11 Risiken bei der ERP-Implementierung: So vermeiden & beheben Sie sie
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems kann für ein Unternehmen jeder Größe ein gewaltiges Vorhaben sein. Der gesamte Prozess kann viele Monate dauern, die Vorlaufkosten sind erheblich, und es gibt eine Reihe von Risiken bei der ERP-Implementierung, die damit einhergehen.
Die Tatsache, dass jedoch fast die Hälfte aller Unternehmen weltweit irgendeine Form einer ERP-Lösung nutzt, ist ein Beweis dafür, dass sich der Aufwand wahrscheinlich lohnt, wenn Sie diese Risiken bewältigen können.
11 Risiken bei der Implementierung eines ERP-Systems
Der erste Schritt, um die Auswirkungen dieser Risikofaktoren zu begrenzen, besteht darin, sie zu verstehen. Dies bietet die beste Möglichkeit, sie vollständig zu vermeiden oder zu wissen, wie mit ihnen umzugehen ist, falls sie doch auftreten:
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1. Implementierungskosten
Es führt kein Weg daran vorbei: Die Implementierung eines ERP-Systems ist kostspielig.
Das stellt aus ziemlich offensichtlichen Gründen ein Risiko dar. Bei falscher Handhabung besteht die Möglichkeit, dass das Projekt das Budget überschreitet oder ein großer Teil des Kapitals einer ERP-Implementierung zugewiesen wird, die keinen ausreichenden ROI liefert.
Warum
Dieses Risiko tritt auf, wenn es keinen klar definierten Umfang für die Implementierung gibt. Die Implementierung eines ERP-Systems aufgrund vager Vorstellungen von „Effizienz“ kann zu einem System führen, das nicht ausreichend an die spezifischen Anwendungsfälle eines Unternehmens angepasst ist, um einen ausreichenden ROI zu erzielen, oder zu einem planlosen Implementierungsprozess, der weitaus mehr kostet als geplant. Im schlimmsten Fall kann daraus ein „weißer Elefant“ werden, der eine erhebliche Verschwendung von Ressourcen darstellt.
Wer ist verantwortlich?
- Projektmanager
- Projektverantwortlicher aus der Geschäftsleitung
- Implementierungspartner
So vermeiden Sie es
Eine klare Darstellung, wie das neue System die Effizienz verbessern und das Wachstum fördern wird, ermöglicht maßgeschneiderte Anpassungen und hilft, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs sowie Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
Um das Risiko zu vermeiden, dass ein ERP-System zu einer enormen Verschwendung von Ressourcen wird, muss sichergestellt werden, dass der Projektumfang klar definiert und die Kosten realistisch kalkuliert sind, bevor die Implementierung beginnt.
So beheben Sie es
Wenn die Kosten beginnen, das Budget zu überschreiten, müssen Projektmanager eingreifen. Das kann bedeuten, den Projektumfang neu zu bewerten, die Verhandlungen mit dem ERP-Softwareanbieter neu aufzunehmen oder auf eine phasenweise Einführung über einen längeren Zeitraum umzustellen.
2. Zeitrahmen der Implementierung
Während die Implementierungskosten sorgfältig gesteuert werden müssen, sind die Zeitrahmen ebenso wichtig. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen für eine ERP-Implementierung typischerweise 3–9 Monate, während multinationale Unternehmen mehrere Jahre für den Abschluss der Implementierung aufwenden können.
Mit zunehmender Dauer dieses Prozesses steigen nicht nur die Kosten, sondern auch die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt ins Stocken gerät, die Unterstützung durch die Geschäftsleitung nachlässt oder die Implementierung vollständig scheitert.
Warum
Ähnlich wie das Risiko von Kostenüberschreitungen entstehen auch Verzögerungen beim Zeitrahmen durch Mängel im ursprünglichen Projektumfang und bei der laufenden Steuerung des Projekts.
Wer ist verantwortlich?
