11 Risiken bei der ERP-Implementierung: So vermeiden und beheben Sie sie

Die Implementierung eines neuen ERP-Systems kann für ein Unternehmen jeder Größe eine gewaltige Aufgabe sein. Der gesamte Prozess kann viele Monate dauern, die anfänglichen Kosten sind beträchtlich, und es gibt eine Reihe von Risiken bei der ERP-Implementierung, die damit einhergehen.

Doch die Tatsache, dass fast die Hälfte aller Unternehmen weltweit irgendeine Form von ERP-Lösung nutzt, beweist, dass sich der Aufwand wahrscheinlich lohnt, wenn Sie diese Risiken bewältigen können.

11 Risiken bei der Implementierung eines ERP-Systems

Der erste Schritt, um die Auswirkungen dieser Risikofaktoren zu begrenzen, besteht darin, sie zu verstehen. So haben Sie die beste Möglichkeit, sie vollständig zu vermeiden oder zu wissen, wie Sie mit ihnen umgehen, falls sie doch eintreten:

1. Implementierungskosten

Es führt kein Weg daran vorbei: Die Implementierung eines ERP-Systems ist kostspielig. 

Das stellt aus ziemlich offensichtlichen Gründen ein Risiko dar. Bei einer fehlerhaften Umsetzung besteht die Gefahr, dass das Projekt das Budget überschreitet oder eine große Menge Kapital einer ERP-Implementierung zugewiesen wird, die keinen ausreichenden ROI erzielt.

Warum

Dieses Risiko tritt auf, wenn es keinen klar definierten Umfang für die Implementierung gibt. Die Implementierung eines ERP-Systems aufgrund vager Vorstellungen von „Effizienz“ kann zu einem System führen, das nicht auf die Erzielung eines ausreichenden ROI für die spezifischen Anwendungsfälle eines Unternehmens zugeschnitten ist, oder zu einem planlosen Implementierungsprozess, der weit mehr kostet als vorgesehen. Im schlimmsten Fall kann dies zu einem „weißen Elefanten“ führen, der eine erhebliche Verschwendung von Ressourcen darstellt.

Wer ist verantwortlich?

• Projektmanager
• Leitung des Projektsponsors
• Implementierungspartner

So lässt es sich vermeiden

Eine klare Darstellung, wie das neue System die Effizienz verbessern und das Wachstum vorantreiben wird, ermöglicht individuellere Anpassungen und hilft, eine Ausweitung des Projektumfangs sowie Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

Um zu verhindern, dass ein ERP-System zu einer enormen Verschwendung von Ressourcen wird, muss sichergestellt werden, dass der Projektumfang klar festgelegt und die Kosten zuverlässig kalkuliert sind, bevor die Implementierung beginnt.

So lässt es sich beheben

Wenn die Kosten das Budget zu überschreiten beginnen, müssen Projektmanager eingreifen. Das kann bedeuten, den Umfang des Projekts neu zu bewerten, mit dem ERP-Softwareanbieter neu zu verhandeln oder über einen längeren Zeitraum auf eine schrittweise Einführung umzustellen.

2. Zeitrahmen der Implementierung

Während die Implementierungskosten sorgfältig gesteuert werden müssen, sind die Zeitrahmen ebenso wichtig. Kleine und mittlere Unternehmen benötigen für eine ERP-Implementierung typischerweise 3–9 Monate, während multinationale Unternehmen mehrere Jahre für den Abschluss der Implementierung aufwenden können.

Mit zunehmender Dauer dieses Prozesses steigen nicht nur die Kosten, sondern auch die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt ins Stocken gerät, die Unterstützung durch die Führungsebene nachlässt oder die Implementierung vollständig scheitert.

Warum

Ähnlich wie das Risiko von Kostenüberschreitungen entstehen auch erhebliche Verzögerungen beim Zeitrahmen durch Mängel im ursprünglichen Projektumfang und im laufenden Projektmanagement.

