Die 6 häufigsten ERP-Komponenten & wie jede funktioniert
ERP-Systeme können der Schlüssel für ein besser geführtes Unternehmen sein… aber nur, wenn Sie wissen, wie alles zusammenpasst. Dies sind die 6 häufigsten ERP-Komponenten und wie sie zusammenarbeiten, um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Organisation zu helfen.
Was sind ERP-Systemkomponenten?
ERP-Systemkomponenten sind die verschiedenen Teile – sogenannte Module –, aus denen eine Enterprise Resource Planning (ERP) Software besteht, die jeweils darauf ausgelegt sind, einen bestimmten Geschäftsbereich zu steuern, wie zum Beispiel Buchhaltung oder Personalwesen.
Man kann sich jedes Modul wie einen digitalen Mitarbeiter mit eigener Stellenbeschreibung vorstellen. Sie agieren eigenständig, um ihren jeweiligen Bereich zu verwalten, arbeiten jedoch letztlich zusammen, um Werkzeuge und Funktionen bereitzustellen, um Prozesse zu optimieren, Daten zu erfassen und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.
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Die 6 häufigsten ERP-Systemkomponenten
Die folgenden sechs Komponenten werden manchmal als „Kern“-Komponenten bezeichnet, da sie am häufigsten in allen ERP-Systemarten zu finden sind.
1. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Das Überleben jedes Unternehmens hängt davon ab, Interessenten und Bestandskunden zu steuern. Das CRM ist eine zentrale Komponente des ERP-Systems, das essentielle Kundendaten sammelt und analysiert, wie z. B. Auftragsdetails, geografische Informationen und Verhaltensdaten der Kontakte.
Mit der CRM-Komponente eines ERP-Systems können Ihre Vertriebs- und Marketingteams auf Echtzeit-Kundendaten zugreifen, um Kundenverhalten und Verkaufstrends besser zu verstehen.
Daten aus der CRM-Komponente Ihres ERP-Systems können in andere Komponenten – wie Finanzmanagement und Auftragsverwaltung – eingespeist werden, sodass Sie an einem zentralen Ort alle relevanten Informationen einsehen können, etwa ob Zahlungen aktuell sind oder ungewöhnlich viele Produkte bestellt werden.
2. Bestandsverwaltung
Bestandsverwaltung in einem ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, sämtliche Aktivitäten rund um die Produktion und Lieferung fertiger Produkte zu verfolgen. Jeder Produktionsprozess hat zwei Dinge gemeinsam:
- Er beginnt mit der Beschaffung von Rohstoffen bei Lieferanten und endet mit der Auslieferung an Kunden oder Vertriebspartner, und
- Wenn innerhalb der Lieferkette nicht alle Aktivitäten ausreichend verwaltet werden, kann die Auftragsabwicklung nicht erfolgen.
Ich vereinfache die Sache hier allerdings ein wenig. Häufig verfügen ERP-Systeme über umfassende Module für Supply Chain Management (SCM), Fertigungs- und Logistikmanagement und Bestandsverwaltung… aber da die meisten meiner Leser Tech-Unternehmen führen, fassen wir das hier einmal zusammen.
Die Bestandsverwaltungskomponente hilft Unternehmen dabei, Echtzeitdaten zu erfassen, Angebot und Kundennachfrage abzugleichen, Betriebskosten zu reduzieren und schnell auf sich ändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren. Da ERP-Systeme alle Geschäftsdaten in einer einzigen Datenbank speichern, erhalten Sie eine einheitliche Sicht auf alle produktbezogenen Abläufe neben den zugehörigen finanziellen und prozessbezogenen Informationen.
Statt Ihre Mitarbeitenden mit der Überwachung von Vorräten und Einkäufen zu beauftragen, automatisiert die Bestandsverwaltung regelmäßig anfallende Aufgaben wie die Auftragsbearbeitung, indem sie so eingestellt werden kann, dass bei Erreichen bestimmter Mengen automatisch Nachbestellungen ausgelöst werden.
3. Buchhaltung und Finanzmanagement
Die Buchhaltungs- und Finanzmanagement-Komponente eines ERP-Systems gilt als das wichtigste Modul – und ich schwöre, das sage ich nicht nur, weil dies eine Finanzseite ist.
Diese Komponente gewährleistet die Genauigkeit und Verlässlichkeit finanzieller Daten, wodurch fundierte Entscheidungen und die Einhaltung aufsichtsrechtlicher Vorgaben ermöglicht werden. Sie umfasst die Werkzeuge, mit denen Unternehmen verschiedene Finanzkennzahlen überwachen, erfassen und analysieren, wie zum Beispiel:
- Das Hauptbuch
- Kreditorenbuchhaltung (AP)
- Debitorenbuchhaltung (AR)
- Budgets
- Prognosen
Diese Komponente weist außerdem oft erweiterte Funktionen auf, darunter Steuerverwaltung, Anlagenbuchhaltung und Mehrwährungsabgleiche, wenn auch vielleicht etwas seltener.
