Alles über hybride ERPs (und warum Sie eines brauchen)
Das Ausbalancieren von operativer Kontrolle und strategischer Agilität ist keine leichte Aufgabe. Hier kommen hybride ERP-Systeme ins Spiel. Indem sie die verlässliche Struktur einer On-Premise-Infrastruktur mit der Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud kombinieren, bietet ein hybrides ERP-System einen Mittelweg, der sowohl strenge Compliance als auch Innovation unterstützt.
Basierend auf jahrelanger Erfahrung in der Begleitung von ERP-Entscheidungen zeige ich Ihnen, was hybride Systeme einzigartig macht, warum sie an Bedeutung gewinnen und wie Sie die Implementierung mit Klarheit angehen. Wenn Sie eine zukunftsfähige Lösung suchen, die sich an Ihren finanziellen Zielen orientiert, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie.
Was ist Hybrid-ERP?
Ein hybrides ERP-System ist ein Bereitstellungsmodell, das On-Premise-ERP-Komponenten mit cloudbasierten Modulen oder Services kombiniert. Damit können Sie kritische, oft sensible Prozesse auf Ihren internen Servern belassen und gleichzeitig die Cloud für Funktionalitäten wie Analysen oder mobilen Zugriff nutzen.
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Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ihre Kernprozesse individuell anzupassen, während Sie dennoch Skalierbarkeit und Kosteneffizienz moderner SaaS-Lösungen nutzen.
Hybride ERPs werden oft in zwei verschiedene Typen unterteilt: Two-Tiered-ERP und erweitertes On-Premise-ERP. Obwohl sie ähnlich klingen, sind die Unterschiede wichtig, und Ihr Verständnis dafür ist entscheidend, um die passende Option für Ihr Unternehmen zu wählen:
| Bereitstellungsansatz | Wie es funktioniert |
| Two-Tiered-ERP | Tochtergesellschaften nutzen lokal angepasste ERPs, die mit dem zentralen System synchronisiert werden Kostengünstigere ERPs für kleinere Einheiten bei gleichzeitiger zentraler Kontrolle Lokale Systeme fließen für konsolidierte Berichte in das zentrale ERP ein |
| Erweitertes On-Premise-ERP | Fügt moderne Funktionen (z. B. Analysen, mobile Lösungen) über Cloud-Add-Ons hinzu. Tiefe Kontrolle über Daten, Workflows und Compliance Schrittweise Upgrades ohne vollständige Migration in die Cloud |
Neben den verschiedenen ERP-Bereitstellungsarten gibt es noch weitere Vergleiche, die Sie bei der Betrachtung hybrider ERP-Lösungen beachten sollten.
Hybrid-ERP vs. Cloud-ERP
Hybride ERPs unterscheiden sich von rein cloudbasierten ERPs, indem Sie bestimmte Arbeitslasten auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben können.
Bei einem Cloud-ERP wird Ihr gesamtes System extern vom Anbieter gehostet und verwaltet. Im Vergleich dazu bietet Ihnen eine Hybrid-ERP-Konfiguration folgende Möglichkeiten:
- Cloud-Module gezielt einzusetzen.
- Mehr Kontrolle über Datenspeicherung und Compliance-Anforderungen.
- Ihre Investitionen in vorhandene On-Premise-Software weiter zu nutzen.
Reine Cloud-ERPs können geringere Einstiegskosten und einfachere Upgrades bieten, aber nicht jedes Unternehmen möchte alle Geschäftsprozesse in die Cloud verlagern. Ein hybrider Ansatz ist dann sinnvoll, wenn Ihr Geschäftsmodell an strenge Datenvorschriften gebunden ist oder Sie stark angepasste ältere Systeme behalten möchten.
Hybrid-ERP vs. On-Premise-ERP
Hybride ERP-Systeme unterscheiden sich auch von vollständig On-Premise-ERP, indem sie Ihrem traditionellen System Cloud-Vorteile hinzufügen. Ein On-Premise-ERP läuft vollständig auf Ihren eigenen Servern und ist in hohem Maße auf lokale Ressourcen für Funktionalität und Updates angewiesen (dies ist ein wesentliches On-Premise-ERP-Argument). Im Gegensatz dazu bieten hybride Lösungen:
- Kombinieren On-Premise-Funktionen und Cloud-Module zur Erweiterung der Möglichkeiten.
- Bieten einen nahtlosen Weg, um die Cloud zu testen oder schrittweise dorthin zu migrieren, statt alles auf einmal umzustellen.