Wer ist verantwortlich?

• Projektmanager
• Implementierungspartner

So lässt es sich vermeiden

Der ursprüngliche Fahrplan für die Implementierung muss detailliert und gut geplant sein, um dieses Risiko zu vermeiden. Es sollte regelmäßige Besprechungen geben, um den Fortschritt anhand des Plans zu überprüfen, wobei mehrere Meilensteinziele in den Fahrplan aufgenommen werden sollten.

So lässt es sich beheben

Wenn wichtige Meilensteine nicht erreicht werden, müssen Projektmanager und Mitglieder des Projektteams eine Entscheidung über die Prioritäten treffen. 

• Ist es akzeptabel, den Zeitrahmen zu verlängern? 
• Falls ja, welcher Toleranzbereich und welche maximale Verlängerung sind für das Projekt vertretbar?
• Falls nicht, welche Änderungen müssen an der Implementierung vorgenommen werden, um sie wieder an den ursprünglichen Zeitrahmen anzupassen?

3. Ausufernde Anpassung

Eine der grundlegenden Komponenten eines ERP-Systems ist die Möglichkeit, das System anzupassen, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Bei der Entwicklung einer vollständig maßgeschneiderten Softwareplattform kann man leicht das richtige Maß verlieren, doch dies kann ein wesentlicher Auslöser für die ersten beiden von uns aufgeführten Risiken sein.

Wer ist verantwortlich?

• Implementierungsteam
• Projektmanager
• Change-Manager

So lässt es sich vermeiden

ERP-Systeme werden mit vorgefertigten Modulen geliefert, die über eigene Prozesse verfügen. Entscheidungsträger müssen sorgfältig abwägen, ob eine Anpassung zu 100 % notwendig ist oder ob es langfristig sinnvoller ist, den Geschäftsprozess an das ERP-System anzupassen.

Die Begrenzung von Anpassungen trägt dazu bei, sowohl die anfänglichen als auch die laufenden Kosten zu senken.

So lässt es sich beheben

Zu viele Anpassungen können ein Hauptgrund für Kosten- und Zeitüberschreitungen sein. Wird dies festgestellt, sollten Projektteams erneut prüfen, ob geplante Anpassungen durch vorgefertigte ERP-Module ersetzt werden können.

Je nach den erwarteten laufenden Kosten für die Wartung und Unterstützung der Anpassungen kann es sogar sinnvoll sein, bereits angepasste Module durch vorgefertigte Optionen zu ersetzen.

4. Unterschätzung der laufenden Kosten

Probleme, die fortlaufend auftreten, sind häufig auf die Art und Weise zurückzuführen, wie ein ERP-System ursprünglich implementiert wurde. Die Gesamtkosten sind ein solches potenzielles Problem, da die Implementierungskosten nur einen Bestandteil der Gesamtkosten eines ERP-Systems darstellen. 

Die durchschnittlichen laufenden Kosten eines ERP-Systems über einen Zeitraum von fünf Jahren können bei etwa $9,000 pro Benutzer liegen. Dies ist eine beträchtliche fortlaufende Belastung, und eine unzureichende Planung dieser Kosten während der Implementierungsphase kann die Unternehmensfinanzen langfristig belasten. 

Warum

Selbst wenn ein ERP-Implementierungsprojekt hinsichtlich Budget und Zeitrahmen hervorragend verwaltet wird, können die laufenden Kosten leicht übersehen werden.

Bestimmte Implementierungen können beispielsweise laufende Unterstützung durch externe Berater erforderlich machen, und stark angepasste Systeme können zu einer erheblichen technischen Verschuldung führen, die kontinuierlich verwaltet werden muss.

Wer ist verantwortlich?

• Exekutiver Projektsponsor
• Implementierungspartner
• Implementierungsteam

So lässt es sich vermeiden

Projektleiter müssen die Gesamtkosten des Projekts berücksichtigen. Dabei sollten nicht nur die anfänglichen Implementierungskosten betrachtet werden, sondern auch die Auswirkungen verschiedener Optionen auf die Komplexität und die laufenden Kosten des Systems.