- Projektmanager
- Implementierungspartner
So vermeiden Sie es
Der ursprüngliche Implementierungsfahrplan muss detailliert und gut geplant sein, um dieses Risiko zu vermeiden. Es sollte regelmäßige Treffen geben, um den Fortschritt anhand des Plans zu überprüfen, wobei mehrere Meilensteinziele in den Fahrplan integriert werden sollten.
So beheben Sie es
Wenn wichtige Meilensteine nicht erreicht werden, müssen Projektmanager und Mitglieder des Projektteams eine Entscheidung über die Prioritäten treffen.
- Ist es akzeptabel, den Zeitrahmen zu verlängern?
- Falls ja, wie groß ist die Toleranz und wie lang darf das Projekt maximal dauern?
- Falls nicht, welche Änderungen müssen an der Implementierung vorgenommen werden, um sie wieder an den ursprünglichen Zeitrahmen anzupassen?
3. Ausweitung des Anpassungsumfangs
Eine der grundlegenden Komponenten eines ERP-Systems ist die Möglichkeit, das System anzupassen, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Bei der Erstellung einer vollständig maßgeschneiderten Softwareplattform kann man leicht über das Ziel hinausschießen, doch dies kann ein wesentlicher Auslöser für die ersten beiden aufgeführten Risiken sein.
Wer ist verantwortlich?
- Implementierungsteam
- Projektmanager
- Change-Manager
So lässt es sich vermeiden
ERP-Systeme werden mit vorentwickelten Modulen geliefert, die über eigene Prozesse verfügen. Entscheidungsträger müssen sorgfältig prüfen, ob eine Anpassung zu 100 % notwendig ist oder ob es langfristig sinnvoller ist, den Geschäftsprozess an das ERP-System anzupassen.
Die Begrenzung von Anpassungen trägt dazu bei, sowohl die anfänglichen als auch die laufenden Kosten zu senken.
So lässt es sich beheben
Zu viele Anpassungen können ein Hauptgrund für Kosten- und Zeitüberschreitungen sein. Wenn dies festgestellt wird, sollten Projektteams erneut prüfen, ob geplante Anpassungen durch vorentwickelte ERP-Module ersetzt werden könnten.
Je nach den erwarteten laufenden Wartungs- und Supportkosten für die Anpassungen kann es sogar sinnvoll sein, bereits angepasste Module zugunsten vorentwickelter Optionen abzuschaffen.
4. Unterschätzung der laufenden Kosten
Probleme, die fortlaufend auftreten, haben oft ihren Ursprung in der Art und Weise, wie ein ERP-System ursprünglich implementiert wurde. Die Gesamtkosten sind ein solches potenzielles Problem, da die Implementierungskosten nur einen Bestandteil der Gesamtkosten eines ERP-Systems darstellen.
Die durchschnittlichen laufenden Kosten eines ERP-Systems über einen Zeitraum von fünf Jahren können bei etwa $9,000 pro Benutzer liegen. Das ist eine beträchtliche Summe, die fortlaufend anfällt, und eine unzureichende Planung dieser Kosten während der Implementierungsphase kann zu einer langfristigen Belastung der Unternehmensfinanzen führen.
Warum?
Selbst wenn ein ERP-Implementierungsprojekt hinsichtlich Budget und Zeitrahmen außerordentlich gut verwaltet wird, können die laufenden Kosten leicht übersehen werden.
Beispielsweise kann bei bestimmten Implementierungen fortlaufender Support durch externe Berater erforderlich sein, und stark angepasste Systeme können zu erheblichen technischen Altlasten führen, die kontinuierlich verwaltet werden müssen.
Wer ist verantwortlich?
- Externer Projektsponsor
- Implementierungspartner
- Implementierungsteam
So lässt es sich vermeiden
Projektleiter müssen die Gesamtkosten des Projekts berücksichtigen. Dies sollte sich nicht auf die anfänglichen Implementierungskosten beschränken, sondern auch darauf eingehen, wie sich die verschiedenen Optionen fortlaufend auf die Komplexität und die Kosten des Systems auswirken werden.
