Die 6 häufigsten ERP-Komponenten & wie jede funktioniert
ERP-Systeme können der Schlüssel zu einem besseren Geschäftsbetrieb sein... aber nur, wenn Sie wissen, wie alles zusammenpasst. Dies sind die 6 gebräuchlichsten ERP-Komponenten und wie sie zusammenarbeiten, um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Organisation zu helfen.
Was sind die Komponenten eines ERP-Systems?
ERP-Systemkomponenten sind die unterschiedlichen Teile – bekannt als Module –, aus denen eine Enterprise Resource Planning (ERP) Software besteht. Jedes wurde dafür konzipiert, einen bestimmten Aspekt der Geschäftsabläufe zu verwalten, wie etwa Buchhaltung oder Personalwesen.
Sie können sich jedes Modul wie einen digitalen Mitarbeiter vorstellen, mit einer eigenen Stellenbeschreibung. Sie funktionieren unabhängig, um ihren eigenen Bereich des Unternehmens zu verwalten, arbeiten aber letztlich zusammen, um Werkzeuge und Funktionen bereitzustellen, um Prozesse zu optimieren, Daten zu sammeln und fundierte Entscheidungen zu unterstützen.
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Die 6 gebräuchlichsten ERP-Systemkomponenten
Die folgenden 6 Komponenten werden manchmal als „Kern“-Komponenten bezeichnet, da sie bei allen Arten von ERP-Systemen am häufigsten zu finden sind.
1. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Das Überleben eines jeden Unternehmens hängt davon ab, wie es potenzielle wie auch bestehende Kunden verwaltet. Das CRM ist eine Hauptkomponente des ERP-Systems, die wichtige Kundendaten sammelt und analysiert, etwa Beschäftigungsdaten, geografische Informationen oder das Verhalten bei Kontakten.
Mit der CRM-Komponente eines ERP-Systems können Ihre Vertriebs- und Marketingteams auf Echtzeit-Kundendaten zugreifen, um das Kundenverhalten und Verkaufstrends besser zu verstehen.
Daten aus der CRM-Komponente Ihres ERP-Systems können in andere Komponenten eingespeist werden – wie Finanzmanagement und Auftragsverwaltung – und ermöglichen den zentralen Überblick über alle wichtigen Informationen, beispielsweise ob Kundenzahlungen aktuell sind oder ob mehr Produkte als üblich bestellt werden.
2. Bestandsmanagement
Bestandsmanagement in einem ERP-System hilft Unternehmen, alle laufenden Aktivitäten rund um die Produktion und Auslieferung von Fertigprodukten zu verfolgen. Jeder Produktionsprozess hat zwei Dinge gemeinsam:
- Er beginnt mit der Beschaffung von Rohstoffen von Lieferanten und endet mit der Auslieferung an Kunden oder Vertriebspartner, und
- Wenn alle Aktivitäten in der Lieferkette nicht ausreichend verwaltet werden, ist keine Auftragsabwicklung möglich.
Ich mache es mir an dieser Stelle jedoch etwas einfach. Häufig bieten ERP-Systeme umfassende Module für Supply Chain Management (SCM), Fertigungs- und Logistikmanagement, und Bestandsmanagement an… aber da die meisten meiner Leser Tech-Unternehmen führen, fasse ich dies hier zusammen.
Die Bestandsmanagement-Komponente hilft Unternehmen dabei, Echtzeitdaten zu erfassen, das Angebot an die Kundennachfrage anzupassen, Betriebskosten zu senken und schnell auf sich ändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren. Da ERP-Systeme alle Geschäftsdaten in einer einzigen Datenbank speichern, erhalten Sie so einen einheitlichen Blick auf alle produktbezogenen Abläufe, inklusive aller wichtigen finanz- und prozessbezogenen Informationen.
Statt zu erwarten, dass Ihre Mitarbeiter Vorräte und Einkäufe aktiv überwachen, automatisiert die Bestandsmanagement-Komponente Routineaufgaben, wie etwa die Bestellabwicklung, indem automatisch Nachbestellungen ausgelöst werden, sobald bestimmte Mengen unterschritten werden.
3. Buchhaltung und Finanzmanagement
Die Buchhaltungs- und Finanzmanagement-Komponente eines ERP-Systems gilt als das wichtigste Modul – und ich schwöre, ich sage das nicht nur, weil dies eine finanzorientierte Seite ist.
Diese Komponente gewährleistet die Genauigkeit und Verlässlichkeit von Finanzdaten, ermöglicht fundierte Entscheidungen und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie umfasst die Werkzeuge, die Unternehmen verwenden, um verschiedene Finanzkennzahlen zu überwachen, zu erfassen und zu analysieren, z. B.:
- Das Hauptbuch
- Kreditorenbuchhaltung (AP)
- Debitorenbuchhaltung (AR)
- Budgets
- Prognosen
Diese Komponente verfügt oft über erweiterte Funktionen, darunter Steuerverwaltung, Anlagenbuchhaltung und Mehrwährungsabgleich, wenn auch teils etwas seltener.
4. Business Intelligence (BI)
Die BI-Komponente vereinfacht den Prozess der Datensammlung und -analyse innerhalb des ERP-Systems und stellt sicher, dass Sie geschäftliche Entscheidungen auf Basis von Daten treffen können. Neben ihren Analysefähigkeiten unterstützt BI Sie dabei, Daten zu verstehen, indem sie diese in Zahlen, Tabellen und visuelle Berichte vereinfacht.
