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Key Takeaways

Software-Spezifikationen sind Ihre Einkaufsliste: Viele Geschäftsinhaber tun sich schwer damit, das richtige POS-System zu wählen, häufig weil sie sich nicht vorbereiten und ihre spezifischen Anforderungen nicht vor einem Gespräch mit Vertriebsmitarbeitern festlegen. Gut, dass Sie hier sind, oder?

Denken Sie an das zukünftige Ich: Ein Systemwechsel ist alles andere als angenehm. Überlegen Sie daher zuerst, wohin Sie Ihr Unternehmen entwickeln möchten, bevor Sie ein System auswählen.

Die Gesamtkosten im Blick behalten: Die beworbenen Preise vermitteln kein vollständiges Bild. Ermitteln Sie die Gesamtkosten der in Frage kommenden Lösungen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Zahlreiche Geschäftsinhaber kämpfen damit, das richtige Kassensystem (POS) zu finden, und landen oft bei einer Software, die entweder zu komplex ist oder nicht ihren Anforderungen entspricht. In den meisten Fällen liegt das daran, dass sie in ein Verkaufsgespräch gegangen sind, ohne zuvor eine Anforderungsspezifikation für POS-Software zu erstellen.

Deshalb habe ich diesen Leitfaden erstellt, damit Sie verstehen, welche POS-Funktionen ein Muss sind und auf welche Sie getrost verzichten können.

Einführung in Kassensysteme

Ihr Kassensystem (Point of Sale – POS) ist die moderne Version der Registrierkasse – aber mit wesentlich mehr Funktionen. Es ist die zentrale Anlaufstelle, mit der Sie Zahlungen reibungslos abwickeln, Verkäufe verfolgen und Informationen über Ihre Produkte und Kunden erfassen.

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Egal, ob Umsatzverfolgung, Aktionsmanagement oder das Stempeln von Ein- und Auszeiten: Diese Systeme sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft. 

Warum die Auswahl des Kassensystems entscheidend ist

Sobald das System eingerichtet ist, läuft jede Transaktion – ob groß oder klein – über Ihr Kassensystem. Ein gutes Kassensystem:

  • Verarbeitet Verkäufe in Echtzeit
  • Überwacht den Lagerbestand in Echtzeit
  • Verwaltet Kundendaten sinnvoll
  • Erstellt aussagekräftige Berichte auf Knopfdruck
  • Optimiert Abläufe vom Verkaufsraum bis ins Backoffice

Aber längst nicht alle Kassensysteme sind gleich oder bieten die gleichen Vorteile. Manche sind aufs Nötigste reduziert, andere bieten mehr Funktionen, als Sie je nutzen werden. Das Entscheidende? Die richtige Balance, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Hier stelle ich einige meiner Favoriten vor.

Moderne Kassensysteme gibt es in zwei Varianten: Vor-Ort-Lösungen und cloudbasierte Systeme. Vor-Ort-Systeme laufen im lokalen Netzwerk, während cloudbasierte Tools von überall mit Internetzugang erreichbar sind. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, doch cloudbasierte Systeme gewinnen an Beliebtheit, da sie flexibel und skalierbar sind.

Schlüsselfunktionen von Kassensoftware

Diese Systeme sind in unterschiedlichsten Ausführungen erhältlich, aber die Unterschiede in den Funktionen sind vermutlich der wichtigste Grund, ein gutes Kassensystem zu suchen. Achten Sie dabei auf Folgendes:

Vorschriften und Sicherheit

Sicherheit ist bei jeder Software – besonders bei Kassensystemen – unverzichtbar. Ihr System verarbeitet täglich sensible Daten und ist somit ein beliebtes Ziel für Cyberkriminelle.

PCI DSS-Konformität ist Ihre erste Verteidigungslinie. Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Sicherheitsstandards, die sicherstellen, dass alle Unternehmen, die Kreditkarteninformationen akzeptieren, verarbeiten, speichern oder übertragen, eine sichere Umgebung gewährleisten. Achten Sie auf POS-Systeme, die PCI DSS Level 1-konform sind – das ist die höchste Sicherheitsstufe.

