11 Häufigste ERP-Implementierungsrisiken & wie man sie vermeidet
Kennen Sie Ihre ERP-Gefahren: Das Verständnis der mit der ERP-Implementierung verbundenen Risiken kann Organisationen helfen, deren Auswirkungen zu minimieren und potenzielle Fallstricke effektiver zu umgehen.
Vorbereitung ist entscheidend: Eine sorgfältige Planung des ERP-Rollouts und das Bewusstsein für mögliche Probleme bieten die beste Erfolgschance.
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems kann für Unternehmen jeder Größe ein gewaltiges Unterfangen sein. Der gesamte Prozess kann viele Monate dauern, die anfänglichen Kosten sind beträchtlich, und es gibt zahlreiche Risiken bei der ERP-Implementierung, die mit dem Vorhaben einhergehen.
Doch die Tatsache, dass fast die Hälfte aller Unternehmen weltweit irgendeine Form von ERP-Lösung einsetzt, beweist, dass sich der Aufwand lohnt – sofern man es schafft, diese Risiken zu steuern.
11 Risiken bei der Implementierung eines ERP-Systems
Der erste Schritt, um die Auswirkungen dieser Risikofaktoren zu begrenzen, besteht darin, sie zu verstehen. Damit hat man die beste Chance, sie ganz zu vermeiden, oder weiß zumindest, wie man mit ihnen umgeht, falls sie auftreten:
1. Implementierungskosten
Daran führt kein Weg vorbei: Die Implementierung eines ERP ist teuer.
Das stellt aus offensichtlichen Gründen ein Risiko dar. Wenn das Projekt schlecht gemanagt wird, kann es zu Budgetüberschreitungen kommen oder ein großer Teil des Kapitals wird für eine ERP-Implementierung aufgewendet, die keinen ausreichenden ROI liefert.
Warum
Dieses Risiko entsteht, wenn es keinen klar definierten Umfang für die Implementierung gibt. Wer ein ERP aus vagen Gründen wie „Effizienz“ einführt, riskiert ein System, das nicht für die spezifischen Anwendungsfälle des Unternehmens angepasst ist oder einen chaotischen Implementierungsprozess, der viel teurer wird als geplant. Im schlimmsten Fall entsteht so ein „weißer Elefant“-Projekt, das einen erheblichen Ressourcenverlust bedeutet.
Wer ist verantwortlich
- Projektmanager
- Projekt-Sponsor im Management
- Implementierungspartner
So vermeiden Sie das Risiko
Eine klare Skizzierung, wie das neue System die Effizienz steigern und das Wachstum fördern soll, ermöglicht gezieltere Anpassungen und hilft, Scope Creep und Kostenexplosionen zu verhindern.
Um das Risiko zu vermeiden, dass das ERP zu einer riesigen Ressourcenverschwendung wird, müssen Projektumfang und Kosten vor Beginn der Implementierung sauber definiert werden.
So beheben Sie das Risiko
Wenn sich die Kosten über das Budget hinaus entwickeln, müssen Projektmanager eingreifen. Dies kann bedeuten, den Projektumfang neu zu bewerten, mit dem ERP-Anbieter nachzuverhandeln oder auf eine schrittweise Einführung über einen längeren Zeitraum umzusteigen.
2. Zeitrahmen für die Implementierung
Neben den Implementierungskosten müssen auch die Zeitrahmen sorgfältig eingehalten werden. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen typischerweise 3–9 Monate für eine ERP-Einführung, während multinationale Unternehmen mehrere Jahre für die vollständige Implementierung benötigen können.
Je länger der Prozess dauert, desto höher werden nicht nur die Kosten, sondern auch die Gefahr, dass Projekte ins Stocken geraten, die Zustimmung des Managements schwindet oder die Implementierung komplett scheitert.
Warum
Ähnlich wie das Risiko von Kostenüberschreitungen resultieren Verzögerungen häufig aus Fehlern bei der anfänglichen Definition des Projektumfangs und im laufenden Projektmanagement.
Wer ist verantwortlich
- Projektmanager
- Implementierungspartner
So vermeiden Sie das Risiko
Der anfängliche Implementierungs-Fahrplan muss detailliert und gut geplant sein, um dieses Risiko zu vermeiden. Es sollten regelmäßige Meetings stattfinden, um die Fortschritte anhand des Plans zu überprüfen, wobei im Fahrplan mehrere Meilensteine eingebaut werden sollten.