So lässt es sich beheben

Wenn die laufenden ERP-Kosten untragbar werden, müssen Änderungen vorgenommen werden. Dies kann in Form einer Umstellung angepasster Module auf vorgefertigte Module, der Entfernung wenig genutzter Integrationen oder einer Neuverhandlung der Verträge mit dem ERP-Anbieter geschehen.

5. Probleme bei der Datenmigration

Einer der wichtigsten Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems ist die Möglichkeit, verschiedene Softwarelösungen auf einer einzigen Plattform zu konsolidieren. Damit entsteht jedoch die Notwendigkeit, die Daten von einem System in ein anderes zu migrieren. Dieser Migrationsprozess birgt das Risiko von Datenverlust, Datenbeschädigung oder einer unbeabsichtigten Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen (z. B. CCPA, GDPR).

Warum

Immer wenn Daten von einem Ort an einen anderen übertragen werden, besteht die Möglichkeit, dass die im ursprünglichen Datensatz verwendeten Parameter nicht mit der neuen Datenbank übereinstimmen. Dies kann zu Problemen wie unvollständigen Daten oder archivierten Daten führen, die nicht voneinander unterschieden werden können (beispielsweise Daten ehemaliger Mitarbeiter).

Wer ist verantwortlich?

• ERP-Anbieter
• Externe Berater

So lässt es sich vermeiden

Es sollte im Vorfeld Zeit darauf verwendet werden, die Daten an der ursprünglichen Quelle zu bereinigen. Das Entfernen redundanter Daten, die Vereinheitlichung von Kategorien und das Zusammenführen von Duplikaten können die Gesamtqualität der Unternehmensdaten verbessern und gleichzeitig den Abgleich des neuen Systems mit der Datenmigration erleichtern.

Viele Unternehmen setzen inzwischen auch künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen ein, um die Datenzuordnung zu automatisieren und potenzielle Probleme bei der Datenübertragung vorherzusagen, bevor sie auftreten.

So lässt es sich beheben

Wenn eine Datenübertragung fehlschlägt oder zu viel manuelles Eingreifen zur Behebung erfordert, kann es notwendig sein, den Prozess neu zu starten. Ich weiß, das ist ärgerlich, aber sobald das Problem erkannt wurde, können die Implementierungsteams zur ursprünglichen Datenquelle zurückkehren und sie verbessern, damit sie den Anforderungen an eine reibungslose Datenmigration entspricht.

6. Abhängigkeit vom Anbieter

Im Vergleich zur Nutzung eines einzigen ERP-Systems entstehen durch den Einsatz mehrerer Softwareplattformen in einem Unternehmen Ineffizienzen. Diese Diversifizierung bedeutet jedoch auch, dass ein Ausfall des Anbieters oder eine Verschlechterung der Qualität nur die Geschäftseinheit oder den Bereich betrifft, in dem diese Software eingesetzt wird.

Bei einem ERP wird ein Unternehmen für seine Unternehmensplanung vom jeweiligen Anbieter abhängig. Dies stellt ein Risiko dar, falls der Anbieter die erwartete Leistung nicht erbringt, und ist insbesondere bei cloudbasierten ERPs ohne lokale Sicherung relevant.

Warum

Die Abhängigkeit vom Anbieter unterscheidet sich von den anderen Risiken auf dieser Liste: Sie ist ein Merkmal und kein Fehler. Die Konsolidierung von Softwareplattformen auf einer einzigen Plattform kann erhebliche Effizienzgewinne bringen. Ein damit verbundener Nachteil ist jedoch die stärkere Abhängigkeit von diesem Anbieter.

Wer ist verantwortlich?

