11 Risiken bei der ERP-Einführung: Wie man sie vermeidet und behebt
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems kann für Unternehmen jeder Größe ein enormes Unterfangen sein. Der gesamte Prozess kann viele Monate in Anspruch nehmen, die Anfangskosten sind erheblich und es gibt eine Reihe von ERP-Implementierungsrisiken, die damit einhergehen.
Aber die Tatsache, dass fast die Hälfte aller Unternehmen weltweit irgendeine Form von ERP-Lösung nutzt, beweist, dass sich der Aufwand lohnt, wenn man diese Risiken managen kann.
11 Risiken bei der Einführung eines ERP-Systems
Der erste Schritt, um die Auswirkungen dieser Risikofaktoren zu begrenzen, ist, sie zu verstehen. Dies bietet die beste Möglichkeit, sie von vornherein zu vermeiden oder zu wissen, wie man mit ihnen umgeht, falls sie doch eintreten:
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1. Implementierungskosten
An den hohen Kosten einer ERP-Einführung führt kein Weg vorbei.
Das stellt ein Risiko aus ziemlich offensichtlichen Gründen dar. Wird das Projekt falsch angegangen, besteht die Gefahr, dass das geplante Budget überschritten wird oder eine große Menge Kapital für eine ERP-Implementierung bereitgestellt wird, die keinen ausreichenden ROI liefert.
Warum
Dieses Risiko entsteht, wenn es keinen klar definierten Umfang für die Implementierung gibt. Die Einführung eines ERP-Systems aus vagen Gründen wie „Effizienzsteigerung“ kann dazu führen, dass das System nicht ausreichend auf die spezifischen Anwendungsfälle des Unternehmens zugeschnitten ist oder dass ein willkürlicher Implementierungsprozess zu wesentlich höheren Kosten als geplant führt. Im schlimmsten Fall resultiert daraus ein „weißer Elefant“–Projekt, das eine erhebliche Ressourcenverschwendung darstellt.
Wer ist verantwortlich
- Projektmanager
- Projekt-Sponsor (Führungskraft)
- Implementierungspartner
Wie lässt sich das vermeiden?
Ein klar umrissenes Konzept, wie das neue System die Effizienz steigert und das Wachstum vorantreibt, ermöglicht maßgeschneiderte Anpassungen und hilft, Scope Creep sowie Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
Um das Risiko zu vermeiden, dass ein ERP-Projekt zu einer riesigen Ressourcenverschwendung wird, muss sichergestellt werden, dass das Projekt bereits vor dem Start klar umrissen und sorgfältig kalkuliert ist.
Wie kann man es beheben?
Wenn die Kosten das geplante Budget zu überschreiten drohen, müssen die Projektmanager eingreifen. Das kann bedeuten, den Umfang des Projekts neu zu bewerten, mit dem ERP-Softwareanbieter neu zu verhandeln oder auf eine phasenweise Einführung über einen längeren Zeitraum umzustellen.
2. Implementierungszeitpläne
Während die Implementierungskosten sorgfältig überwacht werden müssen, sind die Zeitpläne genauso wichtig. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen in der Regel 3–9 Monate für eine ERP-Einführung, während multinationale Unternehmen mehrere Jahre für die vollständige Implementierung benötigen können.
Je länger dieser Prozess dauert, desto höher werden nicht nur die Kosten, sondern auch das Risiko, dass das Projekt ins Stocken gerät, das Commitment der Geschäftsleitung schwindet oder die Implementierung komplett scheitert.
Warum
Ähnlich wie beim Risiko von Kostenüberschreitungen entstehen Zeitplanüberschreitungen meist durch Fehler bei der anfänglichen Projektdefinition und bei der laufenden Steuerung des Projekts.
Wer ist verantwortlich
- Projektmanager
- Implementierungspartner
Wie lässt sich das vermeiden?
Um dieses Risiko zu vermeiden, muss die ursprüngliche Implementierungs-Roadmap detailliert und sorgfältig durchdacht sein. Es sollten regelmäßige Meetings zum Abgleich von Fortschritt und Plan stattfinden und mehrere Meilensteine als Ziele in die Roadmap eingebaut werden.
Wie kann man es beheben?
Werden wichtige Meilensteine nicht erreicht, müssen Projektmanager und Projektteam-Mitglieder die Prioritäten neu setzen.
- Ist es akzeptabel, den Zeitrahmen zu verlängern?
- Wenn ja, welche Toleranz und maximale Projektdauer ist zulässig?