So beheben Sie das Risiko
Wenn wichtige Meilensteine nicht erreicht werden, müssen Projektmanager und Mitglieder des Projektteams Prioritäten setzen.
- Ist eine Verlängerung des Zeitrahmens akzeptabel?
- Falls ja, welches Maß an Toleranz und maximale Laufzeit kann das Projekt haben?
- Falls nein, welche Änderungen sind erforderlich, um das Projekt an den ursprünglichen Zeitplan anzupassen?
3. Umfangserweiterung bei individuellen Anpassungen
Eines der wichtigsten Merkmale eines ERP ist die Möglichkeit, das System an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Es kann aber leicht passieren, dass man sich in einer maßgeschneiderten Software-Lösung verliert, was wiederum die beiden zuvor genannten Risiken massiv befeuern kann.
Wer ist verantwortlich
- Implementierungsteam
- Projektmanager
- Change Manager
So vermeiden Sie das Risiko
ERPs bieten vorgefertigte Module mit integrierten Prozessen. Entscheidungsträger sollten genau überlegen, ob eine Anpassung wirklich unbedingt notwendig ist oder ob es auf lange Sicht sinnvoller ist, die Geschäftsprozesse an das ERP anzupassen.
Die Begrenzung individueller Anpassungen reduziert sowohl die anfänglichen als auch die laufenden Kosten.
So beheben Sie das Risiko
Zu viele Anpassungen können zu Kosten- und Zeitüberschreitungen führen. Wird dieses Problem erkannt, sollte das Projektteam prüfen, ob geplante Anpassungen durch Standardmodule des ERP ersetzt werden können.
Je nach erwartetem Aufwand für Wartung und Support der Anpassungen kann es sogar sinnvoll sein, bereits entwickelte individuelle Module durch Standardlösungen zu ersetzen.
4. Unterschätzung laufender Kosten
Probleme im laufenden Betrieb sind oft auf die Art und Weise zurückzuführen, wie das ERP ursprünglich eingeführt wurde. Die Gesamtkosten sind ein solches mögliches Problem, da die Implementierungskosten nur einen Teil der Gesamtkosten eines ERP ausmachen.
Die durchschnittlichen laufenden Kosten eines ERP über einen Zeitraum von fünf Jahren können sich auf etwa 9.000 $ pro Nutzer belaufen. Das ist eine erhebliche Summe, und eine unzureichende Kostenplanung in der Einführungsphase kann eine dauerhafte Belastung für die Unternehmensfinanzen darstellen.
Warum
Selbst wenn ein ERP-Projekt finanziell und zeitlich hervorragend gemanagt wird, können die Folgekosten leicht übersehen werden.
Beispielsweise können bestimmte Implementierungen dauerhaft Support von externen Beratern erfordern. Hochgradig angepasste Systeme erzeugen oft erheblichen technischen Schulden, die langfristig kontinuierlich verwaltet werden müssen.
Wer ist verantwortlich
- Projekt-Sponsor im Management
- Implementierungspartner
- Implementierungsteam
So vermeiden Sie das Risiko
Projektleiter müssen die Gesamtkosten des Projekts betrachten. Diese sollten nicht nur die einmaligen Einführungsaufwendungen, sondern auch die laufenden Kosten je nach Lösungsoption und Komplexität einbeziehen.
So beheben Sie das Risiko
Wenn die laufenden ERP-Kosten aus dem Ruder laufen, sind Anpassungen nötig – zum Beispiel indem individuelle Module durch Standardmodule ersetzt, selten genutzte Integrationen entfernt oder Verträge mit dem ERP-Anbieter neu verhandelt werden.
5. Probleme bei der Datenmigration
Einer der größten Vorteile eines ERP ist die Möglichkeit, verschiedene Software-Anwendungen auf eine einzige Plattform zu konsolidieren – was wiederum die Notwendigkeit erfordert, Daten von einem System in das nächste zu übertragen. Dieser Migrationsprozess birgt das Risiko von Datenverlust, Datenkorruption oder versehentlicher Nichteinhaltung von Datenschutzvorschriften (z. B. CCPA, DSGVO).
Warum
Sobald Daten von einem System ins nächste übertragen werden, kann es sein, dass die Parameter der alten Datenbank nicht mit denen der neuen übereinstimmen. Das kann zu einer Vielzahl von Fehlern führen, wie unvollständige Datensätze oder archivierte Daten, die nicht differenziert werden können (z. B. von ehemaligen Mitarbeitenden).