• Geschäftsführender Projektsponsor
• Lenkungsausschuss

So lässt es sich vermeiden

Dies lässt sich eigentlich nicht vermeiden, aber das damit verbundene Risiko kann minimiert werden. Führungskräfte und Projektmanager sollten vor einer Bindung an einen Anbieter eine umfassende Prüfung durchführen, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Softwarepartner auswählen.

Die Prüfung sollte die finanzielle Stabilität des Anbieters, seine Unternehmensstruktur, seine Position auf dem Markt sowie die vertraglichen SLAs hinsichtlich der fortlaufenden Bereitstellung des Produkts und des Supports berücksichtigen.

So lässt es sich beheben

Wenn Bedenken hinsichtlich der Beziehung zum Anbieter bestehen, ist ein proaktiver Ansatz entscheidend. Der Anbieter sollte regelmäßig überprüft werden, und die Risikomanagementteams sollten Pläne zum Schutz der Unternehmensdaten bereithalten und die Aufrechterhaltung des Dienstes sicherstellen, falls ernsthafte Probleme mit der Leistungsfähigkeit des Anbieters auftreten.

7. Widerstand gegen Prozessänderungen

Bei einer ERP-Implementierung geht es nicht nur um Software. Es geht auch um Menschen. Selbst ein aus technischer Sicht nahtloser Übergang kann scheitern, wenn die Endanwender die Veränderung nicht annehmen. Ein neues ERP bedeutet wahrscheinlich eine neue Reihe von Prozessen und Arbeitsabläufen, und es besteht das Risiko von Widerstand seitens der Mitarbeiter — ebenso wie von tatsächlichen Fehlern, während sie sich mit den neuen Methoden vertraut machen.

Warum

Organisatorische Veränderungen sind immer eine Herausforderung. Die Nutzung neuer Software kann kurzfristig zu Ineffizienz führen, da Mitarbeiter manchmal länger brauchen oder mehr Fehler machen als mit dem alten System. Natürlich kann dies im Laufe der Zeit überwunden werden, aber es ist zu erwarten, dass sich einige Mitarbeiter in der Anfangsphase gegen die Veränderung sträuben.

Wer ist verantwortlich?

• Team für Veränderungsmanagement

So vermeiden Sie es

Das Change-Management-Team soll dabei helfen, die Auswirkungen dieses Risikos zu begrenzen. Die Erstellung eines umfassenden Change-Management-Plans (kombiniert mit intensiver Kommunikation, Schulungen und Unterstützung) kann dazu beitragen, die langfristigen Vorteile des neuen ERP-Systems hervorzuheben und den Übergangsprozess zu erleichtern.

So beheben Sie es

Wenn Widerstand gegen Veränderungen auftritt, müssen Change-Management-Teams prüfen, woher dieser Widerstand kommt. Liegt es an fehlenden Schulungen für das neue System, wodurch die Navigation für die Benutzer erschwert wird? Werden die langfristigen Vorteile des neuen ERP-Systems nicht verstanden? Wenn die eigentliche Ursache des Problems ermittelt wird, kann dieses klar und transparent behoben werden.

8. Fehlende Unterstützung durch das Management

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Stakeholder im gesamten Unternehmen. Die Anforderungen von HR, Technik, Finanzen, Logistik, Vertrieb, Marketing und allen anderen Unternehmensbereichen müssen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das ERP-System optimal auf die geschäftlichen Anforderungen abgestimmt ist. 

Dafür benötigt das Projekt die Unterstützung der Führungskräfte, die für die jeweiligen Bereiche verantwortlich sind. Ohne dieses Engagement kann das Projekt innerhalb des Geschäftsbereichs auf der Prioritätenliste nach unten rutschen und dadurch die ERP-Implementierung verzögern oder zum Scheitern bringen.

Warum

Auch Führungskräfte sind nicht immun gegen Widerstand gegenüber Veränderungen. Es kann konkurrierende Prioritäten und Anforderungen an ihre Zeit geben, sie erkennen möglicherweise die Vorteile für ihren Bereich nicht oder verstehen nicht, warum die Implementierung stattfindet.