- Wenn nicht, welche Änderungen müssen an der Umsetzung vorgenommen werden, um dem ursprünglichen Zeitplan zu entsprechen?
3. Umfangserweiterung bei Anpassungen
Einer der grundlegenden Bestandteile eines ERP-Systems ist die Möglichkeit, das System an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen. Es ist leicht, sich dabei zu verlieren, eine vollständig maßgeschneiderte Softwareplattform zu schaffen – dies kann jedoch ein wesentlicher Auslöser für die ersten beiden genannten Risiken sein.
Wer ist verantwortlich
- Implementierungsteam
- Projektmanager
- Change Manager
Wie man es vermeidet
ERPs bieten vorgefertigte Module mit eigenen Prozessen. Entscheidungsträger sollten genau abwägen, ob eine Anpassung wirklich zu 100 % notwendig ist, oder ob es langfristig sinnvoller ist, den Geschäftsprozess an das ERP anzupassen.
Eine Begrenzung der Anpassungen trägt dazu bei, sowohl die initialen als auch die laufenden Kosten zu reduzieren.
Wie man es behebt
Zu viele Anpassungen können ein wesentlicher Grund für Kostenüberschreitungen und Zeitverzögerungen sein. Wenn dies festgestellt wird, sollte das Projektteam überprüfen, ob geplante Anpassungen durch vorgefertigte ERP-Module ersetzt werden können.
Es kann sich sogar lohnen, bereits entwickelte, individualisierte Module zugunsten vorgefertigter Optionen auszutauschen – abhängig davon, wie hoch die voraussichtlichen laufenden Kosten für Wartung und Support individualisierter Lösungen sind.
4. Unterschätzung der laufenden Kosten
Probleme, die fortlaufend auftreten, haben ihren Ursprung oft in der ursprünglichen ERP-Implementierung. Die Gesamtkosten sind so ein mögliches Problem, da die Implementierungskosten nur einen Teil der Gesamtkosten eines ERP-Projekts ausmachen.
Die durchschnittlichen laufenden Kosten eines ERPs über einen Zeitraum von fünf Jahren können sich auf 9.000 $ pro Nutzer belaufen. Das ist auf längere Sicht ein erheblicher Betrag, und eine mangelhafte Planung der Kosten in der Implementierungsphase kann langfristig zu einer Belastung der Unternehmensfinanzen werden.
Warum
Selbst wenn eine ERP-Implementierung in Bezug auf Budget und Zeitrahmen äußerst gut gemanagt wird, sind die laufenden Kosten leicht zu übersehen.
Beispielsweise kann es in bestimmten Implementierungsszenarien notwendig sein, dauerhaft auf die Unterstützung externer Berater zurückzugreifen, und stark angepasste Systeme können zu erheblichem technischem Schuldenaufbau führen, welcher kontinuierlich bewältigt werden muss.
Wer ist verantwortlich
- Executive Project Sponsor
- Implementierungspartner
- Implementierungsteam
Wie man es vermeidet
Projektverantwortliche müssen die Gesamtkosten des Projekts im Blick haben. Dies sollte nicht nur die anfänglichen Implementierungskosten beinhalten, sondern auch die Auswirkungen verschiedener Optionen auf Komplexität und laufende Kosten des Systems.
Wie man es behebt
Wenn die laufenden ERP-Kosten außer Kontrolle geraten, müssen Änderungen vorgenommen werden. Dies könnte bedeuten, angepasste Module durch Standardmodule zu ersetzen, selten genutzte Integrationen zu entfernen oder Vertragsverhandlungen mit dem ERP-Anbieter erneut zu führen.
5. Probleme bei der Datenmigration
Einer der wichtigsten Vorteile der Einführung eines ERPs ist es, eine Vielzahl verschiedener Softwarelösungen auf einer zentralen Plattform zu konsolidieren; dies bedeutet allerdings auch, dass Daten von einem System ins andere migriert werden müssen. Beim Migrationsprozess besteht das Risiko von Datenverlust, Datenkorruption oder versehentlicher Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen (z.B. CCPA, DSGVO).
Warum
Immer wenn Daten von einem System in ein anderes übertragen werden, besteht die Möglichkeit, dass die in der Ursprungsdatenbank verwendeten Parameter nicht mit der neuen Datenbank kompatibel sind. Das kann zu Problemen wie unvollständigen Daten oder nicht ausreichend abgegrenzten archivierten Daten führen (z.B. ehemalige Mitarbeiterdaten).