- Helfen Ihnen, große Hardwareinvestitionen zu vermeiden, die bei reinen On-Premise-Erweiterungen erforderlich wären.
Anstatt Ihre interne Hardware ständig zu erneuern, können Sie mit einer hybriden Option problemlos über die Cloud skalieren und zugleich unternehmenskritische Daten vor Ort behalten.
Wie funktionieren hybride ERPs?
Hybride ERPs funktionieren, indem sie Ihre bestehende Infrastruktur und ausgewählte Cloud-Services zu einem einzigen Ökosystem verbinden. Stellen Sie sich vor, Sie legen Cloud-Module über Ihr zentrales On-Premise-ERP und nutzen Integrationsschnittstellen, um Datenkonsistenz und Echtzeit-Updates sicherzustellen.
Hier sehen Sie eine vereinfachte Darstellung, wie ein hybrides ERP aufgebaut sein könnte:
- On-Premise-Kernsystem: Sie hosten geschäftskritische Daten und Prozesse, wie Finanzberichte oder proprietäre Fertigungsabläufe, auf unternehmenseigenen Servern.
- Cloud-Module: Ergänzen Sie Ihr Kerngeschäftssystem mit Cloud-Diensten für Aufgaben wie Lieferantenmanagement, Echtzeitanalysen oder Unterstützung für verteilte Teams.
- Integrationsschicht: Eine Reihe von Konnektoren, Middleware oder APIs, die Daten zwischen den Umgebungen synchronisieren und damit einen nahtlosen Informationsfluss gewährleisten.
- Sicherheit und Compliance: IT-Teams stellen sicher, dass Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokolle sowohl On-Premise als auch in der Cloud übereinstimmen und damit Anforderungen an Datensicherheit erfüllt werden.
In der Praxis nutzen viele Unternehmen hybride ERP-Systeme als Zwischenschritt auf dem Weg zur vollständigen Cloud-Nutzung. So können Sie zum Beispiel Ihr bestehendes Buchhaltungssystem lokal betreiben und parallel ein Cloud-basiertes Distributionsmodul testen, um zu prüfen, wie es Ihren Workflow ergänzt.
Andere setzen es ein, um ein einheitliches System für verschiedene Geschäftsbereiche zu schaffen. Ihre Buchhaltungsabteilung kann auf lokalen Servern für mehr Sicherheit arbeiten, während Beschaffungs- oder Lagerfunktionen in der Cloud laufen, um mobilen Zugriff und Echtzeit-Koordination mit Lieferanten zu ermöglichen. Mit einer hybriden Lösung lassen sich beide Anforderungen problemlos erfüllen.
Hybrid-ERP-Anwendungsfälle
Hybride ERP-Systeme haben sich branchenübergreifend als wertvoll erwiesen, insbesondere in Bereichen mit regulatorischen Anforderungen oder wenn spezialisierte, lokale Tools benötigt werden. Nachfolgend finden Sie einige Praxisbeispiele, wie ein hybrider ERP-Ansatz auf spezifische betriebliche Anforderungen eingeht.
Fertigung
Gerade Fertigungsumgebungen stellen besondere Anforderungen an die Leistungsfähigkeit eines ERP-Systems. ERP-Software für die Fertigung bietet Vorteile, etwa bei der Einhaltung von Vorschriften, der Qualitätssicherung und für einen reibungslosen Betrieb in der Produktion. Hersteller benötigen Systeme, die nicht nur leistungsstark, sondern auch stabil, sicher und anpassungsfähig sind.
Mit einem hybriden ERP können Unternehmen im Fertigungsbereich:
- Kritische Betriebsabläufe erhalten und Innovation ermöglichen: Dazu gehören beispielsweise die Weiterführung von Legacy-Systemen für die Steuerung am Shopfloor und Maschinenüberwachung, während cloudbasierte Werkzeuge für Prognosen, Berichte und Planung ergänzt werden.
- Echtzeit-Zusammenarbeit und Lieferkettenflexibilität verbessern: Beispielsweise durch einfache Datenfreigabe für Lieferanten und externe Teams über Cloud-Erweiterungen sowie zentrale Dashboards für Finanztransparenz über mehrere Standorte hinweg.
- Schrittweise Modernisierung und Kostenkontrolle unterstützen: So können moderne Tools wie Bedarfsplanung oder mobiler Zugang stufenweise eingeführt und Risiken sowie Investitionen durch inkrementelle Aktualisierungen minimiert werden.