Wer ist verantwortlich?

• Gesponserte Person aus der Geschäftsleitung

So vermeiden Sie es

Die Unterstützung durch das obere Management sollte gesichert werden, bevor das Projekt beginnt. Die für das Projekt verantwortliche Führungskraft ist gemeinsam mit der Unterstützung des übrigen Projektmanagementteams am besten in der Lage, dies zu erreichen.

Die Hervorhebung der langfristigen Vorteile für das Unternehmen als Ganzes — bei gleichzeitiger Erläuterung der Vorteile für jeden einzelnen Bereich — kann dazu beitragen, Unterstützung für die Vision zu gewinnen. Dies sollte durch eine ehrliche Diskussion über die möglichen kurzfristigen Unannehmlichkeiten während der Übergangsphase ergänzt werden.

So beheben Sie es

Sollte das Projekt die Unterstützung der Führungskräfte verlieren, sollten die Projektverantwortlichen und das Projektmanagementteam bei der Kommunikation mit ihnen transparent vorgehen.

Hören Sie sich ihre Bedenken an, besprechen Sie Pläne zu deren Lösung und erstellen Sie einen Fahrplan, um die ursprünglichen Ziele der ERP-Implementierung zu erreichen. Denn wenn die Entscheidungsträger Nein sagen, kann das Projekt nicht umgesetzt werden.

9. Compliance- und regulatorische Risiken

Die Datensicherheit hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen, was zu einer Vielzahl gesetzlicher und regulatorischer Rahmenbedingungen geführt hat, die Unternehmen einhalten müssen. Bei der Migration von Daten von einem System in ein anderes besteht das Risiko, dass einige dieser Daten auf eine Weise verarbeitet werden, die nicht mit diesen Vorschriften konform ist.

Warum

Ein ERP-System ersetzt möglicherweise eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme. Das bedeutet, dass die zentrale Plattform verschiedene Vorschriften einhalten muss, die für unterschiedliche Geschäftsbereiche sowie verschiedene Rechtsordnungen gelten.

Beispielsweise muss ein multinationales Unternehmen möglicherweise sicherstellen, dass das neue ERP-System sowohl der DSGVO als auch dem CCPA entspricht, während die einzelnen ersetzten Softwarelösungen jeweils nur eine der beiden Vorschriften einhalten mussten.

Wer ist verantwortlich?

• ERP-Anbieter
• Projektmanager
• Leitung für Risiko und Compliance

So vermeiden Sie es

Während des Auswahlprozesses für das ERP-System sollte ein gezielter Fokus auf Compliance- und regulatorische Risiken gelegt werden. Unternehmen sollten einen umfassenden Überblick über ihre Compliance-Verpflichtungen haben und mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sein System über die erforderlichen Funktionen zu deren Erfüllung verfügt.

So beheben Sie es

Alle auftretenden Probleme sollten an das interne Compliance-Team weitergeleitet werden, das entsprechend den bewährten Verfahren und den Besonderheiten des Problems vorgeht. Dies sollte weiterhin Gegenstand eines proaktiven Austauschs zwischen dem Projektmanagementteam und dem ERP-Anbieter sein, um mögliche zukünftige Probleme zu vermeiden. 

10. Ineffektives Projektmanagement

Die meisten der in diesem Artikel beschriebenen Risiken können durch ein effektives Projektmanagement abgemildert oder minimiert werden. Natürlich birgt das an sich ein Risiko, denn ein schlechtes Projektmanagement führt mit großer Wahrscheinlichkeit zu schlechten Ergebnissen bei der ERP-Implementierung.

Warum

Es erfordert Projektmanagementfähigkeiten auf höchstem Niveau, um eine ERP-Implementierung auf Kurs zu halten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Dabei geht es nicht nur darum, alle Beteiligten dazu zu bringen, am ursprünglichen Plan festzuhalten, sondern auch darum, den Prozess zu steuern, wenn Probleme auftreten.