Wer ist verantwortlich
- ERP-Anbieter
- Drittanbieter-Berater
Wie man es vermeidet
Es sollte von Anfang an Zeit investiert werden, um die Daten direkt an der Ursprungsquelle zu bereinigen. Das Entfernen redundanter Daten, die Normalisierung von Kategorien und das Zusammenführen von Duplikaten kann die Gesamtqualität der Unternehmensdaten verbessern und macht es zudem einfacher, das neue System mit der Datenmigration abzugleichen.
Viele Unternehmen nutzen inzwischen auch KI und maschinelles Lernen, um die Datenzuordnung zu automatisieren und potenzielle Probleme bei der Datenübertragung bereits im Vorfeld zu erkennen.
So beheben Sie das Problem
Wenn eine Datenübertragung fehlschlägt oder zu viel manuelles Eingreifen erfordert, um sie zu beheben, kann es notwendig sein, den Prozess neu zu starten. Ich weiß, das ist ärgerlich, aber sobald das Problem erkannt wurde, kann das Implementierungsteam zur ursprünglichen Datenquelle zurückkehren und diese verbessern, um sie besser an die Anforderungen für eine reibungslose Datenmigration anzupassen.
6. Abhängigkeit vom Anbieter
Die Nutzung mehrerer Software-Plattformen innerhalb eines Unternehmens ist oft ineffizienter als die Arbeit mit einem einzigen ERP. Diese Diversifizierung bedeutet aber auch, dass ein Ausfall eines Anbieters oder ein Qualitätsabfall nur auf die jeweilige Geschäftseinheit oder den entsprechenden Bereich Einfluss hat, der diese Software verwendet.
Setzt ein Unternehmen ein ERP-System ein, entsteht eine Abhängigkeit vom Anbieter für die gesamte Unternehmensplanung. Das ist ein Risiko, falls der Anbieter nicht wie erwartet liefert, und besonders relevant bei cloudbasierten ERPs ohne lokale Sicherung.
Warum
Die Abhängigkeit vom Anbieter unterscheidet sich von den anderen Risiken dieser Liste: Sie ist ein Merkmal, kein Fehler. Die Konsolidierung verschiedener Software-Lösungen auf einer einzigen Plattform kann erhebliche Effizienzgewinne bringen – ein Kompromiss dafür ist eine erhöhte Abhängigkeit von diesem Anbieter.
Wer ist verantwortlich
- Projektleitung auf Executive-Ebene
- Lenkungsausschuss
So vermeiden Sie das Problem
Vollständig vermeiden lässt es sich nicht, aber das damit einhergehende Risiko kann minimiert werden. Führungskräfte und Projektmanager sollten vor der endgültigen Auswahl eines Anbieters eine umfassende Due Diligence durchführen, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Software-Partner auswählen.
Die Analyse sollte die finanzielle Stabilität des Anbieters, seine Unternehmensstruktur, die Position am Markt sowie die vertraglichen Service-Level-Agreements (SLAs) zur fortlaufenden Bereitstellung des Produkts und des Supports beinhalten.
So beheben Sie das Problem
Wenn es Bedenken hinsichtlich der Beziehung mit dem Anbieter gibt, ist ein proaktiver Umgang entscheidend. Es sollten regelmäßige Bewertungen des Anbieters durchgeführt werden, und Risikomanagement-Teams sollten Vorkehrungen zum Schutz der Unternehmensdaten und zur Sicherstellung der Servicekontinuität treffen, falls gravierende Probleme in der Leistungsfähigkeit des Anbieters auftreten.
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7. Widerstand gegen Prozessänderungen
Eine ERP-Einführung ist nicht nur ein technisches Projekt. Es geht auch um die Menschen. Selbst eine fehlerfreie technische Umsetzung kann scheitern, wenn die Nutzer die Veränderung nicht mittragen. Ein neues ERP bringt meist auch neue Abläufe und Workflows mit sich, sodass es zu Widerständen der Mitarbeitenden kommen kann – ebenso wie zu echten Fehlern, während sie sich mit den neuen Abläufen vertraut machen.
Warum
Organisatorischer Wandel ist immer eine Herausforderung. Die Nutzung neuer Software kann kurzfristig zu Ineffizienzen führen, weil die Mitarbeitenden zunächst langsamer arbeiten oder häufiger Fehler machen als im alten System. Natürlich legt sich dies im Laufe der Zeit, doch sollte man anfangs mit Widerstand aus Teilen der Belegschaft rechnen.