Praxisbeispiel: Erikson International LLC
Branche: Fertigung (Fensterfolien)
Herausforderung: Altes On-Premise-ERP (Sage 100) bot keine Echtzeit-Transparenz und erforderte manuelle Prozesse.
Hybrid-ERP-Ansatz: Produktionsdaten blieben On-Premise; Acumatica Cloud ERP wurde für Finanzwesen und Lager eingeführt.
Ergebnisse:
- Geringere Infrastrukturkosten bei besserer Transparenz
- Echtzeit-Einblicke ins Inventar an 7 Standorten
- Verbesserte Koordination der Lieferkette
- Phasenweise Einführung reduzierte Störungen
SaaS
Ja, auch SaaS-Unternehmen können ein hybrides ERP-Modell nutzen. Häufig gibt es Teile des Betriebs, beispielsweise Kundendaten, Abo-Abrechnung oder spezielle Compliance-Aufgaben, die unter besonders strengen Sicherheitsvorgaben lokal betrieben werden müssen.
Parallel dazu helfen cloudbasierte Analyse- und Kollaborationstools, Teams weltweit zu vernetzen. Ein flexibles hybrides Setup verschafft Ihren SaaS-Teams sofortige Zusammenarbeitserfolge und sorgt zugleich dafür, dass sensible Daten im Haus bleiben.
Echter Praxisfall: Clio
Branche: SaaS (Software für Kanzleimanagement)
Herausforderung: Während Clio weltweit expandierte, konnte das bestehende lokale Finanzsystem nicht mit der Konsolidierung mehrerer Unternehmenseinheiten, der Einhaltung der Umsatzanerkennungsregeln (ASC 606) oder mit Echtzeitberichten Schritt halten.
Hybrid-ERP-Ansatz: Clio behielt einige interne Systeme für Kernbuchhaltungsfunktionen und Sicherheitskontrollen bei, setzte jedoch NetSuite Cloud ERP für Abrechnung, Abonnentenmanagement und Umsatzrealisierung ein — integriert über APIs mit bestehenden Tools.
Ergebnisse:
- Stufenweise Einführung verhinderte Geschäftsunterbrechungen
- Vereinfachte finanzielle Konsolidierung mehrerer Unternehmenseinheiten
- Automatisierte SaaS-Abrechnung und Einhaltung von ASC 606
- Echtzeit-Dashboards für CFO und FP&A-Teams
Gesundheitswesen und Pharmazeutik
Gesundheitsbranchen unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen und benötigen oft lokale Kontrolle zur Einhaltung von Vorschriften. Doch Cloud-Fähigkeiten ermöglichen schnellere Arzneimittelstudien, vereinfachte Patientenregistrierung und starke Telemedizin-Lösungen. Indem sensible Daten auf lokalen Servern gehalten und cloudbasierte Module für schnelle Interaktionen genutzt werden, können Sie:
- Einhaltung der Vorschriften für Patienten- oder Pharmadaten gewährleisten.
- Neue Funktionalitäten in verschiedenen Regionen skalierbar ausrollen.
- Echtzeitüberwachung und fortschrittliche Analysen ohne signifikanten Infrastrukturausbau nutzen.
Echter Praxisfall: Netzwerk aus mehreren Kliniken
Branche: Gesundheitswesen
Herausforderung: Ein Netzwerk aus neun Kliniken—inklusive Labor- und Onkologieservices—stand unter wachsendem Infrastrukturdruck. Lokale Systeme kamen hinsichtlich Performance, Skalierbarkeit und digitaler Patientenanwendungen wie Telemedizin und Online-Terminvereinbarung an ihre Grenzen.
Hybrid-ERP-Lösung: Das Netzwerk implementierte IBM Hybrid Cloud und speicherte klinische Kerndaten und sensible Patientendaten weiterhin vor Ort, während Cloud-Ressourcen für kritische Anwendungen wie Patientenportale, Telemedizin-Terminplanung und Ferndiagnosen genutzt wurden.
Ergebnisse:
- Schnellerer Zugang zu digitalen Tools, ohne die klinischen Kernprozesse zu beeinträchtigen.
- Sensible Gesundheitsdaten und Compliance verbleiben unter unternehmensinterner Kontrolle.
- Cloud-gestützte digitale Services für Patienten und Mitarbeitende skalieren bedarfsgerecht.