Wer ist verantwortlich
- ERP-Anbieter
- Drittanbieter-Berater
So vermeiden Sie das Risiko
Zu Beginn sollte die Datenbasis im Quellsystem bereinigt werden. Durch die Entfernung redundanter Daten, die Vereinheitlichung von Kategorien und das Zusammenführen von Dubletten steigt die Datenqualität insgesamt und die Migration in das neue System wird vereinfacht.
Viele Unternehmen nutzen inzwischen auch KI und Machine Learning, um die Datenzuordnung zu automatisieren und potenzielle Übertragungsprobleme frühzeitig zu erkennen.
So beheben Sie das Risiko
Wenn eine Datenübertragung scheitert oder zu viel manuellen Aufwand erfordert, kann es notwendig sein, den Prozess neu zu starten. Ich weiß, das ist ärgerlich, aber mit dem identifizierten Problem können die Implementierungsteams an den Ursprungsdaten Verbesserungen vornehmen, um die Datenmigration reibungslos zu gestalten.
6. Abhängigkeit vom Anbieter
Es gibt Ineffizienzen bei der Nutzung mehrerer Softwareplattformen in einem Unternehmen im Vergleich zur Verwendung eines einzigen ERP-Systems. Gleichzeitig bedeutet diese Diversifizierung jedoch auch, dass ein Ausfall oder Qualitätsverlust eines Anbieters nur die Geschäftseinheit oder den Bereich betrifft, der diese Software verwendet.
Mit einem ERP wird ein Unternehmen von diesem Anbieter für seine Unternehmensplanung abhängig. Das stellt ein Risiko dar, falls der Anbieter nicht wie erwartet liefert – insbesondere bei cloud-basierten ERPs ohne lokale Sicherung.
Warum
Die Abhängigkeit vom Anbieter unterscheidet sich von den anderen Risiken auf dieser Liste; sie ist ein Feature, kein Bug. Die Konsolidierung von Softwareplattformen auf eine einzige Plattform kann erhebliche Effizienzvorteile bringen, und ein Kompromiss dafür ist die erhöhte Abhängigkeit von diesem Anbieter.
Wer ist verantwortlich
- Exekutiver Projekt-Sponsor
- Lenkungsausschuss
Wie man es vermeidet
Dies lässt sich kaum vollständig vermeiden, aber das damit verbundene Risiko kann minimiert werden. Führungskräfte und Projektmanager sollten vor der Bindung an einen Anbieter eine umfassende Due Diligence durchführen, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Software-Partner auswählen.
Die Recherche sollte die finanzielle Stabilität des Anbieters, seine Unternehmensstruktur, die Position im Markt und die vertraglichen SLAs bezüglich der fortlaufenden Produktbereitstellung und des Supports berücksichtigen.
Wie man es löst
Wenn Bedenken hinsichtlich der Beziehung zum Anbieter bestehen, ist ein proaktiver Ansatz entscheidend. Regelmäßige Überprüfungen des Anbieters sollten durchgeführt werden, und Risikomanagementteams sollten Pläne zur Sicherung der Unternehmensdaten sowie zur Sicherstellung der Servicekontinuität im Falle gravierender Probleme mit der Lieferfähigkeit des Anbieters bereithalten.
Die besten ERP-Systeme, die wir gefunden haben
Unser Team analysiert Finanzsysteme tatsächlich beruflich. In diesem Prozess haben sich diese ERP-Systeme als die besten herausgestellt:
7. Widerstand gegen Prozessänderungen
Eine ERP-Einführung betrifft nicht nur Software. Es geht auch um Menschen. Selbst ein technisch einwandfreier Übergang kann scheitern, wenn die Endbenutzer die Veränderung nicht annehmen. Ein neues ERP bedeutet in der Regel eine neue Reihe von Prozessen und Arbeitsabläufen, wodurch es zu Widerstand seitens der Mitarbeitenden kommen kann – ebenso wie zu echten Fehlern, während sie sich mit den neuen Methoden vertraut machen.