Ohne eine klare treibende Kraft hinter dem ERP-Projekt besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass es scheitert.

Wer ist verantwortlich?

• Geschäftsführender Projektsponsor
• Lenkungsausschuss

So lässt es sich vermeiden

Führungskräfte, die Entscheidungen treffen, müssen sicherstellen, dass der Projektmanager und sein Team gute Erfolgsaussichten haben. Dazu gehört, ein Team auszuwählen, das Erfahrung mit der Umsetzung von Projekten ähnlichen Umfangs hat, und ihm ausreichende Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit es diesen Erfolg wiederholen kann.

So lässt es sich beheben

Der Projektsponsor und der Lenkungsausschuss müssen sicherstellen, dass sie das gesamte Projekt über eine umfassende Aufsicht ausüben.

Wenn offensichtlich wird, dass ein schlechtes Projektmanagement zu Problemen bei der Implementierung führt, muss offen und ehrlich darüber gesprochen werden, wie die Situation behoben werden kann. Dies kann häufigere Statusaktualisierungen, detailliertere KPIs und möglicherweise sogar die Übertragung des Projekts auf andere Mitarbeiter erfordern.

11. Zunehmende Gesamtkomplexität

Das letzte zentrale Risiko, auf das ich aufmerksam machen möchte, besteht darin, dass der gesamte Aufwand und das Geld, die Sie für eine ERP-Implementierung aufwenden, die Abläufe möglicherweise unnötig verkomplizieren. Im schlimmsten Fall wird ein neues ERP-System einfach zusätzlich zu allen bestehenden Plattformen verwendet, wodurch Arbeitsaufwand und Kosten steigen, ohne einen greifbaren Nutzen zu bringen.

Warum

Abteilungen können aus verschiedenen Gründen an ihren bestehenden Prozessen und Systemen festhalten. Gründe dafür können die Benutzererfahrung, Analysemöglichkeiten, Datenintegrität oder schlicht der Widerstand gegen Veränderungen sein. Dies kann dazu führen, dass der Wechsel von den alten Systemen hin zu einer vollständigen Nutzung eines ERP-Systems schwerfällt.

Wer ist verantwortlich?

• Team für Veränderungsmanagement
• Projektmanager

So lässt es sich vermeiden

Für die Einführung des neuen ERP-Systems muss ein klarer und konkreter Plan vorliegen. Die Teams müssen die Veränderung unterstützen, verstehen, warum sie stattfindet, und über einen detaillierten Zeitplan verfügen, wann sie umgesetzt wird. Dadurch wird festgelegt, was zu erwarten ist, wobei ausdrücklich angegeben wird, dass die bestehenden Systeme an einem bestimmten Datum abgeschaltet werden.

So lässt es sich beheben

Teams oder Führungskräfte, die Veränderungen zögerlich gegenüberstehen, müssen klar darlegen, warum dies der Fall ist. Anschließend können Projektmanager und Veränderungsmanager beurteilen, ob ein Schulungsbedarf besteht, der gedeckt werden muss, oder ob zusätzliche Anpassungen erforderlich sind, damit das ERP-System ihren Anforderungen gerecht wird. 

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Der ERP-Implementierungsprozess kann mit seinen zahlreichen potenziellen Risiken sehr einschüchternd wirken. Mit der richtigen vorausschauenden Planung und einem effektiven Projektmanagement lassen sich jedoch all diese Risiken vermeiden oder minimieren.

Eine sorgfältige Planung trägt nicht nur dazu bei, die Wahrscheinlichkeit von Problemen im weiteren Verlauf zu verringern, sondern schafft auch die Voraussetzungen dafür, dass das Unternehmen die Effizienzsteigerungen und das Wachstumspotenzial, die ein ERP-System bieten kann, optimal nutzt.

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