Wer ist verantwortlich
- Change-Management-Team
So vermeiden Sie das Problem
Das Change-Management-Team ist dafür da, die Auswirkungen dieses Risikos zu begrenzen. Ein umfassender Change-Management-Plan (in Verbindung mit intensiver Kommunikation, Schulungen und Unterstützung) kann die langfristigen Vorteile des neuen ERPs verdeutlichen und den Übergang erleichtern.
So beheben Sie das Problem
Wenn Widerstand gegen Veränderungen auftritt, müssen Change-Management-Teams einschätzen, woher dieser Widerstand kommt. Liegt es an mangelndem Training im Umgang mit dem neuen System, sodass die Nutzer Schwierigkeiten bei der Navigation haben? Liegt ein Missverständnis hinsichtlich der langfristigen Vorteile des neuen ERP-Systems vor? Der Ursache auf den Grund zu gehen, ermöglicht es, das Problem klar und transparent zu adressieren.
8. Fehlende Unterstützung des Managements
Eine erfolgreiche ERP-Einführung erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Interessengruppen im gesamten Unternehmen. Die Bedürfnisse von HR, Technik, Finanzen, Logistik, Vertrieb, Marketing und allen anderen Unternehmensbereichen müssen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das ERP-System bestmöglich auf die Unternehmensanforderungen abgestimmt ist.
Um dies zu erreichen, benötigt das Projekt die Unterstützung der leitenden Führungskräfte für jeden Bereich. Ohne deren Engagement kann das Projekt auf der Prioritätenliste ihrer Abteilung nach unten rutschen und die ERP-Einführung verzögern oder sogar entgleisen.
Warum
Führungskräfte sind nicht immun gegen Widerstand gegenüber Veränderungen. Sie haben möglicherweise andere Prioritäten und Anforderungen an ihre Zeit, erkennen den Nutzen für ihre Abteilung nicht oder verstehen den Grund für die Umsetzung nicht.
Wer ist verantwortlich
- Verantwortlicher Projekt-Sponsor
So vermeiden Sie es
Die Unterstützung durch das Top-Management sollte gesichert werden, bevor das Projekt beginnt. Der Projekt-Sponsor ist am besten in der Lage, dies zu erreichen – idealerweise mit Unterstützung des übrigen Projektmanagement-Teams.
Die langfristigen Vorteile für das gesamte Unternehmen zu verdeutlichen – und zugleich die Vorteile für jeden einzelnen Bereich zu erklären – kann helfen, Akzeptanz für die Vision zu schaffen. Dies sollte durch eine ehrliche Diskussion über potenzielle kurzfristige Unannehmlichkeiten in der Übergangsphase begleitet werden.
So beheben Sie es
Falls das Projekt die Unterstützung der Führung verliert, sollten Projekt-Sponsoren und das Projektmanagement-Team einen transparenten Kommunikationsansatz verfolgen.
Gehen Sie auf deren Bedenken ein, besprechen Sie Lösungswege und entwickeln Sie einen Fahrplan, um die ursprünglichen Ziele der ERP-Einführung wieder zu erreichen. Schließlich gilt: Wenn das Management kein grünes Licht gibt, kann nichts umgesetzt werden.
9. Compliance- und Regulatorische Risiken
Datensicherheit ist in den letzten Jahren immer stärker in den Fokus geraten, was zu einer Vielzahl von gesetzlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen geführt hat, denen Unternehmen gerecht werden müssen. Bei der Migration von Daten von einem System in ein anderes besteht die Gefahr, dass einige dieser Daten auf eine Weise verarbeitet werden, die nicht konform mit diesen Vorschriften ist.
Warum
Ein ERP-System ersetzt möglicherweise eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme. Das bedeutet, dass die zentrale Plattform entsprechende Vorschriften über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg und für verschiedene Rechtsräume erfüllen muss.
Ein Beispiel: Ein multinationales Unternehmen benötigt eventuell, dass das neue ERP-System sowohl den Vorgaben der DSGVO als auch des CCPA entspricht – während die bisher genutzte einzelne Software jeweils nur eine dieser Regelungen erfüllen musste.
Wer ist verantwortlich
- ERP-Anbieter
- Projektmanager
- Senior Risk & Compliance
So vermeiden Sie es
Schon bei der Auswahl eines ERP-Systems sollte ein starker Fokus auf die Erfüllung der Compliance- und regulatorischen Anforderungen gelegt werden. Unternehmen benötigen einen umfassenden Überblick über ihre Verpflichtungen und arbeiten eng mit dem ERP-Anbieter zusammen, um sicherzustellen, dass das System diese Bedürfnisse abdecken kann.