So lässt es sich beheben
Wenn die laufenden ERP-Kosten untragbar werden, müssen Änderungen vorgenommen werden. Dies kann in Form einer Umstellung angepasster Module auf vorentwickelte Module, der Entfernung wenig genutzter Integrationen oder einer Neuverhandlung von Verträgen mit dem ERP-Anbieter geschehen.
5. Probleme bei der Datenmigration
Einer der wesentlichen Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems besteht in der Möglichkeit, verschiedene Softwarelösungen auf einer einzigen Plattform zu konsolidieren; damit geht die Notwendigkeit einher, die Daten von einem System in ein anderes zu migrieren. Dieser Migrationsprozess birgt das Risiko von Datenverlust, Datenbeschädigung oder einer versehentlichen Nichteinhaltung von Datenschutzvorschriften (z. B. CCPA, GDPR).
Warum?
Wann immer Daten von einem Ort an einen anderen übertragen werden, besteht die Möglichkeit, dass die im ursprünglichen Datensatz verwendeten Parameter nicht mit der neuen Datenbank übereinstimmen. Dies kann zu Problemen wie unvollständigen Daten oder archivierten Daten führen, die nicht differenziert sind (beispielsweise Daten ehemaliger Mitarbeiter).
Wer ist verantwortlich?
- ERP-Anbieter
- Externe Berater
So lässt es sich vermeiden
Die Zeit sollte im Vorfeld darauf verwendet werden, die Daten an der ursprünglichen Quelle zu bereinigen. Das Entfernen redundanter Daten, die Vereinheitlichung von Kategorien und das Zusammenführen von Duplikaten können die allgemeine Qualität der Unternehmensdaten verbessern und zugleich den Abgleich des neuen Systems mit der Datenmigration erleichtern.
Viele Unternehmen nutzen inzwischen auch künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um die Datenzuordnung zu automatisieren und potenzielle Probleme bei der Datenübertragung vorherzusagen, bevor sie auftreten.
So beheben Sie das Problem
Wenn eine Datenübertragung fehlschlägt oder zu viel manuelles Eingreifen zur Behebung erfordert, kann es notwendig sein, den Prozess neu zu starten. Ich weiß, das ist ärgerlich, aber sobald das Problem erkannt wurde, können die Implementierungsteams zur ursprünglichen Datenquelle zurückkehren und sie verbessern, damit sie den Anforderungen für eine reibungslose Datenmigration entspricht.
6. Abhängigkeit vom Anbieter
Die Nutzung mehrerer Softwareplattformen in einem Unternehmen ist im Vergleich zur Nutzung eines einzigen ERP-Systems mit Ineffizienzen verbunden. Diese Diversifizierung bedeutet jedoch auch, dass ein Ausfall des Anbieters oder ein Qualitätsverlust nur die Geschäftseinheit oder den Bereich betrifft, in dem diese Software eingesetzt wird.
Bei einem ERP-System wird ein Unternehmen für seine Unternehmensplanung vom jeweiligen Anbieter abhängig. Dies stellt ein Risiko dar, falls der Anbieter nicht wie erwartet liefert, und ist besonders relevant für cloudbasierte ERP-Systeme ohne lokale Sicherung.
Warum
Die Abhängigkeit vom Anbieter unterscheidet sich von den anderen Risiken auf dieser Liste: Sie ist ein Merkmal und kein Fehler. Die Konsolidierung von Softwareplattformen auf einer einzigen Plattform kann erhebliche Effizienzsteigerungen ermöglichen. Ein Nachteil davon ist jedoch die stärkere Abhängigkeit von diesem Anbieter.
Wer ist verantwortlich?