DSGVO-Konformität ist entscheidend, wenn Sie europäische Kunden haben. Sie regelt, wie Sie personenbezogene Daten erfassen, speichern und nutzen. Ein DSGVO-konformes Kassensystem hilft, hohe Bußgelder zu vermeiden und die Privatsphäre Ihrer Kunden zu schützen.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist der Bodyguard Ihrer Daten. Sie verschlüsselt Informationen auf ihrem Weg durch das System, sodass sie für potenzielle Angreifer unleserlich bleiben.

Wichtige Sicherheitsfunktionen, auf die Sie bei einem Kassensystem achten sollten:

  • Tokenisierung von Kreditkartendaten
  • Regelmäßige automatische Updates
  • Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Berechtigungen
  • Mehrstufige Authentifizierung (2FA, MFA)
  • Betrugserkennungs-Algorithmen

Wenn schon nicht aus Rücksicht auf Ihre Kunden, dann bedenken Sie den Imageschaden: 2018 erlitt der Modehändler Forever 21 einen siebenmonatigen Datensicherheitsvorfall, weil bei einigen POS-Geräten die Verschlüsselung nicht aktiviert war. Dies führte zu unbefugtem Zugriff auf Zahlungsdaten von Kunden in bestimmten Filialen. Auf Wiedersehen, Kunden.

Simon Litt

Es braucht Menschen + Programme

Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr POS-System für Sicherheit. Schulen Sie Ihr Personal in bewährten Methoden, wie etwa das niemals Weitergeben von Passwörtern und das Erkennen von Phishing-Versuchen.

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Kunden- und Loyalitätsmanagement

Ein leistungsfähiges Customer Relationship Management (CRM) in Ihrem POS-System hilft dabei, einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kundschaft zu bekommen.

Moderne POS-Systeme ermöglichen Ihnen:

  • Detaillierte Kundenprofile erstellen
  • Kaufhistorie und Präferenzen nachverfolgen
  • Kunden nach Kaufverhalten segmentieren
  • Kundenbindungsprogramme einfach verwalten

Der wahre Nutzen liegt aber darin, wie Sie diese Daten einsetzen. Die besten POS-Systeme bieten prädiktive Analysen, mit denen Sie Kundenbedürfnisse vorhersehen und Ihr Angebot gezielt anpassen können.

Loyalitätsprogramme sind ein starkes Werkzeug zur Kundenbindung. Suchen Sie nach einem POS-System, das folgende Funktionen bietet:

  • Gestaffelte Belohnungssysteme erstellen
  • Punkte für Einkäufe vergeben
  • Einfach einzulösende Prämien anbieten

Die mobile App von Starbucks ist eine Erweiterung ihres POS-Systems und wirklich ein Musterbeispiel für Kundenloyalität. Sie ermöglicht es Kund:innen, vorab zu bestellen, Sterne (Punkte) zu sammeln und Prämien einzulösen. Diese Integration war ein wesentlicher Erfolgsfaktor: Im letzten Jahr machten mobile Bestellungen 31 % aller von US-Filialen durchgeführten Transaktionen aus.

Mitarbeitermanagement

Effizientes Mitarbeitermanagement kann die Produktivität steigern, den Kundenservice verbessern und letztlich Ihre Rentabilität erhöhen.

Wichtige POS-Funktionen in Bezug auf Beschäftigte sind unter anderem:

  • Zeiterfassung und Planung: Sie sehen, wer wann arbeitet, können Dienstpläne erstellen und ändern, Überstunden nachverfolgen, um Personalkosten zu steuern, und Mitarbeitenden den Tausch von Schichten oder Urlaubsanträge ermöglichen.
  • Leistungskennzahlen: Identifizieren Sie Ihre Top-Performer und Bereiche mit Verbesserungsbedarf. Zu den KPIs gehören Verkäufe pro Stunde, durchschnittlicher Transaktionswert, Upselling und Cross-Selling sowie Kund:innenfeedback, das bestimmten Mitarbeiter:innen zugeordnet ist.
  • Anpassbare Zugriffsrechte: Bestimmen Sie, welche Informationen und Funktionen jede:r Mitarbeiter:in im POS-System einsehen oder nutzen darf. Das erhöht die Sicherheit und stellt sicher, dass das Personal nur relevanten Zugriff erhält.