Vorteile von hybriden ERPs
Hybride ERPs bieten zahlreiche Vorteile, mit denen Sie flexibel, wettbewerbsfähig und kosteneffizient bleiben. Auch wenn keine Bereitstellungsmethode für alle perfekt ist, schätzen viele CFOs diese Pluspunkte:
- Kostenoptimierung: Durch die Nutzung der Cloud dort, wo sie am sinnvollsten ist, können Sie erhebliche Hardwarekosten vermeiden. Manche Unternehmen erreichen den Break-even der Gesamtbetriebskosten bereits nach 24 bis 30 Monaten.
- Schrittweise Cloud-Einführung: Sie können heute mit einzelnen Cloud-Modulen testen und den Einsatz nach und nach ausbauen.
- Verbesserte Skalierbarkeit: Wenn Sie zusätzlichen Speicher oder Rechenleistung benötigen, können Sie bestimmte Cloud-Module hoch- oder herunterskalieren, ohne Ihr gesamtes lokalen System neu konfigurieren zu müssen.
- Regulatorische Flexibilität: Sie können einzelne Module abgrenzen, damit sie branchenspezifische oder regionale Compliance-Anforderungen erfüllen, und den Rest bedarfsgerecht aktualisieren.
- Telearbeit und mobiler Zugriff: Ihre Remote-Teams können sicher auf cloudbasierte ERP-Bereiche zugreifen, um Daten schnell abzurufen oder zu aktualisieren.
- Verlängerte Lebensdauer von Altsystemen: Wenn Sie noch robuste lokale Systeme haben, sorgt ein hybrides ERP für deren Weiterverwendung und ermöglicht gleichzeitig eine gezielte Modernisierung.
Herausforderungen bei hybriden ERPs
Wie bei jeder größeren Technologieinvestition gibt es auch bei hybriden ERP-Lösungen potenzielle Hürden. Diese Faktoren sollten Sie abwägen, bevor Sie Ihre Implementierung finalisieren:
- Komplexität der Integration: Die nahtlose Datenübertragung zwischen On-Premises- und Cloud-Modulen kann komplex sein. Sie benötigen möglicherweise Middleware oder spezialisierte APIs.
- Einheitlichkeit der Sicherheit: Auch wenn jedes Modul ausreichend gesichert ist, sollten Sie unternehmensweite Sicherheitsprotokolle für physische Server und Cloud-Dienste koordinieren.
- Höhere Anfangskosten: Im Vergleich zu einem reinen Cloud-Modell müssen Sie möglicherweise höhere Anfangsinvestitionen aufbringen, um Ihre On-Premises-Umgebung zu pflegen – besonders, wenn Hardware-Upgrades überfällig sind.
- Wartungsaufwand: Sie müssen zwei Systeme betreuen – eines vor Ort und eines in der Cloud. Das kann Ihre IT-Ressourcen strapazieren, wenn es nicht richtig geplant wird.
- Potenzielle Integrationslücken: Wenn Ihr Anbieter oder Integrator nicht effektiv zusammenarbeitet, können Datensilos oder Abweichungen in der Berichterstattung auftreten.
Wann Sie eine hybride ERP-Lösung einsetzen sollten
Bevor Sie den Schritt wagen, ist es wichtig, zu prüfen, ob ein hybrides ERP zu Ihren Prioritäten, Ihrem Budget und Ihren strategischen Zielen passt. Hier einige Szenarien, bei denen es besonders sinnvoll ist:
- Sie haben bestehende On-Premises-Investitionen, die weiterhin effizient sind oder sensible Daten enthalten, möchten aber die Flexibilität der Cloud-Module nutzen.
- In Ihrer Branche oder Region gelten strenge Compliance-Anforderungen für bestimmte Abläufe, sodass eine reine Cloud-Lösung zu riskant wäre.
- Sie wollen die Cloud zunächst testen, bevor Sie ganz umsteigen.
- Sie möchten ältere Systeme selektiv modernisieren, vor allem bei knappem Zeitplan oder Budget.
- Sie arbeiten mit lokalen Tochtergesellschaften, die spezielle ERP-Anforderungen haben, benötigen aber dennoch eine einheitliche Unternehmensaufsicht.
Trifft einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zu, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über die Infrastruktur und das interne Know-how, um ein hybrides ERP erfolgreich zu steuern.
Tipps für die Einführung eines hybriden ERP-Systems
Ein hybrides ERP kann Ihre Abläufe revolutionieren – vorausgesetzt, Sie schaffen die richtigen Grundlagen. Im Folgenden finden Sie bewährte Empfehlungen, die Ihnen dabei helfen, die Implementierung erfolgreich zu meistern.