- Projektverantwortlicher aus der Geschäftsleitung
- Lenkungsausschuss
So vermeiden Sie das Problem
Dies lässt sich nicht wirklich vermeiden, aber das daraus entstehende Risiko kann minimiert werden. Führungskräfte und Projektmanager sollten vor einer vertraglichen Bindung an einen Anbieter eine umfassende Sorgfaltsprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Softwarepartner auswählen.
Die Prüfung sollte die finanzielle Stabilität des Anbieters, seine Unternehmensstruktur, seine Position am Markt sowie die vertraglichen SLAs zur laufenden Bereitstellung des Produkts und der Unterstützung berücksichtigen.
So beheben Sie das Problem
Wenn Bedenken hinsichtlich der Beziehung zum Anbieter bestehen, ist ein proaktiver Ansatz entscheidend. Der Anbieter sollte regelmäßig überprüft werden, und die Risikomanagementteams sollten Pläne zur Sicherung der Unternehmensdaten und zur Gewährleistung der Betriebskontinuität bereithalten, falls ernsthafte Probleme bei der Lieferfähigkeit des Anbieters auftreten.
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7. Widerstand gegen Prozessänderungen
Bei einer ERP-Implementierung geht es nicht nur um Software, sondern auch um Menschen. Selbst ein aus technischer Sicht makelloser Übergang kann scheitern, wenn die Endanwender die Veränderung nicht annehmen. Ein neues ERP-System bringt wahrscheinlich neue Prozesse und Arbeitsabläufe mit sich, und es besteht das Risiko, dass Mitarbeiter sich widersetzen – ebenso wie das Risiko tatsächlicher Fehler, während sie sich mit den neuen Methoden vertraut machen.
Warum
Organisatorische Veränderungen sind immer eine Herausforderung. Die Nutzung neuer Software kann kurzfristig zu Ineffizienz führen, da Mitarbeiter manchmal länger brauchen oder mehr Fehler machen als mit dem alten System. Natürlich kann dies mit der Zeit überwunden werden, doch es ist zu erwarten, dass sich einige Mitarbeiter in der Anfangsphase gegen die Veränderung wehren.
Wer ist verantwortlich?
- Team für Veränderungsmanagement
So vermeiden Sie das Problem
Das Team für Veränderungsmanagement soll dazu beitragen, die Auswirkungen dieses Risikos zu begrenzen. Ein umfassender Plan für das Veränderungsmanagement in Verbindung mit intensiver Kommunikation, Schulungen und Unterstützung kann dabei helfen, die langfristigen Vorteile des neuen ERP-Systems hervorzuheben und den Übergangsprozess reibungsloser zu gestalten.
So beheben Sie das Problem
Wenn Widerstand gegen Veränderungen auftritt, müssen Teams für das Änderungsmanagement beurteilen, woher dieser Widerstand kommt. Liegt es an einer mangelnden Schulung für das neue System, die es den Benutzern erschwert, sich darin zurechtzufinden? Oder liegt ein Missverständnis hinsichtlich der langfristigen Vorteile des neuen ERP-Systems vor? Wenn die Grundursache des Problems ermittelt wird, kann dieses klar und transparent behoben werden.
8. Fehlende Zustimmung des Managements
Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter im gesamten Unternehmen. Die Anforderungen von Personalwesen, Technik, Finanzwesen, Logistik, Vertrieb, Marketing und allen anderen Unternehmensbereichen müssen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das ERP-System optimal auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt ist.
Um dies zu erreichen, benötigt das Projekt die Zustimmung der Führungskräfte, die für die jeweiligen Bereiche verantwortlich sind. Ohne dieses Engagement kann das Projekt innerhalb ihrer Geschäftseinheit auf der Prioritätenliste nach unten rutschen und dadurch die ERP-Implementierung verzögern oder zum Scheitern bringen.
Warum
Auch Führungskräfte sind nicht immun gegen Widerstand gegenüber Veränderungen. Es kann konkurrierende Prioritäten und Anforderungen an ihre Zeit geben, sie erkennen möglicherweise die Vorteile für ihre Abteilung nicht oder es besteht ein Missverständnis darüber, warum die Implementierung stattfindet.