Toast, ein beliebtes POS-System für Gastronomiebetriebe, bietet umfangreiche Funktionen fürs Mitarbeitermanagement. Einer der Kunden berichtete nach Einführung der Mitarbeitertools von Toast von einem 10 % höheren Trinkgeld und einem spürbaren Anstieg der Produktivität des Servicepersonals. Dank der klaren Leistungskennzahlen konnten die Servicekräfte gezielt an Verbesserungen arbeiten und wurden motiviert.

Simon Litt

Leistung mit Daten verbessern

Nutzen Sie Ihre POS-Daten, um einen kleinen freundlichen Wettbewerb unter Ihren Mitarbeitenden anzuregen. Eine Bestenliste für die meisten Verkäufe oder höchste Kundenzufriedenheit kann das Team motivieren und die Gesamtleistung steigern – aber übertreiben Sie es nicht. Wenn es komisch wettbewerbsorientiert wird, schreckt das eher ab.

Warenwirtschaft

Gute Warenwirtschaft bedeutet nicht nur zu wissen, was vorrätig ist – sondern die richtigen Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Ein gutes POS-System nimmt Ihnen das Rätselraten beim Lagerbestand ab und hilft, datenbasiert zu entscheiden. 

Wichtige Funktionen für die Lagerverwaltung in Ihrem POS sind:

  • Echtzeit-Bestandsverfolgung: Wissen Sie jederzeit genau, was auf Lager ist, verhindern Sie Überverkäufe und Fehlbestände, identifizieren Sie langsam drehende Artikel und erkennen Sie Diebstahl oder Schwund schnell.
  • Automatisierte Nachbestellpunkte: Legen Sie Mindestbestände fest, damit Ihr POS Sie benachrichtigt oder sogar automatisch Bestellungen erstellt, wenn der Bestand zur Neige geht (das ist auch ein Vorteil von Bestellsoftware). Das spart Zeit und verhindert entgangene Verkäufe.
  • Bestandsverwaltung über mehrere Standorte: Suchen Sie nach einem System, das den Bestand einfach zwischen Filialen transferieren kann, Bestände über alle Standorte anzeigt und Berichte nach Standort oder für das gesamte Unternehmen erstellt.
  • Lieferantenmanagement: Optimieren Sie Ihre Interaktionen mit Lieferanten direkt über Ihr POS-System, erleichtern Sie Bestellaufgaben, verfolgen Sie den Bestellstatus und verwalten Sie Ihre Lieferantenbeziehungen.

Zahlungsabwicklung

Ihr POS-System muss Zahlungen schnell, sicher und flexibel abwickeln können. Die passenden Features zur Zahlungsabwicklung können die Kundenzufriedenheit verbessern und Ihren Umsatz steigern.

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

  • Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden: Moderne Kundschaft erwartet eine Auswahl an Zahlungsarten. Ihr POS sollte Kredit- und Debitkarten, Bargeld, mobile Zahlungen (Apple Pay, Google Pay usw.) und Geschenkkarten akzeptieren (einer der Vorteile von mobilen Zahlungs-Apps ist eben diese Flexibilität). Manche Systeme bieten sogar Kryptowährungs-Zahlungen an, aber das ist nicht mein Fall, darauf gehe ich nicht näher ein.
  • Kontaktlose Bezahlmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass Ihr System die NFC-Technologie (Near Field Communication) für kontaktlose Karten und mobile Wallets unterstützt.
  • Funktion für geteilte Zahlungen: Suchen Sie nach Systemen, die Rechnungen einfach aufteilen oder verschiedene Zahlungsarten für eine Transaktion akzeptieren können.
  • Offline-Zahlungsabwicklung: Bei schlechtem Internet ist das unverzichtbar. Dadurch können Transaktionen abgewickelt werden, auch wenn die Verbindung ausfällt – so gehen Verkäufe nicht verloren.
Simon Litt

Funktion zuerst, dann Kosten

Auch wenn Sie unbedingt die Möglichkeit haben möchten, verschiedene Zahlungsarten anzubieten, sollten Sie es nicht übertreiben. Jede Methode bringt unterschiedliche Gebühren mit sich – prüfen Sie die jeweiligen Preismodelle, bevor Sie alles umsetzen.