Warum
Organisatorischer Wandel ist immer eine Herausforderung. Die Nutzung neuer Software kann kurzfristig Ineffizienzen erzeugen, weil Mitarbeitende manchmal länger brauchen oder mehr Fehler machen als mit dem alten System. Natürlich lässt sich dies mit der Zeit überwinden, aber es sollte davon ausgegangen werden, dass einige Mitarbeitende in den ersten Phasen Widerstand leisten.
Wer ist verantwortlich
- Change-Management-Team
Wie man es vermeidet
Das Change-Management-Team ist dazu da, die Auswirkungen dieses Risikos zu begrenzen. Die Einführung eines umfassenden Change-Management-Plans (kombiniert mit hoher Kommunikationsbereitschaft, Schulungen und Support) kann die langfristigen Vorteile des neuen ERPs hervorheben und so den Übergangsprozess erleichtern.
Wie man es löst
Tritt Widerstand gegen Veränderungen auf, müssen die Change-Management-Teams ermitteln, woher dieser kommt. Liegt es an fehlender Schulung für das neue System, was den Nutzenden die Orientierung erschwert? Liegt ein Missverständnis bezüglich der langfristigen Vorteile des neuen ERPs vor? Die Wurzel des Problems zu erkennen, ermöglicht eine klare und transparente Lösung.
8. Fehlende Management-Unterstützung
Eine erfolgreiche ERP-Einführung erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Interessengruppen im gesamten Unternehmen. Die Bedürfnisse von HR, Technik, Finanzen, Logistik, Vertrieb, Marketing und allen anderen Unternehmensbereichen müssen berücksichtigt werden, damit das ERP optimal zu den Geschäftsanforderungen passt.
Dafür braucht das Projekt die Rückendeckung der Führungskräfte der jeweiligen Bereiche. Fehlt dieses Commitment, kann das Projekt innerhalb der jeweiligen Abteilung an Priorität verlieren und die ERP-Implementierung verzögern oder zum Scheitern bringen.
Warum
Auch Führungskräfte sind nicht vor Veränderungsresistenz gefeit. Es kann konkurrierende Prioritäten und Anforderungen an ihre Zeit geben, oder sie sehen den Nutzen für ihre Abteilung nicht – oder sie verstehen nicht, warum die Umsetzung erfolgt.
Wer ist verantwortlich
- Exekutiver Projekt-Sponsor
Wie man es vermeidet
Die Unterstützung durch das obere Management sollte vor Beginn des Projekts gesichert werden. Der Projektsponsor ist in der besten Position, dies zu erreichen – mit Unterstützung des restlichen Projektmanagement-Teams.
Die langfristigen Vorteile für das gesamte Unternehmen aufzuzeigen – und die jeweiligen Vorteile für die einzelnen Abteilungen zu erklären – kann helfen, die Akzeptanz für die Vision zu fördern. Begleitet werden sollte dies von einer ehrlichen Diskussion über kurzfristige Unannehmlichkeiten, die mit der Übergangsphase einhergehen können.
Wie man es löst
Wenn das Projekt die Unterstützung der Führungsebene zu verlieren droht, sollten Projektsponsoren und das Projektmanagementteam offen und transparent mit ihnen kommunizieren.
Hören Sie deren Bedenken an, diskutieren Sie Lösungen und entwickeln Sie einen Fahrplan, um die ursprünglichen Ziele der ERP-Einführung zu erreichen. Denn wenn die Entscheidungstragenden Nein sagen, findet die Einführung nicht statt.
9. Compliance- und Regulierungsrisiken
Datensicherheit hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen und zahlreiche gesetzliche und regulatorische Rahmenbedingungen für Unternehmen hervorgebracht. Beim Migrieren von Daten aus einem System in ein anderes besteht das Risiko, dass einige dieser Daten nicht regelkonform behandelt werden.
Warum
Ein ERP ersetzt unter Umständen eine Vielzahl von Systemen. Das bedeutet, dass die einzelne Plattform mit Vorschriften für verschiedene Geschäftsbereiche sowie unterschiedliche Rechtsordnungen konform sein muss.
Ein multinationales Unternehmen muss beispielsweise beim neuen ERP sowohl DSGVO als auch CCPA erfüllen, während einzelne Software davor jeweils nur einer Vorgabe genügen musste.
Wer ist verantwortlich
- ERP-Anbieter
- Projektmanager
- Leitung Risiko & Compliance
Wie man es vermeidet
Bereits im Screening-Prozess für ERPs sollte Compliance und regulatorischem Risiko gezielt Aufmerksamkeit gewidmet werden. Unternehmen sollten einen vollständigen Überblick über ihre Compliance-Verpflichtungen haben und mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das System diese abdecken kann.