Wer ist verantwortlich?
- Exekutiver Projektsponsor
So lässt es sich vermeiden
Die Zustimmung der Geschäftsleitung sollte eingeholt werden, bevor das Projekt beginnt. Der Projektsponsor ist gemeinsam mit der Unterstützung des übrigen Projektmanagementteams am besten in der Lage, dies zu erreichen.
Die Hervorhebung der langfristigen Vorteile für das gesamte Unternehmen — verbunden mit einer Erläuterung der Vorteile für jede einzelne Abteilung — kann dabei helfen, Zustimmung für die Vision zu gewinnen. Dies sollte von einer offenen Diskussion über die potenziellen kurzfristigen Belastungen begleitet werden, die mit der Übergangsphase einhergehen können.
So lässt es sich beheben
Sollte das Projekt die Unterstützung der Führungskräfte verlieren, sollten Projektsponsoren und das Projektmanagementteam einen transparenten Kommunikationsansatz verfolgen.
Hören Sie sich ihre Bedenken an, besprechen Sie Pläne zu deren Behebung und erstellen Sie einen Fahrplan, um die ursprünglichen Ziele der ERP-Implementierung zu erreichen. Denn wenn die Entscheidungsträger Nein sagen, kann das Projekt nicht stattfinden.
9. Compliance- und regulatorische Risiken
Die Datensicherheit hat in den letzten Jahren deutlich mehr Aufmerksamkeit erhalten, was zu einer Vielzahl gesetzlicher und regulatorischer Rahmenbedingungen geführt hat, die Unternehmen einhalten müssen. Bei der Migration von Daten von einem System in ein anderes besteht das Risiko, dass einige dieser Daten auf eine Weise verarbeitet werden, die nicht mit diesen Vorschriften vereinbar ist.
Warum
Ein ERP-System kann eine Vielzahl von Systemen ersetzen. Das bedeutet, dass die einzelne Plattform den Vorschriften entsprechen muss, die für verschiedene Geschäftsbereiche sowie unterschiedliche Rechtsordnungen gelten.
Beispielsweise muss ein multinationales Unternehmen möglicherweise sicherstellen, dass das neue ERP sowohl der DSGVO als auch dem CCPA entspricht, und dabei einzelne Softwarelösungen ersetzen, die jeweils nur eine der beiden Vorschriften einhalten mussten.
Wer ist verantwortlich?
- ERP-Anbieter
- Projektmanager
- Leitende Verantwortliche für Risiko und Compliance
So lässt es sich vermeiden
Während des Auswahlprozesses für das ERP-System sollte ein gezielter Ansatz für Compliance- und regulatorische Risiken verfolgt werden. Unternehmen sollten einen umfassenden Überblick über ihre Compliance-Verpflichtungen haben und mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass dessen System über die erforderlichen Funktionen verfügt, um diese zu erfüllen.
So lässt es sich beheben
Alle auftretenden Probleme sollten an das interne Compliance-Team eskaliert werden, das entsprechend den bewährten Verfahren und den jeweiligen Besonderheiten des Problems vorgeht. Dies sollte weiterhin Gegenstand eines proaktiven Austauschs zwischen dem Projektmanagementteam und dem ERP-Anbieter sein, um mögliche zukünftige Probleme zu vermeiden.
10. Ineffektives Projektmanagement
Die meisten der in diesem Artikel beschriebenen Risiken können durch effektives Projektmanagement vermieden oder minimiert werden. Natürlich birgt dies selbst ein Risiko, denn ein mangelhaftes Projektmanagement führt mit ziemlicher Sicherheit zu schlechten Ergebnissen bei der ERP-Implementierung.
Warum
Um eine ERP-Implementierung auf Kurs zu halten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden, sind erstklassige Projektmanagementfähigkeiten erforderlich. Dabei geht es nicht nur darum, alle Beteiligten dazu zu bringen, sich an den ursprünglichen Plan zu halten, sondern auch darum, den Prozess bei auftretenden Problemen zu steuern.