Verkaufsberichte und Analysen

Ein leistungsfähiges POS-System nutzt Geschäftsvorgänge für nützliche Erkenntnisse. Umfangreiche Berichts- und Analysefunktionen helfen Ihnen, datenbasiert zu entscheiden und Ihr Unternehmen voranzubringen. Diese Funktionen sollten Sie einfordern:

  • Echtzeit-Dashboards
  • Anpassbare Berichte
  • Verkaufs-Trendanalyse
  • Einblicke in das Kundenverhalten
  • Umschlagreports für Lagerbestände

Ihr POS sollte tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Umsatzübersichten, Auswertungen der meist- und der am schlechtesten verkauften Artikel, Mitarbeiterleistungskennzahlen und Gewinnmargen-Berechnungen anbieten.

Suchen Sie nach Systemen mit intuitiven, visuellen Dashboards. Diese bieten Ihnen auf einen Blick einen schnellen Überblick über die Unternehmensleistung. Und: Die Berichte sollten anpassbar sein. Jedes Unternehmen ist einzigartig – Ihr POS muss erlauben, in genau die für Sie wichtigen Daten tiefer einzusteigen.

Integrationsmöglichkeiten

Ihr POS-System sollte reibungslos mit anderen Systemen kommunizieren können, um die betriebliche Effizienz zu erhöhen – wie mit Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Lösungen, CRM-Systemen, Marketing-Tools, Lagerverwaltungssoftware (IMS) oder HR-Systemen.

Ein gut vernetztes POS-System kann:

  • Verkaufsdaten automatisch mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren
  • Bestände über Filiale und Online-Shop hinweg aktualisieren
  • Kundendaten für gezieltes Marketing an Ihr CRM übermitteln
  • Sich mit E-Mail-Marketing-Plattformen für automatisierte Kampagnen verbinden
  • Mit Terminplanungs-Software für Dienstleistungsunternehmen integrieren

Suchen Sie POS-Systeme mit offenen APIs. Diese erlauben individuelle Integrationen, wenn Sie spezielle Anforderungen haben, die Standardlösungen nicht abdecken.

Simon Litt

Integrationen – mehr oder weniger?

Bevor Sie sich für ein Kassensystem entscheiden, erstellen Sie eine Liste aller Softwarelösungen, die Sie aktuell nutzen. Stellen Sie sicher, dass das ausgewählte Kassensystem sich mit diesen Tools integrieren lässt, um Störungen Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe zu vermeiden … aber überprüfen Sie dabei auch gleich Ihre aktuelle Softwarenutzung.

 

Integrationen können zwar leistungsstark sein, aber zu viele davon führen schnell zu einem komplexen System, das schwer zu verwalten ist. Konzentrieren Sie sich auf Integrationen, die Ihrem Geschäft wirklich einen Mehrwert bieten.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Ihr Unternehmen ist nicht statisch, und Ihr Kassensystem sollte es auch nicht sein. Ein gutes System wächst mit Ihnen und passt sich Ihren sich entwickelnden Bedürfnissen an. Wichtige Merkmale in puncto Skalierbarkeit, auf die Sie achten sollten:

  • Filialübergreifende Verwaltung
  • Cloud-basierte Architektur
  • Anpassbare Funktionen
  • Staffelbare Preismodelle
  • API-Zugriff für individuelle Entwicklungen

Ein skalierbares Kassensystem sollte es Ihnen ermöglichen, neue Standorte einfach hinzuzufügen, bei wachsendem Team die Anzahl der Benutzerkonten zu erhöhen, höhere Transaktionsvolumina ohne Verlangsamungen zu bewältigen und Ihr Produktangebot uneingeschränkt zu erweitern.

Cloud-basierte Systeme bieten die beste Skalierbarkeit. Sie können in Spitzenzeiten schnell mehr Ressourcen bereitstellen und sind in der Regel einfacher zu aktualisieren.