Wie man es löst
Alle auftretenden Probleme sollten an das interne Compliance-Team eskaliert werden, das dann gemäß den jeweiligen Best Practices agiert. Der proaktive Austausch zwischen Projektleitung und ERP-Anbieter sollte fortgeführt werden, um potenzielle künftige Probleme zu vermeiden.
10. Ineffektives Projektmanagement
Die meisten der in diesem Artikel aufgeführten Risiken lassen sich durch effektives Projektmanagement mindern oder minimieren. Das birgt natürlich wiederum ein eigenes Risiko: schlechtes Projektmanagement führt fast zwangsläufig zu schlechten ERP-Implementierungsergebnissen.
Warum
Eine ERP-Einführung auf Kurs zu halten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden, erfordert exzellente Projektmanagement-Fähigkeiten. Es geht nicht nur darum, alle Beteiligten am ursprünglichen Plan festzuhalten, sondern auch darum, den Prozess zu steuern, wenn Probleme auftreten.
Gibt es keinen klaren Treiber des ERP-Projekts, ist das Scheitern sehr wahrscheinlich.
Wer ist verantwortlich
- Exekutiver Projekt-Sponsor
- Lenkungsausschuss
Wie man es vermeidet
Führungskräfte müssen sicherstellen, dass der Projektmanager (und sein Team) gute Erfolgsaussichten hat. Das bedeutet, ein Team auszuwählen, das Erfahrung mit ähnlich umfangreichen Projekten hat und ihm die nötigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um diese Erfolge zu wiederholen.
Wie man es löst
Der Projektsponsor und der Lenkungsausschuss müssen während des Projekts eine umfassende Überwachung sicherstellen.
Deuten sich durch schlechtes Projektmanagement Implementierungsprobleme an, sind ein offenes Gespräch über Gegenmaßnahmen, häufigere Statusupdates, detailliertere KPIs oder notfalls sogar ein Wechsel des verantwortlichen Projektteams nötig.
11. Gesteigerte Gesamtsystemkomplexität
Das letzte große Risiko, das ich hervorheben möchte, ist, dass der gesamte Aufwand und das Geld für eine ERP-Einführung die Abläufe auch einfach überkomplex machen könnten. Im schlimmsten Fall wird ein neues ERP-System zusätzlich zu allen Altsystemen genutzt, wodurch Arbeitsaufwand und Kosten steigen, ohne dass ein wirklicher Mehrwert entsteht.
Warum
Abteilungen halten aus verschiedenen Gründen an ihren bestehenden Prozessen und Systemen fest. Das kann an der Benutzererfahrung, Analysefähigkeiten, Datenintegrität oder einfach einer Veränderungsresistenz liegen. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, sich von alten Systemen zu lösen und das ERP vollständig zu übernehmen.
Wer ist verantwortlich
- Change-Management-Team
- Projektmanager
So vermeiden Sie es
Es muss einen klaren und spezifischen Plan für die Einführung des neuen ERPs geben. Die Teams müssen den Wandel akzeptieren, verstehen, warum er stattfindet, und einen detaillierten Zeitplan für die Umsetzung kennen. So wird ein Standard für die Erwartungen gesetzt, insbesondere indem konkret benannt wird, dass bestehende Systeme zu einem bestimmten Datum abgeschaltet werden.
So beheben Sie es
Teams oder Führungskräfte, die gegenüber Veränderungen zurückhaltend sind, müssen einen klaren Grund dafür vorlegen. Anschließend können Projektmanager und Change Manager prüfen, ob ein Schulungsbedarf besteht oder ob zusätzliche Anpassungen notwendig sind, damit das ERP ihre Anforderungen erfüllt.
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Der ERP-Einführungsprozess kann sehr herausfordernd wirken und birgt zahlreiche potenzielle Risiken. Mit der richtigen Vorausplanung und effektivem Projektmanagement können jedoch all diese Risiken vermieden oder minimiert werden.
Eine sorgfältige Planung hilft nicht nur, das Potenzial für Probleme auf dem Weg zu reduzieren, sondern stellt auch sicher, dass das Unternehmen die Effizienzgewinne und das Wachstumspotenzial, das ein ERP einer Organisation bieten kann, maximal ausschöpft.
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