeitig. Die Nutzer lernen das neue ERP-System kennen, während sie weiterhin mit dem alten arbeiten, bis die Umstellung abgeschlossen ist.
Die parallele Einführung bietet ein Sicherheitsnetz, sodass das Unternehmen auf das Altsystem zurückgreifen kann, falls das neue die Geschäftsanforderungen nicht erfüllt. Die Nutzer können sich das neue System in ihrem eigenen Tempo aneignen. Dies reduziert das Risiko erheblich, ist aber der teuerste Ansatz.
Der gleichzeitige Betrieb von zwei ERP-Systemarten belastet die Ressourcen und kann zudem zu Dateninkonsistenzen führen. Der Zeitrahmen liegt irgendwo zwischen der Big-Bang- und der schrittweisen Herangehensweise.
Warum es funktioniert
Ein paralleler Einführungsansatz eliminiert jegliches potenzielles Risiko für die Geschäftskontinuität, bietet ein Sicherheitsnetz und ermöglicht es den Benutzern, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Ihr Unternehmen kann jederzeit auf das alte ERP-System zurückgreifen, wenn das neue nicht wie geplant funktioniert.
Wer ist verantwortlich
Während einer parallelen Einführung muss der Kunde die zusätzliche Komplexität managen, beide Systeme gleichzeitig zu betreiben. Der Anbieter übernimmt in diesem Ansatz überwiegend eine unterstützende Rolle, während die Hauptverantwortung beim Kunden liegt.
Vorteile
- Die risikoärmste Übergangsmethode
- Anwender können schrittweise lernen und haben eine Rückfall-Lösung
- Sanfterer Übergang als Big Bang, aber schneller als die schrittweise Einführung
Nachteile
- Kostspieligste Vorgehensweise
- Anwender können sich weigern, das neue System zu erlernen, solange das alte verfügbar ist
- Kann zu Dateninkonsistenzen zwischen den Umgebungen führen
4. Pilot-Implementierungs-Methodik
Eine Pilotimplementierung bedeutet, das ERP-System zunächst bei einer kleinen Gruppe von frühen Anwendern zu testen, etwa in einer einzigen Abteilung oder an einem Standort. Nachdem der Pilot erfolgreich war, wird das System auf den Rest des Unternehmens ausgerollt.
Dieser Ansatz ermöglicht es, das ERP in einer kontrollierten Umgebung zu testen, um Probleme vor der weiten Einführung zu identifizieren. Die Pilotgruppe hilft, die Lösung mitzugestalten, und kann zu ERP-Botschaftern für die spätere Einführung werden.
Allerdings verlängert der Pilot die Zeitpläne und beschränkt den anfänglichen Nutzen auf die Pilotgruppe. Zudem können Skalierungsprobleme auftreten, und nach dem Piloten sind eventuell Prozessänderungen nötig. Ähnlich wie beim parallelen Ansatz erhält man so einen ausgewogenen Einführungsprozess, jedoch mit weniger Spielraum für zusätzliche Kosten und Dateninkonsistenzen.
Warum es funktioniert
Durch die Pilotimplementierung wird der Rollout-Umfang begrenzt, sodass Ihr Unternehmen Probleme frühzeitig erkennen kann, bevor auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. Dies ist hervorragend, um Glaubwürdigkeit und die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neue ERP-Software zu schaffen.
Wer ist verantwortlich
Bei einer Pilotimplementierung unterstützen die ERP-Anbieter fokussiert während des initialen Rollouts. Das Kundenprojektteam und die Pilotanwender arbeiten jedoch eng zusammen, um die Erkenntnisse in die weitere Einführung einfließen zu lassen.
Vorteile
- Reduziert das Risiko durch Begrenzung des anfänglichen Rollout-Umfangs
- Die Pilotgruppe kann als ERP-Botschafter fungieren
- Ermöglicht Kurskorrektur, bevor der Rollout ausgeweitet wird
Nachteile
- Verlängert Zeitrahmen und Kosten im Vergleich zu Big Bang
- Beschränkt anfängliche Vorteile und ROI auf die Pilotgruppe
- Erfordert nach dem Pilot Prozess- und Integrationsänderungen
5. Hybride Implementierungs-Methodik
Ein hybrider Ansatz kombiniert Elemente sowohl der Big-Bang- als auch der schrittweisen Umstellungsmethode. Zum Beispiel können einige Kernmodule des neuen Systems mit einer Big-Bang-Methode eingeführt werden, während andere Module langsamer, in Phasen, ausgetauscht werden.
Das Hybridmodell nutzt die Vorteile beider Ansätze und ermöglicht eine schnellere Implementierung kritischer Komponenten bei gleichzeitiger Flexibilität, weitere Komponenten schrittweise einzuführen. Dieser Ansatz balanciert Geschwindigkeit, Risiko und Ressourcenverbrauch aus.
Hybride Einführungen sind jedoch komplexer zu planen und umzusetzen. Eine sorgfältige Abstimmung zwischen den Big-Bang- und den schrittweisen Elementen ist erforderlich. Zudem bleiben die Big-Bang-Anteile mit dem üblichen Risiko behaftet.
Warum es funktioniert
Ein hybrider Ansatz balanciert Geschwindigkeit und Risiko, um einen maßgeschneiderten ERP-Einführungsplan für Ihr Unternehmen zu schaffen. Teams können so den ROI aus den Kernmodulen frühzeitig erzielen und die Einführung nicht kritischer Module bei Bedarf verzögern.
Wer ist verantwortlich
Ein hybrides ERP-Einführungsprojekt kann—abhängig davon, wie die Verantwortlichkeiten zwischen Big-Bang- und schrittweisen Elementen aufgeteilt werden—vom Anbieter, vom Kunden selbst oder als gemeinsames Projekt geführt werden.
Vorteile
- Vereint die Vorteile von Big-Bang- und schrittweisen Ansätzen
- Schnellerer ROI auf die Kernmodule möglich
- Flexibilität, weniger kritische Komponenten schrittweise einzuführen
Nachteile
- Komplexer zu planen und umzusetzen als ein einzelner Ansatz
- Die Big-Bang-Anteile bergen weiterhin deren typische Risiken
- Verlängert den Zeitplan—und das Budget—im Vergleich zu einer vollständigen Big-Bang-Einführung
So wählen Sie die optimale Methodik
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer und kostspieliger Prozess, der zwischen 6 und 18 Monaten dauern kann, bis er vollständig abgeschlossen ist.
Leider gibt es keinen "perfekten Prozess" für alle Unternehmen. Während es eine Reihe von Best Practices für die Implementierung gibt, denen alle folgen können, gehört die Wahl der Methodik nicht dazu.
Einen Berater hinzuziehen
Angesichts der Auswirkungen, die eine ERP-Lösung auf Ihre Geschäftsprozesse haben kann—von Datenverwaltung über Reporting bis hin zur Geschäftsautomatisierung—könnte ein überstürzter Einstieg ohne ausreichende Unterstützung Sie wie in einer schlechten Ehe gefangen halten.
ERP-Berater sind wie die Hochzeitsplaner der Geschäftswelt. Sie helfen Ihnen, den Implementierungsplan von der Auswahl bis zur Integration zu steuern, beaufsichtigen den Prozess und schulen Ihre Endanwender.
Wenn Sie sich bei der Wahl der richtigen ERP-Einführungsmethodik für Ihr Unternehmen unsicher sind, sollten Sie die Zusammenarbeit mit einem Berater erwägen, um Risiken in späteren Phasen zu minimieren.
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