Durch die Integration von Daten aus verschiedenen Abteilungen beseitigt BI Informationssilos, bietet einen ganzheitlichen Überblick über das Unternehmen und hilft Ihnen, schnellere und bessere Entscheidungen für Ihr Geschäft zu treffen.
Mit der zunehmenden Verbreitung von KI-Funktionalitäten können viele Systeme Ihnen ermöglichen, Ihr ERP-Tool einfach zu bitten, die wahrscheinlichsten Szenarien für Ihr Unternehmen auf Basis historischer Daten zu prognostizieren. Auch wenn Sie diese Informationen natürlich mit Vorsicht betrachten sollten, kann dies Ihnen eine unvoreingenommene Einschätzung künftiger Entwicklungen geben – basierend auf dem, was bereits passiert ist.
5. Personalmanagement
Das Personalmanagement-Modul des ERP-Systems hilft dabei, wichtige Funktionen wie Recruiting, Onboarding, Offboarding, Zeiterfassung und Leistungsbewertung zu steuern.
In einigen ERP-Programmen kann dieses Modul auch als Lohnbuchhaltungssoftware fungieren, indem es beispielsweise für Ihre Angestellten auf Basis Ihrer Gehaltsdaten Direktüberweisungen automatisiert – was Ihnen auf mehrere Arten zugute kommt:
- Reduktion von Erfassungsfehlern, wie z. B. eine zusätzliche Null am Ende eines Gehaltszettels
- Zeitersparnis für Sie und Ihr Personal
HR-Module machen das Workforce-Management erheblich effizienter. Wie bei einem Arcade-Spiel die Highscores aller Spieler angezeigt werden, kann Ihr HR-Modul automatische Berichte zur Mitarbeiterleistung erstellen, unterstützt von visuellen Elementen wie Grafiken und Diagrammen. Dies ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Leistungsproblemen und ein schnelleres Eingreifen.
Außerdem erfasst diese Komponente auch Arbeitszeiten, bezahlten Urlaub und Krankenstand, was Genauigkeit sicherstellt und administrative Aufgaben vereinfacht.
6. Projektmanagement
Die Komponenten für Projektmanagement (PM) in ERP-Systemen unterstützen Projektmanager bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten. Klassische Projektmanagement-Software stellt Teams Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Ressourcen zugeteilt, Fortschritte verfolgt und mit anderen Systemnutzern ohne wiederkehrende Meetings zusammengearbeitet werden kann.
Die PM-Komponente hilft Unternehmen, Projekte effizient zu steuern und sorgt mit bereitgestellten Mitteln und Budgets für Sichtbarkeit, Transparenz und Erfolg bei den Projektergebnissen.
Gängige weitere ERP-System-Komponenten
Hier sind einige ERP-Komponenten, die immer noch häufig genutzt, aber nicht von allen Systemen angeboten werden:
Risikomanagement
Die Risikomanagement-Komponente von ERP-Systemen erkennt Risiken für Ihr Unternehmen und kann sogar einen Business Continuity Plan (BCP) für Notfälle vorschlagen.
Sie wird Ihnen zwar nicht sagen, dass es eine schlechte Idee ist, Ihr ganzes Bargeld in Kryptos umzutauschen – aber wäre das der Fall, wozu gäbe es dann den CFO?
Lagerverwaltung
Wenn Sie viele Produkte im Blick behalten müssen, ist das für Sie interessant. Das Lagerverwaltungsmodul innerhalb eines ERP-Systems wurde entwickelt, um die Organisation, Lagerung und Bewegung von Produkten in Ihrem Lager zu optimieren.
Dies beinhaltet die Berücksichtigung wichtiger Faktoren wie Lagerlayout, Materialflussprozesse und Arbeitsproduktivität.
Wenn dies alles ist, was Sie vom System erwarten, sollten Sie besser einen Blick auf ein WMS werfen.
Marketing-Ressourcenmanagement (MRM)
Diese ERP-Lösung bringt Menschen, Prozesse und Tools in Einklang, um Marketingaktivitäten zu verbessern und gezielte Kampagnen umzusetzen. Wenn Sie in Bekanntheit investieren, ist dies eine großartige Option, die Sie sich anschauen sollten.
Vertriebsauftragsmanagement
Das Vertriebsauftragsmanagement optimiert den gesamten Lebenszyklus eines Verkaufsauftrags – von der Erstellung bis zur Rechnungsstellung und Abrechnung – und verringert so die Gefahr, dass die Kommunikation unterbrochen wird.
Erfahren Sie mehr über ERP-Systeme
Wenn Sie gerade erst anfangen, sich mit ERP-Systemen zu beschäftigen, sollten Sie unbedingt dranbleiben. Ich habe die Software ausführlich behandelt, damit Sie alles lernen, was Sie vor dem Kauf wissen müssen. Dazu gehören unter anderem:
- 75 % der Unternehmen scheitern – So nutzen Sie ERP-Software erfolgreich
- Was macht ein ERP-Berater (und wie nutzt man ihn optimal)?
- SaaS ERP vs. Cloud ERP: Gibt es wirkliche Unterschiede?
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