4. Business Intelligence (BI)
Die BI-Komponente vereinfacht das Sammeln und Analysieren von Daten innerhalb des ERP-Systems und stellt sicher, dass Sie fundierte, datenbasierte Entscheidungen in Ihrem Unternehmen treffen können. Über die reine Analysefähigkeit hinaus hilft Ihnen BI, Daten anhand von Zahlen, Tabellen und visuellen Berichten verständlich zu machen.
Durch die abteilungsübergreifende Integration von Daten beseitigt BI Informationssilos, bietet einen ganzheitlichen Überblick über Ihr Unternehmen und unterstützt Sie dabei, schneller und klüger zu entscheiden.
Mit der zunehmenden Integration von KI-Funktionen erlauben viele Systeme inzwischen, dass Sie Ihr ERP-Tool einfach bitten können, auf Basis historischer Daten die wahrscheinlichsten Szenarien für Ihr Unternehmen zu prognostizieren. Natürlich sollten Sie solche Informationen mit einer gewissen Vorsicht betrachten, allerdings kann dies eine objektive Einschätzung der zukünftigen Entwicklung liefern, basierend auf bereits eingetretenen Ereignissen.
5. Personalmanagement
Das Modul für Personalmanagement im ERP-System hilft bei der Steuerung wichtiger Funktionen wie Rekrutierung, Onboarding, Offboarding, Zeiterfassung und Leistungsbewertung.
In mancher ERP-Software kann dieses Modul auch als Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware dienen, indem es beispielsweise die Überweisung der Löhne automatisiert, basierend auf Ihren Gehaltsabrechnungsdaten. Das bringt Ihnen mehrere Vorteile:
- Reduzierung von Schreibfehlern, wie etwa einer zusätzlichen Null auf einem Gehaltsscheck
- Zeitersparnis für Sie und Ihr Personal
Die HR-Module machen die Verwaltung Ihrer Belegschaft zudem deutlich effizienter. Ähnlich wie bei einem Arcade-Spiel, das die Highscores aller Spieler anzeigt, kann Ihr HR-Modul automatisch Leistungsberichte für Mitarbeitende mit visuellen Hilfsmitteln wie Grafiken und Diagrammen generieren. So lassen sich Leistungseinbrüche frühzeitig erkennen und schneller eingreifen.
Abschließend erfasst diese Komponente auch die gearbeiteten Stunden, bezahlte Abwesenheiten und Krankmeldungen – für mehr Genauigkeit und weniger Verwaltungsaufwand.
6. Projektmanagement
Die Projektmanagement (PM)-Komponenten in ERP-Systemen unterstützen Projektleitungen bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten. Typische Projektmanagement-Software stellt Teams Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Ressourcen zugeteilt, Fortschritte verfolgt und mit anderen Systemnutzern zusammengearbeitet werden kann – ohne wiederkehrende Meetings.
Das PM-Modul trägt zur effizienten Projektabwicklung bei, gewährleistet die Einhaltung von Budgets und Ressourcen und verbessert sowohl die Transparenz als auch den Projekterfolg.
Die gängigsten sekundären ERP-System-Komponenten
Hier sind einige ERP-Komponenten, die zwar gängig sind, aber nicht in allen Systemen angeboten werden:
Risikomanagement
Die Risikomanagement-Komponente von ERP-Systemen identifiziert Risiken für Ihr Unternehmen und kann sogar Notfallpläne (BCP) für Krisensituationen vorschlagen.
Sie wird Ihnen zwar nicht sagen, dass es eine schlechte Idee ist, Ihr ganzes Bargeld in Kryptos zu stecken, aber wenn sie das täte, wofür hätten Sie dann noch den CFO?
Lagerverwaltung
Wenn Sie viele Produkte verwalten müssen, ist das das richtige Modul für Sie. Im ERP-System ist das Lagerverwaltungsmodul darauf ausgelegt, die Organisation, Lagerung und den Warenfluss innerhalb Ihres/Ihrer Lagers/Lager zu optimieren.
Dazu gehören die Berücksichtigung wichtiger Faktoren wie Lagerlayout, Materialflussprozesse und Mitarbeiterproduktivität.
Wenn dies alles ist, was Sie von dem System benötigen, sollten Sie sich stattdessen ein WMS anschauen.
Marketing-Ressourcen-Management (MRM)
Diese ERP-Lösung bringt Menschen, Prozesse und Werkzeuge zusammen, um Marketingaktivitäten zu verbessern und gezielte Kampagnen zu ermöglichen. Wenn Sie in Markenbekanntheit investieren, ist dies eine sehr empfehlenswerte Option.
Vertriebsauftragsverwaltung
Die Vertriebsauftragsverwaltung optimiert den gesamten Lebenszyklus von Verkaufsaufträgen – von der Erstellung bis zur Abrechnung und Fakturierung – und verringert so das Risiko von Kommunikationsfehlern.
Mehr über ERP-Systeme erfahren
Wenn Sie gerade erst anfangen, sich mit ERP-Systemen zu beschäftigen, sollten Sie dranbleiben. Ich habe die Software umfassend behandelt, um Ihnen alles beizubringen, was Sie vor dem Kauf wissen müssen. Dazu gehören unter anderem:
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