Ohne eine klare treibende Kraft hinter dem ERP-Projekt ist die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns hoch.
Wer ist verantwortlich?
- Exekutiver Projektsponsor
- Lenkungsausschuss
So lässt es sich vermeiden
Führungskräfte, die Entscheidungen treffen, müssen sicherstellen, dass der Projektmanager (und sein Team) gute Erfolgschancen hat. Dazu gehört, ein Team auszuwählen, das Erfahrung mit der Durchführung von Projekten ähnlichen Umfangs hat, und ihm ausreichende Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit dieser Erfolg wiederholt werden kann.
So lässt es sich beheben
Der Projektsponsor und der Lenkungsausschuss müssen sicherstellen, dass sie über das gesamte Projekt hinweg eine umfassende Überwachung durchführen.
Wenn offensichtlich ist, dass ein schlechtes Projektmanagement zu Problemen bei der Umsetzung führt, muss offen und ehrlich darüber gesprochen werden, wie die Situation behoben werden kann. Dies kann häufigere Statusaktualisierungen, detailliertere KPIs und möglicherweise sogar die Übertragung des Projekts an andere Mitarbeiter erfordern.
11. Insgesamt erhöhte Komplexität
Das letzte wichtige Risiko, auf das ich aufmerksam machen möchte, besteht darin, dass all der Aufwand und das Geld, die Sie für die ERP-Implementierung aufwenden, die Abläufe möglicherweise unnötig verkomplizieren. Im schlimmsten Fall wird ein neues ERP-System einfach zusätzlich zu allen bestehenden Plattformen verwendet, wodurch Arbeitsaufwand und Kosten steigen, ohne dass ein greifbarer Nutzen entsteht.
Warum
Abteilungen können aus verschiedenen Gründen an ihren bestehenden Prozessen und Systemen festhalten. Dies kann an der Benutzererfahrung, den Analysemöglichkeiten, der Datenintegrität oder einfach am Widerstand gegen Veränderungen liegen. Dadurch kann es schwierig werden, sich von den alten Systemen zu lösen und ein ERP vollständig anzunehmen.
Wer ist verantwortlich?
- Team für Veränderungsmanagement
- Projektmanager
So lässt es sich vermeiden
Für die Einführung des neuen ERP-Systems muss ein klarer und konkreter Plan vorliegen. Die Teams müssen die Veränderung unterstützen, verstehen, warum sie stattfindet, und über einen detaillierten Zeitplan für ihre Umsetzung verfügen. Dadurch wird festgelegt, was zu erwarten ist, wobei ausdrücklich angegeben wird, dass die bestehenden Systeme an einem bestimmten Datum abgeschaltet werden.
So lässt es sich beheben
Teams oder Führungskräfte, die Veränderungen nur widerwillig annehmen, müssen klar darlegen, warum dies der Fall ist. Anschließend können Projektmanager und Veränderungsmanager beurteilen, ob ein Schulungsbedarf besteht, der gedeckt werden muss, oder ob zusätzliche Anpassungen erforderlich sind, damit das ERP ihre Anforderungen erfüllt.
Abonnieren Sie weitere ERP-Einblicke
Der ERP-Implementierungsprozess kann mit seinen zahlreichen potenziellen Risiken ziemlich einschüchternd wirken. Mit der richtigen vorausschauenden Planung und einem effektiven Projektmanagement lassen sich jedoch all diese Risiken vermeiden oder minimieren.
Eine sorgfältige Planung trägt nicht nur dazu bei, das Potenzial für Probleme im weiteren Verlauf zu reduzieren, sondern schafft auch die Voraussetzungen dafür, dass das Unternehmen die Effizienzgewinne und das Wachstumspotenzial maximieren kann, die ein ERP einer Organisation bieten kann.
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