So beheben Sie es
Alle auftretenden Probleme sollten an das interne Compliance-Team weitergeleitet werden, das jeweils nach Best Practice im Hinblick auf die konkrete Problemstellung verfährt. Der Austausch zwischen Projektmanagement-Team und ERP-Anbieter sollte dabei proaktiv geführt werden, um die Entstehung künftiger Probleme zu verhindern.
10. Ineffektives Projektmanagement
Die meisten der in diesem Artikel genannten Risiken können durch effektives Projektmanagement gemindert oder minimiert werden. Das allein stellt jedoch ein Risiko dar, denn ein schlechtes Projektmanagement führt fast unweigerlich zu schlechten Ergebnissen bei der ERP-Einführung.
Warum
Für eine erfolgreiche ERP-Einführung sind Projektmanagement-Fähigkeiten auf höchstem Niveau unabdingbar, um das Projekt auf Kurs zu halten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Dabei geht es nicht nur darum, alle Beteiligten beim ursprünglichen Plan zu halten, sondern auch den Prozess zu steuern, falls Probleme auftreten.
Ohne einen klaren Verantwortlichen für das ERP-Projekt ist das Risiko des Scheiterns sehr hoch.
Wer ist verantwortlich
- Projekt-Sponsor auf Geschäftsleitungsebene
- Lenkungsausschuss
Wie man es vermeidet
Führungskräfte müssen sicherstellen, dass der Projektmanager (und sein Team) die besten Erfolgsaussichten haben. Dazu gehört, ein Team auszuwählen, das Erfahrung mit der Umsetzung von Projekten ähnlichen Umfangs hat, und ihnen genügend Ressourcen bereitzustellen, damit dieser Erfolg wiederholt werden kann.
Wie man es behebt
Der Projektsponsor und der Lenkungsausschuss müssen während des gesamten Projekts eine umfassende Aufsicht übernehmen.
Wird deutlich, dass schlechtes Projektmanagement zu Umsetzungsproblemen führt, muss offen und ehrlich diskutiert werden, wie die Situation verbessert werden kann. Dies kann häufigere Status-Updates, detailliertere KPIs und möglicherweise auch die Zuweisung des Projekts an alternative Mitarbeitende erforderlich machen.
11. Zunehmende Gesamkomplexität
Das letztgenannte Hauptrisiko, auf das ich aufmerksam machen möchte, ist, dass all der Aufwand und das investierte Geld in eine ERP-Einführung zu einer Überkomplexität der Abläufe führen kann. Das Worst-Case-Szenario ist ein neues ERP-System, das zusätzlich zu allen Altsystemen eingesetzt wird, wodurch Arbeitsaufwand und Kosten steigen, ohne einen greifbaren Nutzen zu bringen.
Warum
Abteilungen behalten aus verschiedenen Gründen an ihren bestehenden Prozessen und Systemen fest. Das kann an der Benutzererfahrung, Analysefähigkeiten, Datenintegrität oder einfach an der Widerstandsfähigkeit gegenüber Veränderungen liegen. Dies kann dazu führen, dass es schwierig ist, die alten Systeme zugunsten des ERP ganz aufzugeben.
Wer ist verantwortlich
- Change-Management-Team
- Projektleiter
Wie man es vermeidet
Für die Einführung des neuen ERP muss ein klarer und spezifischer Umsetzungsplan vorliegen. Die Teams müssen den Wandel mittragen, verstehen, warum er erfolgt, und einen detaillierten Zeitplan erhalten, wann die Umstellung umgesetzt wird. Das setzt Standards in den Erwartungen und legt konkret fest, dass bestehende Systeme zu einem bestimmten Datum abgeschaltet werden.
Wie man es behebt
Teams oder Führungskräfte, die dem Wandel zögerlich begegnen, müssen einen klaren Grund dafür darlegen. Darauf aufbauend können Projektleiter und Change-Manager beurteilen, ob zusätzlicher Schulungsbedarf besteht oder ob weitere Anpassungen notwendig sind, damit das ERP den Anforderungen entspricht.
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Die Implementierung eines ERP-Systems kann anfangs recht überwältigend erscheinen, da es eine Vielzahl potenzieller Risiken gibt. Mit vorausschauender Planung und effektivem Projektmanagement lassen sich jedoch alle diese Risiken vermeiden oder minimieren.
Sorgfältige Planung hilft nicht nur, mögliche Probleme auf dem Weg zu reduzieren, sondern bereitet das Unternehmen auch darauf vor, die Effizienzsteigerung und das Wachstumspotenzial, das ein ERP bieten kann, optimal zu nutzen.
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