Frühzeitig und vorausschauend planen
Wie bei jeder ERP-Einführung sollten Sie mit einer soliden Planung starten – denn der richtige Start ist die Planung. Systemanalysen, Kostenschätzungen und strategische Fahrpläne sind das Rückgrat einer erfolgreichen ERP-Implementierung.
Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie in Ihrer Planungsphase berücksichtigen sollten:
- Veranschaulichung der Datenflüsse zwischen On-Premises- und Cloud-Komponenten.
- Einrichtung eines Lenkungsausschusses unter Einbeziehung von Finanzen, IT und Abteilungsleitungen.
- Definition messbarer Erfolgskriterien, z. B. gesteigerte Verarbeitungsgeschwindigkeit oder Kosteneinsparungen.
Für Finanz- und Buchhaltungsabteilungen gehört zu den häufigsten Fallstricken, die Governance-, Risiko- und Kontrollanforderungen (GRC) bei der ERP-Einführung nicht ausreichend zu berücksichtigen. Mit der richtigen Planung und Weitsicht lässt sich dies jedoch vermeiden.
Denken Sie daran: Planung bezieht sich nicht nur auf Technologie. Beziehen Sie Budgets, Zeitpläne, Risikobewertungen und messbare Ziele mit ein – etwa die Reduzierung manueller Berichte um 50 % oder die Senkung des Integrationsaufwands um 30 %.
Anbieter sorgfältig recherchieren
Neben Datenerhebung und Planung ist gründliche Recherche entscheidend für eine gelungene hybride ERP-Implementierung.
Beginnen Sie damit, sowohl Cloud- als auch On-Premise-Anbieter zu evaluieren, um eine starke Hybridlösung zu finden. Achten Sie auf Anbieter mit nachweislicher Integrationsfähigkeit, zuverlässigem Support und einer Roadmap, die zu Ihren Expansionsplänen passt. Falls Ihr Unternehmen spezielle Module nutzt, stellen Sie sicher, dass der Anbieter diese Module auch in hybrider Form bereitstellt oder unterstützt.
Einige wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:
- Hat der Anbieter Referenzkunden mit hybriden Implementierungen?
- Gibt es spezielle Compliance-Module oder lokale Rechenzentrumsoptionen für die Datenspeicherung?
- Wie flexibel ist das Preis- oder Abonnementmodell für teilweise Cloud-Nutzung?
Stellen Sie kontinuierliche Schulungen bereit
Die Einführung ist nicht abgeschlossen, sobald Ihr System live geschaltet ist. Ihr Team benötigt fortlaufende Schulungen zu hybriden Systemen, auch während der Nutzung. Selbst die benutzerfreundlichste Software garantiert keine reibungslose Einführung, wenn Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen nicht vertraut sind.
Hier ein strukturierter Ansatz für Schulungen:
- Kickoff-Workshops: Erklären Sie das Konzept von Hybrid-ERP und die speziellen Module.
- Rollenbasierte Sitzungen: Bieten Sie gesonderte Trainings für Buchhaltung, Supply Chain, Personalwesen usw. an – mit Fokus darauf, wie sie das neue System nutzen.
- Praxisorientierte Labs: Ermutigen Sie Ihre Teams, Testtransaktionen durchzuführen, Musterberichte zu erstellen oder mit Testdaten zu arbeiten.
- Kontinuierliche Feedback-Schleifen: Sammeln Sie Fragen und Herausforderungen. Dokumentieren Sie Best Practices und Tipps für neue Mitarbeitende.
In der Praxis schätzen Mitarbeitende kurze, zielgerichtete Lernangebote mehr als lange einmalige Seminare. Wenn Sie verteilte Teams haben, empfiehlt sich oft eine Kombination aus Live- und aufgezeichneten Videosessions.
Die Einführung eines ERP-Systems ist mehr als ein technischer Prozess – sie ist eine Reise der Transformation. Richtig umgesetzt wird ein ERP-System zum Rückgrat für Effizienz und Wachstum des Unternehmens und unterstützt Sie dabei, Ihre Ziele zu erreichen.
Fazit
Indem Sie die Flexibilität und Kontrolle eines hybriden ERP nutzen, positionieren Sie Ihr Unternehmen für nachhaltiges Wachstum und Krisenfestigkeit.
Ob Sie sich von einem Altsystem lösen oder neueste Cloud-Innovationen erkunden: Eine sorgfältig geplante hybride ERP-Einführung vereint das Beste aus beiden Welten – sie hilft Ihnen, Kosten zu senken, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Ihr Wachstum in Ihrem eigenen Tempo zu steuern.
Wie geht es weiter?
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