Flexibilität ist ebenso entscheidend. Ihr Kassensystem sollte sich anpassen an:

  • Verschiedene Verkaufsarten (im Geschäft, online, mobil)
  • Verschiedene Geschäftsmodelle (Einzelhandel, Abonnements, usw.)
  • Veränderliche Markttrends (wie z.B. kontaktloses Bezahlen)
Simon Litt

Flexibilität zählt

Denken Sie darüber nach, wo Ihr Unternehmen in 5 Jahren stehen soll – notieren Sie sich die Größenordnung, die Sie benötigen würden, und prüfen Sie, ob Ihr Tool das leisten kann. Wählen Sie ein Kassensystem, das diese Vision unterstützt und Ihnen bei Bedarf die passenden Funktionen bietet. Suchen Sie nach Systemen mit modularen Preismodellen, die es Ihnen ermöglichen, bei Bedarf Funktionen hinzuzufügen.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Ein Kassensystem kann noch so viele Funktionen besitzen – wenn es nicht einfach zu bedienen ist, ist es ungeeignet. Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend für schnelle Abläufe und effizienten Betrieb – insbesondere, wenn es Ihre Mitarbeitenden und nicht Sie selbst nutzen. Wichtige Elemente einer benutzerfreundlichen Kassensystem-Oberfläche:

  • Übersichtliches, aufgeräumtes Design
  • Anpassbare Layouts
  • Schnellzugriffstasten für häufige Tätigkeiten
  • Klare, gut lesbare Texte und Icons
  • Reaktionsschnelle Touchscreen-Unterstützung

Achten Sie auf ein Kassensystem, das eine einfache Produktsuche und Barcode-Scanning, Rückerstattungen und Umtausch per Fingertipp, einfache Rabattgewährung und einen schnellen Benutzerwechsel ermöglicht. Die beste Bedienoberfläche ist anpassbar. Sie sollten Schaltflächen, Kategorien und Funktionen so anordnen können, wie es zu Ihrem Betrieb passt.

photo of Simon Litt

Testen – und zwar unter erschwerten Bedingungen

Testen Sie das Kassensystem nicht nur selbst. Lassen Sie Ihren am wenigsten technikaffinen Mitarbeitenden damit arbeiten. Wenn auch sie sich problemlos zurechtfinden, liegen Sie richtig.

Mobilität und Cloud-Unterstützung

Immer an ein stationäres Terminal gebunden zu sein, ist nicht immer praktikabel. Mobile und cloudbasierte Kassensysteme bieten Flexibilität und Zugänglichkeit, die Ihre Abläufe transformieren können. Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

  • Mobile App für Smartphones und Tablets
  • Cloud-basierte Datenspeicherung und Zugriff
  • Echtzeit-Synchronisation auf allen Geräten
  • Offlinefunktionalität
  • Werkzeuge zur Fernverwaltung

Mit einem mobilen Kassensystem können Sie:

  • Bearbeiten Sie Transaktionen überall in Ihrem Geschäft
  • Nehmen Sie Ihr Geschäft mit auf Reisen (denken Sie an Foodtrucks oder Pop-up-Shops)
  • Verkürzen Sie die Warteschlangen in Stoßzeiten
  • Greifen Sie von überall mit einer Internetverbindung auf Ihre Daten zu
  • Fügen Sie in Spitzenzeiten ganz einfach neue Terminals hinzu

Cloud-Unterstützung sorgt dafür, dass Ihre Daten automatisch gesichert werden, auf jedem Gerät zugänglich sind und an allen Standorten stets aktuell bleiben.

Kundensupport und Schulungen

Selbst das benutzerfreundlichste Kassensystem kann mal Probleme bereiten. Deshalb sind ein starker Kundensupport und umfassende Schulungsressourcen entscheidend bei der Auswahl eines Kassensystems. Wichtige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

  • 24/7 Kundenservice erreichbar
  • Vielfältige Support-Kanäle (Telefon, E-Mail, Chat)
  • Umfassende Wissensdatenbank und Tutorials
  • Erste Schulung und Unterstützung bei der Einführung
  • Regelmäßige Systemupdates und neue Funktionen

Suchen Sie nach einem Kassenanbieter, der Folgendes bietet:

  • Schnelle Reaktionszeiten bei dringenden Anliegen
  • Dedizierte Kundenmanager für persönliche Betreuung
  • Video-Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  • Präsenz- oder Online-Trainings
  • Aktive Nutzer-Community oder Foren
  • Regelmäßige Nachfragen, ob Sie das System effektiv nutzen
  • Proaktive Benachrichtigungen über neue Funktionen oder Updates
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Mit Anbietertests tricksen

Wenn Sie Kassensysteme bewerten, versuchen Sie, deren Support-Team zu ungewöhnlichen Zeiten zu kontaktieren. Die Reaktionszeit und Hilfsbereitschaft geben Ihnen einen guten Eindruck davon, was Sie als Kunde erwarten können. Seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die für Support extra berechnen oder Supportzeiten einschränken.

Wie Sie das richtige Kassensystem auswählen

Die Auswahl des richtigen Kassensystems ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. Hier sind konkrete Schritte, die Sie durch diesen Prozess führen und sicherstellen, dass Sie ein System auswählen, das Ihren individuellen Anforderungen entspricht.

  1. Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse. Starten Sie mit einer eingehenden Überprüfung Ihrer Abläufe. Wo liegen Ihre größten Schmerzpunkte? Vielleicht ist es das Bestandsmanagement oder langsame Kassiervorgänge. Identifizieren Sie die drei wichtigsten Funktionen, die diese Probleme lösen würden. So können Sie sich bei der Bewertung der Systeme auf das Wesentliche konzentrieren.
  2. Berücksichtigen Sie Ihr Budget und Transaktionsvolumen. Seien Sie realistisch in Bezug auf das, was Sie sich sowohl einmalig als auch monatlich leisten können. Prüfen Sie die durchschnittlichen Kosten von Kassensystemen und denken Sie daran: Die günstigste Option bietet nicht immer den besten Mehrwert.
  3. Forschen Sie gründlich. Wenn Sie ein klares Bild Ihrer Anforderungen haben, beginnt die Recherche. Erstellen Sie eine Auswahlliste von 3-5 POS-Anbietern, die auf Ihre Branche und Unternehmensgröße zugeschnitten sind (haben Sie eine KMU oder ein Enterprise-Unternehmen?). Suchen Sie nach Nutzerbewertungen dieser Anbieter.
  4. Prüfen Sie Integrationen. Schauen Sie sich die Integrationspartner jedes Anbieters an – funktionieren sie mit Ihren bestehenden Tools?
  5. Überprüfen Sie die POS-Hardware-Kompatibilität. Listen Sie Ihre vorhandene Hardware auf (Kassenschubladen, Bondrucker, Barcodescanner). Prüfen Sie, ob das POS kompatibel ist oder ob Sie für neue Geräte einplanen müssen. Bei iPad-basierten Systemen sollten Sie die Kosten für iPad-Ständer und Kartenlesegeräte mit einberechnen.
  6. Analysieren Sie die Preisstrukturen. Vergleichen Sie monatliche Gebühren mit Transaktionsgebühren. Kalkulieren Sie die Gesamtkosten für 1 Jahr und 3 Jahre. Achten Sie auf versteckte Kosten wie Supportgebühren oder Aufpreise für Zusatzfunktionen.
  7. Nutzen Sie kostenlose Testphasen. Verlassen Sie sich nicht nur auf Marketingmaterialien. Die meisten Anbieter bieten 14-30-tägige Testphasen. Nutzen Sie diese Zeit, um sich einen "Arbeitsalltag" zu simulieren: Verkäufe abwickeln, Rückerstattungen durchführen, Berichte erstellen. Stoppen Sie die Zeit für alltägliche Aufgaben wie das Hinzufügen von Artikeln in den Bestand.
  8. Testen Sie die Reaktionszeit des Supports jedes Anbieters. Der Kundensupport kann Ihre POS-Erfahrung entscheidend beeinflussen. Testen Sie ihn anonym. Wenn Sie außerhalb der Standard-Öffnungszeiten arbeiten, ist 24/7-Support Pflicht. Bewerten Sie auch, wie umfangreich die Wissensdatenbank und die Tutorial-Videos sind.
  9. Denken Sie an die Zukunft. Wenn Expansion geplant ist, stellen Sie sicher, dass das System mehrere Standorte verwalten kann. Es sollte mindestens das Doppelte Ihres aktuellen Transaktionsvolumens bewältigen können.
  10. Sicherheit ist ein Muss. Prüfen Sie auf PCI DSS-Konformität und suchen Sie nach Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung und Tokenisierung. Tools zur Betrugserkennung sind ein großes Plus.
  11. Holen Sie Feedback von ähnlichen Unternehmen ein. Fällen Sie diese Entscheidung nicht im luftleeren Raum. Kontaktieren Sie ein oder zwei Unternehmen Ihrer Branche, die das von Ihnen in Betracht gezogene POS nutzen. Fragen Sie nach ihren Erfahrungen, Herausforderungen und ob sie sich wieder für dieses System entscheiden würden. In solchen Situationen schaue ich übrigens oft bei Reddit vorbei – seltsamerweise funktioniert das.
  12. Treffen Sie Ihre Entscheidung. Erstellen Sie eine Entscheidungsmatrix mit Ihren wichtigsten Auswahlkriterien. Bewerten Sie jedes System danach, wie gut es diese Kriterien erfüllt. Berücksichtigen Sie dabei Gesamtkosten, Benutzerfreundlichkeit und Wachstumspotenzial.

Häufige Fehler bei der Auswahl eines POS-Systems

Hier finden Sie eine Liste der Kardinalfehler, die Menschen bei der Auswahl eines Kassensystems machen:

  • Sich ausschließlich auf den Preis konzentrieren und langfristigen Mehrwert ignorieren
  • Die Bedeutung von Skalierbarkeit für künftiges Wachstum übersehen
  • Integrationsmöglichkeiten mit bestehender Software nicht berücksichtigen
  • Den Bedarf an starkem Kundensupport unterschätzen
  • Ein System auswählen, ohne es vorher ausreichend zu testen
  • Branchenspezifische Funktionen, die das Unternehmen benötigt, ignorieren
  • Mitarbeiter nicht in den Entscheidungsprozess einbeziehen
  • Sich für überflüssige Funktionen entscheiden, die den Alltag unnötig verkomplizieren
  • Die Bedienbarkeit des Systems und die Lernkurve außer Acht lassen
  • Die Gesamtkosten, inklusive Hardware und Gebühren, nicht berücksichtigen

Die Wahl eines POS-Systems ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Nehmen Sie sich Zeit, recherchieren Sie gründlich und scheuen Sie sich nicht, kritische Fragen zu stellen. Das richtige System deckt nicht nur aktuelle Anforderungen ab, sondern unterstützt auch eine reibungslose POS-Implementierung – und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

Rüsten Sie Ihr Unternehmen mit dem passenden POS-System aus

Die Wahl des richtigen Kassensystems bedeutet nicht, einfach nur eine schicke Kasse zu finden. Es geht darum, Ihr Unternehmen mit einem leistungsstarken Werkzeug auszustatten, um Abläufe zu optimieren, den Umsatz zu steigern und wertvolle Einblicke zu gewinnen.

Von Sicherheitsfunktionen und Bestandsverwaltung über Zahlungsabwicklung bis hin zum Kundenmanagement – jeder Aspekt ist entscheidend, um das perfekte Kassensystem für Ihr Unternehmen zu finden.

Es versteht sich von selbst, es gibt keine Lösung, die für alle passt. Das beste Kassensystem für Sie ist dasjenige, das zu Ihren individuellen Geschäftsanforderungen, Ihrem Budget und Ihren Wachstumsplänen passt. Nehmen Sie sich Zeit, recherchieren Sie gründlich und scheuen Sie sich nicht, nach Vorführungen und Testversionen zu fragen. Möchten Sie immer auf dem neuesten Stand rund um Kassensysteme bleiben? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter, um Expertenrat, Leitfäden und Einblicke direkt in Ihr Postfach zu erhalten.

Simon Litt

Simon Litt ist auf eine Vielzahl von Finanzthemen spezialisiert. Karrierefokus auf Privat- und Unternehmensfinanzen für digitale Publikationen, börsennotierte Unternehmen und Medienmarken weltweit.